MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS Y

GESTIN DE ACTIVIDADES PROMOVIDAS POR EL

INSTITUTO DE ESTUDIOS ALMERIENSES.

Servicios Tcnicos del IEA

Septiembre de 2007

Plaza Julio A. Egea n 3 04071 Almera CIF: P-5400003-I iea@dipalme.org www.iealmerienses.es

Telf.: 950 281 825/6/7 (Administracin) 950 281 848/7 (Actividades) 950 281 846/7/5 (Publicaciones) 950 281 844 (Distribucin) Fax: 950 281 827/846

MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS Y GESTIN DE ACTIVIDADES

PROMOVIDAS POR EL INSTITUTO DE ESTUDIOS ALMERIENSES.

NDICE

1. Objeto.

2. La figura del Coordinador de actividades.

3. Tipologa de las actividades desarrolladas. Principales Caractersticas

Organizativas.

4. El Proyecto
4.1. Introduccin
4.2. Entre las ideas y el proyecto: La tcnica de las diez cuestiones
4.3. Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar
un proyecto
1. Denominacin
2. Justificacin
3. Coordinadores
4. Entidades organizadoras y/o promotoras
5. Entidades patrocinadoras o colaboradoras
6. Objetivos
7. Destinatarios
8. Difusin
9. Aspectos organizativos
9.1. Fechas
9.2. Lugar/es
9.3. Duracin / horarios
9.4. Personal docente
9.5. Actividades complementarias previstas
9.6. Numero de plazas
9.7. Requisitos para participar
9.8. Horas lectivas y certificado de asistencia
9.9. Recopilacin de trabajos/edicin de actas
9.10. Elaboracin del programa
10. Recursos
10.1. Humanos
10.2. Materiales
11. Presupuesto
11.1. Sistema de trabajo para la cuantificacin de
proyectos
11.2. Pautas y criterios
11.3. Realizacin de la estimacin presupuestaria
11.4. Gestin administrativa
12. Evaluacin.

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5. Memoria final

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MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS Y GESTIN DE

ACTIVIDADES PROMOVIDAS POR EL INSTITUTO DE ESTUDIOS
ALMERIENSES.

1. OBJETO
Este documento recoge los criterios y pautas organizativas que el Instituto de
Estudios Almerienses establece para el diseo y gestin de sus actividades
culturales. Su redaccin y tratamiento se dirige, especialmente, a los
coordinadores de actividades propuestos por este organismo con la finalidad de
orientarles y asesorarles en su labor, facilitar los procesos organizativos, evaluar
las actividades realizadas, as como vincularles a las directrices de gestin y
preceptos normativos vinculados a esta institucin.
2. LA FIGURA DEL COORDINADOR DE ACTIVIDADES
Para el correcto desarrollo de las distintas actividades generadas por el IEA
(cursos, seminarios, jornadas, conferencias, exposiciones, itinerarios, etc.) -las
cuales, en su mayor parte, son propuestas por los miembros que componen esta
institucin- resulta fundamental concretar las funciones, responsabilidades, as
como la cobertura tcnica y administrativa que este organismo pone a
disposicin de las personas designadas para coordinar las actividades que
programa.
La coordinacin de una actividad lleva implcita la elaboracin previa de un
documento o proyecto, requisito que resulta imprescindible para que la iniciativa
pueda ser aprobada por parte del rgano de gobierno de este organismo.
Tambin lleva asociada el cumplimiento de una serie de directrices y relaciones
protocolarias e institucionales, procesos de evaluacin, etc. que se derivan de la
gestin. Todos estos requisitos e indicaciones se detallan en este documento
(apartado 4.3. Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar un
proyecto).
Por otra parte se establece un servicio de apoyo organizativo y asesoramiento
tcnico y administrativo a los coordinadores de actividades como:
- Elaboracin del proyecto y, en especial, la cuantificacin de costes, as como la
supervisin de su redaccin final.
- Sugerencias de carcter tcnico que se consideren convenientes para la mejora
y viabilidad de la propuesta, as como la adaptacin a la normativa o criterios
organizativos establecidos por este organismo.
- Implicacin en todas las fases de la gestin, desde el diseo y elaboracin del
proyecto al desarrollo y ejecucin de la actividad (edicin de programas, difusin,
comunicaciones a conferenciantes o invitados, gestin de desplazamientos,
alojamiento y manutencin; reservas del lugar de celebracin; confeccin de
recibos; equipamientos e infraestructura, etc.)

- Colaboracin e implicacin para llevar a cabo la evaluacin de la actividad.

- Recibirn informacin relacionada con la tramitacin de la actividad y los
acuerdos del Consejo Asesor y Consejo Rector que se vinculen con la actividad
programada, seguimiento del gasto aprobado, tramitacin de pagos, etc.
Por otra parte el IEA prev una gratificacin econmica para compensar los
posibles gastos originados por la labor del coordinador o coordinadora, por
ejemplo, llamadas telefnicas, atenciones protocolarias a conferenciantes o
invitados, reproduccin de documentacin, desplazamientos en taxis o desgaste
de vehculo propio, etc. estableciendo unos criterios que determinan las cuantas
a abonar.

