1.

ESBOZO DEL PROBLEMA

En el Instituto Tecnolgico Metropolitano se evidencian debilidades en el desarrollo
de un medio estndar para la definicin detallada de especificaciones tcnicas para la
adquisicin de bienes, servicios y obras fsicas, as como la definicin de estudios de
precios del mercado para establecer una media y definir el presupuesto oficial para
las contrataciones.
Lo anterior, indica la necesidad de disear y poner en operacin una metodologa que
permita de una manera estandarizada que todas las actuaciones del ITM se basen en
la planificacin, eficiencia, la equidad, la eficacia y la optimizacin de los recursos
econmicos, sociales y ambientales, con el fin de proteger el patrimonio pblico, la
transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y
utilizacin de los bienes y recursos pblicos en el cumplimiento de los fines del
Estado.
2. SITUACIN ACTUAL

Desconocimiento de polticas de operacin del proceso de adquisicin de

bienes y servicios.
Dificultad para precisar especificaciones tcnicas a un nivel de detalle que
permita mayor claridad a los cotizantes, futuros proponentes y contratistas,
eliminando los riesgos de recibir bienes, obras y servicios no contemplados.
Los lderes y tcnicos que apoyan la etapa de planeacin de la contratacin no
siempre tienen una nocin racional de los recursos concebidos para cada
proyecto.
Desconocimiento de los formatos para realizar estudios de precios del
mercado.
Dificultad en el proceso de cotizaciones, dado que algunos usuarios envan sus
cotizaciones generales, sin hacer un anlisis de precio unitario, lo cual genera
presupuestos con valores subjetivos.
Dificultad para adquirir las cotizaciones en el mercado.

3. PROPOSICIN DEL MTODO

Se propone una herramienta obligatoria y vinculante para la construccin detallada de
especificaciones tcnicas y clculo de los precios promedio (media del mercado), para
la elaboracin de presupuesto oficial, estudios previos y certificado de disponibilidad
presupuestal (CDP), con el que cada dependencia del ITM inicia un proceso
contractual, para todas las modalidades de seleccin que impliquen convocatoria
pblica.

4. ASPECTOS TRIBUTARIOS
Con la expedicin de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012 (Reforma Tributaria),
se presentaron cambios en el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que tienen aplicacin
a partir del 01 de enero de 2013 y que impactan el proceso contractual del INSTITUTO
TECNOLGICO METROPOLITANO:
Aspectos generales a considerar respecto al IVA:
Se genera IVA en las siguientes operaciones: venta de bienes corporales
muebles, prestacin de servicios y la importacin de bienes corporales
muebles.
La tarifa general sigue siendo el 16% y se aplica a todos los bienes y servicios
que no se encuentren expresamente excluidos o sometidos a otras tarifas,
segn los cambios de la Reforma Tributaria.
El IVA constituye mayor valor del bien o servicio, por lo tanto debe
considerarse al calcular el valor total del contrato, independiente del tipo de
contrato a suscribir.
Algunos bienes y servicios que pasaron a ser gravados con la tarifa del 16%:
Todos los vehculos cuyo FOB o el equivalente del valor FOB, sea igual o
superior a USD $30.000, con sus accesorios.
Arrendamiento de locales para usos diferentes a vivienda.
Servicios de hotelera.
Los servicios de clubes sociales o deportivos de trabajadores y de pensionados.
Servicios de restaurante bajo franquicias.
Servicios integrales de aseo y cafetera, de vigilancia autorizados por la
Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por
empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las
cooperativas y precooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra
se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economa Solidaria.
La base ser sobre el AIU (Administracin, Imprevistos y Utilidad), que no
podr ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato.
La base gravable anterior aplicar para efectos de retencin en la fuente del
impuesto sobre la renta, al igual que para los impuestos territoriales.

Algunos bienes y servicios que pasaron a ser gravados con la tarifa del 5%:

Caf, incluso tostado o descafeinado, cscara y cascarilla de caf.

