S.U.M.E. en el S.U.A.

C
SISTEMA
UNIFICADO DE
MESAS DE
ENTRADAS

MARCO REGULATORIO
Carta del ciudadano (Ley 8835)
Procedimiento Administrativo (Ley 5350)
Regulacin del S.U.M.E. Dto. 6700/84
Circular Normativa (01/04)

MODULO
INFORMATICO

GESTION
DE CALIDAD

Conocimiento bsico de
Windows
Conocimiento de sistema
Lotus Notes

S.U.M.E.

ISO 9001:2008

Sistema nico de Atencin al Ciudadano (S.U.A.C.)

Sistema informtico comn a toda la Administracin Publica Provincial (Mesas de
Entradas) que se utiliza para el registro de las actuaciones, asegurando a cada
ciudadano el derecho a la identificacin numrica de todo trmite que se inicie. Ley
8835 (Carta del Ciudadano) Art. 4 Inc. A
Sistema Unificado de Mesas de Entradas (S.U.M.E.)
El Sistema Unificado de Mesa de Entradas comprende el conjunto de normas,
procedimientos, unidades de organizacin, formularios e instrucciones para la
recepcin, registracin, caratulacin y diligenciamiento de los expedientes y
documentacin administrativa. Decreto 6700/84
IDENTIFICACIN NICA DEL TRMITE
Este Sistema permite el registro de la totalidad de la documentacin que ingresa por
la Mesa de Entradas mediante la utilizacin de un Sticker con cdigo de barras que
identifica cada trmite ingresado, con numeracin nica y correlativa comn a toda
la administracin publica, con el cual el ciudadano podr realizar el seguimiento.
Ley 8835 (Carta del Ciudadano) Art. 4 Inc. B

CERTIFICADO DE GESTION DE CALIDAD

El 20 de diciembre de 2005, con las Auditorias realizadas por IRAM, se nos otorgo el
CERTIFICADO DE GESTION DE CALIDAD que cumple con los requisitos de la NORMA
IRAM-ISO 9001:2000.
Desde 1998 el IRAM es uno de los miembros plenos de IQNet, la entidad de
certificacin de sistemas de gestin ms grande del mundo.
Esto permite que los certificados del IRAM sean reconocidos como propios por IQNet
(Proceso de Co-Certificacin
Con el esfuerzo y el compromiso de todas las personas que integramos las Mesas de
Entradas, el rea de Calidad, la Direccin de Mesas de Entradas y la Secretaria de
Coordinacin y Administracin de la Secretaria General de la Gobernacin, es que
pudimos avanzar un escaln mas en la extensa escalera de la Calidad.
Por este motivo fue que Obtuvimos la RE- CERTIFICACION EN EL SISTEMA DE
GESTION, Cumpliendo con los requisitos de La NORMA IRAM-ISO 9001:2008
I.S.O.: Agencia Internacional de Normalizacin (International Organization for
Standarization)
I.R.A.M.: Instituto Argentino de Normalizacin, es una asociacin civil sin fines de
lucro, creada en 1935. Representante de ISO en Argentina

CALIDAD EN SERVICIOS
La calidad de los servicios ofrecidos por la Administracin Pblica se han convertido hoy
en un elemento esencial para lograr una nueva Administracin que sepa responder a
los retos derivados de la transformacin de la sociedad y a las demandas de los
ciudadanos
ANTECEDENTES
Los Conceptos en que se Basan las Modernas Normas de Aseguramiento de Calidad son
los que Utilizaban los Artesanos en la Antigedad, es decir Planificaban sus Tareas,
Desarrollaban sus Herramientas, obtenan sus Materias Primas, hacan los Trabajos y
Verificaban sus Resultados
CICLO DE CONTROL PARA EL MEJORAMIENTO
El mejoramiento y aseguramiento de la calidad se basa en el Ciclo de Control, que se
compone de las siguientes cuatro fases:
Planear: actividad que determina que es lo que se debera hacer, cual es la meta y
como se la puede alcanzar.
Hacer: significa transformar los procesos actuales con el fin de mejorar su desempeo,
de acuerdo a lo planeado.
Verificar: cumplimiento de las actividades planeadas y las metas de desempeo.
Actuar: significa realizar los ajustes a los nuevos procedimientos y estandarizarlos, con
el fin de garantizar que siempre se apliquen.

Norma IRAM-ISO 9001-2008

La norma, es un conjunto de disposiciones especificaciones y procedimientos.

