MANUAL DE

PROCESO

ADMINISTACIN DE EMPRESAS

MANUAL DE PROCESOS

"Una

persona

lista

resuelve un problema,
una persona sabia lo
evita" A. Einstein

PROCESO

"Calidad
hacer
cuando

significa
lo

MANUAL DE

correcto

nadie

est

viendo" Henry Ford

OBEJTIVOS
OBJETIVO GENERAL
Brindar una informacin simple, clara, concisa de las actividades contenidas de cada
proceso, para facilitar el desarrollo de las actividades que exige cada uno de las reas que
se han tomado en cuenta para la elaboracin de este manual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Obtener la informacin adecuad para la elaboracin del mismo.
Delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de la compaa.

INTRODUCCIN
GENESIS es una Administradora de Fondos de ProVida AFP de Chile, que a su vez
pertenece a MetLife proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios
para trabajadores con presencia en ms de 47 pases. Como pioneros y lderes en el
desarrollo y administracin de Fondos para Retiro Laboral en el Ecuador, ofrecemos tambin
Fondos a Corto Plazo y Mediano Plazo, desarrollados con el apoyo tecnolgico y dentro de
los altos estndares de calidad del grupo al que pertenecemos.
GENESIS naci el 13 de Marzo de 1995, desde ese entonces han transcurrido 19 aos de
exitosa trayectoria, convirtindose en la primera Administradora de Fondos de Inversin
especializada en previsin. xitos que se resumen en un paulatino crecimiento de nmero de
partcipes y patrimonio administrado.

MANUAL DE
PROCESO

HISTORIA

GENESIS naci el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una Reforma Previsional que
dara paso a que entidades privadas entren en competencia con el sector pblico, en la
administracin de los Fondos de Pensin de los trabajadores ecuatorianos.
Es as como Filanbanco, el mayor Banco del Ecuador, luego de varias investigaciones de
mercado en nuestro pas y en Chile, decide hacer realidad el proyecto de constituir una AFP,
para lo cual se asocia con ProVida AFP, la Administradora de Fondos de Pensiones lder en
el mercado Chileno.
ProVida AFP entra en la sociedad con un 25% de participacin y adquiri el 75% restante en
el ao 2001, cuando se efectu la venta de las acciones por parte de Filanbanco.
ProVida AFP a su vez pertenece, desde el ao 2013, a MetLife, proveedor lder global de
seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores, que sirve a 90 millones de
clientes en ms de 47 pases, incluyendo a 91 de las empresas Top 100 del ranking
FORTUNE 500. MetLife mantiene posiciones de liderazgo en los Estados Unidos, Japn,
Amrica Latina, Asia, Europa y Oriente Medio.
Han pasado 18 aos y GENESIS, gracias a su trayectoria y al respaldo internacional, se ha
convertido en la primera Administradora de Fondos de Inversin especializada en previsin,
cuyo objetivo es invertir y administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva
rentabilidad del mercado, dentro del marco de seguridad de inversin. De esta forma, los
ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro laboral y ante
cualquier contingencia imprevista.

MANUAL DE
PROCESO
Nuestros Accionistas
GENESIS pertenece a ProVida AFP, empresa lder en el mercado de pensiones de Chile,
que a su vez pertenece a MetLife, proveedor lder global de seguros, rentas y programas de
beneficios para trabajadores, que sirve a 90 millones de clientes en ms de 47 pases
alrededor del mundo.

ProVida AFP, es accionista de GENESIS desde 1995, ao en el cual junto con el Banco
Filanbanco cristaliz en Ecuador la creacin de AFP GENESIS, logrando un importante giro
en la economa ecuatoriana. La participacin accionaria inicial de ProVida AFP fue del 25%,
la cual inclua el asesoramiento tcnico en la implantacin y manejo de este nuevo producto.
En el ao 2001, se transform en el nico accionista al comprar la participacin de
Filanbanco.
En medio de este escenario GENESIS continu con su desarrollo, demostrndolo en el
crecimiento del patrimonio de sus Fondos administrados fruto de los ahorros previsionales de
sus afiliados y gracias tambin a la creacin adicional de sus Fondos de Inversin en el ao
2003.
En todos estos aos, GENESIS ha experimentado un proceso evolutivo, gracias a la
asesora de ProVida AFP, que ha abarcado aspectos tcnicos orientados a procesos y el
producto.

MetLife proveedor lder global

MetLife es proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para
trabajadores con presencia en ms de 47 pases.
MetLife, Inc. es lder global en seguros, productos de retiro y programas de beneficios para
empleados, acreditando:

Ms de 140 aos de tradicin.

90 millones de clientes.

Presencia en ms de 47 pases alrededor del mundo.

MANUAL DE
PROCESO

816 mil millones en total de activos (al 30/06/2013).

Sirve a 91 de las empresas Top 100 del ranking FORTUNE 500.

MetLife se distingue como la mayor aseguradora de vida en los EEUU, manteniendo adems
posiciones de liderazgo en los grandes mercados establecidos, como Japn, Europa,
Australia y Corea, y una fuerte y creciente presencia en mercados de alto crecimiento en
todo el mundo, como China, Amrica Latina, Asia Pacfico y Oriente Medio.
El xito de MetLife se fundamenta en su larga historia de responsabilidad social, fuerte
liderazgo, slida gestin de inversiones, y en el desarrollo de productos y servicios
innovadores.
Cultura Corporativa
Nuestra cultura corporativa est definida por los valores y principios ticos de la familia de
empresas a la que pertenecemos, una cultura que se vive cada da en nuestra orientacin
hacia el cliente, el enfoque en la calidad, en el servicio, y la gestin profesional dirigida a los
resultados.
Basados en una triloga que resume la esencia de nuestra cultura: Unidad, Entusiasmo e
Integridad; construimos progreso y desarrollo para nuestros clientes, crecimiento sustentable
para nuestros accionistas y ratificamos la satisfaccin de vivir, lo que llamamos el
"Compromiso GENESIS".

Compromiso Corporativo
Estamos conscientes de que el bien ms preciado con el que cuenta nuestra organizacin es
la confianza de nuestros clientes, en ella se refleja el verdadero xito de nuestra gestin. Por
eso en GENESIS trabajamos cada da para ofrecerle mejores beneficios y reforzar las
ventajas que le brindan nuestros Fondos, enfocados en usted, en ayudarle a cumplir sus
objetivos.

