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Cada vez que sucede, corrige el trabajo mal hecho con inteligencia
to
nte de Proyectos
nar ms
ejorar a mi empresa
ectos
Esto es ms fcil de lo que imaginamos. Slo se requiere prctica para dominar esta estrategia.
Cuando un colaborador realice un trabajo que no tenga los estndares de desempeo que se
esperan de l, hay que acercase en privado a l, poner sobre la mesa aquello que hizo de manera
inadecuada y preguntarle qu es lo que puede hacer la siguiente vez para que no vuelva a
cometer
el
mismo
error.
De esta forma, fomentamos confianza y reforzamos la disciplina entre nuestros recurosos.
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Tener muchos contactos en los que se pueda poseer algo de confianza es sin duda de gran valor
para un project manager. Obviamente l no lo sabe todo y antes ciertas circunstancias no pueden
esperar que las cosas se resuelvan agitando una varita mgica. Por esta razn es muy importante
conocer a diversas personas tanto adentro de la organizacin como afuera de sta, para que as
se pueda acudir a alguna de estas personas cuando hay que enfrentar situaciones particulares.
Gracias a la posibilidad que actualmente ofrecen las plataformas de redes sociales, la conexin
entre personas de intereses afines constituye toda una herramienta de utilidad en el rea de la
administracin de proyectos.
Asumir la incertidumbre
Definitivamente en la dinmica de proyectos siempre debemos esperar lo inesperado ya que hay
mucho hay mucho ms que no sabemos y no podemos saber ms que lo que podamos anticipar.
Hay que ser resistentes a lo que la vida depare. Se puede anticipar que el equipo aprender algo
en el camino que puede y debera cambiar lo que se ha prometido y entonces hay que definir
cmo cumplir esas promesas. Ya que todo no se puede anticipar por la misma razn de que no
sabemos "todo", lo apropiado sera definir un plan de riesgos basado en mltiples incertidumbres
y obviamente tratar de predecir la ocurrencia de stas.
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(cualquier parecido con
es pura coincidencia)..
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Pensar en verde
Aunque la mayora apoyan las iniciativas a favor del cuidado del medioambiente y del planeta,
pues piensan que lo "verde" es una moda; lo importante es internalizar este tipo de enfoque si
bien no como una forma de vida (an cuando s debera serlo), entonces como una manera de
trabajar y afrontar cada desafo profesional. Generalmente el cuidado de los recursos de un
project manager est orientado a no malgastar ni un centavo ms del presupuesto planeado y si
se puede hacer con menos mucho mejor. Obviamente al tratarse de un negocio es una regla nada
desdeable y totalmente vlida, pero no se debe olvidar que sin importar el proyecto siempre se
debe tener presente el impacto ambiental que pudiera generar y toma conciencia que desde
utilizar solamente documentos electrnicos para evitar la utilizacin de papel, hasta generar
importantes planes a favor de energas limpias, en todo momento se debe tener un pensamiento
verde.
bien sabido que esto trae como consecuencia proyectos fallidos que no tienen que ver con lo que
realmente necesitaba el cliente.
Tanto los miembros del equipo como los dems stakeholders necesitan entender lo requiere el
project manager, por lo tanto ste debe ser claro y simple en su forma de expresarse de tal
manera que exista un ptimo desempeo en la ejecucin del proyecto.
Rapidez de adaptacin
Todo lder de proyecto debe aprender a adaptarse a situaciones de cambio rpidamente. Debe
tener la agilidad, as como las actitudes para reconocer que hay que cambiar y convencer a los
dems sobre el por qu de la modificacin que debe hacerse. Si el plan debe ser cambiado
debido a que una situacin lo requiere, el project manager tiene que influir en todos los
stakeholders para que se adapten al cambio velozmente y continuar adelante con el desarrollo del
proyecto de cara a cumplir su objetivo.
proyecto, muy pocas de stas de hecho comparten lo que ha sido aprendido. Si las lecciones
aprendidas son capturadas y luego son colocadas en un archivo que se guarda en algn luar y
nada ms, el ejercicio de haberse reunido para extraerlas simplemente no sirvi denada, sino
para hacerle perder el tiempo a las personas. Hay que tomar en cuenta que las organizaciones
desarrollarn futuros proyectos y puede qu stos sean similares pero deban ser desarrollados por
personal totalmente distinto que puede beneficiarse de esa cultura de compartir libremente las
lecciones aprendidas tras la realizacin de un proyecto.