3.- TIPOLOGA DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL IEA Y

SUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS ORGANIZATIVAS
Las actividades que se gestionan desde el Instituto de Estudios Almerienses,
abarcan una amplia variedad de disciplinas y temticas.
Resulta frecuente que las actividades programadas se compongan o integren a
su vez con otras, por ejemplo, una exposicin que conlleva a su vez la
programacin de conferencias relacionadas con la temtica de la muestra; un
curso que incluye un itinerario para los inscritos; la presentacin de un libro o
una tertulia literaria que culmina con un recital de msica, etc.
Partiendo que la difusin, la seleccin y gestin de la ubicacin donde se
desarrollar la actividad, la concrecin de fechas y horarios, as como la
infraestructura tcnica o materiales necesarios son algunos de los aspectos
organizativos comunes en la organizacin de toda actividad, vamos a agruparlas
atendiendo a su tipologa y caractersticas principales en:
-

Cursos, seminarios, jornadas o congresos

Con una diversa temtica y contenido son las actividades ms frecuentes en la

programacin del IEA.
Para su difusin se suele optar por la edicin de un trptico informativo,
incorporacin a la web del IEA, envos a cuentas de correos electrnicos, etc. La
informacin incluye aspectos bsicos, como: presentacin, programa detallado,
destinatarios, lugar de celebracin, fechas y horarios, requisitos para participar,
etc.
Las principales actuaciones organizativas que demandan estas actividades son
las relativas a las gestiones relacionadas con los conferenciantes o invitados
(contactos iniciales, desplazamientos, alojamiento, manutencin, tramitacin de
sus honorarios, etc.) Difusin personalizada. Inscripciones (reservas, informacin
a los interesados, atencin a los inscritos, preparacin de documentacin, control
de asistencia, emisin de certificados,...) Disponibilidad y comprobacin de la

infraestructura necesaria (equipos audiovisuales, megafona, etc.) Contactos con

los medios de comunicacin. Relaciones protocolarias. Etc.
-

Itinerarios y excursiones

Suelen disearse con carcter multidisciplinar. Requieren un conocimiento

pormenorizado de las zonas a visitar, con concrecin de las paradas y tiempos,
tramitacin de autorizaciones para entrar o visitar espacios naturales protegidos,
elementos del patrimonio histricoartstico, centros o empresas de
produccin,.... Tambin conllevan la propuesta de los colaboradores que harn
las funciones de guas y sus intervenciones, as como aspectos logsticos relativos
a manutencin, transporte, documentacin, .
-

Exposiciones

Estas actividades demandan un considerable despliegue de medios y soportes

para su divulgacin y, en muchas ocasiones, requieren un considerable volumen
de medios tcnicos e infraestructuras (paneles, vitrinas, marcos, iluminacin,...)
Tambin necesitan un estudio de la distribucin de los elementos a exponer con
un cuidado diseo y atractiva ambientacin.
Para optimizar su rentabilidad social, se organizan visitas programadas con la
colaboracin de centros de enseanza o asociaciones diversas.
Cuando son promovidas por el IEA, suelen ser de las actividades que requieren
mayor dedicacin. Si la muestra ya est creada y su titularidad pertenece a una
institucin o fundacin, la aportacin del Instituto se centra en gestionar su
cesin y lugar de exposicin, as como colaborar o asumir en las labores de
montaje y desmontaje.
-

Presentacin de publicaciones. Conferencias. Tertulias literarias,

Requieren la gestin de transporte, alojamiento y gratificacin de los

conferenciantes o invitados, montaje de un stand para la divulgacin y venta de
la publicacin presentada, etc. A veces estas actividades se complementan con
otras que aportan un valor aadido al acto, por ejemplo, proyeccin de
imgenes, un recital de poesa o de msica clsica, etc.
4. EL PROYECTO
4.1. Introduccin
La amplia tipologa de actividades que se promueven desde el IEA, requieren un
tratamiento distinto a la hora de plantear su diseo y ejecucin. Sin embargo,
aunque parezcan muy dispares, el mtodo y las tcnicas para programarlas y
ejecutarlas adecuadamente son muy similares cuando se trabaja con arreglo a
una serie de pautas que la teora y prctica de la planificacin han ido
estableciendo y cuya base principal es el diseo y elaboracin de un adecuado
proyecto previo. Por esta razn resultar tan til como constructivo desterrar la

extendida percepcin de asumir este proceso como una engorrosa traba

burocrtica.
La experiencia demuestra que analizar, de forma rigurosa, los distintos aspectos
que conforman el diseo y planificacin de cualquier propuesta de actividad y
plasmarla en un documento, es la principal garanta de que se desarrolle de
manera adecuada. Adems, el tiempo dedicado a esta tarea servir para centrar
la propuesta; aunar esfuerzos; evitar malentendidos; optimizar recursos y
tiempo; facilitar el reparto de tareas; subsanar errores, deficiencias o carencias,
etc.
4.2.- Entre las ideas y el proyecto: La tcnica de las diez cuestiones
Como paso previo a su elaboracin y con la finalidad de aclarar nuestras ideas
as como facilitar el anlisis sobre la conveniencia y viabilidad de la propuesta, se
suele utilizar un simple, pero eficaz mtodo -la tcnica de las diez cuestiones-.
Este recurso nos debe dar respuesta a una serie de aspectos fundamentales, que
se recogen en el siguiente cuadro:

