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Desarrollo Caso 2

20 Octubre del 2014

Equipo No. 13

A00393928
Villaseor
A00969262
Escobedo
A00994889
A01086488
Garca
A01319144
A01319965
Rodrguez

- Sergio Armando Montoya


- Argenis Esau Galvn
- Luis Alberto Medina Aguilar
- Diego Alejandro Snchez
- Susana Llame Oficial
- Carlos Alberto Ramos

Contenidos
Contenidos.......................................................................................................... 1
Introduccin general: Antecedentes, explicacin de lo que se trata el
documento, con qu intencin se va a realizar el trabajo...................................2
Resumen del caso analizado............................................................................... 2
Respuestas finales a las preguntas del caso.......................................................2
Cules fueron los principales retos que se presentaron para la realizacin de
los Juegos Olmpicos del 2012 en Londres?.....................................................2
Cules son las principales acciones que deben realizar los gerentes de
Tecnologa de Informacin cuando se encuentran involucrados en programas
de gran magnitud con restricciones importantes de tiempo?..........................3
A qu retos principalmente se enfrentaron los equipos de Tecnologa de
Informacin?.................................................................................................... 3
Cules fueron los principales factores crticos de xito y lecciones
aprendidas del proyecto?................................................................................. 4
Conclusiones....................................................................................................... 5
Bibliografa.......................................................................................................... 5

Introduccin general: Antecedentes, explicacin


de lo que se trata el documento, con qu
intencin se va a realizar el trabajo.
La organizacin de los Juegos Olmpicos Londres 2012 represent un gran reto de
integracin de TI ya que requera la creacin de servicios crtricos que soportaron un
evento de la manera ms segura, confiable e incluso disfrutable durante la duracin de los
mismos para muchos usuarios de la misma dentro de los que se destacan miles de
atletas, staff y sobre todo billones de espectadores en todo el mundo. El objetivo principal
de todo el equipo de tecnologa era ejecutar una iniciativa en tiempos crticos; un proyecto
de cuatro aos culminados en pocas semanas de produccin del mismo; todo esto
resaltando una ejecucin forzosamente exitosa, con mltiples ambientes de distintos
proveedores de todo el mundo.
Como antecedentes es relevante resaltar que el proyecto fue coordinado por el CIO de los
Juegos Olmpicos Gerry Pennel; con la supervisin y patrocinio del comit de
organizacin de los Juegos Olmpicos de Londres y que es una organizacin propiedad
del mismo gobierno de Londres y estaba liderado por 16 miembros de la mesa directiva
entre los que se encontraban autoridades del mismo gobierno.
Dentro de los principales socios y proveedores que participaron durante la realizacin de
esta iniciativa caben resaltar los siguientes de clase mundial: Hacer, Atos, Coca-Cola,
Dow, GE, McDonalds, Omega, Panasonic, P&G, Samsung, Visa, Adidas, BMW, British
Airways, por mencionar algunos; todos ellos con sedes en distintas partes del mundo y
con un ambiente cultural y de talento bastante diverso; lo cual enriquece pero a la vez
contribuye a la complejidad de la ejecucin del proyecto.
El gran reto estaba representado por la continua y vasta coordinacin
de
distintos
equipos y proveedores para ejecutar una iniciativa de impacto mundial y con una sola
oportunidad de tener xito.

Resumen del caso analizado


En resumen el caso busca destacar con un ejemplo tan conocido como lo es un evento de
la talla de los Juegos Olmpicos como un proyecto o iniciativa con tantos frentes y con
distintos proveedores y socios comerciales puede llegar a tener xito en un ambiente tan
diverso y con restricciones de tiempo tan marcados.

Dentro de los aprendizajes principales de este caso se puede resumir que un proyecto de
esta categora tiene que estar estrechamente coordinado y sobretodo contar con el talento
necesario para poder ejecutar todos los hitos necesarios para cumplir con el objetivo
principal. De igual manera se destaca la gran importancia que tiene la administracin del
cambio y la comunicacin efectiva sobre todo de las dependencias y responsabilidades
de cada uno de los equipos, es decir generar un sentido de corresponsabilidad y de
pertenencia del xito global partiendo de los esfuerzos individuales y de conjunto. Todo lo
anterior tiene que estar controlado sobre todo con un plan perfectamente definido y con
fechas fijas de ejecucin y cumplimiento para controlar sobre todo el alcance y ejecucin
del mismo partiendo de las actividades de los planeadores y administradores del proyecto.

Respuestas finales a las preguntas del caso


Cules fueron los principales retos que se presentaron
para la realizacin de los Juegos Olmpicos del 2012 en
Londres?

Coordinar mltiples socios, personal, voluntarios en conjunto con las tecnologas


para soportar mltiples pases y culturas.
TI comparte de un gran esquema integrado por muchas organizaciones que
deban coordinarse para trabajar en conjunto.

Satisfacer mltiples necesidades de gran cantidad de usuarios durante 4 aos,


seguido de dos semanas en fase de produccin. Visibilidad para 4 billones de
personas, lo cual demandaba mucho trabajar bajo y mucha presin.

