MODULO SOBRE

CONTROL
INTERNO
Mg.C.P.C. SANTIAGO
GUTIRREZ
TINOCO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
DEPARTAMENTO ACADEMICO DE FINANZAS TRIBUTACION Y AUDITORIA

SYLLABUS
INFORMACION GENERAL
CURSO
PROFESOR
SEMESTRE
AO ACADEMICO
HORAS SEMANALES

: CONTROL INTERNO.
: Mg. C.P.C. SANTIAGO GUTIRREZ TINOCO
:
:
: 03 de TEORIA y 02 de PRCTICA

SUMILLA
La asignatura CONTROL INTERNO, como herramienta fundamental contable y
controladora de las organizaciones, comprende los aspectos necesarios para
que el alumno no slo adquiera conocimientos sobre Control Interno, sino
tambin, sepa aplicarlos en la implantacin de dicho Sistema. As mismo, se le
brindar al alumno conocimientos bsicos relacionados con la evaluacin y
utilizacin del Sistema de Control Interno para fines de Auditora.
OBJETIVO
La asignatura CONTROL INTERNO, tiene por objetivo lograr que el alumno
conozca, interprete y aplique los conocimientos impartidos, sea diseando
Sistema de Control Interno, como evalundolos para fines de auditora.
PROGRAMA ACADEMICO
CAPITULO I: ASPECTOS CONCEPTUALES.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.5.1
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
1.5.5.

El Control Interno como herramienta fundamental de las Organizaciones.

Definicin de Control Interno.
Caractersticas y Tipos de Control Interno.
Objetivos del Sistema Control Interno.
Componentes del Sistema de Control Interno.
Ambiente de Control.
Evaluacin de Riesgos.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin.
2

1.6.

Proceso de Implementacin del Sistema de Control Interno.

CAPITULO II: CONTROL INTERNO PARA FINES DE AUDITORA.

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

Gestin.
Ciclos de Transacciones.
Mtodos de Evaluacin del Control Interno.
Comprensin del Sistema de Control Interno.
Cuestionario de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Procedimientos de Control Interno.
Normas y Declaraciones relacionadas con la Evaluacin del Sistema de
Control Interno.
2.8. Documentar el conocimiento del Control Interno.
2.9. Normas de Control Interno.
2.10. Informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
CAPTULO III:

HERRAMIENTAS BSICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.

3.1. Manual de Organizacin y Funciones.

3.2. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos.
CAPTULO IV: El SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL SECTOR
PBLICO.
4.1.
4.2..

Contralora General de la Repblica.

Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.

METODOLOGIA DIDACTICA
Para poder lograr el objetivo arriba mencionado, el peso del curso ser 60%
terico y 40% prctico.
En tal sentido se promover la mxima participacin del alumno en aula, de tal
manera que exponga sus apreciaciones resultantes de la aplicacin de los
conocimientos adquiridos e investigados. Dicha participacin ser considerada
para fines de obtener la calificacin promocional.
El alumno que, durante el curso haya acumulado 30 % (o ms) de
inasistencias injustificadas, no tendr derecho a rendir el examen final.
Para obtener el promedio de calificacin de Prcticas Calificadas, incluidos los
Trabajos Encargados, de ellas, no se considerar la calificacin ms baja que
haya obtenido el alumno.
Previo al examen final se promediarn las calificaciones obtenidas, sobre esta
base se efectuar la proyeccin respectiva, si el resultado es nota aprobatoria
mayor a 13, el alumno quedar exonerado de rendir examen final.
3

En la rendicin de pruebas escritas, el alumno podr hacer uso de sus apuntes

o textos
EVALUACION
* PARTICIPACION EN AULA
* PRACTICAS CALIFICADAS
* EXAMEN PARCIAL
* EXAMEN FINAL

15 %
20 %
30 %
35%

BIBLIOGRAFIA
01.

JUAN RAMON SANTILLANA GONZALES

Establecimientos de Sistemas de Control Interno.
Ed. ECAFSA MXICO 2001.

02.

MIGUEL BRAVO CERVANTES.

Control Interno
Ed. San Marcos Per 2000

03.

Resolucin de Contralora 072-98-C.G. (26.JUN.98)

Normas Tcnicas de Control Pblico para el Sector
Publico.

04.

Resolucin de Contralora 123-2000-C.G. (23.JUN.2000)

Modificacin de las Normas Tcnicas de Control Interno
Para el Sector Publico.

5.

Resolucin de Contralora 152-98-C.G. (18.DIC.98)

Manual de Auditoria Gubernamental.

6.

HOLMES, A.
Auditoria Principios y Procedimientos.
Editorial LIMUSA - Mxico (1994)

07:

POCH, R.
Manual de Control Interno.
Ed. Gestin 2000. Segunda Edicin. Espaa. (1992)

08.

LEONARD, W.
Auditoria Administrativa. Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa. Mxico:
Editorial Diana Mxico - 1990

09.

GOROZTIAGA ELORREA MONTENEGRO.

La importancia universal del Control Interno Contable, Administrativo, Financiero en el
Sistema Empresarial (CICAF)

10.

RESOLUCIN DE CONTRALORA N 458-2008-GC

Gua para la implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado.

11.

CPC SANTIAGO GUTIRREZ TINOCO

Apuntes y Separatas preparadas exclusivamente para el curso.

MODULO SOBRE CONTROL INTERNO

Mg. CPC SANTIAGO GUTIRREZ TINOCO

CAPITULO I: CONCEPTOS GENERALES

1.1.
1.2.
1.3.
1.3.1.
1.3.2.
1.4.
1.5.
1.5.1
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
1.5.5.

El Control Interno como herramienta fundamental contable y controladora de las

organizaciones.
Definicin de Control Interno.
Tipos de Control Interno.
Proceso de Implementacin del Sistema de Control Interno.
Etapas de ala Implementacin del Sistema de Control Interno.
Objetivos del Sistema Control Interno.
Componentes del Sistema de Control Interno.
Ambiente de Control.
Evaluacin de Riesgos.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin.

1.1. EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL

CONTABLE Y CONTROLADORA DE LAS ORGANIZACIONES.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo
prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno
resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia
de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos
los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad
de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.
En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento
que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no
sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a
una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias
que perjudican los resultados de sus actividades.
1.2. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO.
Es, "El plan de organizacin, el conjunto de mtodos y medidas

coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y

salvaguardar sus activos, asegurar la exactitud y veracidad de
su informacin financiera y administrativa, promover la
eficiencia, y la calidad de las operaciones, y estimular la
observancia de las polticas y del marco normativo vigente y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados".
Esta definicin abarca los siguientes conceptos fundamentales:
*
*

El Control Interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecucin

de un fin, no un fin en s mismo.
El Control Interno lo ejecutan los agentes de un Ente. No se trata
solamente de manuales de polticas y formularios, sino de personas en
cada nivel de la Organizacin.
6

*
*

El Control Interno slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no

la seguridad total, a la Direccin de la Entidad.
El Control Interno est pensado para facilitar el logro de objetivos en una o
ms categoras que haya definido alcanzar la Organizacin.

El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de

pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos. Estos controles
internos, son efectuados por el Consejo de la Administracin, la Direccin y el
resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garanta
razonable para el logro de objetivos.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e
integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin
y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la
infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el
grado de fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de las
operaciones reflejadas en los estados financieros.
Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno
poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
Despus de revisar y analizar algunos conceptos con relacin al control, se
puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemtica de
como las empresas han visto la necesidad de implementar controles
administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos
controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de prdidas y
en sus defectos prever las mismas.
1.3. CARACTERSTICAS Y TIPOS DE CONTROL INTERNO.
El Control Interno es un proceso que responde a las siguientes caractersticas:
I.

Est compuesto por una cadena de acciones extendidas a todas las

actividades inherentes a la gestin de un organismo, e integradas a los
dems procesos bsicos del mismo: direccin, ejecucin y supervisin.

II. Tales acciones se encuentran incorporadas a la estructura de la

Organizacin, y son realizadas por la direccin superior y todo el personal
(las llevan a cabo personas que actan en todos los niveles, no se trata
solamente de reglamentos y manuales de procedimientos).
III. Est pensado para influir en el cumplimiento de los objetivos y apoyar las
iniciativas de calidad.

IV. Los objetivos sealados se encuentran incluidos en las siguientes

categoras:
a)
b)
c)
d)

Economa, eficiencia y eficacia de la gestin.

Confiabilidad de la informacin financiera y de gestin.
Utilizacin de la informacin para la toma de decisiones.
Cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas.

V. Consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de

la direccin, e integrados al proceso de gestin:
a) Ambiente de Control.
b) Evaluacin d Riesgos.
c) Actividades de Control.
d) Informacin y Comunicacin.
e) Supervisin.
Sea cual sea la aplicacin del control que se quiere implementar para la mejora
organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.
Para esto es necesario aplicar un Control Preventivo, siendo estos los que se
encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestin
administrativa. Adicionalmente, se cuentan con Controles de Deteccin de los
cuales se ejecutan durante o despus de un proceso, la eficacia de este tipo de
control depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la
ejecucin del proceso y la ejecucin del control.
El Control Interno Previo;
*

Debe estar a cargo de los agentes de las propias unidades del organismo
antes de la ejecucin de sus operaciones, o de que las mismas causen
efectos. Hacen a la esencia preventiva del Control Interno, ya que los
procedimientos de control previo integrado a la gestin y ejercido
cotidianamente por los mismos operadores, constituyen el primer
reaseguro para el cumplimiento normativo y el mejor logro de los
objetivos.

Comprenden la verificacin del cumplimiento de las Normas que las

regulan y los hechos que las respaldan, as como su correspondencia
con los objetivos y actividades de la entidad.

No debieran ser ejercidos por parte de personas, unidades o entidades

diferentes o externas al organismo o a la unidad ejecutora de las
operaciones.

El Control Interno Posterior, ser practicado:

*

Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados

por las operaciones y actividades bajo su directa competencia.
8

Por la Unidad de Auditora Interna de cada dependencia.

En tal sentido, la Auditora Interna Posterior;

*

Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los Sistemas de

Administracin y de los instrumentos de Control Interno incorporados a
ellos; determinar la confiabilidad de los registros y Estados Financieros;
y analizar los resultados y la eficiencia de las operaciones.

No participar en ninguna actividad administrativa formulando y

ejecutando con total independencia el programa de sus actividades.

Depender de la mxima autoridad de la Dependencia

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse

en dos grandes grupos: ADMINISTRATIVOS y CONTABLES. En cuanto al
administrativo, es el plan de organizacin, y todos los mtodos que facilitan la
planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relacin al
contable, se puede decir que comprende de mtodos y procedimientos
relacionados con la autorizacin de transacciones, tal es el caso de los
registros financieros y contables.
1.4.

OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO.

En suma, el Control Interno, como instrumento de gestin, procura orientar las

acciones minimizndolos riesgos y previniendo o detectando los desvos. En
una visin amplia se define como un proceso cuya implementacin y
mantenimiento es responsabilidad de la mxima autoridad de cada
Dependencia, en el que participan todos los miembros de la misma, basado en
el Plan de Organizacin, los Reglamentos y Manuales de Procedimientos (que
debern incorporar instrumentos idneos para el ejercicio del Control previo y
posterior) y en los cinco componentes del modelo, con el propsito de que se
fortalezca la responsabilidad, se sustenta la rendicin de cuentas. Y se
cumplan adecuadamente los objetivos institucionales, proporcionando una
seguridad razonable para el logro de los siguientes objetivos generales:
A. Operaciones metdicas, econmicas. Eficientes y eficaces, capaces de
suministrar o prestar bienes y servicios de calidad, acorde con la Misin
que la institucin debe cumplir.
Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la
administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo
a criterios de efectividad, eficiencia y economa. Tales controles
comprenden los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y
control de las operaciones en los programas, as como sistemas de
medicin de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
9

La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas

programados, en tanto que la eficiencia se refiere a la relacin existente
entre los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados para
producirlos (productividad) y su comparacin con un estndar de
desempeo establecido. La economa, se relaciona con la adquisicin de
bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y
oportuna entrega, al mnimo costo posible.
La evaluacin de los programas de control de calidad debe permitir
apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales
en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tiene un
impacto directo en el pblico beneficiario, as como es factible medir el
incremento de la productividad en el trabajo y la disminucin en los costos
de los servicios que brinda la empresa.
B.

Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso,

mala gestin, errores, fraude e irregularidades.
Este objetivo est relacionado con las medidas adoptadas por la
administracin para prevenir o detectar operaciones no autorizadas,
acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podran
resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos
de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos.
Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para
cautelar las prdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como
por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios.

C.

Respetar las leyes, reglamentos y en general todo el marco normativo

relacionado con las actividades del Organismo. y estmulo para que los
integrantes de la Organizacin se adhieran a las polticas y objetivos de la
empresa.
Este objetivo se refiere a que los administradores, mediante el dictado de
polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los
recursos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y
reglamentos, as como concordante con las normas relacionadas con la
gestin empresarial.

D.

Elaborar y mantener datos financieros y de gestin confiable, oportuna y

con la exposicin adecuada para la toma de decisiones.
Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos
dispuestos por la administracin para asegurar que la informacin
financiera elaborada por la entidad es vlida y confiable, al igual que se
revela razonablemente en los informes. Una informacin es vlida por que
se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las
condiciones necesarias para ser consideradas como tales; en tanto que
10

una informacin confiable es aquella que merece la confianza de quin la

utiliza.
1.5. COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se denomina Estructura del Control Interno el conjunto de planes, mtodos y
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una
entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los
objetivos de control interno. El concepto moderno de control interno discurre
por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso
de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una
estructura slida de control interno es fundamental para promover la efectividad
y eficiencia en las operaciones de cada entidad.
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son
utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar
la estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los siguientes
componentes.
Con el objeto de mejorar el Sistema de Control Interno se recomienda hacerlo
en base al enfoque del Informe COSO.(Committee of Sponsoring
Organizations)
El marco integrado de Control que desarrolla ese enfoque, consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e
incorporados al proceso de gestin:
1.
2.
3.
4.
5.

Ambiente de Control.
Evaluacin del Riesgo.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin.

En dicho marco de Control, la interrelacin de los cinco componentes genera

una sinenerga, conformando un Sistema Integrado que responda
dinmicamente a los cambios del entorno.
Los objetivos que persigue este enfoque son:
*
*
*

Economa, Eficiencia y Eficacia del desempeo.

Confiabilidad de la Informacin Financiera.
Cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas, y resguardo del
patrimonio.

En una Auditora Financiera se enfatizarn los aspectos relacionados con la

proteccin de Activos y recursos, y con la exactitud e integridad de la
Informacin contable.
11

En una Auditora de Gestin se enfocar especialmente las operaciones y el

desempeo en general.
1.5.1 AMBIENTE DE CONTROL.
El ambiente de control interno es la base para los otros componentes del
control interno, dado que provee disciplina y estructura. Dentro de el las
personas conducen sus actividades y llevan a cabo sus responsabilidades de
control.
El auditor debe comprender el ambiente de control interno que refleja actitud y
compromiso de los directivos y la gerencia respecto de la importancia que
otorgan al sistema de control interno de la entidad. Este aspecto se evidencia a
travs del establecimiento de una atmsfera positiva tendente a implementar y
ejecutar las actividades y operaciones.
Un ambiente de control interno permite al auditor depositar mayor confianza en
los sistemas de control, seleccionar controles como fuentes de satisfaccin de
auditoria y posiblemente reducir la cantidad de evidencia requerida para
obtener la conclusin de que los controles seleccionados funcionan
adecuadamente. El auditor necesita obtener una comprensin suficiente de
ambiente de control para planear la auditoria.
Est referido a cmo los rganos de direccin y de la administracin de una
organizacin estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre
los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros
componentes.
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas
del personal con respecto al control de sus actividades; el que tambin se
conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la
esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la
integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor
que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control
tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se
establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relacin con el
comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de
monitoreo.
El Ambiente de Control refleja el espritu tico vigente en una organizacin
respecto del comportamiento de la Alta Direccin y los dems agentes, la
responsabilidad con que encaran sus actividades y la importancia que le
asignan al Control Interno. Incide en la administracin y la gestin, el
establecimiento de objetivos, la evaluacin de riesgos, las actividades de
control, los sistemas de informacin y comunicacin y la supervisin.
El ambiente de control interno tiene dos caractersticas importantes:
Conciencia de control.
12

Mecanismos generales de control.

Conciencia de Control.- se refiere a la importancia que la gerencia brinda al

control interno y, por lo tanto a la atmsfera dentro de la cual funcionan los
controles internos especficos de la entidad. Dicha conciencia es, en gran parte,
un elemento intangible; es una actitud de la gerencia que, cuando se comunica
y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que los controles
contables especficos sean omitidos.
Un indicador que puede dar origen a la falta de confiabilidad por parte de
auditor en el ambiente de control, es el hecho que la gerencia, con el propsito
de motivar al personal a lograr las metas previstas crea una atmsfera que
conduce a un comportamiento indisciplinado o poco tico, o permita al personal
de la entidad que logre las metas evitando los controles establecidos.
Para que la conciencia de control sea realista, la gerencia debe haber impartido
directivas claras para que los controles no deban ser pasados por alto. A fin de
lograr el objetivo deseado la entidad debe establecer mecanismos generales de
control para hacerlo eficaz. La adopcin de medidas correctivas oportunas al
conocer una debilidad existente en el control demuestra su compromiso y
refuerza la conciencia de control.
Mecanismos Generales de Control.- proporcionan la disciplina necesaria
para que los controles sobre aplicaciones contables y procesos de informacin
no rutinarios funcionen eficazmente; los cuales pueden estar referidos a:
estructura organizacional, polticas y procedimientos, controles presupuestales,
sistemas de contabilidad e informes, controles generales del sistema de
informacin computarizado, funcin de auditoria interna, integridad y
competencia del personal y existencia de un cdigo de conducta.
Constituye el primer requisito a tener en cuenta en un sistema de Control
Interno, pues constituye el marco sin el cual no es posible el desarrollo integral
del mismo.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del Ambiente de
Control reinante que se evalan los riesgos y se definen las actividades de
control tendientes a neutralizarlos: Simultneamente se capta la informacin
relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso
supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.
Debe estar convenientemente formalizado a travs de reglas, cdigos,
instructivos y directivas de la Conduccin Superior, ampliamente difundidos
para que todos los miembros de la Organizacin los conozcan y comprendan
su importancia.
El auditor debe obtener suficiente conocimiento del ambiente de control para
determinar si el efecto colectivo de estos factores establece, realzan, o mitigan
la efectividad de los controles especficos.
13

Factores del Ambiente de Control.

Los factores de riesgo en el ambiente de control incorporan la actitud,
conciencia, y acciones referentes al clima interior en la entidad. Estos factores
incluyen:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Integridad y Valores ticos.

Competencia Profesional.
Capacitacin del personal.
Atmsfera y estilo de la Direccin.
Filosofa de la Administracin y estilo de la Direccin.
Misin, Objetivos y Polticas.
La Estructura Orgnica de la Entidad (Organigrama).
Mtodos para Asignar Autoridad y Responsabilidad.
Mtodos de Control Administrativo.
Polticas y Prcticas de Personal.
Auditora Interna.
Influencias Externas a la Entidad.

A continuacin, conceptualizamos, dichos Factores:

a.

Integridad y Valores ticos.

La mxima autoridad de cada Dependencia debe procurar, difundir,
internalizar y vigilar la observancia de valores ticos aceptados, que
constituyan un slido fundamento moral para su conduccin y operacin.
Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados,
orientando su integridad y compromiso personal.
En este sentido se deber relevar la operacin, o promover el diseo e
implantacin de los mecanismos necesarios para:
1. Difundir dichas polticas y cdigos de conducta mediante:
* Distribucin escrita del material.
* Reuniones peridicas a fin de brindar una explicacin detallada de
la aplicacin de las mismas, responder a consultas y aportar
ejemplos concretos a fin de asegurarse su adecuada interpretacin.
2. Vigilar la observancia de las polticas y cdigos de conducta:
* Premiar los casos en que se hayan manifestado claramente la
aplicacin de las polticas y cdigos de conducta.
* Articular un mecanismo de canalizacin de denuncias.
* Sancionar las violaciones a las polticas y cdigos
14

3. Difundir aquellos hechos comprobados en los que empleados o

funcionarios de la Organizacin se han prestado apoyo y brindado
aliento para la aplicacin de los valores ticos de la Organizacin.
4. Difundir las consecuencias negativas para la Organizacin de un
incumplimiento detectado, a fin que se adquiera una clara
comprensin de la importancia del mantenimiento de un buen
comportamiento tico.
5. Fomentar la actitud de apoyo entre los empleados y funcionarios de la
Organizacin para la difusin y aplicacin de los valores ticos.
b.

Competencia profesional.
Las autoridades y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de controles externos apropiados.
Para el Control Interno, es esencial que el proceso de gestin se lleve a
cabo con personas cuyo nivel de competencia profesional se ajuste a sus
responsabilidades, y comprendan suficientemente la importancia,
objetivos y procedimientos del Sistema de Control.
El nivel de competencia requerido debe constar en la definicin de
puestos de trabajo del Organismo, el que deber contener:
1. La definicin de los puestos de trabajo.
2. La descripcin del puesto, con el detalle de las tareas a realizar por
parte del empleado que ocupe el mismo.
3. Las caractersticas del empleado que deber ocupar el puesto
teniendo en cuenta perfil y destreza requeridos.
El detalle debe incluir, por ejemplo: estudios; profesional/noprofesional;; edad mnima y mxima; experiencia anterior
comprobable en tareas de caractersticas similares; mnimo y mximo
de aos de ; experiencia anterior de menor nivel al puesto; idiomas;
cursos; publicaciones; perfil psicolgico; etc.
4. La definicin del nivel de responsabilidad del puesto, en cuanto al
nivel de actividades operativas o de supervisin a ejecutar en el
puesto.
5. Los mecanismos adecuados para el reclutamiento del personal, en
este caso el proceso deber contemplar:
*

La evaluacin tcnica del personal. Comprobacin

antecedentes, habilidades y destrezas que seale poseer.

de
15

*
*

c.

La entrevista efectuada por gabinete psicolgico.

La induccin necesaria de la persona incorporada, que le permita
tomar un rpido conocimiento de la Visin, Misin y Objetivos de
la Organizacin, sus valores ticos e integridad moral, la
estructura de organizacin, y el lugar de desempeo.

Capacitacin del personal y Plan de Carrera.

La Direccin deber implantar y mantener convenientemente actualizado
un Plan de Carrera, un Plan de Capacitacin y un Sistema de evaluacin
de desempeo, para todo el personal de la Organizacin, como requisito
para contar con un adecuado Ambiente de Control.
* El Plan de carrera se deber confeccionar para cada uno de lo agentes
y funcionarios de la Dependencia, consistente en una proyeccin de la
persona dentro de la misma y los puestos que podr cubrir en el futuro.
* El Plan de Capacitacin debe confeccionarse en funcin de los
requerimientos tcnicos necesarios para que cada agente manifieste
un razonable nivel de desempeo en los distintos puestos que ejerce y
ejercer en el futuro. EL plan de Capacitacin se complementa con.
1. una adecuada puesta en conocimiento del personal de dichos
planes, sus pautas y requisitos de cumplimiento obligatorio y
optativo.
2. el control de asistencia a los cursos, que debiera contemplar
necesariamente una evaluacin sobre los conocimientos
adquiridos.
* Mecanismos de evaluacin de desempeo del personal.
Complementariamente a la instrumentacin del Plan de Carrera, la
evaluacin peridica de desempeo del personal resulta importante a
efectos de verificar si se cumple las pautas originalmente establecidas
para cada empleado: Este mecanismo deber actualizar la informacin,
de manera que permita corroborar las expectativas puestas en el PLAN
de Carrera con el efectivo desempeo de los agentes.

d.

Atmosfera de confianza mutua.

Debe fomentarse un Ambiente de mutua confianza para respaldar el flujo
de informacin entre la gente y su desempeo eficaz hacia el logro de los
objetivos de la Organizacin. Para ello es necesario:
1. Promover la cooperacin y el entendimiento entre los empleados, y
entre los responsables de los distintos sectores o reas.
2. Fomentar la ejecucin de trabajos en equipo, en los casos que lo
requieran.
3. Contrarrestar actitudes divisionistas, la generacin de reas cerradas
y la posibilidad de que algunos funcionarios puedan llegar a
16

constituirse en imprescindibles por retener, retacear y ocultar

informacin o el conocimiento de tareas.
4. Incentivar la relacin entre distintos sectores facilitando que los
empleados conozcan el funcionamiento de aquellos que se
encuentran relacionados con su trabajo cotidiano.
e.

Filosofa de la Administracin y Estilo de la Direccin.

Abarcan un amplio rango de creencias conceptos y actitudes. Tales

caractersticas pueden incluir el enfoque administrativo al tomar y
monitorear programas de riesgo, actitudes y acciones hacia los estados
financieros, y nfasis al coincidir con las metas financieras y operativas.
La Filosofa de la Administracin y Estilo de Direccin determinan la
manera en que la Organizacin es gestionada, e incluso el tipo de riesgo
que se est dispuesto a tolerar.
La autoridad superior de la Unidad o Dependencia, debe llevar a cabo
acciones concretas en las que manifiesten su compromiso con la
operacin del Sistema de Control. A esos efectos deber:
1. Organizar conferencias internas, seminarios, cursos o jornadas a fin
de transmitir el concepto de Control Interno. Esta actividad debe
ejecutarse peridicamente en forma de ciclos a fin de actualizar los
conocimientos de los participantes con los resultados que se van
obteniendo por aplicacin del Control Interno.
2. Impulsar a los encargados de las Unidades operativas a efectuar
reuniones con su personal en las que expliquen la importancia del
Sistema de Control Interno del cual son participantes responsables3. Comunicar inmediatamente al conjunto de la Organizacin todas las
innovaciones que surjan en materia de Control Interno, para ser
puestas en prctica.
Dentro de los aspectos par fortalecer y exteriorizar una adecuada
Filosofa de Direccin se podran considerar los siguientes:

Diseo de la estructura organizativo de acuerdo con la Misin y los

Objetivos de la Entidad.
Responsabilidad en el cumplimiento de los Objetivos entro de los
parmetros y lineamientos preestablecidos por el Estado.
Formalizacin o actualizacin de los Reglamentos y Manuales.
Respeto por la aplicacin de los Controles establecidos.
Respeto por la transparencia en el desarrollo de las operaciones de
la Entidad.
Proceso continuo de identificacin y seguimiento peridico a los
Riesgos de la Entidad.
Motivacin del personal humano para el logro de los Objetivos de la
Entidad.
17

Respeto e igualdad de oportunidades para todos los trabajadores de

la entidad; y
Respeto por la independencia de la funcin del rgano de Control
Institucional y apoyo a las Recomendaciones que de sta se
originen.

Asimismo, debiera manifestar que utiliza

funcionamiento del Sistema de Control Interno,

los

resultados

del

a) Teniendo en cuenta la deteccin de riesgos que efecten los distintos

niveles de la Organizacin e incorporarlos a un mapa de riesgos que
representen a toda la Organizacin.
b) Asegurando, a travs de la Unidad de Auditora Interna, la adecuada
evaluacin de los riesgos que debe efectuar cada una de las reas
operativas de la Organizacin.
c) Tomando en cuenta los resultados de los medidores de desempeo y
de rendimiento que hayan establecido cada una de las Unidades
operativas y los distintos niveles de la Organizacin, e incorporando
aquellos que se consideren de valor estratgico al Cuadro o Tablero
de Control de la Organizacin.
d) Analizando los desvos detectados entre los medidores de
rendimiento y de desempeo respecto de los estndares
preestablecidos.
e) Tomando en cuenta las observaciones y recomendaciones que
formulen los Auditores Internos.
f)

Misin, Objetivos y Polticas.

