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Control

Concepto:

Es la ultima etapa del proceso administrativo, consiste en: medir el progreso hacia los objetivos, asegurarse que las acciones vallan de acuerdo con los planes y dentro de los limites de la estructura organizativa. El control también implica tomar medidas correctivas para alcanzar los objetivos, medir los logros, y compararlos con los estándares fijados en la planificación y evaluar el desempeño de la organización y de sus miembros. Es un esfuerzo disciplinado para optimizar un plan que supone una medición y un proceso de retroalimentación.

Los principios del control

Permiten diseñar sistemas de control para mejorar la eficiencia y eficacia de la organización.

1.

Principio del objetivo: el propósito del control es detectar oportunamente las variaciones en los planes, con el fin de tomar acciones correctivas y lograr los objetivos.

2.

Principio de eficiencia: el control es eficiente cuando las técnicas y los sistemas implantados descubren y señalan las causas de las desviaciones.

3.

Principio de establecimiento de normas: la eficiencia del control depende de fijar normas precisas, objetivas y adaptables a cada caso. Las normas pueden ser: calidad de producción, calidad de trabajo, y costos.

4.

Principio de responsabilidad de control: el encargado de ejecutar el planeamiento es responsable de ejecutar el control.

5.

Principio de los puntos estratégicos de contol: el control debe indicar si lo planeado se cumple o no. Debe indicar donde está la desviación, porque se produjo, y quien es el responsable.

6.

Principio de control directo: los controles directos previenen desviaciones. Su calidad depende de la calidad de los gerentes y de quienes ejecutan las tareas.

7.

Principio de acción correctiva: este principio corrige desviaciones y aplica las correcciones necesarias para la organización, la planificación y la dirección.

8.

Principio de correspondencia de planes: los controles tienen que vincular planes y reflejar la naturaleza y estructura de los mismos.

9.

Principio de adecuación a la organización: los controles deben corresponder a los niveles de autoridad en la estructura organizativa.

10.

Principio de control por excepción: a la dirección solo le importa el análisis de las decisiones significativas.

11.

Principio de flexibilidad de los controles: los controles deben ser flexibles para adecuarse a las condiciones cambiantes.

12.

Principio de adecuación: el control efectivo debe estar adaptado a la posición, a la responsabilidad operativa, a la capacidad de comprensión y a las necesidades de las personas que se controlan.

13.

Principio de obligación de control: los responsables de los niveles de la organización deben ejercer la función de control durante y al final de la ejecución de los planes.

14.

Principio de centros de control: los centros administrativos son responsabilidad de la gerencia.

15.

Principio de retroalimentación: es un proceso esencial en el control, señala el estado de avance hacia los objetivos. En la

medición del desempeño se compara lo ejecutado con lo previsto mediante el sistema de información y se hacen las correcciones necesarias.

Niveles

1.

Control estratégico

a) Relaciones con el mercado

b) Relaciones con la competencia

c) Relaciones con el entorno económico

d) Los potenciales de la organización

2.

Control directivo

 

a)

Control de relaciones entre funciones

b)

Control de procesos

c) Control de resultados de cada función

d) Control de asignación de recursos

3.

Control operativo

a) Ejecución de tareas

b) Rentabilidad

c) Control financiero

d) Eficiencia

El proceso de control

1. Establecer las normas: determinar los criterios para evaluar los resultados. Representan la expresión de los objetivos fijados en la planificación. La gerencia debe fijar normas de expectativas para orientar a los empleados y para fines de evaluación y control.

2. Establecer las fuentes de datos para el control que puede provenir del sistema de información o se deberá determinar otras fuentes de datos. Cualquiera sea el caso, hay que recolectar y concentrar datos.

3. Interpretar y valorar los datos: esta operación es previa a la medición.

4. Asegurar el cumplimiento de las normas.

5. Medir el desempeño: se comparan los estándares con lo realizado. Se refiere a los resultados obtenidos. El diseño del sistema de control debe responder tres preguntas: que medir, como medir y cuanto medir. La medición puede tener cuatro fases:

a. La recepción de datos.

b. La acumulación, clasificación y registro de la información.

c. Evaluación periódica de la acción concluida a una fecha determinada.

d. La información del estado de ejecución a la autoridad de línea superior.

