Capitulo 2

Anlisis y determinacin de requerimientos

Que es la determinacin de requerimientos?
La determinacin de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y
dnde es necesario efectuar mejoras.
Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema.
Actividades de la determinacin de requerimientos
Anticipacin de requerimientos
La experiencia de los analistas es un rea en particular y el contacto con sistema en un
ambiente similar al que se encuentra bajo investigacin, tiene influencia sobre el estudio
que stos realizan. Su experiencia les permite anticipar ciertos problemas o caractersticas
y requerimientos para un nuevo sistema.
Investigacin de requerimientos
Los analistas estudian el sistema actual con la ayuda de varias herramientas y habilidades,
y documentan sus caractersticas para ms adelante, emprender el anlisis. Esta depende
de las tcnicas para encontrar datos.
Especificacin de requerimientos
Los datos obtenidos durante la recopilacin de hechos se analizan para determinar las
especificaciones de los requerimientos, es decir la descripcin de las caractersticas del
nuevo sistema.
o Anlisis de datos basados en hechos reales
Se examinan los datos recopilados durante el estudio, incluidos en la
documentacin de flujo de datos y anlisis de decisiones, para examinar el grado
de desempeo del sistema y si cumple con las demanda de la organizacin
o Identificacin de requerimientos esenciales
Caractersticas que deben incluirse en el nuevo sistema y que van desde detalles
de operaciones hasta criterios de desempeo.
o Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos
Mtodos que sern utilizados para alcanzar lo requerimientos establecidos y
seleccionados.
Requerimientos bsicos
Cuando el analista esta poco familiarizado con la organizacin
1. Cul es el proceso bsico de la empresa?
2. Qu datos utiliza o produce este proceso?
3. Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
4. Qu controles de desempeo utiliza?
Comprensin del proceso
Siempre se debe comenzar con lo bsico. Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben
respuesta, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y
que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensin
necesaria:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cual es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?

Qu pasos se siguen para llevarla a cabo?
Dnde se realizan estos pasos?
Quines los realizan?
Cunto tiempo tardan en efectuarlos?
Con cunta frecuencia lo hacen?
Quines emplean la informacin resultante?

Ejemplo: Sistema para reabastecer inventarios

Cul es la finalidad del sistema de reabastecimiento de inventarios?

Asegurar la existencia de cantidades adecuadas de materiales y artculos en la almacn sin que

stas se vuelvan excesivas y, por tanto, costosas.
Qu pasos se siguen para reabastecer el inventario?
Comprobar en forma manual las existencias. Determinar las necesidades futuras y los tiempos
optimos para solicitar los pedidos. Determinar las cantidades de artculos y materiales de los
pedidos.
Dnde se realiza esta actividad?
EL departamento de compras utiliza la informacin proporcionada por el personal de produccin,
ventas e inventarios as como sus propios registros, para hacer los pedidos y formular predicciones
con anticipacin.
Quines realiza esta actividad?
Los gerentes de compras se encargan de aprobar todos los pedidos. Los gerentes de inventarios
renen todas las instrucciones para la compra y escriben las solicitudes de pedido.
Cunto tiempo toma esta actividad?
Para pedidos simples y de rutina el proceso puede tomar unos cuantos minutos o quiz varias
horas para pedidos de artculos nuevos, de alto costo o bajo otras circunstancias especiales.
Con cunta frecuencia se realiza esta actividad?
En forma continua. Siempre se piden diversos artculos
Quines utilizan la informacin resultante?
La informacin generada por este proceso se emplea para administrar inventarios, servicios de
calendarizacin y produccin, hacer el seguimiento de las compras y pagos a proveedores as
como para satisfacer requerimientos inesperados de compras e informacin relacionada con el
reabastecimiento de inventario.
Ya se tiene un conocimiento amplio de todo lo relacionada con el reabastecimiento del inventario y
el objetivo de este proceso. Todava no existe suficiente informacin para comprender en su
totalidad el sistema, mas bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas
formular preguntas ms detalladas.
Identificacin de datos empleados e informacin generada
El siguiente paso es detectar qu datos se utilizan para llevar a cabo cada actividad. Por ejemplo
para reabastecer el inventario, el comprador requiere datos que describan para cada artculo la
cantidad existente, la demanda esperada, el nombre del proveedor y el costo. Para saber cundo
hacer el pedido, el comprador debe considerar el tiempo de entrega de la mercanca (con cunto
tiempo de anticipacin es necesario efectuar el pedido para que el artculo se encuentre en
existencia cuando sea necesario).
Adems los datos relacionados con el abaste de inventario y almacenaje tambin proporcionan
informacin con respecto a las demandas del almacn, prcticas de compras, ventas y flujo de
efectivo.
Frecuencia y volumen del proceso
Se debe analizar con que frecuencia se repite una actividad. El analista debe considerar ms
preguntas importantes para determinar la razn de esta frecuencia y su efecto sobre las
actividades de la empresa.
Muchas veces la manera ms fcil de obtener esta informacin es identificar el objetivo de la
actividad: Cul es la causa de la actividad? Esto se puede referir a la causa directa como la
funcin de iniciacin.