La Misin, los Objetivos y las Polticas de cada Unidad o Dependencia,
deben estar relacionadas y ser consistentes entre s, debiendo explicarse
en documentos oficiales. Dichos documentos sern adecuadamente
difundidos a todos los niveles organizacionales. Tanto como antecedente
para una eficiente rendicin de cuentas, como para lograr la coordinacin
de las acciones tendientes al logro de los objetivos.
El Plan de Organizacin.
1. El Plan de Organizacin es la representacin de un proceso continuo
para que lo lleve a cabo toda la Organizacin como una gua del
proceso de toma de decisiones. Expresa qu es la Organizacin y
qu hace (marco normativo), cmo y para qu lo hace (plan
estratgico y plan de accin), Incluye planes de corto, mediano y largo
plazo. Guarda por lo tanto una estrecha relacin con el Control
Interno, ya que ambos apuntan a lograr los mejores resultados de la
gestin.
2. La Direccin Superior de cada Dependencia deber desarrollar un
Plan de Organizacin que contemple:
18

a. La Visin del organismo.

Cmo se espera que sea vista la Organizacin en el futuro por
parte de sus miembros, usuarios, proveedores, el resto de la
comunidad, de sector pblico, y la poblacin en general, si es
exitosa en su estrategia de desarrollo y logra todo su potencial.
La Visin debe ser expresada en pocas palabras. Es bsicamente
intuitiva y se relaciona con los valores de la Organizacin.
Para su definicin recomendamos responder a las siguientes
interrogantes:
1. Cmo se contribuye al bienestar nacional.
2. Cul es la situacin futura deseada oara los usuarios o
beneficiarios,
3. Qu se quiere ser en el futuro, y
4. Cmo se puede lograr ese futuro.
b. La Misin.
Es el propsito que posee la Organizacin, surge de las Leyes,
Decretos o Estatutos referidos a la entidad. Se expresa
claramente y en forma sinttica.
Equivale a enunciar explcitamente la razn de la existencia de la
Entidad, debe reflejar lo que es, haciendo alusin directa a la
funcin general y especfica que cumple como instancia de
gestin.
La declaracin de Misin debe responder a las siguientes
interrogantes:
Quines somos,
2. Qu buscamos,
3. Por qu lo hacemos y
4. Para quin trabajamos.
1.

c. Los Valores.
Constituyen la personalidad de la Organizacin y reflejan las
convicciones y cdigos ticos a los cuales se adhiere.
d. Los Objetivos permanentes y aquellos que se considere
necesario lograr para cumplir con el Plan Estratgico de largo
plazo y corto plazo (un ao).
e. Las Metas.
19

Cada objetivo es un logro a obtener en un determinado plazo

(generalmente un ao), el cual debe desagregarse en Metas.
f.

Las Fortalezas, las Debilidades, las Amenazas y las

Oportunidades que tiene la Dependencia o Unidad para el logro
de dichas Metas.

g. El Plan de Accin, que se refiere a las actividades a ejecutar

para el cumplimiento del Plan del Plan Estratgico, las Polticas
generales, las pautas presupuestarias, la propia Misin,
minimizando los riesgos evaluados del Entorno.
h. Las Polticas de Operacin a implementar a fin de lograr los
Objetivos establecidos en el Plan.
i.

La identificacin de aquellas actividades, programas, proyectos

o procesos que se consideren crticos para el cumplimiento de las
Polticas, Objetivos y Metas.

3. La mxima autoridad de cada Dependencia, como responsable del

Sistema de Control Interno vigente en el mbito de su Jurisdiccin,
4. Deber instruir a los distintos niveles de la Organizacin y definir
claramente:
a. Los objetivos generales que debern ser definidos con los niveles
de direccin del organismo (Secretarios, Sub secretarios,
Directores Generales y Directores).
b. Los objetivos de cada uno de las actividades, programas y
proyectos que se incluyan en el Presupuesto de la Organizacin.
c. Las metas (cuantificacin de los objetivos) que se debern
alcanzar para cada una de las actividades, programas y
proyectos.
d. La asignacin de responsabilidades a cada funcionario de la
Organizacin, en funcin de la administracin de cada actividad,
programa o proyecto que tengan a su cargo.
e. Los indicadores o medidores de rendimiento de la ejecucin de
cada uno de las actividades, programas y proyectos de la
Organizacin.
f.

Los Objetivos, Metas e Indicadores deben ser difundidos dentro

de la Organizacin para conocimiento de todo el personal a fin de
promover la coordinacin intersectorial necesaria, en procura del
cumplimiento de las Metas.
20

g.

La Estructura Orgnica de la Entidad (Organigrama).

La estructura organizacional de una entidad suministra el marco bsico
para el planeamiento, direccin, y control de las operaciones y asigna
apropiadamente autoridad y responsabilidad dentro de la entidad. Una
estructura orgnica incluye la forma y naturaleza de las unidades
operativas de una entidad, incluyendo la organizacin del procesamiento
de datos, y funciones relativas a la administracin e informe.
Para que una Estructura organizacional funcione adecuadamente es
necesario que cumpla, como mnimo, con los siguientes requisitos:

Especializacin de la tareas a realizar en cada puesto de trabajo y

agrupamiento de las tareas similares y relacionadas en unidades
orgnicas de nivel inferior (departamentos), los que a su vez sern
agrupados en unidades orgnicas mayores que los contengan, de
acuerdo con su especializacin, similitud o vinculacin de procesos y
funciones.

Fijacin de mecanismos de coordinacin de las personas entre s, y

entre las unidades o departamentos, Existen tres mecanismos de
coordinacin:
a) Adaptacin mutua, o comunicacin informal. Se logra a travs
del conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una
lgica de decisiones programadas.
b) Supervisin directa. Surge como consecuencia directa de la
autoridad que establezca y controlar qu, quin, cmo, cundo
y dnde debe hacerse algo.
c) Formalizacin o normalizacin. Consiste en normalizar o
estandarizar actividades o atributos con respecto de un proceso,
producto o resultado. Se plasma a travs de instrumentos como
los manuales, reglamentos, entre otros.

Todo organismo debe definir y aprobar una estructura organizativa que

atienda al cumplimiento de su Misin y Objetivos.
La estructura organizativa proporciona el marco en que se planifican,
ejecutan, controlan y supervisan las actividades para la consecucin de
los objetivos institucionales. Tiene una relacin dinmica con la
administracin estratgica y el Control Interno.
1. Las Dependencias deben contar con un Manual de Organizacin que
contenga los aspectos definidos en su Plan Estratgico y de accin.

21

2. El Manual deber ser elaborado a travs de un amplio cambio de

opiniones entre los funcionarios con rango jerrquico.
3. Ser difundido a toda la Organizacin para que se conozcan los
sectores, sus deberes y atribuciones..
4. Reflejar y formalizar de manera explicita la estructura, y en tal
sentido deber:
*
*
*
*

*
*

Manifestar claramente la estructura y la relacin jerrquicofuncional, adecuada al proceso operativo de la Organizacin.

Exponer las Unidades ejecutoras de los distintos programas,
proyectos y procesos que tiene a su cargo la Organizacin y que
se encuentran plasmadas en el presupuesto.
Facilitar el flujo de informacin entre las distintas unidades
operativas de la Organizacin tanto en forma vertical como
horizontal.
Representar el esquema de centralizacin/descentralizacin el
que debe guardar relacin con la estructura presupuestaria de la
Organizacin y facilitar la coordinacin de las actividades y
tareas.
Ser revisado anualmente teniendo en cuenta la experiencia
resultante de su funcionamiento, y los ajustes necesarios para
una mejor aceptacin.
Ser difundido dentro de la Organizacin a todo el personal,
llevando a cabo reuniones explicativas para su pleno
conocimiento por parte de todos los niveles.

Respecto al Organigrama, es un modelo grfico que representa cmo se

han agrupado las tareas, actividades o funciones en las reas o
departamentos de la Entidad
El Organigrama proporciona una visin global de la Entidad que permite la
comparacin con otras entidades y as encontrar rpidamente
incongruencias, tales como fallas de Control, duplicacin de funciones,
entre otras.
Los aspectos a considerar para la preparacin de un Organigrama, son:
a) Requisitos fundamentales.

Precisin: Los rganos de la dependencia y sus interrelaciones

deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles
jerrquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre
ellos.
Vigencia: Es importante que reflejen la situacin presente y por
ello sean constantemente actualizados, por lo que se aconseja
indicar ene el margen inferior derecha la fecha de actualizacin,
22

as como tambin el nombre de la unidad responsable de su

elaboracin.
Uniformidad: Para facilitar la interpretacin de un Organigrama,
referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta
conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas
en el diseo.

b) Limitaciones:

c)

Expresa nicamente las relaciones formales entre los rganos

que integran las dependencias o Entidades.
No pueden presentarse el flujo y las cargas de trabajo.
No pueden representarse las relaciones de comunicacin que
existen entre los diversos rganos que componen la Entidad.
Presenta informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo
que debe recurrirse siempre al auxilio de informacin en
instrumentos complementarios.

Clasificacin :

Por su contenido:
Este primer grupo se subdivide en Organigramas Generales,
analticos, funcionales y de integracin de plazas, puestos y
unidades.

Por su presentacin:
Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y
circulares.

h.

Mtodos para Asignar Autoridad y Responsabilidad.

Las polticas y procedimientos de una entidad para asignar autoridad en
las actividades operativas y para delegar responsabilidad, afectan la
comprensin de la relacin existente entre los informes y
responsabilidades establecidas dentro de la misma. Las lneas de
autoridad que no estn definidas con claridad, disminuyen la
responsabilidad de rendir cuenta y pueden conducir a debilidades en los
controles.
Todas las dependencias debern complementar su Organigrama con un
Manual de Misiones y Funciones donde se atribuya la responsabilidad, se
definan las acciones y se establezcan los cargos y las diferentes
relaciones jerrquicas y funcionales. Se destaca que el Manual de
Misiones y Funciones deber definirse, como mnimo, hasta el menor
nivel de conduccin.
23

Son condiciones de estos documentos;

a. Una relacin clara y concisa a fin de evitar dudas a la atribucin de
funciones y responsabilidades.
b. Las asignaciones de responsabilidades y autoridad deben estar en
directa relacin con las decisiones que correspondan a cada puesto,
el que deber contar con un adecuado nivel de informacin para su
mejor desempeo.
c. Se requiere que, indefectiblemente, cada funcionario conozca y
aplique integralmente el mandato que le asigna el Manual de Misiones
y Funciones.
Cada persona es responsable por los recursos puestos bajo su
custodia, y por los resultados que alcanza con ellos, de tal forma que
la rendicin peridica de cuentas debe estar claramente definida.
d. Toda delegacin debe comprender tanto la capacidad de quienes
asumen las tareas delegadas como el examen y la aprobacin de los
mismos por parte de quienes los delegan.
e. La asignacin de responsabilidades a cada persona no debe ser
excesiva, de forma tal que imposibilite su cumplimiento.
i.

Mtodos de Control Administrativo.

Estos mtodos de control inciden en la gestin:
*

j.

Control directo sobre el ejercicio de autoridad delegada a otros .se refiere a la habilidad de la administracin para supervisar y
monitorear las operaciones en forma efectiva y ejercer el control
sobre la autoridad delegada en otros especialmente, en los casos de
las funciones contables y el ambiente SIC.
Control de las actividades por la alta gerencia .- son los medios
que se utilizan para monitorear la efectividad de los sistemas
contables y los controles, los mismos que incluyen, entre otros, una
funcin de auditoria interna con personal calificado, sistemas de
planeamiento e informacin, y polticas y normas para desarrollar el
control interno, los sistemas contables y ambiente SIC.

Polticas y Prcticas de Personal.

Las polticas de personal afectan la habilidad de una entidad para emplear
el suficiente personal competente para cumplir sus metas y objetivos.
Tales polticas y prcticas incluyen contratacin, entrenamiento,
evaluacin, promocin, compensacin, y asistencia a los empleados en la
ejecucin de sus responsabilidades asignadas dndoles los recursos
necesarios.
La conduccin y tratamiento del personal del organismo debe ser justa y
equitativa, comunicando claramente los nivele esperados en materia de
comportamiento tico y competencia. Los procedimientos de contratacin,
induccin, capacitacin y adiestramiento, calificacin, promocin y
24

disciplina, deben corresponderse con los propsitos enunciados en la

Poltica.
1. En el diseo de las Polticas de Personal, se deber prestar atencin
a:
a. Asegurar la incorporacin y el desarrollo profesional de personas
que demuestren capacidad y dedicacin en el desempeo de las
tareas que se le encomiendan.
b. Las personas incorporadas o promovidas deben demostrar
integridad y mantenimiento de valores ticos como as tambin
conocimiento de su responsabilidad respecto del Sistema de
Control Interno.
c. El proceso d bsqueda, seleccin e incorporacin de personal
debe estar contemplado en las Polticas y Procedimientos a
adoptar en la materia.
d. En el proceso de seleccin deber evaluar los conocimientos
tcnicos del postulante, su prctica profesional y toda
documentacin que avale el nivel de conocimiento y la aptitud de
la persona.
e. Asimismo, el proceso de seleccin deber incluir la investigacin,
por los medios que corresponda, de los antecedentes judiciales
que pudiera tener el postulante.
f. Las Polticas y procedimientos de incorporacin y desarrollo
profesional deben estar debidamente difundidas para
conocimiento de todo el personal de la Organizacin.
g. Los distintos niveles jerrquicos debern estar adecuadamente
capacitados para contestar todas las preguntas que formule el
personal bajo su dependencia para el mejor conocimiento de las
Polticas y Procedimientos de administracin de personal.
h. El personal debe tener asegurado el acceso a los responsables
de administracin de personal a in de que stos le brinden el
conocimiento y asesoramiento que les soliciten.
2. En la aplicacin de las Polticas y Procedimientos de administracin
de personal, la Direccin Superior deber velar por:
a) El diseo y prctica de un Plan de Capacitacin y desarrollo
profesional de los funcionarios y empleados del organismo.
b) El debido conocimiento del Plan de Capacitacin por parte del
conjunto de los Recursos Humanos de la Organizacin.
c) El ejercicio de la evaluacin peridica del rendimiento del personal
con el pleno conocimiento de ste. La evaluacin deber contener
la opinin del evaluado y las posibles objeciones a la misma,
como as tambin las inquietudes que manifiesten en materia de
capacitacin.
d) La aplicacin de sanciones por incumplimiento del Cdigo de
conducta y el comportamiento tico de los funcionarios y
empleados.
25

e) El pleno conocimiento de funcionarios y empleados sobre los

criterios a seguir en materia de promociones o ascensos e
incrementos de las remuneraciones. Los criterios generales de
aplicacin que se adopten, debern contemplar el cumplimiento
de las Normas de Comportamiento tico y el cumplimiento de
Conducta de la Organizacin.
l)

Influencias Externas a la Entidad.

Las influencias fuera de la autoridad de una entidad pueden afectar sus
operaciones y prcticas. Tales influencias incluyen el monitoreo y
requisitos de cumplimiento de asuntos tributarios y de gestin por
comisiones legislativas, condiciones generales del giro o actividad
principal de la entidad, y otros factores econmicos. La existencia de tales
influencias generalmente eleva la necesidad de un fuerte ambiente de
control.
La habilidad administrativa de identificar con rapidez ante los cambios y
reaccionar ante las condiciones cambiantes.- desde que las condiciones
externas
para y dentro de una entidad cambian permanentemente, la
habilidad de la gerencia para identificar y reaccionar ante tales cambios
puede afectar el logro de los objetivos de la entidad. El alcance a tales
cambios requiere la atencin de la gerencia y depende del efecto que
ellos puedan tener en circunstancias particulares.

1.5.2.

EVALUACIN DE RIESGOS.

El Riesgo concebido como la probabilidad de que un evento o accin afecte

adversamente el cumplimiento de los objetivos de la entidad
Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos
que afectan el cumplimiento de sus objetivos.
El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accin afecte
adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y
manejo de los riesgos relacionados con la elaboracin de estados financieros y
que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro,
procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de
auto evaluacin que practica la direccin debe ser revisada por los auditores
internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y
procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.
Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados;

Identificacin de los riesgos internos y externos;
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y,
26

Evaluacin del medio ambiente interno y externo.

Todas las entidades, con independencia de su tamao, estructura o sector al

que pertenezcan, se encuentran expuestas a riesgos de diferentes grados. El
Riesgo es inherente a todas las actividades, y el Control Interno es esencial
para limitarlo. A travs del anlisis y la definicin de los Riesgos relevantes, se
podr determinar hasta que punto control vigente los previene y neutraliza,
evaluando as la vulnerabilidad del Sistema. El enfoque es eminentemente
preventivo.
El anlisis de los Riesgos, resulta ms eficaz cuando incluye la identificacin de
los procesos clave de la gestin. Los procesos pueden verse influidos
positivamente cuando se instauran programas de calidad y se logra el
involucramiento del personal, ya que con ello se logra una importante
contencin de Riesgos.
Identificacin del Riesgo.
Se deben identificar los Riesgos relevantes que enfrenta un organismo en la
persecucin de sus Objetivos, ya sean de origen interno o externo.
En el proceso de Identificacin de Riesgos deber considerarse:
1.

Los Objetivos de la Unidad, tanto explcitos, generales o particulares. Los

Objetivos estn relacionados con las operaciones es decir con la
gestin del organismo tanto en su legalidad, como en la calidad de los
registros necesarios para generar informacin confiable. El mbito de
anlisis comprende no solamente el Riesgo involucrados con los
Objetivos institucionales, sino tambin el asociado a objetivos especficos
de programas, proyectos y operaciones. El tratar los Riesgos a nivel de
actividad ayuda a hacerlo en niveles de mayor jerarqua o funciones ms
importantes (Proyecto Programa), y en ese orden contribuye tambin a
que se mantenga un nivel aceptable de Riesgo para el conjunto del
Organismo.

2.

Los factores crticos de xito (actividades crticas), es decir aquellos que

deben ejecutarse para que los objetivos puedan ser alcanzados. A travs
de los objetivos globales y por actividad, el organismo debiera identificar
factores crticos de xito y fijar criterios para medir rendimientos.

3.

Los dominios o puntos clave, que es una actividad crtica fuertemente

ligada a los objetivos del Organismo y al cumplimiento de las polticas de
carcter general, por lo comn ligadas a:
a. Atencin de necesidades de alta sensibilidad social.
b. Disposiciones legales de estricto cumplimiento.
c. Compromisos trascendentes.
27

4.

Las fuentes de Riesgo, tanto internas como externas, a saber:

Fuentes Internas de Riesgo:
a. Cambios en la direccin superior.
b. Reestructuraciones internas.
c. Alteracin de remuneraciones del personal.
d. Cambios de condiciones laborales.
e. Probables despidos, redistribuciones de funciones u otros factores
que puedan influir negativamente en el personal.
f. Cambios en los procesos operativos.
g. Incorporacin de nuevos proyectos, programas o actividades.
h. Cambios de objetivos.
i. Incorporacin o actualizaciones informticas.
Fuentes externas de Riesgo:
a. Descontento o cambio de las necesidades de los usuarios.
b. Reducciones presupuestarias.
c. Cambios en las condiciones polticas, sociales, econmicas,
gremiales o financieras del Pas en general o que afecten al sector en
particular.
d. Cambios legales o reglamentarios que puedan variar el mandato del
organismo o las condiciones de funcionamiento del mismo (por
ejemplo en materia de personal).
e. Cambios de la fuentes de aprovisionamiento de insumos o problemas
en la obtencin d los mismos.
f. Avances tecnolgicos.
Cabe destacar que el contexto puede proveer tanto amenazas como
oportunidades. En ese mismo orden, Existen Riesgos de que las
Amenazas se concreten, como as tambin de que se puedan
Oportunidades.

5.

Los Mapas de Riesgos, que son una herramienta metodolgica mediante

la cual se identifica ordenada y sistemticamente un conjunto de factores
que pueden dar origen a hechos negativos, se califica la presencia de los
Riesgos, y se prevn sus posibles daos.

6.

Las tcnicas para la recoleccin y tratamiento de la informacin: Abordar

el examen de los Riesgos dentro de un rea, entidad o sector implica un
conocimiento, lo ms cercano y objetivo posible, del asunto en cuestin.
La recoleccin y tratamiento de la informacin puede efectuarse a travs
de diferentes tcnicas, por ejemplo:
a. Entrevistas a usuarios, funcionarios, directivos, representantes de
gremios, contratistas.
b. Revisin documental: para identificar las principales fuentes de
Riesgos.
c. Observacin: para percibir y registrar en forma directa, las
circunstancias de Riesgo.
28

d. Muestreo: para determinar o seleccionar segmentos destinados a una

mayor atencin.
e. Encuesta: una serie de preguntas orientadas a detectar indicios de
posibles Riesgos.

Registro de identificacin del riesgo.

Entidad:
Fecha:
Proceso:
Subproducto

Objetivo del
Proceso

Riesgo

Tipo
Riesgo

de

Causas
(factores
internos
y
externos)

Efectos
/
consecuencias

Clasificacin del Riesgo.

Durante el proceso de identificacin del Riesgo se recomienda hacer una
clasificacin de los mismos teniendo en cuenta los siguientes conceptos:
1. Riesgo Estratgico.
Se asocia con la forma en que se administra la entidad. El manejo del
Riesgo Estratgico se enfoca en asuntos globales relacionados con la
Misin y el cumplimiento de los Objetivos Estratgicos, la clara definicin
de Polticas y el diseo y conceptualizacin de la Entidad por pare de la
Alta Direccin.
2. Riesgo Operativo.
Comprende los Riesgos relacionados tanto con la parte operativa como la
tcnica de la Entidad, incluye Riesgos provenientes de deficiencias en los
sistemas de informacin, en la definicin de los procesos, en la estructura
organizacional, en la desarticulacin entre dependencias, lo cual conduce a
ineficiencias, oportunidades de corrupcin e incumplimiento de los
compromisos institucionales.
3. Riesgo Financiero.
Se relaciona con el manejo de los recursos de la Entidad e incluyen, la
ejecucin presupuestal, la elaboracin de los Estados Financieros, los
pagos, manejos de excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes.
De la eficiencia y transparencia en el manejo, as como su interaccin con
los dems reas depender en gran parte el xito de toda Entidad.
4. Riesgos de Cumplimiento.
29

Se asocian con la capacidad de la Entidad para cumplir con los requisitos

legales. Contractuales, de tica pblica y en general con su compromiso
ante la comunidad.
5. Riesgos de Tecnologa.
Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnologa
disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el
cumplimiento de su Misin.
Inventario de Riesgos.
Se pueden utilizar listados de Riesgos de acuerdo con cada rea funcional
especfica o proceso. Estos listados debern ser elaborados por el personal de
la Entidad o bien sern tomados de listas externas genricas coherentes con
las actividades similares de la Entidad. Cuando se trata de listados generados
externamente, el inventario se revisa y somete a mejoras, adaptando su
contenido a las circunstancias internas, para presentar una mejor relacin con
los Riesgos y ser consecuentes son el lenguaje comn de gestin de Riesgos
de la Entidad.
Inventario de Riesgos.
Enridad:
Fecha:
Riesgos
Estratg.
Idnetificados
N

1
2
3
4

5
6
7

Recorte
del
Presupuesto
asignado
Cambio
de
gestin de la
Entidad.
Cheque
que
ingresa en la
cuenta bancaria
incorrecta.
Falla
del
sistema
informtico.
Se registra una
cantidad
incorrecta en la
cuenta
del
usuario.
Colusin
Variaciones en
los tipos de
cambio.

Tipos de Riesgos.
Operativ.

Financ.

De
Cumplim.

De Tecnolg.

X
X
X

X
X

X
X

30

8
9
10

11

Fluctuaciones
en la Bolsa de
Valores.

Uso
no
autorizado
de
informacin.
Sistema
informtico que
no soporta los
procesos de la
Entidad.
Infraestructura
de tecnologa de
informacin
insuficiente.

Total

X
X

Anlisis Cualitativo del Riesgo:

Constituye la utilizacin de escalas descriptivas para demostrar la magnitud de
consecuencias potenciales y su posibilidad de ocurrencia. Estas escalas se
pueden modificar o ajustar a las circunstancias de las necesidades de cada
organizacin.
En la Escala de medida cualitativa de Probabilidad se debern establecer las
categoras a utilizar y la descripcin de cada una de ellas con el fin de que cada
persona que aplique la Escala mida a travs de ella los mismos tems, Esta
Escala es: Probable, Posible e Improbable.
Ese mismo diseo puede aplicarse para la Escala de medida cualitativa de
Impacto, estableciendo las categoras y la descripcin, tal como se muestra a
continuacin: Desastroso, Moderado y Leve.
Anlisis Cuantitativo de Probabilidad e Impacto.
Probabilidad de ocurrencia.
0 25
26 70
71 100
Impacto
0 25
26 70
71 100

Nivel
Improbable
Posible.
Probable
Nivel
Leve
Moderado
Desastroso

31

Matriz de Probabilidad e Impacto.

Probabilidad

Los Riesgos pueden ser priorizados para un anlisis cuantitativo posterior para
las respuestas posteriores basndose en su calificacin. Las calificaciones son
asignadas a los Riesgos basndose en la Probabilidad y el Impacto evaluados.
La evaluacin de la importancia de cada Riesgo y, por consiguiente, de su
prioridad generalmente se realiza usando una tabla de bsqueda o una Matriz
de Probabilidad e Impacto. Dicha Matriz especifica combinaciones de
Probabilidad e Impacto que llevan a la calificacin de los Riesgos como
Aceptable, Moderado, Importante e Inaceptable. Pueden usarse trminos
descriptivos o valores numricos, dependiendo de la preferencia de la Entidad.

Probable

Posible

Improbable

1
Leve
3
Riesgo
Moderado
2
Riesgo
Tolerable
1
Riesgo
aceptable

Impacto
2
Moderado
5
Riesgo
Importante
4
Riesgo
Importante
2
Eiesgo
Tolerable

3
Desastroso
9
Riesgo
Inaceptable
6
Riesgo
Importante
3
Riesgo
Moderado

La puntuacin del Riesgo ayuda a guiar las respuestas a los Riesgos.

Ejemplo de Niveles de Riesgo:
Nivel de Riesgo
Riesgo
Inaceptable
Riesgo
Importante
Riesgo
Moderado
Riesgo
Tolerable
Riesgo
Aceptable

Descripcin
Se requiere accin inmediata. Planes de tratamiento
requeridos, implementados y reportados a la Alta
Direccin.
Se requiere atencin de la Alta Direccin. Planes de
tratamiento requeridos, implementados y reportados a
los Jefes de las Oficinas, Divisiones, entre otras.
Debe ser administrado con procedimientos normales de
control.
Menores efectos que pueden ser fcilmente remediados.
Se administra con procedimientos rutinarios.
Riesgo insignificante. No se requiere ninguna accin.

Es necesario que por cada Riesgo se identifique las Medidas ejecutadas

para reducirlos o mantenerlos bajo control. As, por cada Riesgo debe
identificarse, en las condiciones actuales, qu Medidas se estn aplicando
para mantenerlos bajo control independientemente de su importancia o
frecuencia.
32

Por Medidas de Control se entendern a los mtodos o medios que se

utilizarn con el propsito de obtener y analizar informacin, hechos y
circunstancias de una situacin y evaluar su efectividad en cualquier rea o
proceso. Dentro de las Medidas ms conocidas se encuentran la Observacin,
Inspeccin, Revisin Analtica, Conciliacin, Anlisis de Saldos y Movimientos,
ente otros.
Estimacin del Riesgo.
Se debe estimar la frecuencia con que se presentan los Riesgos identificados,
como adems cuantificar el probable perjuicio que ellos pueden ocasionar.
La Direccin Superior deber observar que todos los responsables de unidades
organizativas a cargo de actividades, programas, proyectos y procesos,
procedan a efectuar la estimacin de los Riesgos y que sta se constituya en
una prctica permanente, debindose como mnimo tener en cuenta:
1.

Asignar la probabilidad de ocurrencia a los diferentes Riesgos detectados

y listados en oportunidad de su identificacin.

2.

Estimar el perjuicio probable ante la ocurrencia del Riesgo.

3.

A esos efectos se propone utilizar la frmula de Ecuacin de la

Exposicin. PE = F x V
Donde:
PE = Perjuicio Esperado o Exposicin, expresada en la moneda corriente
y en un perodo anual.
F = Frecuencia, veces probable en que el Riesgo se concrete en el
ao.
V = Perjuicio estimado para cada caso de ocurrencia del Riesgo,
expresado en moneda.

