webpicking.

com

http://www.webpicking.com/notas/demaria01.htm

Artculos Firmados = Errores en la Preparacin de Pedidos,

Causales y Paradigmas
Errores en la Preparacin de Pedidos, Causales y Paradigmas.
Autor: Ing. Gernimo Jorge Demara

Acerca del Ing. Gernimo Jorge Demara

Ingeniero Industrial UBA ( Universidad de Bs. As.). Director de Tower Consulting y socio de Dislog Operaciones
SRL. Profesor asociado en cursos de grado de la UBA y UB y profesor en cursos de posgrado de UCA, IDEA y
FFAA. Desempeo tareas gerenciales en importantes empresas multinacionales en las reas de operaciones
y logstica. El presente artculo forma parte del libro en preparacin "Logstica Aplicada Visin y alcance"

La Preparacin de Pedidos o "picking" es un proceso logstico disparador del Nivel de Servicio al recibir el
Cliente, interno o externo, en cantidad y calidad los productos resultantes de dicho proceso operativoadministrativo. El error de preparacin est siempre latente y puede presentar distinto nivel de probabilidades,
sean las preparaciones de bajo o alto grado de mecanizacin y automatizacin. Cualquiera sea el error
promedio detectado, genera siempre insatisfaccin en los Clientes-Usuarios y conflictos de gestin-control
dentro de la Organizacin.
El error es un sntoma que est reflejando una variada combinacin de causales, internas y/o externas del
propio sector operativo, en ocasiones de difcil deteccin y valoracin. Los niveles de error estn en parte
directamente asociados con el contenido manual de los procesos, la calidad del diseo e integracin de los
recursos tecnolgicos, el grado de formalizacin de los procedimientos y el sistema de informacin aplicado. A
medida que el componente manual presente un mayor peso relativo dentro del proceso mayor es el nivel
terico de error a alcanzar. Esto en parte como consecuencia de existir preparadores ms propensos que
otros a cometer determinado tipo de errores y adems por el impacto negativo generado por el cansancio o
las elevadas exigencias operativas que los exponen a situaciones lmites de alta ineficiencia.
El enfoque y la solucin del problema diferirn segn se trate de preparaciones manuales o con distinto grado
de automatizacin. Si bien es cierto que en las preparaciones manuales o semi-automticas el preparador es
en ltima instancia el causante material directo, existen sobre este distintos condicionamientos que potencian
esta posibilidad:
a. El entorno y lugar de trabajo reflejado a travs del lay-out, climatizacin, iluminacin, nivel de ruido,
postura y tensin laboral.
b. Los mtodos y el nivel de formalizacin de los procesos, el tratamiento de las urgencias, la planificacin
de recursos y secuencias operativas y el nivel de capacitacin previa.
c. El tipo y calidad de los recursos asociados, su tecnologa, funcionabilidad, disponibilidad, flexibilidad y
nivel de mantenimiento.
A medida que aumentan las exigencias operativas, ya sea por velocidad impuesta a la preparacin y/o carga
operativa ms all de la definida como normal o estndar, se expone al "team de preparacin" a un mayor
nivel de error, consecuencias acordes derivadas de la Ley de Rendimientos Decrecientes.
Para poder definir las verdaderas causales se deben analizar el proceso bajo una visin sistmica y evitar la
tendencia a adjudicar a priori y como fcil salida todas las responsabilidades a los preparadores. Las
verdaderas razones son ms profundas y encierran en muchas ocasiones conflictos de procedimientos o
paradigmas organizacionales.