Azcar de caa o de remolacha y sacarosa.
Aceite bruto de soya, palma, girasol, algodn, almendra y maz.
Chocolate de mesa.
Pastas alimenticias sin cocer y dems sealados en el Artculo 48.
Los vehculos para el transporte de diez personas o ms, incluido el conductor,
de la parte arancelaria 87.02.
Planes de medicina prepagada y complementarios, las plizas de seguros de
ciruga y hospitalizacin, plizas de seguros de servicios de salud y en general
los planes adicionales.
Los servicios de vigilancia, supervisin, conserjera, aseo y temporales de
empleo, prestados por personas jurdicas constituidas con nimo de alteridad,
en la que sus empleados son personas discapacitadas. La base del clculo del
impuesto ser la parte correspondiente al AIU.
El almacenamiento de productos agrcolas en depsitos y las comisiones
directamente relacionadas con negociaciones de productos de origen
agropecuario que se realicen a travs de bolsas de productos agropecuarios
legalmente constituidas.
Algunos bienes y servicios no gravados con IVA:
Ms bienes de la canasta familiar, medicamentos, abonos, insecticidas y
preservativos.
Madera en bruto.
Ladrillos en construccin y bloques de calicanto de arcilla.
Repuestos para kits del plan de gas vehicular.
Computadores personales de escritorio o porttiles, cuyo valor no exceda de
ochenta y dos (82) UVT, que equivalen en pesos para el ao 2013 a $2200.962,
los dispositivos mviles inteligentes tales como tabletas, cuyo valor no exceda
de cuarenta y tres (43) UVT, que equivalen en pesos para el ao 2013 a
$1154.163.
El asfalto.
Objetos con inters artstico, cultural e histrico comprados por parte de los
museos que integren la Red Nacional de Museos y las entidades pblicas que
posean y administren estos bienes, estarn exentos del cobro del IVA.
Los servicios de educacin prestados por establecimientos de educacin
prescolar, primaria, media e intermedia, superior y especial o no formal,
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reconocidos como tales por el Gobierno, y los servicios de educacin prestados

por personas naturales a dichos establecimientos. Estn excluidos igualmente
los siguientes servicios prestados por los establecimientos de educacin a que
se refiere el presente numeral: restaurante, cafetera y transporte, as como los
que se presten en desarrollo de las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994.
Igualmente estn excluidos los servicios de evaluacin de la educacin y de
colaboracin y aplicacin de exmenes para la seleccin y promocin de
personal, prestados por organismos o entidades de la administracin pblica.
Servicios de conexin y acceso a Internet de los usuarios residenciales del
estrato 3 y el cual estn contemplados dentro el Artculo 38 de la Ley.
Materias primas para la produccin de vacunas.
Equipos y elementos nacionales o importados que se destinen a la
construccin, instalacin, montaje y operacin de sistemas de control y
monitoreo, necesarios para el cumplimiento de las disposiciones, regulaciones
y estndares ambientales vigentes, para lo cual deber acreditarse tal
condicin ante el Ministerio del Medio Ambiente.
Servicios de restaurante sin franquicias internacionales (negocios donde se
vendan comidas o bebidas, lo cual incluye cafetera, grilles, bares, heladeras y
panaderas).

Impuesto Nacional al Consumo:

La Ley 1607 de 2012 cre el Impuesto Nacional al Consumo a partir del 01 de enero
de 2013, con una tarifa del 8% sobre los siguientes bienes y servicios:
Servicio de restaurante sin franquicias internacionales (negocios donde se
vendan comidas o bebidas, lo cual incluye cafeteras, grilles, bares, heladeras y
panaderas).
Telefona mvil.
Algunos vehculos, botes y aerodinos que superen US$30.000.
El Impuesto Nacional al Consumo se causar en el momento de la entrega del bien o
de la prestacin del servicio o la expedicin de la cuenta de cobro, factura o
documento equivalente, y debe discriminarse en estos documentos y calcularse
previamente e incluirse en la lista de precios al pblico.
El Impuesto Nacional al Consumo constituye para el comprador un impuesto
deducible del impuesto sobre la renta, como mayor valor del bien o servicio adquirido,
pero no genera impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.
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5. CONTRATO DE SUMINISTRO
5.1. Definicin: Es un contrato comercial que consiste en que un contratista
legalmente seleccionado, se obliga a cumplir a favor del ITM, en forma
independiente, prestaciones peridicas o continuadas de bienes o servicios, a
cambio de un pago o contraprestacin.
Estas prestaciones peridicas en el ITM, generalmente se pactan por la
totalidad del valor del presupuesto oficial, y se va agotando conforme se van
entregando los bienes y servicios, dentro de un plazo determinado.
Son bienes y servicios objeto de suministro en el ITM: la papelera, ferretera,
elctricos y electrnicos, impresos, publicaciones, pinturas y combustibles. As
como consumibles para impresoras, partes, perifricos, materiales y
suministros, entre otros, siempre que las prestaciones se verifiquen con
entregas peridicas en un lapso de tiempo determinado.
5.2. Cmo se construye el presupuesto oficial para la futura contratacin:
5.2.1. Se deben elaborar las especificaciones tcnicas detalladas con base en la
necesidad de la Entidad, con el conocimiento general o especializado del
tcnico o lder que justifica la contratacin. As mismo, con base en la oferta
de los diversos proveedores del mercado, realizando un sondeo que
garantice la igualdad de condiciones en las fuentes y en las caractersticas
del bien, servicio u obra a contratar.
5.2.2. Se sugiere realizar, antes de efectuar la cotizacin de los insumos,
elementos, equipos, entre otros, la descripcin detallada de los tems a
contratar, teniendo en cuenta las especificaciones tcnicas, la unidad de
medida correcta para la adquisicin del bien, servicio u obra, la cual debe
estar acorde con la necesidad de la Entidad. Igualmente, se sugiere solicitar
mnimo tres (3) cotizaciones a los diversos proveedores del mercado que
suministren el bien requerido, para lo cual se otorgar un tiempo
razonable. Luego de esto, se podrn promediar las cotizaciones que hayan
sido allegadas.
5.2.3. Para facilitar esta accin se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIN
DE LA NECESIDAD Y DEFINICIN DEL PRESUPUESTO, vigente a la fecha de
diligenciamiento en el sistema de calidad (corresponde a la obligacin de
consultar los precios del mercado para definir el presupuesto oficial. Se
promedian las diferentes cotizaciones con impuestos incluidos: el rea
Comercial lidera y apoya este tema).