LA TCNICA DE LAS DIEZ CUESTIONES

QU

se quiere hacer

Naturaleza del proyecto

POR QU

se quiere hacer

Origen y fundamento

PARA QU

se quiere hacer

Objetivos, propsitos

CUNTO

se quiere hacer

Metas

DNDE

se quiere hacer

Ubicacin fsica

CMO

se va a hacer

Actividades, tareas, mtodo

CUNDO

se va a hacer

Calendario

A QUIENES

va dirigido

QUINES

lo van a hacer

CON QU

se va a hacer
se va a financiar

Destinatarios
Recursos humanos
Recursos materiales
Recursos econmicos

4.3.- Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar un

proyecto
Teniendo las ideas claras y con un poco de prctica no ser complicado elaborar
un proyecto de actividad si seguimos este ndice especialmente adaptado a las
peculiaridades y caractersticas del IEA-. Adems el Negociado de Actividades y
Publicaciones tiene estandarizados y protocolizados los aspectos ms tcnicos o
complejos -modelos de escritos diversos, gestin de inscripciones, fichas para la
evaluacin, cuantificacin de los conceptos presupuestarios ms habituales, etc.Se incide en que el personal tcnico desempea una labor de apoyo y
asesoramiento a los coordinadores o coordinadoras en todas las fases de la
gestin.
1.- Denominacin
Designaremos de una manera sinttica y mediante un ttulo el nombre de la
actividad que se propone. En ocasiones, ser til aadir un subttulo que
clarifique o complemente la denominacin genrica. Tambin ser conveniente
indicar su tipologa: curso, ciclo de conferencias, tertulia literaria, jornadas,
congreso, exposicin, itinerario,
2. Justificacin
Exposicin de motivos, antecedentes, argumentos, etc., por los cuales se
propone la realizacin de la actividad.
Indicaciones: La elaboracin de este apartado servir de base para el texto de
introduccin de los soportes de difusin que se realicen (trptico, pgina web, notas de
prensa,) a estos efectos la citada justificacin no deber superar los 1.400 caracteres.

3. Coordinadores/as
Datos personales. Direccin y medios de contacto -telfonos, correo electrnico,
Departamento del IEA al que pertenecen, etc.
4. Entidades organizadoras y/o promotoras
Adems del Instituto de Estudios Almerienses, se indicarn, si las hubiera,
aquellas entidades pblicas o privadas que se proponen para organizar la
actividad conjuntamente con el IEA. En el citado supuesto se concretar, de
manera detallada, las aportaciones o contribuciones que justifican su inclusin en
el proyecto, as como directorio completo y persona de contacto.
Indicaciones:
La Direccin del IEA, podr delegar en el coordinador, la realizacin de contactos iniciales
con las instituciones o entidades que se le indiquen o que este considere convenientes,
con la finalidad de proponerles su colaboracin, patrocinio, organizacin conjunta, etc. La
formalizacin administrativa de estos contactos se realizar por parte de los servicios
tcnicos de este organismo.

5. Entidades patrocinadoras o colaboradoras

Denominacin de las entidades pblicas o privadas que se establecen o proponen
para que asuman la gestin de determinados aspectos organizativos o conceptos
presupuestarios. Al igual que en el apartado anterior, se detallarn las
aportaciones, contactos de referencia y directorios.
Indicaciones: Se aplicarn las pautas mencionadas en el punto anterior.

6. Objetivos
Son la razn del proyecto, pues designan aquello que queremos lograr,
establecen las lneas bsicas de actuacin y expresan el resultado que se
pretende obtener despus del proceso de intervencin. En definitiva, nos dan
respuesta a la pregunta: para qu se hace?.
Indicaciones:
La correcta formulacin de los objetivos es la primera condicin indispensable para
disear adecuadamente una intervencin cultural ya que dan coherencia al conjunto de
actuaciones y actividades que lo componen.
Cuanto mejor estn formulados ms fcil ser su consecucin y la comprobacin de su
cumplimiento. La concrecin de objetivos nos permite expresar aquello que queremos
conseguir, poder establecer los destinatarios principales, determinar el tipo de accin y
las actuaciones ms idneas a realizar y, por ltimo, pero no menos importante, poder
evaluar el grado de consecucin y xito. Incidiendo en este importante aspecto, resulta
fundamental eludir ambigedades muy utilizadas a la hora de plasmar los objetivos,
como: contribuir a aumentar el nivel cultural..., dar a conocer la necesidad de...,
concienciar a la poblacin sobre... y un largo etctera.
Ejemplo prctico: La redaccin del objetivo:
- Aumentar los ndices de lectura de la poblacin- nos indica muy poco en comparacin
con:
- Incrementar en un 15% y en el presente ao, los usuarios infantiles y de la tercera
edad de la biblioteca municipal- En este segundo caso, su grado de concrecin nos indica
los destinatarios, nos da pistas sobre las actuaciones y estrategias ms idneas a llevar a
cabo (reconocimiento pblico a los lectores que ms libros retiran, lneas de colaboracin
con centros de enseanza y clubes de tercera edad, actividades de cuenta cuentos con
los abuelos de los nios de los centros participantes, ...) Tambin recoge el periodo en el
que se llevar a cabo la actuacin y sera perfectamente evaluable.
Es importante formular los objetivos atendiendo a:
-

Que
Que
Que
Que
Que
Que
Que

sean factibles o proporcionados con los medios disponibles.

se defina con exactitud y claridad lo que se quiere lograr.
sean coherentes con la finalidad de la accin que pretendemos llevar a cabo.
puedan ser evaluables, para saber si se han cumplido y en que medida.
estn jerarquizados por orden de prioridad.
se haya establecido el plazo de consecucin.
estn coordinados con los objetivos de otros programas, si los hubiese.