Determina unos parmetros, y forma de actuar sobre estos parmetros. La
norma, puede ser una norma legal -leyes-, norma tcnica -especificaciones a
cumplir-, norma transitoria, norma interna, norma registrada...
Capitulo 1: objeto y campo de aplicacin.
Capitulo 2: Referencias Normativas
Capitulo3: Trminos y Definiciones
Capitulo 4: Sistema de Gestin de la Calidad
Capitulo 5: Responsabilidad de la Direccin
Capitulo 6: Gestin de los Recursos
Capitulo 7: Realizacin del Producto
Capitulo 8: Medicin, Anlisis y Mejora
Documentos Generales
Manual de la Calidad
Objetivos, Metas y Alcance
Poltica de la Calidad
MANUAL DE LA CALIDAD
En este Manual se describe la Poltica, los objetivos, el alcance y los
procedimientos para la aplicacin del Sistema de Gestin de la Calidad en el
SUAC. De acuerdo a los lineamientos de la norma ISO 9001-2008.OBJETIVOS, METAS Y ALCENCE
Los Objetivos, las Metas y el Alcance son definidos por el Consejo de la Calidad,
revisados y aprobados por la Alta Direccin, en pos de lograr la SATISFACCIN
CIUDADANA POR EL SERVICIO PRESTADO.
OBJETIVOS
Estn esencialmente asociados a la mejora continua del desempeo del SGC;
para poder evaluar el grado de mejora es que los objetivos tienen que ser
medibles, o sea expresados en forma cuantitativa de tal manera que sea posible
determinar si han sido cumplidos o no. Los objetivos de mejora se establecen
sobre los indicadores de eficacia de los distintos proceso del sistema de gestin.
Los objetivos de calidad, se establecen con el fin de cumplir con los requisitos
definidos para el servicio.

METAS
Son un resultado intermedio que se quiere alcanzar en un tiempo determinado. Para
que un objetivo especfico se pueda concretar debe dividirse en metas cercanas.
Cada meta debe ser muy concreta y evaluable. Las metas se expresan en forma
cuantitativa y sirven como gua para las decisiones, las actividades y las acciones que
realiza
todo
el
Sistema.
Algunas de las Metas fijadas son: realizar la encuesta de satisfaccin ciudadana
(Cliente Externo Cliente Interno) cada 6 meses; implementar las auditorias internas
y asegurar la realizacin de las auditorias externas, etc.
ALCANCE
Asegurar la Calidad de los servicios y prestaciones en la RECEPCIN, TIPIFICACIN,
TRAZABILIDAD Y ARCHIVO ELECTRNICO de los expedientes y documentacin
administrativa en el Sistema Unificado de Mesas de Entradas(SUME) del Sistema
nico de Atencin al Ciudadano (SUAC).

POLITICA DE CALIDAD

El gobierno de la Provincia de Cordoba, conciente de la Importancia del desarrollo de la

Gestin de Calidad en la Administracin Publica, implementa un Sistema de Gestin de
la Calidad comprometindose con:
El cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008, la Carta del Ciudadano y
dems legislacin relacionada.
La mejora continua en el desempeo del SUME en el SUAC, a partir del anlisis
permanente de la informacin, tanto propia como la aportada por los ciudadanos;
La gestin de la RECEPCIN, LA TIPIFICACIN, LA TRAZABILIDAD Y EL ARCHIVO de
tramites en el SUME, orientando los esfuerzos a satisfacer la Necesidades y
expectativas de los ciudadanos, optimizando la eficacia, rapidez, cortesa, tica, e
idoneidad en sus tareas;
El aseguramiento de la CAPACITACIN
PERMANENTE del personal involucrado en el SUME del SUAC, colaborando en la
difusin de la cultura de la calidad en la administracin Publica y en la sociedad.
OBJETIVOS GLOBALES DE LA POLITICA DE CALIDAD
a) Contribuir a incrementar la eficacia y eficiencia del S.U.A.C., optimizando el sistema
de trabajo.
b) Impulsar un cambio hacia la calidad, fundamentado en la participacin,
involucramiento y responsabilidad de todo el personal

OBJETIVOS DE LA POLITICA DE CALIDAD

a) El cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008, la Carta del
Ciudadano y dems legislacin relacionada.
b) La mejora continua en el desempeo del S.U.M.E. en el SUAC, a partir del
anlisis permanente de la informacin, tanto propia como la aportada por los
ciudadanos
c) La gestin de la recepcin, la tipificacin, la trazabilidad y el archivo de
tramites en el SUME, orientando los esfuerzos a SATISFACER LAS NECESIDADES
Y EXPECTATIVAS de los ciudadanos, optimizando la eficacia, rapidez, cortesa,
tica, e idoneidad en sus tareas
d) El aseguramiento de la capacitacin Permanente del personal involucrado en el
S.U.M.E. del S.U.A.C., colaborando en la difusin de la cultura de la calidad en la
administracin Publica y en la sociedad

ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS

Capitulo 4
P-CD-4.2.3-E Control De la Documentacin
Tiene por objeto normalizar la confeccin de la documentacin del Sistema de la
Calidad.
Este procedimiento abarca los tems siguientes:
Manual de la Calidad ( MC )
Manual de Funciones ( MF )
Procedimientos ( P)
Instructivos ( I )
Registros ( R )
P-CR-4.2.4-F Control de los Registros
Tiene por objeto normalizar la confeccin de los registros del Sistema de la Calidad.
Capitulo 5
P-RD-5.1.1 Consejo De La Calidad
P-RD-5.1.1 Compromiso De La Direccin
P-RD-5.2. Enfoque Al Ciudadano
P-RD-5.4.1 Objetivos, Meta Y Alcance
P-RD-5.4.2 Planificacin Del Sistema De Gestin De La Calidad
P-RD-5.4 Planificacin
P-RD-5.5.2 Representante De La Direccin
P-RD-5.5.3 Comunicacin Interna
P-RD-5.5 Responsabilidad, Autoridad Y Comunicacin
P-RD-5.5 Revisin Por La Direccin
R-Rd-5.5.1 Organigrama, Funciones Y Responsabilidad

CONSEJO DE LA CALIDAD
ORGANIGRAMA

Alta Direccin

Representante
de la Direccin

Direccin de Mesa
de Entradas

rea Sistema de
Gestin de la Calidad

rea Soporte
Informtico
para la Calidad

Especialista en
Asuntos
Jurdicos

Responsables
Mesas de
Entradas

Agentes Mesa de
Entradas

RESPONSABILIDADES

ALTA DIRECCION
Definir y comunicar oportunamente la responsabilidad y autoridad que tienen los
integrantes del Sistema de Gestin de la Calidad.
Asignar y facilitar los recursos de infraestructura, econmicos y humanos requeridos
por el Sistema de Gestin de la Calidad.
Dirigir la revisin peridica del Sistema de Gestin de la Calidad.
Comunicar las directrices polticas y objetivos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Designar al/los representante/s de la Direccin.
Asegurar que se implementan las oportunidades de mejora detectadas.REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del Sistema de
Gestin de la Calidad.Monitorear el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de las necesidades
de mejora.-

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de las necesidades del ciudadano en

toda la Funcin Pblica.Aprobar el equipo de auditores internos.Asegurar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas y de su
implementacin.Aprobar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.Participar en la deteccin de oportunidades de mejora.
DIRECCION DE MESA DE ENTRADAS
Asegurar que se establezcan y se cumplan los procedimientos del Sistema de Gestin
de la Calidad.
Coordinar las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora detectadas
en el Sistema de Gestin de la Calidad .
Asegurar el adecuado ambiente de trabajo.
Revisar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.Participar en la deteccin de oportunidades de mejora.Planificar y asegurar la realizacin de las encuestas de Satisfaccin del Ciudadano.
REA SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Preparar la agenda de la reunin de consejo de la calidad.
Informar a la direccin del SUAC sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la
Calidad y de las necesidades de mejora y acciones correctivas y preventivas.
Mantener al da los indicadores del Sistema de Gestin de la Calidad, mediante
tcnicas estadsticas y mtodos confeccionados para seguimiento y medicin de
procesos y/o productos.
Registrar en la minuta de la reunin del consejo de calidad las conclusiones, tareas y
compromisos de cada integrante y divulgarla oportunamente.
Archivar los documentos y registros que se produzcan y utilicen en la reunin de
consejo de la calidad.
Desarrollar e implementar el Sistema de Gestin de la Calidad.
Participar en la implementacin de acciones correctivas y proponer acciones de
mejora del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar el programa de auditorias, criterios, metodologas.
Realizar la recoleccin y anlisis de datos.
Generar, publicar y actualizar la documentacin del sistema de la calidad.Publicar y actualizar la Pgina de la Calidad del Sistema de Gestin de la Calidad.
Participar en la deteccin de oportunidades de mejora.ESPECIALISTA EN ASUNTOS JURIDICOS
Prestar servicios de asesora legal.

