UNIDAD I LA ADMINISTRACION

1.

LA ADMINISTRACION

1.1 Conceptos e importancia

CONCEPTO.
El hombre es un ser social y su actividad individual lo es tambin; sta es
la razn de que la administracin debe conceptuarse como una funcin
social. Dado que la administracin es una actividad inherente a cualquier
organismo social, sobre esta base es posible conceptuarla y definirla.
"La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio.
Esta ltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de
minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como
trmino de comparacin.
La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de
magis, comparativo de superioridad, y de ter.
As magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa
precisamente lo contrario; subordinacin: el que realiza una funcin bajo
el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
La etimologa nos da pues la idea que la administracin se refiere a una
funcin que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se
presta".
Diferentes autores han presentado el concepto de Administracin, entre
los cuales destacan los siguientes:
Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de los objetivos
institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo
humano coordinado. (Jos A Fernndez Arenas)
Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
ajeno. (George R. Terry)
Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. (Harold
Koontz y Cyril ODonnell)
Disciplina cientfica que orienta los esfuerzos humanos para aprovechar
los recursos de que se dispone para ofrecer a la comunidad satisfactores
de necesidades y as alcanzar las metas de quienes emprenden dichos
esfuerzos. Javier Benavides Paeda
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Segn Mnch Galindo, la Administracin puede definirse como:

el proceso cuyo objeto es alcanzar la mxima eficiencia en el logro de los
objetivos de un grupo social, mediante la adecuada coordinacin de los
recursos y la colaboracin del esfuerzo ajeno,
Analice dicho concepto, enumerando los elementos que lo conforman y
proporcionando una breve descripcin de los mismos.
OBJETIVO: est enfocada a lograr fines o resultados.
EFICIENCIA: optimiza los resultados mediante el aprovechamiento
de todos los recursos.
GRUPO SOCIAL: es necesario que se d dentro de un organismo
social.
COLABORACION DEL ESFUERZO AJENO: los resultados se logran a
travs de la colaboracin de otras personas.
COORDINACIN DE RECURSOS: se requiere sistematizar, combinar
y analizar los recursos que intervienen en el bien comn.
Desde cualquier punto de vista que se defina la administracin es
necesario tener presente:
1.

El carcter de la administracin como actividad productiva.

2.

La transformacin de la naturaleza en beneficio de la sociedad.

3.
La obtencin del producto con un efecto natural del proceso
productivo.
4.
El producto se refiere a la produccin de bienes materiales y
servicios.
5.
El papel importante que juega la administracin en la organizacin
y direccin de esa produccin.

Importancia.
La administracin es importante porque de ella depende en buena parte
el xito o el fracaso de una empresa. Con una buena administracin se
aprovechan al mximo todos los recursos humanos y no humanos
existentes en una empresa. Gracias a la administracin se produce un
impacto en la calidad de vida del entorno, un gerente que sabe gerenciar
puede lograr progresos, aportar esperanza y ayudar a los miembros de la
organizacin a mejorar su calidad de vida. Adems la administracin se
logra por, con y mediante un equipo, es decir se logra a Travs de el
esfuerzo de un grupo de personas y/o trabajadores, esto nos lleva a
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pensar entonces que la administracin llama a que el personal en una

empresa trabaje en unin, factor muy importante para el desarrollo de la
misma.
Segn terry, la administracin se reconoce cada vez ms como un
factor determinante para el desarrollo de una nacin. Tanto el desarrollo
social como el econmico se producen por la administracin. El desarrollo
de una nacin no solo depende de la transferencia de capital y tecnologa
sino tambin de una buena administracin. Con los dos factores antes
nombrados se obtiene riqueza econmica, pero si a esto agregamos una
buena administracin se lograra la generacin y direccin de energas
humanas efectivas.
Para finalizar este punto se puede decir que la administracin no
tiene sustituto, de all su importancia.
Es necesario mencionar algunos de los argumentos ms relevantes que
establezcan la importancia de la administracin, de acuerdo a Lourdes
Much Galindo.
La universalidad de la administracin.
La administracin es
imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo
social, aunque lgicamente, sea ms necesaria en los grupos
grandes.
Simplifica el trabajo. Estableciendo
principios,
mtodos
y
procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
La productividad y la eficiencia de cualquier empresa estn en
relacin directa con la aplicacin de una buena administracin.
A travs de sus principios la administracin contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para
optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las
relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples
connotaciones en diversas actividades del hombre.

