LOS 5 SECRETOS MEJOR GUARDADOS DE LA PLANIFICACIN

Te gustara planificar para conseguir exactamente lo que quieres? Te dar las 5 pautas todoterreno para
planificar y priorizar.
Te sacarn de cualquier apuro y tendrs un sistema con el que detectars tus prioridades personales y
profesionales. Sabrs siempre el mejor uso de tu tiempo. La gasolina para conseguir lo que te propones ser
la disciplina.
Por qu se ignora algo tan importante como planificar?
Parafraseando a Goethe; La mayora gestiona su tiempo como su dinero, solo se preocupan de l cuando ven
que se acaba. Muchos prefieren invertir en ocio antes que en planificacin. No son conscientes de que cuanto
ms planifiquen, ms tiempo tendrn para el ocio. Prefieren una siesta de 10 minutos a pensar durante 10
minutos. Otros estn tan sumidos en el da a da que nunca apartan un rato para meditar. Si supieran que cada
10 minutos que pasan planificando, suponen 100 minutos de ahorro de trabajo, cambiaran de estrategia.
Aprovecharan muchas gestiones para compaginarlas con. No cometeran el error de trabajar como mulas para
perder luego 2 das enteros en busca urgente de esa pieza clave para ensamblar un proyecto. Parndose a
pensar, hubieran previsto que requeran adicionalmente, consiguiendo lo faltante mientras hacan otra labor.
Son muchas las horas ganadas con una buena planificacin. Y no hace falta ser el gran estratega, 10 minutos
de reflexin hacen maravillas y catapultarn tu eficiencia.
No planificar, es planificar para fracasar. La mayora no planifica. Como mucho, hacen planes bastante
nebulosos de lo que harn la siguiente semana. Pero a un mes visto ni saben dnde estarn. Se lamentan de
falta de tiempo con disculpas variopintas: Tengo tanto que hacer que pararme a pensar es un lujo, Al final
del da estoy tan cansado que no me apetece pensar., Siempre surgen cosas nuevas, no puedo concentrarme
en lo que me importa. Siempre estn cansados y nunca son capaces de relajarse completamente y el estrs
les hace an ms improductivos. Dale la vuelta, intenta planificarlo todo. No perders ni un pice de
creatividad. Al contrario, ahorrars tu tiempo y el de otros. Podrs hacerlo siguiendo los 5 Pasos. Son
sencillos, solo necesitas disciplina para ponerlos en prctica. Con este mtodo te despedirs de muchos Se
me ha olvidado. Adis a dar la vuelta a medio camino para recoger lo que habas olvidado en casa.
Los 5 pasos
Nunca es demasiado el tiempo invertido en planificar. No caigas en la trampa de: Es que cuando planifico no
trabajo. Al contrario. Perfeccionas tu futuro trayndolo hacia ti y optimizndolo. Los 5 Pasos te darn
resultados asombrosos.
PASO 1: A dnde quiero llegar?
Para empezar tienes que ser plenamente consciente de cul es tu tarea. Tienes que saber qu es lo que quieres
hacer a largo plazo y a partir de ah disear tu plan. No pienses hoy quiero hacer tal y tal. Organiza a un ao
vista. Qu quieres lograr?, Retirarte a vivir al campo trabajando a tiempo parcial desde tu casa?, Qu te
suban el sueldo y te den ms responsabilidades?, Aprender todo sobre un determinado tema?, Ser un
experto en ingeniera del software que cobre 200.000 Euros al ao como consultor? Slo t tienes la

