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2008 Ing. Miller A.

Romero Crdenas

Ing. Miller Alexis Romero C.

Metodologa para la
Implementacin del
Sistema de Gestin en
Control y Seguridad

Ing. Miller Alexis Romero C.

CMO SE IMPLEMENTA
UN SISTEMA DE GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD
BASC

Antes de comenzar con la implementacin de un SGCS BASC,


es importante considerar los siguientes aspectos:

a) CONCIENTIZACIN DE LA DIRECCIN:
La prctica pone de manifiesto que es fundamental, para la buena marcha
de un proyecto de implementacin de un SGCS BASC, que la Direccin de
la Empresa est convencida de la necesidad de este Sistema, y que su
puesta en marcha va a redundar en el mejoramiento de la Seguridad
integral de la organizacin

Ing. Miller Alexis Romero C.

Contacto: 311 532 4385 millerromero@cegemltda.com

2008 Ing. Miller A. Romero Crdenas

b)

Formacin del equipo de trabajo interno

La Empresa debe llevar a cabo la formacin en


materia de Seguridad BASC del personal involucrado
en sta, como son:

Representante de la Direccin (Estndar 2.7)


Los miembros el Comit BASC (si existe)
Representantes de los distintos procesos
Dems Personal implicado en el sistema

Ing. Miller Alexis Romero C.

c) Ayuda

Externa (Opcional)

Para la implantacin de un SGCS BASC es casi


Imprescindible contar con asesora en Seguridad, que aporte
los conocimientos y la experiencia necesarios para el correcto
desarrollo del proyecto de implementacin del Sistema. Sin esta
ayuda, el proceso puede alargarse demasiado e incluso fracasar.
Para el desarrollo e implantacin de un SGCS BASC,
existen tres reglas bsicas que hay que cumplir:

1. Decir lo que se hace (procedimientos)


2. Hacer lo que se dice (Aplicacin)
3. Poder demostrarlo (Registros)
Ing. Miller Alexis Romero C.

En base a estas tres reglas se puede dividir


el proceso de desarrollo e Implementacin de SGCS
BASC en 5 Etapas:
I.
II.
III.
IV.
V.

ETAPA
ETAPA
ETAPA
ETAPA
ETAPA
BASC

DE
DE
DE
DE
DE

PLANIFICACIN DEL SGCS


DESARROLLO DEL SGCS
IMPLEMENTACIN DEL SGCS
CERTIFICACIN DEL SGCS (Opcional)
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGCS

Ing. Miller Alexis Romero C.

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2008 Ing. Miller A. Romero Crdenas

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC


1. Diagnostico del SGCS BASC
Norma y Estndares
BASC V.02 de 2005

Dnde estamos ahora?


IDENTIFICAR
BRECHAS DEL SGCS
BASC
Norma 4.0.2 - Estndar 2.1

Plan de Accin para la


implementacin SGCS BASC

Norma y Estndares BASC


V.01 de 2003 vs. V.02 de 2005

Ing. Miller Alexis Romero C.

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC


2. Definicin de poltica de seguridad para el SGCS
Identificacin de Riesgos

EVALUACIN
DE RIESGOS
Norma 4.2.2
Estndar 2.2
Gua NTC 5254

Ing. Miller Alexis Romero C.

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC


2. Definicin de poltica de seguridad para el SGCS
Riesgos identificados y evaluados

NECESIDADES
DEL SGCS

POLITICA DE
SEGURIDAD
Norma 4.1
Estndar 2.3

Ing. Miller Alexis Romero C.

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I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC


2. Definicin de poltica de seguridad para el SGCS
MATRIZ DE VALORACION

DIRECTRICES
POLITICA DE
SEGURIDAD

NECESIDADES
RELEVANTES
PARA EL SGCS
BASC
Ing. Miller Alexis Romero C.

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC


2. Definicin de OBJETIVOS DE SEGURIDAD para el SGCS
OBJETIVOS DE
SEGURIDAD

Norma 4.1 y 4.1.1


Estndar 2.4
Establecimiento
de
Indicadores de Gestin
de Seguridad

Anlisis de tendencias
hasta cumplir las metas.
Ing. Miller Alexis Romero C.

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC

CARACTERISTICAS DE UN INDICADOR DE GESTIN


1.

RELACION AL OBJETIVO

2.

CUANTIFICABLE

3.

VERIFICABLE

4.

QUE AGREGUE VALOR AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

5.

COMUNICADOS Y DIVULGADOS

6.

ESTABLECIDOS EN CONSENSO

7.

QUE REFLEJEN EL COMPROMISO DE QUIENES LO ESTABLECIERON


Ing. Miller Alexis Romero C.