5.2.4. Es muy importante tener en cuenta el concepto sobre aspectos tributarios

en el proceso de contratacin emitido por el rea de contabilidad.
5.2.5. Para la construccin del presupuesto oficial, se debern tener en cuenta los
costos administrativos asociados al contrato, por concepto de
contribuciones, impuestos, seguros y estampillas.
5.2.6. De no aplicar ninguna de las anteriores, los costos se determinarn
mediante la utilizacin de bases de datos especializadas, almacenes de
grandes superficies o precios histricos con ajustes por inflacin.
5.2.7. Los soportes de las cotizaciones sern almacenados en carpetas virtuales
por proceso de contratacin.
5.2.8. Una vez se tenga el promedio de los precios del mercado, precio histrico,
consulta con proveedores, consulta de bases de datos especializadas,
consultas en la Internet, entre otros, ser necesario incluir los siguientes
impuestos, gravmenes y retenciones propias del contrato de suministro:
IVA: Por tratarse de un suministro de elementos se debe calcular el IVA del 16%
sobre el valor total de cada uno de los tems. (En todo caso, consultar el numeral 4,
aspectos tributarios por los cambios de la Reforma Tributaria).
RETENCIN EN LA FUENTE:
Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarn las
siguientes retenciones en la fuente:
Si es persona jurdica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN
CONTRIBUYENTE, se efectan las siguientes retenciones:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre
los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27
UVT (para el ao 2013 son $725.000).
Retencin en la Fuente a Ttulo de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado,
que debe practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en
cuenta, lo que ocurra primero (Artculo 42, Ley 1607/12).
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $ 402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
7

de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto
2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y
giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.
Retencin en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE, la
cual se liquidar sobre cada pago o abono en cuenta realizado al contribuyente
sujeto pasivo de este tributo, de acuerdo con la actividad econmica principal
del RUT y las tarifas determinadas en el Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el
cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012, que son las siguientes:
0.30%: Comercial e industrias
0.60%: Servicios
1.50%: Minera e hidrocarburos
Si es persona jurdica y tiene la calidad de AUTORRETENEDOR y GRAN
CONTRIBUYENTE, se efectan las siguientes retenciones:
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 $402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto
2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y
giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.
No se le efecta Retencin en la Fuente Sobre la Renta para la Equidad-CREE, a las
siguientes personas jurdicas:
Que tengan la calidad de Autorretenedores del impuesto sobre la renta, de
conformidad con el Artculo 03 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual
se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012 (Reforma Tributaria).
Que sean Entidades sin nimo de Lucro, de conformidad con el Artculo 01 del
Decreto 862 de abril 26 de 2013, debido a que no son sujetos pasivos del
Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE.
Si es persona natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se efectan
las siguientes retenciones:
IVA: El rgimen simplificado no factura IVA.
8

RETENCIN EN LA FUENTE:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre
los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27
UVT (para el ao 2013 son $725.000).
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $402.615).

A las personas naturales no se les efecta Retencin en la Fuente sobre la Renta para la
Equidad-CREE, porque no son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el
Artculo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013.
El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales
vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecucin del contrato, son de obligacin
exclusiva del contratista. El ITM actuar en cada uno de esos casos como agente de
retencin de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos.
6. CONTRATO DE COMPRAVENTA:
6.1. Definicin: Es un contrato comercial con el cual un contratista legalmente
seleccionado se obliga con el ITM a trasmitir la propiedad de un bien y el ITM a
pagarla en dinero. El dinero que el ITM da al contratista por el(los) bien(es)
vendido(s) se llama precio.
Son bienes objeto de compraventa en el ITM, aquellos consumibles o no, fsicos
o ideales, siempre que las prestaciones se verifiquen con una nica entrega
dentro de un plazo destinado para ello, como un lote de computadores,
licencias y equipos.
6.1.1. Se construyen las especificaciones tcnicas detalladas con base en el
conocimiento general o especializado del tcnico o lder que justifica la
contratacin, sustentadas en la oferta del bien de diversos proveedores del
mercado, realizando un sondeo que garantice la igualdad de condiciones en
las fuentes y en las caractersticas del bien o servicio a contratar.
6.1.2. Se sugiere realizar, antes de cotizar, la descripcin detallada de los tems a
contratar, teniendo en cuenta las especificaciones tcnicas, la unidad de
medida correcta para la cancelacin del bien, elemento o equipo. As
mismo, se sugiere cotizar mnimo con tres (3) o ms proveedores del
segmento del mercado, los bienes objeto de suministro, para lo cual se
9

