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Asesora
MARLYN CAROLINA MEJA MARTNEZ
INGENIERA CIVIL
Nota de aceptacin
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Presidente del Jurado
__________________________
Jurado
__________________________
Jurado
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCION
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. ANTECEDENTES, ESTADO DEL ARTE Y ALCANCE
1.1 Descripcin del Problema
1.2. Antecedentes y Estado Del Arte
1.2.1. Antecedentes
1.2.2. Marco Terico
1.3 Fases de un Proyecto
1.3.1 Condiciones para Cerrar un Proyecto
1.3.2 Funciones del Gerente de Obra en la Etapa de Cierre
1.3.3 Funciones de la Interventoria en la Etapa de Cierre
1.3.4 Misin
1.3.5 Funciones tcnicas
1.3.6 Funciones administrativas
1.3.7 Etapa de Cierre del Proyecto
1.3.8 Anlisis del proceso
1.3.9 Cierre tcnico
1.3.10 Cierre Administrativo
1.3.11 Procedimiento de Cierre del Contrato
1.4 MARCO LEGAL
1.5 ALCANCE
2 PLANTEAMIENTO METODOLGICO
3. Observaciones, Resultados y Analisis Propositivo
3.1 Informacin de Campo
3.1.1 Recopilacin y Tabulacin Informacin de campo
3.2 Problemas detectados en cada proceso
3.2.1 rea Tcnica
3.2.2 rea de Planeacin y Control
3.2.3 rea Administrativa
3.3 Aciertos y Buenas Prcticas en Cada Proceso
3.3.1 rea tcnica
3.3.2 rea de Planeacin y Control
3.3.3 rea Administrativa
3.4 Representacin Grfica de las Fortalezas y Debilidades Identificadas
3.5. Riesgos Potenciales
4
10
11
11
12
12
12
12
13
14
14
15
16
16
16
16
17
17
18
18
19
19
20
21
23
23
24
30
30
30
30
31
31
31
31
32
33
35
36
38
38
38
38
40
40
41
41
41
42
42
43
48
49
51
53
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Cuestionario Realizado
24
27
34
37
39
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Fortalezas vs Debilidades (Area tcnica)
32
32
33
TITULO:
AUTOR:
FACULTAD:
DIRECTOR:
TITLE:
AUTHOR:
FACULTY:
DIRECTOR:
Regardless of having control of work programs and other tools to ensure the implementation of
projects exist in practice, external and internal agents to management that affect their
development. If no corrective timely completion of works will expand and the project could fail.
Projects such as construction of sports infrastructure and overcome start most of its goals, but
sometimes fail to finish, and after some success can come failure. That's why the closing phase of
the project is a vital part in the successful construction management. Potential problems and gaps
that result in itself and those that may exist in the final stages of the implementation phase of the
works is the problem to be analyzed in this study.
The methodology performed in this study to meet the objectives identified, based on five aspects:
theoretical research in the administrative field and project management on the closing stage,
identification of six sports infrastructure as multiple fields arenas, design and implementation of a
survey of managers and auditors of major works contractors, and tabulation and analysis of
information on important areas of outcome, approach and qualification of potential risks that may
arise in project development. Based on the possible risks, weaknesses and best practices found
there is the guide for the closing stage of the projects in question.
As results of this study emphasizes the identification of strengths and weaknesses of both teams in
the management of work and the control of the Inspection, also the identification of potential risks
and control methodology via phone formats for builder and controller, on the technical aspects and
possible control of the proposed changes to the project during its implementation phase and after
closure of the project. Based on previous achievements, has written a practical guide to prevent
and correct any problems that are presented to the directors of sports works
Once a comprehensive analysis regarding the weaknesses and good practices and their
relationship to sensitivity to a successful conclusion, it is concluded that provided the main objective
of this work, as is the full proposal for engineers and architects practical guide for securing and
controlling the closing phase of sports infrastructure projects.
