EXPEDICIN CERTIFICACIONES A

CONTRATISTAS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA
NUMERALES
00

2015-05

Todos

CDIGO: A106PR09I01
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Fecha: 2015-05
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DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN
Se crea el instructivo

1. OBJETIVO
Establecer los canales de comunicacin y las actividades que se deben tener en cuenta cuando se solicita una certificacin
de contrato.
2. ALCANCE
Este procedimiento se debe aplicar cuando se solicite una certificacin de contrato en Colciencias. Desde cuando surge la
necesidad de emisin de la certificacin hasta la entrega a satisfaccin del documento.
3. DISPOSICIONES GENERALES
Para asegurar la emisin de las certificaciones de contratos se deben tener en cuenta las etapas previstas en el
procedimiento lo cual garantiza calidad en la informacin y oportunidad en la generacin del documento.
4. DEFINICIONES
CERTIFICACIN: Documento oficial que especifica la generalidad de un contrato suscrito con Colciencias.
CONTRATISTA: Es una persona natural o jurdica que por contrato ejecuta una obra o un oficio.
CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades, escrito entre dos o ms personas que se comprometen recprocamente a
respetar y cumplir las condiciones, que se perfecciona con la firma de las partes.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Nombre del Documento
Ley 962 de 2005

Ley 1712 de 2014

Decreto 103 de 2015
Decreto 19 de 2012

Descripcin
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan
servicios pblicos.
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho
de acceso a la informacin pblica nacional, y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se
dictan otras disposiciones.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
administracin.

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Una vez descargado o impreso este documento se considerar una COPIA NO CONTROLADA.
Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA

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FLUJOGRAMA
EXPEDICIN CERTIFICACIONES CONTRACTUALES A CONTRATISTAS

Contratista

Secretara General

Secretaria General o Colaboradora de la

Secretara General

Funcionario o contratista de la Secretara General

designado para elaborar la certificacin

Supervisor

Funcionario o contratista de
Gestin Documental

Asesor de la Secretara
General

Secretaria General

8. Revis ar certificaciones
contractuales

9. Firmar certificaciones
contractuales

Funcionario o contratista
asistente de la Secretara
General

Inicio

1.Solicitar certific acin

contractuall

2. Recibir solicitud de
certificacin

3. Designar a la persona
que genera la certif icacin

4. Revis ar la solic itud y

solicita carpetas al grupo
de gestin documental

Requiere
calificacin la
certificacin

Si

Genera correo electrnico

solicit ando la calificacin del
contrato/convenio, dirigida al
supervisor con copia al jefe
inmediato

5. Generar calificacin de contrato

convenio y remite mediante correo
electrnico

No

6. Ubicar y entregar
carpetas de contratos/
convenios

7. Elaborar certificacin

12. Cerrar trmite o el que

haga sus veces

13. Diligenciar base de

datos

Fase

Fin

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10. Informar sobre la

elaboracin de la
certificacin contractuales

11. Entregar o enviar

certificacin

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6. ACTIVIDADES
A continuacin se indica el paso a paso para la entrega de los expedientes que reposan en las dependencias de
Colciencias:
N

Responsable

Contratista

Registros

Solicitud por Orfeo,

correo electrnico
D
o comunicacin
escrita

Secretara
General

Solicitud por Orfeo,

correo electrnico
D
o comunicacin
escrita

Secretaria
General o
Asesora de la
Secretara
General

Solicitud por Orfeo,

correo electrnico
D
o comunicacin
escrita

Funcionario o
contratista de la
Secretara
General
designado para
el trmite

Descripcin de la actividad.
Cx Punto de Control.

SOLICITAR CERTIFICACIN CONTRACTUAL

Radica solicitud escrita dirigida a la Secretara
General mediante el sistema de gestin documental
Orfeo o el que haga sus veces, o por correo
electrnico a la direccin: segel@colciencias.gov.co
Especifica en la solicitud nombre completo del
contratista, el nmero y ao del contrato y aclara si
requiere informacin adicional como obligaciones o
calificacin.
RECIBIR SOLICITUD
Se recibe la solicitud y se pone en conocimiento de
la Secretaria General o en su ausencia del (a)
Asesor (a) de la Secretaria General.
DESIGNAR LA PERSONA QUE ELABORA LA
CERTIFICACIN
Se informa al funcionario o contratista de la
Secretara General que elaborar la certificacin y
se entregar la solicitud.
REVISAR LA SOLICITUD
Analiza la informacin y:

Tiempos

Permanente

Inmediato

1 da

Solicita
la(s)
carpeta(s)
del(los)
contrato/convenio(s) al funcionario o contratista
colaborador de la Secretara General, por correo
electrnico.
Correos
electrnicos

Requiere calificacin?

1 da

Si: Genera correo electrnico solicitando la

calificacin del contrato/convenio, dirigida al
supervisor con copia al jefe inmediato. Contina
actividad 5.
No: Contina con la actividad 7.

