el tiempo que los documentos deben

guardarse, eliminar los que ya no sirven

y asegurar la conservacin indefinida de
los documentos ms valiosos, aplicando
principios
de
racionalizacin
y
economa.
PROCESO

DIGITALIZAC
ION:

SOFTWARE

Preservar el
conocimiento
y la memoria
histrica de las
organizaciones

Organizaci
n lder en
Soluciones
de Gestin
Documental

MICROFILMACION

CUSTODIA

RECEPCION
DOCUMENTOS

CONSULTORIA

e
entiende
por gestin
documental el
conjunto
de
normas tcnicas y prcticas
usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organizacin, permitir la recuperacin
de informacin desde ellos, determinar

Archivo es aquella institucin cuya

funcin primordial es la de reunir,
organizar,
conservar
y
difundir,
utilizando las tcnicas adecuadas,
conjunto de documentos para el
cumplimiento de los fines anteriormente
mencionados. - Tambin se le da este
nombre al servicio especializado
(Servicio de Archivo) cuya misin
consiste en recibir, clasificar, custodiar y
facilitar documentos.

SEGN EL GRADO O FRECUENCIA

DE UTILIZACIN:

- Archivos activos o de gestin:

recogen documentos recin entregados
en la entidad o de consulta frecuente.
-Semiactivos: contienen documentos
provenientes de archivos activos por
haberse realizado sobre ellos el trabajo
concreto.

Comentario [EAYM1]: U
Semiactivo: Documento de
ocasional con valores prim

Inactivos: recoge los documentos que

habiendo perdido todo su Gestin
Documental nivel 1 6 valor operativo y
funcional, conservan valor histrico,
poltico, o documental.

Comentario [EAYM2]: U
Inactivo: Documento que ha
emplearse al concluir sus v
primarios.

SEGN EL LUGAR DE
EMPLAZAMIENTO:
Generales
o
centralizados:
documentos que se conservan en el
mismo lugar y es consultado por
distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se
encuentran
en
las
distintas
dependencias de la entidad. Estos a su
vez pueden ser: Departamentales o por
secciones: en el propio departamento
por ser utilizado constantemente por
este.
-Personales: de cada puesto de trabajo
para que pueda ser de acceso
inmediato a la persona que trabaja con
ellos.
1

http://www.archivogeneral.gov.co/progra
ma-de-gesti%C3%B3n-documental

DESCRIPCION
Archive en cajas su
informacin, nosotros la
recogemos y
transportamos a nuestras
instalaciones seguras.

DOCUMENTOS LEIDOS Y NO
LEIDOS
100

Custodia especializada en
almacenes seguros
Al mantener las
condiciones ambientales
apropiadas para el
almacenamiento de
medios magnticos,
aseguramos su
funcionalidad e
integridad por dcadas.

ESTRU
CTURA
FISICA

MARZO

ABRIL

s
el
archivo
realizado
directamente por el empleado o
funcionario en su puesto de
trabajo. El nmero de consultas de este
archivo es muy amplio y los documentos
archivados pueden provenir de otros
organismos departamentos o bien has
sido entregados directamente por los
interesados.

correspondencia. Consiste en anotar

toda comunicacin tanto de entrada
como de salida que se establezca con el
exterior, puede ser de dos tipos:

NORMATI
VIDAD
VIGENTE

SI

SI

0
AREA CONTABLE
AREA T. HUMANO
AREA FISCAL
FEBRERO

Registro general: Es el registro de la

REGISTRO
La finalidad bsica del registro en
trminos generales es el control de
todos los documentos que entran y/o
salgan en los diferentes rganos de la
entidad.

Registro general de entrada: Se har

el correspondiente asiento de todo
escrito que se reciba, y se pueden
utilizar dos procedimientos:
Registro nico: Un libro para los
diferentes departamentos de un mismo
rgano.
Registro mltiple: Un libro por cada
departamento de la misma entidad que
reciba correspondencia.
Registro general de salida.- Se
anotar la salida de los escritos y
comunicaciones oficiales dirigidas a
otros rganos o a particulares. Pueden
utilizarse procedimiento de registro
nico o mltiple.

Registro

auxiliar:

Los rganos
administrativos podrn crear en las
unidades
administrativas
correspondientes
de
su
propia
organizacin otros registros con el fin de
facilitar la presentacin de escritos y
2

comunicaciones. Dichos registros sern

auxiliares del registro general, al que
comunicarn toda anotacin que
efecten.

INFORMACION INTERNA
11. Devolucion
de documentos.

2. Depurar
informacion
(Quitar grapas,
broches..)

3. Separar y
preparar
documentos
para digitalizar.

10.Grabacion- carga
de informacion.

Registro de archivo: Para inscribir

todos aquellos documentos que han
sido archivados

1. Documentos
Fisicos, verificar
contenido y estado
del archivo.

PUBLICACIONES DE ARCHIVO
DOCUMENTOS GENERALES

9. Control de
calidad.

4. Digitalizar.

DIGITALIZACION
5. Verificar
calidad de
imagen.

8. Indexar
informacion.
7. Armar Base de
datos para la
consulta del
archivo.

La organizacin del archivo de forma no

informatizada conlleva una serie de
tareas concatenadas que podemos
definir en tres apartados:
Fsico: Los elementos constitutivos de
un archivo fsico son dos: el conjunto de
documentos y el conjunto de relaciones
que median entre ellos.

1. Clasificar los fondos: consiste en

establecer diversas clases o agregados
documentales en funcin de su
procedencia.
2. Ordenar los documentos dentro de
cada agrupacin o serie documental.

6.
Almaenamiento
de informacion.

MICROFILMACION

La Microfilmacin: Tcnica fotogrfica

de registrar en pelculas de sales de
plata,
documentos
digitales
con
reducciones de acuerdo a su tamao
que permite superar muchas veces su
tamao original.

3. Elaborar un cuadro o esquema de

clasificacin que ponga de relieve la
estructuracin dada al fondo.
PROCESO PARA UN
ARCHIVO
3

Microfilmado
Documetal.

PC sistema
informatico.

Microfilm
Original

CD- Rom de
imagenes de
los
documentos.

Microfilm
Copia

Digitalizacion
Automatica
del Microfilm.

LectorImpresor de
Microfim