The completion of this work on a practical analysis and deeper in the final stage of the project, has
revealed and to recognize that the successful and timely project closure, is a guarantee for delivery
to the satisfaction of sports works. It concludes with the work that has contributed minimally to a
topic that usually is not offered due prominence in various literature sources.
INTRODUCCIN
Los proyectos entregan todo su valor, cuando son realizados conforme a sus
requerimientos. Sin embargo en la realidad, pueden presentarse dificultades en la
planeacin, deficiencias en los diseos, descuido en la provisin de recursos o
deficiente direccin de la gerencia, entre otras razones, lo que conduce a atrasos,
paralizacin de obras y a veces hasta el abandono del proyecto.
Con base en el cruce de las buenas prcticas y las debilidades, se disea la gua
prctica para gerentes e interventores, lo cual es el producto principal de este
estudio.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Escribir la gua procedimental para una efectiva etapa de cierre del proyecto.
11
12
Por su parte el ejercicio de la interventora es una figura de control a las obras que
se ha venido practicando en los ltimos cincuenta (50) aos, sin embargo a la
fecha, no hay una reglamentacin definida particularmente que trate de polticas y
la regulacin del ejercicio de la interventora de proyectos y obras en Colombia.
13
FASE DE EJECUCIN. Una gran parte del trabajo del proyecto se realiza
tanto en el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el producto fsico. Se
utilizan las mediciones de tiempo, costo y especificacin como medios de
control del proyecto.
Cabe resaltar que hay proyectos que tienen otro tipo de condicin y terminan
prematuramente, o son perpetuos, o fracasan, o cambian su prioridad. Donde
realmente todo tipo de gerente de obra, debe propender por terminar el proyecto
en condiciones normales, a fin de que el proyecto no sufra ningn tipo de
traumatismo.
14
Para asegurar este objetivo debe poseer habilidades de liderazgo ante su equipo
de trabajo de construccin y debe demostrar experiencia en direccin de obras y
proyectos. Dentro de las funciones del gerente de obra se pueden relacionar:
Coordinar las diferentes actividades de los distintos miembros del equipo para
asegurar que se realicen dentro del programa establecido.
Identificar los objetivos y los hitos del proyecto, estableciendo los controles
gerenciales para su cumplimiento.
15
1.3.5 Funciones tcnicas. Las funciones relevantes son (Marn y otros, 2006)
El proceso de Cierre del Proyecto supone realizar la parte de cierre del proyecto
del plan de gestin del proyecto. En los proyectos de mltiples fases, el proceso
Cerrar Proyecto cierra la parte del alcance del proyecto y las actividades
relacionadas aplicables a una fase determinada. Este proceso incluye finalizar
todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos de Procesos de
Direccin de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del
proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado segn corresponda. El
proceso de Cierre del Proyecto tambin establece los procedimientos para
coordinar las actividades requeridas para verificar y documentar los productos
entregables del proyecto, coordinar e interactuar para formalizar la aceptacin de
estos productos entregables por parte del cliente o del patrocinador, e investigar y
documentar las razones por las cuales se realizaron ciertas acciones si un
proyecto se da por finalizado antes de completarlo. (PROJECT MANAGEMENT
INSTITUTE, 2004)
17
1.3.9 Cierre tcnico. Este procedimiento encierra las actividades propias del
alcance tcnico y constituyen la razn de ser del proyecto. Son las obras
contratadas conforme a los renglones pactados, cumpliendo las especificaciones
tcnicas del contrato.
19
1.5 ALCANCE
Precisamente cualquier novedad que haga desviar el normal curso del desarrollo
del proyecto, influye en atrasos y sobrecostos, razn por las que este estudio
pretende abarcar una propuesta de gua y recomendaciones para cumplir lo
pertinente con un cierre satisfactorio del proyecto.