otorgar un tiempo razonable. Vencido este, se podrn promediar las

cotizaciones que hayan sido allegadas.
6.1.3. Para facilitar esta accin se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIN
DE LA NECESIDAD Y DEFINICIN DEL PRESUPUESTOS, vigente a la fecha de
diligenciamiento en el sistema de calidad (corresponde a la obligacin de
consultar los precios del mercado para definir el presupuesto oficial. Se
promedian las diferentes cotizaciones con impuestos incluidos: el rea
Comercial lidera y apoya este tema).
6.1.4. Es muy importante tener en cuenta el concepto sobre aspectos tributarios
en el proceso de contratacin emitido por el rea de contabilidad.
6.1.5. Para la construccin del presupuesto oficial, se debern tener en cuenta
aquellas contribuciones, impuestos, seguros y estampillas a que diera lugar.
6.1.6. De no aplicar ninguna de las anteriores, los costos se determinarn
mediante la utilizacin de bases de datos especializados, almacenes de
grandes superficies o precios histricos con ajustes por inflacin.
6.1.7. Los soportes de las cotizaciones sern almacenados en carpetas virtuales
por proceso de contratacin.
6.1.8. Una vez se tenga el promedio de los precios del mercado, precio histrico,
consulta con proveedores, consulta de bases de datos especializadas,
consultas en la Internet, entre otros, ser necesario incluir los siguientes
impuestos, gravmenes y retenciones propias del contrato de compraventa:
IVA: Se debe de calcular el IVA del 16% sobre el valor total de cada uno de los tems.
(En todo caso, consultar el numeral 4, aspectos tributarios por los cambios de la
Reforma Tributaria).
RETENCIN EN LA FUENTE:
Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarn las
siguientes retenciones en la fuente:
Si es persona jurdica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN
CONTRIBUYENTE, se efectan las siguientes retenciones:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre
los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27
UVT (para el ao 2013 son $725.000).

10

 Retencin en la Fuente a Ttulo de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado,
que debe practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en
cuenta, lo que ocurra primero (Artculo 42, Ley 1607/12).
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $ 402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto
2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y
giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.
Retencin en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE, la
cual se liquidar sobre cada pago o abono en cuenta realizado al contribuyente
sujeto pasivo de este tributo, de acuerdo con la actividad econmica principal
del RUT y las tarifas determinadas en el Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el
cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012, que son las siguientes:
0.30%: Comercial e industrias
0.60%: Servicios
1.50%: Minera e hidrocarburos

A las personas jurdicas que tengan la calidad de Entidades sin nimo de Lucro, no les
efecta Retencin en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, de conformidad
con el Artculo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, debido a que no son sujetos
pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE.
Si es persona jurdica y tiene la calidad de AUTORRETENEDOR y GRAN
CONTRIBUYENTE, se efectan las siguientes retenciones:
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto

11

2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y

giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.

A las personas jurdicas que tengan la calidad de Autorretenedores del Impuesto sobre
la Renta no se le efecta Retencin en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE,
de conformidad con el Artculo 03 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012 (Reforma Tributaria).
Si es persona natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se efectan
las siguientes retenciones:
IVA: El rgimen simplificado no factura IVA.
RETENCION EN LA FUENTE:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre
los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27
UVT (para el ao 2013 son $725.000).
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $ 402.615).