Compromiso

MANUAL DE
PROCESO

Nuestro compromiso es ofrecerle una gestin profesional, que priorice la seguridad y

rentabilidad de su dinero, y le asegure un servicio eficiente y cordial. En resumen ser su
mejor alternativa de inversin. Para ello nos reforzamos en una misin que nos permita
obtener los resultados deseados.

Misin

Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes, atendiendo su actitud ante el riesgo
como inversionista.
Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniera financiera de
estructuracin de portafolios y el respaldo de uno de los grupos financieros ms importantes
del mundo en la administracin de fondos y captacin de recursos.
Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalizacin exclusiva y especializada en
administracin de fondos previsionales y de inversin.

Visin

Ser la primera marca evocada por quien piensa en invertir.

Ser la primera empresa evitada por quien piensa en competir.
Ser la primera empresa aspirada por quien piensa en trabajar.

MANUAL DE
PROCESO

Reconocimiento empresarial
GENESIS es una reconocida como las ms grandes Administradoras en el Ecuador y
reconocida en sexto puesto como Empresa de mejores inversiones, de acuerdo al ranking
publicado por la Revista Gestin, cuya edicin sali en distribucin en el mes de Julio 2013.
La publicacin reconoce ao a ao las principales empresas e instituciones financieras del
pas, tomando como fuente de inversin a entidades reconocidas y reguladas, lo que permite
mayor confiabilidad en los datos.
El reconocimiento de nuestra labor, maximiza la confianza de seguir trabajando
efectivamente para nuestros clientes.

PRODUCTOS Y SERVICIOS
FONDOS DE INVERSIN
Fondo mximo

Necesita de un fondo que le ofrezca una atractiva rentabilidad, en relacin al tiempo de

inversin que usted necesita? Un fondo que le permita reprogramacin total o parcial
inmediatamente? Qu le brinde liberacin automtica de su dinero ahorrado? Usted
necesita Fondo Superior, que le ofrece destacados beneficios para su inversin.
Tiempo de permanencia: 180 das
Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500

MANUAL DE
PROCESO
Renovacin: Usted podr programar en cualquier momento la renovacin, total o
parcialmente, del saldo acumulado en su fondo de inversin, por un perodo igual de 180
das. El nuevo perodo inicia el da siguiente de la finalizacin del perodo anterior.
Liberacin: Una vez cumplido el perodo vigente, si decide no renovar parcial o totalmente su
inversin, el da hbil posterior a su vencimiento, se le emitir automticamente un cheque
con el monto disponible para el cobro.
Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un
crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo master

Busca mejores niveles de rentabilidad? Piense en Fondo Master, que adems de la

diversificacin en su inversin le brinda tasas ms atractivas, por el plazo de permanencia.
Recuerde, a ms das de permanencia, mejor rentabilidad.
Tiempo de permanencia: 90 das
Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500
En qu tiempo puedo retirar: Una vez cumplido el plazo de permanencia usted puede hacer
retiros totales o parciales, ilimitadamente, hasta agotar el Fondo. Recuerde que mientras su
dinero permanezca en el Fondo, aunque haya cumplido el plazo de permanencia, sigue
generando rentabilidad.
Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un
crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo estratgico

MANUAL DE
PROCESO
Est buscando una mejor alternativa para invertir a mayor plazo sin sentirse atado de
manos? Hemos creado el fondo que cubre sus expectativas: Estratgico, el nico fondo a
180 das del mercado, que le ofrece ventajas incomparables: atractivas tasas de rentabilidad
en relacin a los dems mecanismos de inversin, flexibilidad para realizar retiros
anticipados en cualquier momento y la calidad de servicio que slo GENESIS le brinda,
comprubelo.
Tiempo de permanencia:180 das
Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500
En qu tiempo puedo retirar: Puede efectuar retiros parciales de hasta el 100% del fondo,
antes de cumplido el plazo de permanencia. Una vez cumplido el plazo de permanencia
puede hacer retiros totales o parciales, hasta agotar el fondo. Recuerde que mientras su
dinero permanezca en el fondo, aunque haya cumplido el plazo de permanencia, sigue
generando rentabilidad.
Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un
crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo superior

Necesita de un fondo que le ofrezca una atractiva rentabilidad, en relacin al tiempo de

inversin que usted necesita? Un fondo que le permita reprogramacin total o parcial
inmediatamente? Qu le brinde liberacin automtica de su dinero ahorrado? Usted
necesita Fondo Superior, que le ofrece destacados beneficios para su inversin.
Tiempo de permanencia: 180 das
Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500

MANUAL DE
PROCESO
Renovacin: Usted podr programar en cualquier momento la renovacin, total o
parcialmente, del saldo acumulado en su fondo de inversin, por un perodo igual de 180
das. El nuevo perodo inicia el da siguiente de la finalizacin del perodo anterior.
Liberacin: Una vez cumplido el perodo vigente, si decide no renovar parcial o totalmente su
inversin, el da hbil posterior a su vencimiento, se le emitir automticamente un cheque
con el monto disponible para el cobro.
Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un
crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo rentaplus

Est buscando un fondo que priorice la seguridad de su inversin, le ofrezca una atractiva
rentabilidad y le brinde la comodidad de acceder mensualmente a sus rendimientos?,
RentaPlus es la solucin de inversin ideal para usted, porque le ofrece todas esas ventajas
aadidas a nuestro esmerado servicio y reconocida gestin profesional de administracin.
Un fondo que le permitir adems programar renovaciones para seguir gozando de sus
beneficios y contar con una adecuada planificacin de su inversin.
Tiempo de permanencia: 370 das
Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500
RentaPlus le ofrece grandes ventajas!:
Renovacin Programada.- Podr programar la Renovacin de su fondo, con parte o
el total de su fondo, por un perodo igual de 370 das. En caso de no solicitarla, se le
emitir automticamente un cheque con el total de su saldo o puede solicitar un
crdito a cuenta en cualquier institucin bancaria.
Liberacin Automtica de Rendimiento.- Podr acceder desde el primer da laborable
del mes a los rendimientos que su fondo le haya generado el mes inmediato anterior,

10

MANUAL DE
PROCESO
y programar la acreditacin automtica de los mismos de manera mensual, trimestral
o semestral a cualquier cuenta bancaria nacional, suya o de terceros.
Posibilidad de realizar Incrementos.- Podr efectuar incrementos cuando lo desee,
los mismos que debern cumplir el perodo mnimo de 370 das cada uno, y quedarn
sujetos a los beneficios y regulaciones del Fondo.
Posibilidad de realizar Retiros Anticipados.- En caso de que requiera liquidez, antes
de cumplir el perodo de permanencia mnima, RentaPlus le permitir acceder al 30%
de cada depsito a partir del da 185 de efectuado el mismo, sin comisiones de
salida.
Pago de retiros: Sus retiros estarn listos en 24 Horas, con un cheque o con un
crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

FONDO DE CESANTA

Fondo para retiro laboral

Este fondo le ofrece el mejor sistema de ahorro a largo plazo, que le permitir aportar
mensualmente una cantidad fija que usted determina, al plazo que ms le convenga, segn
su edad y el tiempo en que planea dejar de trabajar, para que pueda disfrutar de un retiro
digno y tranquilo.
Como especialistas en administracin de Fondos de Inversin, fuimos los primeros en
desarrollar Fondos para Retiro Laboral, categora en la que hemos mantenido el liderazgo
desde nuestros inicios con ms del 80% del mercado.