20
2 PLANTEAMIENTO METODOLGICO
ANALISIS
DE
LA ETAPA DE
CIERRE:
REQUISITOS,
INSUMOS
Y
PRODUCTOS
ELEMENTOS
CLAVES PARA
LA ETAPA DE
CIERRE (QU
PUEDE
FALLAR?)
DISEO DE LA
ENCUESTA
CON BASE EN
LOS
ANTERIORES
ELEMENTOS Y
ASPECTOS
APLICACIN
DE
LA
ENCUESTA Y
OBTENCION
DE
RESULTADOS
ANALISIS DE
RESULTADOS,
LO POSITIVO Y
LO NEGATIVO
Con base en los hallazgos para las tres reas de resultado, se plantearon y
calificaron los posibles riesgos que se pueden presentar en desarrollo de los
proyectos.
Con base en los riesgos posibles, las debilidades encontradas y las buenas
prcticas se plantea la gua para la etapa de cierre satisfactoria. All se
identifican los requisitos bsicos para cumplir los objetivos y las herramientas
administrativas vigentes para gerentes y equipos de trabajo altamente
eficientes, se escribe la gua de procedimiento con sus conclusiones y
recomendaciones al estudio en referencia.
21
22
Las preguntas del cuestionario, Cuadro N1, han sido producto de una seleccin
de factores o temas sensibles identificados, despus de haber estudiado el
alcance, las caractersticas y los requisitos para la etapa de cierre, vistos en el
captulo primero. Los criterios utilizados para la respuesta de los encuestados
fueron:
Excelente o muy eficiente: Sin errores, casi perfecto o por encima del estndar
Bueno: cumpliendo especificaciones con ciertos detalles que pueden ser
perfeccionados.
Aceptable: Cumpliendo la mayora de condiciones, con una no conformidad o
varios aspectos dignos de ser mejorados
Deficiente o malo: Con dos o ms aspectos no conformes, no cumple
especificaciones.
23
ESTADIO CANCHA
COLISEO SAN BENITO ARREGLOS
ALFONSO LOPEZ
BARRANCA
MULTIPLE
Por procedimientos de
trabajo incompletos
Por rendimientos de tareas,
labores o de algn tem en
especial.
Por
especificaciones
tcnicas
(deficientes
o
incompletas)
Por cambios en el diseo
original
Por
especificaciones
tcnicas
(deficientes
o
incompletas)
Por accesos a las obras
Por
materiales
defectuosos o incompletos
Por procedimientos de
trabajo incompletos
Por rendimientos de
tareas, labores o de algn
tem en especial.
Eficiente
Eficiente
Eficiente
Eficiente
Muy eficiente
Aceptable
si
si
no
si
si
no
si
si
no
si
no
si
Positivamente
Positivamente
NA
Positivamente
NA
Positivamente
a)Deficiente
b)Buena
c)Buena
d)Buena
a)Buena
b)Buena
c)Buena
d)Buena
a)Deficiente
b)Deficiente
c)Buena
d)Buena
a)Buena
b)Buena
c)Buena
d)Buena
a)Buena
b)Excelente
c)Buena
d)Buena
a)Deficiente
b)Deficiente
c)Buena
d)Deficiente
Bueno
Bueno
Bueno
Bueno
Excelente
Bueno
24
OBRAS REALIZADAS
CUESTIONARIO
ARREGLOS
ESTADIO CANCHA
ALFONSO LOPEZ
BARRANCA
MULTIPLE
si
si
si
si
no
NA
NA
NA
NA
no
no
si
si
NA
NA
Buena
Buena
Excelente
El
presupuesto
estimado Hubo dificultad para emprender NA
inicialmente no era suficiente las obras complementarias
para que quedara la obra
funcionalmete buena y por esto
fue necesario buscar mas
recursos y adicionar el contrato
inicial
Excelente
Excelente
Aceptable
Bueno
Aceptable
Bueno
Bueno
Excelente
Aceptable
no
no
no
no
no
no
NA
NA
NA
NA
NA
NA
si
si
si
si
si
si
NA
NA
NA
NA
NA
NA
si
si
no
si
no
si
NA
NA
Demora en la presentacin NA
de documentos exigidos por
el
contratante
para
liquidacin (paz y salvos,
planos records, aportes,
etc)
25
OBRAS REALIZADAS
CUESTIONARIO
14) Para la obra finalmente entregada (conteste
los siguientes aspectos) a) llen las expectativas
y peticiones del cliente interesado?, b) Fue
entregada e inaugurada en la fecha requerida
originalmente?, c) Se cumplieron todos los
objetivos particulares de la obra diseada
originalmente?, d) Est prestando el servicio para
el cual fue concebido el proyecto?