cosas inesperadas y repentinas que deben ser resueltas en las reuniones. Sin embargo, las
estimaciones de tiempo siempre deben reflejar la necesidad de algunos minutos extras. Por
ejemplo, si en la reunin semanal de revisin del proyecto se establece que dicha junta durar
una hora, se debe aadir un colchn de 15 minutos. para que haya cabida a las cuestiones de la
reunin, generar debates adicionales, tardanzas surgidas, entre otras. No obstante es
recomedable siempre comenzar la reunin a tiempo.
No es fcil ganarse la confianza de las personas que nos rodean y como Lderes de Proyectos es
una responsabilidad hacer sentir a todos aquellos que estn relacionados con el proyecto que
somos personas confiables. Las razones para ello son muy sencillas, por ejemplo, tendremos
acceso a informacin confidencial de la empresa, participamos en negocios muy valiosos en
donde nuestra opinin puede ser de gran influencia y administramos recursos humanos y
materiales.
Adicionalmente, la confianza que se genera tambin se extiende a las relaciones humanas. En
cualquier momento en su vida profesional, alguien vendr a su oficina para solicitarle un concejo
personal o para confiarle alguna situacin especial que tal persona est enfrentando. Obviamente,
este tipo de circunstancias requieren de su ms absoluta reserva.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Eficiencia
El xito de cualquier proyecto depende en gran medida de la eficiencia del Lder de Proyecto,
quien debe efectuar todas sus actividades con un alto sentido de compromiso y entrega, con la
mayor perfeccin posible y con la colaboracin de su equipo de trabajo.
Un Lder de Proyecto eficiente no se permite licencias ni descarga sus responsabilidades en los
hombros de los dems, conoce perfectamente su labor y se esfuerza por cumplir los acuerdos
con la calidad requerida, en el tiempo y presupuesto adecuados, con el mnimo nivel de riesgos y
generando la satisfaccin de aquellos que se benefician de su trabajo.
Aunque esta es una virtud o capacidad que se adquiete mediante la experiencia y el aprendizaje,
mas no no puede ser impuesta, pues la eficiencia no se alcanza por imposicin, todos Lder de
Proyecto debe procurar lograr los resultados esperados y de acuerdo a las condiciones
establecidas para alcanzar estos objetivos.
Autocrtico
Saber aceptar con gratitud las crticas y las observaciones de los dems respecto al trabajo y
personalidad del Lder de Proyecto, es un signo de madurez y seriedad. Siempre le damos la
bienvenida a las alabanzas y buenos comentarios, pero somos muy apresurados en rechazar
aquello que lastima el ego, como quien recibe una ofensa.
Pero mejor que esperar el veredicto ajeno, es mucho ms importante formular el concepto propio,
sin excusas que nos tranquilicen por nuestra forma de obrar y proceder. Ser autocrtico permite
conocerse as mismo, interiorizar en nuestro comportamiento y personalidad y es punto de partida
para eliminar todo aquello que no nos beneficia en nuestras relaciones personales y desempeo
profesional.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
tica que deben seguir todos sus miembros, en el cual se especifican las normas de conducta a
seguir.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Recompensar el esfuerzo
Los miembros del equipo de trabajo no son simples recursos que ejecutan unas funciones
asignadas, son personas que tienen una serie de expectativas ante la labor que desarrollan.
Como lo indican varias teoras del comportamiento humano, un empleado no slo trabaja por un
salario, tambin lo hace por garantizarse una seguridad social y un reconocimiento profesional.
Todo esfuerzo o labor realizada, merece una recompensa para quien se ha dedicado con empeo
a llevarla a cabo. El Lder de Proyecto debe inclinarse por el crecimiento personal y profesional de
los miembros de su equipo y una forma de hacerlo es dando el reconocimiento adecuado a cada
quien por los esfuerzos realizados.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Responsabilidad
La responsabilidad es una cualidad inherente a cualquier persona que desempea un cargo
determinado, sin embargo, para un Lder de Proyecto esta caracterstica se extiende a todos los
elementos relacionados con la ejecucin de un proyecto. Es as como el Lder de Proyecto debe
asumir la responsabilidad por las equivocaciones o errores que puedan cometer los miembros del
equipo de trabajo, como una planeacin inadecuada, fallas en la comunicacin del estado del
proyecto, malos pronsticos, y otros muchos posibles eventos.