1. ERRORES TPICOS DE PREPARACIN

A nivel sku
Faltantes - Sobrantes
Cruces
Rotos, Sucios, Fallados
No pedidos

A nivel contenido
Cantidad
Cruces de bultos
Documentacin
Identificacin
Mezclas

Causales internas
Surgen de la misma estructura, caractersticas operativas y recursos aplicados. Su anlisis debe comprender
tanto a la misma preparacin como las tareas auxiliares o complementarias: reabastecimientos internos,
identificacin, consolidacin de productos, balanceo de los puestos de trabajo, equipamientos auxiliares entre
otras. Esto se magnifica cuando las preparaciones sean manuales, intensivas y realizadas en lneas
secuenciales de preparacin, situacin tpica de las empresas de venta directa, drogueras, etc.
Mtodos inadecuados y bajo grado de formalizacin de los procesos
Este es un proceso repetitivo y de alta aleatoriedad debido a la elevada dispersin de productos que pueden
contener los distintos pedidos. En consecuencia, su diseo debe poder satisfacer estas exigencias a travs
del ptimo balance entre: "preparadorvelocidad-recursostiempo-lugar". A medida que la operacin se hace
ms intensiva, la incorrecta metodizacin genera todo tipo de ineficiencias, exponiendo al preparador a
situaciones extremas. Este es un proceso que suele generar rutinas costumbristas e individualistas sin una
clara visin de conjunto ni integracin de esfuerzos, muchas veces fomentado por la misma organizacin. Esto
s e agrava cuando se prioriza "el esfuerzo y el empuje del preparador" a la tcnica, el mtodo y la
planificacin, como medio para cumplir con determinadas metas. La improvisacin y las exigencias por sobre
la capacidad ptima de preparacin se traduce en cadas de productividad y generalmente con mayor nivel de
error. Este es un problema tpico de planificacin y conduccin del sector.
Instalaciones y Equipamientos inadecuados
Este anlisis presenta dos frentes. Uno refleja los condicionamientos tanto en la capacidad operativa del
sector como del operador, como consecuencia del tipo de lay-out y de su integracin interna. El otro est
referido al ambiente o micro entorno del preparador que condiciona al preparador de mltiples maneras
(iluminacin, temperatura ambiental, ruidos, corrientes de aire, posicin de trabajo, esfuerzo fsico, tensin,
seguridad, etc.). En ocasiones no se tienen en cuenta algunos principios ergonomtricos y/o normas de
Seguridad e Higiene lo cual compromete la mxima eficiencia y eficacia a alcanzar al fin de la jornada. La
automatizacin, mecanizacin e informatizacin minimiza esta situacin presentando en contrapartida
mayores niveles de inversin y menores niveles de flexibilidad.
Problemas de ubicacin, accesibilidad e identificacin
Estas son fuentes clsicas de error, potenciadas cuando no existe una lgica o un respaldo informtico acorde.
La rutina operativa que le provoca al preparador en operaciones intensivas movimientos "reflejos" que lleva
tiempo desactivar, en especial cuando no existe un direccionamiento visual lumnico (piqueo por luces). Los
cambios de localizacin, los errores de reabastecimiento y la mala identificacin de productos y/o
localizaciones exponen al personal a una mayor probabilidad de error. Asociado con este factor impactan
negativamente los cambios y/o reemplazos de los preparadores de sus puestos / reas habituales, al
minimizarse las ventajas de la curva de aprendizaje. La localizacin de los productos sea por inconsistencia o
azaroso de la misma, dificulta la operacin y productividad del operador en especial cuando el preparador no
est direccionado por el sistema informtico.
Condicionamientos de manipuleo y forma de los productos.
Existen productos cuyas caractersticas de peso, forma o caractersticas de manipuleo dificultan la operacin
manual del preparador. Esto exige de un anlisis detallado de su ms adecuada localizacin de forma de
permitir la ms fcil y eficiente operacin para lo cual resulta necesario aplicar criterios y principios de
ingeniera industrial, ergonometra y seguridad e higiene. El posicionamiento debe contemplar aspectos como
la frecuencia de movimientos, grado de dificultad del manipuleo y accesibilidad, energa puesta en juego,
secuencia operativa entre otros factores, siendo stos los que definen adems de la productividad la eficacia
del proceso la probabilidad de error del sistema. Las ineficiencias de diseo en este sentido son entre otras la
incorrecta planificacin de las localizaciones (balanceo) y la inconsistente definicin de los productos sin
considerar dichos condicionamientos. Es comn observar en este sentido desinteligencias inter-sectoriales por
desconocimiento o falta de informacin-comunicacin.
Inadecuado perfil y habilidades del personal
Cuando el personal no presenta el perfil y el nivel de capacitacin acorde con la tarea a desarrollar, su nivel
de error puede verse seriamente incrementado. A medida que aumenta la velocidad y las exigencias del