respuesta. Si ests contento con tu actual puesto pregntate Qu requieren de m en el trabajo? Cules son
las tareas clave por las que me cogieron? Cul es mi tarea principal? Pregunta a otros si es preciso. Te
pueden contestar que hay que acabar tal informe, llamar a quin sea, visitar a alguien, etc tareas a corto
plazo. Ahora insiste: Si, de acuerdo, pero quiero saber exactamente cul es mi tarea principal, la ms
importante. Si son varias, que te las enumeren por orden de importancia. Tienes un plan para ti y tu carrera?
Cmo entran en los objetivos y planes de tu empresa? No ha de ser perfecto. Con el tiempo ya lo irs
mejorando. Se trata de tener una direccin que seguir. A partir de ahora cada vez que empieces a hacer algo
pregntate. En que contribuye esto a mis objetivos? As no seguirs dando tumbos. Por si acaso apunta alto,
en lo personal y profesional. Y cuando empieces a verlo claro, empieza con tu plan. Es mucho ms fcil saber
lo que vas a hacer a corto plazo si tienes claro el largo. Todo fluir y estar interconectado. En todo momento
sabrs que hacer y sers ms fuerte para evitar interrupciones. Cuando lleguen sabrs resistir a la tentacin y
continuar con lo tuyo. Si eres consciente de tus objetivos, trabajars en ellos con mayor intensidad. Y si no lo
tienes claro an (les pasa a muchos y es una de las causa principales del bajo rendimiento), reflexiona el
tiempo que haga falta hasta dar con ello. Es el primer paso para la planificacin, si te lo saltas, todos los
dems no sirven. Para qu quieres un coche que alcance 250 km/h si no sabes a dnde vas? Recuerda, si no
eres capaz de planificar tu futuro, otros lo harn por ti. En un estudio hecho en la Universidad de Harvard, se
cogi una muestra de 100 alumnos. Un 10% tenan objetivos para el futuro y un 3% del total los tenan por
escrito. Al de varios aos se comprob que el 10% que tena objetivos ganaba el triple que el restoY los que
los tenan por escrito ganaban 10 veces ms que el resto.
PASO 2: Desmenuza el tiempo
El siguiente paso consiste en disear cuando y cuanto tardars en hacer lo que quieres. Ten en cuenta que:
Nunca tendrs tiempo para todo, pero si para lo importante.
Recuerda aquella vez que te faltaba tiempo para finalizar ese trabajo. Lo sacaste de donde no haba, metiste
ms horas, empezaste antes y removiste medio mundo antes de enfrentarte al abismo de no completarlo. Una
muestra de que siempre encontrars tiempo si te lo propones. Todos los puestos, tienen ms tareas de las que
es posible completar. A que cada da tienes ms gestiones pendientes? Necesitaramos un 30% ms de
tiempo para completar todo lo que nos requieren. Calcula, cuntos libros, artculos, emails e informes tienes
pendientes? Fcilmente son 40 horas leyendo. Nunca podrs con todo. Por eso planificar que ser decisivo.
Sobreestimamos lo que se tarda en hacer indeterminado trabajo: Cronomtrate haciendo una llamada o con
cualquier gestin. Por lo menos tardas un 30% ms del que predices. Haz la prueba. Algunos ejecutivos tiene
trozos de tiempo en blanco en sus agendas Esta demostrado que son ms productivos que los que sobrecargan
sus das.
Ahora que ya conoces tus prioridades desmenuza el tiempo, sin olvidar a ese 30% adicional. A partir de tu
lnea maestra disea tus das, semanas y meses venideros.
Sabras desglosar esos planes y metas en objetivos diarios semanales, mensuales y anuales?
Cuando lo tengas claro puedes empezar a planificar:
Qu voy a hacer de 9 a 10.00?
Qu voy a decir en la reunin de las 11.00?