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2008 Ing. Miller A. Romero Crdenas

I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Poltica de seguridad
Relacin poltica con misin
y visin de la empresa.
Objetivos de seguridad
Indicadores de seguridad
Metas
Importancia del SGC
dentro de la planeacin
estratgica

Estructura General
SGCS BASC

Divulgacin
de
la
planificacin del SGCS
BASC a todos los niveles
de la organizacin.
Ing. Miller Alexis Romero C.

II. DESARROLLO DEL SISTEMA


1. Levantamiento de Mapa y Caracterizaciones de procesos

Norma 4.0.1 4.3.4


Estndares 2.11 y 2.12
QU ES UN PROCESO?
Cualquier
secuencia
repetitiva
de
actividades que una o varias personas
(intervenientes) desarrollan para hacer
llegar una Salida a un destinatario a partir
de unos recursos que se utilizan (Recursos
amortizables que necesitan emplear los
intervenientes) o bien se consumen
(entradas al proceso).

Ing. Miller Alexis Romero C.

COMO SE DESCRIBE UN PROCESO

Salida y flujo de salida del


proceso

Secuencia de actividades

Destinatarios del flujo de


salida

Recursos - Requisitos

Los intervenientes del


proceso

Indicadores

Ing. Miller Alexis Romero C.

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2008 Ing. Miller A. Romero Crdenas

II. DESARROLLO DEL SISTEMA


Modelo Procedimiento

Documentacin de Procedimientos Obligatorios para el SGCS


BASC:
Documentos que dan respuesta a apartados concretos de
la norma y estndares BASC, y que desarrollan las pautas
fundamentales que se dan en el Manual
de Seguridad.
Documentacin de Procedimientos Requeridos para ejercer
control de seguridad en el SGCS BASC:
Documentos que estandarizan las actividades criticas en seguridad
a aplicarse dentro del SGCS BASC
Norma 4.3.4
Estndares: Procedimientos documentados
Ing. Miller Alexis Romero C.

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS OBLIGATORIOS


NORMA BASC V.02 de 2005:

Gestin del riesgo (4.2.2)


Cumplimiento de requisitos Legales (4.2.3)
Auditorias internas (4.4.4)
Monitoreo y medicin Cuando sea apropiado (4.4.1)

ESTANDARES BASC V.02 de 2005:


5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Acciones correctivas y preventivas (2.13)


Seleccin y contratacin de personal (propio y subcontratado) (3.1)
Recuperacin, reposicin y anulacin del carn (3.9)
Contingencia y emergencia (4.27)
Ejercicios prcticos (simulacros) (4.28)
Detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga (5.9)
Control de sellos o precintos de seguridad (5.11)
Manejo y control de material de empaque cintas adhesivas/corrugados (6.4)
Control de documentos - (7.1)
Seleccin de clientes - (8.1)
Seleccin de proveedores (8.3)
Norma 4.3.4 - Estndares: Procedimientos documentados
Ing. Miller Alexis Romero C.

II. DESARROLLO DEL SISTEMA


Procedimientos Operativos:
Estos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas
fundamentales que se describen en el Manual de Seguridad o en los
Procedimientos del SGCS BASC.

La utilidad de los procedimientos:


Implantacin del SGCS BASC
Implantacin de una Actividad operativa: Normalizan los
mtodos de actuacin, evitando indefiniciones e improvisaciones.

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Metodologa Documentacin
Una metodologa a seguir en el desarrollo de la documentacin de un
SGCS BASC, Puede ser la que se describe a continuacin:
Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma y
estndares que se aplique, como las actividades incluidas en el SGCS BASC del proceso.
Asignar los responsables para la elaboracin de Procedimientos e Instrucciones de trabajo
(Procedimientos Operativos)
Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con
Competencia para ello.
Distribuir la documentacin aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella.
Controlar documentacin del SGCS BASC a partir de LMD Y LMR.
La implantacin de la documentacin generada puede hacerse en paralelo a la
generacin de dicha documentacin, o una vez completada la documentacin
en su conjunto. Es por tanto en este momento cuando comienza la implantacin
del Sistema de Gestin de Calidad de la Dependencia.
Ing. Miller Alexis Romero C.

Base Documental del SGCS BASC


1.

Diagnostico del SGCS BASC

2.

Evaluacin de riesgos

3.

Procedimientos obligatorios segn norma y estndares BASC y otros documentos


necesarios

4.

Tipos y niveles de documentacin (Manuales, procedimientos, instructivos, bases


de datos, formatos (registros), etc.

5.

Simbologa y requisitos de identificacin de los documentos

6.
7.

Mapa y caracterizaciones de procesos


Registros del SGCS BASC

Revisiones gerencial

Auditorias internas

Acciones correctivas y preventivas

Inspecciones programadas y aleatorias

Planes de contingencia y emergencia

Programas

Etc.

Ing. Miller Alexis Romero C.