6. Corregir las desviaciones: las desviaciones nacen de la medición y deben corregirse, las correcciones pueden llegar a la estructura organizativa, al personal a la dirección y a los objetivos. El paso esencial de la corrección es determinar la causa

de las desviaciones.

7. Utilizar la información de control: resulta del proceso de retroalimentación y permite la replanificación permanente.

El establecimiento de estándares El proceso de control comienza cuando se definen un conjunto de criterios para medir los resultados y que sirven para comparar los resultados en los niveles de la organización. Pueden expresarse de diferente forma: en términos monetarios, en unidades de producción y otros. Hay distintas formas de establecer estándares: el juicio del máximo directivo la empresa puede usarse como criterio, ya que el conocimiento, la experiencia, y la intuición son buenas herramientas. Los datos históricos de la empresa pueden usarse para comparar su desempeño con la de otras empresas y así establecer el desempeño futuro. La ingeniería puede aportar herramientas para establecer comparaciones usando el método de observación.

La medición de resultados

La forma en que los estándares son expresados debe definir la unidad de medición. Hay que asegurarse que los niveles de resultados sean precisos y correctos para cualquier estándar. La dirección tiene que cuidar los siguientes aspectos:

1. La información en tiempo real: la información sirve se utiliza en el momento preciso.

2. Elegir una unidad de medida apropiada: puede haber muchas unidades de medidas para asegurarse que los resultados puedan medirse correctamente, lo importante es elegir lo que corresponde a cada caso.

3. La fiabilidad de la información: es el grado de exactitud de ella; los datos deben ser consistentes y medir cada aspecto de la situación.

La gestión de control estratégico Se preocupa por el potencial de la empresa es anticipatororio. Consiste en interpretar y valorar el comportamiento de las variables externas y como ha respondido la organización en la medición de las desviaciones. Este control toma las medidas correctivas antes de completar un proceso. Se realiza en condiciones de incertidumbre ya que las medidas se toman según la evolución del entorno y como influye en el logro de objetivos. En este nivel de control hay cuatro aspectos:

1. el control del futuro: la estrategia se refiere a los eventos que aún no ocurrieron. Como el objetivo y el resultado están en el futuro, la acción correctiva se hace antes del evento. Los problemas que encuentran son:

a) el tiempo entre la decisión inicial y los resultados es largo.

b) la incertidumbre en los pronósticos.

c) La estrategia puede cambiar antes de ser ejecutada.

d) Medir las predicciones y la forma de hacer los cambios sin alterar la función de la empresa es difícil.

2. observar del progreso de la acción estratégica: tiene como fin que el plan avance y que las decisiones tomadas sean logicas.

3. Vigilar las variables claves externas: la estrategia debe estar basada en un entorno pronosticado. Por lo que es necesario que las hipótesis planteadas sean confiables. Si un supuesto pierde actualidad no es válido, lo que invalida también la estrategia y debe cambiarse. Por tal razón es importante vigilar las variables externas.

4. revisar todas las etapas: el sistema de gestión de control debe evaluar los planes y progresos a la luz de los hechos. El objetivo es lograr:

a) Evaluar la eficacia del plan estratégico y comprobar en que medida se logran los objetivos.

b) Identificar los resultados logrados.

c) Evaluar la gestión estratégica, directiva y directiva pura con el enfoque global.

d) Diseñar un sistema de información llamado “alerta y respuesta temprana” para acceder en tiempo real.

e) Comprobar si la estructura organizativa, los sistemas y los procedimientos se adaptan a la estrategia.

Gestión de control directivo Se refiere a las variables internas y como son afectadas por las externas, pero el centro de interés son las internas. Este control se realiza en condiciones de riesgo y se evalúa la capacidad actual y real de la empresa. En este nivel el directivo anima a los responsables de los departamentos para que desarrollen su potencial creativo mediante el control de gestión. El propietario o gerente debe dirigir su esfuerzo hacia distintos planos internos de la empresa. En estos planos, como las áreas funcionales entre otros, el directivo debe ejecutar una actividad que involucre variables que indiquen el nacimiento, evolución, transformación, y desaparición de la empresa. En este nivel se conoce la probabilidad de que ocurran los sucesos, sin que los hechos se concreten según lo previsto.