A las personas naturales no se les efecta Retencin en la Fuente sobre la Renta para la
Equidad-CREE, porque no son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el
Artculo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013.
El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales
vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecucin del contrato, son de obligacin
exclusiva del contratista. El ITM actuar en cada uno de esos casos como agente de
retencin de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos.
7. CONTRATO DE OBRA: CONSTRUCCIN O AMPLIACIN
7.1.Definicin: Acorde con el Artculo 32 de la Ley 80 de 1993, se defini el
contrato de obra como aquel que celebran las entidades estatales para la
construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecucin y pago. Sobre este ltimo elemento, interesa destacar
que existen diferentes modalidades de pago del valor del contrato de obra: a
precio global, a precios unitarios, por administracin delegada, reembolso de
gastos y pago de honorarios y el otorgamiento de concesiones.
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7.1.1. Los contratos de obra por precio global son aquellos en los que el
contratista, a cambio de las prestaciones a que se compromete, obtiene
como remuneracin una suma fija, siendo el nico responsable de la
vinculacin de personal, de la elaboracin de subcontratos y de la
obtencin de materiales. En el contrato a precio global se incluyen todos los
costos directos e indirectos en que incurrir el contratista para la ejecucin
de la obra y, en principio, no origina el reconocimiento de obras adicionales
o mayores cantidades de obra no previstas.
7.1.2. As mismo, en los contratos a precios unitarios, la forma de pago es por
unidades o cantidades de obra y el valor total corresponde al que resulta de
multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio unitario de
cada una de ellas, comprometindose el contratista a realizar las obras
especificadas en el contrato. En el contrato a precios unitarios, toda
cantidad mayor del formato de cantidades ordinarias o contractual se
denomina adicional y las que no se encuentren incluidas en el formato de
las cantidades contractuales se denomina extra.
7.1.3. Las cantidades adicionales y extras solo se podrn ejecutar si son
aprobadas por el interventor del contrato, antes de la ejecucin de las
mismas. Para las cantidades extras el contratista debe elaborar un anlisis
de precios unitarios, teniendo en cuenta los costos de mercados y cada uno
de los insumos, transportes, acarreos internos y herramientas menores
para la ejecucin de la actividad. Dicho anlisis debe ser analizado y
aprobado por la interventora.
7.1.4. Adicionalmente, en un contrato de obra podrn existir cantidades
contractuales que durante la ejecucin del contrato, no sea necesario
ejecutarlas. Igualmente podrn existir cantidades de obras extras que por
las caractersticas del proyecto se generen en la ejecucin. Para ello, se
deber suscribir un Acta de Cambio de Obra entre el contratista y la
interventora, donde se relacione la necesidad de la ejecucin de las
actividades extras y la justificacin de la no ejecucin de las actividades
contractuales.
7.1.5. En los contratos de obra se deben elaborar las Actas de Recibo Parciales y
de Finalizacin o recibo de obra, donde se relacionen los datos bsicos del
contrato y la fecha en cual la Entidad est recibiendo a satisfaccin las
obras objeto del contrato, adems de las observaciones del proyecto que se
consideren ms relevantes. As mismo, al finalizar el proyecto y la Entidad
cancelar los dineros adeudados al contratista, se debe elaborar el Acta de
Liquidacin del Proyecto, donde se debe dar constancia del valor inicial y
final del proyecto, plazo inicial y final, relaciones de otros en el caso de
existir, adems de los datos generales del contrato.

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7.2. Cmo se construye el presupuesto oficial para la futura contratacin:

7.2.1. Se podrn elaborar con base en presupuestos existentes de diseos
contratados con anterioridad por parte de la Entidad. Para este caso, si los
estudios son de aos anteriores, se deben actualizar los presupuestos con
base en la escala salarial para la mano de obra y el valor de los insumos por
precios de mercado. En caso de no contar con los diseos, los presupuestos
podrn ser calculados por un tcnico competente del rea respectiva.
7.2.2. Antes de iniciar un proceso de contratacin se debe contar con los permisos
(servidumbres) y licencias de construccin. Dependiendo del tipo de
proyecto, se le deben exigir al contratista los permisos respectivos antes de
iniciar los proyectos, tales como: permiso de trabajo nocturno por parte del
Ministerio del Trabajo, permiso de trabajo en altura, permisos ambientales
por parte de la autoridad ambiental competente, permiso de ocupacin de
espacio pblico y vas con las secretaras competentes de la Administracin
Municipal.
7.2.3. Se deben incluir las especificaciones tcnicas detalladas. En caso de ser
necesarias, las especificaciones tcnicas elaboradas por otras entidades que
son referentes en el mbito nacional (especificaciones tcnicas de
Empresas Pblicas de Medelln, normas tcnicas sismo resistentes,
reglamento de agua potable y saneamiento bsico, Normas NTC, entre
otras).
7.2.4. Los presupuestos se deben presentar en un formato claro, preferiblemente
por captulos, efectuando una descripcin detallada de los tems a
contratar, unidad de medida correcta, valor unitario (el cual debe
elaborarse con base en un anlisis de precios unitarios A.P.U.) y valor
total. Los anlisis de precios unitarios se deben construir con base en los
rendimientos de Camacol o experticia del funcionario responsable,
teniendo en cuenta los precios de mercado, lista de recursos y memoria de
clculo de los salarios utilizados para el clculo de la mano de obra. En caso
de contar con los diseos, ya sea contratados con anterioridad por parte de
la Entidad o elaborados por el profesional responsable, no habra la
necesidad de efectuar la cotizacin respectiva.
Los presupuestos se deben elaborar teniendo en cuenta los impuestos,
contribuciones, gravmenes, retenciones y gastos asociados a la
legalizacin de contratos, bases de datos especializadas y los precios
histricos, teniendo en cuenta aspectos como la localizacin de la obra,
condiciones de acceso, trasiegos internos, caractersticas de los materiales
existentes, entre otros.