11

MANUAL DE
PROCESO
Somos los pioneros en la comercializacin de Fondos para Retiro Laboral en el Ecuador,
ms de 220.000 clientes de ms de 9.600 empresas integradas al sistema, son nuestra
mejor carta de presentacin.
El objetivo de nuestro Fondo a Largo Plazo es ayudarle a construir desde hoy un mejor
futuro, para usted y para su familia, con las grandes ventajas y beneficios que slo nosotros
le podemos ofrecer.

BENEFICIOS

Respaldo Internacional.- GENESIS pertenece a ProVida AFP, lder en administracin

de Fondos de Pensiones en Chile, que a su vez pertenece a MetLife, proveedor lder
global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores, sirviendo a 90
millones de clientes en ms de 47 pases. Toda la experiencia de un grupo de
empresas comprometidas con el xito y el mximo beneficio, a su servicio.
Solidez.- Gracias a la diversificacin, sus ahorros se invierten de manera profesional
y tcnica, minimizando el riesgo en su inversin.
Rentabilidad.- Contamos con la experiencia para brindarle atractiva rentabilidad en su

inversin que prioriza la seguridad de su dinero, gracias a la diversificacin y gestin

especializada de nuestro equipo de profesionales.
Flexibilidad.- Le brindamos la posibilidad de realizar incrementos de su Fondo, en
cualquier momento, que le permitir generar una mayor rentabilidad.
o Liquidez.- Una vez cumplido el tiempo de permanencia en el fondo, usted
o

puede efectuar retiros de forma parcial o total.

Transparencia.- Emisin de estados de cuenta con la informacin detallada

sobre su Fondo.
Servicio profesional y especializado.- En todas nuestras oficinas contamos

con personal capacitado para atenderle como usted se merece.

Cobertura Nacional.- Estamos presentes en 12 ciudades del territorio
ecuatoriano.

12

MANUAL DE
PROCESO
Innovacin.- Como parte de un grupo internacional, estamos orientados a la
innovacin y desarrollo de soluciones financieras y servicios, que exigen nuestros
clientes y el mercado.
Informacin oportuna.- Usted cuenta con los siguientes canales de atencin:

E-mail: serviciosalcliente@fondosgenesis.com

Pgina web: www.fondosgenesis.com

Lnea de Atencin al Cliente: 1800 237 237

SERVICIOS
Usted podr contar con los siguientes canales de servicios:
Atencin personalizada en cualquiera de nuestras Oficinas
GUAYAQUIL - Matriz: Av. V. E. Estrada 511 y Las Monjas (esq.)
QUITO: Av. Amazonas N33-299 e Inglaterra
CUENCA: Av. Jos Peralta y Alfonso Cordero esquina, Edificio Luxor, local 2
Lneas de Atencin Telefnica:
GUAYAQUIL: (04) 2887690 Fax: (04) 2887666 ext. 179 PBX: (04) 2887666 ext.: 178 /
177 / 176
QUITO: (02) 2277996 Fax: (02) 2279229 ext. 143 PBX: (02) 2279229 ext.: 128 / 127 /
126 / 125 / 117
CUENCA: (07) 4103887 / (07) 4103886
E-mail:
fondosdeinversion@fondosgenesis.com
Red de Recaudacin.- A travs de los bancos:
Banco Bolivariano
Banco de Guayaquil

13

MANUAL DE
PROCESO
Banco Pichincha
Banco Produbanco
Nuestras Inversiones
Las inversiones de nuestros afiliados se colocan en diferentes instrumentos financieros, que
nos permiten minimizar el riesgo de la inversin, y procurar la ms atractiva rentabilidad del
mercado dentro del marco de seguridad requerido.
Conozca los sectores en los que hemos invertido:
Fondos de Inversin
Por Sector
Sector
SECTOR PBLICO
SECTOR FINANCIERO
SECTOR PRODUCTIVO COMERCIAL
TOTAL

%
7.09%
18.10%
74.81%
100.00%

Valor
$ 4,432,591.14
$ 30,557,086.97
$ 27,546,105.83
$ 62,535,783.94

Fondo Previsional

Por Sector
Sector
SECTOR PBLICO
SECTOR REAL
SECTOR FINANCIERO
TOTAL

14

%
46.57%
49.06%
4.37%
100.00%

Valor
$ 30,170,993.26
$ 31,780,055.10
$ 2,829,454.79
$ 64,780,503.15

MANUAL DE
PROCESO

MANUAL DE PROCESOS PARA EL AREA DE ASESORIA PREVISIONAL DE LA

ADMINISTRADORA DE FONDOS GENESIS
MAPA DE PROCESOS
GOBERNANTES

Gestindede
Gestin
cumplimientos
direccionamien
de leyes y
to estratgico
reglamentos

Gestin de
riesgo

CADENA DE VALOR

15

MANUAL DE
PROCESO
Gestin de inversin
Gestin de
comercializacin

APOYO

Gestin de marketing
Gestin de servicios
integrados
Gestin administrativa
financiera
Gestin
de talento
humano
Gestin de
operaciones
Gestin
de proyectos y
desarrollo tecnolgico
Gestin de atencin al
cliente
Gestin de auditora

SMBOLO

SIGNIFICADO
Inicio/Final Se utiliza para indicar el inicio y el final de un diagrama
proceso; del Inicio slo puede salir una lnea de flujo y al Final slo
debe llegar una lnea.
Decisin Indica la comparacin de informacin y dependiendo del

16

MANUAL DE
PROCESO
resultado, se toma la decisin de seguir un camino del diagrama u
otro.
Accin Proceso
Indica una accin o instruccin que debe realizar en un
proceso, sean estos cambios, acciones u operaciones
Salida Impresa
Indica la presentacin de uno o varios resultados de manera
impresa
Flecha
Indica el movimiento de los empleados, documentos
materiales y/o equipos
Conector Indica el enlace de dos partes de un diagrama proceso
dentro de la misma pgina
Conector Indica el enlace de dos partes de un diagrama proceso
en pginas diferentes.

