SISTEMA DE INFORMACIN DE MANTENIMIENTO

Es un conjunto de procedimientos interrelacionados, formales e informales,

que permite la captura, procesamiento y flujo de la informacin requerida en
cada uno de los niveles de la organizacin para la toma posterior de
decisiones. Es el manejo de la informacin tcnica delos equipos, carga de
trabajo, historiales actualizados, rdenes de trabajo, informes econmicos,
control de repuestos, entre otros, requieren la aplicacin de herramientas
informticas en la gestin del mantenimiento como una necesidad
impostergable. En la actualidad este es uno de los aspectos por los que
mantenimiento tendr el estatus adecuado en la empresa y el trabajo a
ejecutar realmente aportar a la competitividad de la misma. Se evala la
utilizacin adecuada y eficiente del software que a ese efecto existen y si no
est implantado ninguno se deben analizar las causas.
El comn de los equipas, instalaciones, maquinarias, requieren de los
procedimientos que se proponen para la planificacin, planificacin,
programacin, control y evaluacin supervisin y direccin de las actividades
de mantenimiento, as como tambin para el registro de datos de fallas para
posteriores anlisis y el registro de la informacin financiera a tomar en
cuenta en futuros planes, programas y presupuestos de la Organizacin de
Mantenimiento como un todo. Los procedimientos que contiene un sistema
de informacin, Dependen del Sistema Mantenimiento en estudio. COVENIN
3049-93 propone una serie de procedimientos bsicos que debe contener un
sistema de informacin, y su uso en los subsistemas de mantenimiento
programado.

PASOS QUE SIGUE UN SISTEMA DE INFORMACION

Para el desarrollo de un sistema de informacin es sumamente importante
conocer las caractersticas de los procesos asociados a la gestin y el

entorno en el cual se ejecutan las actividades. Por tal motivo, a los fines de
garantizar la estructuracin, diseo y puesta en marcha de un Sistema de
informacin, que verdaderamente cumpla con los objetivos para los cuales
fue concebido, se recomienda seguir los siguientes pasos:

Paso 1) Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos:

a. Problemas: Especificar dnde hay retrasos, errores, inconsistencias.

Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema
desglosando en sus unidades ms simples.
b. Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores.
Permite que el negocio gane un avance competitivo.
c. Objetivo: El analista debe descubrir lo que est tratando de hacer la
empresa. El analista identificar si una aplicacin de sistema de informacin
pude

ayudar

la

empresa,

que

alcance

sus

objetivos.

Paso 2) Determinacin de los requerimientos de informacin

En esta etapa del proceso, se procede a determinar la informacin

requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la informacin que
necesitan los usuarios para trabajar. Dicha accin se puede abordar
mediante herramientas para la recoleccin de datos, tales como: muestreo,
estudio de datos y formas usadas por la organizacin, entrevistas,
cuestionarios, observacin de conductas y ambientes

Paso 3) Anlisis de las necesidades del sistema

Comprende la identificacin de los distintos procesos y actividades

que se llevan a cabo en la empresa. En este paso se determina la
informacin que ser requerida por cada uno de los procesos que tendr el
nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en
base a lo encontrado. Finalmente se realiza un anlisis costo beneficio de la
alternativa

planteada.

Paso 4) Diseo del sistema.

Incluye el diseo de acceso al Sistema (formas y pantallas), as como

el diseo de interfaz del usuario (teclado, uso de ratn, lector de cdigo de
barras), diseo de la base de datos (estructura) y diseo de las salidas
(reportes).
Paso 5) Documentacin del sistema.

Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben

ser traducidas a un lenguaje de fcil entendimiento. El tipo de documentacin
a disear es la siguiente: manual del usuario, manual de programacin, y
manual del sistema.

Paso 6) Prueba y mantenimiento del sistema

Antes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir

problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se
deben aplicar son: prueba con datos de ejemplo y prueba con datos reales

del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la

vida del Sistema de Informacin.

Paso 7) Implantacin y evaluacin del sistema

Este paso contempla las fases de implantacin y evaluacin, as:

Implantacin:

Comprende

actividades

asociadas

al

adiestramiento,

capacitacin, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema.

Adems, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo:
Sistema paralelo .Conversin directa. Sistema por etapas Evaluacin:
Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es
necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en
respuesta a las necesidades de la organizacin.

