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MACROS EN MS PROJECT
Si suele llevar a cabo una tarea con frecuencia en Microsoft Office Project
2003, tiene la opcin de automatizarla mediante una macro. Una macro es
un conjunto de comandos que se almacenan en un mdulo de Visual Basic
para Aplicaciones y que se puede ejecutar siempre que sea preciso para
llevar a cabo la tarea especfica. Las macros se graban del mismo modo que
el sonido en una grabadora de casete. Posteriormente, sta se ejecuta para
que repita o "reproduzca" los comandos grabados.
Las macros son grandes ahorradores de tiempo, ya que pueden realizar el
equivalente a decenas de clics del ratn y las pulsaciones de teclas de
forma casi instantnea. Por otra parte, las macros reducen errores porque
no se est escribiendo y haciendo clic en tanto.
Cada vez que se graba una macro, sta se almacena en el archivo global
(Global.mpt) de forma predeterminada, lo que la hace disponible para
futuros proyectos. No obstante, es posible seleccionar otra ubicacin donde
almacenarla con el proyecto.
Antes de grabar una macro, se debe planificar los pasos y comandos que
deseamos que la macro lleve a cabo. Si se cometiera un error durante la
grabacin de la macro, tambin se grabarn las correcciones que
realicemos.
La mejor manera de empezar a trabajar con macros es grabar una. Uno no
tiene que escribir ningn cdigo o invocar hechizos arcanos VBA. Slo tiene
que iniciar la grabadora, haga clic los mismos mens y pulse las mismas
teclas que siempre hace, y luego detenga la grabadora.
Macros
Puede ejecutar una macro en cualquiera de las tres formas, cada una con
sus pros y sus contras. En el cuadro de dilogo Macros, puede seleccionar
una macro y, a continuacin, hacer clic en Ejecutar. Adicionando una macro
a la cinta o la barra de herramientas de acceso rpido permite acceder
rpidamente a la macro mediante un clic. El atajo de teclado es otra manera
de ejecutar una macro, aunque el nmero limitado de atajos de teclado
disponibles hace que este mtodo sea mejor empleado slo para sus
macros ms populares.
Despus de grabar una macro, en el Editor de Visual Basic, por ejemplo,
puede modificarla, copiarla de un mdulo a otro, copiarla de un proyecto a
otro, cambiar el nombre del mdulo que la contiene o el de la propia macro,
etc.
EJEMPLO PRCTICO:
Macro que establece y visualiza la Lnea Base
Para dar seguimiento a los avances, se necesita establecer una Lnea Base
para el proyecto, que es una fotografa del programa de su proyecto en el
momento en que ha completado su fase de planificacin o algunas veces al
final de alguna fase crtica.
Se puede establecer hasta 11 Lneas Base y 10 planes provisionales y cada
una copia los contenidos de ciertos campos de todas las tareas, recursos y
asignaciones en los campos correspondientes a la Lnea base.
Para establecer por primera vez una Lnea Base (Figura 1) siga estos pasos:
1. Seleccione la pestaa Proyecto, luego grupo Programacin, ahora
escoja Establecer Lnea Base. De la lista despegable, haga clic en
Establecer Lnea Base.
su turno para usar las herramientas en Excel y Visio para modelar los datos
en la presentacin que desea.
MSProject recopila datos de un proyecto y luego muestra los resultados en
un informe visual dentro de otra aplicacin, como Microsoft Excel o Visio. Se
debe de tener en cuenta que para utilizar las plantillas de informes visuales,
se debe tener uno o ambos software; Microsoft Excel y Microsoft Visio
instalado en conjunto con Microsoft Project en la misma mquina.
Generar un informe visual es fcil: Se debe seleccionar la plantilla de
informe visual que se requiera, y listo. La plantilla se encarga de recolectar
los datos para el cubo del informe y la creacin de la tabla dinmica o
diagrama pivote.
En Microsoft Project 2013, hacer clic en el botn "Informes visuales" del
grupo de botones "Exportar" en la ficha "Crear un Informe" dentro de la
cinta de opciones.
Para ver un informe, haga clic en el nombre del informe visual para mostrar
en la ficha deseada. A continuacin, utilice la "Seleccione el nivel de datos
de uso para incluir en el informe" desplegable para seleccionar el nivel de
detalle para mostrar. La opcin por defecto es "semanas", pero tambin se
puede seleccionar un incremento de tiempo diferente de este desplegable.
Despus de hacer su seleccin, haga clic en el botn "Ver" en la parte
inferior de este cuadro de dilogo. El informe mostrar entonces en una
ventana de la aplicacin por separado utilizando Excel o Visio, dependiendo
del tipo de informe seleccionado. A continuacin, puede imprimirlo dentro
de esa aplicacin, segn sea necesario.
Cuando haya terminado de ver el informe, se puede optar por utilizar el
"Guardar como" comando para guardar una copia si lo desea. A
continuacin, puede salir de la aplicacin para cerrarla y volver al proyecto.
Puede hacer clic en el botn "Cerrar" en el cuadro de dilogo "Informes
visuales" para cerrarla cuando termine la generacin de informes visuales.
EJEMPLO PRCTICO:
Emitir la Curva de Valor Planificado (CURVA S)
La curva de Valor Planificado (curva S) es una representacin grfica del
avance acumulado de costos del proyecto en funcin del tiempo y sirve para