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Esta disciplina visa apresentar o cenrio financeiro de uma instituio e maneiras de como um
auxiliar administrativo pode contribuir na organizao e planejamento do departamento
financeiro, apresentando alguns exemplos de ocorrncias dirias, bem como estratgias e
conhecimentos tcnicos para serem aplicados na prtica.
Introduo
A Gesto Financeira de uma organizao seja ela qual for est diretamente interligada com as
demais reas da empresa e mostra a importncia para a gesto de recursos de cada parte,
para a melhoria do resultado total. A preocupao com finanas se deve ao fato que a todo o
momento novas decises so tomadas, e seria no mnimo uma irresponsabilidade gerencial
tomar decises sem mensurar os efeitos financeiros.
Estaremos conhecendo as rotinas utilizadas pela empresa dentro da rea Financeira para
controle de suas finanas: Controle de Contas a Receber, Controle de Contas a Pagar e Fluxo
de Caixa.
CONTAS A PAGAR
O que Contas a Pagar?
Certamente j ouvimos alguns conceitos erroneos sobre este setor vital de uma organizao,
tais como:
No se discute.
Paga-se, pois o gasto j foi realizado.
O setor de Contas a Pagar o ltimo vago do trem de compras. No h o que contestar.
No vencimento, caso a empresa no possua caixa suficiente, deve-se fazer um emprstimo
para pagar o valor vencido.
Preparar, para a Tesouraria, posio diria e semanal dos compromissos a liquidar, para
efeito do fluxo de caixa operacional;
Efetivao do pagamento;
Organograma
Exemplo 2
Tipos de documentos
Autorizao de pagamento
Documento emitido pelos departamentos da organizao com a funo de validar o
pagamento a ser efetuado (documento essencial e indispensvel ao contas a pagar).
Ainda na autorizao de pagamento no podemos deixar de comentar sobre os limites de
aladas.
Mtodo esse muito utilizado pelas empresas a fim de agilizar os procedimentos internos,
porm este deve ser verificado com frequncia pelo contas a pagar.
Recibo de Pagamento de Autnomo (RPA)
Tpico esse muito importante ao setor de contas a pagar, pois muito comum o
pagamento dos profissionais atravs desse meio.
Porm o setor de contas a pagar dever ser muito mais criterioso na verificao desse
dos documentos emitidos nesta condio e observar algumas condies:
a) descontos de impostos e contribuies;
b) manuteno e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a
legislao previdenciria;
c) documentao pessoal do autnomo:
c.1) carteira de identidade;
c.2) registro no rgo profissional ou de classe ( no caso de profisses regulamentadas CRA,
CREA, CRC etc).
c.3) inscrio na prefeitura;
c.4) inscrio no INSS;
c.5) cadastro de pessoa fsica CPF;
Nota de dbito
Para os seguintes eventos devem ser emitidas notas de dbito:
1 - adiantamento a fornecedores;
2 - devoluo de mercadorias (neste caso, uma via pode servir de nota de dbito);
3 - diferenas de quantidade, de preo unitrio, preo total, mercadoria faltante que impliquem
um valor a ser descontado da cobrana do credor;
4- fornecimento de refeies, alojamento, energia eltrica etc a empresa contratada.
Adiantamento a fornecedores
Somente dever autorizar o adiantamento aps receber da rea de compras ou da
administrao de contratos, vias do pedido ou do contrato, em que conste, expressamente,
como est contratada e a condio de pagamento.
Compras vista
Geralmente so materiais adquiridos para uso especifico, com freqncia espordica, de baixo
valor e no destinada a reposio dos estoques. Normalmente para estes casos, a rea de
compras dispe de um fundo fixo, que mantm os recursos necessrios para as aquisies a
vista.
Obs.: na nota fiscal de compra dever constar um carimbo com a observao de COMPRA A
VISTA, em seguida toda documentao (nota fiscal e recibo), dever ser encaminhada ao
contas a pagar.
Compras em emergncia
As rotinas para compras em emergncia:
1. Emisso imediata do pedido de compra,
2. Prioridade do processamento nas reas de contas a pagar e tesouraria,
3. Nveis de aprovaes especiais quanto ao valor e ao tipo de material, bem ou servio a
ser comprado;
4. Justificativa para se efetuar a compra em emergncia.
ter conhecimento, por meio de um aviso de cartrio, que o ttulo ser protestado se no
for pago at determinada data.
Providncias:Ttulos j Protestados
Procurar quit-lo e obter carta de anuncia do fornecedor, alm de certido negativa do
cartrio de protesto;
Se o protesto for indevido, por erro do banco ou do fornecedor, obter carta de anuncia
deste, e certido negativa do cartrio de protesto.