AREAS A EVALUAR EN FUNCION DE MANTENIMIENTO

Los procedimientos que conforman un sistema de informacin
aplicados al rea de mantenimiento son:
Inventario de los equipos:
Constituye el punto de partida del sistema de informacin de mantenimiento,
se alistan los componentes < equipos, mquinas, instalaciones y otros>,
objeto de mantenimiento. Este instrumento consiste en una descripcin
superficial de cada objeto sujeto a acciones de mantenimiento dentro de la
Organizacin de Mantenimiento.
Codificacin de los equipos:
Consiste en la asignacin de combinaciones alfa numricas a cada equipo
sujeto a acciones de mantenimiento, para su ubicacin rpida, secuencial y

lgica dentro del Sistema de Produccin, permitiendo su automatizacin o

mecanizacin mediante el computador para el registro de la informacin
referida a cada objeto.
Registro de objetos de mantenimiento:
Su objetivo es el de registrar la informacin necesaria para el conocimiento
de cada equipo sujeto a acciones de mantenimiento. Dicha informacin
generalmente consta de: descripcin del equipo, cdigo asignado al equipo
costo, vida til y fecha de arranque; datos sobre el fabricante, distribuidor y
proveedor, as como su localizacin, caractersticas y especificaciones
tcnicas; manejo y cuidado observaciones tendientes a la prevencin de
fallas; y la desagregacin de cada subsistema del equipo hasta el nivel de
elementos para facilitar su ubicacin en caso de fallas.
Instrucciones tcnicas de mantenimiento:
Constituido por la lista de acciones de mantenimiento a ejecutar sobre cada
equipo, la codificacin o numeracin secuencial para cada instruccin y para
cada tipo de actividad, la descripcin generalizada de la actividad a realizar,
el tipo y cantidad de personal involucrado en la ejecucin, la frecuencia con
que debe realizarse la accin y el tiempo necesario para realizar la actividad.
Una instruccin tcnica puede ser utilizada en ms de un elemento o en ms
de un subsistema, por lo que es recomendable crear paralelamente un ndice
de instrucciones para cada tipo de actividad de mantenimiento.
Procedimiento de Ejecucin:
Se describen los pasos a seguir en la ejecucin de cada una de las
instrucciones tcnicas, estableciendo de forma paralela una lista de equipos,
instrumentos, herramientas, materiales y repuestos necesarios para la
ejecucin de dicha actividad as como la cantidad de personal involucrado y
el tiempo estimado para su realizacin.

Este instrumento tiende a eliminar al hombre indispensable en la

Organizacin de Mantenimiento; adems, se evitan prdidas de tiempo por
desconocimiento del procedimiento de ejecucin de cualquier accin.
Programacin del Mantenimiento:
Consiste en sealar cuando se deben realizar las diferentes instrucciones
tcnicas de cada equipo componente de la Organizacin de Mantenimiento,
segn las listas elaboradas y el procedimiento descrito.
La programacin puede ser llevada a perodos anuales, semestrales,
mensuales, semanales o diarios, dependiendo de la dinmica del proceso y
del conjunto de actividades a ser programadas. En el caso de planificacin
de mantenimiento programado, generalmente los programas cubren perodos
de un ano. Este tipo de programas son ejecutados por el personal de la
Organizacin de Mantenimiento o por entes forneos en el caso de
actividades cuya ejecucin es por contrato y los tipos de frecuencia ms
comunes.
Cuantificacin del personal de mantenimiento:
Es tal vez el procedimiento ms importante dentro del Sistema de
Informacin del Mantenimiento, pues de l se obtienen los datos necesarios
para saber cuanto y que tipo de personal satisface las necesidades de la
empresa. Semana a semana se van acumulando los tiempos para cada tipo
de frecuencia y cada tipo de actividad de mantenimiento segn lo
programado, para luego obtener:
Tiempo total semanal por tipo de frecuencia de mantenimiento.
Tiempo total semanal por tipo de actividad de mantenimiento.
.Tiempo total semanal por tipo de frecuencia para cada equipo o para cada
proceso.

