GERENCIA DE PROYECTOS

CLASE 1
Ing. JESSICA CALDERN TVARA

PROYECTOS Y OPERACIONES

Las organizaciones ejecutan trabajos

El trabajo involucra tanto Operaciones como Proyectos

PROYECTOS Y OPERACIONES
(ELEMENTOS COMUNES)

Realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados

PROYECTOS Y OPERACIONES
(DIFERENCIAS)
Proyecto
Un medio para ejecutar un
Plan estratgico

Operaciones
Son continuas
Son repetitivas

Temporal y nico

Responden a nuevos
requerimientos del
negocio

Constituyen el core del

negocio
Ejemplos:
La operacin de un Banco
Las ventas de una tienda de
almacenes
El servicio que brindan las
empresas de
telecomunicaciones

PROYECTO
PRODUCTO

t
Necesidad

PROYECTO

Trabajo o esfuerzo transitorio y nico

que se hace para crear un producto
o servicio.
Tiene objetivos y plazos definidos.
Condicionado por recursos.

PRODUCTO
PRODUCTO

t
Necesidad

PROYECTO

PRODUCTO
Bien o servicio que
satisface determinada
necesidad o
requerimiento

OPERACIONES
PRODUCTO

PRODUCTO
IDEA

PROYECTO

OPERACIONES

Trabajo que implica

actividades permanentes y
repetitivas

QU ES UN PROYECTO?
Es un esfuerzo temporal realizado para crear un nico
producto o servicio (PMI)
Temporal
Tiene un inicio y un fin definido
Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando se
cancela el proyecto
El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina el
proyecto.
nico
El producto o servicio es siempre diferente
Las caractersticas del producto son progresivamente
elaboradas
Cada proyecto, por similar que sean las actividades y los
alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian
y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.

CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO
Conjunto de actividades y tareas:

Con un objetivo especfico a cumplir dentro de ciertas especificaciones

Con inicio y final claramente definidos
Con fondos limitados
Con uso de recursos
Ejecutadas para crear un resultado duradero

Puede durar semanas o aos

Implica elaboracin progresiva (iteraciones)

EJEMPLOS DE PROYECTO
Disear un nuevo sistema de informacin

Construir un centro de cmputo

Implementar un nuevo procedimiento o proceso
de negocio
Efectuar un cambio en la estructura de una
empresa
Adquirir un nuevo sistema de informacin
Ejecutar una campaa para un partido poltico
Disear un nuevo avin comercial

QU ES LA GESTIN DE UN
PROYECTO?
Gestin = Administracin = Gerencia

GESTIN (GERENCIA) DE PROYECTOS

Profesin emergente
(PMP Project Mangement Profesional)
PMI (Project Management Institute)
PMBOK (Project Management Body of
Knowledge)

PMBOK
(PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE)
Describe la totalidad de conocimientos de la profesin de
Gerente de Proyectos
Es la bolsa imaginaria que contiene dichos
conocimientos
Incluye conocimientos:
Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas
Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado
Publicados y no publicados

Gua al PMBOK (del PMI)

Subconjunto del PMBOK
Generalmente aceptado
Terminologa comn a la profesin

PMBOK
(Project Management Body of Knowledge)
Identifica y describe
La parte del cuerpo
de conocimientos de
la gestin de
proyectos sobre la
cual existe un amplio
consenso respecto a
su valor y utilidad
El equipo de
Direccin de
Proyectos debe
asumirlo para cada
proyecto en
particular.

QU ES LA GESTIN DE UN PROYECTO?
La aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requerimientos de
los stakeholders (PMI)

Implica necesariamente:
Identificar a los interesados (Stakeholders)
Determinar sus necesidades y expectativas
Determinar sus requerimientos
Dirigir y encaminar dichas expectativas
Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y
Calidad

RELACIN CON OTRAS DISCIPLINAS

Conocimientos y
prcticas
generalmente
aceptados para la
Gestin de
Proyectos

Conocimientos y
prcticas de
Administracin
General

Conocimientos y
prcticas del
rea de
Aplicacin

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Es el conjunto de FASES en las que se divide el
proyecto
El proyecto se divide en FASES para mejorar su control
y proporcionar vnculos con las operaciones continuas
de la organizacin ejecutante
Caractersticas de las Fases:
Entregables: Resultados de trabajos tangible y
verificable.
Revisiones:
Evaluacin
de
entregables
y
performance del proyecto.
Criterios de xito de salida: Mediciones usadas para
ver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

OTRO EJEMPLO DE CICLO DE VIDA

FASES DE UN PROYECTO
Concepto y
propuesta

Fases: las
diferentes
partes en que
se divide un
proyecto

Diseo

Implementacin

Verificacin
Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Permiten mejorar el planeamiento, ejecucin y control

ENTREGABLES DEL PROYECTO

Concepto y
propuesta

Requerimientos
Prototipo

Diseo

Sw
producido

Resultado
de pruebas

Implementacin
Relacionado con
objetivos de la fase

Un entregable
es el resultado
tangible y
verificable del
trabajo

Verificacin

Sw
empaquetado

Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Los entregables estn relacionados con el objetivo de la Fase

REVISIONES DE FASE
Concepto y
propuesta

Salidas de fase
(puntos de muerte)
Diseo

Implementacin
Verificacin
Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Cada fase del proyecto viene determinada por la consecucin de entregables

CARACTERSTICAS DEL CICLO DE

VIDA DEL PROYECTO
Define el comienzo y el fin del proyecto
Los entregables usualmente deben ser aprobados
antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.
Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes
de la aprobacin de todos los entregables de la
fase previa (fast tracking)
Define el trabajo tcnico y los involucrados en
cada fase.