PROBLEMAS MS FRECUENTES

Las dificultades que se pueden presentar durante el desarrollo


de un SGCS BASC,
pueden depender del tamao de la empresa,
del sector de actividades de la misma, etc.
Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes:

Falta de disponibilidad del Representante de la Direccin


Trabas de los empleados/operarios para la utilizacin de
procedimientos escritos.
Poco apoyo de la Direccin y de los mandos intermedios.
Trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad tcnica
Revisin y aprobacin de los procedimientos sin estudiarlos
Ing. Miller Alexis Romero C.

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2008 Ing. Miller A. Romero Crdenas

III. IMPLEMENTACION DEL SGCS BASC


Metodologa
La implementacin consiste en poner en
prctica lo que se ha escrito
en los procedimientos y los controles de
seguridad establecidos para dar
cumplimiento
a la norma y estndares BASC V.02 de 2005.
Es aqu cuando se ponen de manifiesto las
virtudes
y defectos de los documentos redactados, y
es cuando surgen las necesidades
de cambios en dichos documentos.

Ing. Miller Alexis Romero C.

Rodaje del SGCS BASC


Es con el funcionamiento del
SGCS BASC como se pondrn
de manifiesto los defectos de
ste.
En esta etapa de
implementacin es
importante tener
en cuenta las opiniones y
comentarios de los
involucrados en el Sistema.
Ing. Miller Alexis Romero C.

Diseo y aprobacin
Manual de Seguridad SGCS BASC

Es el reflejo documentado de cmo est organizado el Sistema De


Control y seguridad BASC para cumplir con los requisitos de la norma y
estndares BASC.
Puede estar estructurado por captulos referenciando los estndares
e tems de la norma BASC.
Sirve para orientarse a esclarecer COMO proceder, ya que hace
referencia a los procedimientos, instrucciones y registros.
Ing. Miller Alexis Romero C.

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Excelencia SGCS

Manual de Seguridad SGCS BASC

M.S.
CS
SG

M.S.
CS
SG

M.S.

Manual de
Seguridad mejorado
continuamente

CS
SG

Tiempo
AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS
Ing. Miller Alexis Romero C.

IV. CERTIFICACIN SGCS BASC (Opcional)

Despus de Implementado el SGCS


BASC, la Empresa esta en condiciones
de certificar su Sistema a travs del
programa BASC.
Para ello es necesario aprobar la
auditoria de Tercera parte realizada por
el programa BASC
Reglamento de Certificacin BASC
Ing. Miller Alexis Romero C.

V. Mantenimiento y mejora del SGCS BASC


a)

SEGUIMIENTO INTERNO:

La implantacin de un SGCS BASC no termina


con la consecucin del certificado, sino que debe ser un proceso
V IVO, que necesita un seguimiento para la mejora por parte de la empresa.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Realizacin de Auditorias Internas


Ejecucin de acciones correctivas y preventivas
Revisin del Sistema por la Direccin
La realizacin de Planes de Formacin y sensibilizacin
Inspecciones aleatorias a procesos
Planes de accin y mejora programas de mejora
Tendencias de indicadores de seguridad, etc.
Ing. Miller Alexis Romero C.

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V. Mantenimiento y mejora del SGCS BASC

b) SEGUIMIENTO EXTERNO:
La actuacin del Programa BASC no termina
Con la concesin del certificado; este
Certificado necesita un MANTENIMIENTO por parte de dicho organismo.

1. Auditorias de Re-certificacin
2. Auditorias Complementarias
3. Auditorias de Control

Ing. Miller Alexis Romero C.

Para que la Seguridad funcione,


es necesario que esta sea invisible dentro
de la organizacin.
No debe de ser percibida
No debe significar un esfuerzo adicional
Debe de convertirse en la forma normal de administrar
Debe formar parte de la manera natural de hacer el trabajo.
Ing. Miller Alexis Romero C.

Modelo de trabajo
Un modelo de transicin con enfoque
al cambio con rumbo al xito, consta
de 3 partes:
1.- Percepcin de la necesidad de
cambio
2.- Visin compartida de futuro
3.- Acciones consecuentes y
adecuadas
Ing. Miller Alexis Romero C.

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LA
APTITUD
NO ES
SUFICIENTE

xito =

5% Aptitud
95% Actitud

Ing. Miller Alexis Romero C.

CUANDO PIENSAS EN LIMITES


LO ESTAS CREANDO

INICIEMOS EL VIAJE!

Ing. Miller Alexis Romero C.

Consultas:
Ing. Miller Alexis Romero C.
Especialista en Admn. y Gerencia de
Sistemas de la Calidad
Auditor Internacional OMB Cdigo 5-021-2
Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad
de la Gestin
http://www.cegemltda.com
E-mail: millerromero@cegemltda.com
Messenger: millerromero558@hotmail.com
Skipe: milleralexis
Celular: 311 532 4385

Ing. Miller Alexis Romero C.

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