GUIDE ORGANISATIONNEL SUR

LE PROCESSUS PATRIMONIAL

Comit national de fiabilit des comptes locaux

Octobre 2013

SOMMAIRE
Partie 1 Introduction gnrale
I - Prambule et schmas dorganisation
II Mthodologie pour lanalyse organisationnelle
1 - le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateurs
2 - la relation entre service et la transmission de linformation
3 - Le suivi et la gestion de linventaire
4 - le rle des services du comptable

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Partie 2 Analyse des contributions

I Lorganisation des services
II Le suivi des immobilisations : De linventaire physique
comptable
III Le mode de gestion et la granularit du suivi de linventaire
IV De linventaire comptable ltat de lactif

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linventaire
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Partie 3 Les analyses et bilans

I- 4 analyses produites par des collectivits
1) Lagny sur Marne
2) Conseil gnral de lHrault
3) Lille Mtropole
4) Communaut urbaine de Bordeaux

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II Le bilan de lexprimentation nationale : Janvier 2012 / septembre 2013

1 Organisation gnrale et rle de la direction des finances
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2 Organisation en terme de suivi de linventaire
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3 - Circuit de transmission de linformation
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4 Ajustement inventaire / actif
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Partie 1 Introduction gnrale

I Prambule et schmas dorganisation

Ce guide est issu des travaux mens par le comit national de fiabilit des comptes locaux.
Le groupe de travail relatif au patrimoine immobilis des collectivits territoriales a identifi la
problmatique organisationnelle comme axe de travail majeur pour aider la fiabilisation de ces
comptes de haut de bilan .
Le groupe de travail a adopt une mthode de travail afin didentifier au sein du processus patrimonial,
les lments pouvant tre mutualiss.
Elle a t dveloppe sur la base de lidentification des liens entre les acteurs et de ses consquences
(cf. schmas annexs ci aprs).
Cette mthode permet sur la base dun questionnaire didentifier 2 points majeurs qui recouvre
lessentiel du processus et dexaminer la mthodologie dveloppe au sein de chaque service pour
pouvoir y rpondre :
- lobligation de tenue conjointe de linventaire et de lactif au travers de lidentification des
acteurs, leur rle, les obligations comptables des acteurs ainsi que les consquences dans le
domaine de la transmission de linformation ;
- le modle de suivi et le niveau de suivi de linventaire : Rglementairement, un numro
inventaire, support de la fiche inventaire, doit suivre la vie de limmobilisation (de la mise
en service la sortie notion dimmobilisation en cours), par ailleurs ce suivi doit galement
tmoigner dune certaine soutenabilit pour lordonnateur comme pour le comptable : la
rglementation prvoit certaines spcificits pour la comptabilisation par lot et des biens de
faible valeur.
Au-del du questionnaire reproduit en pages 5 14 du prsent document, des collectivits ont
tmoign de bonnes pratiques sur des points particuliers du processus patrimonial :
- le rle de la direction des finances et des diffrents services gestionnaires au sein de ce
processus ;
- limportance du systme dinformation au sein du processus ;
- la rconciliation entre inventaire physique et comptable ;
- le traitement des oprations non budgtaires.
Chacune de ces contributions permet de mettre laccent sur des pratiques mutualisables en rponse
des problmatiques identifies.
Certaines font lobjet de formalisation entre les services de lordonnateur et du comptable au travers
de signature de convention de services comptable et financier dont les actions sont reproduites en
annexe au sein de ce guide.
Le but du guide est double :
- offrir une mthodologie danalyse du processus patrimonial aux directions des finances et
gestionnaires souhaitant pratiquer une 1re expertise ;
- prsenter des pratiques mises en uvre dans un certain nombre de collectivits pour rpondre
des difficults identifies.

Services techniques / gestionnaires : Rle en matire de tenue des immobilisations

Modalits
pratiques de
tenue
de
linventaire
physique

examiner :
garantissent
elles
une
ralit
de
linventaire
physique

Tenue dun inventaire physique

3 questions
Numro commun avec
gestionnaire

Priodicit rgulire

Oui

Non

Oui

Possibilit de
transmission
automatise

Transmission de linformation
Sil y a partition
entre les services
oprationnels et
les services
gestionnaires :

Oui

Oui

Aux services
gestionnaires

Oui

Non

Non

Aux services
financiers

Oui

Tenue informatise

Oui

Non

Transfert
automatis
des
informations

Existe
t
il
un
rapprochement
entre
numro
inventaire
physique et numro
inventaire

Non
Oui

Non

Non

Travaux
complmentair
es raliser
pour oprer le
rapprochement

Oui

Non

Transfert
manuel des
informations

Oui

Risque derreur en
cas de re saisie des
informations

Non

Oui

Non

Services
techniques

Oui

Non

Services
financiers

Oui

Transmission des donnes

Non

Services
gestionnaire
s

Qui

Suivi de linventaire

Oui

Non

Suivi automatis

3 questions

Oui

Non

Transmission
manuelle

Non

Emission du flux
inventaire

La
transmission
entre suivi de
linventaire
et mission
du flux est
elle
automatise
?

Application unique de suivi de linventaire et de comptabilit / finance

Oui

Services financiers : Rle en matire de suivi des immobilisations

Oui

Non

avec

la

Problmatique de la re saisie
des information

Oui

Tenue
de
comptabilit :
Interface
linventaire

Non

Tenue des engagements

juridiques par les services
des finances

II - Mthodologie pour lanalyse organisationnelle

A partir de ces lments de rflexion, 4 tapes majeures ont t dgages aux fins dexamen par des
collectivits volontaires et didentification de bonnes pratiques mutualisables lensemble des
collectivits territoriales :
- le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateur
- les relations entre services et la transmission de linformation
- le suivi et la gestion de linventaire
- le rle des services du comptable
*

*
*

La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe, l'

ordonnateur et au
comptable.
Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient
l'
inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur
enregistrement et de leur suivi l'
actif du bilan : ce titre, il tient l'
tat de l'
actif ainsi que le fichier
des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la
balance et au bilan.
L'
inventaire et l'
tat de l'
actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique, correspondre.
Cette correspondance repose largement sur la qualit des changes d'
informations entre
l'
ordonnateur et le comptable, sur la base de l'
attribution par l'
ordonnateur d'
un numro d'
inventaire
aux actifs immobiliss.
Lensemble du processus immobilisation se caractrise donc par lintervention de deux acteurs
(ordonnateur / comptable) et la production de deux documents distincts.
Chaque tape du processus doit donc faire lobjet dun diagnostic afin de pouvoir apprcier la bonne
tenue de lensemble.
Commande des
immobilisations

Rception /
dtention des
immobilisations

Inventaire

Ordonnateur

Sortie

Comptable

Chacun des acteurs a donc un rle jouer aux diffrents stades du processus.
Il convient donc de distinguer :
1) le rle des services ordonnateurs dans le processus
Lordonnateur doit :

ASSURER LE RECENSEMENT ET LIDENTIFICATION DES BIENS

TENIR LINVENTAIRE.

Soit une double problmatique en terme :

1) dorganisation du recensement et de lidentification des biens : problmatique de lorganisation au
sein des services : QUI FAIT QUOI ?
2) de systme de tenue de linventaire ; manuel ou informatique / systme informatique intgr ou
ressaisie des informations vers un module de suivi de linventaire
Il est galement tenu de respecter la rglementation dans le cadre des modalits de tenue de
linventaire :
- attribution dun numro inventaire
- mode de suivi des immobilisations
- niveau de suivi des immobilisations
Ce respect de la rglementation a des impacts organisationnels au sein des services ordonnateur.
2) le rle des services du comptable
En aval de la procdure, le comptable doit sassurer de la conformit de linventaire de lordonnateur,
avec sa comptabilit (gnrale et auxiliaire).
Ltat de lactif du comptable doit tre conforme ltat de linventaire de lordonnateur.
Cette conformit assure la tenue conjointe de linventaire.
Elle suppose donc que le comptable participe pleinement au processus patrimonial.

1re tape : Le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateur

Lordonnateur est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il
tient l'
inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens
Un prambule indispensable : La ralisation dun organigramme au sein des services afin didentifier
les rles et responsabilit de chacun des acteurs :
- le ou les services gestionnaires
- la direction des finances
Un outil disposition est disposition des services pour la bonne ralisation de cette tche
didentification : Lorganigramme fonctionnel.
Exemple dorganigramme fonctionnel :
Procdures

Tches

Titulaire
Nom

Dlgation
de
signature

Application
informatiques / Profils
informatiques

Supplant
Nom

Dlgation de
signature

Application
informatiques /
Profils
informatiques

Il permet :
- de cerner les tches exactes de chaque intervenant selon le service ;
- de prciser les modalits techniques de suivi (quel outil est utilis dans le cadre de ce suivi : fichier
au sein dune application, suivi Excel, fichier interfac ou non avec les applications des services
financiers) ;
- de sassurer de la polyvalence.
Il convient donc pour chaque service concern par la procdure dimmobilisations de cerner les tches
de chaque agent chaque tape de la procdure.
Au regard de ces tches, les agents concerns seront positionns ainsi que les applications
informatiques concernes.
Exemple de diffrentes tapes de la procdure immobilisations :
- COMMANDE DE LIMMOBILISATION OU DES TRAVAUX : passation de la commande, prise de
dcision, enregistrement de lengagement
- RECEPTION ET DETENTION DES BIENS IMMOBILIERS : Rception des biens (qui les rceptionne
physiquement ?et sur pices : contrle de lexistence, de lvaluation, de lenregistrement / service
fait), dtention des biens (conservation des biens : qui sassure de leur bonne conservation, des
travaux raliser pour maintien ou remise en tat : passation des ordres pour les travaux
raliser : quel service, quelle formalisation, quelle relation inter service ?) ;
- INVENTAIRE : Physique (enregistrement, valorisation, transmission des PJ : qui dtient les PJ
lorigine et quelle PJ, comment sont elles transmises au service des finances, qui les dtient
dfinitivement et comment), amortissements et dprciation des biens ;
- SORTIE DES BIENS : quels biens, selon quelle priodicit, partir de quel document, par qui,
comment se dclenche la sortie de limmobilisation, comment est mis jour le systme
informatique de lordonnateur ( la fois au niveau des services techniques et des services
financiers, y a t il un lien entre eux ?)

Des exemples dorganisation :

Donner des exemples dorganisation pour chaque niveau de collectivits permet chacune de pouvoir
sidentifier lune ou lautre et utiliser des modes dorganisation ou dmarches dj raliss dans
dautres collectivits
- pour les services dune rgion : Quelle est lorganisation des services : nombre de services
gestionnaires, place de la direction des finances au sein de cette organisation (un service parmi
dautres ou service centralisateur au sens o il est laboutissement du processus dacquisition)
- pour les services dun dpartement : quelles organisations possibles, quels modes dorganisation
- pour les services dune commune : selon la taille de la commune quelle organisation privilgier,
quelle place pour la direction des finances ?

Les points dinterrogation :

-

combien et quels services sont concerns par la procdure immobilisation?

comment sont ils structurs ? (un seul ou plusieurs sites, y a t il des difficults en terme de
communication inter sites) ;
Y a t il une diffrenciation entre services techniques et services financiers ?
comment sorganise la commande (ou les travaux prvoir) en matire dimmobilisation ? Y a t il
une traabilit dassure (saisie dans une application), qui en est charg ?
comment sorganise la rception des biens entre la rception des PJ (factures) et la rception
physique des biens ?, est ce une mme personne, ou plusieurs ? y a t il un lien entre elles dans ce
cas (document formalisant la rception physique conforme la commande) ;
qui sassure du lien entre linventaire physique et linventaire comptable (transmission de pices,
informatique) ? comment est il ralis et selon quelle priodicit ?
qui suit lenregistrement de limmobilisation rceptionne ?: y a t il double suivi entre service
technique et financiers ?, si oui y a t il interfaage du suivi (comment celui ci est-il assur ?,
comment sassurer de la concordance ?), selon quelle priodicit ?: immdiate (concomitante) ou
priodique en cours danne ou annuelle ?
qui est charg de linventaire physique ?, qui est charg de linventaire comptable ?