REA SOPORTE INFORMATICO PARA LA CALIDAD

Brindar los datos para mantener al da los indicadores del Sistema de Gestin de la
Calidad.
Mantener actualizado los sistemas informticos y bases de datos necesarios para el
funcionamiento diario del S.G.C.
Atender los requerimientos de nuevos desarrollos tendientes a optimizar el desempeo
del SGC.
RESPONSABLES DE MESA DE ENTRADAS
Asegurar que todos los integrantes del SUAC, conozcan los procedimientos a aplicar en el
tratamiento de Trmites.Identificar y comunicar necesidades de modificacin de los procedimientos.Asegurar el resguardo electrnico del patrimonio documental a su cargo.Realizar peridicamente reuniones de retroalimentacin con el personal a cargo.
Participar en la identificacin de acciones preventivas y correctivas respecto de no
conformidades potenciales y ocurridas durante el proceso.Asegurar que los Agentes del SUME bajo su responsabilidad, arbitren los Medios
necesarios a los fines de implementar acciones correctivas y/o preventivas.Participar en el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas implementadas, y
en la deteccin de oportunidades de mejora.Colaborar en el seguimiento de la calidad del servicio prestado por los proveedores
internos y externos.Identificar las necesidades de capacitacin del personal a su cargo, y planificar la
asistencia de los mismos a cursos de capacitacin.Participar en la implementacin de los mecanismos necesarios para asegurar la eficaz
comunicacin del ciudadano con el SUAC.Participar en la realizacin de auditorias internas.AGENTES MESA DE ENTRADAS
Brindar al ciudadano una atencin amable y corts, satisfaciendo las expectativas y
necesidades del mismo.
Respetar la privacidad y dignidad del ciudadano
Conocer y aplicar todos los procedimientos e instructivos necesarios en el tratamiento de
trmites.Hacer uso, cada vez que corresponda, de los registros implementados.Asistir a las capacitaciones planificadas.Identificar e informar a los coordinadores de SUAC a cerca de errores ocurridos en la
prestacin de servicios por parte de los proveedores internos y externos.Implementar acciones correctivas y preventivas.Participar en la deteccin de oportunidades de mejora.Identificar no conformidades del servicio y aplicar las medidas correctivas pertinentes.Cuidar las instalaciones a efectos de no provocar el envejecimiento prematuro de las
mismas.
Cuidar el ambiente de trabajo manteniendo el respeto hacia sus compaeros y hacia el
Ciudadano.Participar de las reuniones de retroalimentacin convocadas por los Coordinadores.

ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS
Capitulo 6
Gestin de los Recursos
Provisin de recursos
P-PR- 6.1 Evaluacin Y Seleccin De Proveedores
Recursos Humanos
P-RH-6.2.1 Descripcin Y Perfil De La Funcin
P-RH-6.2.2 Capacitacin
Infraestructura
P-IF- 6.3 Gestin De Los Recursos Infraestructura
Ambiente de trabajo
P-AT-6.4 Gestin De Los Recursos Ambiente De Trabajo
Capitulo 7 - Realizacin del Producto
Planificacin de la Realizacin del producto
P-ST-7.1 Simple Tramite
Procesos Relacionados con los Clientes
P-PC-7.2.1 Determinacion de los Requisitos Relacionados con el Servicio.
P-PC-7.2.2 Revision de los Requistos Relacionados con el Servicio
P-PC-7.2.3 Comunicacion con el Ciudadano
7.3 Diseo y Desarrollo (Excluido)
P-CO-7.4.1 - Compras
Prestacin del Servicio
P-PC-7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin el Servicio.
P-PC-7.5.2 Validacin de los Procesos de
P-PC-7.5.4 Propiedad del Ciudadano
P-PC-7.5.5 Preservacin del Tramite
7.6 - Control de los Equipos de Seguimiento y Medicin
Capitulo 8
Generalidades
P-SM-8.1 - Mediciones, anlisis y mejora
Supervisin y Medicin
P-SM-8.2.1- Satisfaccion del Ciudadano
P-SM-8.2.1.1- Reclamo del Ciuadano
P-SM-8.2 - Auditoria Interna
P-SM-8.2.3 - Seguimiento y Medicion de los procesos.
P-SM-8.2.4 - Seguimiento y Medicion Del Servicio
Control de Producto no Conforme
P-NC- 8.3 No conformes
Anlisis de Datos
P-AD-8.4 Anlisis de Datos
Mejora
P-MC-8.5.1 Mejora Continua
P-MC-8.5.2 Accione Correctiva
P-MC-8.5.3 Accione Preventiva

EXCLUSIONES
Queda excluido del S.G.C. el siguientes apartado de la Norma ISO 9001/2008.
7.3. Diseo y Desarrollo: dado que los requisitos de los ciudadanos y las
especificaciones en cuanto a modalidad, forma, tipo, plazos, y requerimientos
legales del servicio emanan de la Ley 5350 de Procedimiento Administrativo, y
de la Ley 8835 Carta del Ciudadano.
NO CONFORMES
Una No Conformidad es la falta de cumplimiento de un requisito establecido,
que se puede determinar como resultado de las actividades de seguimiento y
medicin de los procesos y del producto/servicio
Tratamiento de No Conformidades:
No Conformidades levantadas por Sistema.
Considerando las No Conformidades a ser levantadas a travs del Sistema
Informtico SUAC, (correspondientes nicamente al captulo 7.1 del S.G.C.)
los usuarios habilitados a levantar dichas No Conformidades sern: los
Agentes, los Responsables y la Direccin de Mesa de Entradas.
MEJORA CONTINUA
Para la ISO 9001:2008, la Mejora Continua es una actividad recurrente para
aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
La administracin de la calidad, requiere de un proceso constante, llamado
Mejoramiento Continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se
busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la
esencia de la calidad.
ACCIONES CORRECTIVAS
Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodologa para eliminar
las causas de las no conformidades detectadas en el Sistema de Gestin de la
Calidad con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones
correctivas deben ser apropiadas a las no conformidades encontradas
ACCIONES PREVENTIVAS
Este procedimiento tiene por objeto explicar la manera en que se eliminan las
causas de las no conformidades potenciales.
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a las no conformidades
encontradas.-