ESTADIO CANCHA
COLISEO SAN BENITO ARREGLOS
ALFONSO LOPEZ
BARRANCA
MULTIPLE
a)si
b)no
c)si
d)si
a)si
b)si
c)si
d)si
a)si
b)no
c)si
d)si
a)si
b)no
c)si
d)si
a)si
b)no
c)si
d)si
si
si
no
si
no
NA
NA
Bueno
Bueno
Bueno
Excelente
Aceptable
Bueno
Bueno
Bueno
Excelente
Aceptable
26
OBRAS ANALIZADAS
COLISEO DE SIMACOTA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
NA
NA
NA
NA
AREAS DE RESULTADO
DEBILIDAD
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
NA
NA
AREA TECNICA
NA
NA
X
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
X
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
X
NA
NA
NA
NA
NA
Disponibilidad de equipos
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
X
X
X
X
NA
NA
27
NA
NA
OBRAS ANALIZADAS
COLISEO DE SIMACOTA
AREAS DE RESULTADO
FORTALEZA DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
X
X
X
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
X
Hubo un desfase del
ms del 50% del plazo
original estimado
28
OBRAS ANALIZADAS
AREAS DE RESULTADO
COLISEO DE SIMACOTA
FORTALEZA
DEBILIDAD
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
FORTALEZA
DEBILIDAD
AREA ADMINISTRATIVA
Calidad del clima laboral del equipo interno del
proyecto
Se presentaron dificultades de ndole financiero
Impacto de dificultades de tipo financiero en el
proyecto
X
NA
NA
X
NA
X
NA
NA
X
NA
NA
X
NA
X
X
El presupuesto estimado
inicialmente no era
suficiente para que
quedara
la
obra
funcionalmete buena y
por esto fue necesario
buscar mas recursos y
adicionar el contrato
inicial
NA
X
X
NA
NA
X
NA
NA
X
Demora
en
la
presentacin
de
documentos exigidos por
el contratante para
liquidacin (paz y salvos,
planos records, aportes,
etc)
NA
X
NA
NA
X
X
NA
NA
X
NA
NA
X
11
X
8
X
8
29
X
3
X
7
30
El cierre y liquidacin final de los contratos de obra estuvieron dentro del plazo
pactado con la contratante.
31
FORTALEZAS Vs DEBILIDADES
AREA DE PLANEACION Y CONTROL
5
5
2
1
0
BAJA
MEDIA
ALTA
TOTAL DEB.
32
FORTALEZAS
FORTALEZAS Vs DEBILIDADES
AREA ADMINISTRATIVA
7
8
6
4
2
0
BAJA
MEDIA
ALTA
TOTAL DEB.
FORTALEZAS
33
Encontrados
(INCODER
Instituto
(1)
No.
(3)
TECNICA
PLANEACION Y
CONTROL
7
8
10
11
12
ADMINISTRATIVA
13
14
15
16
17
18
19
20
GESTIN DE
INTERVENTORA
21
22
23
24
DESCRIPCIN
(4)
OBSERVACIONES
(5)
TOTALES
PROPONENTE
CONTRATANTE
Y/O
(7)
CONTRATIST
A
(8)
M
M
X
X
X
X
B
210
34
Con base en los problemas detectados en el numeral 3.2, con respecto al rea
tcnica, rea de planeacin y control y rea administrativa se extrajeron los
siguientes para poder resolver este captulo.