2nde tape : La relation entre service et la transmission de linformation

Il sagit ce niveau dapprcier les relations entre les services en terme de communication afin de
mettre jour linventaire et de transmettre linformation au comptable.
Ces relations sapprcient au travers :
- de la documentation transmise : factures, mmoires, documents de cessions, etc.
- de la mise jour des applications de suivi de linventaire :
- suivi physique
- suivi comptable
Do un questionnement sur linterfaage automatis ou non des applications de suivi de linventaire.
Lide ce niveau est de dcrire les liens entre le suivi de linventaire physique et comptable : Y a-t-il
identit, y a-t-il un suivi interfac ?

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Les points dinterrogation

-

comment est suivi linventaire physique (sur la forme : manuellement ou de faon automatise) ?
comment est suivi linventaire comptable ?
les donnes du suivi de linventaire physique sont elles en cohrence avec celles de linventaire
comptable ? (question sur le besoin de chaque service en terme de suivi : certaines donnes ne
sont pas forcment utiles aux services techniques mais le sont en terme financier et inversement)
Y a t il un suivi unique de linventaire ou diffrenci selon les besoins des services ?
quel lien entre linventaire physique et comptable ? (automatis ou non, priodicit de la mise
jour) Y a t il un interface entre les applications des diffrents services ? au sein du service des
finances entre lapplication comptable et de suivi de linventaire ?
comment sont mis en cohrence les inventaires physique et comptable ( partir de quels
documents) ?
quelles pices sont transmises par les services techniques aux services financiers et sous quelle
forme pour mise jour de linventaire ?
comment sont assures ces transmissions ?
quel service dtermine le numro inventaire ? Celui ci est il unique quelque soit le service
(technique ou financier) ?

3me tape : Le suivi et la gestion de linventaire

Dans le domaine techniques, 3 lments priment ;

- la gestion du flux (mission et transfert) ;
- le modle de suivi de linventaire adopt par lordonnateur ;
- la notion de granularit dans le suivi de linventaire.
1) La gestion du flux :
L'
ordonnateur doit obligatoirement transmettre au comptable l'
ensemble des informations
patrimoniales relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations en utilisant, le cas
chant, le protocole INDIGO-INVENTAIRE.
Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'
informations patrimoniales.
Cette transmission peut intervenir au fur et mesure des acquisitions et des cessions
d'
immobilisations, c'
est--dire simultanment au mandatement, afin de lisser la charge de travail
relative l'
ajustement de l'
inventaire et de l'
tat de l'
actif.
Hormis ces transmissions d'
informations, un tat rcapitulatif des entres et des sorties
d'
immobilisations, accompagn d'
un tat annexe des amortissements et/ou des provisions constats,
doit tre et adresss au comptable en fin d'
exercice.
Cet tat, , doit reprendre, dans l'
ordre croissant des comptes du plan de comptes par nature,
l'
ensemble des informations patrimoniales transmises infra-annuellement par INDIGO INVENTAIRE
(ou par l'
intermdiaire de support papier pour les provisions et les oprations patrimoniales d'
ordre
non budgtaires).
L'
tat, tabli en triple exemplaire par l'
ordonnateur, est transmis au comptable qui le vise aprs
vrification, et en renvoie deux exemplaires l'
ordonnateur.
Ce dernier joint l'
un des exemplaires au compte administratif et l'
autre, l'
appui des oprations
d'
ordre budgtaires constates l'
occasion des cessions.

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Il convient donc que lordonnateur :

- attribue un numro inventaire dfinitif chaque immobilisation, ce numro est la rfrence
commune ordonnateur / comptable en matire immobilire ;
- transmette un flux Indigo inventaire de manire infra annuelle au comptable afin que celui-ci
puisse mettre jour ltat de lactif.
En effet, chez le comptable, chaque prise en charge de mandats dinvestissement, une fiche systme
dite en attente est cre automatiquement par Hlios au sein du module inventaire (fiche inventaire
provisoire).
Une fiche systme est cre par ligne de mandat impute un compte inventaire. Le flux Indigo
inventaire doit venir ultrieurement rgulariser ces fiches provisoires en leur affectant un numro
inventaire dfinitif, et en prcisant la catgorie et la dure damortissement, la date dacquisition, de
mise en service .
A noter que : Le numro d'
inventaire est un identifiant numrique ou alphanumrique permettant
d'
individualiser une immobilisation ou un groupe d'
immobilisations.
Ce numro d'
inventaire est librement attribu par l'
ordonnateur, dans la limite des 25 caractres
prvus cet effet dans la zone " NumInvent " du protocole INDIGO INVENTAIRE.
Un numro d'
inventaire attribu ne peut en aucun cas faire l'
objet d'
une seconde attribution pour une
autre immobilisation. Deux numros d'
inventaire identiques ne peuvent donc apparatre tant
l'
inventaire de l'
ordonnateur qu'
l'
tat de l'
actif du comptable.
Le numro d'
inventaire ne doit pas obligatoirement faire rfrence au numro de comptes par nature
de l'
immobilisation: titre d'
exemple, il n'
est pas obligatoire de dbuter le numro d'
inventaire par les
subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20).

Les interrogations majeures

En matire dattribution de numro inventaire :
- Qui attribue le numro inventaire : Service technique ou financier ?
- Son attribution est elle automatique ou y a t il une intervention humaine ?
- Y a t il un seul type de numrotation ou des numros diffrents selon le service ? Service
technique / financier (dans un cas le suivi peut tre plus fin que dans un autre) ?
En matire dmission du flux :
- Un flux est il mis de lordonnateur vers le comptable ?
- Sinon pourquoi ?
- Priodicit du transfert : une fois ou plusieurs fois par an ?
- Existence de rejet de flux et raisons ?
2) Le modle de suivi de linventaire chez lordonnateur :
En matire de suivi du patrimoine, plusieurs modles de suivi peuvent tre adopts. Selon le modle,
les liaisons avec les services du comptable sont plus ou moins facilites.
On peut schmatiquement distinguer 3 modles :
1) Affectation par lordonnateur dun mme n inventaire pour des lignes de mandats

dimputation diffrente

Dans ce cas prcis, le flux inventaire mis par la collectivit porte pour une mme fiche inventaire
(mme numro inventaire dfinitif) plusieurs imputations comptables.

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Ce modle nest pas compatible avec Hlios qui suppose que chaque fiche dfinitive inventaire ne
corresponde qu un seul bien et une seule imputation comptable.
Dans ce cas, le flux ne pourra pas tre exploit par le comptable.
2) Affectation par lordonnateur de 2 numros dinventaire pour suivre dune part les

travaux en cours et dautre part pour le mme bien son intgration une imputation
dfinitive:

Dans ce cas, lordonnateur procde au suivi des immobilisations en cours sur un certain nombre de
fiches (avec numro inventaire dfinitif) (C/23x) et sur dautres fiches, les immobilisations dfinitives
(c/21x).
Il est possible de grer un tel modle dans Hlios mais les oprations sont particulirement lourdes.
En effet, cela suppose :
- un premier transfert des fiches du compte 23x concern vers une fiche du compte 23 afin de
crer une fiche avec le numro dinventaire cible ;
- une intgration de la fiche 23x vers la fiche 21x
Cette opration doit tre ralise pour chaque fiche inventaire.
3) Une fiche par bien et par type de compte
Modle Hlios qui permet lors de larrive du flux indigo inventaire de complter les fiches en attente
et de les rendre dfinitives (numro dfinitif non modifiable et surtout attribution de la catgorie
dinventaire, mais lintgration reste manuelle linitiative du comptable).
Les interrogations :
-

Quel est le systme de suivi de linventaire choisi par lordonnateur : Cf. par rapport aux 3
systmes recenss ?
Est ce un de ces systmes ou un autre qui est choisi ?
Pourquoi un tel choix a t il t adopt ?

3) La granularit
Quel niveau dans le suivi des lments dinventaire ?
Rglementairement il est prvu un suivi des diffrents lments dinventaire :
Par mesure de simplification, dans le cadre de l'
attribution de ces numros d'
inventaire, il convient
notamment de distinguer ;
- les biens individualisables ;
- les biens acquis par lot ;
- les frais d'
tudes, de recherche et de dveloppement, et les frais d'
insertion ;
- les subventions d'
quipement verses ;
- les travaux en cours ;
- les travaux en rgie ;
- les adjonctions ;
- les immobilisations affectes, concdes, affermes ou mises disposition. .
Pour les biens acquis par lot : Un lot peut tre dfini comme une catgorie homogne de biens :

13

- dont le suivi individualis ne prsente pas d'

intrt ;
- ayant la fois une mme dure d'
amortissement et une mme imputation comptable ;
- acquis par le biais d'
une commande unique (y compris faisant l'
objet de plusieurs factures pour un
mme mandat).
Pour ce type de biens, un numro d'
inventaire unique peut tre attribu par lot.
Nanmoins, il ne sagit que dune facult et lordonnateur peut faire un choix autre en fonction de son
organisation interne.
En cas de suivi particulirement fin de linventaire, des difficults de comptabilisation et dajustement
peuvent en rsulter, en particulier dans un suivi du type : un mandat un bien.
Les interrogations :
-

quel type de suivi est adopt par la collectivit ? (lot, faible valeur, suivi individualis)
Y a t il choix dun amortissement sur une anne pour ces biens de faible valeur ? Dans ce cas
sont ils sortis de linventaire comptable et comment sont ils suivis en terme physique ?
Comment sont suivies les collections et uvres dart ?

Cas des biens de faible valeur :

L'
assemble dlibrante peut dcider de fixer un seuil unitaire en de duquel les immobilisations de
peu de valeur, ou dont la consommation est trs rapide, s'
amortissent sur un seul exercice.
Ces biens peuvent tre affects d'
un mme numro d'
inventaire lorsqu'
ils sont de mme nature et
acquis au cours d'
un mme exercice.
Par mesure de simplification et sauf dcision contraire de l'
ordonnateur, ces biens sont sortis de l'
actif
ds qu'
ils ont t totalement amortis, c'
est--dire, le 31 dcembre de l'
anne qui suit celle de leur
acquisition.
Cas des biens acquis par lot :
Un lot peut tre dfini comme une catgorie homogne de biens :
- dont le suivi individualis ne prsente pas d'
intrt ;
- ayant la fois une mme dure d'
amortissement et une mme imputation comptable ;
- acquis par le biais d'
une commande unique (y compris faisant l'
objet de plusieurs factures pour un
mme mandat).
Pour ce type de biens, un numro d'
inventaire unique peut tre attribu par lot.

4me tape : Le rle des services du comptable

Au regard du processus cot ordonnateur, le comptable doit :
- SASSURER AUPRES DE LORDONNATEUR DU MODELE SUIVI PAR CE DERNIER ; EN CAS
DINCOMPATIBILITE (OU DE DIFFICULTES) AVEC HELIOS, SACCORDER SUR UN MODELE
COMPATIBLE ;
- SASSURER DE LEMISSION REGULIERE DUN FLUX INDIGO INVENTAIRE ;
- SASSURER DE LA COMMUNICATION DE LENSEMBLE DES PIECES NECESSAIRES A LA MISE A
JOUR DE LETAT DE LACTIF (CF. CAS DE OPERATIONS NON BUDGETAIRES) ;
- REALISER UN AJUSTEMENT PERIODIQUE INVENTAIRE / ACTIF ;
Les diffrentes tapes de suivi de linventaire cot comptable :
-

LA PRISE EN CHARGE DU MANDAT DINVESTISSEMENT : Arrive dun flux Indigo mandat et

cration dune fiche dite systme dans le module inventaire dHlios. Cette fiche systme est

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affect dun numro provisoire qui doit tre mise jour la rception du flux Indigo
inventaire de lordonnateur ;
-

LEMISSION DU FLUX INDIGO INVENTAIRE : Il permet de mettre jour lensemble des fiches
inventaire provisoires mises lors des prises en charge de mandats. Ce flux peut tre annuel ou
infra annuel (semestriel ou trimestriel) ;

LA PRISE EN COMPTE DES OPERATIONS NON BUDGETAIRES : non transmises par flux (car ne
faisant pas lobjet de mandat), elles sont communiques priodiquement au comptable par
lordonnateur (liste) et doivent tre intgres dans linventaire.