7. Destinatarios
Se determinarn los sectores de poblacin a los que se dirige la propuesta de
actividad.
Indicaciones:
El xito de una actividad depender, en gran medida, de la concrecin de los
destinatarios, por lo que es fundamental eludir generalidades que aportan muy poco,
como por ejemplo: poblacin en general, interesados en la materia, etc.
Esta informacin determinar aspectos fundamentales como el formato organizativo
ms idneo (reunin de expertos, mesa redonda, conferencia,...) el nivel formativo al
que deber adaptarse la actividad propuesta (especializado, aficionado, mixto,...) las
fechas y horarios ms adecuados para facilitar la asistencia del grupo o grupos al que nos
dirigimos, diseo de estrategias diferenciadas de difusin, etc.

8. Difusin
El coordinador o la coordinadora, de manera conjunta con el personal
especializado del IEA, establecern los medios y modos ms adecuados de
divulgacin de la actividad: folletos informativos, tarjetas de invitacin, carteles,
ruedas de prensa, etc.
Indicaciones:
El coordinador o coordinadora deber aportar la informacin del programa en soporte
magntico, as como elementos grficos para que sirvan de propuesta o base para el
diseo de trpticos, cartel, pgina web, etc. Los citados soportes debern tener una
resolucin adecuada (se deber consultar la normativa de presentacin de originales
incluida en la pgina web del IEA.) Adems, ser imprescindible que garantice o asegure
que su reproduccin no vulnera los derechos reconocidos en la Ley de Propiedad
Intelectual.
Considerando que la difusin personalizada es siempre la ms til, ser necesario que
el coordinador o coordinadora facilite -en soporte magntico- listados especficos y
completos relacionados con el mbito de la actividad- directorio postal y listas de correo
electrnico-.
El Instituto de Estudios Almerienses dispone de una ficha donde se indican los
directorios generales de los que dispone en su base de datos (instituciones, miembros del
IEA, medios de comunicacin, etc.) La citada informacin le ser facilitada al
coordinador.
El coordinador o la coordinadora deber estar a disposicin de los medios de
comunicacin para informarles, mediante ruedas de prensa, entrevistas,... sobre los
objetivos, caractersticas y desarrollo de la actividad. Indicar el telfono y la franja
horaria de referencia a la que autoriza al personal del IEA para facilitrselo a los medios
de comunicacin que lo requieran durante el periodo de gestin de la actividad.

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9. Aspectos organizativos
En este apartado se adaptarn y seleccionarn dependiendo del formato de
actividad elegido- los distintos elementos de carcter organizativo que se
desarrollan ms adelante. Tambin ser imprescindible aplicar los criterios
establecidos que se indican y, considerar, que algunas tipologas de actividades
como: cursos, jornadas, congresos, itinerarios,... requieren siempre de un
programa muy pormenorizado.
Se incluir:
9.1. Fechas:
Calendario de realizacin.
Indicaciones:
Ser muy til establecer un calendario o cronograma donde se detallen las fechas de
referencia para la gestin de la actividad, por ejemplo: el plazo mximo en el que
debern confirmar la asistencia los conferenciantes propuestos para poder cerrar el
programa o buscar sustitutos, da de envi del material de difusin para que llegue con
suficiente antelacin, etc.

9.2. Lugar/es:
Municipios y ubicacin de los locales donde se desarrollarn las actividades
previstas. Cuando se trate de itinerarios o excursiones se detallarn los
recorridos previstos.
Indicaciones:
Es fundamental que los espacios fsicos propuestos se adapten a las necesidades
requeridas -capacidad, accesibilidad, iluminacin, etc. Siempre se optar por locales de cesin gratuita, salvo excepciones muy puntuales y,
debidamente justificadas, En este sentido la entidad que ceda el correspondiente local
salvo que sea de la propia Diputacin- se incluir como colaboradora en el proyecto y
en los soportes de difusin.

9.3. Duracin / horarios:

Determinacin del tiempo de la actividad y concrecin temporal del comienzo,
descansos y finalizacin estimada.
Indicaciones:
Salvo excepciones que lo justifiquen, los formatos organizativos de entrada libre
(conferencias, mesas redondas, coloquios,...) se llevaran a cabo en una sola sesin.
Podran realizarse en ms de una jornada aquellos que estn previstas, inicialmente,
como un ciclo. En este supuesto deber existir un intervalo suficiente para compatibilizar
la asistencia con las ocupaciones cotidianas de los destinatarios o interesados.

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 En actividades formativas se evitarn formatos superiores a tres das y, por regla

general, se procurar que el calendario de programacin no incluya viernes, fines de
semana y festivos ya que est, estadsticamente comprobado, que no propician la
asistencia.

