Administracin por Objetivos

En el ao de 1954 apareci publicada una obra cuyo ttulo en ingls es "The

Practice of Management" que, traducida al espaol, significa La Prctica de la
Administracin de Empresas, escrita por Peter F. Drucker, famoso asesor de
empresa, quien ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la gerencia
moderna. Seala este autor que la administracin por objetivos es un mtodo
mediante el cual el gerente, los subgerentes y todos los jefes de una organizacin
determinan qu objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un
determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como gua para sus
acciones.
Para ilustrar esta idea supongamos que el gerente y los subgerentes de una
industria de alimentos se renen para fijar las metas que desean alcanzar en el
siguiente ao y acuerdan que su empresa debe producir y vender 100.000
unidades de cajas de galletas. Este es el objetivo general de la empresa.
Fijado este objetivo cada subgerente fijar las metas que debe alcanzar para que
el objetivo general se cumpla.
Ejemplo:

El subgerente financiero debe obtener crdito por valor de $1.000.000.

El subgerente de produccin debe obtener 10 toneladas de materia prima.

El subgerente de ventas debe conseguir mil clientes nuevos en las

diferentes regiones del pas.

El jefe de personal debe reclutar y capacitar a 100 nuevos operarios.

El jefe de suministros debe obtener 100.000 cajas de cartn para empacar

las galletas.

As, se van fijando las metas para cada jefe y para cada unidad. Se pueden fijar
tareas concretas para cada persona de la empresa pues es bien sabido que todos
los miembros de una organizacin hacen su aporte en la consecucin del objetivo
final y, cuando decimos "todos" debemos entender que desde el presidente de la
empresa hasta los porteros juegan papeles que convergen hacia las metas fijadas.
Las teoras de Peter F. Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de
otros autores que forman lo que se llama La Escuela de Administracin por
Objetivos.

Esta escuela tambin se conoce con otros nombres: Administracin por

resultados, Administracin por proyectos, Administracin por participacin,
Administracin por motivacin.
reas crticas de una empresa para la fijacin de objetivos: Los autores de las
teoras de Administracin por objetivos sealan que en toda empresa existen
reas crticas o claves que merecen atencin frecuente de los ejecutivos. Tales
reas son: polticas d la empresa, rea gerencial, rea financiera, recursos
humanos, desarrollo tecnolgico, produccin, publicidad, ventas, relaciones
internas y externas, etc., por citar las ms importantes.
Los siguientes son ejemplos de preguntas que deben formularse los ejecutivos de
las empresas para identificar aspectos crticos dentro de cada rea de tal manera
que -en el proceso de toma de decisiones-, se fijen metas y objetivos ms
adecuados.
1. rea de polticas de la empresa: Se tiene claridad acerca de la razn de ser
y los fines de la empresa?, Qu resultados se han obtenido con la anterior
poltica de precios ?.
2. rea gerencial: La centralizacin de las decisiones ha producido buenos
resultados?, El gerente y los ejecutivos coordinan oportunamente, las diversas
reas de la empresa?
3. rea financiera: El rendimiento del capital invertido ha sido satisfactorio?,
Sera conveniente obtener mayor crdito?
4. rea de recursos humanos: Es eficiente el personal que se tiene en la
empresa?, Se requiere capacitar personal para tareas claves?
5. rea de desarrollo tecnolgico: El equipo utilizado en el proceso de
produccin da suficiente rendimiento?, Los mtodos y procedimientos de
fabricacin estn actualizados?
6. rea de produccin: Son econmicos los procesos de compra,
almacenamiento y utilizacin de la materia prima en trmino de costos, tiempo y
manejo?, Es competitiva la calidad del producto?
7. rea de publicidad: Se han empleado los medios adecuados para mantener
una buena imagen de la empresa, ante los consumidores?, Las campaas
publicitarias han incrementado las ventas?
8. rea de ventas: Aumentaron disminuyeron las ventas en-el perodo
anterior?, Cul debe ser la meta -en ventas-, para el prximo perodo?