Les informations relatives aux entres et aux sorties de biens du patrimoine (cession, destruction,
rforme, affectation, mise disposition...) doivent tre rgulirement transmises par l'
ordonnateur au
comptable selon une priodicit qui doit permettre
d'
une part, de procder aux ajustements budgtaires et comptables ncessaires ;
et d'
autre part, de s'
assurer de la concordance des donnes en matire de patrimoine.
Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'
informations patrimoniales. .
-

CAS SPECIFIQUE DE LINTEGRATION DES IMMOBILISATIONS EN COURS : de la mme faon

lintgration des immobilisations en cours ne constitue pas une opration de nature budgtaire
et ne peut donc faire lobjet dune mise jour par flux mis de la part de lordonnateur.
Il convient donc que le comptable procde cette intgration de manire manuelle sur la
base dinformations fournies par lordonnateur.

AJUSTEMENT ACTIF / INVENTAIRE :

L'
inventaire et l'
tat de l'
actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique,
correspondre.
L'
tat de l'
actif est tabli tous les deux ans (pour les exercices budgtaires pairs) partir du fichier
des immobilisations, qui est tenu la disposition du juge des comptes. Pour les exercices budgtaires
impairs, un tat des flux d'
immobilisations est produit au compte de gestion du comptable.
ETAT DE L'
ACTIF :
Toutes les immobilisations, quelle que soit leur nature, sont inscrites l'
tat de l'
actif par catgorie
(incorporelles, corporelles et financires) dans l'
ordre du plan de comptes par nature, puis dans
l'
ordre croissant des numros d'
inventaire attribus par l'
ordonnateur.
Chaque immobilisation ainsi rpertorie donne lieu aux informations suivantes :
- anne d'
acquisition ;
- valeur d'
origine ou historique ;
- montant cumul des amortissements ;
- valeur nette comptable ;
- montant cumul des provisions ;
- renseignements relatifs ladite immobilisation.
Il doit y avoir correspondance entre le montant des immobilisations figurant au bilan et le montant
total des subdivisions correspondantes de l'
tat de l'
actif.
L'
tat de l'
actif et l'
tat des flux d'
immobilisations sont signs par le comptable et viss par
l'
ordonnateur.
ETAT DES FLUX D'
IMMOBILISATIONS :
Cet tat recense l'
ensemble des flux annuels de l'
exercice, qu'
il s'
agisse des entres, des sorties ou des
modifications patrimoniales diverses.

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Suivi de lajustement actif / inventaire :

- est il annuel ? infra annuel ?
- Ajustement en cours danne : selon quelles modalits ?
Les diffrentes problmatiques identifies cot comptable :
Sur la mise jour de lactif (et donc concordance avec linventaire) :
- une absence de flux Indigo inventaire do absence de mise jour automatique: Cette absence
peut tre partielle en cas darrt de transmission de flux puis de reprise ou totale.
- lexistence de flux, mais absence de mise jour sur les donnes non budgtaires du fait de la non
transmission dinformations par lordonnateur (cf. cas des mises la rforme, intgrations
dimmobilisations).
A noter que cette difficult peut tre issue de non transmission de linformation par les services
techniques ordonnateur vers les services financiers.
Sur le module inventaire dHlios :
- passation dcritures en schma libre sur des comptes dimmobilisations sans cration de fiches
dans le module inventaire : il existe une opration comptable, mais aucune fiche inventaire
correspondante ;
- intervention manuelle sur les fiches inventaire sous Hlios : ajout dun numro inventaire
dfinitif au moment de la prise en charge du mandat (il tait prconis antrieurement la
migration sur Hlios dindiquer si possible sur le mandat la rfrence au numro inventaire, le
comptable pouvait alors manuellement mettre jour linventaire). Avec Hlios, cette pratique doit
tre abandonne si lordonnateur envoie des flux inventaires. En effet, elle est source de travail
supplmentaire pour le comptable alors que le flux, qui sappuie sur un rapprochement avec le n
de mandat, mettra jour la fois le n inventaire et la catgorie damortissement.
Le processus patrimonial est un processus totalement partag ordonnateur / comptable. De la bonne
excution des oprations cot services ordonnateurs dpend lexacte comptabilisation chez le
comptable.

Sur la base de ce prambule et des diffrents questionnements, plusieurs collectivits ont analys leur
processus de manire conjointe ordonnateur / comptable.
Elles reprsentent un panel reprsentatif de collectivits territoriales et leur analyse fait ressortir un
certain nombre de bonnes pratiques qui pourraient servir denseignements dautres.

16

Partie 2 Analyse des contributions

Les principaux enseignements prsents ci aprs sont issus de rflexions, travaux et tmoignages
dans le cadre du groupe de travail comptabilit patrimoniale et inventaire constitu au sein du
comit national de fiabilit des comptes locaux.
La mthodologie employe sest attache btir un document daide au diagnostic du processus
avant de les tester auprs de diffrentes collectivits reprsentes au sein du groupe de travail et
volontaires dans le cadre dune exprimentation mene au niveau national.
Celle-ci a apporte deux enseignements majeurs qui sont retracs au sein des documents ci aprs :
- sur le niveau et les modalits de suivi de linventaire : diffrenciation de linventaire physique et
de linventaire comptable ;
- sur la communication des informations entre les intervenants : Lien entre les services et
modalits de communication des informations non budgtaires de lordonnateur vers le
comptable.
Ces lments ont pour vocation daider les acteurs du processus patrimonial :
- raliser un diagnostic densemble de celui-ci ;
- sinspirer des pratiques adopter par certaines collectivits pour rsoudre des difficults
inhrentes au processus.

17

Les principaux enseignements de lanalyse mene

Les 1ers enseignements apports par les expertises menes portent sur 4 aspects.
1) Sur lorganisation des services
Lexamen men auprs des collectivits volontaires a port sur le positionnement de la direction des
finances au sein des services ordonnateur ainsi que sur le cycle densemble du processus
immobilisation.
Il a permis didentifier pour chaque organisation, les caractristiques majeures mutualisables dautres
collectivits.
A cet gard, les services ordonnateur peuvent sorganiser selon deux schmas principaux :
- centralis
- dcentralis
Selon le cas de figure choisi, le rle de la direction des finances est diffrent, ainsi que son action vis-vis des autres directions.
Dans une vision centralise, la direction des finances est destinataire final de lensemble des
informations de nature comptable et budgtaire au travers dun systme dinformation lui-mme
fortement intgr (cf. cas de Lagny).
La direction des finances peut alors avoir une vision densemble du processus immobilisation, de
lengagement juridique au mandatement.
De mme la tenue de linventaire comptable est fortement intgre, la gestion du numro inventaire est
assure par cette mme direction.
A noter que le mode de gestion centralis ou non nimplique pas ncessairement cette tenue intgre
de linventaire.
Le systme dinformation est dterminant dans cette approche : Le numro inventaire retraant le suivi
de linventaire comptable, peut tre attribu soit par la direction des finances (systme totalement
centralis), soit par chaque direction sur la base dlments paramtrs dans le systme dinformation
par la direction des finances, soit librement par les diffrentes directions, mais sans assurance dun
suivi strict de linventaire in fine.
Ainsi, que lorganisation soit centralise ou non, la configuration du systme dinformation peut
permettre chaque direction des finances de grer ou non le numro inventaire et donc linventaire
comptable de la naissance de lengagement son mandatement (cf. cas du Conseil gnral de lHrault
et de Lille Mtropole).
De mme, une organisation dcentralise nexclut pas tout contrle de la part de la direction des
finances.
La nomination de rfrents budgtaires spcifiques (cas de Lagny) auprs de chaque direction,
rfrents ayant un lien privilgi avec la direction des finances permet cette dernire de pouvoir
sassurer de lensemble de la chane de la dpense laquelle appartient le processus immobilisation.
Quelque soit lorganisation adopte, il apparat quun suivi rigoureux de linventaire comptable doit
ncessairement saccompagner da minima la dsignation de correspondants spcifiques dans chaque
directions oprationnelles afin quin fine, la direction des finances puisse tre en mesure de raliser les
ajustements ncessaires.
Par ailleurs, lexamen de lorganisation du processus entre services avec le rle de chacun a permis
didentifier un lment organisationnel important pour une bonne prise en compte comptable de
chaque immobilisation.
Le comptable reoit en aval de la chane de travail, un mandat avec une imputation comptable dont il a
la charge de contrler la rgularit.

18

Lerreur dimputation budgtaire peut avoir des consquences importantes pour lordonnateur au
niveau de la prvision des crdits.
A partir de ce constat, il est apparu que :
- seule une apprhension globale du processus immobilisation de la prvision lexcution,
pouvait utilement scuriser lensemble de la chane de travail et garantir un suivi rigoureux des
immobilisations en matire comptable (cas de Lagny et du Conseil gnral du Loiret) ;
- une sensibilisation des agents ds le stade de la prvision aux imputations tait fondamentale.
En effet, seule la dtermination en amont de lutilisation finale de limmobilisation permet de fixer
avec assurance une imputation comptable.
A titre dexemple une immobilisation en cours un compte 2315, ne peut par la suite tre imput au
compte 2131.
Deux solutions ont t adoptes dans les collectivits ayant men leur analyse :
- une imputation bloque ds le stade de la prvision : limmobilisation est suivie de la prvision
lexcution ;
- des enveloppes budgtaires alloues par directions au vu de la prvision budgtaire.
Par ailleurs, dans une collectivit, les agents ont pu tre sensibiliss limportance des imputations
budgtaires fixer en amont (en fonction des prvisions budgtaires) par la direction des finances au
moyen dune formation ad hoc et individualise (cf. diaporama annex ltude de Lagny).
Limportance dune sensibilisation de lensemble des agents cette problmatique comptable et aux
consquences tant budgtaire que comptable dune erreur dimputation a t releve dans lensemble
des collectivits (cf. Lille Mtropole et le conseil gnral du Loiret).
2) Le suivi des immobilisations : De linventaire physique linventaire comptable.
Le lien entre le suivi de linventaire physique et comptable est une problmatique identifie au sein de
lensemble des collectivits territoriales.
La finalit de chacun des suivis est diffrente : Pour lun, il sagit dassurer une gestion patrimoniale
optimale tandis que dans le second cas, loptique retenue est essentiellement comptable (bilan
patrimonial).
Les pratiques en la matire sont de deux ordres selon le niveau dinformatisation de la collectivit :
Un suivi informatique total ou partiel / un suivi manuel.
Dans le cas dun suivi informatique, de la mme faon quau niveau de lorganisation des services, le
suivi peut tre centralis ou dcentralis :
- centralis :
- par un accs au module inventaire tenu par la direction des finances. La direction des finances
sassure alors du suivi de linventaire comptable par centralisation de lensemble des
oprations relatives au cycle : de lengagement au mandatement avec affectation dun numro
inventaire.
Elle sassure de la conformit entre inventaire physique et inventaire comptable par des contrles
priodiques sur place (cas de Lagny) ;
- par un interfaage entre module de suivi de linventaire physique assur par le
gestionnaire et module de suivi de linventaire comptable assur par la direction des
finances.
Cet interfaage peut tre automatis ou manuel (remise de tableau priodique par le gestionnaire aux
finances).
- Dcentralis : le suivi de linventaire physique est assur par chaque service gestionnaire qui doit
assurer priodiquement un interfaage avec linventaire comptable.
La tenue mme de linventaire comptable est assure par la direction des finances qui assure donc la
rconciliation partir des informations fournies par chaque gestionnaire sous forme informatique ou
manuelle.

19

La problmatique majeure porte sur lattribution du numro inventaire.