GESTIN DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE:Concurso de ventas.
OBJETIVO:Incrementar las ventas

17

MANUAL DE
PROCESO
ALCANCE: Este proceso lo realizar el rea de Asesora Previsional, asesores, supervisores
y Gerente de Comercializacin
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.
5.

Lanzamiento del concurso de ventas

Presentacin de los premios que ganaran los vendedores por incrementar sus ventas
Ejecucin del concurso
Cierre de concurso al finalizar el mes
Premiacin de los ganadores del concurso

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Lanzamiento del concurso

de ventas
2.

Presentacin de los premios

los

vendedores

por

incrementar sus ventas

3.

Ejecucin del concurso

4.

Cierre

5.

finalizar el mes
Premiacin
de

de

concurso

x
al
los

x
X

ganadores del concurso

DOCUMENTOS:
ANEXO:
OBSERVACIONES: Los concursos de realizaran todos los meses para motivar a los
asesores a cumplir e incrementar sus ventas.

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE:Concurso de ventas.
OBJETIVO:Incrementar las ventas
ALCANCE: Este proceso lo realizar el rea de Asesora Previsional, asesores,

18

MANUAL DE
PROCESO
supervisores y Gerente de Comercializacin

1.
2.
3.
4.

PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

Proceso de
establecimiento
de premios para

Sirve para
aumentar los
ingresos de la

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. 1. El concurso se
lo realiza cada
mes.
2. 2. El ganador es el
que mayor

PROCESO DE
SALIDA:

Incremento de
Ventas
OBSERVACIONES
:
Los contratos
deben ser
ingresados 3 das

PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE: Evaluaciones trimestrales
OBJETIVO: Controlar el cumplimiento de las metas de cada asesor de la organizacin y
saber cul es el motivo por el cual no han podido cumplir sus metas para poder encaminarlos
conseguir que logren subir sus ventas para su beneficio personal y el de la empresa.
ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH a todos los asesores previsionales de la
empresa
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Fijar unameta que ser evaluada cada trimestre.
2. Realizar un cronogramas de evaluaciones sin que afecte el tiempo de trabajo del
3.
4.
5.
6.

asesor
Evaluacin del cumplimiento al cierre de trimestre
Capacitar a los asesores que en su evaluacin no hayan tenido buenos resultados
Firmar un compromiso con la Empresa
Cumplir el compromiso

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

19

MANUAL DE
PROCESO
ACTIVIDADES
1.

Fijar una meta que ser

evaluada cada trimestre.

2.

Realizar un cronogramas

de evaluaciones sin que

afecte
3.

el

tiempo

trabajo del asesor

Evaluacin

de
del

cumplimiento al cierre de
4

trimestre
Capacitar a los asesores

que en su evaluacin no
hayan
5

tenido

resultados
Firmar un

buenos

compromiso

con la Empresa
6

Cumplir el compromiso

DOCUMENTOS: Ficha de evaluacin con validez de tres meses

ANEXO:
OBSERVACIONES: El asesor debe tener por lo menos dos evaluaciones con cumplimiento
del 75%.

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Evaluaciones trimestrales
OBJETIVO: Controlar el cumplimiento de las metas de cada asesor de la organizacin y
saber cul es el motivo por el cual no han podido cumplir sus metas para poder
encaminarlos conseguir que logren subir sus ventas para su beneficio personal y el de la
empresa.
ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH a todos los asesores previsionales de la

20

MANUAL DE
PROCESO
empresa

5.
6.
7.
8.

PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Proceso de
determinar las
ventas bajas al

Sirve para evaluar

y mejorar los
ingresos de la

Informe de los
asesores
evaluados.

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

3. 1. Evaluacin
trimestral.
4. 2. Sacar
porcentajes de
rendimiento.

El asesor debe
tener por lo
menos dos

PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE: Capacitaciones a los encargados de Roles de empresas Cautivas
OBJETIVO:Con el objetivo de contar con el compromiso y pago cumplido de los aportes de
las empresas cautivas, se realizara capacitaciones anuales a los encargados de la nomina
de cada empresa
ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH y servicios integrados y concluir con la entrega
de un diploma de asistencia a la capacitacin
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Programar lugar, fecha y hora para la capacitacin

Enviar las invitaciones a los participes de la capacitacin de cada empresa.
Llamar a cada persona a confirmar la asistencia
Elaborar la lista de asistentes al seminario
Realizacin de la capacitacin practica
Entrega de material didctico
Desayuno ejecutivo con los asistentes
Despedida

DIAGRAMA DE FLUJO:
ACTIVIDADES

21

OBSERVACIONES

MANUAL DE
PROCESO
1.

Programar lugar, fecha y

hora para la capacitacin

2.

Enviar las invitaciones a

los

participes

capacitacin

de
de

la
cada

empresa.
3.

Llamar a cada persona a

confirmar la asistencia
4.

Elaborar

la

lista

de

asistentes al seminario
5.

Realizacin

de

la

material

capacitacin practica
6.

Entrega

7.

didctico
Desayuno ejecutivo con

de

los asistentes
8.

Despedida

DOCUMENTOS:
ANEXO:
OBSERVACIONES: N/A

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Capacitaciones a los encargados de Roles de empresas Cautivas
OBJETIVO:Con el objetivo de contar con el compromiso y pago cumplido de los aportes de
las empresas cautivas, se realizara capacitaciones anuales a los encargados de la nmina
de cada empresa
ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH y servicios integrados y concluir con la
entrega de un diploma de asistencia a la capacitacin
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Proceso de
programacin de
capacitacin.

Sirve para
mantener la
fidelidad de

Encargados de
roles capacitados.

22

MANUAL DE
PROCESO

INDICADORES:

RECURSOS:
9. 1.
2.
3.
4.

1. Capacitaciones
anuales.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

2. Tiempo de
capacitacin.

OBSERVACIONES
:
nicamente
pueden asistir a la
capacitacin los
encargados de

GESTIN DE COMERCIALIZACIN

PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE:Programa de Reconocimientos Monetarios
OBJETIVO:Incentivar a la Fuerza de ventas para el efectivo cumplimiento de las metas al
cierre de cada mes comercial
ALCANCE:Este procedimiento aplica nicamente para los asesores previsionales de la
Empresa
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Formulacin de la propuesta al Gerente General
2. Recepcin de la propuesta
3. Anlisis y definicin del presupuesto para el programa de reconocimiento
4. Aprobacin
5. Ejecucin

23

MANUAL DE
PROCESO
6. Evaluacin de resultados
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Formulacin de la

propuesta al Gerente
2.