4.

Ordenar los Riesgos detectados y estimados en funcin de su mayor

Exposicin, (prdida esperada) a fin de establecer prioridades de
control.

Determinacin de los Objetivos de Control.

Una vez identificados y estimados los niveles de Riesgo, deben adoptarse las
medidas para enfrentarlo de la manera ms eficaz y econmica posible. Para
ello fijarn los objetivos especficos de Control, que estarn adecuadamente
articulados con las metas globales y sectoriales definidas para el Organismo.
En funcin de los objetivos de control, se seleccionar las medidas o
salvaguardas que se estime ms efectivas, para minimizar la exposicin.

33

Paralelamente a las medidas adoptadas para gestionar el Riesgo, se debern

arbitrar los mecanismos y procedimientos que permitan a la Direccin, la
supervisin en la implantacin de las acciones de neutralizacin y el control de
su eficiencia. Deber tenerse en cuenta que siempre existe un nivel de Riesgo
residual, como consecuencia de otras restricciones inherentes a todo Sistema
de Control Interno.
Deteccin del cambio.
Todas las unidades deben disponer de sistemas de informacin peridica,
capaz de captar oportunamente los cambios producidos o de produccin
inminente que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar los objetivos
del organismo en las condiciones previstas. Con ese objeto deber contar con
sistemas de alertas tempranos, que anticipen el conocimiento de los Riesgos
incipientes o potenciales asociados a los cambios. El sistema deber captar y
transmitir oportunamente la informacin que contemple:
1.

2.
3.
4.

La deteccin de cambios internos y externos, an los pequeos, ya que la

sucesin de varios de ellos pueden generar serias perturbaciones. En
este sentido, se debe instruir a todas las reas para que informen toda
variacin que se produzca.
Los Indicadores y datos complementarios necesarios para la prevencin
de debilidades y amenazas.
El anlisis de Riesgos y oportunidades que acompaar a los cambios.
La revisin peridica de las actividades de control para comprobar si
continan siendo suficientes.

(El Mapa de Riesgos debe contener: Objetivos, Riesgo, Causa, Resultado y

Ponderacin)
Ver ejemplo de Mapa de Riesgos en Papel de Trabajo)
1.5.3. ACTIVIDADES DE CONTROL.
Son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia
y los niveles ejecutivos competentes, en relacin con las funciones asignadas
al personal a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Son importantes porque en s mismas implican la forma correcta de hacer las
cosas, as como tambin porque el dictado de polticas y procedimientos y la
evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para asegurar
el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse
en tres categoras: controles de operacin, controles de informacin financiera
y controles de cumplimiento. Comprenden tambin las actividades de
proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a
programas computarizados y archivos de datos.
Los elementos componentes de las actividades de control gerencial son:
Polticas para el logro de objetivos;
34

 Coordinacin entre las dependencias de la entidad; y,

* Diseo de las actividades de control.
Son aquellos procedimientos y polticas que se adicionan al Ambiente de
Control, establecidos por la administracin para proporcionar seguridad
razonable para poder lograr los objetivos especficos de la Organizacin. Las
Actividades de Control se realizan en toda la Organizacin, en todos los niveles
y en todas las funciones.
Las Actividades de Control estn constituidas por los procedimientos
especficos y las prcticas corrientes establecidas como un reaseguro para el
cumplimiento de los objetivos. Estn orientadas primordialmente hacia la
prevencin y neutralizacin de los Riesgos.
Se ejecutan en todos los niveles de la Organizacin y en cada una de las
etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un Mapa de Riesgos segn
lo expresado en el acpite anterior. Es preciso que los agentes conozcan
cules son las responsabilidades de Control que les competen, debindose
para ello explicar claramente las mismas.
Para disear e implantar eficaces y eficientes Actividades de Control, se
requiere:
a)

Separacin segregacin de tareas y responsabilidades.

Las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento,
autorizacin, registro y revisin de las transacciones y hechos, deben ser
asignadas a personas diferentes. A travs de dicha asignacin debe
garantizarse un adecuado control por oposicin de intereses, previendo la
adecuada capacitacin de personal de reemplazo.

b)

Coordinacin entre reas.

Cada rea o sub rea del Organismo debe operar en forma coordinada
con las restantes, en forma tal que no se interrumpan las operaciones de
ningn proceso, conservando el mecanismo de Control por oposicin de
intereses.

c)

Documentacin.
La estructura de Control Interno y todas las transacciones y hechos
significativos, deben contar la adecuada documentacin de respaldo. La
misma debe ser clara y estar disponible para su verificacin.

d)

Niveles definidos de autorizacin.

Los actos y transacciones relevantes slo pueden ser autorizados y
ejecutados por funcionarios que acten dentro de mbito de sus
competencias.
35

e)

Registro oportuno y adecuado de transacciones y hechos.

Las transacciones y los hechos que afecten a un Organismo, ya sea
cualitativa o cuantitativamente, deben registrarse inmediatamente y ser
debidamente clasificados.

f)

Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar
protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas
autorizadas, quienes estn obligadas a rendir cuenta de su custodia y
utilizacin.

g)

Rotacin del personal en las tareas claves.

Ningn empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado,
las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisin de
irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben,
peridicamente, abocarse a otras funciones, disendose un plan de
rotacin y evaluacin de resultados.

h)

Control de sistemas de informacin.

El sistema de informacin debe ser controlado con el objetivo de
garantizar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.

i)

Control de tecnologa de informacin.

Los recursos de la tecnologa de informacin deben ser controlados con el
objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de
informacin que el Organismo necesita para el logro de su misin.

j)

Indicadores de desempeo.
Toda unidad debe contar con mtodos de medicin de la ejecucin de su
gestin desempeo que permitan la preparacin de indicadores para
su supervisin y evaluacin. La informacin obtenida se utilizar para la
correccin de los cursos de accin y el mejoramiento del rendimiento.

k)

Funcin de la Auditora Interna.

La autoridad Superior de cada unidad sern los responsables del
mantenimiento de un adecuado Sistema de Control Interno, que incluir
los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de
organizacin y en los reglamentos y manuales de procedimientos.
Las tareas de Auditora Interna deben ser ejecutadas en el mbito de
cada unidad por una Unidad de Auditora, que depender jerrquicamente
36

de la Unidad Superior, a la cual debern reportar peridicamente sobre

los resultados obtenidos de su gestin.
Las funciones de dichas Unidades de Auditora deben ser desarrolladas
por profesionales no involucrados con las actividades ejecutivas del
Organismo y desvinculadas de las operaciones sujetas a su examen.
1.5.4.

INFORMACIN Y COMUNICACIN.

Consiste en los mtodos y procedimientos establecidos por la administracin

para procesar apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones
de la entidad para fines de toma de decisiones.
Est constituido por los mtodos y registros establecidos para registrar,
procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad
de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para
adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y elaborar informes financieros confiables.
Los elementos que conforman el sistema de informacin son:
*

Identificacin de informacin suficiente;

Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada
en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus
responsabilidades asignadas;
Revisin de los sistemas de informacin; y,
Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin deben
ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se
producen deficiencias significativas en los procesos de formulacin de
informacin.

As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempear en la Organizacin (funciones, responsabilidades),
es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que
deben manejar para orientar sus acciones en coordinacin con las dems,
hacia el mejor logro de los objetivos.
La comunicacin es inherente a los Sistemas de Informacin. Los informes
deben transmitirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz. La
existencia de lneas abiertas de comunicacin, y una clara voluntad de
escuchar de suma importancia para mejorar el Ambiente de Control.
a)

Informacin y responsabilidad.
La informacin debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus
obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser
identificados, captados, registrados, estructurados y comunicados en
tiempo y forma adecuados.

b)

Contenido y flujo de la informacin

37

La informacin debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel

de decisin. Se debe referirse tanto a situaciones internas como externas,
las cuestiones financieras como operacionales. En el caso de los niveles
directivos, los informes deben relacionar el desempeo del organismo con
los objetivos y las metas previstas. El flujo de informacin debe circular en
todos los sentidos: ascendentes, descendentes, horizontal y transversal
c)

Calidad de la informacin
La informacin disponible en la unidad o dependencia de cumplir con los
tributos de: integridad, confiabilidad, contenido apropiado, oportunidad,
actualizacin, exactitud y accesibilidad.

d)

El Sistema De Informacin
El sistema de informacin debe disearse atendiendo a la estrategia y al
programa de operaciones del organismo. Deber servir para:
1. Tomar decisiones a todos los nivele;
2. Evaluar el desempeo del organismo, de sus programas, proyectos,
sectores, procesos, actividades, operaciones, etc.;
3. Rendir cuentas de la gestin.
El sistema de informacin debe ser revisado y, de corresponder,
rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y
productos. Cuando el organismo cambie su estrategia, misin, poltica,
objetivos, programas de trabajo, etc., se debe contemplar el impacto en el
sistema de informacin y actuar en consecuencia.

e)

Compromiso de la autoridad superior

El inters y el compromiso de la autoridad superior del organismo con los
sistemas de informacin deben explicitarse a travs de una asignacin de
recursos suficientes para su funcionamiento eficaz.

f)

Comunicacin, valores organizacionales y estrategias

El proceso de comunicacin del organismo debe apoyar la difusin de sus
valores ticos as como los de su misin, polticas, objetivos y resultados
de su misin.

g)

Canales de comunicacin
Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y
eficacia adecuado a las necesidades de informacin internas y externas.

h)

Caractersticas de la informacin
El sistema de control interno, debe resultar eficiente para asegurar los
siguientes atributos, en la generacin y el registro de la informacin:
1) Integridad: la informacin deber resultar toda la que corresponda y
sea apropiada de los hechos a informar
2) Oportunidad: encontrase disponible en todo momento y sobre todo
cuando deben adoptarse decisiones.
38

3) Actualizacin: la informacin debe referirse al presente y en lo

posible contener proyeccin al futuro. La histrica se incluir cuando
constituyan un antecedente reciente y est asociada a un tema
presente.
4) Exactitud: debe representar con la mayor aproximacin posible la
realidad que trata de reflejar.
5) Accesibilidad: deber estar disponible para todos interesados, con
las limitaciones que la confiabilidad u otras restricciones impongan.
6) Certidumbre: debe brindar conocimiento seguro, claro y evidente de
las cosas.
7) Racionalidad: debe ser razonable frente al hecho a informar.
8) Objetividad: debe excluir todo juicio de valor.
9) La informacin debe estar diseada para cada uno de los niveles de
informacin, y ordenada para facilitar su acceso y utilizacin y cubrir
tanto aspectos financieros como de gestin.
El sistema de informacin
a) El sistema de informacin puede estar basado en un esquema manual,
computarizado o mixto. Cualquiera sea la forma de procesamiento, el
sistema deber ser claramente explicitado en sus partes.
b) Se deber contar con una planificacin apropiada que permite entender su
desarrollo presente y futuro.
c) Planeamiento informtico del sistema de informacin deber efectuarse a
corto, mediano y largo plazo, estableciendo claramente los objetivos a
lograr en cada uno de dicho periodos.
d) Deber establecerse un mecanismo que identifique y canalicen las
necesidades de informacin que plantean los usuarios o surjan de otras
fuentes.
e) El planeamiento de sistemas de informacin deber contemplar el proceso
decisorio del organismo, su estrategia y las actividades proyectos o
programas definidos, manteniendo la capacidad y adaptacin a futuros
cambios.
f) Su diseo deber contribuir a la toma de decisiones en procura de cumplir
con los objetivos y metas presupuestadas.
g) Los mismos niveles de la organizacin debern tener pleno conocimiento
de la responsabilidad que poseen en el desarrollo y mantenimiento de
sistemas de informacin.
Tecnologas de informacin.
a) La direccin superior deber asegurarse que la autoridad responsable del
servicio de procesamiento de la informacin desarrolle el planeamiento
estratgico a corto, mediano y largo plazo.
b) Debern establecerse polticas, normas y procedimientos a seguir para la
planificacin, ejecucin, evaluacin y control de la gestin de la Unidad
responsable del servicio de procesamiento de la informacin.
39

c) Deber asegurarse que la Unidad de procesamiento de informacin cuente

con:
1. La descripcin de las responsabilidades asignadas.
2. La separacin de funciones.
3. La descripcin de los puestos de trabajo.
d) Debe asegurarse una adecuada administracin de recursos humanos de la
Unidad de procesamiento de la informacin, que comprenda:
1.
2.
3.
4.

La seleccin y promocin.
La capacitacin.
La evaluacin del rendimiento.
Los procedimientos de desvinculacin.

e) El responsable de la Unidad de procesamiento de la informacin deber

asegurar el cumplimiento de las normas y requerimientos internos y
externos.
f)

La autoridad superior de cada Unidad o dependencia, deber verificar que

los operativos de Auditora Interna contemplen la funcin de Auditora de
Sistemas.

Canales de Comunicacin.
1.) Tanto los manuales de organizacin, de misiones y funciones y de
procedimientos, como los reglamentos e instructivos debern definir con
claridad los canales de comunicacin del Organismo, tanto a nivel de reas
como de agentes.
2.) En la definicin de los puestos de trabajo previstos en el Manual de
Organizacin, al especificar los deberes y responsabilidades, debe
contemplarse un tem de comunicaciones, puntualizando los canales ms
importantes.
g) El personal de la Organizacin debe conocer adecuadamente los objetivos
de la Organizacin y los propios de su rea y funcin, y cmo estos ltimos
se vinculan y comunican con los dems.
h) El personal debe contar con los mecanismos necesarios para:
1.
Transmitir las sugerencias o mejoras que consideren pertinentes a su
superior.
2.
Transmitir a la direccin superior las anomalas graves que deban ser
comunicadas directamente a la misma.
3.
Transmitir las sugerencias, quejas y dems inquietudes que planteen
los usuarios, a los centros de decisin que deban adoptar las medidas
correspondientes.

40

1.5.5.

SUPERVISIN.

La administracin es responsable de implementar y mantener el control interno

para lo cual evala la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su
reforzamiento de ser necesario.
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando
las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de
controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: a) durante la realizacin de las
actividades diarias, en los distintos niveles de la entidad; b) de manera
separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las
actividades (incluidas las de control), o c) mediante la combinacin de ambas
modalidades.
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son:

Monitoreo del rendimiento;

Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control
interno;
Aplicacin de procedimientos de seguimiento; y,
Evaluacin de la calidad del control interno.

Evaluacin del Sistema de Control Interno.

La mxima autoridad de cada Dependencia y cualquier funcionario que tenga a
su cargo un segmento organizacional, programa, proyecto o actividad,
peridicamente debe auto evaluar la eficacia de su Sistema de Control Interno,
y comunicar a aquel ante quien es responsable.
Es competencia de cada Dependencia la existencia de la estructura de Control
Interno idnea y eficiente, as cono su revisin y actualizacin peridica para
mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluacin peridica de las
actividades de control de los Sistemas, pues toda organizacin tiene reas
donde los mismos estn en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone
directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron
aplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos
a la gestin que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el Control Interno funciona adecuadamente, a
travs de dos modalidades de Supervisin: Actividades Continuas o
Evaluaciones Puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y
recurrentes que, ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin,
generan respuestas dinmicas a las circunstancias sobrevinientes. Las
actividades de Supervisin son ejecutadas por todo el personal de la estructura
de la Organizacin a travs de una adecuada segregacin de funciones.
41

En cuanto a las Evaluaciones Puntuales, responden a las siguientes

caractersticas:
a) Su alcance y frecuencia estn determinados por:
1. la naturaleza e importancia de los cambios en el contexto interno o
externo al organismo y los Riesgos que stos conlleven.
2. la competencia y experiencia de quienes aplican los controles
concomitantes y recurrentes; y
3. los resultados de la Supervisin contina.
b) Son ejecutadas por los propios responsables de las reas de gestin (a
travs de procesos de auto-evaluacin), la Auditora Interna (a travs de
operativos incluidos en el planeamiento de sus actividades solicitadas por
la Direccin), y los auditores externos, si los hubiera.
c) Constituyen un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y tcnicas
varen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea
del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los
controles existan y estn formalizados, que se apliquen cotidianamente
como una rutina incorporada a los hbitos, y que resulten aptos para los
fines perseguidos.
d) Responden a una determinada metodologa que aplica tcnicas y
herramientas para medir la suficiencia del Sistema de Control Interno y la
eficacia, la eficiencia, la economa y la efectividad de la gestin del
organismo, sea en forma directa o a travs de la comparacin con otros
Sistema de Control u organismos que demuestren mejores prcticas
(benchmarking).
e) Las Actividades de Control se planifican por medio de un Plan de Accin
que contemple:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

El alcance de la evaluacin.
Las Actividades de Supervisin continuadas existentes.
La tarea de los Auditores Internos y Externos.
reas o asuntos de mayor Riesgo.
Programa de evaluaciones.
Evaluadores, metodologa y herramientas de control.
Presentacin de conclusiones y documentacin de soporte.
Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Las deficiencias o debilidades del Control Interno detectadas a travs de los

diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas a efectos que
se adopten las medidas de ajuste correspondientes.
Segn el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la informacin
pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada
como las autoridades superiores.
Eficacia del Sistema de Control Interno.

42

Un Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida que la

autoridad a la que apoya cuente con una seguridad razonable respecto a:
1.
2.
3.

La informacin peridica emitida acerca del avance en el logro de sus

objetivos y metas, y en el empleo de criterios de economa y eficiencia.
La confiabilidad, oportunidad y exactitud de los informes y Estados
Financieros.
El cumplimiento de la legislacin y normativa vigente, incluyendo las
polticas y los procedimientos emanados del propio Organismo.

Auditoras del Sistema de Control Interno.

Deben practicarse Auditoras, las que informarn sobre la eficacia y eficiencia
del Sistema de Control Interno, proporcionando recomendaciones para su
fortalecimiento, si correspondiera.
Validacin de los supuestos asumidos.
Se deben validar en forma peridica los supuestos que sustenten los objetivos
de una Organizacin.
Tratamiento de las deficiencias detectadas.
Toda deficiencia que afecte o pueda llegar a afectar la efectividad del Sistema
de Control Interno, debe ser informada en tiempo real. Deben establecerse
procedimientos que determinen sobre qu asuntos, en qu forma y ante quin
se presentar tal informacin.
La funcin de la Supervisin y su relacin con la eficacia y eficiencia del
Control Interno.
La Direccin Superior deber verificar que la funcin de Supervisin continua
y concomitante que ejercen cada uno de los distintos responsables a cargo
de programas, proyectos, procesos o actividades de la Organizacin, asegure:
a)
b)
c)
d)
e)

Una informacin confiable respecto a la gestin realizada para el logro de

los objetivos, metas y el control de las variables estratgicas (factores de
xito) de la organizacin.
Economa, eficiencia, eficacia en la ejecucin de las diversas actividades,
programas, proyectos y procesos de la Organizacin.
La emisin de Estados Financieros e informes de gestin representativos,
confiables, pertinentes y oportunos.
El cumplimiento de las leyes, decretos, polticas, normas, procedimientos,
manuales, reglamentos, dictmenes y toda otra normativa externa o
emanada de la misma Organizacin.
Niveles de desempeo de cada uno de los responsables de las unidades
organizativas acordes a niveles de calidad establecidos por estndares
vlidos.
43

El Proceso de Supervisin.
Es responsabilidad de todo funcionario a cargo de una Unidad de organizacin
llevar a cabo tareas de Supervisin de las actividades, programas, proyectos o
procesos que se ejecuten en la misma, a tales efectos, e independientemente
de la tarea que ejecute la Auditora, deber`:
a)
b)
c)
d)

e)

f)
g)
h)
i)

j)
k)

Tener pleno conocimiento de las funciones y tareas que le han sido

asignadas acorde a lo establecido en el Manual de organizacin.
Tener pleno conocimiento de las diversas reas o sectores de la
Organizacin que se relacionan o vinculan con las actividades y tareas
que le han sido asignadas.
Construir un Mapa de Riesgos de todas las operaciones a su cargo, a fin
de identificar aquellas operaciones, tareas o procedimiento que impliquen
mayor Riesgo para el logro de los objetivos asignados.
Definir los Medidores de Rendimiento necesarios que le permitan efectuar
el seguimiento de la gestin de la Unidad de organizacin a su cargo,
como as tambin prever los resultados de la misma con la debida
anticipacin a fin de efectuar las correcciones necesarias.
Individualizar dentro del conjunto de Medidores de Rendimiento, aquellos
Indicadores de alerta temprana, que le permitan adoptar las correcciones
o modificaciones anticipndose a los cambios originados por factores
internos o externos a la Organizacin.
Informar a su Superior de las variaciones o desvos producidos cuya
correccin se encuentre fuera de su alcance debido a factores internos o
externos, proponiendo las alternativas pertinentes.
Informar a su Superior de los desvos producidos y las medidas
correctivas adoptadas.
Coordinar junto a otras Unidades de organizacin la mejor provisin de
bienes y servicios en tiempo y forma a fin de evitar demoras en la gestin
y en el logro de los objetivos y metas previstos.
Atender a los reclamos de los clientes o usuarios e introducir las mejoras
que permitan satisfacerlos y, en cao de exceder a su Unidad de
organizacin, proceder a comunicarlo a su Superior, proponiendo los
mecanismos de coordinacin intersectorial o las medidas correctivas si
fuera el caso.
Efectuar el control del personal a su cargo, evaluar su rendimiento y
atender las necesidades de su capacitacin.
Evaluar la necesidad de incorporar nuevos procedimientos o introducir
cambios tecnolgicos que permitan incrementar la eficiencia, economa y
eficacia de la Unidad a su cargo.

Caractersticas de quienes ejercen la Supervisin Interna.

Todo funcionario responsable de la Unidad organizativa en la que se
desarrollen actividades, programas, proyectos o procesos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos, metas y polticas de la Organizacin, cumple
funciones de Supervisin. A tales efectos debern:
44

A) Tener conocimiento de:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
B)

Su labor debe demostrar:

i)
j)
k)
l)

1.6.

La Visin, Misin y Funciones del Organismo.

Los Objetivos, Metas y Polticas de la Organizacin.
El Planeamiento Estratgico y los Planes de Corto, Mediano y Largo
Plazo.
Los deberes y obligaciones propias del cargo que detentan.
El Manual de Organizacin y de su Unidad organizativa, dentro de la
estructura orgnico funcional.
El Sistema de Control Interno vigente en la Organizacin.
Su obligacin de rendir cuenta de la gestin de la Unidad
organizativa a su cargo.
El Cdigo de Conducta de la Organizacin.

Compromiso con los Fines, Objetivos, Metas y Polticas de la

Organizacin.
Competencia profesional en el desempeo de sus funciones,
expresada en juicios de valor debidamente fundados.
Capacitacin permanente, para un mejor desempeo de sus
funciones.
Responsabilidad y autoridad.
PROCESO DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.

El proceso de implementacin del Sistema de Control Interno requiere una

estrategia que atienda tanto el diseo como la difusin y real vigencia del
mismo, y contemple dems la revisin peridica para evaluar los resultados
alcanzados.
Asimismo resulta imprescindible que todos los miembros involucrados en el
Sistema tengan un adecuado conocimiento de la marcha de la implantacin del
modelo, los desvos producidos y las acciones correctivas pendientes, junto
con los aspectos a solucionar en el corto o mediano plazo.
Etapas de la Implementacin del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno requiere bsicamente las siguientes etapas de
implementacin:
a. Planificacin.
b. Ejecucin.
c. Evaluacin.
Informacin necesaria para el diseo del Control Interno.
a)

El tamao.
45

b)
c)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

Los Objetivos.
La complejidad de la Organizacin y de la gestin.
El tipo y alcance de sus actividades.
El entorno y el sector en que opera.
Los cambios de entorno y circunstancias.
Los Riesgos.
La relacin costos/beneficios entre el Control y los resultado que genera.
La historia y la cultura de la Organizacin.
La localizacin y la dispersin geogrfica.
Las necesidades de informacin y comunicacin.
El marco legal al cual se halla sujeto.

Fase de Planificacin.
La Fase de Planificacin tiene por finalidad desarrollar un Plan de Trabajo que
permita a la identidad implementar progresivamente su SCI., para esto se
plantean, entre otros, algunos procedimientos que facilitaran la elaboracin de
un Diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad.
En esta Fase se considera la importancia de establecer el Compromiso de
todos los niveles organizacionales de la Entidad y se plantea la formalizacin
de dicho compromiso mediante documento que reflejen las acciones a seguir
para la implementacin.
Entre las acciones sugeridas en esta Fase, estn la formulacin de un
Diagnstico de la situacin actual del SCI de la Entidad, lo que facilitar la
posterior elaboracin de un Plan de Trabajo. Este comprende las acciones
apropiadas que deben seguirse para la implementacin del SCI que asegure
razonablemente su efectivo funcionamiento. Para ello se plantean como
condiciones previas la necesidad de contar con el Compromiso formal con el
Compromiso formal y por escrito de la Alta Direccin con el proceso de
implementacin y la constitucin de un Comit de Control Interno responsable
del mismo.
El diagnstico.
Se presenta como un medio de anlisis para determinar el estado situacional
actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI aprobadas por la
CGR. En este sentido, la informacin obtenida constituye el insumo principal
para la implementacin del SCI.
Habindose establecido los Compromisos de la Alta Direccin para el proceso
de implementacin del SCI, el Comit de Control Interno tendr a su cargo la
realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin, estudio y anlisis
del Sistema de Control Interno existente en l Entidad, permitir tomar
conocimiento de su situacin actual y de su desarrollo.
El Diagnstico se constituye una etapa previa al proceso de implementacin del
SCI en todos los niveles de la Organizacin, debe ser realizado bajo el enfoque
46

conocido como Top Down (descendente, de lo general hacia lo particular), esto

quiere decir que se empieza con un Diagnstico de los Controles que estn a
un nivel general de la Entidad, para luego pasar de manera progresiva a los
Controles que estn a nivel de proceso o actividades.
Los resultados del Diagnstico deben permitir a la Entidad conocer las
acciones necesarias a seguir para dar inicio a la etapa de implementacin del
SCI. Para ello, como parte del Diagnstico, se deber evaluar, entre otros
aspectos: (i) el nivel de desarrollo y organizacin del SCI; (ii) los elementos de
Control que conforman el sistema existente; (iii) las deficiencias, vacos y
oportunidades de mejora que presenta el sistema; (iv) los ajustes o
modificaciones que deben desarrollarse; (v) los componentes y normas de
Control que deben ser implementados; (vi) las prioridades en la
implementacin (identificacin de los principales procesos crticos); (vii) una
estimacin de los recursos econmicos. Materiales y de personal requeridos
para la implementacin, (viii) los lineamientos a considerar por el equipo
institucional para su Plan de Trabajo.
El Informe de Diagnstico permitir establecer:

El nivel de desarrollo, organizacin y vigencia del SCI actual.

Los elementos de Control que conforman el SCI existente.
Las deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que presenta el
SCI en operacin.
Los ajustes o modificaciones que deben efectuarse.
Los componentes y normas de Control que deben ser implementados,
y su priorizacin.
Identificacin de los principales procesos y reas crticas.
Las normas internas pendientes a implementar o actualizar.
Una estimacin de los recursos econmicos, materiales y de personal
requeridos para la implementacin.
Los lineamientos a considerar por el Comit de Control Interno para su
Plan de Trabajo.

Fase de Ejecucin.
En esta etapa se sealarn pautas y buenas prcticas para la implementacin
o adecuacin de SCI de acuerdo a lo sealado por la normativa vigente. Aqu
se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes sealados en las
NCI y se proponen herramientas que pueden ayudar a la gestin de las
Entidades del Estado a su implementacin.
El Comit o equipo encargado de la implementacin o adecuacin del SCI
empezar tomando en cuenta el Plan de Trabajo elaborado en la etapa de
Planificacin.
La implementacin se desarrollar de manera progresiva tomando en cuenta
las siguientes fases:
47

a) Implementacin a nivel entidad.

b) Implementacin a nivel de proceso.
Fase de Evaluacin.
Siguiendo el proceso de implementacin del SCI, la Fase de Evaluacin se
presenta de forma alternada y posterior a la evolucin de las Fases de
Planificacin y Ejecucin.
El resultado de esta evaluacin busca obtener informacin que aporte a la
retroalimentacin en el proceso de implementacin del SCI. Para ello se
sugiere que el Informe contenga como mnimo lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Objetivos.
Alcance.
Cumplimiento del Plan de Trabajo.
Cronograma de Actividades.
Recursos necesarios.
Desempeo de los Equipos de trabajo y participantes.
Limitaciones o Debilidades.
Conclusiones y Recomendaciones.