Tiempo total semanal por tipo de actividad de mantenimiento para cada

equipo o para cada proceso.
Tiempo total anual por tipo de frecuencia de mantenimiento,
Tiempo total anual por tipo de actividad de mantenimiento.
.Tiempo total anual de ejecucin de programas de mantenimiento por equipo,
por subsistema, o por proceso.
Sabiendo las necesidades para la ejecucin de los programas de
mantenimiento semana a semana, se pueden adelantar o posponer
acciones. Se tienen datos para la ubicacin del personal ante la aparicin de
fallas o contingencias. Como se sabe cuanto personal es requerido, se sabe
tambin cul es su costo y se puede estructurar una Organizacin de
Mantenimiento partiendo desde su base, es decir, de las necesidades1
Ticket de Trabajo:
Es una orden de trabajo programada y es utilizada cada vez que los
programas de mantenimiento indiquen la ejecucin de una instruccin
tcnica.
Este instrumento describe la accin a realizar sobre el equipo en cuestin,
as como la fecha de realizacin, los materiales, repuestos y horas-hombre
utilizados adems del responsable de la ejecucin. Estos datos son utilizados
cuando se evale el sistema para su retroalimentacin ya que los programas
y planes pueden contener errores en cuanto a tiempo de ejecucin, cantidad
y tipo de personal, frecuencia de ejecucin.
Con este procedimiento se pueden detectar fallas, ya que paralelamente a la
ejecucin de la accin programada, se produce la observacin de otros
subsistemas cercanos e interconectados al intervenido. Funciona tambin
como procedimiento de registro de informacin de costos y como mecanismo
de control de ejecucin de os programas.

Chequeo de Mantenimiento Rutinario:

El objetivo de este procedimiento es chequear el funcionamiento de los
equipos inspeccionando el estado de los diferentes componentes de una
manera rpida y prestando atencin a las acciones de mantenimiento que
debe realizar el operario para lograr la operatividad en los sistemas. Este
chequeo se realiza sobre las instrucciones tcnicas de mantenimiento
rutinario creadas para equipo, semana a semana o en forma aleatoria segn
el sistema de mantenimiento.
Recorrido de Inspeccin:
Consiste en registrar los equipos que presentan fallas, realizando un
chequeo rpido de su funcionamiento y una verificacin de las acciones que
han debido ejecutarse segn la descripcin de las instrucciones tcnicas y
cuando se detectan fallas se debe proceder inmediatamente a la
recomendacin para la solucin de la misma.
Los recorridos pueden ser semanales, quincenales, mensuales, trimestrales
o semestrales, segn las polticas implantadas por la Organizacin de
Mantenimiento.
Chequeo de Mantenimiento Circunstancial:
Los equipos que funcionan de manera alterna, o como y cuyos programas de
mantenimiento no tienen una fecha porque su arranque depende de
exigencias no contempladas la Organizacin ameritan para su puesta en
marcha ciertos chequeo de funcionamiento de los diferentes componentes,
instrucciones tcnicas elaboradas para tal fin.
La Organizacin de Mantenimiento tiene que tener listo procedimiento para
cuando se indique el arranque de dichos que se realicen los chequeos y
ajustes necesarios, asegurndose esta forma la entrega de estos en buenas
condiciones al personal operacin.

BENEFICIOS DEL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

PARA MANTENIMIENTO
El esfuerzo desplegado en el desarrollo del SIM es retribuido con los
siguientes beneficios:
a. Redaccin de mano de obra:
Manifestado en la optimizacin de la utilizacin de mano de obra por:
La mejor planeacin, programacin y ejecucin de las actividades.
Aplicacin sistemtica de Mantenimiento preventivo, predictivo y otros.
Mejor control.
b. Manejo de materiales:
Las estrategias y los criterios para manejo de partes se mejoran en la calidad
y cantidad de repuestos, por la mayor aplicacin de actividades en horas no
requeridas de los equipos consiguindose un incremento de la vida til de los
componentes y partes de las instalaciones por el incremento en la aplicacin
de control predictivo.
c. Reduccin de lucro cesante por paros:
La disminucin del tiempo de paro debido a la efectividad de las reas de
programacin; por la mejor aplicacin de controles; para los que se contara
con el diseo de una estructura de datos que permite organizar, tabular y
recopilar informacin con el fin de manejar y controlar la gestin
administrativa del Mantenimiento.

d. Sistematizacin del mantenimiento

Puede decirse que es el conjunto de acciones preventivas para la
conservacin de los recursos fsicos como resultado de intervenciones
peridicas que evidencian situaciones anormales con el fin de corregirlas
para minimizar los paros o un desgaste acelerado, o se puede tambin
asociar como programado o sistemtico a aquellas tareas peridicas o
cclicas para conservar el equipo en condiciones adecuadas de operacin.