General
Recepcin de la propuesta

3.

Anlisis y definicin del

X
X

presupuesto para el
programa de
reconocimiento
4.

Aprobacin

5.

Ejecucin

6.

Evaluacin de resultados

X
X
X

DOCUMENTOS:
ANEXOS: ---------------------------------OBSERVACIONES: El incentivo monetario ser acreditado a la cuenta del asesor en la
quincena posterior al cierre de mes.
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Programa de Reconocimientos Monetarios
OBJETIVO: Incentivar a la Fuerza de ventas para el efectivo cumplimiento de las metas al
cierre de cada mes comercial
ALCANCE: Este procedimiento aplica nicamente para los asesores previsionales de la
Empresa
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Proceso de
definicin del
presupuesto para

Sirve para el
cumplimiento de
metas en ventas.

Incremento en
ventas

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

10.1.
2.
3.
4.
24

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Porcentajes de
comisin por un
determinado
nmero de
contratos.

El incentivo
monetario ser
acreditado a la
cuenta del asesor

MANUAL DE
PROCESO

PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE: Visitas Individuales
OBJETIVO: Captar clientes
ALCANCE:Presentacindetalla del producto al cliente con el que se realizo la cita previa,
este proceso lo realiza el asesor previsional
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Ingreso a la oficina a las 8:30 am
2. Revisar la base de datos.
3. Revisar la agenda y seleccionar referidos.
4. Realizar llamadas de telemercadeo para coordinar las citas.
5. Realizar una presentacin previa por telfono.
6. Confirmar la visita
7. Acudo a la cita.
8. Presentar el producto al cliente.
9. Cerrar la venta.
10. Suscribir el contrato
11. Solicitar referidos
12. Regreso a oficina 17:00
13. Entrega de reporte de produccin y contratos
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Ingreso a la oficina a las

2.

8:30 am
Revisar la base de datos.

3.

Revisar

la

agenda

X
X
X

seleccionar referidos.
4.

Realizar llamadas de tele

mercadeo para coordinar

las citas.
5.

Realizar una presentacin

previa por telfono.

6.

Confirmar la visita

25

MANUAL DE
PROCESO
7.

Acudo a la cita.

8.

Presentar el producto al

9.

cliente.
Cerrar la venta.

X
X
X

10. Suscribir el contrato

11. Solicitar referidos

X
X

12. Regreso a oficina 17:00

13. Entrega de reporte de

produccin y contratos

DOCUMENTOS:Contratos de suscripcin
ANEXOS: ---------------------------------OBSERVACIONES:El contrato que firma el cliente tiene una vigencia de tres aos contados
a partir de la fecha en que se suscribi el mismo

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Visitas Individuales
OBJETIVO: Captar clientes
ALCANCE: Presentacin detalla del producto al cliente con el que se realiz la cita previa,
este proceso lo realiza el asesor previsional
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Proceso de
confirmacin de
visitas.

Sirve para atraer a

nuevos clientes.

Cliente
perteneciente a la
empresa.

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

11.1.
2.
3.
4.

26

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Nmero de
clientes cautivos.
2. Nmero de
clientes
ingresados.

El contrato tiene
una vigencia de
tres aos a partir
de la fecha en que

MANUAL DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE: Visitas a Empresas
OBJETIVO: Captar clientes que puedan aportar al fondo mediante su rol de pagos y de esta
manera lograr menos desertores del fondo en el corto plazo.
ALCANCE: Presentacin detalla del producto a un grupo de personas con la finalidad de
obtener mayor nmero de contratos en el da, este proceso lo realiza el asesor previsional
junto con el Gerente Regional de Asesora Previsional
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Se realizatelemercadeo el primer da del mes comercial para coordinar visitas a
empresas
2. Hacer una cita con la persona encargada de la empresa y la Gerente Regional de
3.
4.
5.
6.
7.

Asesora Previsional de Gnisis

Acudir a la cita con una carta de presentacin
Coordinar las charlas de presentacin para el personal de la empresa
Realizar un cronograma de presentaciones
Entregar material publicitario
Firmar ficha de autorizacin para descuento por rol de pagos

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Se realizar telemercadeo

el primer da del mes

comercial para coordinar
2.

visitas a empresas
Hacer una cita con la

persona encargada de la
empresa y la Gerente
Regional
3.

de

Asesora

Previsional de Gnisis
Acudir a la cita con una

carta de presentacin
4.

Coordinar las charlas de

presentacin

para

el

personal de la empresa
5.

Realizar un cronograma

de presentaciones
6.

Entregar
publicitario

27

material

MANUAL DE
PROCESO
7.

Firmar

ficha

de

autorizacin
descuento

para
por

rol

de

pagos

DOCUMENTOS:
ANEXOS: ---------------------------------OBSERVACIONES:N/A
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Visitas a Empresas
OBJETIVO: Captar clientes que puedan aportar al fondo mediante su rol de pagos y de esta
manera lograr menos desertores del fondo en el corto plazo.
ALCANCE: Presentacin detalla del producto a un grupo de personas con la finalidad de
obtener mayor nmero de contratos en el da, este proceso lo realiza el asesor previsional
junto con el Gerente Regional de Asesora Previsional
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Realizar una cita

con la persona
encargada de la

Sirve para
disminuir la
desercin de

Clientes de
empresas
ingresados a

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

12.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

PROCEDIMIENTO 4
NOMBRE:Servicio de Post venta

28

1. Nmero de
empleados de la
empresa a visitar.

El fondo ser
descontado de sus
respectivos roles

MANUAL DE
PROCESO
OBJETIVO: Hacer que los clientes que actualmente se encuentren aportando al fondo no
deserten y que estn satisfechos con los servicios y beneficios que se les otorga
ALCANCE: Visita a los clientes que se encuentran aportando normalmente al fondo y
tambin a aquellos que por algn motivo no realizan sus aportaciones continuas reforzar la
informacin que el cliente tiene acerca de su fondo, este proceso est a cargo del oficial de
cuentas.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Revisin de base de datos de clientes cautivos
2. Revisar el ciclo de aporte que tienen
3. Contactarse con el cliente.
4. Realizar llamada.
5. Conversar con el cliente
6. Solventar dudas e inquietudes.
7. Si es necesario visitar al cliente
8. Solicitar referidos
9. Regreso a oficina 17:00
10. Entrega de reporte y solicitud de servicios
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Revisin

de

base

de

2.

datos de clientes cautivos

Revisar el ciclo de aporte

3.

que tienen
Contactarse

4.

cliente.
Realizar llamada.