CHEQUE
Um cheque uma ordem de pagamento vista expedida contra um banco sobre fundos
depositados na conta do emitente, para pagamento ao beneficirio do cheque. Pode ser
recebido diretamente na agncia em que o emitente mantm conta ou depositado em outra
agncia, para ser compensado e creditado na conta do correntista. Ao emiti-lo, lembre-se que
ele poder ser descontado imediatamente.
Formas de emisso de Cheque:
Cheque Ao portador
O cheque s pode ser emitido ao portador (sem a indicao do beneficirio) at o valor de R$
100,00.
Cheque Nominal
A partir de R$ 100,00, o emitente obrigado a indicar o nome do beneficirio (pessoa ou
empresa a quem est efetuando o pagamento). O cheque nominal s poder ser pago pelo
banco mediante identificao do beneficirio ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque
(endosso), ou ainda atravs do sistema de compensao, caso seja depositado.
Cheque Cruzado
Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocao de dois
traos paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, s ser pago
atravs de depsito em conta corrente.
Cheque Especial
Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de crdito, para saque
quando no dispuser de fundos. O cheque especial concedido ao cliente mediante contrato
firmado previamente.
Cheque pr-datado
Pela lei, um cheque pagvel quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido
com data posterior. Assim, se um cheque pr-datado for apresentado para pagamento antes do
dia previsto, o banco ter de pag-lo ou devolv-lo por falta de fundos. Caso isso ocorra, o
correntista poder ser prejudicado.
Cheque pr-datado s deve ser dado quando houver certeza de que o credor ir deposit-lo nas
datas combinadas. Lembre-se de controlar esses cheques em seu oramento, anotando os
valores e respectivas datas.
ALQUOTAS DE RETENO
PIS / PASEP.................................0,65%
COFINS........................................3,00%
CSLL.............................................1,00%
TOTAL..........................................4,65%
RECOLHIMENTO
Os valores retidos devero ser recolhidos ao Tesouro Nacional, de forma centralizada, pelo
estabelecimento matriz da pessoa jurdica que efetuar a reteno.
O recolhimento das importncias retidas dever ser efetuado at o ltimo dia til do segundo
decndio do ms subsequente quele ms em que tiver ocorrido o pagamento pessoa
jurdica prestadora do servio.
RETENES - INSS
A empresa contratante de servios prestados mediante cesso de mo-de-obra ou
empreitada, inclusive em regime de trabalho temporrio, dever reter 11% do valor bruto da nota
fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios e recolher Previdncia Social a
importncia retida.
SERVIOS SUJEITOS RETENO - CESSO DE MO DE OBRA OU EMPREITADA
Estaro sujeitos reteno, se contratados mediante cesso de mo-de-obra ou
empreitada, os servios de:
I - limpeza, conservao ou zeladoria, que se constituam em varrio, lavagem, enceramento ou
em outros servios destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservao de praias, jardins,
rodovias, monumentos, edificaes, instalaes, dependncias, logradouros, vias pblicas,
ptios ou de reas de uso comum;
II - vigilncia ou segurana, que tenham por finalidade a garantia da integridade fsica de
pessoas ou a preservao de bens patrimoniais;
III - construo civil, que envolvam a construo, a demolio, a reforma ou o acrscimo de
edificaes ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras
complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparao de jardins ou passeios,
a colocao de grades ou de instrumentos de recreao, de urbanizao ou de sinalizao de
rodovias ou de vias pblicas;
CONTAS A RECEBER
Para uma eficiente gesto financeira na empresa necessrio implantar alguns controles
gerenciais, que forneam sistema gerador de informaes que possibilite a efetivao do
planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
O primeiro contato com o cliente pode ocorrer por iniciativa do cliente, quando ele necessita de
um produto ou servio ou por iniciativa da empresa, quando esta divulga seus produtos.
Dados da empresa;
Razo Social, Nome Fantasia, CNPJ, Inscrio Estadual ou Municipal, Endereo de
Entrega e Endereo de Faturamento, Responsvel pela Compra;
Quanto ao Produto;
Especificao dos produtos, preo, quantidade, Condies de pagamento ( vista ou a
prazo), Prazo de Entrega.
Concorrncia: necessrio que o credor conhea a concorrncia do seu cliente, para que o
mesmo disponha o produto ou servio que o cliente realmente necessita para permanecer na
disputa.
Custos: O cliente deve ter uma boa administrao e controle dos custos.
Caixa: Deve observar a capacidade que o cliente tem de gerar caixa, suportando todos os
gastos.
Nota promissria
um ttulo de crdito que representa uma promessa de pagamento. Trata-se de uma garantia
para o credor, que pode ser protestado em cartrio caso falte o pagamento.