MECANISMOS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO

Administracin del equipo

La mejora de la eficacia del equipo requiere la medicin de las prdidas que
afectan la disponibilidad del equipo, su eficiencia y la calidad del producto
considerndose como informacin bsica:
Su identificacin (normalmente asociada a un cdigo)
Ubicacin, nmero de serie, fabricante
Fecha de instalacin , Fecha de fabricacin
Estado o condicin,
Informacin tcnica
Historia del equipo incluye fallas registradas, tipo de fallas y programa de
mantenimiento, herramientas especiales y procedimientos de seguridad.
La documentacin tcnica correspondiente a los distintos bienes, debe
facilitar las tareas de mantenimiento y encontrarse perfectamente archivada y
actualizada con las eventuales reformas o modificaciones que se le pudieran
haber introducido. Estos bienes se deben identificar a travs de su cdigo y

los archivos debern brindarnos datos como su denominacin, fechas de

compra e instalacin, si es nacional o importado, marca, modelo, fabricante,
distribuidor o representante, ubicacin fsica, estado de conservacin, grado
de criticidad, caractersticas tcnicas y expectativa de vida

rdenes de trabajo (OT)

El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios,
solicitar por escrito el trabajo que va realizar el departamento de
mantenimiento, seleccionar por operacin el trabajo solicitado, asignar el
mejor mtodo y trabajadores ms calificados para el trabajo, reducir el costo
mediante una utilizacin eficaz de los recursos, mejorar la planeacin y la
programacin del trabajo.
En el proceso de elaboracin de una OT, el planificador identifica los
materiales que se requerirn, para lo cual debe verificar que se cuente con
las existencias necesarias. La disponibilidad de los materiales es decisiva
para una planeacin, programacin y control sin contratiempos de los
trabajos de mantenimiento.
Administracin de las especialidades de mantenimiento
El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial
suministrar a la unidad de planificacin la informacin necesaria para
programar las OT. El sistema de informacin debe contener informacin
referente nombre del personal, fecha de contratacin, especialidad, salario,
cargo, cdigo de la especialidad, estado de la especialidad (asignacin,
vacaciones, mdico, en servicio), entre otras.
Abastecimiento y control de materiales
Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en gran
medida de la administracin de los inventarios de materiales. De hecho, una

significativa del presupuesto de mantenimiento est representada por rubro,

lo cual induce a la consideracin de factores econmicos. Si la inversin es
excesiva los resultados son elevados costos de mantenimiento de inventarios
Por el contrario, si no se cuenta con refacciones y materiales necesarios las
reparaciones y servicios de los equipos, el costo de tiempo muerto se puede
incrementar enormemente. Por lo que los esfuerzos deben estar dirigidos a
lograr un sistema de administracin de inventarios equilibrado.
En el proceso de elaboracin de OT, el planificador identifica los materiales
que se requerirn, para lo cual verifica que se cuente con las existencias
necesarias. La disponibilidad de los materiales es decisiva para una
planeacin, programacin y control sin contratiempos los trabajos de
mantenimiento.
Informes de desempeo
El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por
sistema de informacin que permita la recopilacin de los datos de
mantenimiento y permita determinar el estado de mismas, as como mostrar
el desempeo con relacin a lo planificado. El departamento de
mantenimiento debe contar con un sistema de informes regulares que
reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de
mantenimiento realizado, una lista de los gastos de mantenimiento por centro
de costos o equipos importantes, informes de trabajos pendientes en
trminos

de

horas-hombre,

informes

de

inspeccin

mantenimiento

preventivo, tiempo muerto del equipo principal, informe de OT abiertas,

informes de eficiencia comparando las horas estimadas contra las horas
reales, informes de variacin del presupuesto mensual de mantenimiento
respecto al consumo materiales y mano de obra, entre otros.