Celui-ci, rglementairement est unique et retrace la vie dune immobilisation (de son entre sa
sortie).
La dconnection totale des inventaires physique et comptable conduit certaines collectivits
attribuer :
- des numros dinventaire physiques pour des immobilisations par les services gestionnaires ;
- des numros dinventaire comptable par la direction des finances (sachant que parfois ceux-ci
peuvent tre directement attribus par les gestionnaires avec ou non des rgles imposs par la
direction de finances).
Cette situation conduit des numrotations inventaire qui peuvent tre non concordante dune
immobilisation une autre.
Cette problmatique rejoint celle des modalits de suivi de linventaire, en lien direct avec la gestion
de linventaire physique et comptable.
La finalit du suivi de linventaire physique est diffrente de celle de linventaire comptable.
Pour linventaire physique, il sagit de :
- sassurer de la prsence des biens enregistrs au patrimoine de la collectivit ;
- valoriser son patrimoine immobilier : Location, vente
- Grer lensemble de son patrimoine.
Le suivi peut donc tre un niveau trs fin et non forcment compatible avec le niveau de suivi de
linventaire comptable.
Linventaire comptable a pour but de sassurer du bilan patrimonial de la collectivit. Cest une
optique comptable et non de gestion.
Nanmoins, les deux approches doivent in fine, tre concordantes. Une rconciliation doit tre opre
de manire systmatique, rconciliation qui peut consister en une table de correspondance entre les
numros inventaire physique et un seul numro inventaire comptable.
3) Le mode de gestion et la granularit du suivi de linventaire
Traditionnellement, les collectivits peuvent avoir 3 modes de suivi de linventaire :
1) Une fiche inventaire retraant des mandats (immobilisations) imputations diffrentes
2) Deux fiches inventaire pour retracer limmobilisation en cours, puis cette mme
immobilisation devenue dfinitive
3) Une fiche inventaire retraant toutes les oprations concernant une mme immobilisation.
Rglementairement, un seul modle doit tre suivi : une fiche inventaire retraant lensemble de la
vie de limmobilisation.
Les collectivits choisissent effectivement en grande majorit ce dernier modle.
Le choix dun modle multi imputation est parfois adopt, mais pour des considrations de gestion et
non pour un suivi comptable des immobilisations : suivi dune opration spcifique.
Ce choix relve plus de la comptabilit analytique que de la comptabilit proprement dite.
Il nest pas rglementaire et ne permet pas un suivi comptable optimal du patrimoine immobilis.
Au niveau de linventaire comptable, le niveau de suivi relve galement dun certain nombre de
rgles, adoptes par les collectivits territoriales.
Afin dassurer sa soutenabilit dans le temps (faciliter sa gestion comptable dans le temps), deux
rgles ont t adoptes au niveau des collectivits ayant analys leur processus :
- la comptabilisation par lot ;
- les biens de faible valeur.
Ces rgles autorisent une plus grande souplesse dans la gestion comptable au jour le jour, en
permettant pour la comptabilisation par lot, une non identification de biens en gnral de faible valeur
lors de leur sortie (cas de Lille Mtropole et du Conseil gnral de lHrault).

20

De mme, les pratiques sur les biens de faible valeur simplifient la gestion de ce type de biens (sortie
au terme de une anne aprs amortissement total).
Ce dernier principe explique pour certaines collectivits, les diffrences entre inventaire physique et
comptable.
4) De linventaire comptable ltat de lactif
Si le suivi des oprations de nature budgtaire ne pose pas problme du fait de la transmission
dinformations par flux, il nen est pas de mme pour le volet non budgtaire.
Les oprations de nature patrimoniale ne faisant pas lobjet de mandatement doivent faire lobjet de
communication spcifique auprs du comptable.
Celle-ci se fait au moyen de certificat administratif.
Un suivi rigoureux de ces documents doit tre ralis afin de sassurer que toutes les oprations sont
bien comptabilises chez le comptable et que lactif du comptable correspond linventaire cot
ordonnateur.
Llaboration dune fiche de procdure et /ou dune fiche navette entre lordonnateur et le comptable
peut permettre doprer un suivi rationnel de la bonne prise en compte de ces documents (cf. cas de la
communaut urbaine de Bordeaux).

21

Partie 3 - Les analyses et bilans

1) 4 analyses produites par des collectivits
Lagny sur Marne
Le Conseil gnral de lHrault
Lille Mtropole
La Communaut urbaine de Bordeaux
2) Le bilan de lexprimentation : janvier 2012 /
septembre 2013

22

Analyses

23

LAGNY SUR MARNE,

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UN EXEMPLE DORGANISATION DUNE VILLE MOYENNE

3 DIRECTIONS IMPORTANTES ET 33 SERVICES GESTIONNAIRES

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25

UNE COMMUNICATION BIEN RODEE

1) Un systme dchange par bote lettre lectronique complt par des contacts formaliss
Il existe au niveau du service des finances, un rfrent inventaire .
Dans chaque service gestionnaire (par corps de mtiers) au moins une personne est le point de
contact du rfrent inventaire. La communication se fait par leur bote e mail.
Prcisez lexistence dune adresse gnrique ou non ddie pour chaque service ou encore de
personne nommment dsigne pour recevoir les informations.
a) Envoi des informations par mail et numrisation des pices :
- des services gestionnaires vers le service des finances : cas des certificats administratifs pour les
sorties de biens, pour lachvement des travaux en cours, certificats de destruction, dclaration de
vol .
- du service des finances vers les services gestionnaires : numro inventaire attribu chaque
immobilisation (au fil de leau lors de la saisie du mandat, pour les biens acquis titre gratuit,
lintgration dans linventaire se fait concomitamment lcriture comptable).
b) Organisation de runions et dplacements sur site :
Information de la hirarchie, dplacement du rfrent inventaire de la direction des finances sur les
diffrents sites (confrontation de linventaire comptable et physique).
Demande annuelle du rfrent inventaire aux diffrents gestionnaires, de la liste de leur inventaire.
Confrontation des donnes.
2) Une planification concerte des besoins
Au moment de la prparation budgtaire, les diffrents services recensent leur besoin en terme
dimmobilisation :
- travaux (de nature immobilire) prvoir ;
- renouvellement des immobilisations ;
- acquisition de terrains, urbanisme.
Le recensement est planifi compter du mois de juin.
La formalisation des demandes seffectue de la faon suivante :
- fin juin : Sollicitation du gestionnaire de crdits
- Dbut septembre : centralisation des demandes par le service des Finances
- 1re quinzaine doctobre : arbitrage
- 1re quinzaine de novembre : dbat dorientation budgtaire.

26

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UN CIRCUIT SECURISE POUR LA RECEPTION ET LENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS

27

1) Le contrle des biens immobiliers reus

Contrle de lentre physique
de limmobilisation

COMMENT

QUI

Service gestionnaire, responsable de

la commande de limmobilisation
reoit limmobilisation

Fournisseur

Facture de
limmobilisation

Bordereau
livraison

de

Attestation sur le bordereau

de livraison : signature et
date
Reconnaissance physique du
bien

Service des finances

Transmission du bordereau
de livraison vis du service
gestionnaire

Le service des finances dispose donc in fine :

- de la facture de limmobilisation qui lui est envoye par le fournisseur ;
- du bordereau de livraison dment vis du service gestionnaire concern.
Les points de livraison sont dment lists et connus des services et fournisseurs (70 points de livraison
au total).
Les services gestionnaires ont accs lensemble des pices relatif linventaire au travers du
systme dinformation, la collectivit tant en mode dmatrialis.

28

2) Contrle de lenregistrement des biens immobiliers reus

Lditeur informatique est CYRIL FINANCE
Service des finances

Saisie du mandat
Attribution dun numro inventaire

interface
automatis

Communication du
numro inventaire

Sert lapplication inventaire

comptable

Accs lapplication
inventaire en
consultation

Services gestionnaires

Un agent ddi suit au sein du service des finances, linventaire physique et comptable.
Un recensement annuel est ralis entre linventaire physique et linventaire comptable au moyen :
- de lapplication informatique (module inventaire comptable) ;
- des tats dinventaire tenus au sein des services gestionnaires.
Traitement des biens acquis titre gratuit :
- contrle physique (ressortent dans ltat annuel rcapitulatif de linventaire physique)
- communication des informations au service des finances (contrle annuel services gestionnaires /
finances)
- enregistrement par le service des finances au moment de la communication de la dlibration, acte
notari

29

UN NUMERO INVENTAIRE UNIQUE POUR LENSEMBLE DES SERVICES

1) Le choix du numro inventaire

Le numro inventaire est attribu par le service des finances uniquement selon des critres
explicitement dfinis :
- Pour les biens meubles : attribution par le systme informatique de manire automatique dun
numro squentiel par ordre croissant ;
- Pour les biens immeubles, attribution manuelle dun numro alphanumrique
Exemple dattribution de numro :
N inventaire
BATIMENTS
HDVIL00001
MARIN0002

Ordre
001
002

N inventaire
TERRAINS
VOIRI0500
PARKI0501
ECLAI0502
SQUAR0503

Ordre
500
501
502
503

2) Le systme de suivi de linventaire par lordonnateur

Le systme choisi par la ville est laffectation dun mme numro inventaire pour des lignes de
mandats dimputation diffrente.
Le flux inventaire mis par la collectivit porte donc, pour une mme fiche inventaire (mme numro
inventaire dfinitif) plusieurs imputations comptables.
Ce modle nest pas compatible avec Hlios qui suppose que chaque fiche dfinitive inventaire ne
corresponde qu un seul bien et une seule imputation comptable.
Dans ce cas, le flux ne peut pas tre exploit par le comptable : Celui ci est contraint de le rejeter suite
mission.
Dans le cadre dun travail manuel sur les comptes 202 21538 partir de linventaire
ordonnateur au 31/12/2010, le comptable a fait le choix, pour ces fiches imputations multiples,
de ddoubler en fonction du nombre dimputations sur le modle suivant XXXXX-CCCCC :
XXXXX = reprise en racine du n attribu par lordonnateur
CCCCC = ajout du compte dimputation
Du fait de ce ddoublement, les fiches inventaires du comptable ne peuvent plus avoir de lien avec les
fiches inventaire de lordonnateur : Une fiche chez lordonnateur correspond X fiches chez le
comptable.
Ce choix rsulte de la multiplicit de lusage de certains btiments et de la volont de suivre
linstruction M14.
Depuis peu il y a modification dans le modle suivi par la Ville avec ralisation dune fiche par
imputation comptable.

30

3) La granularit du suivi de linventaire chez lordonnateur

Pour lensemble des biens, le suivi se fait selon une codification formalise et connue des services :
Code Libell
Sans type
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01 Bien non amortissable
02
02 Bien amortissable nettement individualisable
03
03 Bien amortissable acquis par lot
04
04 Bien amortissable de faible valeur
05
05 Travaux en cours
S1A_ Subventions reues transfrables
S2A_ Subventions reues non transfrables
S2N_ Subventions reues non amort. non transfrables

Les biens dits de faible valeur sont totalement amortis, puis sortis de linventaire
comptable.
Ils ne figurent plus dans linventaire physique.