Cmo puedo aprovechar al mximo el cuarto de hora que queda entre la comida y el final de la reunin?
Con que proyecto me enfrascar la maana del martes 3 horas seguidas?
En qu me concentrar la semana que viene?
En qu proyectos me enfrascar los prximos 2 meses?
Qu quiero tener completado este ao?
Toma medidas drsticas:
En que contribuye esa visita pendiente a un proveedor a mis planes de futuro?
En apenas nada? Pues olvdate y aprovecha ese tiempo mejor.
Te dars cuenta que de que muchas de las cosas que haces al cabo del da son innecesarias. Quitars lastre.
Vers cmo se pierden en tu lista infinidad de asuntos pendientes, sustituidos por otros ms importantes.
PASO 3: Planificacin mnima imprescindible: Tus 10 minutos diarios
Elimina la mentira de que no tienes tiempo. 10 minutos para planificar tu da se sacan de cualquier lado.
Simplemente sustituye alguna microgestin por esos 10 minutillos, ya tendrs tiempo de apagar fuegos ms
tarde, el tiempo que inviertas en planificar te recompensar con creces.
Cuando empieces, evita cualquier distraccin, a menudo nos ponemos a pensar y acabamos enfrascado en la
lectura de uno de los apartados de nuestra lista,que nos lleva automticamente a realizar una llamada,que
nos lleva a apuntar unos datos,que nos lleva a otra llamada,que nos hace escribir un emailal final pasan
los 10 minutos de planificacin sin planificacin alguna.
Resiste las tentaciones. La mejor hora es la primera, cuando ms en forma estas, entre las 5 y 9 de la maana
los resultados sern ptimos. Aunque cualquier hora del da en la que ests cmodo te dar buenos resultados.
Encuentra un sitio sin distracciones. Aparta la mirada del ordenador y de cualquier distraccin. Mira al
infinito y aparecern las buenas ideas. Anticpate a los problemas, (una de las mayores ventajas que da
planificar). Qu puede salir mal? Ese trfico imprevisto al dirigirte esa cita, el archivo que no quiera abrirse
al hacer tu presentacin, o el envo a tu mejor cliente que quizs no llegue a tiempo. Si lo prevs tendrs la
solucin, ahorrando horas y hasta das de trabajo extra.
Luego, conforme pasan los minutos piensa en el largo plazo, a por tus ideales, sino pasarn los das y los aos
y seguirs sin conseguir nada. Cuando tengas el gran cuadro, empieza concretando al mximo, disea el
tiempo con exactitud, piensa: voy a invertir 2 horas en X y 3 en Y, dejando espacio intermedio. Y acurdate,
que para todo se tarda un 30% ms que lo planificado inicialmente.
Con 10 minutos al da planificando, estars muy por encima del 98% de la gente. Dedica esos 10 minutos a
planificar como si tu vida dependiera de ello, porque depende.
PASO 4: Evita las tentaciones
Una de las claves, quiz la ms efectiva, es no levantarte hasta terminar un trabajo importante. Combinndolo
con planificar a primera hora te dar alas. Afrontars el da con ms energa y menos stress teniendo claro tu
plan. No leas el correo, no hagas llamadas ni vayas a comentar ese asunto pendiente. Evita la farsa de
empezar por las cosas pequeas. Si empiezas por lo pequeo, estars el da entero con pequeeces que se
multiplicarn, de una va saliendo otra y otrade manera que siempre tendrs asuntos pendientes. Te suena?