5.

Conversar con el cliente

6.

Solventar

con

dudas

X
X

el

X
X
X

inquietudes.
7.

Si es necesario visitar al

8.

cliente
Solicitar referidos

9.

Regreso a oficina 17:00

10. Entrega

de

reporte

X
X
X

solicitud de servicios

DOCUMENTOS:Reporte y solicitud de servicios

ANEXOS: ----------------------------------

29

MANUAL DE
PROCESO
OBSERVACIONES:El servicio de post venta se realizara una vez por ao o en el momento
en que el cliente solicitare alguna informacin.

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Servicio de Post venta
OBJETIVO: Hacer que los clientes que actualmente se encuentren aportando al fondo no
deserten y que estn satisfechos con los servicios y beneficios que se les otorga
ALCANCE: Visita a los clientes que se encuentran aportando normalmente al fondo y
tambin a aquellos que por algn motivo no realizan sus aportaciones continas reforzar la
informacin que el cliente tiene acerca de su fondo, este proceso est a cargo del oficial de
cuentas.
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Realizar llamadas
a clientes
pertenecientes a

Sirve para mejorar

la calidad de
atencin al

Informe con
sugerencias e
inquietudes de los

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

13.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Llamadas
realizadas cada
trimestre.
2. Nmeros de

Este servicio se
realizara una vez
por ao o cuando
el cliente

PROCEDIMIENTO 5
NOMBRE: Entrega de material publicitario y obsequios.
OBJETIVO: Fidelizar al cliente.
ALCANCE:Envi de material publicitario a todos los clientes asignados a cada asesor
previsional, proceso que realiza el oficial de cuentas y/o el asesor previsional
DEFINICIONES: empresas cautivas son aquellas que se encuentran aportando mediante
roles de pagos los fondos que tienen los colaboradores con Gnesis

30

MANUAL DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Programar un da del mes para realizar est entrega

Hacer un filtro de la base de datos con los clientes de empresas cautivas
Llamar a la empresa para coordinar la visita
Acudir a la empresa.
Entregar el material publicitario
Solventar dudas e inquietudes que tuviere el cliente.
Solicitar referidos.
Regreso a oficina 17:00
Entrega de reporte y detalle de entrega de material publicitario

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Programar un da del mes

para realizar est entrega

2.

Hacer un filtro de la base

de datos con los clientes

3.

de empresas cautivas
Llamar a la empresa para

coordinar la visita
4.

Acudir a la empresa.

5.

Entregar

el

material

publicitario
6.

Solventar

dudas

inquietudes que tuviere el

cliente.
7.

Solicitar referidos.

8.

Regreso a oficina 17:00

9.

Entrega
detalle

de
de

reporte
entrega

X
y

de

material publicitario

DOCUMENTOS:
ANEXO:Solicitudes de servicios.
OBSERVACIONES: N/A

31

MANUAL DE
PROCESO
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Entrega de material publicitario y obsequios.
OBJETIVO: Fidelizar al cliente.
ALCANCE:Envi de material publicitario a todos los clientes asignados a cada asesor
previsional, proceso que realiza el oficial de cuentas y/o el asesor previsional
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Proceso de
programar visita a
clientes cautivos.

Sirve para
garantizar la
fidelidad de los

Material
publicitario
entregado.

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

14.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Filtro de clientes
pertenecientes.

N/A

2. Nmero de
clientes cautivos.

PROCEDIMIENTO 6
NOMBRE: Reactivacin de cuentas.
OBJETIVO: Conseguir que el cliente vuelva a aportar al fondo
ALCANCE: El proceso lo podrn el rea de Servicios Integrados y el rea de Asesora
Previsional
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Solicitar al Supervisor una listado de clientes inactivos.
2. Buscar la informacin de esos clientes
3. Llamar a cada uno de los clientes solicitando una cita
4. Acudir a la cita.
5. Conversar con el cliente
6. Pedir informacin del porque inactivo su fondo
7. Informar nuevamente al cliente sobre el fondo
8. Mostrar los beneficios que tiene al reactivar su fondo
9. Solventar dudas e inquietudes
10. Cerrar la venta

32

MANUAL DE
PROCESO
11. Solicitar referidos.
12. Regreso a la oficina a las 17:00
13. Entrega de reporte de produccin y contratos
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Solicitar al Supervisor una

listado

de

clientes

2.

inactivos.
Buscar la informacin de

3.

esos clientes
Llamar a cada uno de los

X
X

clientes solicitando una

4.

cita
Acudir a la cita.

5.

Conversar con el cliente

6.

Pedir

informacin

del

porque inactivo su fondo

7.

Informar nuevamente al
cliente sobre el fondo

8.

Mostrar

los

beneficios

que tiene al reactivar su

9.

fondo
Solventar

dudas

inquietudes
10. Cerrar la venta
11. Solicitar referidos.

X
X
X

12. Regreso a la oficina a las

17:00
13. Entrega de reporte de

produccin y contratos

DOCUMENTOS:
ANEXO: .------------- los contratos, solicitudes de servicios, incrementos.
OBSERVACIONES: Lasreactivaciones de fondos tienen una validez de tres aos a partir de
la fecha de suscripcin.
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Reactivacin de cuentas.
OBJETIVO: Conseguir que el cliente vuelva a aportar al fondo
ALCANCE:
El proceso
rea de Servicios IntegradosPROCESO
y el rea de
PROCESO
DE lo podrn elDESCRIPCIN
DEAsesora
ENTRADA:
DEL PROCESO:
SALIDA:
Solicitar lista de
33clientes inactivos

Sirve para motivar

a clientes que han
abandonado el

Cliente reactivado
en el fondo.

MANUAL DE
PROCESO
Previsional
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Solicitar lista de
clientes inactivos

Sirve para motivar

a clientes que han
abandonado el

Cliente reactivado
en el fondo.

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

15.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Nmero de
clientes inactivos.
2. Nmero de
clientes reactivos.