35
4 CONTROLES PROPUESTOS
Como ilustracin de un modelo que sea posible implementar en las distintas obras
de infraestructura deportiva, a continuacin se muestra un formato de control
tcnico que sirve de gua para futuras obras:
36
DESCRIPCION
CONFORMIDADES
EXPLICAR NO
CUMPLE NO CUMPLE
CONFORMIDAD
CONTROL DE LA SOLUCION
RESPONSABLE DE
FECHA DE
SOLUCION
SOLUCION
ACORDADA
DIMENSIONES DE LA CANCHA
Baloncesto
Voleibol
Microfutbol
ACABADOS
ACCESORIOS DEL COLISEO
Equipos (Tablero de Control)
Utensilios (Mallas, Aros)
Dotacin (Sillas, Mesas)
TARIMA PARA EVENTOS
INSTALACIONES PARA ESPECTADORES
Graderas
Pasillos de Acceso y Salida
Baos
AISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS
GRADERIAS
CAMERINOS PARA JUGADORES
Baos, Duchas
Vestieres
Salones
ESTRUCTURA DE CUBIERTA
CERRAMIENTOS AL COLISEO
VIAS DE ACCESO
PARQUEADEROS
INSTALACIONES ELECTRICAS
Alumbrado Instalaciones Internas
Alumbrado Cancha Multiple
Alumbrado de Vias de Acceso
Alumbrado de Parqueaderos
Sonido
NOTA: Con base en los items de las especificaciones del contrato, se identifican detalles y aspectos no conformes dejando consignado en el
formato su compromiso de correccin, el responsable y el plazo para la solucin.
37
38
DESCRIPCION
DE LA
JUSTIFICACION DEL CAMBIO COSTO TOTAL DEL CAMBIO
PROPUESTA DE CAMBIO
ORIENTACION DE LA CANCHA
ACABADOS
ACCESORIOS DEL COLISEO
Equipos (Tablero de Control)
Utensilios (Mallas, Aros)
Dotacin (Sillas, Mesas)
TARIMA PARA EVENTOS
INSTALACIONES PARA ESPECTADORES
Graderas
Pasillos de Acceso y Salida
Baos
AISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS
GRADERIAS
CAMERINOS PARA JUGADORES
Baos, Duchas
Vestieres
Salones
ESTRUCTURA DE CUBIERTA
CERRAMIENTOS AL COLISEO
VIAS DE ACCESO
PARQUEADEROS
INSTALACIONES ELECTRICAS
Alumbrado Instalaciones Internas
Alumbrado Cancha Multiple
Alumbrado de Vias de Acceso
Alumbrado de Parqueaderos
Sonido
AMPLIAR INFORMACIN
FECHA COMPROMISO
39
RESPONSABLE
DE
40
5.1. PORTADA
PREPARADO POR
JAIME ROBLES ROJAS
DAVID DONATO CARDENAS TORRES
5.2. INTRODUCCIN
Con el fin de superar problemas que surgen en el desarrollo de los proyectos para
la construccin de coliseos y canchas mltiples, se ha preparado el siguiente
documento que propone una gua prctica para asegurar la fase de cierre de esos
proyectos. Su alcance cubre las recomendaciones en torno a aspectos tcnicos,
administrativos y de control al final del proyecto. Este aporte a la ingeniera
nacional, ha sido producto de un anlisis cuidadoso de los autores de esta
monografa, tomando referencia, varias experiencias en proyectos del
41
Asegurar que el predio del proyecto est disponible para la iniciacin de las
obra.
42
Velar porque el cierre y liquidacin final de los contratos de obra estn dentro
del plazo pactado con la contratante.