Las actividades puedes ser iniciadas por los clientes (a travs de llamadas telefnicas o cartas),
por sucesos (por ejemplo la terminacin de una solicitud para abrir una nueva cuenta bancaria de
cargo o crdito) y por el paso del tiempo (al finalizar el da, la semana o el mes).
Identificacin de controles
Los analistas debes examinar los mtodos de control durante la etapa de anlisis: existen
estndares especficos de desempeo?, quin se encarga de comparar el desempeo contra los
estndares?, cmo se detectan los errores?, Cmo se corrigen los errores?, se cometen
demasiados errores? La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en
cualquier investigacin de sistemas.
Requerimientos de las transacciones de los usuarios
Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenas datos por alguna razn.
Por ejemplo en un sistema de pedidos, los pedidos de los clientes son procesados de forma tal que
sea posible enviar los artculos indicados.
Los analistas para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo
relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones.
Qu es lo que forma parte de la transaccin que est siendo procesada?
Qu es lo que inicia la transaccin?
Quin inicia la transaccin?
Quin inicia los pedidos? Con qu propsito?
Con que frecuencia ocurren los pedidos?
Qu volumen est asociado con cada pedido?
Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesas los pedidos?
Qu detalles son necesarios para procesar la transaccin?
Qu informacin se genera? Qu datos se guardan?
Requerimientos de decisin de los usuarios
Las actividades relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especfico. Las rutinas no
son claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la
informacin en forma tal que los gerentes puedan saben qu acciones emprender. Los sistemas de
decisin tienen que ver con el pasado, el presente o el futuro. Algunos brindan soporte para
decisiones recurrentes (como el precio de la mercanca), mientras que otros son nicos.
Estos sistemas puedes utilizar datos que se originan dentro de la empresa, como los generados
por el procesamiento de transacciones, o fuera de ella, por ejemplo asociaciones o fuentes
comerciales (como consorcios dedicados a la investigacin en mercadotecnia que venden
informacin a las organizaciones)
En algunos casos, se procesan los datos de la transaccin para generar nueva informacin para la
toma de decisiones. Por ejemplo, el resumen de las transacciones de ventas indica a los gerentes
qu productos se venden y cules no.
Se deben preguntas sobre la frecuencia y volmenes, pero tambin deben hacer otras para
determinar los requerimientos de las decisiones:
1. Qu informacin se utiliza para la toma de decisiones?
2. Cul es la fuente de esta informacin? Qu sistemas de transacciones producen los
datos utilizados en el proceso de decisin? Qu otros datos son necesarios y no es
posible obtener del procesamiento de transacciones? Qu datos se originan en fuentes
externas a la organizacin?
3. Cmo se deben procesar los datos para producir la informacin necesaria?

4. Cmo debe presentarse la informacin?

Preguntas que se deben contestar al desarrollar el perfil del sistema
El analista debe dar respuesta a las siguientes preguntas para desarrollar un perfil completo de
sistema bajo investigacin:
Volumen:
Cul es el volumen de actividades que se presentan?
Con qu frecuencia ocurren las actividades?
Ocurren las actividades de acuerdo con un ciclo?
Control

Qu reas necesitan un control especfico?

Cules son los mtodos de control utilizados?
Qu criterios se emplean para medir y evaluar el desempeo?
Qu mtodos se emplean para detectar lagunas en los controles?
Se toman precauciones especficas de seguridad para proteccin contra una actividad
impropia?
Existen mtodos para evadir el sistema? Por qu se presentan?

Procesos
Qu procesos, pasos o funciones constituyen esta actividad?
Qu es lo que da inicio a la actividad?
Cunto tiempo tarda cada actividad? Qu factores intervienen en la duracin de la
actividad?
Qu retrasos ocurren o pueden ocurrir?
Cmo interactan los elementos entre si?
Cul es el costo de operacin del sistema?
Se satisfacen los objetivos especficos de la gerencia?
Datos

Qu datos entran al sistema y cual es su origen?