31

Les bonnes pratiques en matire de suivi des immobilisations

- Une formalisation des demandes dacquisition des immobilisations avec les
services concerns dans le cadre de la prparation budgtaire.
- Une organisation formalise pour la rception et lenregistrement des
immobilisations acquises titre onreux.
- Des interfaces automatises entre chaque module de comptabilit (gnrale
et auxiliaire).
- Un accs en consultation aux donnes de linventaire pour les services
gestionnaires.
- Un suivi unique de linventaire au sein du service des finances avec :
- Centralisation de loctroi du numro inventaire ;
- Unicit du numro inventaire ;
- Suivi informatique unique de linventaire et consultation par tous les
services concerns
- un ajustement annuel de linventaire physique et comptable

32

Annexe

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48

CONSEIL GENERAL DE LHERAULT

49

ORGANISATION DU CIRCUIT DENTREE DES IMMOBILISATIONS

Une dconcentration des services sur plusieurs sites qui ne nuit pas leur bon fonctionnement.
Cette particularit s explique par l utilisation d un logiciel comptable unique et partag par les
diffrents services gestionnaires et la direction des finances.
Le cas de l acquisition :
Les services disposent d un logiciel comptable unique o ils ont obligation de saisir au stade de la
liquidation.
Le circuit de la commande :

Service
gestionnaire

Engagement
juridique
Suivi dans un logiciel propre
au service gestionnaire
(MARCO pour certains
marchs ) : suivi
commande, livraison,
facturation

Allocation d une
enveloppe de crdit

Prvue au
budget

Commande

Bon de commande
dans le logiciel
mtier

Saisie de
l engagement
comptable dans le
logiciel comptable

Rception de la commande :
Rception
Service fait

Saisie de la liquidation
dans le logiciel
comptable

50

Le circuit du mandatement : La chane de l organisation du mandatement s organise comme suit :

Services gestionnaires :
Ralisation de la commande

Engagement

Services gestionnaires :
Rception de la facture

Saisie du
numro
inventaire

Services gestionnaires : Saisie

dans le logiciel comptable

Liquidation

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Direction des finances

Mandatement

51

LE ROLE CENTRAL DE LA DIRECTION DES FINANCES

La direction des finances du conseil gnral intervient au stade du mandatement aprs liquidation
ralise par les services gestionnaires.
Elle a un rle central en matire de suivi comptable des immobilisations car le service Budget /
Inventaire de cette Direction assure le suivi :
1) Des oprations de comptabilisation des oprations sur immobilisations proprement dite
-

des oprations d acquisition (ralise le mandatement) ;

des oprations de cessions d immobilisations (constatation de l ensemble des oprations
comptables, cession comme sortie d actif et plus ou moins value) ;
des oprations dites complexes :
- Amortissements
- reprise de subventions transfrables
- intgration des travaux sur compte dfinitif
- retraitement des frais d tudes
-
- des oprations de sorties titre non onreux (cf. mise au rebus, destruction )
- des oprations d ordre non budgtaire : donation, transfert de proprit titre gratuit, mise
disposition, affectation.
2) Des oprations de tenue de l inventaire comptable
a) Contrle du numro inventaire
Le numro d'
inventaire est un identifiant numrique ou alphanumrique permettant d'
individualiser
une immobilisation ou un groupe d'
immobilisations.
Ce numro d'
inventaire est librement attribu par l'
ordonnateur, dans la limite des 25 caractres
prvus cet effet dans la zone " NumInvent " du protocole INDIGO INVENTAIRE.
Un numro d'
inventaire attribu ne peut en aucun cas faire l'
objet d'
une seconde attribution pour une
autre immobilisation. Deux numros d'
inventaire identiques ne peuvent donc apparatre tant
l'
inventaire de l'
ordonnateur qu'
l'
tat de l'
actif du comptable.
Le numro d'
inventaire ne doit pas obligatoirement faire rfrence au numro de comptes par nature
de l'
immobilisation: titre d'
exemple, il n'
est pas obligatoire de dbuter le numro d'
inventaire par les
subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20).
Le numro d inventaire est :
- soit cr par le service gestionnaire qui liquide selon une codification prcise retenue par le CG
34. Le n inventaire dpend de la nature du bien et de son imputation comptable. De manire
gnrale, les biens nettement individualisables (btiments, vhicules...) font l objet d une cration
manuelle
- soit gnr automatiquement au moment de la liquidation par l application informatique (cf n
machine.
Un paramtrage des imputations budgtaires en amont permet de distinguer les crations manuelles ou
automatiques
La Direction des finances contrle la bonne utilisation du numro inventaire et plus particulirement le
respect par les services gestionnaires de la codification tablie par le conseil gnral.

52

b) Contrle des flux INDIGO INVENTAIRE

L'
ordonnateur doit obligatoirement transmettre au comptable l'
ensemble des informations
patrimoniales relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations en utilisant, le cas
chant, le protocole INDIGO-INVENTAIRE.
Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'
informations patrimoniales.
Cette transmission peut intervenir au fur et mesure des acquisitions et des cessions
d'
immobilisations, c'
est--dire simultanment au mandatement, afin de lisser la charge de travail
relative l'
ajustement de l'
inventaire et de l'
tat de l'
actif.
Hormis ces transmissions d'
informations, un tat rcapitulatif des entres et des sorties
d'
immobilisations, accompagn d'
un tat annexe des amortissements et/ou des provisions constats,
doit tre et adresss au comptable en fin d'
exercice.
Cet tat, , doit reprendre, dans l'
ordre croissant des comptes du plan de comptes par nature,
l'
ensemble des informations patrimoniales transmises infra-annuellement par INDIGO INVENTAIRE
(ou par l'
intermdiaire de support papier pour les provisions et les oprations patrimoniales d'
ordre
non budgtaires).
L'
tat, tabli en triple exemplaire par l'
ordonnateur, est transmis au comptable qui le vise aprs
vrification, et en renvoie deux exemplaires l'
ordonnateur.
Ce dernier joint l'
un des exemplaires au compte administratif et l'
autre, l'
appui des oprations
d'
ordre budgtaires constates l'
occasion des cessions.
Des flux sont mis priodiquement (tous les trimestres) entre le conseil gnral et le comptable afin de
mettre jour l tat de l actif du comptable.
Un flux spcifique est mis en fin d anne pour les amortissements et subventions transfrables.
Ces flux sont contrls, avant envoi, par la direction des finances.
Lorsque des donnes inventaires sont mles avec des amortissements et subventions transfrables, le
flux est rejet.
Ces oprations font l objet d un flux spcifique.
C est la Direction des finances qui est charg de l envoi des flux.
La Direction veille plus particulirement ce que :
- Les fichiers envoys ne soient pas tre trop volumineux sinon ils ne sont pas rceptionns ;
- Un seul flux est mis par budget (cf. budget principal et budgets annexes font l objet de flux
diffrents).
Les flux peuvent tre intgrer par le comptable grce au choix de la part de l ordonnateur d un modle
compatible avec l application Hlios : une fiche par bien et par type de compte.
Ce modle permet de rapprocher facilement l inventaire physique et comptable, d assurer un meilleur
suivi entre Inventaire (ordonnateur) et l Actif (comptable).
c) Contrle inventaire / tat de l actif du payeur
La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe, l'
ordonnateur et au
comptable.
Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient
l'
inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur
enregistrement et de leur suivi l'
actif du bilan : ce titre, il tient l'
tat de l'
actif ainsi que le fichier
des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la
balance et au bilan.
L'
inventaire et l'
tat de l'
actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique, correspondre.

53

Cette correspondance repose largement sur la qualit des changes d'

informations entre
l'
ordonnateur et le comptable, sur la base de l'
attribution par l'
ordonnateur d'
un numro d'
inventaire
aux actifs immobiliss.
La direction des finances procde au contrle de l inventaire comptable et son ajustement avec l tat
de l actif du comptable.
Cet ajustement est ralis en cours d anne aprs chaque envoi de flux, mais surtout en fin d anne
(sur l ensemble des comptes) :
- Contrle des oprations de cessions (chapitre 024 et cpte 775 et comptes des oprations de +
ou value),
- tableau rcapitulatif et pointage avec le comptable de l ensemble des certificats administratifs
donnant lieu des oprations non budgtaires
- Pointage de lactif et de l inventaire au moment du rapprochement CA et CG

54

LES LIENS ENTRE LES SERVICES : PROBLEMATIQUE DE LINVENTAIRE PHYSIQUE

ET COMPTABLE ?

Les services gestionnaires suivent l inventaire physique.

La cohrence entre inventaire physique et comptable est assure en collaboration entre les techniciens
et comptable ainsi qu entre le service budget / inventaire et services oprationnels.
L inventaire physique est suivi par les services gestionnaires au moyen d une numrotation distincte
de celle de la numrotation inventaire comptable.
Une recherche constante de cohrence entre les donnes de l inventaire physique et comptable est
recherche, mais des carts subsistent. En outre les informations contenues dans les logiciels mtiers
sont plus riches que celles contenues dans le logiciel comptable.
Une interface entre le logiciel physique et comptable existe, mais non dvelopp.
L explication de ces carts rsulte du fait que le suivi est beaucoup plus dtaill au niveau de
l inventaire physique qu au niveau de l inventaire comptable.
Ainsi, un numro d inventaire comptable est affect pour une commande de mobilier alors que le
mobilier va tre suivi de faon plus dtaille dans le logiciel mtier
Les besoins en terme de suivi sont diffrents :
- approche patrimoniale et comptable pour l inventaire comptable
- suivi de la proprit du bien et de son utilisation au niveau de l inventaire physique.
Ainsi :
- les biens acquis par lot avec un seul n d inventaire pour le lot,
- les biens de faible valeur (< 1000 TTC)
sont enregistrs sous un numro unique par nature comptable et amortissable sur 1 an.
Par opposition dans l inventaire physique ces biens sont individualiss avec un numro inventaire
physique spcifique.
Au-del de ces difficults de rconciliation entre inventaire physique et comptable, en matire
comptable, c est le numro de l inventaire comptable qui prime.
Il est saisi par le service gestionnaire au moment de la liquidation et aprs saisie dans le logiciel de
suivi physique.

55

LILLE METROPOLE

56

ORGANISATION GENERALE DE LILLE METROPOLE

Une organisation dconcentre en matire financire
8 ples distincts :
o
o
o
o
o
o
o
o

Dveloppement territorial et durable : 3 directions

Amnagement et habitat : 4 directions
Finances et gestion : 2 directions
Dveloppement conomique : 2 directions
Rayonnement de la Mtropole 2 directions
Ressources humaines et administration : 4 directions
Mobilit et transport : 2 directions
Espace public, cologie et services urbains : 4 directions

Chaque ple a auprs de lui un secrtariat gnral en charge :

de grer les marchs,
proposer les budgets
excuter le budget jusqu'
au pr mandatement.
Les directions les plus importantes disposent de gestions financires, administratives et juridiques qui
reprennent une partie des attributions des secrtariats gnraux.
Le ple Finances et Gestion n est donc en charge que de la phase mandatement, l ensemble des autres
oprations :
d engagement juridique et comptable ;
de liquidation
de pr mandatement
sont ralises par les ples oprationnels .
Schmatiquement, les oprations peuvent se rsumer comme suit pour chaque ple :

Prvisions budgtaires
(projets d inv.) en N-1

Prise en compte
budgtaire

Prvisions budgtaires N-1

Pr
mandatement

Excution
budgtaire

Excution budgtaire N

La consommation budgtaire est donc suivie de manire dconcentre par chaque ple.

57

UN NOUVEL OUTIL DE GESTION PLUS INTEGRE

La mise en place d un nouvel outil de gestion au 1er janvier 2012 a permis de mettre en place une
rflexion sur la ncessaire homognisation des procdures au sein des diffrents ples.
Deux systmes de gestion budgtaire et financire coexistaient avant 2010 :
un systme totalement intgr dans une direction : celle-ci assurant la totalit des oprations :
de la prvision budgtaire l engagement et au mandatement sans intervention de la Direction
des finances ;
un systme identique au dispositif actuel partageant la phase de prvision budgtaire et
d excution finale :
o de la prvision au pr mandatement dans les directions oprationnelles ;
o le mandatement tant assur par la direction des finances.
La mise en place du logiciel Grand Angle a permis de revoir l ensemble des procdures en :
les uniformisant ;
alignant l ensemble des directions sur un systme permettant la centralisation de l ensemble
du mandatement la direction des finances.
Les actions menes pour parvenir cette homognisation :
1) Sensibilisation des services
Information des services sur les mthodes utiliser pour servir l application Grand Angle
2) Formation des agents
Au-del de la sensibilisation des membres des diffrents directions, la formation Grand Angle des
agents a mis l accent sur :
La notion de processus : ils s inscrivent dans un processus d ensemble en ralisant une
opration ;
Les mthodes de travail homognes adopter ;
les conditions selon lesquelles les diffrents champs devaient tre servis ;
l importance du travail ralis.

