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Tablas Dinmicas

Tabla dinmica I: Introduccin a informes

de tabla dinmica de Excel 2007
Ejercicio Uno: real ice Paso a Paso la siguiente gua utilizando los datos del archivo tabladinamica1.xlsx

Imagine una hoja de clculo de Excel con datos de ventas con cientos o miles de
filas de datos. El diseo de la hoja de clculo recoge todos los datos sobre los
comerciales de dos pases y cunto han vendido en das concretos. Pero todo eso
es demasiado... (Enumerado en fila tras fila y dividido en mltiples columnas).
Cmo puede obtener informacin sobre la hoja de clculo? Cmo puede lograr
entender todos estos datos?
Quin es el que ms ha vendido? Quin ha vendido ms por trimestre o por
ao? Qu pas ha vendido ms? Podr responder a todas esas preguntas con los
informes de tabla dinmica (es como encontrar una aguja en un pajar). Un
informe de tabla dinmica convierte todos los datos en informes breves y concisos
que le dicen exactamente lo que necesita saber.

Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinmica, eche un vistazo a

su hoja de clculo Excel para comprobar que est bien preparada para el informe.

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Cuando crea un informe de tabla dinmica, cada columna de sus datos de origen
se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen
mltiples filas de informacin de los datos de origen.
Los nombres de los campos para el informe proceden de los ttulos de las
columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada
columna de la primera fila de la hoja de clculo de los datos de origen.
En la imagen anterior, los ttulos de columnas Pas, Comercial, Cantidad del
pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido se convertirn en nombres de campos.
Cuando crea un informe, algo que har en la prctica al final de la leccin, sabr,
por ejemplo, que el campo Comercial representa los datos del Comercial de la
hoja de clculo.
Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados deberan contener
elementos similares de la misma columna. Por ejemplo, el texto debera estar
en una columna; los nmeros, en otra; y las fechas en otra. Dicho de otro
modo, una columna que contiene nmeros no debera contener texto,
etc.
Para terminar, no debera haber columnas vacas en los datos que est utilizando
para el informe de la tabla dinmica. Tambin recomendamos que no haya filas
vacas; por ejemplo, las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de
datos de otro deberan eliminarse.

Introduccin

Cuando los datos estn listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluir
todos los datos de la hoja de clculo en el informe. O simplemente seleccione los
datos que quiere utilizar en el informe. A continuacin, en la ficha Insertar, en el
grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, vuelva a hacer clic en
Tabla dinmica. Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
Seleccione una tabla o un rango ya est seleccionado para usted. La casilla
Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados. Nueva hoja de clculo

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ya est seleccionada como lugar en el que se ubicar el informe (puede hacer clic
en Hoja de clculo existente si no desea que el informe se coloque en una hoja de
clculo nueva).

Informacin bsica del informe de tabla dinmica.

Esto es lo que ve en la nueva hoja de clculo tras cerrar el cuadro de dilogo crear
tabla dinmica.
A un lado est la zona de diseo, lista para el informe de tabla dinmica y, al otro
lado se encuentra la lista de campos de tabla dinmica. Esta lista muestra los
ttulos de las columnas de los datos de origen. Como decamos antes, cada ttulo
es un campo: Pas, Comercial, etc.
Para crear un informe de tabla dinmica, desplace cualquiera de los campos a la
zona de diseo para el informe de tabla dinmica. Puede hacerlo activando la
casilla de verificacin junto al nombre del campo, o haciendo clic con el botn
secundario del ratn en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que
mover el campo.
Si ha trabajado con informes de tabla dinmica antes, es normal que se pregunte
si todava puede arrastrar campos para elaborar un informe. S puede, y lo ver al
final de la leccin.
Sugerencia
Si hace clic fuera del rea de diseo (de un informe de tabla
dinmica), la lista de campos de la tabla dinmica desaparece. Para recuperar la
lista de campos, haga clic dentro del rea de diseo de la tabla dinmica o en el
informe.