9.4. Personal docente:

Se indicarn los conferenciantes, ponentes, integrantes de mesas redondas,
guas, invitados, etc. Ser imprescindible, sobre todo, cuando se elabore el
programa de la actividad, reflejar el nombre completo, as como el cargo,
denominacin profesional o experiencia que justifica la propuesta de su
intervencin.
Indicaciones:
El coordinador o coordinadora establecer el primer contacto con los ponentes o
conferenciantes propuestos. Concretar los aspectos tcnicos de las intervenciones
(contenidos, destinatarios,...) Facilitar los datos personales y directorio completo direccin postal, telfonos, correo electrnico,...- para que los tcnicos del IEA lleven a
cabo las diversas gestiones relacionadas con la remisin de escritos, desplazamientos,
alojamiento, confeccin de recibos de honorarios, necesidades tcnicas que requieran los
conferenciantes, etc. Tambin llevar a cabo las atenciones protocolarias en coordinacin
con la direccin del IEA.
El IEA dispone de modelos de escritos dirigidos a conferenciantes para informales de
los aspectos organizativos y requerimientos administrativos vinculados a su participacin.

9.5. Actividades complementarias previstas:

Exposiciones, visitas, recitales, itinerarios, etc.
Indicaciones:
Tambin en estos supuestos deber detallarse los aspectos organizativos bsicos:
programa, contenidos,... directorios y personas de contacto, necesidades tcnicas,
estimacin de costos, etc.

9.6. Numero de plazas:

En la mayora de las actividades programadas resulta fundamental concretar el
nmero de plazas disponibles. Se trata de un dato bsico para poder realizar
importantes gestiones organizativas eleccin del espacio, documentacin,
desplazamientos en transporte colectivo, estimacin del presupuesto de gastos,
etc.
Indicaciones:
Sea cual sea el formato elegido, siempre habr que plasmar una estimacin
aproximada, que a su vez podr estar condicionada, por la capacidad del espacio o local
propuesto.

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 En ocasiones es recomendable optar por un grupo reducido para facilitar la consecucin

de los objetivos, en otros casos se asumir, consecuentemente, el carcter minoritario de
determinadas propuestas.

9.7. Requisitos para participar:

Nos encontraremos con estos supuestos:
a)

Inscripcin previa:

Determinados formatos -cursos, jornadas, congresos, itinerarios,...- requieren la

formalizacin de una inscripcin cuyos requisitos estn adoptados y
estandarizados por este organismo. Esta informacin le ser facilitada al
coordinador para su conocimiento.
Indicaciones
En estos casos ser suficiente aadir en este apartado, la leyenda: Se establecern los
criterios de inscripcin establecidos por el IEA.

b)

Acceso libre.

En actividades, como exposiciones, conciertos, presentacin de publicaciones,

conferencias abiertas, etc. no se requiere inscripcin. Obviamente esta
modalidad no conllevar entrega de documentacin, acreditacin de asistencia,
etc.
Indicaciones:
En estos supuestos se plasmar, salvo excepciones muy puntuales (por ejemplo acceso
condicionado a la presentacin de invitacin,...) la frase: Entrada libre.

c)

Sesiones cerradas o semipblicas

En determinados formatos, como: Reuniones de expertos para analizar un tema;

cursos de formacin muy especficos y dirigido a grupos reducidos; encuentros
de gestores para intercambio de experiencias; etc. ser aconsejable valorar y
meditar la opcin de requerir una cuota de inscripcin.
Indicaciones:
En estos casos puede ser recomendable no establecer el requisito de abono de una cuota
ya que la actividad se dirige y circunscribe a unos destinatarios muy concretos y,
normalmente, es la entidad organizadora la que se dirige a ellos de manera
personalizada solicitndoles su colaboracin y participacin.

9.8. Horas lectivas y certificado de asistencia:

Se determinar slo para las actividades que, adems de requerir inscripcin
previa, conllevan control presencial. Cumplir el grado de asistencia establecido es
requisito imprescindible para poder emitir un certificado de asistencia en

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seminarios, cursos, congresos,... En estos casos se detallar el numero de horas

lectivas que sern determinadas basndose en las horas lectivas del programa
establecido.
Indicaciones:
En ocasiones, y siempre dependiendo de las caractersticas de la actividad programada,
el IEA podr gestionar su organizacin conjunta con otras instituciones de carcter
acadmico -UNED, Universidad de Almera,... - o con servicios formativos -Centro del
Profesorado de la Consejera de Educacin de la Junta de Andaluca,...- o la propia
Unidad de Formacin de la Diputacin de Almera. En estos supuestos sern estas
entidades las que establezcan las condiciones y requisitos para la certificacin.
En otras actividades en las que, aunque no conlleven certificacin de asistencia, pueda
existir interpretaciones errneas por parte de algunos usuarios, ser conveniente
incorporar en el programa: Esta actividad no conlleva certificado de asistencia.