48

CAPTULO II: CONTROL INTERNO PARA FINES DE AUDITORA.

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

Gestin.
Ciclos de Transacciones.
Mtodos de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Comprensin del Sistema de Control Interno.
Cuestionario de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Procedimientos de Control Interno.
Normas y Declaraciones relacionadas con la Evaluacin del Sistema
de Control Interno.
2.8. Documentacin del conocimiento del Control.
2.9. Normas de Control Interno.
2.10. Informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno.

49

2.1. La Gestin: Objeto de Auditora.

A los efectos de aplicacin de este instrumento metodolgico se entender
como Gestin a las actividades, Tareas y Acciones consolidadas en programas,
proyectos u operaciones, a cargo de una Organizacin o agrupacin sectorial
de stas, dirigida a la produccin de bienes o servicios para cumplir una Misin
o satisfacer propsitos, metas u objetivos determinados.
En general la Gestin implica el ejercicio de las siguientes funciones:
*
*
*
*
*
*

Planificacin.
Organizacin.
Direccin.
Ejecucin.
Control.
Toma de decisiones correctivas o reajustes de la programacin.

2.2 Ciclos de Transacciones.

En el proceso de comprensin de la estructura de Control Interno, el Auditor
evala los controles para cada Ciclo de Transacciones ms significativas.
El Auditor debe documentar los Ciclos de Transacciones ms importantes y las
Cuentas que las afectan y disear procedimientos de auditora eficientes para
los objetivos de examen, de tal manera que las Cuentas ms importantes
puedan agruparse dentro de Ciclos, para facilitar su revisin.
Como resultado de las entrevistas y otros procedimientos realizados por el
Auditor con el personal del Ente auditado, el Auditor debe determinar las
Cuentas y las clases de transacciones que proporcionan la mayor informacin
de los Estados Financieros.
Los Ciclos ms importantes que se presentan en la contabilidad de los entes
son los siguientes:
CICLO
(1) Ingresos:
(2) Compras:
(3) Remunerac.:
(4) Activo Fijo:

SISTEMA DE CONTABILIDAD
Transferencias corrientes recibidas/Ingresos/Caja-Banco.
Existencias/Cuentas por Pagar/Gastos Diversos de
Gestin.
Caja-Banco/Gastos de Personal.
Inmuebles,
Maquinaria
y
Equipo/Cuentas
por
Pagar/Depreciacin Acumulada.
50

2.3.

MTODOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Para documentar el conocimiento del Sistema de informacin, contabilidad y

control, existen tcnicas. Las ms utilizadas son las siguientes:
a) Descripciones narrativas.
El mtodo descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las
diferentes actividades de los Departamentos, funcionarios y empleados del
Ente, y los registros y documentos que intervienen en el Sistema. Se
indican las secuencias de cada operacin, las personas que participan, los
informes que resultan de cada procesamiento, volcando todo en una
descripcin simple sin la debida utilizacin de grficos.
Sin embargo no debe incurrirse en el error de describir las actividades de
los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe
hacerse la descripcin siguiendo el curso de las operaciones a travs de su
manejo en los departamentos citados.
b) Cuestionarios.
Consiste en usar como instrumento para la investigacin, cuestionarios
previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que
se manejan las transacciones u operaciones; la manera en que fluyen las
operaciones y los mecanismos de control de las operaciones. Del anlisis
de las respuestas, surgir su los Sistemas implantados resultan suficientes
y adecuados, lo cual condicionar las actividades a realizar en la etapa de
ejecucin. Algunos cuestionarios de evaluacin del Sistema de Control
Interno se agregan como anexo al presente Modulo.
Utilizacin de cuestionarios.- como parte de la preparacin para el examen
de estados financieros, el auditor debe elaborar el cuestionario de
comprobacin sobre control interno. Este documento esta constituido por
varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o
empleados de la entidad bajo revisin o que el auditor mismo contesta
durante el curso de la auditoria basado en sus observaciones.
La aplicacin correcta de los Cuestionarios sobre Control Interno, consiste
en una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el
auditor entienda perfectamente los propsitos de las preguntas del
Cuestionario.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno
o ms funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de
51

confirmar durante el curso de la auditoria la veracidad de las respuestas

dadas, sin confiar completamente en las obtenidas. La aplicacin correcta
de los cuestionarios sobre control interno, cosiste en una combinacin de
entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor entienda
perfectamente los propsitos de las preguntas de los cuestionarios.
Estos Cuestionarios pueden ser confeccionados de dos formas:
1. La primera de ellas consiste en diagramar las preguntas de manera
que acepten como nica contestacin las alternativas SI, NO o NO
Aplicables. La existencia de respuestas NO, a priori indicara la
posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los Sistemas de
Control. Estas respuestas generan normalmente recomendaciones al
Ente sobre aspectos a mejorar o perfeccionar en los Sistemas. Las
respuestas SI, indican aquellos controles en los que se podra llegar a
depositar confianza de auditora.
2. La otra alternativa es la que parte de la realizacin de preguntas donde
su respuesta implica el desarrollo de determinados aspectos
especficos de control. Esta forma de realizacin, est orientada a que
se describa de qu manera controles estndar que deben estar
vigentes en todos los Sistemas, se realizan en cada Ente en particular.
Este Cuestionario descriptivo de sistemas pregunta de qu manera se
realiza determinado control o proceso.
c) Curso gramas o Flujo gramas.
El mtodo de flujo gramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o
grficos. Si el auditor disea un flujo grama de sistema, ser preciso que
visualice el flujo de la informacin y los documentos que se procesan. El
flujo grama debe elaborarse, usando smbolos estndar, de manera que
quienes conozcan los smbolos puedan extraer informacin til relativa al
sistema. Si el auditor usa un flujo grama elaborado por la entidad, debe ser
capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar conclusiones tiles
respectos al sistema representado por el flujo grama..
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres mtodos es
completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En algunos tal vez
sea aplicable el mtodo de grficos, en otros puede ser conveniente usar el
mtodo de cuestionarios otros puede ser ms fcil o puede ser de mejor
interpretacin el mtodo descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una
combinacin de los tres mtodos, es decir el relevamiento especficamente
la recopilacin de antecedentes y la comprobacin del mismo se lleva a
efecto usando, tanto grficos o flujo gramas, como cuestionarios o
narrativos.
No puede asegurarse que cualquiera de los tres mtodos es completo o eficaz,
en todos los casos. En algunos tal vez resulte ms aconsejable la utilizacin del
mtodo de grficos en otros puede ser conveniente usar el mtodo de
52

cuestionarios o el descriptivo. Con frecuencia se usa una combinacin de los

tres mtodos, es decir durante el relevamiento utilizar la recopilacin de
antecedentes y la comprobacin de los mismos hacerlas travs, tanto de
grficos o flujo gramas, como de cuestionarios o descripciones narrativas.
2.4. COMPRENSIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
La administracin de las entidades tiene la responsabilidad legal de velar por
que los registros contables se lleven en forma correcta y presenten estados
financieros validos y confiables a lo niveles competentes (accionista).
La administracin puede habitualmente comprometer su responsabilidad
mediante la implementacin de un sistema de control interno que asegure que
los empleados de la entidad lleven a cabo su trabajo de manera correcta.
Asimismo, puede depositar su confianza en dicho sistema con el fin de obtener
informacin fidedigna para el desarrollo de su gestin y de los estados
financieros, as como para evitar errores e irregularidades u otras prdidas de
activos de la entidad. Dentro de este contexto el auditor deposita su confianza
en el sistema de control interno para llevar a cabo la auditoria financiera.
El concepto de control interno no slo se refiere a temas financieros, contables
y a la custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar
la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las polticas de la
organizacin. El control interno es una expresin utilizada con el objeto de
describir todas las medidas adoptadas por los titulares, administradores o
gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las entidades a su cargo.
La esencia del control interno est en las acciones tomadas para dirigir o llevar
a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y
mejorar las operaciones, para que estn de conformidad con las normas
prescritas o con los objetivos deseados. Para las actividades gubernamentales,
el concepto de control interno se extiende ms all de las operaciones de las
entidades. Se refiere a todos los controles existentes y son ejercidos para
conocer la forma en que se llevan a cabo los asuntos pblicos. Estos controles
abarcan desde las disposiciones legales y su observancia, hasta los sistemas
administrativos y su accin en las entidades pblicas.
El auditor debe obtener evidencia acerca de la efectividad de los controles
internos para:
a.- Formarse una opinin sobre las aseveraciones de la gerencia acerca de la
efectividad de los controles internos al trmino del periodo auditado.
b.- Evaluar el riesgo de control y la efectividad de los controles de cumplimiento
durante el periodo auditado,
Sistema de contabilidad .- el sistema contable consiste en lo mtodos y
registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e
informar sobre las transacciones de una entidad, as como mantener el registro
del activo y pasivo que le son relativos. El auditor debe obtener un
entendimiento del sistema contable de la entidad (incluyendo mtodos y
53

registros) para procesar y elaborar informacin financiera, debiendo considerar,

entre otros lo siguiente:
* Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son
significativas para los estados financieros.
* Los registros contables, documentos sustentatorios y las cuentas especificas
de los estados financieros.
* El procedimiento contable, desde el inicio de una transaccin, hasta su
inclusin en los estados financieros.
* El proceso de informacin financiera empleado para preparar los estados
financieros de la entidad incluyendo las estimaciones contables y
revelaciones ms importantes.
Procedimientos de control.- son aquellos procedimientos y polticas que se
adicionan al ambiente de control y sistema contable, establecidos por la
administracin para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los
objetivos especficos de la entidad. Generalmente se consideran como
procedimientos los aspectos referidos a:
Apropiada autorizacin de operaciones y actividades.
Segregacin de funciones, que asignen a diferentes empleados las
responsabilidades de autorizar las operaciones, registrarlas y
salvaguardar activos.
Diseo y uso de documentos y registros apropiados.
Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilizacin
de activos y registros.
Los principales controles de una auditoria de estados financieros necesarios
para establecer y mantener una estructura de control interno que provea
seguridad razonable de que los objetivos estn siendo alcanzados, se indican
a continuacin:
Controles de proteccin de Activos: protegen los activos contra prdida,
adquisicin no autorizada, uso o disposicin indebida.
Controles de presupuesto: aseguren la ejecucin de transacciones de
acuerdo con la legislacin presupuestal. Los controles se orientan a cada
restriccin relevante del presupuesto.
Controles de cumplimiento: aseguren el cumplimiento de las leyes y
reglamento as como otras normas especficas que podran tener un efecto
directo y material sobre los estados financieros. Los controles a aplicarse
deben referirse a cada dispositivo legal significativo.
Controles de informacin financiera: registran apropiadamente, procesan y
resumen las transacciones para permitir la preparacin de estados financieros
contables y mantener la responsabilidad por los activos. La prueba de controles
deber orientarse a cada aseveracin significativa en cada ciclo importante o
aplicacin contable.
54

Comprensin del ambiente SIC (Sistema de Informacin Computarizada) .se entiende que un sistema SIC existe, cuando en el procesamiento de la
informacin financiera de la entidad, interviene un computador, cualquiera que
sea sus especificaciones tcnicas.
Al planear las reas de la auditoria en que podra afectar el ambiente SIC de la
entidad, el auditor debe considerar la importancia y complejidad de sus
actividades y la disponibilidad de datos para ser considerada en el examen. Por
lo general, la comprensin del ambiente SIC involucra asuntos tales como:
significacin y complejidad del procesamiento por computador para cada una
de las aplicaciones contables importantes, la estructura orgnica del ambiente
y la disponibilidad de datos, en cuanto a documentos fuente y archivos de
cmputo.
Auditoria Interna.- una caracterstica comn en las entidades pblicas es la
existencia de un rgano de auditoria interna - OAI, cuya responsabilidad
consiste en revisar e informar a la direccin sobre el diseo y funcionamiento
de los controles internos, y sobre la confiabilidad de la informacin suministrada
por la gerencia a la direccin. El auditor debe obtener una adecuada
comprensin de la funcin de auditoria para identificar aquellos aspectos de su
accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la auditoria.
Generalmente la comprensin de la funcin de auditoria interna involucra el
conocimiento
De:

El nivel y ubicacin del rgano de auditoria interna en la entidad.

La aplicacin de las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
El plan de auditoria, incluyendo la naturaleza, oportunidad y alcance de
los trabajos realizados.
El acceso a los registros de la entidad, as como las limitaciones con
respecto al alcance de sus actividades.

Documentar la Comprensin de la Estructura de Control Interno.

El auditor debe llevar cabo y documentar los siguientes procedimientos:

Entender la estructura de control interno de la entidad para llevar la

contabilidad financiera y gubernamental; cumplimiento de leyes y
regulaciones, y operaciones relevantes.
Identificar los objetivos de control.
Identificar y entender polticas y procedimientos relevantes de control que
efectivamente alcancen los objetivos establecidos por la entidad.
Determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas de control
(no es necesario para controles de evaluacin de rendimiento).
En una base preliminar, basada en la evidencia obtenida, evaluar: a) la
efectividad de los controles de informacin financiera, presupuesto,
cumplimiento y operaciones relevantes (para controles de evaluacin de
55

rendimiento, evaluar el diseo de los controles y si ellos han sido puestos

en operacin) y b) riesgo inherente y el riesgo de control.

2.5. CUESTIONARIO DE EVALUACIN DEL ISTENA DE CONTROL

INTERNO.
(Ver separata: Evaluacin del Sistema de Control Interno, Excel)
2.6.

PROCEDIMIENTOS
DE
CONTROL
INTERNO
PROCESAMIENTO ELECT`RONICO DE DATOS (P.E.D.)

EN

EL

El ambiente S.I.C. (Sistema de Informacin Computarizada) tambin incide en

la efectividad del ambiente de control. Por ejemplo los controles que
normalmente seran realizados por individuos separados en sistemas manuales
pueden estar concentrados en una aplicacin propia del ambiente SIC y
plantean un problema potencial de segregacin de funciones.
El auditor debe considerar los siguientes factores relativos al ambiente SIC
al hacer su evaluacin del ambiente de control. Un especialista en el
ambiente SIC podra asistir el auditor y considerar estos factores:

Actitud de la gerencia y conciencia con respecto al ambiente SIC.

Organizacin y estructura del ambiente SIC.
Asignacin de responsabilidades y autoridad definida claramente.

Actitud de la gerencia y conciencia con respecto al ambiente SIC.- El

inters de la gerencia y conciencia en las funciones del ambiente SIC es
importante para establecer un conocimiento de control amplio de la
organizacin. La gerencia puede mostrar inters y conciencia por:

Considerar los riesgos y beneficios de las aplicaciones en

la
computadora.
Comunicar polticas y
procedimientos para desarrollar, modificar,
mantener y usar las computadoras y para controlar el acceso a
programas y archivos.
Consideracin del riesgo inherente y de control relativo al ambiente SIC.
Respuesta a recomendaciones previas o concertadas.
Planear una rpida y efectiva respuesta a crisis o interrupciones en el
procesamiento computarizado.
Generar informacin a travs del ambiente SIC para decisiones claves
de operacin.

Organizacin y estructura del ambiente SIC.- la estructura organizacional

afecta al ambiente de control. Las estructuras centralizadas a menudo tienen
una organizacin nica en el procesamiento computarizado y utilizan un
56

equipo nico como sistema y aplicaciones de software, permitiendo un

estrecho control administrativo sobre el ambiente
SIC. En estructuras
descentralizadas,
cada computadora generalmente tiene su propia
organizacin de procesamiento computarizado, programas de aplicacin y
software de sistemas.
Asignacin de responsabilidades y autoridad definidas claramente.- la
asignacin apropiada de responsabilidad de acuerdo a las reas funcionales
del ambiente SIC puede afectar el ambiente de control. Los factores a
considerar incluyen:
Como la posicin del director del ambiente SIC se adecua en la estructura
organizacional; si los deberes son segregados apropiadamente dentro del
ambiente, dado que la falta de segregacin afecta a todos los sistemas.
El modo en que la gerencia externa al ambiente SIC es envuelta en sistemas
mayores para la toma de decisiones y el grado en que las polticas, normas y
procedimientos estn documentados y son ejecutados.
Habilidad gerencial para identificar y responder al riesgo potencial.- el
procesamiento SIC por naturaleza introduce factores adicionales de riesgo. La
entidad debe estar consciente de estos riesgos y debe desarrollar polticas y
procedimientos apropiados para responder a cualquier asunto que podra
ocurrir.
Los factores a considerar incluyen:
Mtodos para monitorear las funciones incompatibles y calcular la adecuada
segregacin de funciones.
Mecanismos administrativos para identificar y responder acondiciones
inusuales o excepcionales.
SAS No 03: LOS EFECTOS DEL P.E.D. SOBRE EL ESTUDIO Y
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL AUDITOR.
Introduccin
01. La Seccin 320, El Estudio y Evaluacin del Control Interno del Auditor ,
de la SAS 01 define el control interno en trminos de control administrativo y
control contable. Esa seccin tambin establece los conceptos bsicos del
control contable y concluye que el control contable est dentro del alcance del
estudio y evaluacin del control interno tal como lo contemplan las normas de
auditora generalmente aceptadas, mientras que el control administrativo no lo
est.
02. La seccin 320.33 del SAS N o 01, comenta los mtodos de procesamiento
de datos en la siguiente forma:
Debido a que la definicin y los conceptos bsicos relativos al control
contable se expresan en trminos de objetivos, ellos son independientes
57

del mtodo de procesamiento de datos usados; consecuentemente, se

aplican igualmente a sistemas manuales, mecanizados y de
procesamiento electrnico de datos. Sin embargo, la organizacin y los
procedimientos requeridos para lograr estos objetivos, pueden ser
influenciados por el mtodo de procesamiento de datos utilizado.
Ya que el mtodo de procesamiento de datos utilizados puede influir en la
organizacin y los procedimientos empleados por una entidad para el logro de
los objetivos de control contable, tambin puede influir en los procedimientos
empleados por el auditor en el estudio y evaluacin del control contable para
determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de
auditora aplicables a su examen de los estados financieros.
03. Un sistema de procesamiento de datos puede ser totalmente manual o
puede incluir una combinacin de actividades manuales, actividades mecnicas
y actividades de procesamiento electrnico de datos (PED). Las aplicaciones
de PED varan considerablemente, desde aplicaciones rutinarias que procesan
una pequea nmina, hasta aplicaciones complejas e integradas que procesan
simultneamente informacin contable, de produccin, de mercadotecnia y
administrativa. En algunos sistemas de procesamiento de datos, los
procedimientos de control contable son ejecutados por gente en uno o ms
departamentos. En los sistemas de PED, muchos o casi todos estos
procedimientos de control pueden ser ejecutados por el PED por s mismo.
Cuando el PED es utilizado en aplicaciones contables importantes, el auditor
debe considerar a la actividad de PED en su estudio y evaluacin del control
contable. Esto es vlido cuando el uso del PED en aplicaciones contables es
limitado o extenso, como cuando las instalaciones de PED son operadas bajo
la direccin del cliente del auditor o por un tercero. (Aplicaciones contables
importantes son aquellas que se refieren a informacin contable que pueda
afectar en forma material los estados financieros que el auditor est
examinando.)
04. La primera norma general de auditora indica El examen ser efectuado
por una persona o personas que tengan entrenamiento tcnico adecuado y
experiencia como auditores. Si un cliente utiliza PED en su sistema contable,
ya sea que la aplicacin sea simple o compleja, el auditor necesita entender el
sistema entero en forma suficiente para permitirle identificar y evaluar sus
caractersticas esenciales de control contable. Las situaciones que incluyen,
aplicaciones de PED ms complejas, normalmente requerirn que el auditor
aplique conocimientos especializados de PED en la ejecucin de los
procedimientos de auditora necesarios.
05. Esta Declaracin describe los efectos del uso del PED sobre las diferentes
caractersticas del control contable y sobre el estudio y evaluacin
correspondientes hechos por el auditor. Se pretende que sea leda en forma
conjunta con la seccin 320. Del SAS N o 1. Los conceptos en esta Declaracin
estn expresados en trminos generales. El auditor probablemente necesitar
referirse a otras fuentes de informacin para aplicar los conceptos en
situaciones particulares de auditora. Esas fuentes incluyen los cursos de
58

educacin continua, los manuales de procedimientos de datos, los libros de

texto y la literatura profesional de reciente publicacin.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE EN EL PED.
06. Algunos procedimientos de control contable en el PED se refieren a todas
las actividades del PED (controles generales) y algunos se refieren a funciones
contables especficas, tales como la preparacin de relaciones contables o
nminas (controles de aplicacin).
07. Los controles generales comprenden (a) el plan de organizacin y
operacin de la actividad de PED,
(b)
los procedimientos para la
documentacin, revisin, prueba y aprobacin de los sistemas o programas y
los cambios a los mismos, (c) controles incorporados en el equipo por el
fabricante (normalmente conocidos como controles de equipos , (d)
controles sobre el acceso al equipo y los archivos de datos y (e) otros
controles de datos y de procedimientos que incluyen en forma global las
operaciones de PED. Las debilidades en los controles generales tienen
frecuentemente efectos transcendentales. Cuando los controles generales son
dbiles o inexistencias en la evaluacin de los controles de aplicacin.
08. Los controles de aplicacin se refieren a los trabajos especficos realizados
por el PED. Su funcin es proporcionar seguridad razonable de que el registro,
procesamiento y reporte de los datos se efecta en forma adecuada. Hay una
variedad considerable de procedimientos particulares y de registros que se
usan para poner en efecto controles de aplicacin. Los controles de aplicacin
son frecuentemente clasificados como controles sobre la entrada (input) ,
controles de procesamiento y controles sobre la salida (output) .
a. Los controles sobre la entrada estn diseados para proporcionar seguridad
razonable de que los datos recibidos para procesarse mediante PED, han
sido debidamente autorizados, convertidos a un formato comprensible por
las mquinas e identificados y que los datos (incluyendo los datos
transmitidos por lneas de comunicacin) no han sido perdidos, suprimidos,
aumentados, duplicados o inadecuadamente cambiados de alguna otra
forma. Los controles sobre la entrada incluyen los controles
correspondientes al rechazo, correccin y reincorporacin de los datos que
inicialmente estaban incorrectos.
b. Los controles de procesamiento estn diseados para proporcionar una
seguridad razonable de que el procesamiento electrnico de datos, ha sido
efectuado de acuerdo con lo deseado para una aplicacin en particular, por
ejemplo, que todas las transacciones sean procesadas tal y como fueron
autorizadas, que no omitan transacciones autorizadas y que no sean
agregadas transacciones no autorizadas.
c. Los controles sobre la salida estn diseados para asegurar la exactitud de
los resultados del procesamiento (tales como relaciones o cuadros
contables, reportes, archivos magnticos, facturas o cheques) y para
asegurar que slo personal autorizado recibe la informacin de salida.
59

09. Los procedimientos de control contable del PED, pueden ser ejecutados
dentro de la organizacin de PED, por un departamento usuario o por un grupo
de control separado. El departamento o la unidad en que el control es
efectuado es de menor importancia que la ejecucin de los procedimientos por
personas que no tengan funciones incompatibles con el objetivo del control
contable y la efectividad de los procedimientos.
Los Efectos del PED sobre las caractersticas del Control Contable.
10. Los objetivos y las caractersticas esenciales del control contable no
cambian con el mtodo de procesamiento de datos. Sin embargo, la
organizacin y los procedimientos de control usados en el procesamiento
electrnico de datos, puede diferir de los utilizados en los procedimientos de
datos manuales o mecanizados. Por ejemplo, el procesamiento electrnico de
ventas,, facturacin y cuentas por cobrar, puede desarrollar como funcin
auxiliar, la de verificar los totales y extensiones de las facturas, un control que,
en los procesos de datos manuales, normalmente es establecido mediante
clculos hechos por empleados en forma independiente. Adems, en algunos
sistemas de PED (tal como uno en que se use la entrada directa por terminal
como la fuente bsica de los datos para ser procesados en una nmina, en la
contabilidad de costos o en una aplicacin de control de inventarios) las
funciones de control, que en otra forma seran realizadas por varios individuos
y departamentos, pueden estar concentradas dentro de la actividad de PED.
Los prrafos 11 a 23 describen los efectos del PED sobre las caractersticas
esenciales del control contable.
Segregacin de Funciones.
11. De acuerdo con lo indicado en la Seccin 320.36 del SAS No 1, son
funciones incompatibles para efectos de control contable, aquellas que ubican
a cualquier persona en una posicin en que puede cometer y encubrir errores e
irregularidades durante el curso normal de sus actividades. Muchos sistemas
de PED, no slo procesan datos contables sino tambin incluyen
procedimientos para detectar errores e irregularidades y para proporcionar
autorizacin especfica para ciertos tipos de transacciones. Debido a que los
procedimientos pueden ser combinados, es ms probable que se combinen
funciones incompatibles en una actividad de PED, que en una actividad normal.
12. Frecuentemente, las funciones que podran ser consideradas como
incompatibles si fueran realizadas por un solo individuo en una actividad
manual, son realizadas mediante el uso de un programa o una serie de
programas de PED. Una persona que tiene la oportunidad de efectuar cambios
no aprobados a cualquiera de dichos programa, realiza funciones incompatibles
en relacin con la actividad de PED. Por ejemplo, un programa para una
aplicacin de cuentas por pagar, puede haber sido diseado para procesar el
pago de la factura del proveedor, solamente si trae adjunta una orden de
compra que coincida con la factura de precios y cantidades y un reporte de
recepcin que indique que se recibieron los bienes o servicios. En ausencia de
un control adecuado sobre cambios a programas, una modificacin no
60

aprobada puede cambiar la aplicacin para que puedan hacerse pagos no

procedentes a proveedores.
13. Los archivos de datos del PED frecuentemente son registros bsicos de un
sistema de contabilidad. No pueden ser ledos o cambiados sin el uso del PED,
pero pueden ser cambiados mediante el uso del PED sin evidencia visible que
el cambio ha ocurrido. Una persona en posicin para efectuar cambios no
aprobados en archivos de datos del PED realiza funciones incompatibles. En el
ejemplo de la aplicacin de cuentas por pagar del prrafo anterior, un individuo
que puede efectuar cambios no aprobados en los archivos que contienen las
rdenes de compra y los reportes de recepcin, podra aadir registros falsos
con objeto de incorporar rdenes de compra y reportes de recepcin a los
archivos, causando con esto que el programa procese el pago de facturas de
proveedores no autorizadas.
14. Los programas de supervisores son utilizados en algunos sistemas de PED
para realizar funciones generales en ms de un programa de aplicacin. Los
programas supervisores incluyen (a) sistemas operativos , que controlan el
equipo de PED y que pueden procesar uno o ms programas de aplicacin en
un momento dado y (b) sistemas de manejo de datos que realizan
funciones estndar de manejo de datos para uno o ms programas de
aplicacin. Un individuo que puede hacer cambios no aprobados en los
programas supervisores, tiene la oportunidad de iniciar transacciones no
autorizadas similares a aquellas de una persona que puede efectuar cambios
no aprobados en programas de aplicacin o archivos de datos; por lo tanto, esa
persona realiza funciones incompatibles.
15.
Los prrafos 11 al 14 comentan las funciones incompatibles
correspondientes a aspectos tales como la asignacin de funciones, cambios
en programas, mantenimiento de archivos de datos y sistemas operativos y de
manejo de datos. Si los individuos involucrados realizan funciones
incompatibles, pueden aplicarse controles compensatorios. Por ejemplo, un
plan de organizacin y operacin puede contener controles sobre el acceso al
equipo de PED, controles efectivos sobre la biblioteca un prever una
supervisin y rotacin de personal efectiva. Tambin los departamentos
usuarios u otros grupos de control, pueden establecer en forma independiente
conteos de documentos o totales de campos de datos significativos. Los
controles compensatorios son complementados frecuentemente por
procedimientos de auditora interna.
Ejecucin de Transacciones.
16. La extensin en que es usado el PED en la ejecucin de los pasos en el
ciclo de una transaccin vara, por ejemplo, en una aplicacin contable para
reordenar materiales, el PED puede ser usado (a) para determinar los
artculos a ordenar y preparar las rdenes de compra, (b) para identificar los
artculos que requieren resurtido y preparar una lista de notificacin para uso
del personal del departamento de compra o (c) para preparar listado de
inventarios para revisin por el personal del departamento de compras.
61