58

LE SUIVI DE LINVENTAIRE PHYSIQUE ET DE LINVENTAIRE COMPTABLE

Une organisation dconcentre au niveau des diffrents ples :
En matire d'
inventaire, les rles sont rpartis entre :
les services oprationnels, gestionnaires de l'
inventaire physique,
une unit fonctionnelle nomm "inventaire et gestion des immobilisations" rattache au
service "comptabilit et gestion patrimoniale" situ au sein du ple finance et gestion, pour
l'
inventaire comptable.
C'
est le seul interlocuteur avec le comptable. Cette unit est dot d'
un responsable (cadre A) et d'
une
quipe de 8 personnes (1 cadre A, 1 cadre B et 5 cadres C).
Le suivi de linventaire physique :
Actuellement les inventaires physiques sont suivis dans des outils propres chaque direction sans lien
entre eux.
Il n existe pas toujours d interface entre ces outils ni entre eux, ni avec la Direction des Finances et
l inventaire comptable. Quelques outils ont t interfacs mais ils restent marginaux et concernent
essentiellement les subventions d investissement.
Le numro d inventaire est attribu par les services oprationnels selon des rgles dfinies en commun
accord avec la direction des finances.
Le suivi de linventaire comptable :
L'
inventaire comptable est suivi dans un module ddi de grand angle.
L'
unit fonctionnelle inventaire et suivi des immobilisations (IGI) a :
- dfini les rgles d'
attribution des numros d'
inventaire,
- cr les lments d'
actifs dans le logiciel.
Toute cration d'
un nouvel lment doit tre valid par IGI.
Tout mandat ou titre de recette imput sur un compte d'
immobilisation est contrl au sein de cette
cellule IGI avant d'
tre trait par l'
unit charg du mandatement.
Les mouvements d'
ordre sont excuts par IGI selon un calendrier valid avec le comptable via une
convention de services comptable et financier (2009/2012)(amortissements notamment) et les cessions
sont centralises galement.
Une nouvelle convention de services a t signe le 28/02/2013. L action prioritaire en matire
d inventaire est de reconstituer l inventaire des transports.

59

Le circuit de limmobilisation : de linventaire physique linventaire comptable :

Enregistrement
dans l inventaire
physique
affectation d un
numro inventaire

Liquidation et pr
mandatement : indication du
n d inventaire,
amortissement, compte
dfinitif pour les travaux

Inventaire
physique

Rception de
l immobilisation
par le service
oprationnel

Service oprationnel

Ple des Finances Unit inventaire et

gestion des immobilisations

Inventaire
comptable

Contrle

Mandatement et
transmission au comptable

Les contrles oprs par la Direction des Finances permettent de s assurer de l exacte comptabilisation
des immobilisations lors de la phase de mandatement.
En accord avec le comptable, procdure labore et valide via une convention de services comptable
et financier (cf. annexe 2), des flux trimestriels sont envoys.
Une fois par an, un rapprochement est effectu par IGI entre les balances du compte de gestion et
l'
inventaire fiabilis (notamment pour les budgets annexes ayant fait l'
objet d'
un toilettage).

60

LES REGLES DATTRIBUTION DU NUMERO DINVENTAIRE:

Elles reposent sur deux principes forts

1) Une redfinition des catgories de biens afin d assurer une granularit suffisante dans le
suivi du bien. Cette redfinition s appuie sur la notion de catgorie d amortissement.
Elle a permis par ailleurs de revoir l ensemble de ces catgories afin d assurer une homognit.
Les biens acquis par lot sont comptabiliss pour un lment, comme les subventions verses
(1 lment par compte et par anne) et sont amortis globalement.
Les biens de faible valeur (<500 HT) sont amortis en 1 an.
A titre d exemples, pour le 1er janvier 2012, cette redfinition a conduit l tablissement des
catgories suivantes (document dans sa totalit en annexe 1) :

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Cette dfinition des biens ralise en partenariat avec les services oprationnels permet :
- d avoir une plus grande visibilit sur le patrimoine de la Mtropole ;
- d avoir une gestion facilite de ce patrimoine : homognit des dures d amortissement, compltude
des biens,
2) Un paramtrage de la Direction des Finances sur la numrotation inventaire :
Le paramtrage de l application Grand Angle est matris par la Direction des Finances.
Elle paramtre les catgories de biens et d amortissements, permettant ainsi de garantir le bon respect
des dcisions communes actes sur la tenue de l inventaire au niveau des services oprationnels.

61

Annexe :

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63

Annexe 2 :

64

Annexe 2 bis : CSCF de janvier 2013

Action N 17 Reconstituer le patrimoine du budget annexe transports
Le code gnral des collectivits locales rend obligatoire la production d un tat de
l inventaire pour l ordonnateur, en conformit avec l tat de l actif du comptable public.
La M14, dans le Tome II, Titre IV, chapitre 3 stipule au paragraphe 1.1 les principes suivants
relatifs l inventaire :
La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe,
l'
ordonnateur et au comptable.
Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification :
il tient l'
inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur
enregistrement et de leur suivi l'
actif du bilan : ce titre, il tient l'
tat de l'
actif ainsi que le fichier
des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la
balance et au bilan.
Une tape incontournable de la fiabilisation des comptes concerne le recensement exhaustif
des biens patrimoniaux ainsi que la bonne valuation des actifs immobiliss selon trois modalits :
Intgration des biens ;
Rvaluation des actifs ;
Amortissement.
Cette action pour fiabiliser l antriorit du patrimoine communautaire doit tre engage en partenariat
avec le comptable, rfrent de l actif du bilan.
OBJECTIFS :

Rpondre aux obligations rglementaires ;

Optimiser la gestion et la planification budgtaire ;
Disposer d un inventaire et d un tat de l actif complet pour le budget annexe transports.

DISPOSITIF :
La mise en uvre de cette action sera accompagne des conseils d un prestataire extrieur en termes
de mthodologie.
Raliser des tudes prparatoires dans le cadre d un groupe de travail pour identifier les biens
physiques existants (liste exhaustive et optimale tabli selon les besoins des services
oprationnels et financiers) ;
Procder un tat des lieux de l existant dans l actif et l analyse des ajustements ncessaires
entre les inventaires physique et comptable selon les modalits dcrites ci-dessus ;
Raliser les ajustements valids avec le comptable ;
Organiser la reprise des donnes (laboration d une base de donnes, basculement dans le
logiciel finances de l ordonnateur, envoi des flux informatiques) ;
Dfinir un nouveau process d enregistrement du patrimoine ;
Dployer la dmarche auprs des services ;
Mettre en place une veille rglementaire.
CALENDRIER : 2013-2014
RESPONSABLES :
-

LM : Le service comptabilit et gestion patrimoniale

DRFIP NORD : Le comptable

INDICATEUR : Existence d un inventaire et d un tat de l actif complets et concordants pour le

budget annexe transports

COMMUNAUTE URBAINE DE
BORDEAUX

LIDENTIFICATION DUNE PROBLEMATIQUE SPECIFIQUE AU PROCESSUS

PATRIMONIAL : LE SUIVI DES OPERATIONS NON BUDGETAIRES
Les oprations d ordre non budgtaires ne donnent pas lieu mission de titres et mandats et ne font
pas l objet de flux spcifiques de la part de l ordonnateur vers son comptable.
La transmission d information se fait donc de faon manuelle (certificat administratif le plus souvent)
et ncessite un suivi strict pour s assurer de la bonne comptabilisation de l ensemble des oprations.
Ces mises jour conjointes permettent de finaliser la tenue de l inventaire et de l actif.
Deux difficults sont apparues et ont ncessit une action de la part de l ordonnateur de la CUB :
- le suivi de la transmission d informations entre l ordonnateur et la comptable (les certificats sont
ils bien tous communiqus au comptable ?) ;
- la priodicit dans l envoi des informations (au fil de l eau, une ou plusieurs fois par an, au cours
de l exercice, en fin d exercice voire en journe complmentaire).
Pour rpondre ces difficults, la CUB a procd par tapes (cf. fiche de procdure figurant en
annexe) :
1) Expliciter les oprations non budgtaires entre les acteurs
Elles sont inities par la CUB (ordonnateur) et concernent 3 types d oprations :
- transfert des travaux en cours aprs achvement ;
- mise la rforme de biens
- affectation, mise disposition, en concession ou affermage
2) Expliciter le support de transmission de l information
Elles font l objet obligatoirement d un certificat transmis au comptable et portant des mentions
prcises :
Type d opration
Intgration des travaux termins
aux comptes d immobilisations
Mise la rforme d un bien

Mise en affectation, disposition,

affermage, concession

Informations comptables porter sur le certificat administratif

N inventaire, compte d origine (23xxx)
Nd inventaire, compte dfinitif (21xxx)
Montant intgrer
N inventaire, compte
Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien
rformer
N inventaire, compte
Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien
transfrer
Subventions /emprunts ayant financ le bien (le cas chant) :
montant d origine, cumul des reprises, valeur nette la date du
transfert
Comptes de liaison

3) Dfinir les acteurs et leur intervention

-

saisie des informations par l ordonnateur et le comptable au sein des systmes d information
tablissement d une fiche navette pour assurer le suivi des certificats administratifs
communiqus : de l mission chez l ordonnateur leur comptabilisation la transmission au
comptable et sa comptabilisation (modle figurant ci annex).

La CUB a formalis ces diffrentes actions avec le comptable au travers une convention de services
comptable et financire qui prvoit en sa fiche 13 un dispositif de fiabilisation de son inventaire avec
le comptable (cf. fiche action CSCF ci annexe).

Annexes
TRAITEMENT DES OPERATIONS DORDRE NON
BUDGETAIRES RELATIVES AUX IMMOBILISATIONS
-PROCEDURELes oprations d ordre non budgtaires sont des oprations :
- qui n ont pas d incidence sur la trsorerie, elles ne se traduisent ni par des dcaissements ni par des
encaissements
- qui n ont pas d incidence sur le budget, elles ne donnent pas lieu mission de titres de recettes ou
de mandats
Elles sont constates dans les seules critures du comptable et peuvent, dans certains cas, tre inities
par l ordonnateur
Les oprations d ordre non budgtaires relatives aux immobilisations permettent de mettre jour
l inventaire tenu par l Ordonnateur et l tat de l actif du Comptable.
Ces mises jour s effectuant manuellement ct Comptable et ct Ordonnateur, l objectif de cette
procdure est de mettre en place un circuit d information entre l Ordonnateur et le Comptable pour
prvenir tout risque d cart entre l tat de l actif et l inventaire.

1 Les oprations non budgtaires relatives aux immobilisations :

Elles correspondent des mouvements entre les comptes de sa section d investissement qui
permettent d ajuster le montant de l actif immobilis.
Elles sont inities par la CUB dans les cas suivants :
transfert des travaux termins aux comptes d immobilisations (mise en service d une
immobilisation en cours). La mise en uvre rgulire de ce type d opration fait l objet
d un suivi dans le cadre des indicateurs de qualit comptable.
mise la rforme d un bien (destruction, mise hors service, casse, vol sans indemnit
d assurance )
affectation, mise disposition, mise en concession ou affermage
Toute opration de modification de l actif doit tre effectue par certificat administratif tabli par le
Dpartement Gestion des immobilisations de la Direction des Finances de la CUB (CUB/DIRFIN).
Les certificats administratifs relatifs aux oprations d ordre non budgtaires doivent porter en objet la
mention opration d ordre non budgtaire .
Ils doivent tre transmis directement la Recette des Finances, pour mise jour des donnes dans
HELIOS
Selon le type d opration traiter, les certificats administratifs doivent mentionner minima les
informations suivantes :

Type d opration
Intgration des travaux termins
aux comptes d immobilisations
Mise la rforme d un bien

Mise en affectation, disposition,

affermage, concession

Informations comptables porter sur le certificat

administratif
N inventaire, compte d origine (23xxx)
Nd inventaire, compte dfinitif (21xxx)
Montant intgrer
N inventaire, compte
Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien
rformer
N inventaire, compte
Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien
transfrer
Subventions /emprunts ayant financ le bien (le cas
chant) : montant d origine, cumul des reprises, valeur
nette la date du transfert
Comptes de liaison

Les mises la rforme de biens doivent tre communiques pour information la Commission
Rforme de la CUB qui sige en Commission Fonctionnement et Administration gnrale
(dlibration 2006/0851 du 24 novembre 2006)
Les oprations de mise en affectation, mise disposition, affermage ou concession, ainsi que les
oprations de retour doivent au pralable tre approuves par dlibration en Conseil de
Communaut.