1.2 Caractersticas de la Administracin

La administracin posee caractersticas propias que permiten diferenciarla
de otras disciplinas. De acuerdo a Lourdes Much Galindo, son las
siguientes:

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a) Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de

aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en un hospital,
el ejrcito, en un evento deportivo, etc.
b) Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente prctica, la
administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin
en s misma.
c) Unidad temporal. La administracin es un proceso dinmico en el
que todas sus partes existen simultneamente.
d) Amplitud del ejercicio. Se aplica a todos los niveles o subsistemas
de una organizacin formal.
e) Especificidad. La administracin se auxilia de otras ciencias y
tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su
carcter especfico. Es decir, no puede confundirse con otras
disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad
o la ingeniera industrial.
f) Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas
ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
g) Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las
necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican; la
rigidez en la administracin es inoperante.

1.3 Relacin de la Administracin con otras

ciencias.
La Administracin se relaciona con un grupo de ciencias y disciplinas, las
que le proporcionan una fuente de conocimiento.
CIENCIAS SOCIALES: Ciencias cuyo objetivo y mtodo no se
aplica a la naturaleza sino a los fenmenos sociales.
SOCIOLOGIA: estudia el fenmeno social y su estructura, muchos
principios se basan en esta ciencia, as como la estructura social de
la empresa, sociogramas, etc.
PSICOLOGIA: estudia los fenmenos de la mente humana, la
psicologa industrial estudia el comportamiento humano dentro del
trabajo, aporta bases tcnicas en las reas de seleccin de personal,
pruebas psicomtricas, tcnicas de motivacin, estudio de
ausentismo, entrevistas, etc.
DERECHO: conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la
sociedad. La administracin debe respetar el marco legal en el que
la empresa se desarrolla. Todo administrador debe conocer los

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ordenamientos vigentes, en las reas de derecho civil, mercantil,

fiscal, constitucional y laboral.
ECONOMIA: estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres
en la produccin, distribucin, intercambio y consumo de bienes y
servicios. Aporta conocimientos sobre la situacin del mercado,
mercado de trabajo, exportacin, importacin, balanza de pagos,
etc.
ANTROPOLOGIA: estudia al hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad, proporcionando conocimientos sobre el comportamiento
humano. Los intereses de grupo, religiosos, tnicos, etc. influyen
sobre el hombre y su trabajo, lo que da como resultado el ubicar
adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.
CIENCIAS EXACTAS: Aquellas que admiten hechos demostrables.
MATEMTICA: aportes importantes en la planeacin y control,
especficamente
en
la
matemtica
aplicada:
modelos
probabilsticas,
simulacin,
investigacin
de
operaciones,
estadstica, etc.
DISCIPLINAS TECNICAS: No conformadas aun como ciencias, pero
aplican fundamentos cientficos. Son de ms de carcter prctico que
terico.
INGENIERIA INDUSTRIAL: su objetivo es el aprovechamiento de
los recursos del rea productiva. Su diferencia con la Administracin
es que esta se enfoca al rea de produccin, principalmente en
empresas industriales, mientras que la Administracin es aplicable
a cualquier tipo de empresa y en todas sus partes.
CONTABILIDAD: usada para registrar y clasificar los movimientos
financieros de una empresa, con el propsito de informar e
interpretar los resultados de la misma. Constituye un auxiliar en la
toma de decisiones y una tcnica de control.
ERGONOMIA: estudia la interaccin entre las mquinas,
instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, as como la
incidencia de estos factores en su eficiencia.
CIBERNTICA: ciencia de la informacin y del control, aporta
conocimientos en los procesos productivos y sobre todo en lo que
se refiere a sistemas de computacin e informacin.