Proveer soluciones multifronteras, los equipos deban trabajar sin errores, sin lugar
para xitos o fracasos individuales, es decir todo el trabajo en equipo.

Cules son las principales acciones que deben realizar


los gerentes de Tecnologa de Informacin cuando se
encuentran involucrados en programas de gran
magnitud con restricciones importantes de tiempo?

Involucrar desde las primeras etapas del programa al personal y proveedores para
obtener los recursos, presupuesto, y formar el equipo para alcanzar en tiempo y
forma los objetivos.
Gestionar el alcance, usando una programa de gestin y un plan con fechas
limites bien establecidas. Todo basado en el entregable final.

Desarrollo de plan de comunicaciones para las partes involucradas. Asegurndose


del compromiso en la visin y el calendario de entregas, as como en la
colaboracin por todas las partes del equipo.

Definir tareas, asignaciones y matriz de responsabilidades. Plan de pruebas


unitarias, integrales y del sistema completo, realizar pruebas que simulen
condiciones reales y posibles contingencias.

A qu retos principalmente se enfrentaron los equipos


de Tecnologa de Informacin?
Integracin con una vasta gama de sistemas.
Resultados. Integracin de mltiples datos como primer paso (tiempo, puntaje, biografa
del atleta), informar si se lograba record personal o record mundial, para posteriormente
transmitirlo a mltiples salidas como la prensa, federaciones internacionales, sitios web,
sistemas de informacin. El reto era juntar esta informacin y posteriormente distribuirla,
en un tiempo de 0.3 segundos, adems de que estos sistemas provenan de mltiples
proveedores como Atos y Omega.
Acreditacin. Sistema de base de datos prevista por Atos para manejar 200,000
acreditaciones requeridas para operar y competir en los juegos.
Una amplia variedad de aplicaciones de soporte, como por ejemplo para manejar llegas y
salidas de atletas, staff, la prensa, voluntarios y espectadores.
Servicios en sitio, como tecnologa audio-visual, transmisin de video, interpretacin en
mltiples idiomas.
Coordinacin. Orquestar mltiples proveedores, miles de miembros del staff, voluntarios
de diferentes culturas y pases.
Integracin Tecnologa y TI. Comunicar tecnologas como sistemas de medicin,
alimentacin, y aire acondicionado, que a su vez dependan de TI y viceversa.

Tiempos crticos de respuesta. Solo se podia hacer en el aqu y ahora, en tiempo real, sin
cabida para errores y repetir las cosas.
Seguridad. Adems de la seguridad de los participantes y los espectadores, tambin era
necesario prever los cyber-ataques.
Evento con un perfil alto. Leyes reguladoras, equipos de seguridad, y otros grupos.
Flexibilidad. Adaptarse a muchos socios y proveedores.
Amigables con el ambiente. Mantener baja la operacin en lo que ha residuos
ambientales se refiere.

Cules fueron los principales factores crticos de xito


y lecciones aprendidas del proyecto?
Factores crticos de xito

1. Comunicacin. Todos deben conocer el plan, como esta compuesto, y su rol dentro
de este plan.
2.

Compartir las metas. Todos los miembros del equipo y los socios saben que el
xito es uno solo (no hay xito personal), es decir todos fallan en caso de no
lograrse el xito global.

3.

Recursos adecuados y bien capacitados. Transferencia de conocimiento, grandes


cantidades de valor tecnico y experiencia en juegos olimpicos previos fueron
aportados por los proveedores.

4.

Gestin del Alcance. Planear por adelantado, incluso antes de tener todas las
areas claras, usando un conjunto de guas como parte de la gestin del alcance
para medir el progreso.

5.

Gestin del cambio. Aprender de los eventos previos y trabajar con gente que
posea experiencia, para estar un paso adelante y gestionar el cambio. Ya que los

requerimientos seguro cambiaran y nuevas personas se iran integrando con el


tiempo al equipo.
6.

Disponibilidad de instalaciones y acondicionamiento. Para realizar pruebas desde


laboratorio hasta las situaciones reales incluyendo manejo de contingencias.

Lecciones aprendidas

1. Aprender de las experiencias pasadas. Para el equipos de Londres, esta tarea


consiste en investigar los errores y problemas que los juegos Olimpicos pasados
tuvieron (Atlanta y Delhi Commonwealth), y enfocarse en mitigar esos riesgos.
2. Usar fechas lmites fijas para gestionar el alcance. Establecer hitos y fechas como
directores de proyecto, con un enfoque en el tiempo, es ms fcil la toma de
decisiones.

3. Entender la gestin del cambio.


4. Comunicarse con los socios proveedores. Hacer participes de las desiciones a los
proveedores patrocinadores, con lo cual ellos aportaran ideas de forma ms fluida.

5.

Compartir la misin. Cambiar de un foque de ordenar y controlar a confiar y


controlar, esto claro si se tiene la ventaja de contrar con un equipo altamente
comprometido.

Conclusiones
Bibliografa