DESARROLLO Capitulo 7.1

Planificacin del Producto
Funciones del S.U.M.E.
Receptar Documentacin
9 Caratular, Tipificar, Registrar y Distribuir
9 Informar al Pblico a Cerca del Trmite
9 Llevar el Archivo
9 Distribuir Notificaciones y Citaciones
9 Receptar, Registrar y Distribuir Correo
9 Diligenciar Oficios Judiciales
Decreto 6700/84
Receptar Documentacin
Todo trmite que ingresa cuenta con un nmero de Sticker) Control Interno
para su correcta individualizacin y seguimiento en el Sistema. El trmite se
identifica inicialmente como NOTA, pudiendo convertirse en EXPEDIENTE o
bien, continuar la tramitacin como SIMPLE TRMITE.
Etapas del trmite en S.U.M.E.
Requisitos de Ingreso
Tipificacin
Armado e Informatizacin
Derivacin

Requisitos Mnimos de Recepcin

Apellido y Nombres
Documento de Identidad
Domicilio Real
Domicilio Especial
Peticin
Firma del Interesado

TIPO
TIPIFICACION
SUBTIPO
Tipificacin: Accin y efecto de tipificar.
Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma comn.
La tipificacin se utiliza a los efectos estadsticos.
Armado del Simple Trmite

Cartula

Nota de Presentacin (Requisitos)

Documentacin Ordenada Cronolgicamente

Pase de Derivacin

INFORMATIZACION

Ingresar en
la aplicacin
Lotus Notes

Clickear en
el icono

Crear tramite

Nuevo
Iniciado

Seleccionamos
el botn crear

Ingresar como
usuario de Mesa
de Entradas

Unidad externa
Al Sistema

P-ST-7.1.5

Trmite Nuevo: Se utiliza nicamente en el caso de que el trmite

est dirigido (destinatario) a una de las reas que atiende la Mesa
de Entradas receptora del trmite.

Seleccionamos
la opcin
TRAMITE NUEVO

Contestamos SI, a la
pregunta Desea crear
un tramite para una
unidad de organizacin
atendida por su Mesa
de Entradas

Inmediatamente
debemos seleccionar
una unidad de
organizacin.

Trmite Iniciado: Se utiliza cuando

los tramites estn dirigidos
(destinatario) a una reparticin que no se encuentra dentro del
organigrama de la propia Mesa de Entradas.

Ahora se podr visualizar la

lista de Reparticiones, y se
deber seleccionar aquella
Reparticin Destinataria a
la cual este dirigida la nota
que se inicie

Seleccionamos la
opcin TRAMITE
INICIADO

Unidad Externa al Sistema: Se aplica en los tramites de salida.

Se utiliza cuando la unidad de origen no pertenece al organigrama
del Poder Ejecutivo. Ej. Municipalidad de Crdoba, ANSES, etc.

Cuando se trata de una Unidad Externa en la pantalla

de la lista de Reparticiones buscamos esta categora.

en Reparacin Destinataria aparece

UNIDAD EXTRERNA AL SISTEMA.
Y completar Unidad Externa
Caratuladora

Al Seleccionar la unidad Externa

Caratuladora, se podr seleccionar las
unidades ya consignadas. De no
encontrarse, se podr ingresar la
nueva palabra clave.

Reparticin Destinataria
Trmite (Expediente/Nota)
Datos
Obligatorios

Tipificacin

Tipo
Subtipo

Asunto
Nro. de Cuerpos del Trmite
Nmero de Fojas

Reparticin Destinataria: rea

a los que estn dirigidos los
expedientes, notas o simple
tramites.

Asunto: Se consignara en
forma clara y sinttica el
motivo o causa de la
presentacin.

Tipificacin: Accin y efecto de tipificar.

Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un
tipo o norma comn.
Se deben elegir Tipo y Subtipo de acuerdo a lo
que se refiera la presente nota. Tanto los Tipos
y Subtipos pueden consultarse en el campo
Consultar Subtipos ubicado en la parte
superior de la pantalla.