9.9. Recopilacin de trabajos/edicin de actas:

Se indicar si la actividad propuesta es susceptible, o incluso tiene como una de
sus finalidades prioritarias, la recopilacin de las conferencias o ponencias marco
encargadas expresamente a especialistas reconocidos y/o las comunicaciones
presentadas por investigadores, expertos o estudiosos del tema o temas que se
determinen.
Indicaciones:
En fundamental determinar, expresamente, que la temtica y mbito requerido en los
trabajos estn relacionados con la Provincia de Almera.
Ser imprescindible que los textos se entreguen conforme a unos requisitos
determinados: extensin; datos bsicos solicitados (identificacin del autor, resumen,...)
plazos de entrega; textos, formatos y soportes grficos, adaptados a lo establecido en la
normativa de presentacin de originales del IEA (se puede consultar en la pag. web del
IEA www. iealmerienses.es), etc.
Se debern detallar los criterios de seleccin, la denominacin y composicin del
rgano responsable que determinar la seleccin de los trabajos o comunicaciones
presentadas, plazos para llevar a cabo las modificaciones requeridas a los autores para
su aceptacin definitiva, etc.
La presentacin de los trabajos conllevar la autorizacin para su difusin pblica.
El IEA gestionar el formato de divulgacin de los trabajos presentados. Dependiendo
de sus caractersticas (temtica, contenido divulgativo o cientfico, extensin,
destinatarios principales,...) y viabilidad econmica (estudio de costos, posibilidad de
coedicin con otras entidades, etc.) este organismo analizar las distintas opciones y
posibilidades (edicin impresa o edicin digital- para su incorporacin directa en la
pgina web del IEA-.)
El IEA tiene estandarizado este proceso -como criterio organizativo y editorial- el cual,
salvo excepciones muy puntuales y debidamente justificadas, no podr modificarse.

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 Se recomienda consultar en Gestin Editorial el apartado 3.4. Funciones de los

Coordinadores de Ediciones Promovidas por el IEA.

9.10. Elaboracin del programa:

La concrecin y gestin de todos los aspectos organizativos mencionados, nos
determinar el programa completo y, perfectamente detallado, de la actividad.
Indicaciones:
En determinadas tipologas de actividades (congresos, cursos, itinerarios,...) se
incorporar la leyenda: El programa podr modificarse por razones organizativas.
Una vez revisado los textos por parte del coordinador y los tcnicos del IEA, pasar a la
fase de diseo y maquetacin previa a la impresin. Siempre que los plazos lo permitan,
el coordinador dar la conformidad final del texto y la composicin del soporte de difusin
antes de su impresin.

10. Recursos
10.1.- Humanos
Adems del personal tcnico del IEA y del propio coordinador, se detallar, si
fuera necesario, la implicacin de personal tcnico de Diputacin (servicio de
recursos audiovisuales, protocolo,...) o de empresas de servicios, por ejemplo:

Azafatas: En actividades que requieran control presencial para emisin de

certificados, cobertura en el interior de la sala, atencin al pblico en
exposiciones o en stands, etc.

Personal especializado: para montajes especficos que requieran tareas

como carga y descarga de materiales, montaje de exposiciones, preparacin de
infraestructura escenarios o tarimas para conciertos, representaciones
teatrales, etc.- tcnicos para iluminacin y sonido,
10.2. Materiales
Se detallar los materiales, infraestructuras, equipamientos, etc que se prevean
necesarios para el desarrollo de la actividad propuesta, como:

Equipamiento audiovisual -proyector diapositivas, de transparencias,

ordenador porttil, can de proyeccin, pantalla de proyeccin...

Vehculo/s.

Infraestructura para exposiciones vitrinas, paneles, marcos, peanas,...-

Equipamiento para presentaciones diversas o actuacionesescenarios,

tarimas, equipos de iluminacin y sonido, etc.-

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11. Presupuesto
11.1. Sistema de trabajo para la cuantificacin de proyectos
Para facilitar el calculo de los costos que conlleva una actividad organizada desde
el IEA, se aporta un cuadro resumen con los conceptos presupuestarios ms
habituales en la gestin de una actividad. Adems, los servicios tcnicos de este
organismo disponen de la cuantificacin de los citados conceptos en un
documento que se actualiza anualmente y que se facilita al coordinador o
coordinadora.
Con este mtodo, y siempre que el proyecto este correctamente realizado, esta
fase de la elaboracin del proyecto se simplifica significativamente. Otra ventaja
aadida es que se puede disponer de una aproximacin bastante fiel del costo de
la propuesta y, por lo tanto, se pueden realizar los ajustes necesarios para
adecuarla a los recursos disponibles.
El presupuesto deber atender a una serie de indicaciones que se citan en el
siguiente apartado.
11.2. Pautas y criterios.
Gratificacin coordinador
Destinado a sufragar gastos originados en el desempeo de sus tareas. Se
calcula sobre diversos criterios y tramos establecidos.
Personal docente / invitados
Abono honorarios: El IEA determina la gratificacin econmica
exclusivamente a ponentes o conferenciantes, mediante una cantidad
establecida. Las colaboraciones en mesas redondas (salvo que se requiera su
intervencin por escrito para la edicin de actas), guas de itinerarios,
participantes en charlas coloquio, etc. no conllevarn gratificacin econmica por
lo que no podrn reflejarse en el presupuesto. En este sentido este organismo
otorga un reconocimiento o tratamiento protocolario a las citadas colaboraciones
(regalo institucional, invitacin almuerzo o cena,...) Tambin asumira los gastos
relativos al desplazamiento o alojamiento de los invitados desplazados.
Alojamiento: Con carcter general, se pernoctar una sola noche en los
establecimientos que tiene concertados el IEA, salvo que la combinacin del
transporte, hora tarda de finalizacin, participacin durante ms de un da en el
programa de la actividad o cualquier otra contingencia justificada, requiera
ampliar la estancia. As mismo este organismo no asumir los gastos originados
por los acompaantes de los conferenciantes o invitados, salvo causas muy
justificadas edad avanzada, estado de salud,...Desplazamientos: Para su clculo deberemos conocer su origen y el medio
o medios de transporte que utilizarn.