proceso los requerimientos del puesto son ms especficos y exigentes (concentracin, habilidad manual,
resistencia, campo visual, contextura fsica, sentidos, etc). En las lneas de preparacin continuas, ya sea por
su postura semi esttica como por la atencin de un gran nmero de SKU (60 a 150), se requieren
caractersticas fsicas y sensoriales (tacto y vista) acordes, las cuales deben a ser correctamente definidas y
cumplimentadas durante la etapa de seleccin. La visin es uno de los sentidos ms crticos, dado que
muchos de los errores se generan por deficiencias de lectura, situacin normalmente no reflejada en los
exmenes preocupacionales. Otros condicionamientos muchas veces no debidamente resueltos son la
contextura fsica, la altura y la habilidad manual en especial cuando se deba operar con productos pequeos y
con interferencias laterales. La experiencia en este sentido indica una falencia importante en nuestro pas
debido fundamentalmente a la falta o inadecuada descripcin de tareas del preparador.
Baja capacitacin
Es importante que el personal est adecuadamente capacitado antes de asumir funciones especificas de
preparacin, para lo cual se hace necesario de un perodo previo de aprendizaje donde se lo pueda formar
tanto en la faz operativa como en el anlisis y comprensin de los conflictos que generan sus errores. Al no
presentar todos una misma curva de aprendizaje, las consecuencias de una temprana incorporacin al
proceso pueden ser importantes, agravado por el hecho de que sus errores de training no lo tienen ni quieren
pagar los Clientes. Capacitar a un buen preparador lleva tiempo y errores en el campo, es una especialidad
que adems presenta en determinadas operaciones intensivas o lneas de piqueo manual, una vida til del
orden de los tres a cuatro aos dada por la intensidad y monotona del proceso.
causales externas al sector
Fuera del mbito operativo, existen conflictos o circunstancias de impacto directo sobre el proceso. Muchas
estn debidas al desconocimiento de las reales capacidades, necesidades y lmites crticos que el sector de
preparacin puede alcanzar en las condiciones actuales. Otras en cambio, resultan de procedimientos
definidos o aplicados sin contemplar los condicionamientos que pueden plantearse a nivel operativo.
Abastecimientos fuera de trmino
Los reabastecimientos fuera de tiempo atentan contra la eficiencia del proceso. Cualquier demora expone al
proceso a la disyuntiva de no facturar o de facturar demorando el armado de determinados pedidos. Es una
prctica comn que ante necesidades de facturacin se planifique la existencia de determinados SKU contra
una promesa de entrega, generando la emisin anticipada de pedidos y consecuentemente su posible ruteo y
preparacin. En las lneas de preparacin esta ltima definicin genera la preparacin parcial de pedidos en
espera del ingreso pendiente, situacin tpica de los cierres de campaa de las empresas de venta directa.
Esto aumenta el nivel de error promedio y probable inconsistencia en su asignacin.
Documentacin o Informacin inadecuada
La documentacin soporte debe responder a la real necesidad del preparador y su diseo acompaar su
eficaz lectura directa en condiciones normales del sector de preparacin. El preparador necesita para su
gestin slo tres datos bsicos y "legibles": producto, localizacin y cantidad. Los problemas clsicos que se
presentan en este sentido son:
Campos del documento muy separados, que provocan problemas de paralelismo resueltos a travs de
la "tradicional regla" para poder alinear su lectura.
Pequeo tamao y formato de letras y nmeros que dificultan su visualizacin bajo condiciones "reales"
de iluminacin y operacin del sector.
Informacin o textos adicionales a las necesidades del proceso en s y que confunde o perturba la
lectura por parte del preparador. Este es el caso tpico de las preparaciones tomando como soporte de
informacin los remitos-facturas, documentos diseados para satisfacer otras necesidades
administrativas y no operativas.
En general estas ineficiencias se transforman en fuentes tpicas de error debidas a diseos orientados hacia
otras aplicaciones y en parte por el poco conocimiento de la real operacin a desarrollar durante la
preparacin. Actualmente el piqueo por luces o la utilizacin de los cdigos de barras radio frecuencia
resuelve en gran medida esta situacin.
Conflictos de identificacin de los productos
Esta situacin genera mayor nivel de error por cruces o cambios, cayendo la productividad en forma sensible
ante la demora que le ocasiona al preparador esta circunstancia. Esto suele potenciarse cuando los productos