Nro. de fojas: cantidad de

pginas del que esta
compuesto el tramite
Nro. De Cuerpos:
cantidad de volumenes
del que esta compuesto
el tramite

Datos
Del
Iniciador

Origen del Iniciador

Femenino
Sexo
Masculino

interno
externo

Tipo de Documento
Nmero de Documento
Calle/Nmero
Barrio-Seccional-Telefono
Provincia - Departamento

Iniciador: toda persona fsica o jurdica que presenta una nota y documentacin
ante la Administracin, por s, o por terceros. Se consigna quien promueve la
gestin (particular, entidades, reparticiones, etc.) de conformidad a su
presentacin escrita, inscribiendo su denominacin o apellido y nombre segn
corresponda
ORIGEN DEL INICIADOR
INTERNO: cuando el iniciador pertenece al Organigrama Del Poder Ejecutivo. Ej.
Agencias, Ministerios, Direcciones, etc. EXTERNO: cuando el iniciador no
pertenece al organigrama del Poder Ejecutivo Ej.: Municipalidades, Particulares,
Poder Legislativo, Poder Judicial, Defensora Del Pueblo Etc.
Una vez completado los otros campos del Sistema:

Sexo

Tipo de Documento

Nro. de Documento

C.U.I.L./C.U.I.T.

Calle
.
Nmero.

Barrio
.
Seccional.

Telfono

Provincia

Departamento.

Localidad
.
Fecha de incio

se esta en condiciones de
ingresar el numero de STIKER

Una vez ingresado el

nunero del sticker se
procede a imprimir
el mismo.

Numeracin del Simple tramite

Automtica
Numeracin
Manual

Unidad externa
Al Sistema

AUTOMATICA :cuando se crea una

nota para una unidad atendida por
la mesa (crear tramite nuevo)

MANUAL :cuando se crea una nota

para una unidad que no se encuentra
dentro del organigrama de la propia
Mesa de Entradas. (crear tramite
iniciado)

UNIDAD EXTERNA:se consignara

manualmente, las siglas de la Unidad
Externa, numero de stickers (los seis dgitos
del numero correlativo, los tres siguientes
que identifican la mesa y los ltimos tres,
uno de ellos es el Nro. de seguridad y los
dos ltimos el ao, separados por un guion,
Por ejemplo si es una nota dirigida a la
MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE
CORDOBA el numero del tramite Externo es
(MCC-398312001-908).

Derivacin: Pase de Trmites a reas internas o externas.

Unidad de Organizacin
reas

Unidad Remitente
Unidad Destinataria

Unidad de Organizacin: Es toda rea o Reparticin dentro de la

Administracin Pblica.
Unidad Remitente: rea o Reparticin que enva expedientes, notas o sobres
a otra.
Unidad Destinataria: rea o Reparticin a los que estn dirigidos los
expedientes, notas o sobres.

Extractin Electrnico
Extractin

Extractin Fsico
Extractin de Devolucin

Extractn: Planilla que sirve de recibo para el control del movimiento

de los Trmites cuando se entregan a otras Unidades de
Organizacin.Extractn electrnico: Se refiere al recibo, que se genera a travs del
Sistema Informtico SUAC.Extractn fsico: Se refiere al recibo, impreso que surge del generado
a travs del Sistema Informtico SUAC (o sea, del electrnico).Extractn de Devolucion: Se utiliza cuando el tramite es observado
por no cumplir con algun
requisito establecido (caratulacin,
compaginacin, foliacin, agregacin, desdoblamientos, desglose, etc)
Lo que constituye una NO CONFORMIDAD.

Extractin

Extractin de Devolucin

Elementos
Bsicos de
Nota y
Simple Tramite

Stickers
Cartula
Documentacin
Control de Forma
Derivacin

Sticker: Etiqueta que contiene el nmero de identificacin mediante la utilizacin de

un cdigo de barras que lleva cada trmite ingresado, con numeracin nica y
correlativa comn a toda la administracin publica provincial.

Sticker

Control Interno
Control Ciudadano

Sticker de Control Interno: Etiqueta adherida a cada trmite, que contiene el nmero de
identificacin de 14 dgitos y un cdigo de barras, con numeracin nica y correlativa
en toda la administracin pblica provincial de uso interno.
Sticker de Control Ciudadano: Etiqueta adherida a cada trmite, que contiene el
nmero de identificacin de 12 dgitos y un cdigo de barras, con numeracin nica y
correlativa en toda la administracin pblica provincial y la direccin Web donde puede
consultar su estado y derivaciones
Sticker Modelo de Control Interno
Sticker Modelo de Control Interno

Nmero
Correlativo

Nmero
de Mesa

Nmero Interno
Oculto en Sticker
Ciudadano

Sticker Modelo de Control Ciudadano

Sticker Modelo de Control Ciudadano

Nmero
Aleatorio
+
Ao
Corriente

Nmero
Correlativo

Nmero
de Mesa

Nmero
Aleatorio
+
Ao
Corriente

Cartula: Portada que cumple la funcin de individualizar el Tramite del resto.