Piensa en esa tarea que tienes pendiente de terminar desde hace unas semanas. La cosa se va alargando porque
se inmiscuyen una y otra vez otros asuntos. Si a primera hora te sientas y te prometes no levantarte hasta
acabarlo (prmiate con algo si hace falta), puede que tardes una hora ms, o dos, o una da entero, pero la
sensacin de haber hecho el trabajo difcil te dar otra perspectiva y se te ver como una persona muy
eficiente. Si en cambio lo vas dejando y lo completas en varias veces, tardars el triple en completarlo y
evitars muchos das el regusto amargo que dejan las cosas inacabadas. Evitando interrupciones, hars en una
hora lo que te llevara 3. As que elimina tareas improductivas. Ojo, ninguna tareas es improductiva al 100%,
pero quitan tiempo a las realmente importantes. Pregntate siempre si lo que ests haciendo en ese momento
merece la pena o no y si tiene trascendencia en un futuro.
Lo haces ahora?
Y antes de irte a casa, planifica el da anterior. Resiste la tentacin de salir disparado porque tu jornada se ha
acabado. Evitars el que hago ahora nada ms empezar el trabajo al da siguiente. Lo afrontars con ms
confianza y te irs a dormir con la cabeza ms tranquila, que no es poco.
PASO 5: La Perfeccin: 1 hora al da que te dar el control total
Logrars la perfeccin cuando encuentres una o dos horas al da en calma para pensar. Es increble la de ideas
y soluciones que vienen a la cabeza cuando se dedican unos minutos de seguido. Aparecen ideas sencillsimas
que eliminan problemas que nos agobiaban durante tiempo. La solucin siempre est en nuestra cabeza, slo
necesitamos pensar ms tiempo para que salga. Cunto nos deberamos dedicar a ello? Una hora es ideal. Y
en solitario, no hagas nada mientras planificas, una sala de juntas vaca puede ser la mejor terapia. De un tirn
y sin interrupciones, volver a retomar el hilo de pensamiento requiere otros minutos adicionales. Resiste la
tentacin de leer la prensa o de algn que otro trabajo faciln, simplemente planifica.
Y haz que planifiquen. Cuando te pidan algo a ltima hora. Me gustara que tambin trajeras el expediente
23.758, les dices que no da tiempo. Que planifiquen con antelacin ellos tambin.
A la hora de planificar concede siempre unos minutillos par el cambio de tareas y para refrescarte. La regla
general es que cada 3 horas debers conceder media para descansar y 5 minutos aqu y all para los
imprevistos y los cambios de planes. Adems cuenta con las emergencias y los fuegos a apagar que seguro
surgirn. Y no olvides reservar tiempo para ti mismo en soledad.
A veces tan solo el acto de planificar repasando nuestras metas, prepara el subconsciente para actuar. No
aparece la solucin el instante, pero si en las prximas 24 horas. Por supuesto que hay que actuar, pero soy
partidario ante la duda de planificar en exceso.
Planifica como quieras, pero planifica. Dejar todo a lo que salga solo tendr impuntualidades, fallos graves de
organizacin, tiempo invertido de ms y prdida de confianza en uno mismo, aparte de una mala imagen ante
los dems. No tienes que ser rgido. Puedes pensar en varias cosas a la vez y dar vueltas a cientos de ideas por
caticas que parezcan. Ahorrars un tiempo precioso con muchas.
Una planificacin catica en la que pases de un pensamientos otro sin orden tambin vale. Puedes apuntarlo
todo en tu ordenador o en la tabla de corcho de la pared, mralo y piensa sobre ello. Ah est la clave. Es
mejor tener un mal plan que ninguno. Prueba, comete errores y cambia. Los errores son buenos, te mantienen

alerta de por dnde has de ir. Las pequeas crisis no sern ms que un ingrediente ms para completar tu obra
maestra. El resultado de planificarlo se convertir en ahorrar 10 veces el tiempo que se dedica a ello.
Recuerda que el subconsciente seguir trabajando mientras descansas y se encargar de que aparezcan las
soluciones, ya ests en la va rpida. Visualiza como quieres que salga todo. Ten una bala en la recmara.
Qu reuniones podr evitar para en su lugar completar otras cosas? Qu puede fallar? No seas iluso, algo
har aguas por algn lado. Pero t sabrs actuar tras tener todo atado. Una postura maquiavlica que te salvar
de ms de un apuro.

Problema 1:
Una flash memory de 4Gb de memoria, est llena con 1024 Mb de archivos de Word; 512 Mb de archivos en
Excel y 1024 Kb de archivos de Power Point. Calcular el espacio libre en:
1) Gb
2) Mb
3) Kb
Datos e Incgnitas