De igual forma, la calidad del producto o productos finales del proyecto estn bajo la
responsabilidad del Lder de Proyecto. Es inaceptable que el mximo responsable del proyecto
desve su responsabilidad sealando a otras personas de las posibles fallas que puedan
presentarse, pues es su obligacin tomar los correctivos necesarios para evitar que tales
situaciones sucedan.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Entregarse totalmente
Todo proyecto debe ser para el Lder de Proyecto como la obra maestra para un artista, es decir,
debe apasionarse con el proyecto, vivir el proyecto, entusiasmarse con el proyecto, dar lo mejor
de s para lograr los objetivos y entregar hasta la ltima gota de sudor para ver el proyecto
concluido.
Todo lo anterior se logra con dedicacin y entrega. Una frase muy popular afirma que: los
grandes inventos se logran con un 1% de imaginacin y un 99% de transpiracin, dando a
entender que el esfuerzo y el trabajo son los factores que contribuyen en gran medida al resultado
final. De alguna forma, sta sentencia puede ser aplicada a la Administracin de Proyectos, pues
sin trabajo constante y comprometido por parte quienes laboran en la ejecucin de un proyecto,
difcilmente podran cumplirse las metas propuestas.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Metdico
Un Lder de Proyecto organizado tiene una metodologa para cada una de las actividades que
desarrolla en funcin de su rol. Por ejemplo, tiene un mtodo para el discurrir de las reuniones de
trabajo, se basa en mtodos ya definidos que le permitan crear el plan del proyecto, del mismo
modo, sigue los parmetros establecidos para informar sobre el estado del proyecto, tambin
sigue un marco de referencia para evaluar las propuestas de los proveedores y muchas otras
actividades que requieren el seguimiento de un proceso ordenado y definido.
Las metodologas y estndares adoptados son herramientas de gran utilidad en el desarrollo de
las funciones de un Lder de Proyecto, pues sirven de soporte y gua, facilitando y agilizando los
procesos a ejecutar.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Asumir la realidad
Aceptar hechos y circunstancias de la forma en que se presentan, con realismo, sin perder el
tiempo lamentando los errores del pasado o pensando que todo hubiese sido mejor de tal o cual
modo, son caractersticas de una persona realista que sabe afrontar las situaciones en su justa
medida. El Lder de Proyecto debe aceptar la realidad tal cual ella es, sin fanatismos o
especulaciones y con la mente puesta en los objetivos del proyecto.
En la vida cotidiana de cualquier persona, siempre se presentarn hechos y circunstancias que no
son posibles remediar, sin embargo, aceptarlas en su contexto real es un buen inicio para seguir
adelante. Nadie est exento de crisis familiares, personales, financieras, laborales o de cualquier
tipo. El Lder de Proyecto debe ser el faro y gua para superar cualquier dificultad que se presente
durante la ejecucin del proyecto.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Tolerancia
Un Lder de Proyecto debe saber aceptar las diferencias culturales y de opinin que puedan
existir entre los miembros de su equipo o los interesados en el proyecto, pues en primera
instancia debe comprender que nadie es poseedor de la verdad absoluta y el anlisis de cualquier
punto de vista es vlido para enfrentar una situacin determinada.
La aceptacin de la diversidad de opiniones que puedan existir respecto a un tema, sin el portar el
grado o nivel de quienes las expresan, se resumen en una sola palabra: Tolerancia.
Es imposible que todas las personas relacionadas con un proyecto sean ajustadas a un molde
determinado y que todos piensen de la misma manera. Es necesario que aquellas diferencias de
cultura, opinin o personalidad contribuyan a enriquecer los resultados el proyecto y no sean una
carga pesada para el logro de los objetivos.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Investigador
La curiosidad forma parte de la naturaleza del hombre y ha permitido que el ser humano adquiera
el conocimiento necesario para evolucionar constantemente. De igual forma el Lder de Proyecto
est llamado a ser inquieto y tener la capacidad de adquirir conocimiento nuevo y valioso que le
permita estar a la vanguardia de los temas ms influyentes en su labor cotidiana. Evaluar nuevas
herramientas, investigar sobre nuevas tecnologas, indagar nuevos conceptos, preguntar a los
colegas sobre cmo trabajan, en fin, buscar aquel conocimiento que permita replantearse
continuamente su rol como Gerente de Proyectos.