Como gua en este captulo se anexa cuadro para el control de cambios que
puedan surgir en el desarrollo del proyecto
Para asegurar los asuntos del rea administrativa del proyecto, le recomendamos:
43
44
(1)
No.
(3)
ADMINISTRATIVA
10
11
12
13
GESTIN DE
INTERVENTORA
14
15
16
17
DESCRIPCIN
(4)
OBSERVACIONES
(5)
PROPONENTE
CONTRATANTE
Y/O
(7)
CONTRATIST
A
(8)
CLIMA LABORAL
B
145
45
DESCRIPCION
CONFORMIDADES
EXPLICAR NO
CUMPLE NO CUMPLE
CONFORMIDAD
CONTROL DE LA SOLUCION
RESPONSABLE DE
FECHA DE
SOLUCION
SOLUCION
ACORDADA
DIMENSIONES DE LA CANCHA
Baloncesto
Voleibol
Microfutbol
ACABADOS
ACCESORIOS DEL COLISEO
Equipos (Tablero de Control)
Utensilios (Mallas, Aros)
Dotacin (Sillas, Mesas)
TARIMA PARA EVENTOS
INSTALACIONES PARA ESPECTADORES
Graderas
Pasillos de Acceso y Salida
Baos
AISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS
GRADERIAS
CAMERINOS PARA JUGADORES
Baos, Duchas
Vestieres
Salones
ESTRUCTURA DE CUBIERTA
CERRAMIENTOS AL COLISEO
VIAS DE ACCESO
PARQUEADEROS
INSTALACIONES ELECTRICAS
Alumbrado Instalaciones Internas
Alumbrado Cancha Multiple
Alumbrado de Vias de Acceso
Alumbrado de Parqueaderos
Sonido
NOTA: Con base en los items de las especificaciones del contrato, se identifican detalles y aspectos no conformes dejando consignado en el
formato su compromiso de correccin, el responsable y el plazo para la solucin.
46
FORMATO DE CONTROL DE CAMBIOS EN ESPECIFICACIONES O ALCANCE PARA OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA (COLISEOS
CANCHAS MULTIPLES)
NOMBRE DEL PROYECTO:
MUNICIPIO:
ENTIDAD CONTRATANTE:
CONTRATISTA DE OBRA:
CONTRATISTA INTERVENTORIA:
FECHA DE ESTE CONTROL:
DESCRIPCION
DE LA
JUSTIFICACION DEL CAMBIO COSTO TOTAL DEL CAMBIO
PROPUESTA DE CAMBIO
ORIENTACION DE LA CANCHA
ACABADOS
ACCESORIOS DEL COLISEO
Equipos (Tablero de Control)
Utensilios (Mallas, Aros)
Dotacin (Sillas, Mesas)
TARIMA PARA EVENTOS
INSTALACIONES PARA ESPECTADORES
Graderas
Pasillos de Acceso y Salida
Baos
AISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS
GRADERIAS
CAMERINOS PARA JUGADORES
Baos, Duchas
Vestieres
Salones
ESTRUCTURA DE CUBIERTA
CERRAMIENTOS AL COLISEO
VIAS DE ACCESO
PARQUEADEROS
INSTALACIONES ELECTRICAS
Alumbrado Instalaciones Internas
Alumbrado Cancha Multiple
Alumbrado de Vias de Acceso
Alumbrado de Parqueaderos
Sonido
AMPLIAR INFORMACIN
FECHA COMPROMISO
47
RESPONSABLE
DE
CONCLUSIONES
48
RECOMENDACIONES
49
50
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
6. Miranda Miranda, Juan Jos, Gestin de Proyectos, identificacinformulacin-evaluacin financiera, econmica, social, ambiental, Sexta
Edicin, MM Editores, febrero de 2009.
51
52
BIBLIOGRAFA
1. Compras Estratgicas y Abastecimiento Internacional Bsico, 6 mdulos;
Universidad de los Andes en convenio con el Centro de Comercio
internacional, ao 2008
53