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Si el trasporte se realiza por avin o ferrocarril, el IEA se encargar de

gestionarlo a travs de una agencia de viajes concertada.
En los casos de desplazamiento con vehculo propio, este organismo abonar el
gasto mediante transferencia bancaria. La cantidad ser determinada por el
nmero de km. (ida y vuelta) entre el origen del asistente y el lugar donde se
celebre la actividad, multiplicado por el importe que por Km. tenga establecida la
Diputacin para los gastos de locomocin. La consulta de la distancia se puede
realizar fcilmente a travs de pginas especializadas en Internet que ofrecen
este servicio, por ejemplo: www.guiacampsa.com www.viamichelin.com
Manutencin: Se establece una cantidad media por conferenciante y da en
establecimientos acordados por el IEA. El da de la intervencin se incluir al
coordinador como parte de sus tareas protocolarias y a los participantes en
mesas redondas, debates, etc. incluidos en el programa de la actividad.
11.3. Realizacin de la estimacin presupuestaria. (Ver tabla de la
pgina siguiente).

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CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS MS HABITUALES. CRITERIOS DE GESTIN

CONCEPTOS

RESUMEN CRITERIOS ORGANIZATIVOS

Gratificacin
coordinador/es

Se cuantificar conjuntamente con los servicios tcnicos de este

organismo mediante criterios determinados.

Honorarios
Conferenciantes

Hay una cantidad establecida.

Desplazamiento
Conferenciantes/
Invitados

Para su clculo deberemos conocer su origen y el medio o medios de

transporte que utilizarn. Avin /tren (a travs de agencia de viajes
concertada por el IEA). Vehculo propio (abono Kilometraje) .

Alojamiento
Conferenciantes
Invitados

Se deber conocer la fecha de entrada y salida. Una noche, salvo

necesidades del programa o contingencias. Hotel concertado.

Manutencin
(Conferenciantes
Invitados, itinerarios,

Se establece una cantidad media por persona y da en establecimientos

concertados.

Personal de apoyo
Las tarifas se calculan sobre la base del tiempo por el se requieren sus
Azafatas, Montadores,
servicios: jornada completa, _ jornada, horas sueltas
Personal tcnico-sonido,
iluminacin, etc-

Material difusin

Folleto desplegable Para actividades de varios das con programa

detallado y que requieren inscripcin- (cursos, jornadas congresos)
Dpticos/Trpticos -folleto- Formatos organizativos de un solo da con
inscripcin (itinerarios,...) o de varios das (ciclos de conferencias,...)
que no requieren inscripcin
Tarjetas de invitacin: Soporte para diseos de un solo da sin
inscripcin (conferencias, presentaciones de libros, coloquios, mesas
redondas,...)
Cartel en soporte rgido. Se utiliza como sealizacin y ambientacin
del lugar de celebracin. Se presupuestar en todas las actividades,
salvo itinerarios.
Carteles: Recomendado para actividades que requieren amplia
difusin (exposiciones,...)

Vehculo/s

Contratacin de un servicio de autobs (itinerarios, facilitar el

desplazamiento para actividades en la provincia,...).

Reprografa

Reproduccin y encuadernacin de documentacin en actividades

formativas.

Varios e imprevistos

Destinado a cubrir incrementos o gastos de difcil previsin. En ningn

caso, la cantidad reflejada superar el 10% del costo total estimado.
Entre un 5 y un 8% ser lo indicado.

Otros conceptos

En determinados casos, ser necesario recoger gastos, como: Alquiler

de equipamientos (equipos de proyeccin, ordenadores porttiles,...)
Adquisicin de infraestructura (vitrinas, expositores, tarimas,
escenarios,..) Alquiler Local/es, etc. Transporte para itinerancia de
exposiciones,...) etc. Se cuantificar por los tcnicos del IEA.