2 Circuit dinformation et tches effectuer :

Les oprations d ordre non budgtaires sont saisies manuellement par le Dpartement Gestion des
Immobilisations de la CUB dans l application ABEL qui gre l inventaire de la Communaut, et par
la Recette des Finances dans l application HELIOS.
Contrairement aux oprations donnant lieu mission de mandats et titres de recettes, le circuit
d information entre l Ordonnateur et le Comptable pour la prise en compte des oprations non
budgtaires n est pas scuris par un systme de bordereaux automatiques signs par l Ordonnateur.
En consquence, il est ncessaire de s assurer de la prise en compte effective de ces oprations dans
ABEL et dans HELIOS par un systme de fiche navette tablie par l Ordonnateur.
L objectif de cette fiche navette est de suivre, tracer et formaliser ces changes d informations entre la
CUB (CUB/DIRFIN) et la Recette des Finances.
Fiche navette :
Chaque fiche navette intitule fiche remise certificat est date et rpertorie par un numro annuel
squentiel.
Une fiche navette peut concerner un ou plusieurs certificats administratifs. Elle dtaille l opration ou
les oprations traites par les certificats administratifs.
Elle rpertorie la date d tablissement de la fiche, la date de remise du certificat la Recette des
Finances, la date de rception du certificat par la Recette des Finances, les dates de saisie dans les
applications ABEL et HELIOS.
Le nom de l intervenant est prcis chaque tape de validation.
Le modle de la fiche navette est annex la prsente procdure (ANNEXE 1)

Liste des tches raliser :

Tche

Acteur

1- Elaboration d un certificat relatif une opration d ordre non

budgtaire
Mise jour fichiers :
* Immo/Certificats/Certificats exercice N/suivi certificats
* Immo/CA exercice N/Suivi MES exercice N

CUB/DIRFIN

2- Etablissement d une fiche navette fiche remise certificat

CUB/ DIRFIN

3- Remise la Recette des Finances de 2 exemplaires de la fiche

navette dment remplie + certificats (un exemplaire conserver
au dpartement)
4- Rception de la fiche navette et des certificats - apposition des
visas Remise d une copie de la fiche la CUB/DIRFIN
5- Mise jour de l inventaire ABEL* et indication de date de
saisie ABEL sur la fiche navette - Classement fiche
6- Contrle du certificat - Mise jour de l actif dans HELIOS indication de date de saisie HELIOS sur la fiche navette Classement fiche
7- Contrle global entre le compte de gestion et l inventaire
ABEL (Valeurs d origine, cumul amortissements et VNC)
contrle annuel -

Documents associs
M14 et M4 : liste des
oprations d ordre non
budgtaires

CUB/DIRFIN
Recette des Finances
CUB/DIRFIN

CUB/DIRFIN
CUB/DIRFIN

Mode opratoire contrle

compte de gestion avec
inventaire ABEL/PAT

APPLICATION
ABEL

1 - Elaboration dun certificat

de type Non Budgtaire

DIRECTION
DES
FINANCES

-7CONTROLE GLOBAL ENTRE LE

COMPTE DE GESTION ET ABEL
(annuel)

RECETTE
DES
FINANCES

APPLICATION
HELIOS

7
1

4 - Rception et vrification
de la Fiche Navette et du
Certificat Non Budgtaire

5 - MISE A JOUR DE L ACTIF COMMUNAUTAIRE -6

FICHE NAVETTE
+
EXEMPLAIRE
CERTIFICAT

3 Synoptique des tches raliser par acteur du processus

POLE FINANCES
Direction des Finances
Dpartement Gestion des Immobilisations

FICHE REMISE CERTIFICAT

RECEPISSE TRESORERIE - FINANCES CUB

DATE

N /2010

INTERVENANT FINANCES

DESIGNATION :

DETAIL :
Rfrence certificat

Date

metteur

VALIDATION
DATE

Objet

Montant

INTERVENANTS TRESORERIE & CUB

Nom - Qualit
Signature

POLE FINANCES
RECEPTION TRESORERIE

PRISE EN COMPTE DANS LINVENTAIRE

Applications

DATE

INTERVENANTS

ABEL - POLE FINANCES

HELIOS - TRESORERIE

7
2

7
3

7
4

II Le bilan de lexprimentation nationale : Janvier 2012 / septembre 2013

Les exprimentateurs : 5 collectivits volontaires
-

Une Rgion

Un dpartement

Une Communaut d agglomration

Deux communes

Ce primtre ne comportait pas de budgets relevant des normes M4X (dont les traitements de correction
comportent certaines particularits), mais tait reprsentatif des instructions M14, M52 et M71.
Les objectifs de lexprimentation
Le comit national de fiabilit des comptes locaux a identifi comme problmatique majeure, le processus
immobilier au sein des collectivits territoriales.
Un groupe de travail ad hoc a t constitu sur cette thmatique ( inventaire et comptabilit patrimoniale )
et a identifi 3 cueils majeurs de nature rglementaire, organisationnelle et technique.
L ordonnateur comme le comptable sont concerns par cette dmarche. C est la raison pour laquelle et afin
d identifier au plus prs des acteurs, des pistes de solutions / bonnes pratiques, il a t dcid de mener une
exprimentation auprs de collectivits volontaires.
Cette exprimentation devait se drouler sur une priode de 18 mois 2 ans et s articulait autour de deux
tapes majeures :
-

la ralisation d un diagnostic conjoint ordonnateur / comptable afin d identifier les pistes d amlioration
en matire organisationnelle (multiplicit des intervenants, interfaage du systme d information, modle
de suivi de l inventaire, mission de flux vers le comptable, transmission de l information ordonnateur /
comptable ) ;

la mise en uvre du plan d actions.

Le but tait d obtenir in fine, un ajustement prenne de l inventaire comptable de l ordonnateur et de la

comptabilit du comptable (tat de l actif et comptabilit gnrale) et de mettre en uvre les conditions de sa
gestion dans la dure.
L ensemble des collectivits volontaires est parvenu identifier des points d amlioration au sein de ce
processus patrimonial et a mis en place de nouveaux circuits et bonnes pratiques entre l ordonnateur et le
comptable.
La synthse ci-dessous reprend 4 aspects concernant le diagnostic relatif l organisation des services et un
aspect sur les modalits techniques de l ajustement sachant que ce dernier est troitement li aux pr requis
organisationnels.
Au niveau de lorganisation gnrale et du rle de la Direction de finances au sein des services de
chacun des ordonnateurs, cette exprimentation a permis de distinguer deux cas de figure :
1) Une organisation en cours de restructuration
2) Des organisations stabilises avec une direction des finances pouvant avoir un rle diffrent selon les
collectivits.

7
5

1) Une organisation en cours de restructuration

Parmi les exprimentateurs, deux collectivits (une Communaut d agglomration et une Commune
adhrente) ont dcid courant 2012 de constituer une direction des finances unique.
Dans ce cadre, le cas des immobilisations est symptomatique.
En effet, celles-ci taient suivies sous deux logiciels diffrents pour chacune des collectivits avec des
options d origine galement diffrentes.
Il a donc t ncessaire dans un 1er temps d unifier les deux approches en terme notamment de suivi de
l inventaire (niveau de suivi plus fin dans une collectivit que dans l autre, suivi en multi imputation pour la
ville), puis de choisir un systme informatique unique de suivi de l inventaire.
Enfin il convenait ensuite de faire migrer l ensemble des immobilisations sous ce systme unique.
Les options choisies ont port sur :
-

le niveau de suivi des immobilisations avec la dfinition d un seuil pour les biens de faible valeur et la
gnralisation de la comptabilisation par lot ;

le suivi en multi imputation de la ville a t abandonn car non-conforme au modle de suivi

rglementaire. Il a t dcid d oprer la reprise des biens de la ville comme suit :
Reprise des oprations de la ville

Biens non amortissables

Eclatement

Biens amortissables

Dcision prise aprs valuation de la

charge (clatement en fonction des
possibilits d clatement des
amortissements)

le choix d OPALE IMMO pour le suivi des immobilisations, logiciel utilis par la CA.

Les travaux se sont raliss au niveau des services de l ordonnateur sur cette base.
Un point d attention doit tre rappel en cas de changement de systme d information : La notion de
permanence des mthodes :
Au moment du changement de systme informatique, l ordonnateur a pu modifier les dures
d amortissement pour certains biens, ce qui peut expliquer les carts identifis sur certains comptes
d amortissement (sur-amortissements dans certains cas qui conduisent une VNC <0).
Or, les cas de changement de mthodes, notamment en matire d amortissement, sont strictement limits
rglementairement (cf. plan comptable gnral) : Article 120-4 du PCG : La cohrence des informations
comptables au cours des priodes successives implique la permanence dans l'
application des rgles et
procdures.
Toute exception ce principe de permanence doit tre justifie par un changement exceptionnel dans la
situation de l'
entit ou par une meilleure information dans le cadre d'
une mthode prfrentielle.
Ce principe doit tre rappel car son non respect en la matire nuit galement au principe de sincrit
budgtaire (question de la lgalit de la dlibration sur les changements des dures damortissement).
Les drogations au principe de permanence des mthodes doivent viser la recherche d une meilleure
information :

7
6

soit la suite d un changement exceptionnel ;

soit par l adoption de mthode prfrentielle conduisant par dfinition une meilleure information.

En tout tat de cause, en matire d amortissement, l article 322-4.6 du PCG prvoit une seule rvision du
plan d amortissement en cours d utilisation dans le cas de changement significatif dans l utilisation d un
bien.
2) Une direction des finances qui peut avoir un rle diffrent selon les collectivits
Dans tous les cas, les directions des finances taient volontaires pour russir cette exprimentation.
Les diagnostics raliss ont montr que deux types d organisation existaient parmi les exprimentateurs :
-

une organisation pouvant tre qualifie de centralisatrice au sens o la Direction des finances
centralisait l ensemble des informations de tous les services gestionnaires (centralisation des besoins, des
pices relatif l inventaire factures, bordereaux de livraison..- dfinition du numro inventaire, contrle
sur place de la ralit du bien) ;

une organisation plus dcentralise , chaque service gestionnaire disposant d une grande marge de
man uvre et d enveloppes budgtaires .

Nanmoins, dans la plupart des cas existaient des rfrents inventaire dans les services gestionnaires, en
lien avec la Direction des finances et le systme d information permettait chaque acteur d avoir une
certaine visibilit sur ces oprations patrimoniales.

Lorganisation en terme de suivi de linventaire, le diagnostic rvla galement des marges de

progression :
1) sur le modle de suivi de l inventaire
2) sur le niveau de suivi.
1) Le modle de suivi de l inventaire
Parmi les 3 modles de suivi d une immobilisation (multi imputation, mono imputation, fiche diffrente
selon le niveau d achvement du bien), un seul est vritablement rglementaire savoir retrace
l ensemble de la vie d une immobilisation : En cours / acquisition, mise en service (intgration
d immobilisation en cours, amortissement, vente, mise au rebus Le numro inventaire et donc la fiche
immobilisation retrace alors les diffrents vnements pouvant tre rattachs un mme bien.
3 cas de figure au niveau des diagnostics raliss :
-

un modle non rglementaire l origine : le mode de gestion des immobilisations de l ordonnateur

tait incompatible avec le modle Hlios rglementaire, une fiche inventaire pouvant porter sur
plusieurs comptes de mme nature (tude, immobilisation en cours, immobilisation dfinitive,..). Les
corrections avaient t ralises sans vritable coordination entre le comptable et l ordonnateur
donnant lieu des discordances. Des travaux conjoints ont t raliss afin de rtablir la situation en
utilisation des solutions de pr-fixage des numros d inventaire par le numro de compte pour
assurer un d-doublonnage cohrent des numros inventaire;

un modle non rglementaire qui ncessita la fixation de pr requis avant toute dcision de poursuite
de l exprimentation : Choix pour le futur d un suivi rglementaire et dcisions prises sur les fiches
inventaires relavant du stock : Eclatement ou non des fiches inventaire (cf. cas voqu
prcdemment).

Un modle rglementaire avec un suivi par immobilisation.

2) Le niveau de suivi de l inventaire

7
7

Il s agissait lors du diagnostic de s assurer de la soutenabilit future de la tenue de l inventaire (le niveau de
granularit de suivi de l inventaire dtermine directement le nombre d oprations manuelles raliser chez
l ordonnateur comme chez le comptable en terme d oprations d intgration, de sortie, de mise au rebut, de
mise en affectation, ).
Pour certaines collectivits, toute immobilisation quelque soit son montant tait enregistre sous un numro
d inventaire distinct.
Les deux possibilits rglementaires existantes permettant de s assurer de la soutenabilit de l inventaire
n tait pas utilises :
-

biens de faible valeur ;

comptabilisation par lot.

Rapidement, dans le cadre de l exprimentation, les collectivits ont rflchi cette notion de granularit et
adopter :
-

des dcisions concernant les biens de faible valeur ;

la dcision de comptabiliser par lot conformment la rglementation en vigueur.