14

7.2.5. Clculo del A.U. (Administracin y Utilidades), el cual se debe especificar

para cada proyecto, se deben incluir los costos administrativos requeridos
para la ejecucin del contrato (impuestos, honorarios, pago de garantas,
gastos de oficina, control de impacto socio-ambiental, entre otros), se debe
indicar el porcentaje estimado por la Entidad para el A.U. No obstante, es
competencia de cada contratista la estimacin correcta del porcentaje de
A.U. para el proyecto especfico.
7.2.6. Igualmente se debe dejar consignado que el contratista que ejecute el
contrato, debe cumplir con el Manual de Instruccin para Trabajos de Alto
Riesgo en Contratistas del ITM, bajo la Resolucin Rectoral No. 1033 de
noviembre de 2012 y con lo consignado en el Decreto 0723 de 2013, el cual
Reglamenta la afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales de las
personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de
servicios con entidades o instituciones pblicas o privadas y de los
trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo.
IVA: Por tratarse de un Contrato de Obra de conformidad con el Artculo 100 de la Ley
21 de 1992, los contratos de obra que celebren las personas naturales o jurdicas con
entidades pblicas estn excluidos del IVA.
RETENCIN EN LA FUENTE:
Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarn las
siguientes retenciones en la fuente:
Si es persona jurdica o natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se
efectan las siguientes retenciones:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Obra: 1% sobre el
valor total del contrato y se aplica a los pagos o abonos en cuenta, lo que
ocurra primero.
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $ 402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto
2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y
giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.

15

 Retencin de Contribucin Especial de Obra pblica: se aplicar una tarifa del

5% del valor total del contrato o de la respectiva adicin, de conformidad con
la Ley 1106 de 2006 modificada por la Ley 418 de 1997, que establece que
Todas las personas naturales o jurdicas que suscriban contratos de obra

pblica con entidades de derecho pblico o que celebren contratos de adicin

al valor de los existentes debern pagar a favor del Municipio.

Retencin en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE: no

se efecta esta retencin a las siguientes personas en los Contratos de Obra:
-

A las personas naturales no se les efecta Retencin en la Fuente sobre la

Renta para la Equidad-CREE , aunque sean del Rgimen Comn, porque no
son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el Artculo 01 del
Decreto 862 de abril 26 de 2013.

A las personas jurdicas que tengan la calidad de Autorretenedores del

Impuesto sobre la Renta no se le efecta Retencin en la Fuente sobre la
Renta para la Equidad-CREE, de conformidad con el Artculo 03 del Decreto
862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607
de 2012 (Reforma Tributaria).

El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales
vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecucin del contrato, son de obligacin
exclusiva del contratista. El ITM actuar en cada uno de esos casos como agente de
retencin de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos.
Para facilitar esta accin se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIN DE LA
NECESIDAD Y DEFINICIN DEL PRESUPUESTOS, vigente a la fecha de diligenciamiento
en el sistema de calidad (corresponde a la obligacin de consultar los precios del
mercado para definir el presupuesto oficial. Se promedian las diferentes cotizaciones
con impuestos incluidos: el rea Comercial lidera y apoya este tema).
8. CONTRATO DE OBRA: OBRA DE MANTENIMIENTO
8.1. Definiciones: Acorde con el Artculo 32 de la Ley 80 de 1993 se defini el
contrato de obra como aquel que celebran las entidades estatales para la
construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecucin y pago. La gran diferenciacin de un contrato de obra
civil y obra para mantenimiento radica en que este ltimo se realiza sobre un
bien mueble o inmueble, con actividades preventivas y/o correctivas para
incrementar su vida til, mejorar su operacin y funcionabilidad.