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Responsable

Supervisor

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Registros

Correo electrnico D

Funcionario o
contratista de
Gestin
Carpetas de
Documental de la
contratos/convenio D
Direccin de
s
Gestin de
Recursos y
Logstica

Descripcin de la actividad.
Cx Punto de Control.
GENERAR
LA
CALIFICACIN
DEL
CONTRATO/CONVENIO
Genera la calificacin de acuerdo al criterio de
evaluacin (numrico, conceptual, entre otros) y
remite mediante correo electrnico a la persona de
la SEGEL que lo solicit.
UBICAR Y ENTREGAR CARPETAS DE
CONTRATOS/CONVENIOS
Ubica las carpetas de los contratos o convenios y
las entrega al funcionario o contratista asistente de
la Secretara General.

Tiempos

1 da

Permanente e
inmediato

ELABORAR CERTIFICACIN
Revisa las carpetas de los contratos o convenios e
inicia el trmite de elaboracin de la certificacin
solicitada por el contratista teniendo en cuenta las
especificaciones contenidas en la solicitud.

Funcionario o
contratista de la
Secretara
General
designado para
el trmite

D
Certificacin

C1

Asesor de la
Secretara
General

Certificacin con
visto bueno

Dentro de los
Para el caso del contratista que ha culminado su
cuatro das
actividad contractual, elabora memorando remisorio
calendario
despus
junto con la certificacin respectiva, cuando as se
de
recibida
la
requiera y lo radica en Orfeo o el que haga sus
solicitud
veces.
Enva al asesor de la Secretaria General para su
revisin.
Revisar que la informacin coincida con los datos
del solicitante.
REVISAR CERTIFICACIN
Recibe y revisa la certificacin vigilando que los
datos estn acordes con los del contrato y que se
cumpla con las especificaciones solicitadas por el
contratista

Dentro de los
cuatro das
La certificacin cumple con lo solicitado?
calendario despus
de recibida la
Si: da visto bueno y remite para firma de la
solicitud
Secretaria General para continuar con la actividad 9
No: Devuelve con las indicaciones y correcciones al
funcionario o contratista que ejecuta el trmite.
Regresa actividad 7.

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Responsable

Registros

C2

10

Secretaria
General

Certificacin

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Funcionario o
contratista
colaborador de la Correo electrnico D
Secretara
General

Descripcin de la actividad.
Cx Punto de Control.
Revisar el contenido de la certificacin verificando
que los datos coincidan con la informacin que
reposa en las carpetas y con lo solicitado por el
contratista en su comunicacin.
FIRMAR CERTIFICACIN
Firma la certificacin y entrega al colaborador de la
Secretaria General.

Tiempos

Dentro del da
calendario
siguiente al de
recibida la
certificacin para
firma

INFORMAR SOBRE LA ELABORACIN DE LA

CERTIFICACIN
Dentro de los dos
Recibe la certificacin firmada y elabora correo das siguientes
electrnico para el contratista informando que el
despus de
documento se encuentra listo para entrega.
recibida la solicitud
ENTREGAR O ENVAR CERTIFICACIN
Entrega o enva la certificacin dependiendo el
canal de comunicacin por medio del cual ingres:
Personal: Entrega la certificacin al contratista y
toma el recibido.

11

Funcionario o
contratista
colaborador de la
Secretara
General

Electrnico: Escanea la certificacin y enva al

correo electrnico por el cual se recibi la solicitud,
e informa que el fsico original se encuentra
disponible en la Secretara General en caso de
requerirlo.

Un da

Orfeo: Remite la certificacin con el oficio de envo

a la direccin del solicitante.
NOTA:
Cuando se enve por correo convencional, se
genera del Orfeo el Listado de Entrega para el
rea de correspondencia de Colciencias, toma el
recibido del funcionario de correspondencia y
entrega el memorando remisorio conjuntamente con
la certificacin y el oficio remisorio dirigido a la
direccin indicada por el contratista o consultor.

12

Funcionario o
contratista de la
Secretara
General
designado para
el trmite

CERRAR TRMITE EN ORFEO O EL QUE HAGA

SUS VECES
Cuando el trmite llegue por Orfeo y haya cumplido
las etapas hasta su finalizacin cierra el radicado en
el aplicativo Orfeo o el que haga sus veces.

1 da

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Responsable

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Funcionario o
contratista de la
Secretara
General
designado para
el trmite

Registros

Base de datos

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Descripcin de la actividad.
Cx Punto de Control.

Tiempos

DILIGENCIAR BASE DE DATOS

Diligencia la base de datos dispuesta en Waira para
el control de expedicin de certificaciones recibidas
en la Secretara General.

1 da

7. PUNTOS DE CONTROL
Punto de Control

Responsable
Funcionario o contratista de
C1 Revisar que la informacin coincida con los datos
la Secretara General
del solicitante.
designado para el trmite
C2 Revisar el contenido de la certificacin verificando
que los datos coincidan con la informacin que reposa
Asesor de la Secretara
en las carpetas y con lo solicitado por el contratista o
General
consultor en su comunicacin.

Registro/Evidencia
Certificacin y carpetas de
contratos y convenios
Certificacin y carpetas de
contratos y convenios

Elabor
Nombre:
Julieth Paola Arteaga B.
Claudia Carolina Rueda M.

Revis

Aprobado por

Nombre:
Paula Fernanda Chiquillo L.
Juan Carlos Martnez M.

Nombre:
Liliana Mara Zapata Bustamante

Cargo:
Contratistas
Fin del instructivo.

Cargo:
Asesores Secretaria General

Cargo:
Secretaria General

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