Contrato
um acordo de vontades entre duas partes com o fim de adquirir, extinguir e modificar direitos.
Para que um contrato seja vlido preciso que o mesmo seja assinado por duas testemunhas.
Depois que feito, s poder ser desfeito antes do prazo mediante outro acordo de vontades
chamado de distrato.
Carn de pagamentos
mais usado quando se trata de pessoa fsica, como os carns de lojas. Mas pode ser usado
tambm por empresas. Nesse caso, normalmente, haver outro ttulo de crdito assinado
previamente, para que em caso de inadimplncia possa ser executado ou protestado.
Boleto
outro documento comumente usado para o pagamento de compromissos.
No considerado um ttulo de crdito, portanto para que seja protestado deve existir outro ttulo
de crdito por trs ou um contrato que estabelece esta possibilidade.
Faturamento
Etapa onde sero emitidos os documentos que daro respaldo a venda que so:
Nota fiscal de venda ou de servios;
Segunda Ao:
Terceira Ao:
Quarta Ao:
O ttulo encaminhado para protesto ou acionado o Juizado Especial de pequenas causas.
Negociao
Deve-se questionar o motivo do atraso, ouvir suas alegaes e utilizar argumentos para a
quitao do dbito imediatamente.
Se o cliente no puder pagar de uma s vez, acerte uma nova data para pagamento ou
negocie um novo parcelamento da dvida.
Flexibilidade
A empresa deve ser flexvel na hora de cobrar, apresentando alternativas negociais que
visem facilitar a recuperao dos crditos, e no utilizar parmetros rgidos que podem
inviabilizar o recebimento.
Respeito ao Cliente
Os clientes podem estar na condio de inadimplentes pelas mais diversas razes, que
vo desde questes simples, como esquecimento, desorganizao ou descontrole
financeiro momentneo, at motivos mais srios, como desemprego ou doena na
famlia.
Por isso, o respeito pessoa deve ser observado na abordagem a ser feita aos clientes
em atraso.
Uniformidade
Notificao extrajudicial
A notificao extrajudicial o expediente que pode ser adotado pelo credor quando, por
advogado ou oficial de cartrio, comunica ao devedor que ele est inadimplente e que,
dentro de determinado prazo, deve regularizar seu dbito sob pena de encaminhamento
de cobrana judicial, com acrscimo dos encargos pertinentes, alm de honorrios
advocatcios.
Protesto
O protesto pblico de instrumentos de crdito, como duplicatas, cheques e notas
promissrias, que comprovam o compromisso assumido pelo devedor, feito em cartrio
prprio para esse fim.
.Essa medida pode ser tomada por pessoas fsicas ou jurdicas. um direito de todos os
cidados, o qual preserva a credibilidade e evita a impunidade e atitudes de m-f.
No caso de micro e pequenas empresas, uma boa alternativa acionar o Juizado
Especial de pequenas causas para tentar o recebimento dos dbitos a um custo menor.
FLUXO DE CAIXA
Fluxo de Caixa a demonstrao das entradas e sadas de caixa da empresa previstas para
perodos futuros.
Pode ser elaborado de duas formas:
Entradas e Sadas de Caixa Projetadas ou
Entradas e Sadas de Caixa Realizadas
O Fluxo de Caixa uma ferramenta de gesto operacional. Pode ser utilizado como ferramenta
de gesto estratgica.
Essa previso deve ser feita com base nos dados levantados nas projees econmicofinanceiras atuais da empresa, levando porm em considerao a memria de dados que
respaldar essa mesma previso.
Objetivo do Fluxo de Caixa
O principal objetivo dessa previso fornecer informaes para a tomada de decises, tais
como:
prognosticar as necessidades de captao de recursos bem como prever os perodos em
que haver sobras ou necessidades de recursos;
aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentveis para a empresa sem
comprometer a liquidez.
Para que serve o Fluxo de Caixa?
Avaliar o melhor momento para efetuar as reposies de estoque em funo dos prazos
de pagamento e da disponibilidade de caixa;
Avaliar o momento mais favorvel para realizar promoes de vendas visando melhorar o
caixa do negcios.
Amortizao de dvidas
No relatrio foi adotado como modelo o perodo semanal, apenas como demonstrao, sendo
usual e recomendado o perodo dirio.
Saldo Inicial: o valor constante no caixa no incio do perodo considerado para a elaborao do
Fluxo. composto pelo dinheiro na gaveta mais os saldos bancrios disponveis para saque.
recebimentos, tais como duplicatas, cheques pr-datados, faturas de carto de crdito etc.,
disponveis como dinheiro na respectiva data.
Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo
Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negcio no perodo
considerado e passa a ser o Saldo Inicial do prximo perodo.
CAPITAL DE GIRO