Clculos y Resultados

Capacidad de memoria

4Gb

Archivos de Word

1024 Mb

Archivos de Excel

512 Mb

Archivos de Power Point

1024 Kb

Incgnitas

? Gb = 1024 Mb

1 Gb
1024 Mb

? Gb = 512Mb

1 Gb
1024 Mb

? Gb = 1024 Kb

1 Mb
1024 K

1Gb
=

Gb

1 Gb
= 1/1024 Gb
1024 Mb

Espacio libre en Gb

Espacio libre en Mb

Suma de Espacio Ocupado en Gb

Espacio libre en Kb

1 Gb + Gb +1/1024 Gb = 1537/1024 = 1.5 Gb.

Espacio libre en Gb.
4 Gb 1.5 Gb = 2.5 Gb
Espacio libre en Mb
? Mb = 2.5 Gb

1024 Mb
1Gb
Espacio Libre en Kb
? Kb = 2560 Mb

Respuestas
Espacio libre en Gb

2.5 Gb

Espacio libre en Mb

2560 Mb

Espacio libre en Kb

2621440 Kb

EVALUACIN 1

1024 Kb
1 Mb

= 2560 Mb

= 2621440 Kb

1. DEFINIR
1.1 Informtica
Es la ciencia que estudia el uso sistemtico y racional de la informacin, con el
propsito de ayudar a resolver problemas de tipo social, poltico y econmico.
1.2 Dato
Es un elemento especificado que sirve para obtener informacin.
1.3 Sistemtico
Es un orden secuencial de funciones establecidas con el fin de cumplir una tarea en
forma ordenada o correctamente estructurada.
1.4 Hardware
Son todos los componentes fsicos del computador (de entrada, procesamiento, de
salida y de entrada y salida), y sirven para procesar datos.
1.5 Software
Son todos los programas del computador, clasificados en (sistemas, de aplicacin
general, de aplicacin especfica, educativos, deportivos, culturales, econmicos, y
que sirven para procesar datos.
1.6 Bit
Es la unidad ms pequea de la informacin, representado mediante un cero o un uno,
permite almacenar informacin.
1.7 Byte
Es un conjunto de 8 bits en donde se puede representar un solo carcter, permite
almacenar informacin.
1.8 Terabyte
Es la unidad de informacin representada por 1024 Gigabytes y que sirve para
almacenar datos e informacin, permite almacenar informacin.
1.9 Informacin
Es el resultado del procesamiento de datos que sirve para comunicarnos.
1.10 Instruccin
Es un comando u orden que se le da al computador para que este ejecute una funcin
determinada.

2. CALCULAR
Un flash memory de 4 GB tiene guardado los siguientes archivos
Archivos Word 1.5 MB

Archivos Excel 1.5 GB

Archivos MATLAB 1 GB
Archivos Power Point 1024 KB
En funcin a estos datos calcular el espacio libre:
2.1. KB
2.2. MB
2.3. GB
2.4. TB
Datos e Incgnitas

Clculos y Resultados

Capacidad de memoria
4 GB
Archivos Word
1.5 MB
Archivos Excel
1.5 GB
Archivos MATLAB
1 GB
Archivos Power Point 1024 KB
Incgnitas
Espacio libre en KB

Espacio libre en MB

Espacio libre en GB

Espacio libre en TB

? GB = 1,5 MB

1 GB

1,46 x 10-3 GB

1024 MB

1 MB
1 GB = 9,77x 10-4 GB
1024 KB 1024 MB
1,46 x 10-3 GB
4
GB
1,5
GB
- 2,5
GB
1
GB
1,5
GB
-4
9,77x 10 GB
Espacio Libre
2,5
GB

? GB = 1024 KB

+
+
+

Espacio Utilizado
? MB = 1,5 GB

1024 MB
1 GB

? KB = 1536 MB

? TB = 1,5 GB

= 1536 MB

1024 KB =
1 MB

1572864 KB

1 TB
= 1,46 x 10-3 TB
1024 GB

Respuestas

Espacio libre en KB:

1572864 KB

Espacio libre en MB:

1536 MB

Espacio libre en GB:

1,5 GB
1,46 X 10-3 TB

Espacio libre en TB:

3. COMPLETAR
Cuadro. Identificacin del Hardware
ORD

HARDAWARE

ENTRADA

PROCESAMIENTO

SALIDA

ENTRADA/SALIDA

01
02
03
04
05
06
07
08
09

Mouse
Teclado
Monitor
Flash Memory
Modem
Plotter
Disco Duro
Micrfono
Microprocesado
r
10
Impresora
4. COMPLETAR

Cuadro. Identificacin del Software

OR
D

SOFTWARE

01
02

MATLAB
WINDOW
S
Tutorial
WORD
Solitario
SPSS
Excel
Project
VISIO
Monica

03
04
05
06
07
08
09
10

SISTEMAS

UTILIDAD
GENERAL

UTILIDAD
ESPECIFICA

EDUCATIVO

DISTRACTIVO