Las reactivaciones
tienen una validez
de tres aos a

GESTIN DE INVERSIN

PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE: Clientes Estratgicos
OBJETIVO: Conseguir clientes que cuenten con un capital mnimo de $500 usd para realizar
una inversin
ALCANCE: El proceso est a cargo de los oficiales de negociosdel rea de Inversiones
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Obtener base de datos de clientes

34

MANUAL DE
PROCESO
2. Llamar a cada cliente
3. Coordinar una cita
4.
5.
DIAGRAMA DE FLUJO:

ACTIVIDADES
1. Obtener base de

OBSERVACIONES

datos de clientes
2. Llamar

cada

cliente
3. Coordinar

una

cita
4.
5.
DOCUMENTOS:
ANEXO: .------------- los contratos, solicitudes de servicios, incrementos.
OBSERVACIONES: Las reactivaciones de fondos tienen una validez de tres aos a partir de
la fecha de suscripcin.

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Clientes Estratgicos
OBJETIVO: Conseguir clientes que cuenten con un capital mnimo de $500 usd para
realizar una inversin
ALCANCE: El proceso est a cargo de los oficiales de negociosdel rea de Inversiones
PROCESO DE
ENTRADA:

35

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

MANUAL DE
PROCESO

INDICADORES:

RECURSOS:
16.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

OBSERVACIONES
:

GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE:Seleccin de Personal.
OBJETIVOElegir al personal adecuado para la empresa
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.

Publicar un anuncio en la prensa o en sitios de internet

Receptar las hojas de vida
Seleccionar las hojas de vida acorde al puesto que se est buscando
Llamar a los candidatos al puesto

36

MANUAL DE
PROCESO
5. Coordinar una cita con cada uno de ellos
6. Cuando las personas acudan a la cita realizar la entrevista a cada una
7. Seleccionar a los candidatos ms adecuados.
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Publicar un anuncio en la

prensa o en sitios de
2.

internet
Receptar las hojas de

3.

vida
Seleccionar las hojas de

X
X

vida acorde al puesto que

4.

se est buscando
Llamar a los candidatos al

puesto
5.

Coordinar una cita con

6.

cada uno de ellos

Cuando las personas

X
X

acudan a la cita realizar la

7.

entrevista a cada una

Seleccionar
a
los
candidatos

ms

adecuados.

DOCUMENTOS:Hojas de vida
ANEXO:
OBSERVACIONES:Todas las entrevistas se realizaran en un tiempo estimado de una
semana
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE:Seleccin de Personal.
OBJETIVO:Elegir al personal adecuado para la empresa
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Llamar personas
que han
entregado hojas

Sirve para mejorar

la efectividad de
personal de la

Personal
aprobado.

37

MANUAL DE
PROCESO

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

1. Nmero de
hojas de vida
receptadas.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

OBSERVACIONES
:
Todas las
entrevistas se
realizaran en un

2. Nmero de
PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE: Evaluacinpsicosometricas de los aspirantes.

OBJETIVO:Realizar una evaluacin a los aspirantes para conocer un poco mas sobre cada
uno
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Llamar a los candidatos al puesto
2. Coordinar una cita con cada uno de ellos
3. Cuando las personas acudan a la cita hacer las evaluaciones psicosometricas a cada
aspirante
4. Revisar las evaluaciones
5. Calificar las evaluaciones
6. Seleccionar a los candidatos ms adecuados.
DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Llamar a los candidatos al

puesto
2.

Coordinar una cita con

3.

cada uno de ellos

Cuando las personas

acudan a la cita hacer las

evaluaciones
psicosometricas a cada
aspirante
4.

Revisar las evaluaciones

5.

Calificar las evaluaciones

38

X
X

MANUAL DE
PROCESO
6.

Seleccionar

candidatos

los

ms

adecuados

DOCUMENTOS:
ANEXO: Pruebas psicolgicas
OBSERVACIONES:Luego de las evaluaciones se realizara una nueva seleccin de los
aspirantes para el siguiente proceso

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE:Evaluacin psicosomtrica de los aspirantes.
OBJETIVO:Realizar una evaluacin a los aspirantes para conocer un poco ms sobre cada
uno.
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Llamar a los
aspirantes
aprobados

Sirve para un
mejor
conocimiento de

Aspirantes
evaluados

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

17.1.
2.
3.
4.

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Nmero de
aspirantes
aprobados.
2. Aspirantes

39

Luego se realizara
una nueva
seleccin de los

MANUAL DE
PROCESO

PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE:Contratacin.
OBJETIVO:Elegir al personas que ha aprobado todos los procesos y contratarlo para
completar el personal
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Llamar a los seleccionados

Coordinar una cita con cada uno de ellos
Reunirse con las personas
Entregar el listado de documentos requeridos para la contratacin
Recepcin de los documentos
Capacitacin del nuevo personal
Asignacin de tareas a su cargo
Bienvenida
Firma de contrato de trabajo

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Llamar

los

2.

seleccionados
Coordinar una cita con

3.

cada uno de ellos

Reunirse
con

las

4.

personas
Entregar el

listado

de

documentos

requeridos

5.

para la contratacin
Recepcin
de

6.

documentos
Capacitacin del nuevo

7.

personal
Asignacin de tareas a su

8.

cargo
Bienvenida

40

X
X
X
X

los

X
X
X
X

MANUAL DE
PROCESO
9.

Firma

de

contrato

de

trabajo

DOCUMENTOS:
ANEXO: Contrato de trabajo
OBSERVACIONES:El contrato de trabajo tiene una vigencia de tres meses por periodo de
prueba, tiempo despus de cual si cumple con las expectativas de la empresa se extender
para un ao.

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE:Contratacin.
OBJETIVO:Elegir al personas que ha aprobado todos los procesos y contratarlo para
completar el personal
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Llamar a los
candidatos con
mayor calificacin

Sirve para
seleccionar
personal

Personal
contratado

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

1. Aspirantes
evaluados en la
pruebas
psicosomtrica.

OBSERVACIONES
:

41

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

Contrato con
vigencia de 3
meses, periodo de
prueba, si cumple
con las

MANUAL DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO 4
NOMBRE:Administracin de Nomina.
OBJETIVO:Realizar el pago oportuno de los sueldos y beneficios a cada uno de los
trabajadores
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH y de el contador de la empresa
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Elaboracin del rol de pagos de cada trabajador

Calculo de horas extras, comisiones, descuentos por faltas y atrasos.
Calculo del IESS y fondos de reserva.
Envi de cada rol de pagos al departamento de contabilidad para su aprobacin
Aprobacin de los roles de pagos
Cierre de nomina
Acreditacin del sueldo en cada cuenta

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1

Elaboracin

del

rol

de

pagos de cada trabajador

2

Calculo de horas extras,

comisiones,

descuentos

por faltas y atrasos.