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Elaborar informe de tabla dinmica

Ahora ya puede elaborar el informe de tabla dinmica. Los campos que seleccione
para el informe dependen de lo que desee hacer.
Empecemos averiguando cunto ha vendido cada vendedor. Para obtener la
respuesta, necesita datos sobre los vendedores. As pues, seleccione la casilla de
verificacin Lista de campos de la tabla dinmica junto al campo Comercial.
Tambin necesita datos sobre cunto han vendido, as que seleccione la casilla de
vendedor junto al campo Cantidad de los pedidos. Tenga en cuenta que no tiene
que utilizar todos los campos de la lista de campos para elaborar un informe.
Cuando selecciona un campo, Excel lo coloca en un rea predeterminada del
diseo. Puede desplazar el campo a otra rea si lo desea. Por ejemplo, si desea
que un campo est en una columna en lugar de en una fila. Ver cmo hacerlo en
la prctica.
Los datos del campo vendedor (nombres de los Vendedores), que no contienen
nmeros, se muestran automticamente como filas a la izquierda del informe. Los
datos del campo Cantidad de los pedidos, que contiene nmeros, aparece
correctamente a la derecha.
El encabezado sobre los datos del Vendedor indica "Etiquetas de filas" sobre el
campo. El encabezado sobre las cantidades de los pedidos indica "Suma de
cantidades de pedidos"; la parte "Suma de" del encabezado es porque Excel
utiliza el sumatorio para sumar campos con nmeros.

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Tenga en cuenta que no importa si activa la casilla de verificacin junto el campo

vendedor antes o despus del campo Cantidad de los pedidos. Excel los colocar
automticamente en el lugar correcto cada vez. Los campos sin nmeros
acabarn a la izquierda; los campos con nmeros lo harn a la derecha,
independientemente del orden en el que los seleccione.
Eso es todo. Con slo dos clics sabr cunto ha vendido cada vendedor. A
propsito, podra parar con tan slo una pregunta contestada. Puede utilizar un
informe de tabla dinmica como un sistema rpido para obtener la respuesta a
una o dos preguntas. El informe no tiene que ser complejo sino til.
Sugerencia
No se preocupe si elabora un informe de manera incorrecta. Excel
facilita el trabajo para ver cul es el aspecto de los datos en distintas zonas del
informe. Si un informe no es como usted quera al principio, los datos pueden
disponerse de otra manera rpidamente, moviendo partes hasta que queden
como usted desea, o incluso volviendo a empezar.

Ver compras por pas

Ahora ya sabe cunto ha vendido cada vendedor . Pero los datos de origen
distribuyen los datos de los vendedores en dos pases: Reino Unido y Estados
Unidos. As, otra pregunta podra ser: Cules son las cantidades de ventas para
cada comercial por pas?
Para obtener la respuesta, puede agregar el campo Pas al informe de tabla
dinmica como filtro de informe. Utiliza el filtro de informe para centrarse en un
subconjunto de datos del informe, a menudo una lnea de producto, un perodo de
tiempo o una regin geogrfica.

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Utilizando el campo Pas como filtro de informe, puede ver un informe aparte para
Reino Unido y Estados Unidos, o puede ver ventas para ambos pases
conjuntamente.
Para agregar este campo como un filtro de informe, haga clic con el botn
secundario del mouse en el campo Pas de la Lista de campos de la tabla dinmica
y, a continuacin, haga clic en Agregar al filtro del informe. El nuevo filtro de
informe Pas se agrega a la parte superior del informe. La flecha junto al campo
Pas muestra (Todo), y ve los datos de ambos pases. Para ver solamente los datos
de EE.UU o de Reino Unido, haga clic en la flecha y seleccione un pas o el otro.
Para volver a ver los datos de ambos pases, haga clic en la flecha y, a
continuacin, haga clic en (Todo).
Sugerencia
Para eliminar un campo de un informe, deseleccione la casilla de
verificacin junto al nombre del campo de la Lista de campos de la tabla dinmica.
Para eliminar todos los campos del informe y poder volver a empezar, en la Cinta,
en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botn
Eliminar y seleccione Eliminar todo.
Muestre los vendedores de estados unidos.

Ahora muestre los vendedores del reino unido.

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Ver ventas por fechas

Los datos de origen originales tienen una columna de informacin de la Fecha del
pedido, por lo que hay un campo Fecha del pedido en la Lista campo de la tabla
dinmica. Eso significa que puede obtener la respuesta a otra pregunta: Cules
son las ventas por fecha para cada vendedor? Para obtener la respuesta,
seleccione la casilla de verificacin junto al campo Fecha del pedido para agregar
el campo al informe.
El campo Fecha del pedido se agrega automticamente a la izquierda, en
orientacin de la etiqueta de fila. Esta es la razn por la que el campo no contiene
nmeros (las fechas pueden parecer nmeros, pero su formato es de fechas, no
de nmeros). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no

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numrico que se agrega al informe, se integra en el campo Comercial, con sangra

a la derecha.
Ahora el informe muestra las ventas para cada comercial por fecha, pero son
demasiados datos para verlos en una sola vez. Puede obtener estos datos con
facilidad de manera ms manejable agrupando los datos diarios en meses,
trimestres o aos.
Para agrupar las fechas, haga clic en el informe. A continuacin, en la ficha
Opciones, en el apartado agrupar, haga clic en agrupar seleccin
,
seleccione Trimestres, que parece una buena solucin en este caso y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

Ahora ve los datos de ventas agrupados en cuatro trimestres para cada vendedor.
Agrupa muestre los datos de las ventas agrupados por ao para cada vendedor:

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Desplazar un informe

Aunque el informe de tabla dinmica ha respondido a sus preguntas, todava se

tarda un poco en leer todo el informe; hay que desplazarse hasta el final de la
pgina para ver todos los datos.