Elementos de la Cartula de los

tramites
Identificacin

SGG01-219425059-008

Fecha de Inicio

Fecha de Caratulacin

Reparticin
Destinataria

Reparticin de Inicio
Quien Solicita el
Trmite

Iniciador
Asunto

Resumen de la Solicitud

Certificacin de Calidad
Nmero de Tramite
Fecha de Inicio
Reparticin Destinataria
Asunto del Trmite
Tipificacion
Datos del Iniciador del Trmite

Identificacin Numrica
de los Simple Tramites
Siglas de
Reparticin

Nmero
de Sticker

SGG0-219425059-008

Documentacin

Escrito
Documento
Grfico
Informe
Nota
Simple Trmite

Documentacin: Nombre genrico que se aplica a un conjunto de documentos..

Art. 36 Dto. 6700/84.
Documento: Expresin literal o grfica que pruebe, acredita o hace constar
algo. Puede ser:
Escrito: Por Ejemplo nota, dictamen, pase, circular, informe, memorando, etc.
Grfico: Como planos, mapas, croquis, etc.
Informe: Opinin o relacin de datos dado sobre un asunto determinado, para
mejor conocer su situacin y circunstancias y permitir la formulacin de
apreciaciones, o adopcin de decisiones.
Nota: Expresin escrita relativa a un asunto concreto, dirigida a poner en
conocimiento al destinatario de una situacin, efectuar algn pedido o solicitar
la adopcin de una decisin, y que contiene requisitos formales de la Ley de
Procedimiento Administrativo.
Simple Trmite: toda peticin formulada por Nota respecto de la cual la
Administracin acumular actuaciones, sin formar expediente, pero respetando
un orden formal y cronolgico segn normas de procedimiento, a los fines de
brindar solucin. Circular Normativa 01/04
Control de forma: Verificacion en los tramites de la caratulacion,
compaginacin, foliacin, agregacin, desglose, desdoblamiento, etc.
Derivacin: Pase de Trmites a reas internas o externas.

Expediente
Conjunto de documentos ordenados formal y cronolgicamente segn
normas de procedimiento, que estn relacionados o proporcionan informacin
sobre un asunto cuya resolucin se procura. Art. 36, inciso 2 del Decreto
6700/84
Identificacin Numrica
de los Expedientes

Nmero de
Historia

Nmero
Correlativo

Ao Inicio del
Expediente

0007 062159 / 2007

Cartula
Elementos
Bsicos
de un
Expediente

Hoja de Ruta
Documentacin
Stickers
Control de Forma
Derivacin

Cartula: Contenedor de un Expediente que cumple la funcin de individualizarlo del

resto y tiene sus elementos son: Nmero, Fecha de Inicio, Iniciador y Asunto.

Certificacin de Calidad
Nmero de Expediente
Fecha de Inicio
Reparticin
Destinataria
Iniciador del Trmite
Asunto del
Trmite
Fecha de Archivo

Hoja de Ruta

Electrnica
Fsica

Hoja de Ruta: Es el detalle de los movimientos de un Expediente, con el objeto de acreditar el

tiempo de demora empleado por la unidad de trabajo interviniente. Es electrnica y en
formato papel (Planilla Resumen de Movimiento de Expedientes)
Art. 11 Dto. 6700/84
Hoja de Ruta Electrnica: Es la Hoja de Ruta generada por el sistema a partir del ingreso de
los datos referido a alguna derivacin del expediente.
Hoja de Ruta Fsica (Formato Papel): Es la Hoja de Ruta que constituye el folio nmero uno
del expediente y que se debe completar cada vez que se haga alguna derivacin del
expediente.

HOJA DE RUTA O PLANILLA RESUMEN DE MOVIMIENTO DE EXPEDIENTE

0378-074689/2008

Numero del Expediente

Unidad de Organizacin
Fecha de Entrada
Fecha de Salida
Cantidad de fojas
Firma del interviniente
Aclaracin de Firma