No es fcil adquirir la disciplina de un investigador, y mucho menos, la perseverancia necesaria
para descubrir o apropiarse de un conocimiento, pero si es posible forjarse una actitud de
compromiso frente a lo novedoso y desconocido.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
PMP
Ral
Giraldo
Surez
Flexibilidad
Aquella figura filosfica que ensea que un roble puede ser arrancado de tajo ante un viento
fuerte por estar erguido y no someterse a la fuerza con que el ste le golpea puede ser aplicable a
la forma como recibimos los acontecimientos que se presentan en nuestra vida cotidiana.
El Administrador de Proyectos siempre estar expuesto a las modificaciones de las condiciones
en cualquier aspecto, ya sea laboral, de mercado, familiar o personal. Ante cualquier cambio que
represente un atentado a la denominada zona de comodidad, en donde se siente tan a gusto, es
necesario adaptarse a con la mayor rapidez y flexibilidad posible, pues no es viable estar
remando en contra de la corriente cuando se presentan circunstancias que definitivamente no se
pueden controlar.
En la tarea de coordinar el equipo de trabajo tambin es necesario ser flexibles ante las
situaciones propias de los miembros del equipo, por ejemplo, permisos para estudiar o diligencias
personales, obviamente, sin que esto altere o afecte el curso normal del proyecto.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
Amplia visin
Aunque no se trata de ser brujo o adivino, el Lder de Proyecto debe ser capaz de visualizar el
trmino del proyecto antes de que ste inicie, lgicamente todos sus pensamientos y acciones
estn dirigidos a la entrega del producto, pero sin descuidar el presente pues reconoce que el da
a da ir conformando la estructura para acabar con xito determinado proyecto.
De forma metafrica, el Lder de Proyecto es el dueo de un telescopio que le permite observar
cualquier situacin futura con todos los detalles.
Esta visin de largo plazo es una habilidad muy importante que debe desarrollar el Lder de
Proyecto, pues le permitir anticiparse a los hechos, corregir desviaciones futuras y tomar
decisiones con suficiente criterio. Es una bsqueda permanente del porvenir, teniendo en cuenta
circunstancias y situaciones futuras que permiten remover obstculos del camino antes de
tropezarse con stos.
Un buen Lder de Proyecto sabe anticiparse a los hechos y tiene todo preparado para afrontar las
situaciones futuras; sabe qu pasar maana, qu suceder la prxima semana, qu se espera
para el prximo mes. No se trata de adivinar el futuro en una bola de cristal o de consultar el
destino con un charlatn, es un anlisis serio y detallado de todo aquello que podra llegar a
presentarse durante el curso del proyecto.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
El rol de conciliador
En cualquier actividad del quehacer humano es inevitable que surjan conflictos por razn de
criterios encontrados, choques culturales, temperamentos, diferencias personales y por un
sinnmero de circunstancias que se entretejen en las relaciones humanas. El Lder est llamado a
evitar que este tipo de situaciones afecten al proyecto tratando de conciliar posiciones contrarias.
Lo anterior no significa que el Lder de Proyectos sea un mediador o un rbitro para resolver
diferencias personales, pues los problemas deben ser solucionados por las partes interesadas;
sin embargo, siempre deben procurarse las vas y soluciones para que el proyecto no se vea
afectado por ste tipo de circunstancias.