Calculo del IESS y fondos

de reserva.
Envi de cada

rol

de

pagos al departamento de
contabilidad

para

su

aprobacin
5

Aprobacin de los roles de

pagos
6

Cierre de nomina

Acreditacin del sueldo en

X
X

cada cuenta

DOCUMENTOS:
ANEXO: Rol de pagos
OBSERVACIONES:El sueldo de cada trabajador ser acreditado en 2 partes quincena y fin
de mes

42

MANUAL DE
PROCESO

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE:Administracin de Nomina.
OBJETIVO:Realizar el pago oportuno de los sueldos y beneficios a cada uno de los
trabajadores
ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH y del contador de la empresa
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Realizacin de
nmina del
personal.

Brinda mejor
atencin a nuestro
cliente interno, el

Empleado con
sueldo acreditado

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

1. Nmero de
empleados en
Gnesis.

OBSERVACIONES
:

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

2. Calculo de

GESTIN DE MARKETING

43

El sueldo de cada
trabajador ser
acreditado en 2
partes quincena y

MANUAL DE
PROCESO

PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE: Conocimiento de la Empresa
OBJETIVO:Se desea difundir informacin de la empresa sus fondos de retiro laboral e
inversin con los que cuenta
ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y asesora previsional
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1. Elaborar publicidad atractiva para dar a conocer a todas las personas informacin
2.
3.
4.
5.
6.

sobre la empresa
Enviar la propuestas para su aprobacin
Elaboracin del presupuesto para la publicidad
Aprobacin de la publicidad
Realizacin de la publicidad en todos los medios
Evaluacin de los objetivos

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Elaborar

publicidad

atractiva

para

conocer

personas

dar

todas

las

informacin

2.

sobre la empresa
Enviar la propuestas para

3.

su aprobacin
Elaboracin
presupuesto
publicidad

44

del
para

la

X
X

MANUAL DE
PROCESO
4.

Aprobacin

de

la

de

la

publicidad
5.

Realizacin

publicidad en todos los

medios
6 Evaluacin de los objetivos

DOCUMENTOS:
ANEXO:
OBSERVACIONES: N/A

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Conocimiento de la Empresa
OBJETIVO:Se desea difundir informacin de la empresa sus fondos de retiro laboral e
inversin con los que cuenta
ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y asesora previsional
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Elaborar
publicidad para
hacer conocer a la

Sirve para hacer

conocer los
productos que la

Publicidad
elaborada, para
conocimiento de

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

1. Costos por
publicidad.

OBSERVACIONES
:

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

N/A

2. Presupuesto
para publicidad.

PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE: Ofertas y Promociones
OBJETIVO:Retencin y captacin de clientes
ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y servicios integrados

45

MANUAL DE
PROCESO
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.

Desarrollar ofertas y promociones para los clientes

Enviar la propuesta para su aprobacin
Aprobacin de la propuesta
Comunicar a los clientes mediante correo electrnico las ofertas y promociones

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES
1.

Desarrollar
promociones

ofertas
para

2.

clientes
Enviar la propuesta para

3.

su aprobacin
Aprobacin

4.

propuesta
Comunicar a los clientes

de

mediante

los

la

X
X

correo

electrnico las ofertas y

promociones

DOCUMENTOS:
ANEXO:
OBSERVACIONES:N/A
FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Ofertas y Promociones
OBJETIVO:Retencin y captacin de clientes
ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y servicios integrados
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Comunicacin de
ofertas para
clientes.

Utiliza para
retener a clientes
de la empresa.

Clientes
Satisfechos.

RECURSOS:

INDICADORES:

OBSERVACIONES
:

1.
2.
3.
4.
46

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

1. Mnimo 3
ofertas por cliente.
2. Clientes con
mayores

El proceso debe
ser aprobado
anticipadamente.

MANUAL DE
PROCESO

PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE: Programa de reconocimiento para los clientes
OBJETIVO:Fidelizar a los clientes
ALCANCE: Este proceso lo realizara el rea de Marketing
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO:
1.
2.
3.
4.

Realizar convenios con establecimientos para ofrecer descuentos a los clientes

Emitir cuponeras con desprendibles
Enviar las cuponeras a los clientes para que puedan usarlas
Confirmar a los clientes si recibe la cuponera

DIAGRAMA DE FLUJO:
OBSERVACIONES

ACTIVIDADES

Realizar convenios con

establecimientos

para

ofrecer descuentos a los

clientes
Emitir cuponeras

desprendibles
Enviar las cuponeras a
los

clientes

para

con

que

puedan usarlas
Confirmar a los clientes si
recibe la cuponera

DOCUMENTOS:
ANEXO:
OBSERVACIONES:N/A

47

MANUAL DE
PROCESO

FORMATO DE CARACTERIZACIN
NOMBRE: Programa de reconocimiento para los clientes
OBJETIVO:Fidelizar a los clientes
ALCANCE: Este proceso lo realizara el rea de Marketing
PROCESO DE
ENTRADA:

DESCRIPCIN
DEL PROCESO:

PROCESO DE
SALIDA:

Realizar convenios
con
establecimientos

Mantiene a
clientes emitiendo
cuponeras con

Clientes
Satisfechos por
reconocimiento

RECURSOS:

INDICADORES:

1.
2.
3.
4.

1.
Establecimientos
con convenios.

OBSERVACIONES
:

Humanos
Tecnolgicos
Econmicos
Financieros

2. Clientes con
aportacionessuper

48

Este
reconocimiento se
lo realiza a
clientes con

MANUAL DE
PROCESO

CONCLUSIONES
Los manuales de procesos resultan indispensables para cualquier organizacin,
gracias a ellos se logra la mayor eficiencia, de los recursos tanto humanos como
financieros.
El manual facilita la estandarizacin de los procesos y la prevencin del conocimiento
adquirido por la misma organizacin.
Sin una estructura organizacional adecuada, el personal difcilmente podr contribuir
al logro de los objetivos de la empresa.

BIBLIOGRAFA Y NETGRAFA
http://books.google.com.ec/
Martn G. lvarez Torres, Manual para elaborar manuales de polticas y
procedimientos.
Joaqun Rodrguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales
administrativos.
Fermn Gmez et al, Cmo hacer el manual de calidad segn la nueva ISO
9001:2000. 5a edicin.
http://rowtechenergy.com.ec/international.pdf
http://www.fondosgenesis.com/GENESIS/index.php

49