CARACTERSTICAS DEL CICLO

DE VIDA DEL PROYECTO
El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, crece
al avanzar el proyecto y cae rpidamente cuando el
proyecto se acerca a su trmino.

La probabilidad de xito del proyecto es bajo al

comienzo y crece al avanzar el proyecto.
El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y
decrecen al avanzar el proyecto.
Los costos y riesgos de cambios y correcciones
generalmente crecen cuando el proyecto avanza

GESTIN DE INTERESADOS
(STAKEHOLDERS)
Individuos u organizaciones que estn
activamente involucrados en el proyecto o
cuyos intereses pueden ser afectados
positivamente o negativamente como resultado
de la ejecucin o conclusin del proyecto.
Principales Stakeholders:
Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto.
Cliente: Usa el producto o servicio.
Organizacin ejecutante: Empresa que realiza
el trabajo del proyecto.
Sponsor: Provee recursos financieros

INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
El Gerente de Proyecto
debe:
Identificar a los Stakeholders
Determinar sus necesidades y
expectativas
Dirigir y encaminar dichas
expectativas

INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
Sistemas de organizacin empresarial
Basadas en Proyectos

Sus mayores ingresos son derivados de la

ejecucin de proyectos a terceros
Empresas de desarrollo de software a la
medida
Contratistas de construccin
Empresas de arquitectos
No basadas en Proyectos
Organizadas por departamentos funcionales independientes

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Funcional Jerarqua donde cada empleado
tiene un supervisor claramente definido.
Proyectizada La mayora de los recursos de la
organizacin estn involucrados en proyectos y
los Gerentes de Proyecto cuentan con gran
autoridad
Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores

ORGANIZACIN FUNCIONAL

ORGANIZACIN PROYECTIZADA

ORGANIZACIN MATRICIAL BALANCEADA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Descripcin

Quin esta a
cargo?

Ventajas

Desventajas

Funcional

Organizacin donde
los miembros del
equipo trabajan para
un departamento y
pueden ser prestados
a un proyecto de vez
en cuando

Gerente
Funcional

Mayor habilidad
funcional
Ms alto grado de
especializacin
Lneas de carrera
mejor definidas

El Gerente de
proyecto no tiene
gran poder
Los proyectos
tienen baja
prioridad
(burocracia)
Los recursos
frecuentemente
no son otorgados

Proyectizada

La organizacin esta
estructurada de
acuerdo a proyectos y
no a departamentos

Gerente de
Proyecto

El gerente de
proyecto tiene gran
autoridad
La comunicacin en
el proyecto es fluida
(un slo equipo)
Lealtad al proyecto
es fuerte

No home para
los miembros del
equipo
Crecimiento y
desarrollo puede
ser ms difcil.

Mixta o
Matricial

Organizacin hbrida
donde los individuos
reportan a un Gerente
de Proyecto y a un
Gerente Funcional

Poder
balanceado
entre ambos
gerentes

Puede tener lo mejor

de ambos

Duplicacin de
esfuerzo en
algunas tareas
Mayor conflicto
Menos lealtad

ESTRUCTURAS MATRICIALES
Matriz
Dbil

Matriz
Balanceada

Matriz
Fuerte

Estructura
organizacional

Generalmente
organizacin
Funcional

Organizacin Mixta

Generalmente una
organizacin
Proyectizada

El Gerente de
Proyecto reporta a:

Gerente Funcional

Gerente Funcional, pero

comparten autoridad y
poder

Gerente de los Gerentes

de Proyecto (Project
Officer)

Poder y autoridad del

Gerente de Proyecto

Limitada

Baja a Moderada

Moderada a alta

Enfoque del Gerente

de Proyecto

Responsable del
proyecto y de sus
responsabilidades
funcionales

Responsable del
proyecto,
responsabilidad que
comparte con el Gerente
Funcional

Responsable del
proyecto

Tiempo asignado al
proyecto del Gerente
de Proyecto

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Cargo del Gerente de

Proyecto

Coordinador de
Proyecto
Lder de Proyecto

Gerente/Jefe de
Proyecto

Gerente/Jefe de Proyecto

PREGUNTAS
1. Qu sistema de organizacin empresarial
utiliza la institucin a la que pertenece?

2. Cul es el tipo de estructura

organizacional utilizado?
3. La institucin le solicita a usted su apoyo
para cambiar el sistema organizacional.
Proponga una alternativa de estructura
organizacional, sustentando su respuesta.

GRACIAS