17. En funcin de la extensin en que el PED es usado para ejecutar pasos en

el ciclo de una transaccin, el programa de aplicacin de PED normalmente
incluye procedimientos de control contable diseados para asegurar que los
pasos son ejecutados de acuerdo con autorizaciones especficas o generales
emitidas por personas (incluyendo, en sistemas avanzados, a clientes u otras
personas no empleadas por la entidad) actuando dentro de su campo de
autoridad. Esos procedimientos pueden incluir verificaciones para identificar
datos que caen fuera de lmites predeterminados o pruebas de razonabilidad
en forma general.
Registro de Transacciones.
.18. El control contable est relacionado con el registro de transacciones por
los importes y en los perodos contables en que fueron ejecutadas y con su
clasificacin en las cuentas adecuadas. El uso de PED para procesar o iniciar
transacciones, puede afectar la fuente y extensin de posibles errores.
.19. Para poder ser utilizado en PED, los datos son convertidos a forma
sensible a la mquina. El registro inicial de las transacciones o la iniciacin de
transacciones mediante el procesamiento de datos previamente registrados,
pueden introducir errores que podran afectar los saldos y reportes a menos
que los datos de entrada sean debidamente controlados. Varios tipos de
procedimientos son usados para mantener el control contable sobre la
conversin de datos. Algunos son manuales y son parte del programa de PED
y algunos son construidos dentro del equipo de PED por el fabricante.
.20. El uso del PED frecuentemente proporciona una oportunidad para mejorar
el control contable relacionado con el registro de transacciones. Por ejemplo, el
equipo de PED no est sujeto a errores causados por fatiga o descuido.
Procesa y registra las transacciones iguales en una manera igual. Puede ser
programado para detectar cierto tipo de transacciones invlidas o anormales.
Los procedimientos para estos usos, pueden ser ms amplios, efectivos y
eficientes que los procedimientos de control manuales que tengan los mismos
objetivos. Por otro lado, una transaccin puede ser procesada incorrectamente
por el PED, si el programa de PED no est previsto para el conjunto de
circunstancias significativas en que la misma transaccin hubiera sido
cuestionada en un sistema manual..
.21. La efectividad del control contable sobre el registro de transacciones por
PED, depende de (a) el funcionamiento de los procedimientos de PED que
registran las transacciones y producen la informacin de salida (tal como
listados o cuadros contables, sumarias, archivos magnticos y reportes de
excepcin, y de (b) el seguimiento u otras acciones de los usuarios de la
informacin de salida. Por ejemplo, un programa de PED, puede rechazar el
proceso adicional de facturas con nmero de clientes incorrectamente
codificados. Sin embargo, si los usuarios que reciben los reportes de excepcin
sobre esas partidas, no corrigen los nmeros de clientes y devuelven las
62

facturas para que se procesen nuevamente, las cuentas por cobrar y las ventas
estarn incompletas.
Accesos a los activos.
.22. El personal de PED tiene acceso a los archivos si la actividad de PED
incluye la preparacin o procesamiento de documentos que lleven al uso o
disposicin de los activos. El personal de PED tiene acceso directo al efectivo,
por ejemplo, si la actividad de PED incluye la preparacin y firma de cheques.
Algunas veces el acceso a los activos por el personal de PED puede,
aparentemente, no ser muy claro debido a que el acceso es indirecto. Por
ejemplo, PED puede generar rdenes de pago autorizando la emisin de
cheques, rdenes de embarque que autorizando salida de inventario u rdenes
de transferencia autorizando la disposicin de valores propiedad de clientes.
Controles como los comentados en el prrafo 15, deben ser establecidos para
minimizar las posibilidades de acceso no autorizados a los activos por el
personal de PED.
Comparacin de los registros contables con los activos.
.23. PED es frecuentemente usado para comparar los registros contables con
los activos. Por ejemplo, con PED se pueden suministrar inventarios fsicos o
arqueos de valores y comparar las cantidades registradas con los conteos
sumarizados. Si PED es usado en esa forma, las condiciones en que pueden
ocurrir errores e irregularidades deben ser consideradas. Por ejemplo, puede
haber oportunidades para aumentar los conteos fsicos, insertar conteos fsicos
ficticios o suprimir la impresin de diferencias. Muchas de las consideraciones
descritas en los prrafos 18 a 21, pueden tambin ser aplicables.
Revisin del Sistema.
.24. La revisin del auditor del sistema de control contable del cliente, debe
comprender todas las actividades manuales, mecanizadas y de PED
significativas e importantes y la relacin entre PED y los departamentos
usuarios. La revisin debe comprender los procedimientos de control
relacionados con transacciones, desde su origen o fuente, hasta su registro en
los libros de contabilidad y los procedimientos de control relacionados con el
registro contable de los activos. Los objetivos de la revisin del control contable
por el auditor dentro del PED son similares a los de los procesos manuales y
mecanizados. La revisin es un proceso de obtencin de informacin que
depende de preguntas inteligentes hechas al personal del cliente, observacin
de los trabajos asignados y de los procedimientos de operacin y referencia a
la documentacin disponible relacionada con el control contable.
.25. La fase preliminar de la revisin del auditor debe estar diseada para
proporcionar un conocimiento del flujo de las transacciones a travs del
sistema contable, de la extensin en que PED es usado en cada aplicacin
contable importante y de la estructura bsica del control contable. Durante la
fase preliminar, el auditor puede identificar algunos de los procedimientos
63

especficos de control contable, relacionados con cada aplicacin y puede

darse cuenta de debilidades materiales aparentes en los procedimientos. El
conocimiento preliminar del auditor se obtiene ordinariamente por preguntas,
pero tambin puede obtenerse por observacin del personal del cliente y
revisin de la documentacin. Dicho conocimiento preliminar de los
procedimientos de PED normalmente se refiere a los controles generales y a
los controles de aplicacin discutidos en los prrafos 6 a 9.
.26. Despus de completar la fase preliminar de la revisin como se describe
en el prrafo 25, el auditor debe estar en posicin de evaluar, para cada
aplicacin contable sustancial, la importancia del control contable y, por lo
tanto, de determinar la extensin de su revisin del control contable del PED.
a. El auditor puede concluir que los procedimientos de control contable dentro
de las porciones de la aplicacin o aplicaciones de PED parecen
proporcionar una base confiable suficiente para reducir la extensin de sus
pruebas sustantivas. En ese caso, a menos que el auditor escoja seguir los
procedimientos descritos en el prrafo 26c, deber completar su revisin de
los procedimientos de control contable del PED, efectuar las pruebas de
cumplimiento respectivas y evaluar los procedimientos de control para
determinar la extensin a que pueden restringirse las pruebas sustantivas.
b. El auditor puede concluir que existen debilidades en los procedimientos de
control contable en las porciones de la aplicacin o aplicaciones de PED,
suficientes para eliminar su confianza en dichos procedimientos de control
contable en PED y abstenerse de efectuar pruebas de cumplimiento
relacionadas con esos procedimientos; no podr confiar en esos
procedimientos de control contable del PED. El auditor deber evaluar el
impacto potencial de dichas debilidades en los estados financieros que est
examinando, tan pronto como vengan a su atencin y deber cumplir con
sus objetivos de auditora por otros medios.
c. El auditor puede decidir no extender su revisin preliminar y no efectuar
pruebas de cumplimiento relacionadas con los procedimientos de control
contable (ya sea en forma general o para ciertos procedimientos) dentro de
las porciones de la aplicacin o las aplicaciones de PED, aun cuando
concluya que los controles son aparentemente adecuados. En ese caso, no
podr confiar en esos procedimientos de control contable del PED.
Las situaciones de este tipo podrn ser esas en las que,
(1) El auditor puede concluir que el esfuerzo de auditora requerido para
completar su revisin y las pruebas de cumplimiento excederan la
reduccin del esfuerzo que podra lograrse al confiar en los controles
contables del PED.
(2) El auditor concluye que ciertos procedimientos de control contable del
PED, son redundantes debido a que existen otros procedimientos de
control contable.
Pruebas de Cumplimiento.

64

.27. El propsito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar una

seguridad razonable de que los procedimientos de control contable son
aplicados en la forma en que fueron descritos. Las pruebas de cumplimiento se
relacionan primeramente con las preguntas: (a) Estn siendo ejecutados los
procedimientos necesarios? (b) Cmo estn siendo ejecutados? (c) Por
quin estn siendo ejecutados?
.28. Algunos procedimientos de control contable dentro de la actividad de PED,
dejan evidencia visible que indica que los procedimientos fueron ejecutados.
Un ejemplo de esa evidencia es un archivo con la documentacin de (a) los
cambios en los programas de cada aplicacin de PED y (b) las aprobaciones
de los cambios. Otros ejemplos, son los listados de error y los reportes de
excepcin generados por PED.
.29. Algunos procedimientos de control contable dentro de la actividad de PED,
especialmente aqullos en programas que son diseados para detectar datos
errneos o invlidos, no dejan evidencia visible que indique que los
procedimientos fueron ejecutados. Por lo tanto, el auditor deber probar estos
controles revisando las transacciones entregadas para proceso para determinar
que ninguna de las transacciones procesadas tiene condiciones inaceptable o
que las condiciones inaceptables existentes fueron reportadas y resueltas
adecuadamente. La revisin puede hacerse manualmente si las condiciones lo
permiten, o el auditor puede tener la capacidad o considerar necesario utilizar
PED para detectar condiciones inaceptables, ya sea utilizando sus programas
independientes o utilizando copias de los programas del cliente, los cuales el
auditor ha determinado, en forma independiente, que son adecuados para sus
propsitos. U enfoque alterno para probar el cumplimiento con los
procedimientos de control contable en los programas de computadoras, es el
de revisar y probar los programas y despus realizar pruebas que proporcionen
la seguridad de que los programas probados fueron realmente usados en el
proceso. Sin embargo, el auditor deber tener en cuenta que este enfoque
solamente puede ser usado, cuando existen controles efectivos sobre el
acceso y los cambios a los programas utilizados en el proceso.
.30. Algunos procedimientos de control contable dentro de las actividades de
PED, no dejan evidencia visible ni evidencia que pueda ser leda por la
mquina. Por ejemplo, una de las principales caractersticas del control
contable, es la adecuada segregacin de funciones. Evidencia de que dicho
procedimiento de control contable est funcionando, se obtiene observando al
personal del cliente y haciendo investigaciones para corroborar las situaciones.
.31. La evaluacin de los aspectos de PED en un sistema de control contable,
no es diferente conceptualmente de la evaluacin de otros aspectos del
sistema y deber ser parte integrante de la evaluacin del sistema hecha por el
auditor. Los procedimientos de control contable ejecutados tanto adentro de la
actividad de PED, como por los departamentos usuarios, influyen en la
efectividad del sistema y deber ser considerado en forma conjunta por el
auditor. Los efectos de la evaluacin del auditor sobre la extensin de sus otros
65

procedimientos de auditora, est descrita en el SAS N o 1., Seccin 320.69 - .

75.

2.7.

NORMAS Y DECLARACIONES RELACIONADAS

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

CON

LA

SAS No 1 320 Estudio y Evaluacin del Control Interno por el Auditor.

.01 La segunda norma relativa a la ejecucin del trabajo es:
Deber efectuarse un estudio apropiado y evaluacin del Sistema de Control
Interno existente, como una base para confiar en l y para determinar la
extensin necesaria de las pruebas a las que debern concretarse los
procedimientos de auditora.
La experiencia ha demostrado la validez de los conceptos bsicos y las
razones fundamentales involucradas en esta norma. El propsito de esta
seccin, es ampliar la aplicacin de estos conceptos a la luz de avances
tcnicos posteriores que han ocurrido en los negocios y en la profesin.
.02 La creciente demanda para que los contadores pblicos suministren
asesoramiento a la gerencia o servicios de consultora involucrando el estudio,
evaluacin y mejora de los sistemas de informacin de la gerencia, hace ms
necesario distinguir claramente entre aquellos servicios especiales y aquellos
otros servicios de auditora requeridos para cumplir con la norma de auditora
relativa al estudio y evaluacin del control interno en el examen de los estados
financieros.
.03 El creciente uso de las computadoras para el procesamiento de datos
contables y otros sistemas de informacin, ha creado problemas adicionales
para revisar y evaluar el control interno para fines de la auditora, as como
para establecer la distincin entre servicios de auditora y servicios especiales
a los que hace referencia en el prrafo precedente.
.04 La tendencia hacia la integracin de la informacin contable requerida para
propsitos financieros y de otra ndole en un sistema de informacin gerencial
coordinado, est ntimamente relacionada con el uso de las computadoras.
Esta circunstancia hace ms necesario identificar claramente los elementos del
sistema total que estn incluidos en la norma de auditora relativa al control
interno.
.05 Esos avances y distinciones son importantes no slo para el propsito de
definir la naturaleza y alcance del estudio y evaluacin del control interno del
auditor, sino tambin para aclarar cualesquiera informes que vaya a emitir
como resultado de dicho estudio. Esta necesidad se acenta por la creciente
solicitud de informes sobre control interno para uso de las gerencias o de
66

organismos reguladores, y algunas veces para su inclusin en los informes

publicados.
Objeto del estudio y evaluacin del auditor.
.06 El objeto del estudio y evaluacin del control interno por parte del auditor,
tal como se expresa en la norma de auditora citada en el prrafo inicial
(negritas), es establecer la base para confiar en el sistema con el fin de
determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de las pruebas de auditora
que deban aplicarse en un examen de los estados financieros.
.07 El estudio y evaluacin hecho con este objeto frecuentemente proveen una
base para sugerencias constructivas a los clientes referentes a mejoras en el
control interno.
.08 Aunque a los auditores les interesan ambos de los aspectos antes
mencionados referentes al estudio y evaluacin del control interno, es
importante reconocer una diferencia esencial entre ellos. El estudio y
evaluacin contemplados por las normas de auditora generalmente aceptadas,
deben realizarse para cada auditora en la extensin que el auditor considere
necesaria para ese objeto, como se comenta ms adelante. Aunque las
sugerencias constructivas a los clientes para mejoras en el control interno,
derivadas de la auditora son deseables, el alcance de cualquier estudio
adicional hecho para desarrollar tales sugerencias, no est cubierto por las
normas de auditora generalmente aceptadas. El alcance del estudio del auditor
para fines de un trabajo especial, depender de los trminos del compromiso.
Definiciones y conceptos bsicos.
.09 En 1948 el Comit de Procedimientos de Auditora llev a cabo un estudio
completo sobre el control interno y public sus resultados en 1949 en un boletn
especial titulado Control Interno Elementos de un Sistema Coordinado y su
importancia para la Gerencia y para el Contador Pblico Independiente . En
ese boletn especial el control interno fue definido como sigue:
El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas
por la gerencia. Posiblemente esta definicin es ms amplia que el significado
que a veces se le atribuye al trmino. Reconoce que un Sistema de Control
Interno , se proyecta ms all de aquellas cuestiones que se relacionan
directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y
financieros.
.10 Para aclarar el alcance de la revisin del auditor en lo que se refiere a su
examen encaminado a la expresin de una opinin sobre los estados
financieros, el Comit expidi la Declaracin sobre procedimientos de auditora
67

nmero 29 en octubre de 1958, en la cual el control interno se subdividi como

sigue:
El control interno, en un sentido amplio, incluye. . . por consiguiente, controles
que pueden ser contables o administrativos como sigue:
a.

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los

mtodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y estn
relacionados directamente con la proteccin de los activos y la
confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles
tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de
tareas relativas a la anotacin de registros e informes contables de
aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los
controles fsicos sobre los activos y la auditora interna.

b. Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos

los mtodos y procedimientos que estn relacionados principalmente con
la eficiencia de las operaciones, la adhesin a las polticas gerenciales y
que, por lo comn, slo tienen que ver indirectamente con los registros
financieros. Generalmente incluyen controles tales como los anlisis
estadsticos, estudiosa de tiempos y movimientos, informes de actuacin,
programas de adiestramiento de personal y controles de calidad.
.11 La anterior subdivisin del control interno entre controles contables y
administrativos, se hizo con el objeto de aclarar el alcance del estudio
contemplado por las normas de auditora generalmente aceptadas. Lasa
conclusiones del Comit sobre el particular, incorporadas en el Captulo 5 de la
Declaracin No 33 de 1963, fueron las siguientes :
El auditor independiente fundamentalmente tiene inters en los controles
contables. Los controles contables tal como se han descrito anteriormente,
tienen una conexin directa e importante sobre la confianza que puede tenerse
en los registros financieros y requiere ser evaluados por el auditor. Los
controles administrativos, tambin descritos anteriormente, por lo general se
relacionan slo indirectamente con los registros financieros, por lo que no
requieren ser evaluados. Sin embargo, si el auditor independiente estima que
ciertos controles administrativos pueden influir sobre la confianza que pueda
depositarse en los registros financieros, debe pensarse en la necesidad de
evaluar estos controles. Por ejemplo, los registros estadsticos que se llevan
para la produccin o lasa ventas o para otros departamentos operativos,
pueden requerir ser evaluados en circunstancias particulares.
.12 El criterio implcito en el prrafo precedente que debe prevalecer, es el
efecto que los controles particulares puedan tener en la confiabilidad de los
estados financieros. Por razones prcticas, esto equivale incluir dentro de la
definicin de controles contables a cualesquiera controles administrativos que
tengan un efecto importante en la confiabilidad de los estados financieros;
consecuentemente, este concepto ha sido adoptado en las definiciones
modificadas en esta Declaracin.
68

Necesidad de aclaracin.
.13 La aclaracin de la definicin anterior del control contable es deseable en
razn de posibles diferencias de interpretacin con respecto a los dos
elementos claves incluidos en ella : la proteccin de los activos y la
confiabilidad de los registros financieros.
Proteccin de los Activos.
.14 El significado de salvaguardar que parece relevante en el contexto de la
definicin anterior de control contable, es una medida de proteccin contra
algo indeseable. El uso de esta definicin concebiblemente podra llevar a una
interpretacin amplia en el sentido de que la proteccin de los activos
existentes y la adquisicin de activos adicionales es la funcin primaria de la
gerencia y consecuentemente que cualesquiera procedimientos o registros que
intervengan en el proceso de toma de decisiones de la gerencia estn incluidos
en este elemento de la definicin. Bajo este concepto, por ejemplo, la decisin
de la gerencia de vender un producto a un precio que resulte no ser costeable
podra considerarse como una falta de proteccin de los activos existentes y
consecuentemente como una evidencia de un inadecuado control contable. La
misma interpretacin podra aplicarse a una decisin de hacer una erogacin
para la compra de un activo que resulte ser innecesario o ineficiente,
mercaderas que no pueda ser vendida, gastos de investigacin que resulten
no ser productivos, publicidad que resulte ser inefectiva y otras decisiones
gerenciales similares.
.15 Una segunda posible interpretacin es que la proteccin de los activos se
refiere nicamente a la proteccin contra prdidas que se deriven de errores
intencionales o no intencionales en el procesamiento de las transacciones y
manejo de los activos correspondientes. Los errores no intencionales incluyen
aquellos tales como; registrar ventas por menor cantidad como resultado de no
haber preparado las facturas correspondientes, o como resultado del costeo
incorrecto o cmputo; pago excesivos a proveedores o empleados derivados
de errores de cantidad de materiales o servicios, precios o tarifas, o clculos; y
la prdida fsica de activos tales como efectivo, valores o inventarios. En tales
situaciones los errores no intencionales pueden tambin incluir prorrateos
equivocados de ciertos costos, que resulten en la imposibilidad de recuperar
estos costos de los clientes.
.16 Una tercera posible interpretacin es que la proteccin de los activos se
refiere nicamente a la proteccin contra prdidas que se deriven de errores
intencionales. Estos incluyen desfalcos e irregularidades similares incluyendo
falsificacin de los registros con el propsito de ocasionar clculos errneos de
comisiones, participacin de utilidades, regalas y otros pagos similares
basados en el registro de otras transacciones.

69

Confiabilidad de los registros financieros.

.17 Las posibles diferencias en interpretacin concernientes a la confiabilidad
los registros financieros como fueron descritas en la definicin anterior de
control contable, resultan de dos propsitos distintos para los cuales pueden
utilizarse los registros financieros: uso interno de la gerencia e informes
externos. Una interpretacin sera extender el alcance de los controles
contables para abarcar la confiabilidad de los registros financieros para ambos
objetivos, mientras que otra restringira al objetivo de los informes externos
solamente.
.18 Para ilustrar la distincin anterior el grado y exactitud de las clasificaciones,
detalles y prorrateos requeridos para proveer confiabilidad a los registros para
tales objetivos internos de la gerencia tales como establecer polticas de ventas
y precios, estimar costos futuros y medir la actuacin por divisiones, grupos u
otras lneas de responsabilidad, generalmente son mayores que aqullos que
se requeriran para proveer confiabilidad para efectos de informacin.
Flujo de Transacciones.
.19 El Comit estima que la definicin anterior de control contable se refiere
solamente a la proteccin de los activos contra perdidas derivadas de errores
intencionales o no intencionales o no intencionales o irregularidades ((vase
prrafo .15) y a la confiabilidad de los registros financieros para fines de
informes externos (vase prrafo .17). Una definicin revisada, expresada en
relacin con las funciones involucradas en el flujo de las transacciones, se
presenta en el prrafo .28, para suministrar la aclaracin requerida con
respecto a esto.
.20 Las transacciones son los componentes bsicos de las operaciones de los
negocios y consecuentemente, constituyen el principal ingrediente del control
interno. En el contexto de esta seccin, las transacciones incluyen intercambios
de activos o servicios con entidades ajenas al negocio y transferencias por
utilizacin de activos o servicios dentro del negocio. Las funciones principales
involucradas en el flujo de las transacciones y activos relativos incluyen la
autorizacin, ejecucin y registro de transacciones y la responsabilidad
respecto a losa activos resultantes.
.21 La responsabilidad final en lo que se refiere a las transacciones de los
negocios recae en los accionistas u otros tipo de propietarios, limitada por
restricciones legales y es delegada por ellos a los directores, administradores,
funcionarios y otro personal de la gerencia. La delegacin de autoridad a
diferentes niveles y a personas particulares en una organizacin es funcin de
la gerencia. En este contexto, autorizacin de transacciones se refiere a
decisiones de la gerencia, tales como intercambiar, transferir o utilizar activos
con determinados propsitos en condiciones especficas.

70

.22 Las autorizaciones pueden ser generales en cuanto a que se refieran a

cualquier transaccin que se conforme con las condiciones especificadas, o
pueden ser especficas si se refieren a una sola transaccin. Los ejemplos de
autorizaciones generales incluyen el establecimiento de preciso de venta para
productos que deban venderse a cualquier cliente, requisitos que deban
cumplirse para establecer el lmite de crdito a cualquier cliente, puntos de
reorden en forma automtica para materiales o mercancas, el nmero y tipo de
personas que deban emplearse y otras decisiones similares. La caracterstica
bsica de una autorizacin general se refiere a la definicin o identificacin de
las condiciones generales de acuerdo con las cuales las transacciones se
autorizan, sin tomar en consideracin a las personas o transacciones
especficas.. Autorizaciones especficas, por otra parte, comprende tanto a las
condiciones como a las personas involucradas; ejemplo de stas seran
autorizaciones para una venta o compra especfica, la contratacin de una
persona es especial, el uso de materiales especficos o personal para una
orden de produccin en particular y otras transacciones similares.
.23 La ejecucin de las transacciones incluye el ciclo completo de los pasos
necesarios para completar el intercambio de activos entre las partes afectadas
o la transferencia o el uso de activos dentro de la negociacin. La ejecucin de
las transacciones frecuentemente implica pasos o etapas separados. Por
ejemplo, una venta tpica abarcara la aceptacin del pedido, el embarque y la
facturacin del producto, y el cobro de la factura. Un ciclo similar de pasos para
la compra tpica de materiales o servicios podra incluir la requisicin de
material, expedicin de la orden, recepcin del material y pago del precio de
compra. En esta seccin, cuando se habla de autorizacin se refiere al ciclo
completo de pasos : autorizacin se distingue de aprobacin en cuanto a que
esta ltima se refiere a un paso especfico e indica nicamente que las
condiciones especificadas o implcitas en la autorizacin, han sido satisfechas
en cuanto a que son aplicables a ese paso.
.24 El registro de las transacciones comprende todos los registros mantenidos
con respecto a las transacciones y a los activos resultantes o servicios y a
todas las funciones realizadas con respecto a tales registros. Por lo tanto, el
registro de las transacciones incluye la preparacin y resumen de los registros
y la anotacin consiguiente en el libro mayor y los registros auxiliares.
.25 La funcin de responsabilidad (accountability) comprende desde el
momento en que los activos se adquieren en una transaccin, hasta que se
dispone de ellos o se utilizan en otra. Esta funcin requiere el mantenimiento
de registros en los que conste la responsabilidad por activos y comparaciones
peridicas de estos registros con los activos relativos. Como ejemplo, se puede
citar la conciliacin de los saldos registrados en la cuenta de bancos con los
estados de cuenta bancarios y la conciliacin de los registros de inventarios
perpetuos contra los conteos fsicos.
Definiciones revisadas.