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1.4 Nuevo perfil del Administrador.

Un administrador es:
Persona que ocupa un puesto de mando dentro de una organizacin,
dirige personas y toma decisiones que afectan los resultados de la
propia organizacin.
Coordinador de todos los recursos a travs del proceso de
planeacin, organizacin, integracin, direccin y control, a fin de
lograr objetivos establecidos.
Persona que ocupa una posicin de mando dentro de una
organizacin formal y es responsable por el trabajo de por lo menos
una persona ms, y tiene autoridad formal sobre esa persona.

ADMINISTRACIN DEL CONOCIMIENTO.

Es el proceso a travs del cual las organizaciones generan valor a partir
de su capital o sus activos intelectuales. DAVENPORT (1998)
Significa obtener el mayor provecho de la experiencia del personal de la
empresa. Existen bsicamente, dos tipos de conocimientos: explcito y
tcito. El explcito es el que podemos obtener de manera clara y
manifiesta; el que consultamos en un libro por ejemplo. El tcito es el que
obtenemos por medio de un experto, es conocimiento implcito; el
maestro del taller que sabe cmo reparar el auto, pero l es el nico que
sabe.
Consiste en la gestin de la estructura de informacin que pretende
concentrar, asimilar, difundir y aplicar el conocimiento.
La administracin del conocimiento implica la adecuada explotacin de
datos e informacin para transformarlos en conocimiento y
entendimiento.

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Qu actividades en una empresa conforman la administracin del

conocimiento?
La administracin del conocimiento comienza con receptores electrnicos
para la informacin, pero sa es la parte sencilla. El reto mayor viene
cuando se tiene que convencer a los empleados de que compartan el
conocimiento que poseen. A la par de la evolucin de la administracin
del conocimiento, su sombrilla se ha expandido y actividades corporativas
tales como el aprendizaje organizacional, la inteligencia del negocio y la
inteligencia competitiva, estn volvindose parte de las iniciativas de la
administracin de conocimiento en una compaa.

PERFIL DEL ADMINISTRADOR DEL CONOCIMIENTO.

Proactivo
Visionario
Innovador
Sabe asumir riesgos
Facilita el trabajo en equipo
Pendiente de nuevas tecnologas
Visin global
Adaptabilidad al cambio
Multidisciplinario
Liderazgo

EVOLUCIN HISTORICA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

A travs del tiempo han sido ms los campos que se han interesado por
la importancia y necesidad de la administracin. A continuacin una muy
breve resea histrica de la administracin.
La evolucin histrica de la administracin se remonta a los aos 1.200
A.C, al oeste de la antigua civilizacin de Mesopotamia y los escritos
egipcios. Donde se indica que la administracin era utilizada para asuntos
polticos. Otras civilizaciones que muestran evidencia de que practicaban
la Administracin son la de Grecia y el antiguo Imperio Romano y la
utilizaban en asuntos gubernamentales, organizacin militar, unidad de
grupos e implantacin de autoridades.
Tambin se conoce que en la civilizacin occidental la parte eclesistica
aporto gran conocimiento a la administracin gracias a la formacin de
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una estructura orgnica mundial y por el uso efectivo de la autoridad en

la tarea administrativa.
Hasta mediados del siglo XVIII y luego de casi veinte siglos de la
utilizacin de los mismos mtodos e implementos de produccin y luego
de muchas dcadas. Se registran una serie de investigaciones alterando
el entorno de la actividad industrial, el cual fue conocido como la
Revolucin Industrial. Esta revolucin trajo consigo los siguientes:

Mayor utilizacin de maquinarias.

La centralizacin de las actividades de produccin.
Nuevas relaciones entre empresarios y empleados.
Separacin de clientes y productores.