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Puede desplazar el informe para obtener una visin distinta. Para ello, mueva un
campo de la zona de Etiquetas de filas a la de columnas del informe (llamada
Etiquetas de columnas), que es un rea del diseo que no ha utilizado. Cuando
desplaza un informe, transpone la vista vertical u horizontal de un campo,
moviendo filas al rea de columnas, o moviendo columnas al rea de filas. Es fcil.
Para desplazar este informe, haga clic con el botn secundario del ratn en una de
las filas "Trimestre", seleccione Mover y haga clic en Mover "Fecha del pedido" a
Columnas. As se mueve todo el campo Fecha del pedido del rea Etiqueta de fila
a la de Columna del informe.

.
Si quiere desplazar el informe de nuevo a la vista original, haga clic con el botn
secundario del ratn en uno de los encabezados "Trimestre" y, a continuacin,
seleccione Mover "Fecha de pedidos" a Filas. As se desplaza el campo Fecha del
pedido de nuevo al rea de filas del informe.

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Arrastrar y colocar

Como se ha indicado antes, si prefiere elaborar un informe de tabla dinmica

utilizando un mtodo de arrastrar y soltar, como en las versiones anteriores de
Excel, todava puede hacerlo.
Hay cuatro casillas en la parte inferior de la Lista de campos de la tabla dinmica.
Las casillas se llaman Filtro del informe, Etiquetas de filas, Etiquetas de columnas y
Valores. Puede arrastrar campos a esta rea.
Normalmente en Excel 2007 los campos se agregan al diseo del informe desde la
lista de campos bien seleccionando las casillas de los nombres de los campos, o
haciendo clic con el botn secundario del ratn y seleccionando un lugar desde un
men. Al hacerlo, los campos se colocan automticamente en el diseo, y se
sitan automticamente en la casilla apropiada al final de la lista.
Por ejemplo, como el campo Comercial se encuentra en el rea Etiquetas de filas
del diseo del informe, el nombre del campo Comercial tambin aparece en la
casilla Etiquetas de filas al final de la lista de campos.
Pero si prefiere el mtodo de arrastrar y soltar, arrastre los campos desde el
principio de la lista de campos hasta las casillas al final. La etiqueta de la parte
superior de cada casilla le indica en qu rea del informe debe ir el campo. Por
ejemplo, si arrastra el campo Cantidad del pedido a la casilla Valores, ese campo
estar en el rea Valores del informe. Tambin puede arrastrar los campos entre
las casillas para modificar lugares del rea de diseo del informe, y puede
arrastrar campos fuera de las casillas para eliminarlos del informe.

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Ejercicio Dos: Resuelva el siguiente cuestionario en Word.

1. Tras elaborar su informe de tabla dinmica, puede modificar el diseo.
Verdadero.

Falso

2. En qu consisten los campos de la tabla dinmica?

Son columnas de datos de origen.

El rea donde desplaza los datos.

El rea de diseo del informe de la tabla dinmica.

3. En la lista de campos de la tabla dinmica puede indicar qu campos ya

se muestran en el informe.
Verdadero.

Falso.

4. Cmo elimina un campo de un informe de tabla dinmica?

En el rea Arrastrar campos entre reas ms abajo de la Lista de campos de la

tabla dinmica, haga clic en la flecha junto al nombre del campo y, a continuacin,
seleccione Eliminar campo.
Haga clic con el botn secundario del ratn en el campo que quiera eliminar y, en el

men contextual, seleccione Eliminar "nombre del campo".

Deseleccione la casilla de verificacin junto al nombre del campo en la Lista de

campos de la tabla dinmica.

Todas las anteriores.

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5. El primer campo que agrega a un informe de tabla dinmica que no

contiene nmeros se agrega automticamente a la parte del informe.
Etiquetas de columnas.

Filtro de informes.

Etiquetas de filas.

6.

Como ya ha aprendido en la prctica, cuando ve un signo positivo (+)

junto a un campo, es que hay ms informacin sobre el campo en el
informe.
Verdadero.

Falso.