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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE


FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de
Formacin Virtual y a Distancia
GUA DE APRENDIZAJE N 3
1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 210602009

Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 1

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo


con lo establecido en las tablas de retencin documental.

Organizar archivos de gestin de


acuerdo con normatividad vigente y
polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10

Entendiendo que la realizacin de esta


gua abarca un tiempo mnimo de diez
(10) horas, en una semana de trabajo
individual y colaborativo; se recomienda
que se destinen dos (2) horas diarias
para las actividades, y as obtener un
desarrollo adecuado de la misma.

2. INTRODUCCIN

Estimado aprendiz.
En las empresas pblicas y privadas la Organizacin Documental ha logrado evolucionar la forma y
mtodos de archivar la documentacin en estas entidades, aplicando series, subseries, tipos
documentales y transferencia documental para el fcil acceso a los sistemas de informacin ; por tal
motivo, es importante conocer su aplicacin e implementacin en el mbito laboral.
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de
aprendizaje N 3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio:
Series y Transferencias Documentales y el material adicional, dispuesto para la realizacin de esta
gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado
proceso y culminacin del programa de formacin.

Gua de Aprendizaje

Bienvenido!

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial


Descripcin:
Es fundamental identificar las herramientas que facilitan el proceso archivstico en la Organizacin
Documental, con el fin de optimizar la permanencia de los documentos en el archivo de gestin, central e
histrico.
Despus de haber repasado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione
acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.
Es por eso que se presenta el vdeo denominado:

Procesos Archivsticos / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA


GUA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3.

El cual usted deber observar con detenimiento para reflexionar acerca de la implementacin y aplicacin
del proceso archivstico dando respuesta a las siguientes preguntas:
1. Cules seran los aspectos positivos que trae la implementacin
archivsticos?

de procesos

2. Qu aspectos considera negativos dentro de la aplicacin del proceso archivstico?

Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el anlisis
realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

Gua de Aprendizaje

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el


aprendizaje
Descripcin:
Las Transferencias Documentales brindan un soporte importante para el acceso a la informacin, de
manera adecuada, optimizando el control de la documentacin.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema, realizando la lectura
detallada del siguiente documento:

Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. (Pgina 01 a la 28) / Disponible


en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3.

Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la lectura
realizada para el desarrollo de la actividad de evaluacin.
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)
Descripcin:
Ha llegado el momento de realizar la actividad interactiva, la cual consiste en hacer girar una ruleta que
contiene seis preguntas esenciales del tercer contenido de estudio.
Una vez se seleccione cada pregunta, le aparecern dos opciones de respuesta, de clic sobre la respuesta
que considere correcta.
Disponible en el espacio - Actividad 3.
Lea con especial atencin las indicaciones del interactivo.
Recomendacin:
Una vez haya enviado su calificacin es necesario que verifique su nota en el centro de calificaciones. Si
sta no aparece, por favor realice nuevamente la actividad.
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin:
Participe en el Foro Temtico 3, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Cul es la importancia de aplicar series, subseries a los fondos acumulados para la Organizacin
Documental?
b. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione Cmo se refleja la implementacin de las
Transferencias Documentales? Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas

Gua de Aprendizaje
transferencias?
c. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para
el arreglo de la documentacin en la empresa para la cual labora.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.
3.5. Actividades de evaluacin
Evidencias de Aprendizaje

De Conocimiento :

Retome y analice la informacin


obtenida en las anteriores
actividades, en especial la lectura
realizada en la actividad de
contextualizacin, pues sta le
ser de gran ayuda para la
evidencia de su desempeo.

Criterios de Evaluacin

Recibe y prepara
las transferencias
documentales de
acuerdo con las
tablas de retencin
documental, las
normas y la
legislacin vigente.

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas
M. = mapas

INSTRUMENTOS

De Desempeo:

C.T.= Cuestionarios

Teniendo en cuenta la lectura de la


actividad de contextualizacin,
realice en la herramienta ofimtica de
su preferencia un mapa conceptual en
el cual se logre visualizar de manera
ilustrativa los siguientes aspectos:

M. V. = Matriz de valoracin.

1. Importancia de la aplicacin
de las Transferencias
documentales.
2. La necesidad e
implementacin de las
Transferencias en el archivo
de gestin, central e histrico.
3. La preparacin fsica de los
documentos.
Recomendacin:
No olvide la importancia de citar y
referenciar cuando emplea material de

Gua de Aprendizaje
diferentes fuentes.
De Producto:
Usted deber entregar el mapa
conceptual a travs del espacio
dispuesto para ello en la plataforma
Blackboard, denominado: ENVO DE
LA ACTIVIDAD MAPA
CONCEPTUAL.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

Contenido 3: Series y Transferencias Documentales

Disponible en el espacio material del programa

Gua de aprendizaje RAP N 3.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3


Actividad 3.

Video - Procesos Archivsticos.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3


Actividad 3.

Lecturas sugerida - Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. (Pgina 1 a


la 28).

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3


Actividad 3.

5. GLOSARIO DE TRMINOS
Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video de cinta magntica,

Gua de Aprendizaje
permitiendo guardar informacin documental. Actualmente, se encuentra sustituido por formatos de cinta
de audio digital o compacto digital.

Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la coyuntura, pues su
escaso volumen de acumulacin en informacin han sido sustituidos por las memorias USB que son
pequeas, porttiles.
Los disquetes se encuentran constituidos por una fraccin circular de material magntico, fino y elstico (de
ah su denominacin) encerrada en una carcasa de plstico cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen
y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera.
Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las pginas de un documentos

Inventario: Es el registro documental de los estrictos, actas, expedientes y dems documentos


pertenecientes a una organizacin.

Referencia Cruzada: Es una tcnica de uso archivstico que permite archivar documentos de acuerdo a
varios denominaciones, logrando hacer alusin a un elemento que se encuentra en otra parte o lugar de un
documento o escrito.

Sistema de control: Es aquel sistema utilizado para el rastreo y control de la documentacin que se
manipule, segn las funciones de revisin deseadas. Adems, Permite seleccionar una opcin de
almacenamiento de documentos estableciendo un tipo de interfaz de usuario para un mejor manejo de la
documentacin.

Tramite: Es la tarea que se efecta para conseguir un resultado

Unidades de conservacin: Es el lugar en donde se desarrolla la gestin, administracin y ejecucin de


los diversos procesos de conservacin que se debe implementar en el archivo documental para la
preservacin en el tiempo de los documentos.

6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA

Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de Archivos,


2000, 14 de Julio

Gua de Aprendizaje

WEB GRAFA

Universidad de la Republica, Uruguay (s.a.) Organizacin y Control de Documentos


Administrativos.
Series
y
tipos
de
documentos.
http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II.pdf,
Consultado el 18 de Diciembre de 2013.

Universidad
de
la
Salle.
(2008)
Transferencias
documentales.
http://www.slideshare.net/archivossenacdb/transferencias-documentales-13476122, consultado el
20 de Diciembre de 2013

Gua de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)


Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Sandra Milena Montoya


Lpez

Expertas temticas

Centro de Gestin
Tecnolgica de Servicios

Diciembre 2013

Julin Andrs Mora


Gmez

Lder de lnea de
produccin

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Yiced Pulido

Asesora pedaggica

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Luisa Fernanda B. Tllez

Editoras de contenido

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Eliana del Pilar Ospina

Andrea Del Pilar


Rodrguez