Bajo estas nuevas condiciones los medios ya no eran satisfactorios para

logras los objetivos. Aumento entonces la creencia de que se poda
mejorar la administracin.
Muchos fueron los hombres que contribuyeron a este cambio entre ellos
se encuentran:
Frederick W. Taylor, 1856 1917, Taylor crea que una de las mayores
dificultades era la comunicacin entre los gerentes y los empleados.
Taylor deca que cuando se lograra determinar qu es lo que constituye
un honrado da de trabajo, poda esto servir como base para un buen
entendimiento mutuo y para formar un centro alrededor del cual podra
construirse una mejor administracin. Taylor enfocaba las cosas de una
manera precisa y analtica para aprobar o desaprobar hiptesis, su
mtodo fue conocido como administracin cientfica y se basaba en cuatro
principios:
El desarrollo del mejor mtodo.
La seleccin y el desarrollo de los trabajadores.
Relacionar y unir el mejor mtodo y el trabajador seleccionado y
entrenado.
La estrecha cooperacin entre gerentes y trabajadores.
Henri Fayol, era un prspero industrial de un combinado de acero y
carbn, fue un pionero en la administracin porque hizo generalizaciones
universales respecto a la administracin, sus esfuerzos se referan a la
administracin clsica ya que el foco estaba en la firma en general y no
en un segmento aislado de ella. As mismo a diferencia de la
administracin cientfica, el pensamiento era ms deductivo y menos
inductivo.
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PRINCIPIO DE LAS ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO.

Debido a todos los cambios surgidos con el desarrollo del estudio de esta
materia han nacidos diversas formas de pensamientos respecto a la
administracin en la actualidad existen varias escuelas de pensamiento
administrativo a continuacin nombraremos las de mayor importancia:
1.

ESCUELA DE LA ADMINISTRACIN POR COSTUMBRE.

El pensamiento de esta escuela se basa en experiencias anteriores es

decir se cree que las tareas administrativas deben ser ejecutados en
forma similares a las anteriores. En esta escuela la informacin se
obtienen mediante el estudio de lo que se ha hecho en el pasado por
gerentes en situaciones iguales.
Tambin se basa en el estudio de las biografas de gerentes notables y de
empresas fenomenales. Este tipo de administracin es practicada en la
actualidad por muchos gerentes, principalmente debido a que es sencilla,
proporciona una sensacin de seguridad y mantiene informado al gerente
de las actividades fuera de su empresa.
2.

ESCUELA DE LA ADMINISTRACIN CIENTIFICA.

Esta escuela se basa principalmente en el uso del mtodo cientfico para

descubrir nuevos conocimientos administrativos. Esto quiere decir que
siguen un patrn bien definido y que se debe ejecutar al pie de la letra.
Para as confirmar o rechazar una proposicin. La esencia de esta escuela
es el desarrollo de una mente inquisitiva, con la resultante investigacin
inteligente en busca de mayores conocimientos, ms hechos y ms
relaciones. A pesar de que este tipo de administracin goza de una amplia
utilizacin y adems ha aportado grandes conocimientos administrativos
a la humanidad, de ninguna manera se considera universal.
3.

LA ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO.

La accin administrativa en esta escuela es la conducta del o de los seres

humanos. Todo lo que se logra y en que forma se logra esta visto al
impacto o influencia que cause sobre la gente, segn se cree constituye
la entidad realmente importante de la administracin. Parten de la idea
de que el gerente debe emplear las mejores practicas en relaciones
humanas. Entre los tpicos mas comunes se encuentran: las relaciones
humanas, motivacin, jefatura, capacitacin y comunicacin.
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Esta escuela ha hecho contribuciones de importancia como; el uso de la

participacin y las formas de manejar los conflictos organizacionales.
Tambin da un mayor reconocimiento a la influencia del ambiente y las
restricciones que afectan al comportamiento.
4.

LA ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL.

