PROCEDIMIENTO

GESTIN DE MATERIALES COMPRADOS

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01/05/201
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1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento que determine los lineamientos para garantizar el abastecimiento continuo de
materiales y servicios que estn relacionados a la preparacin de comidas sin tratamiento trmico que tengan
impacto sobre la inocuidad del Producto final.
Asegurar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas de los materiales y servicios requeridos, de tal forma
que se obtenga una materia prima homognea y de calidad.
Garantizar que los materiales y servicios, se obtengan de proveedores de confianza y que stos cumplan con
los requisitos de compra establecidos.
2. ALCANCE
Se aplica a la adquisicin de materiales: productos perecibles, productos no perecibles, productos qumicos,
bienes (menaje de cocina) y servicios adquiridos para la realizacin del proceso principal del Sistema de Gestin
de Calidad e inocuidad alimentaria.
3. DEFINICIONES
3.1. Evaluar: Analizar una cosa para determinar su valor, importancia o trascendencia.
3.2. Producto: Se define como resultado de un proceso.
3.3. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
3.4. Hoja de compra: hoja de pedido de los requerimientos de materia prima necesarios para la elaboracin de
comidas segn la programacin mensual establecida.
3.5. Planilla de recepcin: documento donde se registra la fecha y la hora de entrega del producto, el nombre del
producto, el proveedor, la temperatura del producto, fecha de vencimiento y responsable de recepcin y
control.
3.6. Materiales: Termino general utilizado para indicar materias primas, materiales de empaque, ingredientes,
ayudas de proceso, materiales de limpieza y lubricantes.
3.7. Servicio: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades, control de plagas, mantenimiento
preventivo.
3.8. Certificado de Anlisis (COA): Documento proporcionado por el proveedor el cual indica resultados de pruebas
y anlisis especficos, incluyendo metodologa de pruebas, desempeadas en un lote definido de producto del
proveedor.
3.9. Especificaciones Tcnicas: Documento que indica las caractersticas biolgicas, qumicas y fsicas del
producto.
4. CONDICIONES
4.1 La evaluacin de proveedores aplica a todos aquellos que brinden materiales y servicios para la realizacin del
proceso principal.
4.2 Este procedimiento no comprende la contratacin de servicios pblicos como la energa elctrica y agua.
4.3 El registro de incidentes que pudieran presentarse por parte de los proveedores permitir tomar acciones y
conocer el desempeo del proveedor en el tiempo, para las siguientes evaluaciones.
4.4 La lista de pedidos deber indicar la fecha de entrega.
4.5 En los casos que el envi de la lista de pedidos sea por fax o mail se deber llamar al contacto del proveedor
para verificar la recepcin de la misma.

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4.6 En el caso que el resultado de la verificacin de la compra sea no conforme se proceder a no aceptar el bien
o servicio.
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
N RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Seleccin, Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Seleccin de Proveedores
1

Identifica a nuevos proveedores de bienes y servicios mediante internet, avisos, recomendados

u otros medios, teniendo en cuenta principalmente para esta seleccin las facilidades de pago y
la experiencia del proveedor en el mercado.

2 Jefe de Logstica

Solicita al proveedor ficha tcnica, certificado de calidad, licencia de funcionamiento, protocolo

de anlisis (en caso sea aplicable) y muestra del producto a adquirir.

Selecciona a los proveedores en funcin a los Criterios de Evaluacin de Proveedores

establecidos en el formato RBPM -01 : Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

Evaluacin de Proveedores
4

Evala a los proveedores en funcin a los Criterios de Evaluacin de Proveedores

establecidos en el formato RBPM -01: Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

Ejecuta las inspecciones de acuerdo al formato RBPM-01 a fin de evaluar las condiciones
de operacin de los proveedores.

Jefe de Logstica Selecciona a los proveedores calificados como muy buenos y buenos, los resultados se
registran en el formato RBPM-02 Lista de Proveedores Calificados. Los proveedores
aceptables se codificarn segn XXX., atendiendo al nmero de dgitos que representen.

Re-evala a los proveedores en el formato Evaluacin y Seguimiento de Proveedores segn

las frecuencias establecidas por la calificacin obtenida en la ltima evaluacin y actualiza la
Lista de Proveedores Calificados segn los resultados.

Seguimiento de Proveedores
7

Jefe de
Logstica

Realiza seguimiento permanente a los proveedores en la Evaluacin y Seguimiento de

Proveedores, registrando los incidentes que pudieran presentarse.
Compra

Requerimientos
1

Nutricionista

Cocinero

Almacenero

Elabora programa de men mensual

Llena el formato: lista de pedidos de acuerdo a la programacin semanal de platos a prepararse
Reporta stock de alimentos en almacn

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Administrador

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Genera requerimiento detallando materiales al recepcionista quien deriva a la jefa de logstica

Toma conocimiento de los requerimientos para la instalacin de un nuevo servicio, de acuerdo
al Resumen de Base.
Aprueba los requerimientos de bienes y/ o servicios.

6 Jefe de Logstica a)
b)

Si aprueba, el procedimiento contina en 10.

Si no aprueba, comunica al personal que solicito el pedido, las razones por las que no procede.

Ejecucin de la compra
Solicita cotizacin o cotizaciones a los proveedores de la Lista Proveedores Calificados. Si se
tuviera que realizar la compra a un proveedor no evaluado, luego de la primera compra, se
7 Jefe de Logstica
realiza la evaluacin segn lo establecido en el formato Evaluacin y Seguimiento de
Proveedores.

8 Jefe de Logstica

Evala la cotizacin o cotizaciones presentadas por los proveedores y selecciona la mejor

propuesta en base al precio y/ o la forma de pago; e informa al Gerente General.

9 Gerente General Aprueba la compra.

1
Comunica la decisin de compra al proveedor mediante lista de compra via telefono o correo
Jefe de Logstica
0
electronico
Verificacin de requisitos de materiales comprados
Verificacin en almacn central
Recibe la compra sustentada con las Guas de remisin y verifica la compra con supervisin del
rea Aseguramiento de la calidad, para as poder corroborar las caractersticas tcnicas de la
11 Jefe de Logstica
compra, registrando el resultado de la inspeccin en el formato RBPM-03: CONTROL DE
CARACTERSTICAS FISICAS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS
1
Proveedor
Procede a emitir y a entregar su factura a la recepcionista.
2
1
Jefe de Logstica Entrega la factura al rea contable para su registro y pago.
3
Verificacin en Operacin Backus Ate
1
Supervisor de Verifica condiciones de transporte e higiene del vehculo rellena el formato:
4
Calidad
1
Nutricionista
5
Recepciona guas de remisin, verifica certificados de calidad (COA)/Fichas Tecnicas.
1
Almacenero
Verifica condiciones del producto, procede al almacenamiento respectivo,
6
6. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
No de
versi
n

No de captulo/
tem

Prrafo/
figura/ tabla/
nota

Modificaciones

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00

Revisin Inicial

7. FORMATOS y ANEXOS:
01: Evaluacin Y Seguimiento A Proveedores
02: Lista De Proveedores Calificados

Anexo 1: Especificaciones tcnicas de los productos

Anexo 2: criterios de evaluacin
Anexo 3: Lista de pedidos

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02.

Anexo 1: Criterios de Evaluacin a los Proveedores

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Anexo 2: Fichas tcnicas de los insumos a adquirir.

Anexo 3:

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