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11.4 Gestin administrativa

Para la elaboracin del presupuesto se deber tener en consideracin los
siguientes aspectos:
Conformidad del presupuesto:
El coordinador deber suscribir con su firma el presupuesto que formar parte
del proyecto de la actividad.
Aportaciones o distribucin de gastos con entidades patrocinadoras, o
colaboradoras:
En estos supuestos:
Las citadas aportaciones se concretarn previamente por escrito y deber
detallarse los conceptos que se asumen
(abono de honorarios de
conferenciantes, gastos de imprenta,...) y los importes mximos que se han
acordadoSer necesario realizar, por un lado, el presupuesto global de la actividad
y, seguidamente, reflejar otro en el que quede desglosado, por separado, la
aportacin del IEA y el de la entidad o entidades que patrocinan o colaboran
econmicamente (aspecto vinculado al apartado 4 y 5 del presente guin.)
Las aportaciones comprometidas de las entidades colaboradoras no se
incluirn en la propuesta de gasto que deber aprobar el rgano de gobierno del
IEA.
Tramitacin de pagos:
Los gastos originados (honorarios conferenciantes, imprenta,
alojamiento,...) se tramitan para su abono, a la presentacin de la
correspondiente factura o recibo, una vez realizado el servicio o prestacin y
mediante transferencia bancaria. Es requisito imprescindible que los
conferenciantes o proveedores estn dados de alta en el programa de
contabilidad de la Diputacin a travs de la denominada Gestin de terceros
que se realiza con la cumplimentacin de una serie de impresos -datos generales
y datos bancarios (los servicios tcnicos del IEA facilitarn estos modelos y su
tramitacin)
La intervencin de la Diputacin permite, en casos muy concretos, que algunos
conceptos del presupuesto se libren con carcter de a justificar de manera
previa al desarrollo de la actividad. Esta posibilidad permite hacer frente a pagos
que requieren abonarse en el acto -por ejemplo, el desayuno o almuerzo en
itinerarios, servicio de taxis,... - En estos supuestos, es imprescindible reflejar al
final de la estimacin presupuestaria la propuesta de los conceptos que
requeriran este sistema de pago con el fin de realizar los tramites necesarios.

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Los citados importes se justifican mediante facturas y recibos debidamente

conformados y en los plazos previstos.
Adecuacin de los gastos al presupuesto establecido:
El coordinador/a, con la colaboracin de los servicios tcnicos del IEA, velar
para que la actividad se ajuste a los recursos econmicos fijados.
12.- Evaluacin.
Finalizada la actividad, la persona que lleve a cabo la coordinacin deber
realizar un informe de evaluacin a fin de estimar el grado de consecucin de los
objetivos del proyecto y destacar los aspectos e incidencias que estime
oportunos.
Para ayudar al coordinador a realizar este importante proceso, se facilitarn
modelos estandarizados.
Informacin bsica e indicaciones
Finalidad de la evaluacin:
Errneamente se tiende a simplificar el proceso de evaluacin cuantificando nicamente
los ndices de participacin o asistencia, as como si ha sido recogido de manera ms o
menos amplia por algn medio de comunicacin. En realidad se trata de establecer
sistemas o procedimientos que nos permitan medir los resultados y comprobar el grado
de cumplimiento de los objetivos, para facilitar la toma de decisiones -continuidad del
programa, mejorar procedimientos, modificar estrategias, asignar recursos, etc.- y
aplicar los resultados a la mejora del propio proceso. Tambin nos servir para medir en
qu grado se han producido hechos o consecuencias imprevistas, as como para
establecer la base de posibles reajustes en las distintas fases de la planificacin.
Nivel de consecucin del proyecto:
Se puede estimar a travs de la medicin de los siguientes criterios:
- Grado de idoneidad: Capacidad que tiene el programa para abordar la finalidad por la
que se lleva a cabo y los objetivos establecidos. Si es adecuada la accin y el momento
en el que se propone.
- Grado de eficacia: Entre los objetivos y los resultados esperados se sitan las
actividades programadas y las tareas de diversa ndole necesarias para llevarlas a cabo.
Se trata por tanto de analizar si tienen capacidad para alcanzar los objetivos y metas
prefijadas.
- Grado de eficiencia: Capacidad que tiene el proyecto para alcanzar los objetivos
previstos con el menor costo en recursos humanos, materiales y econmicos.
Para que cumpla sus cometidos la evaluacin debe ser:
- Fiable: Basada en datos recogidos y analizados de forma rigurosa.

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- Viable: Que sea posible realizarla y que los resultados sirvan para mejorar el programa
que se lleva a cabo u otros futuros.
- Vlida: Los instrumentos que utilicemos deben medir lo que deseamos.
Indicadores para la evaluacin:
-

El anlisis de un observador externo o interno.

Entrevistas con un guin establecido.

Elaboracin de encuestas o cuestionarios.

Examen de documentos: proyecto, programaciones, mtodo de trabajo, recortes

de prensa,...
-

Realizacin de informes.

Puestas en comn de los promotores y participantes.

Incorporacin del informe de evaluacin a la memoria de la actividad:

La evaluacin ante todo debe ser til y prctica. Resulta muy importante realizarla
cuando los acontecimientos, reflexiones, datos y valoraciones estn recientes y se
plasmar como uno de los aspectos fundamentales de la memoria final, facilitando la
realizacin de nuevos proyectos.

4. MEMORIA FINAL
Un aspecto tan recomendable como imprescindible, es la elaboracin de una
memoria final de la actividad realizada. El citado documento tendr un mayor
valor si, pasado algn tiempo, se lleva a cabo un nuevo proyecto similar o de
parecidas caractersticas al realizado, adems, otros coordinadores y los propios
servicios tcnicos del IEA, dispondrn de un soporte de gran inters para
consolidar procesos o estrategias que han dado buen resultado o modificar y
corregir aspectos deficitarios o claramente mejorables.
Indicaciones:
Es conveniente que el documento sea lo ms completo posible, por lo que deber
recoger:
El proyecto final
Informe de evaluacin
Anexos: Dossier de prensa, seleccin de fotografas, material de difusin realizado
(trptico, tarjetas de invitacin,....-) muestra con la documentacin entregada a los
inscritos, modelos de escritos cursado...

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