71

.26 Basados en los comentarios anteriores, los controles contables y

administrativos, se definen como se indica en los dos siguientes prrafos.
.27 El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin y
los procedimientos y registros que estn relacionados con el proceso de toma
de decisiones, conducente a la autorizacin de transacciones por la gerencia.
Tal autorizacin es una funcin de la gerencia directamente asociada con la
responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de
partida para establecer el control contable de las transacciones.
.28 El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos
y registros que se refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de
los registros financieros y, consecuentemente, estn diseados para
suministrar seguridad razonable de que:
Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o
especficas de la gerencia.
a. Las transacciones se registran conforme es necesario (1) para permitir la
preparacin de estados financieros de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados y (2) para mantener datos relativos a la custodia de los
activos.
b. El acceso a los activos slo se permite de acuerdo con autorizaciones de la
gerencia.
c. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados
con los activos existentes durante intervalos razonables y se toman medidas
apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
.29 Las definiciones precedentes no necesariamente son excluyentes, ya que
algunos de los procedimientos y registros incluidos en un control contable
pueden tambin estar comprendidos en un control administrativo. Por ejemplo,
los registros de ventas y costos de ventas clasificados por productos, pueden
utilizarse tanto para fines de control contable, como para toma de decisiones de
la gerencia relativas a precios unitarios u otros aspectos de las operaciones.
Tales usos mltiples de los procedimientos o registros, sin embargo no son
crticos para los objetivos de esta seccin, ya que esta se preocupa
principalmente por eliminar el control contable. Como ejemplo de registros que
se usan solamente para control administrativo, se pueden citar aquellos
relativos a clientes entrevistados por vendedores ya a trabajos defectuosos de
empleados de produccin, mantenidos nicamente para efectos de evaluacin
del personal.
Conceptos Bsicos.
.30 Los conceptos bsicos que se comentan en esta seccin estn implcitos
en la definicin de control contable. (Los comentarios en los prrafos .31 al .34,
se refieren a la definicin en general, mientras que los comentarios incluidos en
los prrafos .35 al .48, se refieren a las caractersticas esenciales del control
contable interno). Estos conceptos son de aplicacin general, pero los medios
72

de aplicacin tanto organizativos como procedimientos pueden diferir

considerablemente de un caso a otro debido a la diversidad de las
circunstancias involucradas. Por lo tanto, no se considera factible comentar
estos asuntos en detalle es esta seccin.
Responsabilidad de la gerencia.
.31
Establecer y mantener un sistema de control interno, es una
responsabilidad importante de la gerencia. Los conceptos bsicos implcitos en
la definicin de control contable, se comentan dentro del contexto de esa
responsabilidad. El sistema de control interno debe quedar bajo la continua
supervisin de la gerencia para determinar que est funcionando, tal como se
prescribi y que se modifica apropiadamente en razn de los cambios en las
condiciones.
Seguridad razonable.
.32 La definicin de control contable incluye la seguridad razonable, pero no
absoluta, de que los objetivos expresados en ella sern alcanzados mediante el
sistema. El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo del control
interno no debe exceder a los beneficios que se espera se deriven de l. Los
beneficios consisten en reducciones del riesgo de no lograr los objetivos
implcitos en la definicin del control contable. Aunque la relacin costo
beneficio requiere estimaciones y juicios hechos por la gerencia. En razn de
esta relacin costo beneficio, los procedimientos de control contable se
pueden aplicar, apropiadamente, sobre una base de pruebas selectivas en
algunas circunstancias.
Mtodos de procesamiento de datos.
.33 Debido a que la definicin y los conceptos bsicos correlativos del control
contable se expresan en trminos de objetivos, ellos son independientes del
mtodo de procesamiento de datos empleado; consecuentemente, se aplican
por igual a sistemas manuales, mecanizados, y a sistemas de procesamiento
electrnico de datos. Sin embargo, la organizacin y procedimientos requeridos
para realizar estos objetivos, pueden ser afectados por el mtodo utilizado para
el procesamiento de datos.
Limitaciones.
.34 Existen limitaciones inherentes de que deben reconocerse al considerar la
efectividad potencial de cualquier sistema de control contable. En el
desempeo de la mayora de procedimientos de control existen posibilidades
de error derivadas de causas tales como falta de entendimiento de las
instrucciones, errores de juicio, descuidos personales o fatiga. Adems, los
procedimientos cuya efectividad dependen de la segregacin de funciones
obviamente pueden fallar por la colusin. En forma similar, los procedimientos
designados para asegurar la ejecucin y registro de las transacciones de
acuerdo con autorizaciones de la gerencia, pueden no resultar efectivos contra
73

errores o irregularidades cometidos por la gerencia respecto a transacciones, o

a estimaciones y juicios requeridos en la preparacin de los estados
financieros. En adicin a las limitaciones discutidas anteriormente, cualquier
proyeccin de una evaluacin actual del control interno contable para perodos
futuros, est sujeta al riesgo de que los procedimientos puedan ser
inadecuados debido a los cambios en la condiciones, ya que el grado de
cumplimiento con los procedimientos puedan deteriorarse.
Personal.
.35 La seguridad razonable que los objetivos de los controles contables se
realizan, depende de la competencia e integridad del personal de la
independencia de sus funciones asignadas y del entendimiento de los
procedimientos descritos. Aunque estos factores son importantes, su
contribucin es proveer un ambiente tendiente a lograr un control contable, mas
bien que a asegurar que necesariamente sern logrados. Los procedimientos
de control contable pueden ser desempeados por personal en cualquier
puesto apropiado dentro de la organizacin. En organizaciones ms pequeas,
tales procedimientos pueden ser desempeados por el propietario gerente.
En estas circunstancias, sin embargo, algunas de las limitaciones comentadas
en el prrafo precedente pueden ser particularmente aplicables.
Segregacin de Funciones.
.36 Las funciones incompatibles para efectos de los objetivos de los controles
contables, son aquellas que colocan cualquier persona en una situacin en la
que pueda cometer, y tambin ocultar, errores o irregularidades en el curso
normal de sus obligaciones. Cualquier persona que registre las transacciones o
que tenga acceso a los activos normalmente est en una situacin de cometer
errores o irregularidades. Consecuentemente, los controles contables
necesariamente dependen en gran grado de la eliminacin de la oportunidad
de encubrimientos. Por ejemplo, cualquiera que registre las erogaciones podra
omitir el registro de un cheque, ya sea intencional o no intencionalmente. Si la
misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisin del registro del cheque
puede ocultarse por medio de una conciliacin incorrecta. Este ejemplo ilustra
el concepto de que los procedimientos diseados para detectar errores o
irregularidades deben desempearse por personas distintas de aqullas que
estn en posicin de cometerlos; esto es, por personas que no realicen
funciones incompatibles. Los procedimientos realizados por tales personas se
consideran, de aqu en adelante como realizados independientemente.
Ejecucin de las Transacciones.
.37 El obtener la seguridad razonable de que las transacciones han sido
ejecutadas y autorizadas, requieren evidencia independiente de que las
autorizaciones otorgadas por personas que actan dentro del lmite de su
autoridad y que las transacciones y que las transacciones se realizan de
acuerdo con los trminos de las autorizaciones. Estos trminos pueden ser ya
explcitos o implcitos pudiendo estos ltimos referirse a polticas de la empresa
74

o prcticas de negocios normales, aplicables a las transacciones involucradas.

En algunos casos, la evidencia requerida se obtiene mediante la comparacin
independiente de los documentos de las transacciones con las autorizaciones
especficas. Por ejemplo, los reportes de recepcin y las facturas de los
proveedores pueden ser comparadas con las rdenes de compra al aprobar la
documentacin relativa a los pagos; ms an, los cheques pagados pueden
compararse con los documentos aprobados ya sea individual o colectivamente,
mediante conciliaciones y otros procedimientos relacionados. En otros casos,
tal comparacin puede hacerse con autorizaciones generales tales como listas
generales de precios, polticas de crdito, o puntos de reorden automticos.
Tales comparaciones pueden hacerse manualmente o por medio de
computadoras. Se puede obtener una seguridad razonable en algunos casos,
mediante la comparacin de transacciones registradas con presupuestos o
costos estndar, pero la efectividad de esta alternativa depende del grado en
que las variaciones son identificadas e investigadas. En algunos casos, el nico
medio prctico de obtener una seguridad razonable, es mediante la supervisin
peridica del personal encargado de la ejecucin de la transaccin.
Registro de las Transacciones.
.38 El objetivo de los controles contables con respecto a las transacciones
requiere que stas se registren en las cantidades y perodos contables en los
cuales hayan sido ejecutadas y que se clasifiquen en las cuentas apropiadas.
Para este propsito, los perodos contables se refieren a los perodos en
relacin con los cuales se preparan los estados financieros. Par efecto de la
definicin de control contable, este objetivo es expresado en trminos de
permitir, ms bien que asegurar, la preparacin de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, o de
acuerdo con cualquier otro criterio aplicable. Esta distincin reconoce que ms
all de la necesidad de registrar las transacciones, se requieren juicios de la
gerencia para hacer estimaciones y tomar otras decisiones requeridas en la
preparacin de dichos estados.
.39 Las posibilidades de obtener seguridad de que las transacciones han sido
registradas apropiadamente, dependen en gran medida de la disponibilidad de
alguna fuente independiente de informacin que provea una indicacin de que
las transacciones ha sido ejecutadas. Estas posibilidades pueden variar
grandemente de acuerdo con la naturaleza de los negocios y de las
transacciones, como se ilustra con los siguientes ejemplos: por una parte, la
comparacin de los cheques pagados devueltos por el banco con las
erogaciones registradas, pueden revelar cualquier cheque pagado no
registrado. Similarmente, el examen de los documentos que soportan
erogaciones registradas puede revelar la responsabilidad del registro de los
activos relativos. Cuando se utilicen documentos de embarque, la comparacin
de tales documentos con los registros de ventas, pueden revelar ventas no
registradas. Una posibilidad ms indirecta con respecto a las ventas, sera
estimar la cantidad total que debera registrarse, mediante la aplicacin de los
precios de venta o porcentajes de utilidad bruta a las cantidades o costos de
las salidas de inventarios correspondientes a un perodo. El grado de exactitud
75

que se obtenga de tales estimaciones depender de lo variable que sea la

estructura de los precios, de la mezcla de los productos y otras circunstancias:
de cualquier manera, sin embargo, tales estimaciones normalmente no
suministraran identificacin especfica de cualquier venta no registrada que
pueda determinarse. La seguridad de que el cobro de las cuentas por cobrar
haya sido registrado, descansa principalmente en los controles que se ejerzan
sobre los registros de cuentas por cobrar, ya que stos muestran la totalidad de
tales cobros. El registro de los cobros de intereses y dividendos normalmente
puede determinarse fcilmente en base a los registros de valores y
publicaciones independientes, mientras que tratndose de las contribuciones
del pblico, la responsabilidad es generalmente ms difcil de establecer o
estimar. Los ejemplos anteriores no pretenden ser completos en cuanto al
alcance ni exhaustivos en lo que se refiere al tratamiento, sino solamente
ilustrativos de la naturaleza general de los conceptos y de la variedad de
circunstancias comprendidas en la obtencin de seguridad respecto a que las
transacciones han sido registradas apropiadamente.
.40 Las transacciones con terceros ajenos al negocio, tienen que registrarse
necesariamente en forma individual y deben registrarse tan pronto como sea
posible cuando su registro es necesario para mantener la responsabilidad del
control de activos, tales como efectivo, valores y otros que sean susceptibles
de perderse por errores o irregularidades. En este contexto, registrar se refiere
al registro original, documento o copia que evidencie la transaccin y no a un
resumen posterior. En lo que se refiere al proceso de resumir las operaciones y
el registro original de otras transacciones, la poca de registro dentro del
perodo apropiado puede determinarse sobre la base de conveniencia y de
eficiencia en el procedimiento.
.41 Las anteriores consideraciones respecto al tiempo son aplicables tambin
al registro de las transacciones internas o utilizacin de activos o servicios. Sin
embargo, algunas transferencias y prorrateos de costos no requieren ser
registrados individualmente, si las cantidades totales pueden determinarse
satisfactoriamente. Por ejemplo, el costo de ventas puede determinarse
mediante la aplicacin de porcentajes de utilidad bruta a las ventas, y el
consumo de materiales puede determinarse con referencia a los reportes de
produccin y lista de materiales.
Acceso a los Activos.
.42 El objetivo de proteger a los activos requiere que el acceso a los mismos
sea limitado al personal autorizado. En este contexto, el acceso a los activos
incluye tanto el acceso fsico directo, como el acceso indirecto a travs de la
preparacin o procesamiento de documentos que autoricen el uso o disposicin
de los activos. El acceso a los activos se requiere, por supuesto, en las
operaciones normales de un negocio y, por consiguiente, limitar el acceso al
personal autorizado es la mxima restriccin que es factible para fines de
control contable respecto a esto. El nmero y categora del personal a quien se
autoriza el acceso, debe depender de la naturaleza de los activos y la relativa
posibilidad de prdida como consecuencia de errores o irregularidades. La
76

limitacin del acceso directo a los activos requiere una apropiada segregacin
fsica y equipo o dispositivos de proteccin. La limitacin y el acceso indirecto a
los activos, requiere procedimientos similares a aqullos descritos
anteriormente, en el prrafo 36.
.
Comparacin de los Registros con los Activos.
.43 El objeto de comparar las cantidades registradas con los activos
respectivos es el de determinar si el activo real coincide con el registrado y
consecuentemente est ntimamente relacionado con el comentario anterior,
respecto al registro de las transacciones. Ejemplos tpicos de esta
comparacin, incluyen arqueos de efectivo y valores, conciliaciones bancarias
e inventarios fsicos.
.44 Si la comparacin revela que los activos no coinciden con lo registrado,
esto suministra evidencia de transacciones no registradas o registradas
incorrectamente. Lo contrario, sin embargo, no es necesariamente cierto. Por
ejemplo, la concordancia de un arqueo contra lo registrado en las cuentas, no
provee evidencia de que todo el efectivo recibido haya sido previamente
registrado. Esto ilustra una distincin ineludible entre la responsabilidad
respecto a los bienes fsicos y los importes registrados; la primera se origina
inmediatamente despus de la adquisicin de un activo, mientras que la ltima
empieza solamente cuando se prepara el registro original de la transaccin.
.45 En lo que respecta a los activos que son susceptibles de prdida como
consecuencia de errores o irregularidades, la comparacin con las cantidades
registradas debe hacerse independientemente.
.46
La frecuencia con que deban hacerse tales comparaciones a fin de
proteger los activos, depende de la naturaleza e importe de los activos
involucrados y el costo de hacer la comparacin. Por ejemplo, puede ser
razonable hacer arqueos de efectivo diariamente, pero no sera razonable
efectuar la toma fsica del inventario diariamente. Sin embargo, un inventario
diario de productos que estn bajo la custodia de vendedores de ruta, por
ejemplo, puede ser aplicable como una medida para determinar su
responsabilidad con respecto a las ventas. Similarmente, el valor y a
vulnerabilidad de algunos productos puede justificar hacer inventarios
completos frecuentemente.
.47 La frecuencia con que deban hacerse las comparaciones de los registros
con los activos correspondientes, con el fin de lograr seguridad acerca de los
registros para la preparacin de los estados financieros, depende de la
importancia de los activos y de lo susceptible que stos sean de prdida como
consecuencia de errores o irregularidades.
.48 La accin que pueda ser apropiada tomar con respecto a cualquier
discrepancia revelada por la comparacin de los registros contra los activos,
depende principalmente de la naturaleza del activo, el sistema establecido, el
importe y la causa de la discrepancia. La accin indicada puede incluir el ajuste
77

de los registros contables, presentar una reclamacin a la compaa de

seguros, modificar los procedimientos y medidas administrativas para mejorar
el desempeo del personal.
Estudio del Sistema:
Alcance del Estudio.
.49 Tal como se defini en los prrafos .27 a .29, los controles contables se
encuentran dentro del alcance del estudio y evaluacin del control interno
contemplado por las normas de auditora generalmente aceptadas, mientras
que los controles administrativos no lo estn.
.50 El estudio que deba hacerse como base para la evaluacin del control
interno, incluye dos fases: (a) un conocimiento y comprensin de los
procedimientos y mtodos prescritos y (b) un grado razonable de seguridad
que se encuentra en uso y que estn operando tal como se planearon. Estas
dos fases del estudio han sido descritas en esta seccin, como la revisin del
sistema y pruebas de cumplimiento, respectivamente. Aunque estas fases se
comentan separadamente, estn ntimamente relacionadas en lo que respecta
a que algunas partes de cada una deben realizarse concurrentemente y
pueden contribuir a la evaluacin del auditor de los procedimientos prescritos y
del cumplimiento de los mismos.
Revisin del Sistema.
.51 La revisin del sistema es principalmente un proceso de obtencin de
informacin respecto a la organizacin y de los procedimientos prescritos y
pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la
evaluacin del sistema. La informacin requerida para este objeto normalmente
se obtiene a travs de entrevistas con el personal apropiado del cliente y
referencia a la documentacin tal como manuales de procedimientos,
descripcin de puestos, diagramas de flujo y cuadros de decisin.
.52 Con el fin de aclarar el entendimiento de la informacin obtenida de dichas
fuentes, algunos auditores siguen la prctica de rastrear uno o varios de los
diferentes tipos de transacciones efectuadas a travs de la documentacin
relativa y de los registros que se tengan. Esta prctica puede ser til para el
propsito indicado y puede ser considerada como parte de las pruebas de
cumplimiento, como se comenta ms adelante en esta seccin.
.53 La informacin relativa al sistema puede ser anotada por el auditor en
forma de respuestas a un cuestionario, memorndum narrativo, diagramas de
flujo, cuadros de decisin o cualquier otra forma que convenga a las
necesidades o preferencias del auditor.
.54 Al terminar la revisin del sistema, el auditor debe ser capaz de hacer una
evaluacin preliminar presumiendo un satisfactorio cumplimiento con el sistema
prescrito y normalmente es conveniente hacerlo de inmediato. Los conceptos
78

que deben considerarse para hacer, ya sea una evaluacin preliminar o final,
se comentan en los prrafos .64 al .68.
Pruebas de Cumplimiento.
.55 El propsito de las pruebas de cumplimiento es suministrar una seguridad
razonable de que los procedimientos relativos a los controles contables estn
siendo aplicados tal como fueron prescritos. Tales pruebas son necesarias si se
va a confiar en los procedimientos prescritos para la determinacin de la
naturaleza, oportunidad o extensin de las pruebas sustantivas de
determinadas clases de transacciones o saldos, como se comenta ms
adelante en los prrafos .57 a .63, pero no son necesarias si no se va a confiar
en los procedimientos para tal finalidad. El auditor puede decidir no confiar en
los procedimientos prescritos porque haya concluido ya sea (a) que los
procedimientos no son satisfactorios para este objeto o, (b) que el trabajo
necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos prescritos, es
mayor que el trabajo que se realizara de no confiar en dichos procedimientos.
Esta ltima conclusin puede resultar de consideraciones relativas a la
naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos
de procesamiento de datos que se estn usando y los procedimientos de
auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. Los
comentarios sobre las pruebas de cumplimiento en la parte que sigue de esta
seccin son aplicables solamente a aquellas partes del sistema de control
interno contable en las cuales se vaya a confiar para efectos de determinar la
naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas sustantivas.
.56 La naturaleza de los procedimientos de control contable y de la evidencia
disponible acerca de su cumplimiento, determina necesariamente la naturaleza
de las pruebas de cumplimiento y tambin influyen sobre la oportunidad y
extensin de tales pruebas, como se comentan en las respectivas secciones
que siguen. Aunque las pruebas de cumplimiento se comentan separadamente
bajo este subttulo, estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas
sustantivas como se comenta en el prrafo .70; en la prctica, los
procedimientos de auditora con frecuencia suministran concurrentemente
evidencia del cumplimiento con procedimientos de control contable; as como la
evidencia requerida para propsitos sustantivos.
Naturaleza de las Pruebas.
.57 El control contable requiere no solamente que ciertos procedimientos sean
realizados, sino que stos sean realizados apropiada e independientemente.
Las pruebas de cumplimiento, por consiguiente, se ocupan principalmente de
estas cuestiones: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios? Cmo
se llevaron a cabo? y Quin los realiz?
.58 Algunos aspectos del control contable requieren procedimientos que no
necesariamente se requieren para la ejecucin de las transacciones. Este tipo
de procedimientos incluye la aprobacin o verificacin de documentos que
evidencien las transacciones. Las pruebas de tales procedimientos requieren la
79

inspeccin de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante

firmas, inciales, sellos de auditora y otros controles similares, para indicar si
se realizaron y quin los realiz y para emitir una evaluacin de la propiedad de
su ejecucin.
.59 Otros aspectos del control contable requieren una segregacin de
funciones de manera que ciertos procedimientos sean realizados
independientemente, como se comenta en el prrafo .36. La realizacin de
estos procedimientos, es en gran medida autoevidente en la operacin del
negocio o en la existencia de sus registros esenciales; consecuentemente la
prueba de cumplimiento con tales procedimientos tienen el propsito primordial
de determinar si aquellos fueron realizados por personas que no tuvieron
funciones incompatibles. Como ejemplos de este tipo de procedimientos
pueden citarse: la recepcin, depsito y desembolso del efectivo; el registro de
las transacciones y la anotacin en las tarjetas auxiliares de clientes. Debido a
que tales procedimientos frecuentemente no dejan un rastro auditable de
evidencia documental respecto a quin los llev a cabo, las pruebas de
cumplimiento en estas circunstancias, estn limitadas necesariamente a
indagaciones con distintas personas y a la observacin del personal de oficina
y sus hbitos para corroborar la informacin obtenida durante la revisin inicial
del sistema. Mientras que las conciliaciones, confirmaciones u otras pruebas de
auditora realizadas de acuerdo con las normas de auditora relativas a la
evidencia suficiente, pueden comprobar la correccin de los registros relativos,
estas pruebas frecuentemente no suministran evidencia afirmativa de la
divisin de funciones, ya que los registros pueden estar correctos aunque
hayan sido mantenidos por personas con funciones in compatibles.
Oportunidad y Alcance de las Pruebas.
.60 Como se menciona en el prrafo .50, el propsito de las pruebas de
cumplimiento de los procedimientos de control contable tiene por objeto
suministrar un razonable grado de seguridad de que estn siendo usados y
estn operando como se planearon . Determinar que constituye un razonable
grado de seguridad es una cuestin de juicio del auditor; el grado de
seguridad necesariamente depende de la naturaleza, oportunidad y alcance
de las pruebas y de los resultados obtenidos.
.61 En lo que respecta a los procedimientos de control contable que dejan un
rastro auditable de evidencia documental respecto a su cumplimiento, las
pruebas de cumplimiento como se describen en el prrafo .58, deberan
aplicarse a las transacciones ejecutadas durante todo el perodo que se est
auditando, de acuerdo con el concepto general de muestreo en el sentido de
que las partidas que vayan a ser examinadas, deben seleccionarse del
conjunto completo de datos a los cuales deban aplicarse las conclusiones
resultantes. Los auditores independientes frecuentemente hacen tales pruebas
durante su trabajo preliminar. Cuando ste sea el caso, la aplicacin de tales
pruebas durante el perodo remanente puede no ser necesaria. Los factores
que deben considerarse a este respecto, incluyen (a) los resultados de las
pruebas durante el perodo intermedio, (b) las respuestas a las indagaciones
80

concernientes al perodo remanente, (c) la extensin del perodo remanente,

(d) la naturaleza y el nmero de las transacciones y los saldos involucrados,
(e) la evidencia del cumplimiento dentro del perodo remanente que pueda
obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el auditor independiente o
de las pruebas realizadas por los auditores internos, y, (f) otros asuntos que el
auditor considere pertinentes de acuerdo con las circunstancias.
.62 Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas o
estadsticas. El muestreo estadstico debe ser un medio prctico para expresar
en trminos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad, y para
determinar la magnitud de las pruebas y evaluar el resultado de las pruebas
sobre esta base. Como gua para los auditores que estn interesados en el uso
del muestreo estadstico, esta seccin incluye dos apndices. (Vase
secciones 320 A Relacin entre el muestreo estadstico y las normas de
auditora generalmente aceptadas y 320 B Precisin y confiabilidad para
efectos del muestreo estadstico en la auditora )
.63 En lo que respecta a los procedimientos de control contable que dependen
primordialmente de la segregacin de funciones que no dejan un rastro
auditable, las indagaciones descritas en el prrafo .59 deben referirse al
perodo completo que se est auditando, pero las observaciones descritas en
dicho prrafo generalmente pueden restringirse a los perodos durante los
cuales el auditor se encuentra en el domicilio del cliente, con motivo de la
ejecucin de las diversas fases de su auditora.
Evaluacin del Sistema.
.64 Desde el punto de vista de la gerencia, los objetivos del control contable se
establecen en la definicin dada anteriormente. Estos objetivos son aplicables
igualmente al auditor independiente, pero fueron expresados en forma un tanto
distinta en el Captulo 5 de la Seccin N o 33 como sigue:
Una funcin del control interno, desde el punto de vista del auditor
independiente, es la de suministrar la seguridad de que los errores e
irregularidades pueden descubrirse con prontitud razonable,
asegurando as la confiabilidad e integridad de los registros
financieros. La revisin del control interno por parte del auditor
independiente lo ayuda a determinar otros procedimientos de
auditora apropiados para formular una opinin sobre la
razonabilidad de los estados financieros.
.65 Un planeamiento conceptualmente lgico de la evaluacin que hace el
auditor del control contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar
errores importantes o irregularidades en los estados financieros, consiste en
aplicar los pasos siguientes al considerar cada tipo significativo de
transacciones y los respectivos activos involucrados en la auditora:
a) Considere los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.
81

b) Determine los procedimientos de control contable que puedan prevenir o

detectar tales errores o irregularidades.
c) Determine si los procedimientos necesarios estn prescritos y que se hayan
seguido satisfactoriamente.
d) Evale cualesquiera debilidades por ejemplo, tipos de errores potenciales
e irregularidades no cubiertos por los procedimientos de control existentes
para determinar su efecto sobre (1) la naturaleza, oportunidad o alcance en
los procedimientos de auditora que deban aplicarse y (2) sugerencias que
deban hacerse al cliente.
.66 En la aplicacin prctica del enfoque antes descrito, los primeros dos
pasos se realizan principalmente por medio de cuestionarios, listas de
procedimientos, instrucciones o cualquier otro tipo de material generalizado
utilizado por el auditor. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la
interpretacin, adaptacin o extensin de tal material general, as como el que
resulte apropiado en las situaciones particulares. El tercer paso se lleva a cabo
durante la revisin del sistema y las pruebas de cumplimiento, y el ltimo paso
se logra por medio de ejercer el juicio profesional y de evaluar la informacin
obtenida en los pasos precedente.
.67 El enfoque sugerido enfatiza las posibilidades de, y los controles para
prevenir, tipos particulares de errores e irregularidades concernientes a grupos
particulares de transacciones y activos correlativos. Los controles y las
debilidades que afecten este tipo de transacciones no son compensatorios en
su efecto.. Por ejemplo, las debilidades relativas a los procedimientos de
recepcin del efectivo no se atenan por medio del uso de controles sobre los
procedimientos de salidas de efectivo: en forma similar, las debilidades
relativas a los procedimientos de facturacin, no se mitigan por medio de
controles de procedimientos de cobranza. La revisin que haga el auditor del
sistema de control contable y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse
con los objetivos de su evaluacin del sistema. Por esta razn, las
evaluaciones generales o globales, no son tiles a los auditores porque no
ayudan al auditor a decidir el alcance al cual deban restringirse los
procedimientos de auditora. Por otra parte, el auditor generalmente podra
constreir su evaluacin a tipos amplios de transacciones, tales como
erogaciones y ventas; el auditor generalmente no tendr que evaluar
separadamente procedimientos que resulten en asientos anotados en cuentas
particulares y normalmente no aplicara sus procedimientos en forma distinta
dentro de determinado tipo de transacciones. Por ejemplo, las erogaciones
pueden ser examinadas seleccionando de todas las erogaciones, sin
considerar las cuentas a las cuales las erogaciones fueron cargadas y en su
examen el auditor se preocupara de la validez y aprobacin de los documentos
probatorios sin tomar en cuenta la naturaleza de la documentacin o las
particulares autorizaciones individuales al aprobar la erogacin. Puede haber
circunstancias, sin embargo, en las cuales pueda ser apropiada una evaluacin
ms estrecha porque los controles sobre determinado tipo de transacciones
puedan ser aceptables, excepto en loq ue se refiere a determinadas
transacciones dentro de este tipo y puede resultar ms eficiente extender los
procedimientos de auditora solamente a esta categora de transacciones. Por
82

ejemplo, el control sobre las erogaciones de efectivo puede ser bueno excepto
en lo que refiere a los desembolsos relativos a publicidad, y puede resultar ms
eficiente extender los procedimientos relativos a las erogaciones de publicidad,
que extender procedimientos relativos a todas las erogaciones de efectivo.
.68 La evaluacin de los controles contables hecha por el auditor, en relacin
con cada tipo significativo de transacciones y de los activos relativos, debe ser
una conclusin respecto a si los procedimientos prescritos y su cumplimiento,
son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento
deben considerarse satisfactorios si la revisin del auditor y sus pruebas no
revelan ninguna situacin que considere que sea una debilidad importante para
su objetivo. En este contexto, una debilidad importante significa una situacin
en la cual el auditor estima que los procedimientos prescritos, o el grado de
cumplimiento con ellos, no suministran una razonable seguridad de errores o
irregularidades por cantidades que podran ser importantes reflejados en los
estados financieros que estn siendo auditados, pudieran prevenirse o
detectarse en un perodo razonable por empleados en el curso normal de
ejecucin de sus funciones asignadas. Este criterio puede ser ms amplio que
aqullos que pueden ser apropiados para evaluar debilidades en los controles
contables por parte de la gerencia y para otros objetivos.
Correlacin con otros Procedimientos de Auditora.
.69 Ya que el objetivo de la evaluacin requerida por la segunda norma de
auditora relativa a la ejecucin del trabajo, es la de suministrar una base para
la determinacin del alcance resultante de las pruebas a las cuales los
procedimientos de auditora deban restringirse , es claro que su objetivo final
es el de contribuir a la base razonable de una opinin incluida en la tercera
norma relativa a la ejecucin del trabajo, la cual se transcribe a continuacin :
Se obtendr evidencia suficiente y competente por medio de inspeccin,
observacin, indagaciones, investigaciones y confirmaciones para lograr
una base razonable para poder expresar una opinin en relacin con los
estados financieros que se examinan.
.70 La evidencia requerida por la tercera norma se obtiene por medio de dos
tipos de procedimientos de auditora: (a)
prueba de detalle de las
transacciones y saldos y (b) inspeccin analtica de razones y tendencias
significativas e investigaciones resultantes de fluctuaciones anormales y
partidas cuestionables. Estos procedimientos se describen en esta seccin
como pruebas sustantivas. El objeto de estos procedimientos es obtener
evidencia acerca de la validez y tratamiento contable apropiados de las
transacciones y saldos o, de otra manera, de errores o irregularidades que
puedan estar all reflejados. Aunque este objetivo difiere del de las pruebas de
cumplimiento, ambos objetivos pueden alcanzarse frecuentemente a travs de
las pruebas de detalle.
.71 La segunda norma no contempla que el auditor vaya a depositar confianza
completa en el control interno al grado de la exclusin de otros procedimientos
83