Por otro lado, el Lder de Proyectos debe estar en la capacidad de armonizar las expectativas,
requerimientos y deseos de los stakeholders con lo que el proyecto puede ofrecer. Por ejemplo, si
un cliente propone un requerimiento que va ms all de los recursos asignados al proyecto, o si
existe una solicitud por parte de un miembro del equipo de trabajo que no es posible satisfacer,
stas deben ser consideradas con argumentos crebles y razonables de tal forma que el
interesado o el miembro del equipo de trabajo puedan comprender la posicin del Lder del
Proyecto.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
No improvises
Un Director de Proyectos experimentado sabe que la improvisacin es slo para los trovadores y
no est dispuesto a tomar decisiones sin labores de anlisis y planeacin previas; sin investigar
sobre el impacto y los riesgos generados por cualquier accin u omisin. Un buen Gerente de
Proyectos no piensa que las cargas se arreglan por el camino como solan decir los antiguos
arrieros.
Cuando un Director de Proyectos decide improvisar, simplemente est creando un mayor nivel de
riesgos, atentando contra los objetivos y metas del proyecto, pues acciones no medidas y
sopesadas generan incertidumbre, contribuyen al caos y pueden terminar por hacer no viable el
proyecto.
Es necesario tener mucho cuidado con la improvisacin y no permitir que miembros del equipo u
otros stakeholders vayan por la vida improvisando sin ninguna clase de responsabilidad, es
nuestra obligacin como Directores de Proyectos el evitar que estas situaciones se presenten y
tomar todas las medidas necesarias para lograr ste objetivo.
Colaboracin: PMP Ral Giraldo Surez
PMP
Ral
Giraldo
Surez
Recomendaciones
al
ejecutar
un
proyecto
Para todos los desarrolladores de software dedicados a la administracin de proyectos, aqu les
traemos unas breves recomendaciones que deben tener en cuenta a la hora de ejecutar un
proyecto:
Nunca hacer cambios en los requerimientos sin ajustar el tiempo, costo y alcance.
Cuando ests estancado en algo, para ahorrar tiempo, pregunta a otros para obtener
ayuda.
Cuando
el
imprevista
Por
Irwin
riesgo
Jos
en
del
Franco
el
-
Proyecto
es
Project
"Joe"
El
Caf
la
ausencia
Manager
de
Joe
Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es identificar aquellos
eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para alcanzar los objetivos del
proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para identificar, calificar, seleccionar y mitigar
riesgos son constantes durante todo el proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que
dentro de esos escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager.
Pues
si
el
PM
tambin
es
un
riesgo.
En das pasados un colega PM se ausent de manera sorpresiva y obviamente no planificada. El
PM se convirti en un riesgo no identificado. Tampoco sabamos cuando se reincorporara.
Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse responsable, debe obtener informacin de
manera rpida sobre:
Qu es el proyecto?
Quin es el cliente?
La situacin anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones prioritarias, tales
como:
1.
Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda asimilar la
situacin y tomar decisiones. (En una organizacin donde existe una PMO es un poco
ms fcil porque se puede delegar.)
2.
Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales son las
actividades realizadas, las prximas, los hitos por concluir y el avance del proyecto, el
PM que tome el mando podr tener una idea de qu sucedi y deber suceder en las
prximos das.
3.
4.
Los archivos digitales ordenados: Saber donde estn los archivos, documentos
aprobados, informacin del proyecto, etc. ayudar a identificar cualquier fuente de
informacin necesaria. (Algn documento de apoyo que describa esta organizacin ser
de ayuda)
5.
Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar la
informacin vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc.
6.
7.
8.
Actitud del PM: El PM debe saber que en algn momento puede faltar y debe organizar
las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y entendibles por alguien ms.
Cmo conducir
nuevos
entrevistas
para reclutar
recursos
(o
traer
bordo)
humanos
Regla nmero uno: detectar a aquella persona que tenga el perfil Lista, y hace las cosas (smart,
and gets things done). Joel Spolsky, desde su pgina Joel on Software (todo un homenaje a
Nueva York!), nos da su gua para conducir estas entrevistas: The Guerrila Guide to
Interviewing.
He
aqu
la
liga
hacia
la
versin
original.
La buena noticia: ya hay un proyecto para traducir a Joel al castellano, y lo que ya est traducido
puede
encontrarse
en
la
siguiente
wikipgina.
La mala noticia: la mayor parte de los artculos slo son fragmentos, y la gua para entrevistar no
est traducida todava.
Estrategias
para
manejo
de
riesgos
La
importancia
de
los
factores
humanos
Nuevamente, Alistair Cockburn nos ilumina sobre un aspecto vital. Click aqu para visitar.
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