presentan similitudes en los embalajes o cdigos de identificacin lo cual se magnifica cuando sean altas las
velocidades de preparacin en especial en las lneas de preparacin secuenciales.
Urgencias, cambios y nuevas exigencias
Estas desequilibran el normal desarrollo de la
operacin. Los inconvenientes derivados por esta
prctica generalizada, al no ser visualizados bajo
una concepcin sistmica del proceso, no son
asignados, asumidos ni valorizados en su real
magnitud, formando parte de una costumbre no
resuelta eficazmente por la Organizacin.

Nivel y ASIGNACIN de errores

Resulta conveniente realizar al final de la
preparacin un control estadstico de la calidad de preparacin alcanzada. Esto permite identificar, monitorear
tendencias y cuantificar los distintos problemas, posibilitando la eficaz toma de acciones correctivas. A partir
de este control es posible evaluar el desempeo de los preparadores y profundizar en las causales
subyacentes de los mtodos y prcticas aplicados.
Resulta complejo comparar la eficacia entre distintos sistemas de preparacin, dada la gran dispersin de
causales, productos y combinaciones de tecnologas aplicadas. Sin embargo y tomando como referencia una
misma gama de productos, exigencias y condicionamientos, se observan sensibles mejoras en los niveles
promedio de error a medida que se aumenta la automatizacin. (figura-1, catlogo comercial Knapp).
Una definicin importante se refiere a los premios y castigos y si los mismos deben ser:
a. Individuales o al grupo de preparadores.
b. Referidos exclusivamente a los preparadores o al conjunto del equipo afectado al proceso.
El anlisis individual refleja (no en forma absoluta) el desempeo y eficacia de cada preparador pero no est
reflejando la real percepcin del cliente, el cual exterioriza su insatisfaccin ante un pedido consolidado y
donde han participado distintos preparadores y se han llevado a cabo diversas actividades complementarias
(consolidado, rotulado, cerrado, agrupamiento de bultos, etc). Puede darse el caso extremo todos los
preparadores un mnimo nivel promedio de error y a su vez darse un alto grado de insatisfaccin por los
clientes.
Las individualidades no generan la sinergia de un esfuerzo colectivo y participativo, que es en ltima instancia
lo que refleja la percepcin del cliente. Encontrar el equilibrio entre ambas posiciones exige conocer en detalle
las particularidades del proceso y las claves de motivacin del grupo humano aplicado al mismo.
Este es un tema de discusin permanente entre los distintos sectores de la Organizacin y donde todos lo
puntos de vista suelen ser vlidos. Esto hace necesario realizar un profundo anlisis interno y sistmico del
proceso sin perder de vista su verdadero objetivo: alcanzar la satisfaccin del cliente a un mnimo costo
operativo.

Copyright 1999 / 2004 - Webpicking.com

Todos los derechos reservados. Prohibida su reproduccin total o parcial sin autorizacin expresa.