9. rea de relaciones internas y externas: Son satisfactorias las relaciones

humanas dentro de la empresa?, Cmo son las relaciones de la empresa con
otras instituciones afines o relacionadas con sus fines y objetivos?
Recordemos que la administracin por objetivos es un mtodo empleado por los
directivos de empresas nacientes para formular los objetivos, y por los de
empresas ya establecidas para fijar objetivos, que permitan estructurar su plan de
accin para un determinado perodo.
La aplicacin de este mtodo requiere procesos de evaluacin del funcionamiento
de todas las reas en la empresa. Dicha evaluacin conduce a un diagnstico que
permite identificar problemas y por ende, suministra las bases para otros anlisis y
estudios necesarios en la formulacin del plan de objetivos.
A continuacin se presenta un ejemplo imaginario del Plan de Objetivos formulado
por una empresa. Tanto el nombre de la empresa, "Manufacturas la Concha",
como las situaciones y los aspectos planteados son supuestos.
Manufacturas la Concha es una mediana empresa que fabrica galletas. El dueo
tiene el cargo de gerente general. Existen adems, los cargos de: Subgerente
financiero, Subgerente de produccin, Subgerente de ventas, Jefe de personal,
Jefe de relaciones pblicas, Jefe de publicidad.
En noviembre de 1984, todos los ejecutivos arriba sealados adelantaron un
programa de evaluacin con base en los resultados obtenidos por la empresa.
Los anlisis realizados, llevaron a comprobar la existencia de algunos aspectos
crticos en las reas empresariales y por tanto, se concluy que el resultado
alcanzado en el ao anterior no era satisfactorio. Resolvieron entonces abocar la
situacin estudindola, cada uno por aparte, hasta encontrar la solucin ms
viable y adecuada a cada aspecto crtico. Acordaron en conjunto, formular el plan
de objetivos para 1985, tal como aparece en el siguiente cuadro:
Modelo esquemtico de un plan de objetivos: Empresa: "Manufacturas La
Concha". Plan de objetivos para el perodo: enero a diciembre de 1985. Fecha de
adopcin del plan: noviembre de 1984.
Proceso para la formulacin del plan de objetivos: Los pasos que usualmente
se siguen en un proceso de formulacin de objetivos pueden describirse as:
1. Fijacin de objetivos: Con base en los objetivos generales establecidos por la
alta gerencia, comienza el proceso de fijacin de metas de las unidades de la
organizacin.
Cada subgerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus
subordinados. Los subordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para

traducir las metas de sus superiores en acciones especficas y para formular sus
propias metas en las reas de su responsabilidad. Las metas de cada subordinado
representan slo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores
en alcance, ms detalladas y generalmente cubren perodos ms cortos. La suma
de las metas de los subordinados forma la totalidad de los objetivos de la
organizacin y exigen una jerarquizacin segn el nivel, la importancia y la
prioridad que se les d en el plan general.
2. Planteamiento estratgico: Una vez determinadas las metas, se requiere
definir las estrategias y las tcticas, precisar los recursos que se necesitan y
establecer los mtodos y acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar
los objetivos. As se establece el nexo entre meta y accin.
3. Autocontrol: Implcita en el proceso est la nocin de autocontrol, donde el
individuo y no su superior, ser el responsable de controlar su propio desempeo
en las actividades requeridas para implementar el plan de accin. El autocontrol
requiere una participacin bastante significativa en la determinacin de metas y en
el proceso de planeamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en
un inters ms alto para la consecucin de los objetivos. El individuo debe recibir
retroalimentacin y la informacin necesaria para garantizar su progreso y tomar
acciones correctivas por iniciativa propia.
4. Revisiones peridicas: Las revisiones sistemticas destinadas a asegurar el
progreso y los resultados en trminos de los objetivos establecidos son
fundamentales para el xito del pro-ceso. Por esta va, las reas crticas son
identificadas y los obstculos removidos. Las revisiones peridicas o sesiones de
"consejo", deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el
perodo en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser
realizadas por un individuo en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es
funcin de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar
la marcha del trabajo.
Etapas del proceso para la formulacin de objetivos:
Primera etapa: Formulacin de metas a largo plazo y planes estratgicos para
lograrlas. Los planes estn generalmente basados en la revisin y en el anlisis
crtico del propsito fundamental de la organizacin y que obedece a preguntas
como: Por qu existe la organizacin?, Qu clase de organizacin es sta?,
Qu clase de organizacin se piensa llegar a constituir?
La planificacin estratgica ayuda a identificar aquellas: reas que necesitan un
mejoramiento para alcanzar los resultados previstos.
Segunda etapa: Fijacin de objetivos especficos para un perodo de tiempo
dado. En una empresa privada, os objetivos deberan ser establecidos teniendo
en cuenta la rentabilidad deseable, la productividad promedio esperada, las
condiciones de mercado del producto, etc.

Tercera etapa: Establecimiento de objetivos para cada departamento y para cada

unidad. Por ejemplo, un objetivo general para el departamento de produccin y
objetivos definidos por el mismo departamento en trminos de cantidad de
unidades para producir, de disminucin de desperdicio, de niveles de inventario, y
de otras metas que puedan ser medibles para evaluar su propia gestin.
Cuarta etapa: Establecimiento de objetivos realistas que constituyan un desafo
para los miembros de la organizacin. Estos objetivos estn generalmente
dirigidos a mejorar la gestin individual o de grupo en trminos de resultados, en
actividades claves de estrategias para la solucin de problemas, y en acciones
para el desarrollo individual.
Quinta etapa: Formulacin de planes de accin para alcanzar los objetivos
establecidos. La planeacin involucra el clculo y la descripcin de una serie de
actividades o eventos que deben ocurrir para alcanzar los objetivos en forma
eficiente y efectiva.
Sexta etapa: Adopcin de acciones correctivas, cuando esto sea necesario para
asegurar el logro de los objetivos.
Sptima etapa: Revisin de la gestin administrativa en trminos de metas y
objetivos establecidos para medir y discutir el progreso, e identificar y resolver
problemas.
Octava etapa: Evaluar la actuacin del personal involucrado en el proceso
administrativo y tcnico, con miras a adaptar las conductas individuales a la
naturaleza de la gestin institucional y a desarrollar acciones para aumentar la
motivacin y la capacidad gerencial