Compaginacin
Control
de
Forma

Foliatura
Anexado
Encordado
Desdoblamiento
Desglose

Control de forma: Verificacion en los tramites de la caratulacion, compaginacin,

foliacin, agregacin, desglose, desdoblamiento, etc.
Compaginacin: Colocacin en orden cronolgico de los distintos documentos que se
requieran durante el tratamiento del expediente.
Foliacin: Enumeracin correlativa de las hojas de los documentos que componen el
expediente y el simple tramite. Arts. 14 al 17 Decreto 6700/84.
Anexado: Incorporacin de Trmites al Trmite cabecera o principal como nico folio,
adicionado al primero, dejndose constancia del nmero real de fojas que integran el
expediente agregado. La foliacin del nico folio se efectuar en el ngulo superior
derecho de su cartula.
La constancia de la agregacin es una providencia que se inserta en la ltima foja del
expediente cabecera y en la ltima del agregado. Arts. 20 Decreto 6700/84.
Encordado: Son los Trmites requeridos a los efectos informativos que acompaan al
Trmite principal a resolver pero que no se incorporan al mismo. Deber acompaar
al expediente cuya resolucin se procura, por cuerda separada sin incorporar; en
consecuencia no deber foliarse. Las fojas de actuacin que se incorporen, lo sern
nicamente en el expediente a resolver. Arts. 23 Decreto 6700/84
Desdoblamiento: Separacin del Expediente en tantos cuerpos como fuera necesario
cuando el volumen del mismo tuviere como mnimo 200 fojas o volumen equivalente.
Desglose: Retiro de Fojas y reemplazo de las mismas por otra de tamao reducido de
idntica foliacin, en la que se asentar tambin el nmero de foja en que deja
constancia del desglose. Arts. 25 y 26 Decreto 6700/84.
Convertir Nota en Expediente
Recepcionada la NOTA, y de la sustanciacin posterior de las actuaciones resultara
necesario convertir el trmite en expediente, podrn los funcionarios
expresamente autorizados, solicitar la formacin del mismo en la oportunidad en
que ellos as lo dispongan.
Receptada la Documentacin, Nota de Presentacin y Solicitud de Cartula est
en condiciones de proceder a la formacin del Expediente.

Ingresar al sistema informatizado

SUAC y seleccionar la Opcin
Convertir Nota, de esta manera,
el trmite que inici como Nota, se
transforma en Expediente.-

Consulta del Tramite

El ciudadano accede a la informacin sobre el estado del tramite o expediente
a travs de los distintos medios que posee el gobierno de la provincia de
Crdoba: web , call center (0800-888-3888), kiosco de autoconsulta y
atencin personalizada en los SUME.Ciudadano:
Acceder a la pagina web: www.cba.gov.ar Consulta de Tramites la
bsqueda se puede hacer por numero de sticker o por numero de tramite.

Agente de la Administracin Publica

Acceder a la pagina http://websuac.cba.gov.ar (Intranet)
En este caso la la bsqueda se puede hacer por numero de sticker , numero
de tramites y otras bsquedas.

Otras bsquedas

Distribucin del Correo

Bolsn

Envo
Recepcin

Correo
Postal

48 a 72 hs

Con
Seguimiento

24 hs

Sin
Seguimiento

Simple

BOLSIN

Envo
Bolsn

Recepcin

Bolsn: Bolsa contenedora de los documentos para el envo de

los mismos a otras Unidades de Organizacin
Capucho metalico de
Cierre de seguridad
Precinto de seguridad
Solapa Movil de
Destino
Tarjetero de
Identificacio
n

Envo en Bolsn: Cuando el trmite debe derivarse a una Unidad de Organizacin que
pertenece a otra Mesa de Entradas, se coloca dentro del respectivo bolsn.Ingresado el trmite en el bolsn, se lo cierra y se le coloca el precinto de seguridad con
su nmero correspondiente
Recepcin de Bolsn: Cuando el trmite arriba desde una Unidad de Organizacin que
pertenece a otra Mesa de Entradas, llega a travs de bolsn
Hay dos tipos de Registro de Envo de bolsn. Uno para las mesas de entradas que tengan
contacto con ms de siete mesas de entradas del Organigrama y otro para la que tenga
con seis o menos mesas de entradas

Correo Postal
48 a 72 hs

Con
Seguimiento

- Hasta 2 visitas
- Firma en Planilla de Recorrido a Mayor de 18 Aos
- Plazo de 48 a 72 horas Hbiles
24 hs
- Hasta 2 visitas
- Firma en Planilla de Recorrido a Mayor de 18 Aos
- Plazo de 24 horas Hbiles

Sin
Seguimiento

Simple
- Entrega bajo Puerta en Domicilio Destino
- Plazo de 48 a 72 hs Hbiles

Transitar el Camino de la CALIDAD para el SUME significa:

Mejorar la Calidad de Vida
El espiritu de servicio a la comunidad
El interes continuo por el desarrollo personal
El respeto y buen uso del tiempo propio y de los otros.
Potenciar el crecimiento personal
Haciendo al ESTADO y sus servicios mas eficaces y
eficientes.

CALIDAD EN SERVICIOS

SATISFACCION DEL
CIUDADANO
CALIDADS DEL PERSONAL

CALIDAD DE GESTION