16

8.2. Cmo se construye el presupuesto oficial para la futura contratacin:

8.2.1. Se debe verificar la necesidad de la periodicidad del mantenimiento, la cual
depende del bien mueble o inmueble. Las actividades en gran porcentaje
son de servicios, igualmente incluyen actividades de obra.
8.2.2. Los presupuestos oficiales se podrn elaborar con base en cotizaciones de
empresas que tengan estas experticias, igualmente se podr soportar el
valor oficial del presupuesto considerando precios histricos que la Entidad
ha cancelado, los cuales sern calculados por un tcnico competente del
rea respectiva.
Los presupuestos se deben presentar en un formato claro, preferiblemente
por captulos, efectuando una descripcin detallada de los tems a
contratar, unidad de medida correcta, valor unitario (el cual debe
elaborarse con base en un anlisis de precios unitarios A.P.U.) y valor
total. Los anlisis de precios unitarios se deben construir con base en los
rendimientos de Camacol o experticia del funcionario responsable,
teniendo en cuenta los precios de mercado, lista de recursos y memoria de
clculo de los salarios utilizados para el clculo de la mano de obra.
Los presupuestos se deben elaborar teniendo en cuenta los impuestos,
contribuciones, gravmenes, retenciones y gastos asociados a la
legalizacin de contratos, bases de datos especializadas y los precios
histricos.
8.2.3. Igualmente se debe dejar consignado que el contratista que ejecute el
contrato, debe cumplir con el Manual de Instruccin para Trabajos de Alto
Riesgo en Contratistas del ITM, bajo la Resolucin Rectoral No. 1033 de
noviembre de 2012 La unidad de medida para la cancelacin del contrato
se debe hacer por precio unitario.
9. CONTRATO DE CONSULTORA PARA INTERVENTORA Y ESTUDIOS
9.1. Definicin: Son contratos de consultora los que celebren las entidades
estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de
inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de
coordinacin, control y supervisin.
Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la
interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

17

La interventora es la supervisin, coordinacin y control realizado por una

persona natural o jurdica, a los diferentes aspectos que intervienen en el
desarrollo de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora,
obra, trabajo, compra, suministro, entre otros, que se ejerce a partir de la firma
y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la
observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las
normas y principios del Rgimen de Contratacin previsto para las entidades
pblicas, que se indican en el Artculo 02 del Estatuto Contractual o Ley 80 de
1993.
OBJETO DE LA INTERVENTORIA:
El objeto de la interventora consiste en supervisar, controlar y vigilar las
acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las
actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas
en el contrato o convenio celebrado.
9.2. Cmo se construye el presupuesto oficial para la futura contratacin:
El presupuesto se elabora a travs de una memoria de clculo donde se relacionan
los perfiles de los profesionales que se necesitan para el proyecto, con las
dedicaciones que tendrn y el plazo del mismo. Igualmente, se debe calcular el
factor multiplicador el cual incluye los gastos prestacionales y administrativos que
tendr el contratista en el proyecto. Los costos del personal se deben multiplicar
por el factor multiplicador, seguidamente se calculan los costos directos y a la
suma de los anteriores valores se les debe calcular el IVA del 16%, para dar el
valor total del contrato.
Acorde con el Decreto 734 de 2012 cada contratista en su propuesta debe calcular:
COSTOS DE PERSONAL: los cuales incluyan sueldos, cargos por concepto
de seguridad social, entre otros.
COSTOS DIRECTOS: los cuales incluyan gastos de informes, estudios
adicionales
que
sean
especializados
(suelos,
topografa,
caracterizaciones de agua, otros).
GASTOS DE ADMINISTRACIN: Corresponde al porcentaje estimado por
cada proponente sobre los costos directos
UTILIDADES DEL CONSULTOR
GASTOS DE CONTINGENCIA

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10. CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS PERSONALES, PROFESIONALES Y

DE APOYO A LA GESTIN CON PERSONA NATURAL O JURDICA.
10.1.
Definicin: 1) Se construyen las especificaciones teniendo en cuenta el
perfil requerido.
2) Anlisis de precios unitarios (A.P.U.) Talento humano (Persona/Tiempo),
soporte logstico (oficinas, equipo, papelera, servicios pblicos, arriendos,
transporte, entre otros conceptos que vayan a la ejecucin directa del
contrato), todo esto a travs de un estudio de mercado, bases de datos
especializadas y precios histricos.
3) Se calculan los impuestos, tasas y contribuciones, as:
IVA: Por tratarse de la prestacin de servicios se debe de calcular el IVA del 16% sobre
el valor total, si es del RGIMEN COMN. Si el contratista es del RGIMEN
SIMPLIFICADO, no est obligado a facturar IVA. (En todo caso, consultar el numeral 4
aspectos tributarios por los cambios de la Reforma Tributaria)
RETENCIN EN LA FUENTE:
Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarn las
siguientes retenciones en la fuente:
Si es persona jurdica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN
CONTRIBUYENTE, se efectan las siguientes retenciones:
Retencin en la Fuente a Ttulo de Renta por Concepto de Honorarios del 11%
sin tope, o Servicios del 6% sobre el pago o abono en cuenta, lo que ocurra
primero, iguales o superiores a 4 UVT (para el ao 2013 son $107.000).
Retencin en la Fuente a Ttulo de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado,
que debe de practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en
cuenta, lo que ocurra primero (Artculo 42, Ley 1607/12).
Retencin de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retencin
aplicarn la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarn sobre los
pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT
(para el ao 2013 son $ 402.615).
Retencin en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro
Cultura: se aplicar la tarifa del 0.5% en el momento de la causacin contable
de la obligacin, siempre y cuando el valor del contrato supere los 1.500 SLMV,
es decir, para el ao 2013 son $884250.000, de conformidad con el Decreto
2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y
giro de Estampilla Pro Cultura de Medelln.
19