de auditora, respecto a cantidades importantes que aparezcan en los estados

financieros. Esta interpretacin es apropiada por varias razones. Primero, la
connotacin de restringir en este contexto no implica eliminar . Segundo, la
tercera norma no est expresada de manera que sugiera una completa
dependencia en el control interno. Finalmente, las limitaciones inherentes a la
efectividad del control contable, tal como se comentaron en el prrafo .34, son
las razones fundamentales en las que se apoya esta interpretacin.
.72 Al considerar la cuestin ms difcil acerca del grado de restriccin
contemplado en la segunda y tercera normas, los siguientes extractos de la
seccin 320 A, suministran un anlisis conceptual til de la intrincada relacin
entre estas normas:
14. . . . el riesgo final contra el cual el auditor y aqullos que confan en su
opinin requieren una razonable proteccin en una combinacin de dos
riesgos distintos. El primero consiste en que errores de consideracin
pueden ocurrir durante el proceso contable por medio del cual se
preparan los estados financieros. El segundo es que cualquier error
importante que ocurra no sea detectado durante el examen del auditor.
15. El auditor confa en el control interno para reducir el primer riesgo y en
sus pruebas de detalle y sus otros procedimientos de auditora para
reducir el segundo. El peso relativo que debe darse a la respectiva fuente
de confianza. . . son materias que conciernen al juicio del auditor de
acuerdo con las circunstancias. . .
19. La segunda norma relativa a la ejecucin del trabajo, reconoce que la
extensin de las pruebas requeridas para constituir evidencia suficiente,
en los trminos de la tercera norma, deben variar inversamente a la
confianza que tenga el auditor en el control interno. Estas normas
consideradas en conjunto, implican que la combinacin de la confianza
que el auditor deposita en el control interno y en sus procedimientos de
auditora, deben suministrar una base razonable para su opinin en todos
los casos, aunque la parte de la confianza que se deriva de las fuentes
respectivas, puede variar apropiadamente en distintos casos.
.73 Los extractos anteriores reconocen no slo que las confianza en las
pruebas sustantivas pueden apropiadamente variar en forma inversa a la
confianza que se tenga en el control contable interno sino tambin que las
porciones relativas de la confianza depositada en las pruebas sustantivas que
se derivan de las pruebas de detalle y de los procedimientos analticos de
revisin, pueden variar apropiadamente. Independientemente del grado de
confianza que el auditor deposite en las pruebas sustantivas puede derivarse
de las pruebas de detalle, de procedimientos analticos de revisin, o de
cualquier combinacin de ambos que el auditor considere apropiados en las
circunstancias. Las variaciones en este respecto pueden provenir de diferentes
circunstancias que tengan influencia en la efectividad y eficiencia esperadas de
los respectivos tipos de procedimientos. En este contexto, efectividad se refiere
a la satisfaccin que, desde el punto de vista de la auditora, puede obtenerse
84

de los procedimientos y eficiencia se refiere al tiempo y esfuerzo de la auditora

requeridos para llevar a cabo los procedimientos. La efectividad
necesariamente es la consideracin prevaleciente, pero la eficiencia es una
consideracin apropiada para elegir entre procedimientos de una efectividad
similar. Las diferencias en las circunstancias que tengan una influencia sobre la
efectividad y la eficiencia esperadas, puede incluir factores tales como la
naturaleza de las transacciones o saldos involucrados, la disponibilidad y
estabilidad de acuerdo con la experiencia u otros criterios para llevar a cabo los
procedimientos de revisin analtica, la disponibilidad de los registros
requeridos para las pruebas efectivas de detalle, el volumen de tales registros,
la naturaleza de las pruebas a las que vayan a someterse y la oportunidad de
la revisin analtica y/o las pruebas de detalle en relacin con la fecha de cierre
del perodo que est siendo auditado.
.74 Invalidada por S.A.S 9. (Ver nuevo texto en SAS 9)
Los auditores independientes deben considerar los procedimientos
realizados por los auditores internos para determinar la naturaleza, oportunidad
y alcance de sus propias pruebas. El trabajo de los auditores internos, debe
considerarse como un suplemento a, pero no como un sustituto de, las pruebas
que realicen los auditores independientes.
.75 Las pruebas sustantivas de detalle pueden aplicarse ya sea sobre bases
subjetivas o estadsticas. El muestreo estadstico puede ser un medio prctico
para expresar en trminos cuantitativos el juicio del auditor concerniente a la
confianza que se va a derivar de tales pruebas y para determinar la magnitud
de las muestras y evaluar los resultados de la muestra sobre esta base.
2.8.

DOCUMENTACIN SOBRE CONOCIMIENTOS DEL AMBIENTE DE

CONTROL.

Para cualquier debilidad en el ambiente de control identificado, el auditor debe

documentar su naturaleza y alcance, las condiciones que dieron lugar a esta
debilidad, as como las cuentas, partidas o aseveraciones de la administracin
que se veran afectadas.
El auditor debe documentar la efectividad del ambiente de control, con el
propsito de conocer si este protege los procedimientos de control especficos.
El punto de atencin, debe ser la actitud, situacin de alerta y acciones
generales de la gerencia, antes que sobre condiciones especificas relacionadas
con un factor del ambiente de control. Esta evaluacin debe ser considerada al
determinar el riesgo de control asociado con la entidad.
Al evaluar el; ambiente de control, el auditor debe evaluar especficamente la
calidad del proceso de la entidad para el cumplimiento de la normatividad que
regula la elaboracin de informacin financiera y obtener un entendimiento total
del proceso de formulacin presupuestal.
Comprensin del Sistema de Contabilidad.
85

El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para

identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de
una entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo que le son
relativos.
El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad
(incluyendo mtodos y registros) para procesar y elaborar informacin
financiera. La comprensin de los sistemas debe ser documentada en
narrativas y flujogramas, sin embargo si el auditor ya tiene un entendimiento de
los sistemas contables, presupustales, de cumplimiento u operaciones como
resultado de los procedimientos ejecutados en el ao anterior, las discusiones
sobre cualquier cambio podran ser sustituidas por otro sistema.
En la comprensin del sistema de contabilidad el auditor sigue una o ms
transacciones desde su inicio a travs del proceso hasta su inclusin en el
mayor generan, observando el procesamiento en operacin y examinando los
documentos relacionados. La comprensin es importante para entender el
proceso de cada transaccin y determinar los procedimientos de auditoria mas
apropiados, los cuales deben llevarse a cabo sobre todas las aplicaciones
contables significativas. Los aspectos relacionados con el ambiente SIC deben
ser incorporados en los papeles de trabajo de auditoria, complementado por
flujogramas adicionales y narrativas, que se consideren necesarias.
Para que sea eficaz un sistema de contabilidad debe proporcionar a la gerencia
informacin suficiente, valida y oportuna que apoye a la gestin de la entidad,
as como proporcionar a terceros informacin apropiada acerca de la situacin
financiera, regulados de operaciones, flujos de efectivo, o cambios en el
patrimonio neto cuando sea aplicable, adems de otra informacin relevante de
la entidad.
El objetivo de implementar un sistema de control interno no es nicamente el
mantenimiento de un mtodo adecuado para procesar la informacin, sino
tambin para proteger a la entidad de posibles perdidas financieras debido a
errores o irregularidades.
Los controles que se implementen deben disearse para garantizar que:
*
*
*
*
*
*

Se percibe y anota en sus libros de contabilidad todos los ingresos que le

corresponden.
Todos los gastos que estn debidamente autorizados.
Todos los activos estn debidamente registrados y protegidos.
Todos los pasivos estn debidamente registrados y se hayan efectuado
las provisiones correspondientes.
Todas las transacciones poco usuales y no recurrentes significativas se
identifiquen, informe a la gerencia y se revelen, de ser apropiado en los
estados financieros.
Los registros contables sean una base apropiada para la preparacin de
los estados financieros.
86

Los errores e irregularidades cometidos al procesar la informacin

contable sean detectados.
Se consideran oportunamente los pronunciamientos sobre asuntos de
contabilidad financiera, impuestos y otros emitidos por entidades
gubernamentales y por organismos profesionales que afecten a la entidad
.
Se protejan los documentos de contabilidad y finanzas contra destruccin,
da, uso indebido o robo.

El auditor debe tener un apropiado entendimiento y documentar cada ciclo

significativo de aplicacin contable en torno a:
* La manera en la cual las transacciones son iniciadas.
* La naturaleza y el tipo de registros, diario y mayor, y documentos fuente y
cuentas involucradas.
* El proceso involucrado desde la iniciacin de las transacciones hasta su
incorporacin en los estados financieros, incluyendo la naturaleza de los
archivos del computador y la manera el que son accesados, actualizados y
borrados.
* El proceso usado para preparar los estados financieros de la entidad,
incluyendo estimados significativos de contabilidad, revelaciones y
procesamiento computarizado.
Sistema de Contabilidad Presupuestal.
A travs de entrevistas con funcionarios responsables de la contabilidad
presupuestal, el auditor debe entender y documentar este proceso en la
entidad para:
* Conocer acerca de las aprobaciones de los calendarios de compromiso
efectuados por la Direccin Nacional de Presupuesto Publico.
* Establecer y distribuir asignaciones presupuestales dentro de la entidad,
incluyendo la reprogramacin de asignacin presupuestales.
* Establecer y registrar compromisos si resulta aplicable y obligaciones.
* Establecer y registrar gastos.
* Registrar transacciones y ajustes en cuentas liquidadas.
* Monitorear cuentas cerradas.
Sistema de cumplimiento.El sistema de cumplimiento de una entidad esta constituido por el conjunto de
polticas y procedimientos establecidos para monitorear el cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables. Mediante entrevistas con la administracin de
la entidad, el auditor debe documentar y comprender este proceso para:

Identificar y documentar todas las leyes y regulaciones aplicables a la

entidad.
Monitorear las modificaciones en leyes y regulaciones de manera
oportuna.
87

Establecer polticas y procedimientos para cumplir con leyes y

regulaciones especficas y documentar y comunicar claramente esas
polticas y procedimientos al personal apropiado.
Asegura que un nmero apropiado de empleados competentes dentro
de la entidad vigilen el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
Investigar resolver, comunicar y reportar cualquier incumplimiento de
leyes o normas reglamentarias.

Sistema de operaciones.
A travs de entrevistas con funcionario de la entidad, el auditor debe entender
y documentar cualquier sistema que elabore informacin que es utilizada para
la evaluacin del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar
los controles de tal sistema, debe entenderlo, as como los controles internos
relativos a las aseveraciones de existencia e integridad, evaluando el diseo de
los controles y, si ellos han sido puestos en operacin.
Por lo tanto el auditor debe entender y documentar lo siguiente:

Cmo la entidad determina las medidas de rendimiento a informar,

incluyendo su relacin con la misin de la entidad.
La fuente de informacin utilizada en las evaluaciones de rendimiento.
El proceso usado par preparar la evaluacin del rendimiento, en base a
la informacin producida por el sistema computarizado.
IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Son aquellos procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y

al sistema de contabilidad, establecidos por la gerencia para proporcionar
una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la
entidad.
El auditor debe identificar los objetivos de control para cada tipo de control que,
si es alcanzado proveer a la entidad seguridad razonable que las prdidas,
incumplimiento o errores materiales en relacin con los estados financieros
seran detectados. Tales objetivos cubren las reas siguientes:

Controles de informacin Previenen o detectan errores en las aseveraciones

financiera
significativas de los estados financieros.
Controles de presupuesto. Ejecutan transacciones de acuerdo con las normas
presupustales.
Controles de cumplimiento Cumplen con las disposiciones de las leyes y
regulaciones aplicables.
Controles de operaciones Mejoran el planeamiento, economa, eficiencia o
88

efectividad, de las operaciones de la entidad.

Controles de Informacin Financiera.
El auditor debe evaluar y probar los controles de informacin financiera para
cada aseveracin en cada partida o cuenta significativa de los estados
financieros.
El primer paso es desarrollar objetivos de control para controles de informacin
financiera con el fin de establecer los tipos de errores que pudieran ocurrir en
cada aseveracin significativa en cada cuenta o partida significativa. Uno o mas
errores potenciales pueden ocurrir en cada aseveracin de los estados
financieros. Por ejemplo en cada aseveracin de la existencia u ocurrencia, los
errores potenciales pueden ocurrir en las reas siguientes:
Validez.- informaciones registradas no representan eventos econmicos que
realmente ocurrieron.
Corte.- las transacciones son registradas en un periodo distinto en el cual los
evento econmicos ocurrieron
Sumarizacion.- las transacciones son sumarizadas inadecuadamente,
resultando un total sobrevaluado.
Verificacin.- los activos y pasivos registrados de una entidad no existen a una
fecha dada.
Para cada error potencial hay uno o mas objetivos de control, que de ser
logrados pueden prever o detectar loe errores potenciales. Estos errores y
objetivos de control si son alcanzados podran prevenir o detectar el error
potencial. Estos errores potenciales y objetivos de control proveen la base
primaria para evaluar la efectividad de los controles de la entidad.
Identificando errores potenciales y objetivos de control.
El auditor debe entender como los errores potenciales en las aplicaciones
contables significativas podran afectar las partidas o cuentas relacionadas con
una aseveracin. Por ejemplo una sobre evaluacin de los ingresos de efectivo
podra resultar en:

Una sobrestimaron de la cuenta caja (al sobrestimar el dbito a caja) y

Una subestimaron de las cuentas por cobrar (al sobrestimar el crdito
de las cuentas por cobrar).

Para ilustrar este concepto, un error en la aseveracin de existencia u

ocurrencia por ingresos de caja, resulta tpicamente en errores en:
* La aseveracin de existencia u ocurrencia para cuenta caja.
* La aseveracin de integridad o totalidad para la cuenta caja.

89

Las siguientes reglas generales podran ser usadas para determinar el efecto
de una transaccin relacionada a aplicaciones contables sobre una partida o
cuenta.
Declaracin

Transacciones relacionadas con aplicaciones

contables
Partida afectada /aseveracin cuenta

Existencia u ocurrencia

Si la aplicacin incrementa el saldo de la partida o

cuenta
Si la aplicacin disminuye el saldo de la partida o
cuenta.

Valuacin

Si la valuacin disminuye o aumenta el saldo de la

partida o cuenta.

Para cada error potencial en el registro contable, el auditor debe identificar los
objetivos de control relativos para prevenir o detectar el error potencial. El
auditor debe emplear su criterio para determinar cual error potencial y objetivo
de control usar.
Si los procedimientos son ejecutados y documentados por partida o cuenta,
una aplicacin dada podra ser establecida dos o mas veces. Por ejemplo : la
aplicacin contable de las compras podra ser establecida al evaluar controles
relativos a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, pasivos y cuentas
de gastos. Para evitar tal duplicacin el auditor debe usar una hoja para
evaluacin de controles especficos para documentar los procedimientos
ejecutados.
Necesidad de probar los controles de proteccin incluyendo segregacin
de funciones.
Los controles de proteccin (salvaguardan), incluyendo controles de
segregacin de funciones so a menudo crticos para la efectividad de los
controles sobre los activo lquidos tales como caja bancos, y existencias e
inmuebles, maquinaria y equipo que son altamente susceptibles, perdidas o
apropiacin indebida en montos significativos. Antes de seleccionar las tcnicas
especficas de control a probar, el auditor debe determinar si los controles de
proteccin son relevantes, si el auditor determina que:
* El activo es altamente lquido.
* Los montos materiales son susceptibles a robos, prdida o apropiacin
indebida.
El auditor debe identificar objetivos de control para proteger tales activos y
evaluar y probar sus controles. Por el contrario si los activos no son lquidos o
si los montos materiales no son susceptibles a robos la necesidad de probar los
controles se ve disminuida.
90

Controles de Presupuesto.
El objetivo general de los controles de presupuesto es proveer seguridad
razonable que la entidad ejecuta transacciones de acuerdo con las normas
presupuestales. Los objetivos de control presupuestal podra ser
documentados en una de trabajo separada para los controles presupuestales o
incorporada a una hoja de trabajo.
En base a las pruebas de controles de presupuesto y otros procedimientos de
auditoria que realice, el auditor debe :

Determinar si los controles internos proveen seguridad razonable que

la entidad ejecuta las transacciones de acuerdo con la normatividad
presupuestal vigente al termino del periodo y si es necesario para
probar el cumplimiento.
Identificar las debilidades en los controles de presupuesto.

Cuando se preparen conclusiones sobre los controles internos relativos a la

ejecucin presupuestal, el auditor debe considerar el efecto de cualquier
aseveracin errnea en las cuentas financieras y cualquier incidencia en las
cuentas presupuestarias. Si las cuentas presupuestarias estn tambin
erradas, el auditor debe considerar si estas aseveraciones errneas son
indicativas de debilidades en los controles internos relacionados con la
ejecucin presupuestal.
Controles de Cumplimiento
El objetivo de los controles de cumplimiento es proveer seguridad razonable
que la entidad cumple con las disposiciones establecidas en las leyes y
regulaciones aplicables. Los objetivos de control de cumplimiento deben ser
ajustados y podra ser documentado en una hoja de trabajo separada para
controles de cumplimiento.
En base a los resultados de las pruebas control de cumplimiento y otros
procedimientos de auditoria, el auditor debe:

Determinar si los controles internos proveen seguridad razonable que

la entidad cumpli con las disposiciones de las leyes y regulaciones
presupuestaria en el periodo, para apoyar la opinin sobre la
aseveracin Gerencial acerca de la efectividad de los controles
internos y durante el periodo.
Identificar las debilidades en los controles de cumplimiento.

Si los controles de cumplimiento son efectivos en prevenir o detectar el

incumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias durante el periodo, el
alcance de la prueba de incumplimiento puede ser menor que si tales controles
no fueron efectivos.
Controles de Operaciones.
91

El objetivo de los controles de operaciones es proveer seguridad razonable que

la entidad alcanza sus objetivos eficientes y efectivamente. Los controles que
evalan el rendimiento tiene por objetivo brindar seguridad razonable que la
informacin que apoya la evaluacin de rendimiento informada ala gerencia
esta apropiadamente registrada y contabilizada. Los objetivos del control de
operaciones podran ser documentados en una hoja de trabajo separada para
el control de operaciones o incorporada en la hoja de trabajo de los controles
de informacin financiera.
Si los resultados de las pruebas de control indican que los controles de
operaciones no fueron efectivos durante el periodo, el auditor no debe confiar
en ellos cuando lleva cabo otros procedimientos de auditoria. Para obtener un
rendimiento del sistema de evaluacin de rendimiento y otro procedimiento que
se relacionan con aseveraciones de existencia e integridad, el auditor debe:
* Determinar si las polticas y procedimientos de control interno estn
diseadas apropiadamente y puestas en operacin.
* Informar sobre debilidades en los controles de operacin que llamen su
atencin.
2.9. NORMAS DE CONTROL INTERNO.
1.

La responsabilidad de la realizacin de cada deber tiene que ser

delimitado para cada persona. La calidad de control no ser eficiente si no
existe la debida responsabilidad. No se debe realizar transaccin alguna
sin la aprobacin de una persona especficamente autorizada para ello.

2.

Las operaciones contables y financieras debern estar separadas.

Ninguna persona deber estar en situacin de controlar los registros y al
mismo tiempo de controlar las operaciones que originan los asientos en los
registros.

3.

Las funciones de iniciacin, autorizacin, contabilizacin de transacciones

y de custodia de recursos deben separarse dentro del plan de organizacin
de la entidad.

4.

No se debe otorgar responsabilidad completa a ninguna persona por causa

de una transaccin, es decir toda persona puede cometer errores, y la
probabilidad de descubrirlos aumenta cuando son varias personas que
intervienen en una transaccin.

5.

La seleccin y capacitacin del personal se debe realizar con extremo

cuidado, as los empleados hbiles y capacitados proporcionan un trabajo
ms eficiente y menor gasto.

6.

La rotacin de empleados es bsica, es decir se deber rotar a los

empleados en un trabajo al mximo posible, as mismo, deber exigirse
92

vacaciones anuales para quienes estn en puestos de confianza.

7.

En el caso que un dinero se reciba en efectivo o en forma de cheque,

rdenes de pago, etc., deber ser depositado intacto e inmediatamente en
una cuenta bancaria.

8.

En lo posible se deber evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando este

slo para compras menores a travs del fondo de Caja Chica.

9.

Se deber utilizar formularios pre numerados por la impresora para toda

documentacin.

10. El mantenimiento de varias cuentas bancarias se debe reducir al mnimo,

as se debe contar con una cuenta corriente para operaciones generales y
no con varias cuentas para fines especficos.
11. Las pruebas de exactitud o control cruzado, debern utilizarse para
garantizar la correccin de la operacin de que se trate, as como de la
contabilidad subsiguiente. Por ejemplo, es necesario que se compare el
total cobrado diario con el total depositado en el banco.
12. Todo control interno debe ser sometido a pruebas selectivas y continuas de
cumplimiento y exactitud.
13. Todas la polticas dictadas por la empresa deben darse por escrito, con la
finalidad que sean de conocimiento de todos los trabajadores de la
empresa y en consecuencia puedan desempearse mejor en sus labores,
contribuyendo as al cumplimiento de metas y al logro de los objetivos.
14. Todas las transacciones financieras, administrativas, presupuestarias,
deben estar respaldadas con la documentacin correspondiente, en la cual
debe tener en cuenta : a) Que la documentacin contenga la informacin
completa, para luego ser archivada en orden, sea cronolgico, numrico,
alfabtico, etc., a fin de que pueda ubicrsele rpidamente; b) Las
autoridades competentes de la entidad, adoptarn medidas de seguridad a
fin de salvaguardar dicha documentacin, protegerla contra siniestros,
sustraccin e igualmente evitar su reproduccin no autorizada.
15. El acceso a los registros, recursos materiales y financieros debe limitarse a
funcionarios y personal autorizado, hacindolos responsables por su
custodia o utilizacin.
16. Con respecto a los sistemas de informacin computarizada, la mxima
autoridad jerrquica de la entidad y dems niveles organizativos
competentes debern adoptar medidas de seguridad que permitan slo al
personal autorizado el acceso y la modificacin de los datos y de la
informacin contenida en los sistemas.
17. Todos lo ingresos obtenidos deben ser registrados contablemente en el
93

perodo a que corresponden.

18. Los arqueos de caja deben ser realizados en forma sorpresiva por lo
menos dos veces al mes, siendo el responsable de esta actividad el
encargado del rea contable, dejando constancia escrita de las Actas
respectivas, las cuales debern conservarse en forma cronolgica.
19. Los pagos efectuados por los clientes mediante cheques, deben ser
debidamente controlados, para ello se debe elaborar un registro detallado
de cheques recibidos, en el cual debe consignarse el nombre del cliente, la
factura a la que corresponde el cheque, fecha de emisin, importe y las
especificaciones del cheque.
20. Deben existir procedimientos adecuados para salvaguardar las
existencias, la proteccin del patrimonio de la empresa comienza desde el
momento en que se recepcionan las existencias, verificando la cantidad
como la calidad.
21.

Las mercaderas que estn defectuosos no deben ser recibidas, dejando

constancia de ello en la Gua de Remisin del proveedor y en el Informe
de Recepcin elaborada por el jefe del almacn

22.

Los recuentos fsicos de las existencias deben ser realizadas, por lo

menos, cuatro veces en el ao, por personas independientes del almacn,
con la finalidad de ejercer u efectivo control de las existencias y la
conciliacin con los saldos segn libros.

2.10.

Estructura del Informe de Evaluacin del Sistema de Control

Interno.

Durante el transcurso de la Auditora, el Supervisor revisar el trabajo de los

auditores y se asegura que los Papeles de Trabajo renan evidencias
suficientes y competentes que avalen las Observaciones, Conclusiones y
Recomendaciones, incluidas en el Informe. Por lo tanto, ser responsabilidad
del Supervisor que el Informe revele todos los aspectos de inters, que
contribuyan al objetivo fundamental de la auditora.
La estructura del Informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno, ser la
siguiente:
A)

Ttulo.
El Informe definitivo debe ir precedido de una Caratula y Ttulo o
encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin.
El Ttulo debe aclarar la Unidad o Dependencia auditada y el tipo de
auditora realizada. En caso de auditoras especficas debe aclararse las
reas, sectores o procedimientos evaluados.
94

B)

Destinatario y Encuadre Normativo.

El Informe debe especificar a quin o a quienes va dirigido.

C)

Objeto.
El Objeto de toda Auditora es:
*

La evaluacin de la suficiencia y efectividad del Sistema de Control

Interno de la Unidad o Dependencia, en funcin de la estructura del
Informe COSO.

La regularidad de sus actos, y

La Evaluacin de su gestin respecto al logro de los objetivos y/o

metas presupuestadas, considerndola, eficacia, eficiencia, economa
y efectividad de sus actividades y tareas.

Cabe destacar que, si el Auditor tuviera definido Programas o Actividades en su

apertura programtica, los Objetivos de la Auditora deberan repetirse para
cada uno de los Programas o Actividades auditadas.
Para mejorar la exposicin del Objeto, puede segregarse la Evaluacin del
Sistema de Control Interno en sus respectivos componentes.
Un Objeto adicional de toda Auditora integral ser la verificacin de la
implantacin de recomendaciones efectuadas en Informes anteriores.
D)

Alcance.
En la seccin se debe informar:
*
*
*
*

Que el examen se realiz de acuerdo con las Normas de Auditora.

El perodo a auditar.
Los circuitos y/o procesos auditados.
Los criterios de evaluacin empleados durante la revisin (para el
Sistema de Control Interno y para cada uno de los procesos auditados).

La descripcin pormenorizada de las Muestras definidas por circuito, se

debern incluir en un Anexo especfico al Informe.
E)

Limitaciones al Alcance.
En caso que el Alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la
ejecucin de la auditora se hayan visto limitado por cualquier factor, se
deber dejar constancia d este hecho, indicando los detalles que
correspondan. Asimismo, se deber informara las consecuencias puede
generar esta restriccin en la labor d auditora (procedimientos y pruebas
95

que no pudieron realizarse y, de ser el caso, la imposibilidad que ellos

genera en la emisin de conclusiones.
De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas
circunstancias que no han podido ser sometidas a anlisis.
Como regla se tratar de evitar la mayor cantidad de limitaciones
posibles, para ello se recomienda:
* Insistencia en los requerimientos de informacin al auditado.
* Que los equipos de auditora cuenten con expertos en todas las
materias que sern sometidas a revisin.
* En muchos casos se confunden limitaciones con observaciones, en
estos casos se recomienda observar antes que limitar el Alcance de la
auditora.
F)

Aclaraciones Previas.
A efectos de hacer ms sencilla la lectura del Informe, se incluye en este
captulo aspectos que son de conocimiento del Auditor o elementos que
se tuvieron en cuenta para el desarrollo de las evaluaciones y que se
entiende necesario resear, para dar paso a las Conclusiones a las que
se ha arribado.
A fin de dar mayor precisin al Alcance de la auditora, tambin se hace
mencin a aquellas circunstancias pasibles de merecer una investigacin
o estudio posterior.