Esta escuela considera la administracin como un sistema social, o un

sistema de relaciones interculturales, orientada sociolgicamente y se
identifica con los diversos grupos sociales, as como de sus relaciones
culturales, esta escuela es parecida a la del comportamiento humano ya
que ambas estn basadas en la ciencia de la conducta.
Esta escuela tiene como uno de sus principios solucionar en forma
cooperativa las diversas limitaciones que el hombre y su ambiente puedan
encontrar. Se dice tambin que en esta escuela se emplea el concepto de
unidad social, en donde la gente se comunica recprocamente en forma
efectiva y dispuesta a contribuir al logro de un objetivo en comn.
Por otro lado generalmente un sistema social crea conflicto, cohesiones e
interacciones entre sus miembros, existen sentimientos, percepcin e
identificaciones de grupo, lo mismo que respuestas culturalmente
modeladas, todo lo cual crea propensin al surgimiento de problemas
respecto al control, el poder y la reconciliacin de intereses.

UNIVERSALIDAD DE LA ADMINISTRACIN.
El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de
medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito,
en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa,
etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin
sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales.
Los elementos fundamentales de la administracin, son bsicos en toda
gerencia y aunque en algunas se aplican mejores o menos que en otras
siempre estn all presentes y latentes por eso tambin se dice que la
administracin tiene mucho de universal. Tanto es as que en una
empresa no solo es buen administrador el gerente, presidente o algn
alto directivo de la empresa sino tambin cada persona en su rea
independientemente del cargo o nivel que ocupe en la empresa, esta
persona siempre tendr que administrar su trabajo, claro que a lo mejor
no ser una administracin tan fuerte o detallada como la de el alto
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directivo. Pero aun as quiere esto decir que tambin dentro de una sola
empresa existe universalidad de la administracin.
En general la administracin es tan universal que un exitoso gerente
puede salir de una empresa de un ramo x e ingresar en una empresa
de un ramo y y tener tanto xito como lo tuvo en la empresa del ramo
x, esto se debe en parte tambin a que se trabaja por logros en comn.

LA EMPRESA COMO SISTEMA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Dentro
del
proceso
administrativo
existen
cuatro
funciones
fundamentales planeacin, organizacin, ejecucin y control. Estas
funciones deben ser muy bien conocidas por un gerente. Segn Terry a
travs de estos elementos se puede determinar si se es o no gerente.
La planeacin: se refieres a quien, donde, cuando y como se realizaran
las actividades.
La organizacin: se refiere a quien o quienes van ha realizar el trabajo,
es decir hay una distribucin de la carga.
La Direccin: es esta parte juega un papel importante la habilidad del
gerente para motivar al personal a que realice el trabajo con entusiasmo.
El control: sigue siendo el gerente y alguna persona supervisora que el
designe para controlar mantener y vigilar la ejecucin del proceso.
Se habla de que existen cuatro niveles administrativos:

Bajo.
Medio inferior.
Medio superior.
Supremo.

Algunos textos hacen nfasis en que tambin para que exista una buena
administracin el gerente debe logra un buen clima organizacional. Por
eso aqu hablamos un poco de este tema.
Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo diariamente una
serie de ideas preconcebidas sobre s mismo, quin es, qu se merece, y
qu es capaz de realizar, hacia dnde debe marchar la empresa, etc . A
modo de entender ms la diferencia que existe entre los trminos cultura
y clima, se presentan una serie de definiciones que permitirn visualizar
con claridad las implicaciones de estos trminos en las organizaciones.

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Segn Hall (1996) el clima organizacional se define como un conjunto de

propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o
indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que
influye en la conducta del empleado.
El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo
lo que sucede dentro de la organizacin y a su vez el clima se ve afectado
por casi todo lo que sucede dentro de esta. Una organizacin tiende a
atraer y conservar a las personas que se adaptan a su clima, de modo
que sus patrones se perpeten.
Un Clima Organizacional estable, es una inversin a largo plazo. Los
directivos de las organizaciones deben percatarse de que la media forma
parte del activo de la empresa y como tal deben valorarlo y prestarle la
debida atencin. Una organizacin con una disciplina demasiado rgida,
con demasiadas presiones al personal, slo obtendr logros a corto plazo.

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