En qu forma se reciben lo datos del sistema? En qu forma son almacenados?
Qu datos son almacenados en el sistema o como parte de las actividades del mismo?
Quines utilizan la informacin generada por el sistema? Con que finalidad la utilizan?
Qu es lo que no se utiliza (partes extraas)?
Que datos faltan con mayor frecuencia?
Existen datos desarrollados o empleados sobre una base ad hoc?
Qu tablas de referencia, diagramas u otros datos se utilizan?
Cmo estn codificados o abreviados los datos y actividades?
Quines son las personas clave en el sistema? Por qu son importantes?
Qu obstculos o influencias de tipo poltico afectan la eficiencia del sistema?

Requerimientos de toda la organizacin

Un trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros departamentos. Cuando los analistas
estudian sistemas para un departamento tambin deben evaluar las implicaciones para los dems
departamentos con los que interacta el sistema bajo investigacin. Algunas veces los sistemas
abarcan el trabajo de varios departamentos. Es responsabilidad del analista identificar las
dependencias entre departamentos y determinar cmo los afecta un proyecto de sistemas.
Ejemplo: Recepcin de pedido.

Cuando el grupo de ventas toma un pedido, la accin da origen a una serie de actividades que
afectan las dems reas. Un pedido puede hacer, eventualmente, que intervengan los
departamentos de crdito, produccin, control de inventarios, compras (se es necesario ordenar
materiales para cumplir con el pedido del cliente), envos y contabilidad (para facturacin y
anotacin del monto de la venta en los registro de ventas).
TCNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS
Entrevistas
Los analistas emplean la entrevista para reunir informacin proveniente de personas o de grupos.
Por lo comn, entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios en potencia del
sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que
proporcionan datos para el sistema propuesto o que sern afectados por l.
Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o no estructuradas.
Las entrevistas no estructuradas utilizan un formato pregunta-respuesta y son apropiadas cuando
el analista desea adquirir informacin general acerca de un sistema.
Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estndar en un formato de respuesta abierta o
cerrada. El primero permite que el entrevistado d respuesta a las preguntas con sus propias
palabras; el segundo utiliza un conjunto anticipado de respuestas.
Cuestionarios
El uso de cuestionarios permite a los analistas reunir informacin proveniente relacionada con
varios aspectos de un sistema de un grupo de personas. El empleo de formatos estandarizados
para las preguntas puede proporcionar datos mas confiables que otras tcnicas por otra parte su
amplia distribucin asegura el anonimato de los encuestados, situacin que puede conducir a
respuesta mas honestas. Sin embargo, este mtodo no permite al analista observar las
expresiones o reacciones de los encuestados, tambin la respuesta puede ser limitada.
Revisin de los registros
Varios tipos de registros y reportes pueden proporcionar al analista informacin valiosa con
respecto a las organizaciones y sus operaciones. Al revisar los registros, el analista examina la
informacin asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios. Las revisin de los
registros puede efectuarse al comienzo del estudio, como introduccin, o tambin despus, y sirve
de base para compara las operaciones actuales, por lo tanto los registros pueden indicar qu est
sucediendo.
Los registros incluyen manuales de polticas, reglamentos y procedimientos estndares de
operacin utilizados por la mayor partes de las organizaciones como guas para los gerentes y
empleados.
Observacin
La observacin permite al analista ganar informacin que no se puede obtener por otras tcnicas.
Por medio de la observacin el analista obtiene informacin de primera mano sobre la forma en
que se efectan las actividades. Este mtodo es ms til cuando el analista necesita observar, por
un lado, la forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo lo procesos y, por otro, si
se siguen todos los pasos especificados.
La observacin muestra al analista
Lo que debera suceder
Lo que en realidad ocurre
Procedimientos estndares de operacin
Retrasos en el trabajo

Controles y comprobacin de exactitud y grado

de terminacin.
Documentos llenados en forma apropiada
Trabajo terminado con eficiencia y a tiempo

Informacin que se recuerda de memoria (en

forma incorrecta)
Pasos omitidos
Ms fotocopias de las necesarias
Necesidad de nuevos controles
Falta de informacin en los archivos cuando se
tiene la necesidad de hacer llamadas
telefnicas
Los documentos no se llenan en la forma
requerida
Los empleados desconocen los procedimientos
prescritos