 Si es persona natural del rgimen simplificado o del rgimen comn,

trabajador independiente, denominado en la Ley 1607 de 2012 como
EMPLEADOS, los trabajadores que presten servicios personales en ejercicio de

profesiones liberales o que presten servicios tcnicos sin utilizacin de

materiales, insumos, maquinaria o equipo especializado, se efectan las
siguientes retenciones:

RETENCIN EN LA FUENTE:
Si es persona natural, NO DECLARANTE del impuesto sobre la renta (ao
gravable 2012) se aplica la retencin en la fuente, as:
Se le practicar la Retencin en la Fuente de acuerdo con la tabla de
ASALARIADOS del Artculo 383 del Estatuto Tributario Nacional: tanto a los

que reciban pagos de una relacin laboral como al que reciba pagos por
honorarios o servicios (sin importar si estos ltimos son responsables de IVA
en el Rgimen Comn o en simplificado, o si incluso no son responsables de
IVA):
RANGOS EN UVT
DESDE
>0

HASTA

RANGO EN PESOS
DESDE

95 >0

HASTA

TARIFA
MARGINAL

2,550,000

>95

150 2,550,000

4,026,000

>150

360 4,026,000

9,663,000

CLCULO RETENCIN

0%

0
(Ingreso laboral gravado expresado en
19% UVT menos 95 UVT $2.550.000)*19%
(Ingreso laboral gravado expresado en
UVT menos 150 UVT
28% $4'026.000)*28% ms 10 UVT
(Ingreso laboral gravado expresado en
UVT menos 360 UVT
33% $9'663.000)*33% ms 69 UVT

En
>360
adelante
9,663,000 En adelante
UVT ao 2013 en $ 26.841

El ingreso laboral gravado corresponde al 100% del valor facturado antes de

IVA o de la cuenta de cobro, menos el valor que paga el contratista por el
aporte obligatorio al Sistema de Seguridad Social (aportes de salud, pensin y
riesgos laborales) y los aportes voluntarios (AFC Y FPV).
No procede la Retencin de Impuesto de Industria y Comercio del dos por mil
(2x1.000) porque los contratos de prestacin de servicios profesionales,
realizados por personas naturales en forma individual no son objeto de esta
retencin (Artculo 53, Numeral 02 del Acuerdo 64 de 2012).

20

No procede la Retencin en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE,

porque las personas naturales no son sujetos pasivos de este tributo, de
conformidad con el Artculo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013.
Si es persona natural, DECLARANTE del impuesto sobre la renta (ao gravable
2012), para la retencin en la fuente se procede as:
Se le practicar la retencin de acuerdo con la tabla del Artculo 384 del
Estatuto Tributario Nacional.
Retencin en la Fuente a Ttulo de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado,
que debe de practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en
cuenta, lo que ocurra primero (Artculo 42, Ley 1607/12), si pertenece al
Rgimen Comn.
A partir de abril 01 de 2013, la Retencin en la Fuente para DECLARANTES en ningn
caso podr ser inferior a la retencin que resulte de aplicar la tabla de retencin del
Artculo 384 del Estatuto Tributario Nacional (Artculo 03 del Decreto 099 del 2013 y
su pargrafo 2).
Para el efecto, el contratista por prestacin de servicios clasificado en la categora
como EMPLEADO, deber incluir en la certificacin de aportes a seguridad social su
condicin de DECLARANTE o NO DECLARANTE del impuesto sobre la renta por el ao
gravable 2012. Manifestacin que se entiende prestada bajo la gravedad de juramento
(se adjunta modelo de certificacin).
Igualmente, los agentes de retencin que efecten los pagos o abonos en cuenta estn
en la obligacin de verificar los pagos efectuados en el ltimo perodo gravable a la
persona natural clasificada en la categora de EMPLEADO, para lo cual el ITM validar
la veracidad de dicha condicin, a travs de las claves empresariales suministradas
por las diferentes Empresas Promotoras de Salud -EPS-, otras entidades
administradoras de la seguridad integral y los sistemas propios del Instituto y
externos que resulten pertinentes y conducentes. (Pargrafo 4 del Artculo 03 del
Decreto 099 de 2013).
No procede la Retencin de Impuesto de Industria y Comercio del dos por mil
(2x1.000) porque los contratos de prestacin de servicios profesionales,
realizados por personas naturales en forma individual no son objeto de esta
retencin (Artculo 53, Numeral 02 del Acuerdo 64 de 2012).
No procede la Retencin en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE,
porque las personas naturales no son sujetos pasivos de este tributo, de
conformidad con el Artculo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013.

21

El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales
vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecucin del contrato, son de obligacin
exclusiva del contratista. El ITM actuar en cada uno de esos casos como agente de
retencin de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos.

22