G)

Observaciones y Hallazgos.
g.1. Observaciones y Hallazgos.
El Auditor emite sus juicios, de carcter profesional, basados en las
Observaciones formuladas, como resultado del examen. Se evaluar
el Sistema de Control Interno, la gestin de la entidad, en lo que se
refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilizacin
de los recursos, considerando criterios de eficacia, eficiencia y
economa y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Lo
expuesto se incluir en el Informe, bajo el rubro Observaciones,
preferentemente distribuidos por circuito, proceso o sector evaluado
y por objetivo, por ejemplo, Compras y Contrataciones:
Observaciones respecto al Sistema de Control Interno,
Observaciones respecto a la evaluacin de la gestin,
Observaciones a la regularidad de los actos.
Cuando corresponda, las Observaciones deben exponer si la
responsabilidad incurrida por los agentes involucrados, es de
naturaleza administrativa. Civil o penal. Si se trata de esta ltima, se
96

deber expresar en trminos de presuncin de delito y para ello el

Auditor debe requerir la correspondiente asesora legal.
Cabe aclarar que cada Observacin debe acompaarse con la
correspondiente descripcin de los detalles del hecho u operacin
examinada.
Este punto del Informe es el ms extenso e informativo, debido a
que constituye el mensaje fundamental que el Auditor desea
comunicar.
Por su parte los Hallazgos de Auditora, son Observaciones que
por su impacto afectan en forma significativa la gestin de la Entidad
auditada.
Los Hallazgos debern destacarse de la Observaciones atento a su
importancia relativa para el auditado.
Entre las Observaciones ms comunes, pueden citarse:
a) Carencia de estructuras orgnicas, manuales de misiones y
funciones, manuales de procedimientos, etc.
b) Falta de planificacin estratgica y tctica de las actividades.
c) Falta de definicin de objetivos y de formulacin presupuestaria.
d) Falta de definicin de metas.
e) Carencia de comunicacin clara de las polticas institucionales de
auditado (planes de personal, de capacitacin, de expansin, etc.
f) Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas.
g) Presencia de operaciones ineficientes.
h) Evidencias sobre recursos desperdiciados.
i) Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas.
El Informe de Auditora debe incluir solo comentarios sobre
Observaciones importantes. Mediante un Memorndum o
documento equivalente, el Supervisor comunicar a los funcionarios
responsables de la Entidad aquellos asuntos de menor importancia.
Los antecedentes y toda la informacin que permita una mejor
apreciacin de las circunstancias que incidieron en los hechos
Observados, deben ser incluidos en Observaciones.
2.2. Presentacin de los Hallazgos y Observaciones.
En la presentacin de cada Observacin se deber describir lo
siguiente:
97

a) rea, circuito o procedimiento evaluado: Se indicar claramente el

circuito, proceso o sector evaluado. Ej; Concesiones y/o permiso
de uso; Compras y Contrataciones, Personal, etc.
b) Ttulo del tema observado objetico; Debe indicar con claridad
la naturaleza de la deficiencias encontradas e identificar con uno
de los Objetivos del Informe. Ej. El problema principal.
Observaciones respecto al Sistema de Control Interno,
observaciones respecto a la situacin de la gestin u
observaciones respecto a la irregularidad de los actos.
c) Condicin; Deficiencia o irregularidad hallada. Este tema se
refiere a la descripcin de la situacin irregular o deficiencia
hallada, cuyo grado y/o frecuencia de desvo debe ser aclarada.
Se recomienda incorporar en un Anexo las Observaciones
particulares efectuadas a cada caso analizado (muestra).
d) Criterio; Debe detallar el parmetro usado por el Auditor para
medir o comparar las deficiencias. En caso de deficiencias en la
aplicacin de normas legales, operativos o de control se debe
citar la parte no aplicada,
e) Causa; Detalle de las razones por las cuales el Auditor estima
que ocurrieron las deficiencias.
f) Efecto; Es necesario efectuar una apropiada descripcin del
Efecto provocado por la deficiencia mencionada, a fin de que la
administracin de la Entidad aprecie debidamente la importancia
de la deficiencia y est dispuesta a poner en prctica la
Recomendacin del Auditor.
g) Reiteracin; Se deber aclarar si la observacin resulta una
reiteracin de otros informes de auditora anteriores.
h) Recomendacin; Por cada Observacin se deber efectuar una
Recomendacin de remediacin. Se trata de la medida sugeridas
por el Auditor, dirigidas a los funcionarios que cuenten con la
competencia necesaria para poder implantarlas. Las medidas
deben ser especficas, factibles en su implementacin y con una
apropiada relacin costo/beneficio. El Auditor podr objetar la
posibilidad de implantacin en sus descargos.
i) Comentarios del Auditor descargos; Los comentarios y/o
aclaraciones presentadas por los funcionarios responsables del
auditado, si fueran totalmente expuestos por su Autoridad
Superior, dentro de un plazo que no afecte la ejecucin del Plan
de Actividades, debe incluirse en el Informe de Auditora, en forma
breve pero reflejando el sentido de los mismos. A continuacin, el
Auditor debe volcar su opinin sobre tal informacin. Sin as no
fuere se deber aclarar en el Informe que el auditado tiene
derecho de 30 das corridos de presentado el Informe definitivo.
j) Relevancia; Finalizada la descripcin de todas las Observaciones
o Hallazgos correspondientes a cada objetivo (Sistema de Control
Interno, regularidad, control de gestin) de un circuito, proceso o
98

sector (Compras y Contrataciones, etc.) el Auditor deber calificar,

- en funcin de las causas y los efectos la relevancia de las
mismas. Las categoras calificatorias son las siguientes: Impacto
Alto, Impacto Medio, Impacto Bajo.
H)

Conclusiones.
h.1.)

Generales del Operativo Ejecutado.

En este captulo el Informe incluir un extracto de los aspectos
ms relevante de los Comentarios y Observaciones a la que ha
arribado el Auditor, de manera tal que, a travs de su lectura, los
terceros puedan conocer los resultados obtenidos y, asimismo
informarse sobre la suficiencia del ambiente de control imperante,
la eficacia, eficiencia econmica y efectividad de su gestin y la
regularidad de los actos de la Unidad o Dependencia auditada.
Ello, con relacin a las operaciones u operatoria sujetas a
Auditora. La redaccin debe contemplar, en forma conjunta, las
Observaciones individuales que fueron incluidas en el captulo
pertinente y se deben evitar subjetividades. El resultado ser una
visin global de los problemas existentes.

h.2.)

Seguimiento
de
Implantacin
Efectuadas de Informes Anteriores.

de

Recomendaciones

Las Recomendaciones de auditoras anteriores, que no se hayan

puesto en prctica, tambin deben ser incluidas siempre que
estn relacionadas con los objetivos de la auditora actual. Se
controlar la integridad de las Recomendaciones sin implantar,
efectuadas en Informes anteriores. Se detallarn por objetivo
(Control Interno, gestin o regularidad) informando, en cada caso
el nmero del o de los informes de auditora donde fue efectuada.
Se clasificarn cono, parcialmente implantadas o no
implantadas. De ser posible en los casos de Recomendaciones
no implantadas se efectuar un breve comentario de las causas
que aduce el auditado.
I)

Opinin del Auditor.

Se emitir en funcin de los procedimientos de auditora ejecutados, el
alcance del operativo y las limitaciones detalladas.
Se dividir en tres partes principales a saber:
a) Opinin fundada en las Observaciones o Hallazgos del Informe
Definitivo, respecto a:
* La suficiencia del Sistema de Control Interno del auditado, en los
cinco componentes del Enfoque COSO, para asegurar la eficacia, la
99

eficiencia, la economa y la efectividad de la gestin, el resguardo de

recursos involucrados y la seguridad de los actos.
* La eficacia, eficiencia, economa y regularidad en los actos y el logro
de las metas presupuestarias (fsicas y financieras)
* La efectividad del Sistema de informacin del auditado para
asegurar la toma de decisiones correctivas oportunas.
b) Recomendacin de iniciar actuaciones administrativas o judiciales ante
la presencia de actos ilcitos o de fraude.
c) Implantacin de las Recomendaciones efectuadas en Informes de
Auditora anteriores.
J)

Firma, lugar y Fecha de emisin.

El Informe debe estar firmado por el Auditor, se indicar lugar y fecha de
emisin. La fecha pone de manifiesto que el Auditor ha tenido en cuenta
todos los acontecimientos acaecidos hasta la misma. Es decir que esta
fecha debe coincidir con el da de las tareas de campo.

K)

Anexo de Informacin Relativa a la Entidad Examinada.

Resulta deseable incluir como Anexo al Informe del Auditor, la informacin
relevante que se ha tenido en cuenta durante el operativo de auditora.
k.1. Posicin Financiera, Econmica y Presupuestaria.
A efectos de brindar al lector referencia sobre la magnitud de los
fondos involucrados a criterio del Auditor se incluirn el Balance
General, de Estado de Resultados, Balance de Ejecucin
Presupuestaria y otras informaciones que correspondan.
k.2. Otros Apndices.
La funcin de los mismos es complementar o ampliar los datos
contenidos en el Informe. Por ejemplo, los Apndices puede incluir:
* La descripcin de los legajos, expedientes, contratos, actos
administrativos u operaciones seleccionadas en la muestra de
cada uno de los componentes temticos de la auditora.
* Las Observaciones puntuales detectadas en cada componente de
la muestra seleccionada, y que dieron lugar a la Observacin de
carcter general por componente temtico incluida en el acpite
de Observaciones y Hallazgos.
* Los procedimientos y las actividades de auditora llevadas a cabo,
100

* Comentarios o aclaraciones presentadas

afectados en las Observaciones.

por

funcionarios

* Documentos adicionales para un mejor respaldo

Observacin.
* Fotografas, grficos, mapas y otros medios visuales.

de

la

* Complemento de informacin financiera y presupuestaria que sea

de inters o est relacionada con las Observaciones.
Resumen Ejecutivo.
La emisin del Informe Ejecutivo es deseable pero no imprescindible. El
documento es una Sntesis del Informe Final de Auditora, que tiene por objeto
brindar una rpido al destinatario del Informe de Auditora, acerca del examen
practicado. Debe contener:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Ttulo.
Objetivo.
Alcance.
Naturaleza del Examen.
Observaciones y Conclusiones ms importantes.
Recomendaciones ms importantes.
Comentarios de la Entidad o accione adoptadas.
Asuntos de importancia pendientes de solucin.

101

CAPTULO III:

HERRAMIENTAS BSICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.

3.1. Manual de Organizacin y Funciones.

3.2. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos.

102

3.1. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES.

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo que
describe las funciones especficas de cada cargo o puesto de trabajo
desarrollndolos a partir de la Estructura Orgnica y funciones generales
establecidas en el ROF, as como sobre la base de los requerimientos de
cargos en el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP).
El MOF es un elemento clave del proceso de comunicacin. Todos los
trabajadores deben saber qu se espera de ellos en el desempeo de sus
tareas. El Manual es indispensable Para resolver problemas de supervisin de
funciones, responsabilidad y autoridad, constituyndose en el complemento
escrito del Organigrama.
Asimismo facilita el proceso de capacitacin e incorporacin del personal.
Incluye:

Objeto: finalidad del sector de la organizacin.

Puesto: descripcin del cargo, y sus misiones y funciones bsicas.
Responsabilidad: descripcin de las tareas por las cuales responde
el sector.
Autoridad: quines dependen de l y de quin depende el sector.
Informacin: qu informacin debe generar y recibir el sector, y con
qu grado de detalle y periodicidad.
Actualizacin: especificacin del procedimiento de actualizacin
peridica y la revisin del Manual de Organizacin.

El Manual de Organizacin y Funciones constituye en una herramienta bsica

para poder plasmar la distribucin de funciones, es decir es la matriz de
responsabilidades, tiene dos efectos fundamentales:
1. La disminucin del riesgo de fraude; este efecto se logra separando las
funciones de ejecucin y control.
2. El aumento de la eficacia y motivacin, el mismo que se logra cuando el
personal tiene claros sus mbitos de actuacin y sabe qu puede y debe
hacer.
Cabe mencionar que la asignacin de funciones permite localizar el origen de
los errores o irregularidades que a pesar del sistema implantado puedan
ocurrir.
103

Su existencia, su adecuacin y su cumplimiento son decisivos para asegurar

una gestin eficaz, una estandarizacin, los flujos de informacin ascendente,
descendente y horizontal.
Es muy necesario para lograr un funcionamiento o el desarrollo de las
operaciones en forma coordinada.
El Manual debe ser aprobado, adems conocido y utilizado en caso de
conflictos y para la determinacin de categoras y puestos de trabajo.
Con respecto a su contenido, debe ser completo, es decir debe tener previstas
todas las funciones precisas, ser claro y definir que tipo de accin ejecuta cada
puesto implicado.
Una divisin de responsabilidades bien definidas entre las distintas reas y
personal, implica que ningn trabajador efecte una transaccin de principio a
fin. El objetivo de dicha separacin de funciones radica principalmente en
detectar errores, y en segundo lugar, que ninguna persona se encuentre en una
posicin en la que pueda cometer irregularidades y ocultar su proceder
mediante la falsificacin o alteracin de la documentacin correspondiente.
Se constituye en una gua para:
a) La realizacin de actividades, evita a su vez la duplicidad de funciones y
facilita la coordinacin entre dependencias.
b) Permite la simplificacin de labores.
c) Permite la eficiencia, eficacia y la economa en el manejo de los recursos.
d) Superiores y subalternos pueden conocer y asumir las diferentes fases de
un proceso solamente siguiendo las instrucciones contenidas en el Manual.

ESTRUCTURA DEL MOF

I.- PRESENTACION.
1.1.
1.21.31.4-

Importancia del MOF.

Objetivos del MOF.
Alcance.
Base legal.

II.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ENTIDAD

2.1- Lneas de autoridad.
2.2- Lneas de responsabilidad.
2.3. Lneas de Coordinacin.
III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES
3.1. Estructura orgnica del rgano.
104

3.2- Descripcin de funciones generales del rgano.

3.3- Descripcin de funciones especificas de los cargos de cada rgano.

3.2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
01.- PRESENTACION
1.1. Importancia.
1.2- Relacin de procedimientos.
02.- DATOS GENERALES
2.1- Objetivo.
2.2- Alcance.
2.3- Aprobacin y actualizacin.
03.- DATOS DEL PROCEDIMIENTO.
3.13.23.33.43.53.63.73.8-

Nombre del procedimiento y cdigo.

Finalidad.
Base legal.
Normas generales.
Etapas del procedimiento.
Instrucciones.
Diagramacin.
Formatos.

04.- GLOSARIO DE TERMINOS.

105

SAS 9:

EL EFECTO DE LA FUNCIN DE AUDITORA INTERNA EN EL

ALCANCE DEL EXAMEN DEL AUDITOR INDEPENDIENTE.

.1. El trabajo de los auditores internos no puede ser sustituido por el trabajo del
auditor independiente; sin embargo, el auditor independiente debe considerar
los procedimientos, si los hay, efectuados por los auditores internos, para la
determinacin de la naturaleza, oportunidad y extensin d sus propios
procedimientos de auditora. Esta Declaracin proporciona guas de orientacin
sobre los factores que afectan la consideracin del auditor independiente,
acerca del trabajo de los auditores internos en su examen efectuado de
acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
.2. Con frecuencia los auditores internos realizan una serie de servicios para la
gerencia, que incluyen, pero que no estn limitados a, el estudio y evaluacin
del control interno, la revisin de prcticas operacionales para promover el
incremento en la eficiencia y en la economa y el hacer investigaciones
especiales en la direccin de la gerencia. Esta Declaracin es aplicable a la
consideracin del auditor independiente, cuando hace su estudio y evaluacin
del control interno contable, del trabajo realizado por auditores internos. Esta
Declaracin es aplicable si el trabajo realizado por los auditores internos es
parte de sus obligaciones normales o si es realizado a peticin del auditor
independiente. Tambin es aplicable en los casos en que los auditores internos
efectan trabajos directamente para el auditor independiente (Ver prrafo 10)
.3. Cuando los auditores internos estudian y evalan el control interno contable
o llevan a cabo pruebas sustanciales de los detalles de transacciones y saldos,
cumplen con una funcin especial. Ellos son parte del control interno contable,
pero no en la misma proporcin como lo sera una persona que verifica la
exactitud matemtica de todas las facturas; ya que actan en forma diferente y
a un nivel de control ms elevado para determinar que el sistema est
funcionando efectivamente. Esta Declaracin no es aplicable al personal que
tiene el ttulo Auditor Interno y que no realiza dicha funcin. Por el contrario,
al personal con otros ttulos que realizan esta funcin, debe considerrsele
como auditores para efecto de esta Declaracin.
.4. El auditor independiente debe adquirir un entendimiento de la funcin de
auditora interna debido a que se relaciona con su estudio y evaluacin del
106

control interno contable. El trabajo realizado por los auditores internos, puede
ser un factor en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y extensin de
los procedimientos del auditor independiente.
Si el auditor independiente decide que el trabajo realizado por los auditores
internos, puede servir de apoyo para sus propios procedimientos deber
considerar la competencia y la objetividad de los auditores internos y evaluar su
trabajo.
REVISIN DE LA COMPETENCIA Y OBJETIVIDAD DE LOS AUDITORES
INTERNOS.
.5. La Seccin 320.35 del SAS 1, referente a las funciones del personal del
cliente que realiza el registro y todo el trabajo relacionado con el control interno
contable, en parte dice :
La seguridad razonable de que los objetivos de los controles contables se
realicen, depende de la competencia e integridad del personal, de la
independencia de sus funciones asignadas y del entendimiento de los
procedimientos descritos.
.6. Cuando se considere la competencia de los auditores internos, el auditor
interno deber investigar las cualidades del personal de auditora interna, que
incluyen, por ejemplo, considerar las prcticas del cliente para la contratacin,
entrenamiento y supervisin de personal de auditora interna.
.7. Cuando se considere la objetividad de los auditores internos, el auditor
independiente deber considerar el nivel organizacional al que los auditores
informan sobre los resultados de su trabajo y el nivel organizacional al que ellos
informan administrativamente. Frecuentemente, esto es una indicacin de la
amplitud de su habilidad para actuar independientemente de los individuos
responsables de las funciones que estn siendo auditadas. Un mtodo para
juzgar la objetividad de los auditores internos, es el de revisar las
recomendaciones que hacen en sus informes.
EVALUACIN DEL TRABAJO DE LOS AUDITORES INTERNOS.
.8.
En la evaluacin del trabajo de los auditores internos el auditor
independiente deber examinar, por pruebas selectivas, los documentos que
evidencien el trabajo realizado por los auditores internos y deber considerar
factores tales como si el alcance del trabajo es apropiado, los programas son
adecuados, los papeles de trabajo documentan el trabajo realizado, las
conclusiones alcanzadas son apropiadas en las circunstancias y cualesquiera
de los informes preparados es un informe con los resultados del trabajo
realizado. El auditor independiente deber tambin realizar algunas pruebas
del trabajo de loa auditores internos. El alcance de estas pruebas variar
dependiendo de las circunstancias, incluyendo el tipo de las transacciones y su
importancia.
Estas pruebas se efectuar por medio de (a) el examen de algunas
transacciones o saldos que los auditores internos examinaron o (b) el examen
107

de transacciones o saldos similares, pero diferentes de aquellos ya examinados

por los auditores internos. El auditor independiente deber comparar los
resultados de sus pruebas con los resultados del trabajo de los auditores
internos para llegar a las conclusiones de es trabajo.

ARREGLOS CON LOS AUDITORES INTERNOS.

.9. Cuando se espera que le trabajo de los auditores internos sea importante
para el estudio y evaluacin del control interno contable del auditor
independiente, ste deber, al principio del trabajo, informar a los auditores
internos de los reportes y papeles de trabajo que necesitar. El tambin deber
consultar con los auditores internos acerca del trabajo que est realizando, en
vista de que el trabajo que todava no se termina puede tambin servirle de
apoyo en su examen. Tambin, el trabajo efectuado por los auditores internos,
frecuentemente es de mayor utilidad para el auditor independiente, si los
planes para llevar a cabo el trabajo se discuten con anticipacin.
USO DE LOS AUDITORES INTERNOS PARA PROPORCIONAR AYUDA
DIRECTA AL AUDITOR INDEPENDIENTE.
.10. El auditor independiente puede hacer uso de los auditores internos que le
proporcionen ayude directa en la realizacin de su examen, de acuerdo con
Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
Los auditores internos pueden ayudar en la realizacin de pruebas sustanciales
o pruebas de cumplimiento. Cuando el auditor independiente haga uso de los
auditores internos, deber considerar su competencia y efectividad, y
supervisar y probar su trabajo en la medida apropiada de las circunstancias.
JUICIOS SOBRE ASPECTOS DE AUDITORA.
.11. Cuando el auditor independiente considere el trabajo de los auditores
internos para la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de sus
propio procedimientos de auditora o cuando los auditores internos le
proporcionen ayuda directa en la realizacin de su trabajo, los juicios acerca de
la efectividad del control interno contable, la suficiencia de las pruebas
realizadas, la importancia de las transacciones y otros aspectos que afectan el
informe sobre el examen de los estados financieros, debern ser similares a
los del auditor independiente.

108

Teora y Proceso del Control Interno

SYLLABUS
MODULO I CONCEPTOS Y TIPOS DE CONTROL
Introduccin a las estructuras organizacionales modernas, la Organizacin
Horizontal.
Impacto del control interno en la auditora interna, externa y operacional
MODULO II LA ESTRUCTURA DE CONTROL.
Estudio preliminar.
La naturaleza del riesgo e incertidumbre.
Controles internos, externos, contables y administrativos.
109

MODULO III. EFECTOS DE LA TECNOLOGIA SOBRE EL CONTROL.

Desarrollo de las computadoras personales.
Seguridad Fsica.
Controles de usuarios. Problemas no resueltos.
Fraude.
Control
en
ambiente
de
EDI
y

Comercio

Electrnico.

MDULO IV CONTROLES A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

MDULO V CONSIDERACIONES DE
AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
MDULO

VI

CONTROL

DE

CONTROL

PROYECTOS

INTERNO

EN

LA

PROGRAMAS

Objetivos del control. Enfoques del control.

Tipos de controles de proyectos.
Diferencias entre control de proyectos y control de programas.
Monitores de premisas del programa.
Eventos relevantes en el control de programas.
MDULO VII CONTROL DE RECURSOS
Objetivos de control de recursos, de activos fsicos, de recursos humanos, de
Recursos financieros.
MDULO VIII: EQUILIBRIO DE LA ESTRUCTURA TOTAL DEL CONTROL
Sistemas concebidos en forma aislada en lugar de coordinadamente.
Causas comunes del desequilibrio de control. Estrategias para lograr el
equilibrio.
MDULO IX IDENTIFICACION DE ELEMENTOS CRITICOS DE SISTEMA DE
CONTROL
CONTABLE

Segregacin de funciones. Asegurarse que todas las transacciones estn

registradas.
Ambiente efectivo de control.
Eficiencia operativa.
MDULO X: HERRAMIENTAS PARA DISEAR Y EVALUAR CONTROLES
MDULO XI: DISEO Y EVALUACION DE CONTROLES INTERNOS
110

CONTABLES

EN

LOS

CICLOS

DE

OPERACIN

1. Ingresos.
2. Costo de ventas y produccin.
3. Finanzas.
MDULO XII: OBTENCION DEL PANORAMA GLOBAL DE LOS CONTROLES
CONTABLES DE UNA ENTIDAD
MDULO XIII CONTROL Y EVALUACION GUBERNAMENTAL
1. El sistema nacional de control y evaluacin (SECODAM).
2. El sistema integral de informacin.
3. Contralora social.
4. El sistema nacional de planeacin democrtica de la secretara de hacienda.
5. El control de gestin y la gestin del control.
6. El proceso de evaluacin.

111

2.9. NORMAS DE CONTROL INTERNO.

1. La responsabilidad de la realizacin de cada deber tiene que ser delimitado
para cada persona. La calidad de control no ser eficiente si no existe la
debida responsabilidad. No se debe realizar transaccin alguna sin la
aprobacin de una persona especficamente autorizada para ello.
2. Las operaciones contables y financieras debern estar separadas. Ninguna
persona deber estar en situacin de controlar los registros y al mismo
tiempo de controlar las operaciones que originan los asientos en los
registros.
3. Las funciones de iniciacin, autorizacin, contabilizacin de transacciones y
de custodia de recursos deben separarse dentro del plan de organizacin
de la entidad.
4. No se debe otorgar responsabilidad completa a ninguna persona por causa
de una transaccin, es decir toda persona puede cometer errores, y la
probabilidad de descubrirlos aumenta cuando son varias personas que
intervienen en una transaccin.
5. La seleccin y capacitacin del personal se debe realizar con extremo
cuidado, as los empleados hbiles y capacitados proporcionan un trabajo
ms eficiente y menor gasto.
6. La rotacin de empleados es bsica, es decir se deber rotar a los
empleados en un trabajo al mximo posible, as mismo, deber exigirse
vacaciones anuales para quienes estn en puestos de confianza.
7. En el caso que un dinero se reciba en efectivo o en forma de cheque,
rdenes de pago, etc., deber ser depositado intacto e inmediatamente en
una cuenta bancaria.
8. En lo posible se deber evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando este
slo para compras menores a travs del fondo de Caja Chica.
9. Se deber utilizar formularios pre numerados por la impresora para toda
documentacin.
10. El mantenimiento de varias cuentas bancarias se debe reducir al mnimo,
as se debe contar con una cuenta corriente para operaciones generales y
no con varias cuentas para fines especficos.
11. Las pruebas de exactitud o control cruzado, debern utilizarse para
112

12.
13.

14.

15.
16.

17.
18.

19.

20.
21.
22.

garantizar la correccin de la operacin de que se trate, as como de la

contabilidad subsiguiente. Por ejemplo, es necesario que se compare el
total cobrado diario con el total depositado en el banco.
Todo control interno debe ser sometido a pruebas selectivas y continuas de
cumplimiento y exactitud.
Todas la polticas dictadas por la empresa deben darse por escrito, con la
finalidad que sean de conocimiento de todos los trabajadores de la
empresa y en consecuencia puedan desempearse mejor en sus labores,
contribuyendo as al cumplimiento de metas y al logro de los objetivos.
Todas las transacciones financieras, administrativas, presupuestarias,
deben estar respaldadas con la documentacin correspondiente, en la cual
debe tener en cuenta : a) Que la documentacin contenga la informacin
completa, para luego ser archivada en orden, sea cronolgico, numrico,
alfabtico, etc., a fin de que pueda ubicrsele rpidamente; b) Las
autoridades competentes de la entidad, adoptarn medidas de seguridad a
fin de salvaguardar dicha documentacin, protegerla contra siniestros,
sustraccin e igualmente evitar su reproduccin no autorizada.
El acceso a los registros, recursos materiales y financieros debe limitarse a
funcionarios y personal autorizado, hacindolos responsables por su
custodia o utilizacin.
Con respecto a los sistemas de informacin computarizada, la mxima
autoridad jerrquica de la entidad y dems niveles organizativos
competentes debern adoptar medidas de seguridad que permitan slo al
personal autorizado el acceso y la modificacin de los datos y de la
informacin contenida en los sistemas.
Todos lo ingresos obtenidos deben ser registrados contablemente en el
perodo a que corresponden.
Los arqueos de caja deben ser realizados en forma sorpresiva por lo
menos dos veces al mes, siendo el responsable de esta actividad el
encargado del rea contable, dejando constancia escrita de las Actas
respectivas, las cuales debern conservarse en forma cronolgica.
Los pagos efectuados por los clientes mediante cheques, deben ser
debidamente controlados, para ello se debe elaborar un registro detallado
de cheques recibidos, en el cual debe consignarse el nombre del cliente, la
factura a la que corresponde el cheque, fecha de emisin, importe y las
especificaciones del cheque.
Deben existir procedimientos adecuados para salvaguardar las existencias,
la proteccin del patrimonio de la empresa comienza desde el momento en
que se recepcionan las existencias, verificando la cantidad como la calidad.
Las mercaderas que estn defectuosos no deben ser recibidas, dejando
constancia de ello en la Gua de Remisin del proveedor y en el Informe
de Recepcin elaborada por el jefe del almacn
Los recuentos fsicos de las existencias deben ser realizadas, por lo
menos, cuatro veces en el ao, por personas independientes del almacn,
con la finalidad de ejercer u efectivo control de las existencias y la
conciliacin con los saldos segn libros.

113