Nanmoins, il a t soulign, les difficults que cela posait en terme de suivi de l inventaire : du physique au
comptable ainsi qu en terme de cession de biens de faible valeur.
Le circuit de transmission de linformation : entre services gestionnaires de l ordonnateur et la direction
des finances et enfin le comptable
Il s agit de la 3me thmatique aborde dans le cadre de l exprimentation.
Lors du diagnostic commun ordonnateur / comptable, deux aspects ont t abords :
1) La transmission des informations entre les services de l ordonnateur
2) La transmission de l information entre l ordonnateur et le comptable.
Sous jacente cette question de la transmission d une information de qualit, la question des outils est
fondamentale. Ce dernier point a fait l objet d une analyse dans le cadre de l exprimentation.
En effet, ceux ci conditionnent fortement les modalits de transmission de l information entre les diffrents
services concerns.
A cet gard, les principaux constats ont port sur :
- la problmatique de l interfaage entre les diffrents outils (modules) ;
- la scurisation des outils de suivi de l inventaire : obligation ou non de crer/rfrencer une fiche
inventaire des la cration de l engagement juridique ou affectation des mandats une fiche
inventaire se faisait en fin d anne, manuellement ne garantissant pas l exhaustivit de cration des
fiches et de justification des soldes comptables et mouvements budgtaires.
1) La transmission des informations entre les services de l ordonnateur
Afin que les oprations patrimoniales soient entirement retranscrites en comptabilit, il est indispensable
qu un circuit de transmission d information soit tabli entre les diffrents intervenants du processus
patrimonial : services gestionnaires l origine le plus souvent de l engagement juridique de la dpense et
direction des finances, comptabilisant ces oprations et transmettant l information au comptable.
La problmatique rside principalement dans la connaissance par la direction des finances des vnements
qui gnrent des oprations non budgtaires : intgration des immobilisations, mises au rebus .
Dans ce cas, sans information des services initiateurs de l opration, celle-ci ne peut tre retranscrite
comptablement.
Cette absence de transmission peut tre une des sources des diffrences entre inventaire ordonnateur et actif
du comptable.
7
8

L ensemble des collectivits exprimentatrices est confront cette problmatique et recherche au travers du
systme d information et / ou des ajustements rguliers entre direction des finances et services gestionnaires
rsoudre cette difficult.
Cette difficult de dialogue peut tre en outre complique par le fait que les numros d inventaire physique
sont diffrents des numros d inventaire vu de la direction des finances et qu il n existe pas toujours de table
de concordance ou que celle-ci est mise jour de manire dcale.
2) La transmission de l information entre l ordonnateur et le comptable.
Cette problmatique concerne deux aspects :
-

Les oprations budgtaires avec notamment le flux Indigo inventaire, sa priodicit d mission et la
rgularit du numro inventaire.

Ainsi, un numro inventaire semblant identique peut ne pas l tre, rendant alors le flux inexploitable
pour le comptable, en effet les numros d inventaire sont alphanumriques, les espaces ou autres 0
placs devant sont signifiants : Cas d erreur sur les caractres (zro au lieu de O ou inversement), cas de
zro avant ou aprs le numro inventaire.
-

Les oprations non budgtaires et les certificats administratifs.

Il s agit de transmission papier de documents non numrots dans la majorit des cas.
L ordonnateur n est pas en mesure d avoir connaissance de sa rception et comptabilisation par le
comptable, le comptable lui-mme ne peut savoir si l ensemble des certificats lui a bien t transmis.
Des certificats numrots avec retour l ordonnateur peuvent permettre aux diffrentes parties de mieux
suivre ce type d oprations qui sont essentielle pour la sincrit de l actif.
Enfin, le plus souvent certaines oprations de ce type sont comptabilises chez le comptable non en
anne N, mais en anne N-1 du fait d une transmission tardive des certificats et informations ncessaires
d o une discordance structurelle et permanente entre inventaire de l ordonnateur et actif du comptable.
Celle-ci est du principalement au fait que dans les outils de l ordonnateur, la gestion de l inventaire est
totalement dconnecte de l exercice budgtaire et qu il est donc possible de mettre jour un inventaire
chez l ordonnateur mme si le compte administratif/compte de gestion sont arrts. Cela traduit la place
secondaire que peut tenir la tenue de l inventaire dans les proccupations des directions des finances, qui
n associent pas toujours ces travaux aux oprations de clture et d arrt des comptes.
Lajustement inventaire / actif
Suite au diagnostic et la ralisation des pr requis, les exprimentateurs se sont attachs pratiquer
l ajustement de l inventaire et l actif.
Cet ajustement reposait sur deux principes :
- un ajustement du stock , aprs dfinition de ce stock , inventaire arrt une date pivot
- une mthodologie sur le flux partir de la dfinition de pr requis et la dfinition de bonnes
pratiques internes.
A cette fin, une mthodologie a pu tre retenue au travers des diffrentes exprimentations menes.
1) Une mthodologie pour l ajustement inventaire / actif
-

sur quels documents s appuyer ?

o Etat de l actif
o Fichier plat de l inventaire cot ordonnateur
o Balance gnrale auxiliarise

- quelle date pratiquer l ajustement ?

Certaines intgrations N-1 voire N-2 sont passes sur N.

7
9

On ne peut donc compltement rapprocher la comptabilit gnrale de l inventaire de l ordonnateur; il peut

tre utile de faire galement un rapprochement avec un tat de l actif N retrait des oprations N.
Il est donc prfrable de pratiquer l ajustement au 31/12 de l anne qui prcde.
-

comment pratiquer l ajustement ?

Dans un 1er temps, cot comptable, il est important de traiter galement les diffrences entre la balance et
l tat de l actif :
enregistrement en comptabilit mais pas de fiche inventaire (impact des schmas
libres). Il conviendra alors de crer la fiche inventaire ;
existence d une fiche inventaire, mais non comptabilis en comptabilit gnrale.
Ces diffrences doivent tre identifies et leur cause doit le plus possible tre retrouve, sachant que la
plupart du temps, il convient de considrer que c est l inventaire de l ordonnateur qui prvaut.
Un ajustement peut tre ralis par flux type Reprise des antrieurs pour le dernier exercice connu pour
lequel il est possible de raliser un cadrage comptable :
o Choisir un ajustement par compte et non par anne ;
o Pratiquer progressivement :
Demande d un flux par compte et procder aux ajustements ;
Recherche en partenariat de l explication des diffrences :
Plus l inventaire / tat de l actif : non intgration d immobilisation (soit du
compte 23, soit acquisition titre gratuit) ;
Plus l tat de l actif / inventaire : non sortie de biens
En bref, les carts sur les comptes 21 devraient s expliquer par
o des intgrations non ralises
o ou des sorties non ralises budgtairement pour les biens non
amortissables,
o Ou des sorties de la part amortie non ralises
o Ou la prise en compte de changements dans la nomenclature non
coordonnes entre l ordonnateur et le comptable
o Ou enfin l utilisation par l ordonnateur de comptes
d immobilisations
non autoriss compte tenu des comptes
d immobilisations en cours d origine
Ces ajustements peuvent ncessiter dans certains cas une dlibration de l assemble dlibrante.
2) Un reprage d un certain nombre d anomalies possibles / problmes identifis :
des numros inventaire non concordants : les flux ordonnateur sont alors en anomalie : cas de
scission de fiches multi imputation (choix de garder le numro inventaire d origine et y ajouter
l imputation).
Le choix du numro inventaire doit se faire en concertation avec l ordonnateur.
-

le choix d un modle de suivi de l inventaire non compatible avec Hlios : multi imputation sur une
mme fiche inventaire.
Il n existe pas de contrainte particulire au niveau informatique / organisationnel ordonnateur pour le choix
d un tel modle.
Le modle mono imputation a t choisi pour remplacer le prcdent issu de pratiques anciennes. Il s est fait
en collaboration avec le comptable (cf. anomalie prcdente).
-

la possibilit de rconcilier les deux modles multi et mono imputation en cas de volont de
l ordonnateur d avoir un suivi par grand type d immobilisation : cf. pratique des fiches mres / files
possible dans Hlios ( dvelopper plus prcisment).

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La cohrence des comptes 23 / 21 : A priori sans problme au niveau de la ville du fait d une
organisation spcifique : Ds la prparation budgtaire, la destination finale du bien est prcise.
Limputation comptable est fonction du cycle budgtaire. La prparation budgtaire permet de s assurer
des crdits au niveau de suivi ncessaire (plus fin que le contrle des crdits du comptable) afin de scuriser
l imputation comptable (tant au compte 23 qu au 21).
Ds le budget primitif, les imputations aux comptes 2313 ou 2315 sont prvues en fonction des besoins
des gestionnaires. Dans une collectivit, lors de la revue de la programmation des investissements par la
DAF, le contrle de la cohrence de l inscription des crdits en terme d imputation peut tre vrifi et
ventuellement corrig pour que les inscriptions budgtaires ne soient pas un prtexte pour imputer mal les
mandats c est dire les imputer l o il y a des crdits-.
De mme, afin de sensibiliser les gestionnaires,, un glossaire leur a t diffus afin de leur prciser les
imputations budgtaires par rapport au type de biens (demande de communication faite l ordonnateur).
Ce processus fonctionne lorsque les services raisonnent en terme comptable et non par rapport une
enveloppe budgtaire donne.
Dans d autres cas, la revue n est faite par la DAF qu au moment de la validation de l engagement juridique
(ou comptable), ce qui permet aussi de corriger certaines erreurs mais leurs volumes, les contraintes de
disponibilit des crdits montrent que toutes les imputations ne peuvent tre contrles.
La question de la cohrence 23 /21 relve galement d une mconnaissance de certains en matire
comptable.
La formation des agents des collectivits exprimentatrices est au c ur des proccupations en la matire,
d autant que le problme concerne un nombre de gestionnaire important dans diffrents services.
Il s agit d un lment relev sur plusieurs sites.
- L ordonnateur n a pas un suivi exhaustif de l ensemble des comptes de classe 2.
Chez le comptable, toute opration budgtaire en classe 2 a une incidence sur le module inventaire par
complment ou cration d une fiche inventaire.
Chez l ordonnateur un certain nombre de comptes de classe 2 ne font pas l objet d un suivi l inventaire,
gnrateur d carts donc entre tat de l actif et inventaire :
o compte 238
o compte 203X, dans ce cas une fiche inventaire est cre dans le seul cas o les travaux ne
sont pas suivis de ralisation (afin de procder l amortissement).
-

cas de changement d imputation comptable par l ordonnateur sans information du comptable (cf. r
imputations). Lorsqu elles existent, elles sont faites par certificats de r imputation et non par
annulation et r mission (procdure rglementaire).
Le comptable au niveau de la Ville est toujours inform. Il est procd par ailleurs un ajustement en fin
d anne.
*

*
*

L exprimentation mene a permis aux 5 collectivits volontaires de s attacher des problmatiques

spcifiques relevant de leur patrimoine, problmatiques tenant l organisation, mais galement aux
spcificits tenant aux missions de ces collectivits : subventions pluri annuelles, subventions verses, prts
auto ou encore uvre d arts en cas de gestion directe d un muse.
La dfinition des pr requis a suscit interrogations et dbats et des solutions pragmatiques ont t choisies
tout en se conformant la rglementation (notamment en matire de granularit). Elle a permis aussi de
mettre en lumire quoi servait l inventaire comptable (information sur la constitution du patrimoine, sa

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composition, son anciennet, capacit justifier de la ralit de ce patrimoine) et en quoi il se distinguait de

l inventaire physique.
Les obstacles techniques ont t identifis et solutionns entre l ordonnateur et le comptable.
A ce jour, 4 des 5 collectivits ont finalis leur ajustement et mis en uvre les pr requis et bonnes pratiques
identifis afin de prenniser le rsultat positif de l exprimentation.
La dernire collectivit est en cours d ajustement, des solutions rglementaires sont en cours d tudes afin
que les pr requis condition 1re de l ajustement puissent tre adopts.
Au cours de cette exprimentation des pistes techniques de transmission des flux dintgration dimmobilisation par un flux indigo inventaire
ddi ont t identifies.

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