GUA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN APLICADA A

PROYECTOS DE OBRA CIVIL

Autores:
INGENIERO CIVIL FABIO ALBERTO ALMEYDA VELANDIA
INGENIERA CIVIL GLADYS HELENA SERRANO DELGADO

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

FACULTAD DE INGENIERA CIVIL
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES
BUCARAMANGA
2010.

GUA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN APLICADA A

PROYECTOS DE OBRA CIVIL

Monografa para optar al Ttulo de Especialista en Gerencia e

Interventora de Obras Civiles

Autores
INGENIERO CIVIL FABIO ALBERTO ALMEYDA VELANDIA
INGENIERO CIVIL GLADYS HELENA SERRANO DELGADO

Asesor
SILVIA JULIANA TIJO LPEZ
MSc INGENIERA CIVIL

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

FACULTAD DE INGENIERA CIVIL
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES
BUCARAMANGA
2010.

Nota de aceptacin
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Presidente del Jurado
__________________________
Jurado
__________________________
Jurado

Doy infinitas gracias

A Dios, por el camino recorrido,
A mi hija, por ser mi fuerza y templanza
A la memoria de mi padre, porque lo que soy se lo debo
A mi madre, por su apoyo
Y a mi esposo, por su amor incondicional

Gladys Helena.

Agradezco a Dios por todas las bendiciones recibidas

A mi amada esposa Yerly por el apoyo
A mi hijo Sebastin mi motivacin y fuerza que me inspira
A mis padres por haberme formado en lo que soy
A mi familia por ser incondicionales

Fabio Alberto

TABLA DE CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCION

11

OBJETIVOS

13

OBJETIVO GENERAL

13

OBJETIVOS ESPECFICOS

13

1. ANTECEDENTES, ESTADO DEL ARTE Y ALCANCE

14

2. PLANTEAMIENTO METODOLOGICO

16

3. ASPECTOS BSICOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE LA

ADMINISTRACIN DE MATERIALES EN LA EJECUCIN DE OBRAS DE
CONSTRUCCIN

17

3.1 GENERALIDADES

17

3.2 FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESPERDICIO DE MATERIALES.

20

4. LOS PROCESOS EN LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES

20

4.1 EL ANLISIS DE LA INFORMACIN

21

4.2 LA PLANEACIN

21

4.3 LA COTIZACIN.

22

4.4 LA COMPRA

25

4.5 EL ALMACENAMIENTO

28

4.5.1 LAS ENTRADAS DE ALMACN.

29

4.5.2 SALIDAS DE ALMACN

30

4.6 USO Y CONTROL

37

5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COSTOS DE LOS MATERIALES

39

5.1 ANLISIS DE UNITARIOS DE OBRA (A.P.U)

42

5.2 ANLISIS DE RDENES DE COMPRAS

45

5.3 ANLISIS DE MATERIAL COMPRADO VS MATERIAL GASTADO.

46

6. VARIACIN ENTRE LOS MATERIALES PRESUPUESTADOS Y LOS

GASTADOS EN LA EJECUCIN DE OBRA

48

CONCLUSIONES

53

RECOMENDACIONES

56

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

58

LISTA DE CUADROS
Pg.

CUADRO 1.1 EJEMPLO DE ANLISIS DE COTIZACIONES

24

CUADRO 1.2 EJEMPLO ORDEN DE COMPRA

26

CUADRO 1.3 ORDEN DE COMPRA SOFTWARE DE CONTROL DE COSTOS

SAO.

27

CUADRO 1.4 ENTRADA DE ALMACN TIPO

29

CUADRO 1.5 ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

29

CUADRO 1.6 EJEMPLO REPORTE DE ESTADO ORDEN DE COMPRA SE

SOFTWARE DE CONTROL DE COSTOS SAO

30

CUADRO 1.7 AUTORIZACIN DE SALIDAS DE ALMACN.

31

CUADRO 1.8 SALIDA DE ALMACN TIPO DILIGENCIADA.

31

CUADRO 1.9 KARDEX DE ALMACN TIPO

32

CUADRO 1.10 CONTROL DE ANTICIPOS TIPO

33

CUADRO 1.11 EJEMPLO REPORTE DE ESTADO DE ANTICIPO DE

SOFTWARE DE CONTROL DE COSTOS SAO

36

CUADRO 1.12 EJEMPLO REPORTE DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE

CONTROL DE COSTOS SAO

34

CUADRO 2.1 EJEMPLO DE APU PARA LA ELABORACIN DE PRESUPUESTO

(SAO)

40

CUADRO 2.2 EJEMPLO DE APU DE PRESUPUESTO DE CONTROL

40

CUADRO 2.3 EJEMPLO DE APU DE PRESUPUESTO DE CONTROL

41

CUADRO 2.4 VALOR DE TEM TERICO VS REAL

42

CUADRO 2.5 COMPARATIVO APU PRESUPUESTADO VS APU EJECUTADO

43
CUADRO 2.6. VALOR DE TEM TERICO VS REAL DE ACTIVIDAD POCO
CONTROLADA

44

CUADRO 2.7. COMPARATIVO APU PRESUPUESTADO VS APU EJECUTADO

DE UNA ACTIVIDAD POCO CONTROLADA

48

CUADRO 2.8. EJEMPLO DE ANLISIS DE COSTOS POR TEM

45

CUADRO 2.9 EJEMPLO DE ANLISIS DE ORDENES DE COMPRA

46

CUADRO 2.10. EJEMPLO DE ANLISIS DE MATERIAL COMPROBADO VS

MATERIAL GASTADO

47

CUADRO 2.11 LISTA DE CHEQUEO PROPUESTA COMO SOPORTE DE LA

ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN

52

LISTA DE FIGURAS
Pg.

FIGURA 1. ESQUEMA FLUJO DE MATERIALES EN UNA CONSTRUCCIN 36

RESUMEN
TITULO: GUA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN
APLICADA A PROYECTOS DE OBRA CIVIL
AUTORES: Gladys Helena Serrano Delgado; Fabio Alberto Almeyda Velandia
FACULTAD: Ingeniera Civil - Especializacin en Gerencia e Interventora de Obras Civiles.
DIRECTOR: Silvia Juliana Tijo Lpez
PALABRAS CLAVES: Administracin, Materiales, Recursos materiales
El presente trabajo pretende brindar una gua bsica para la administracin de los materiales de
construccin enmarcado dentro del desarrollo de un proyecto de obra civil, entendiendo que este
proceso se origina desde la planeacin y consecucin de los mismos hasta su utilizacin y
aprovechamiento.
Su importancia se valida en su enfoque para el control del flujo de los materiales dentro de la obra,
desde el momento de su adquisicin hasta su correcta utilizacin dentro del proceso constructivo,
brindando un procedimiento que permita determinar y analizar los puntos crticos y falencias
usuales en su trayectoria a fin de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos
manejos y con ello fracasos constructivos.

10

ABSTRACT

TITLE: GUIDES FOR THE ADMINISTRATION OF THE MATERIALS OF CONSTRUCTION

APPLIED TO PROJECTS OF CIVIL WORK
AUTHOR: Gladys Helena Serrano Delgado; Fabio Alberto Almeida Velandia
FACULTY: Civil engineering - Specialization in Management and Supervision of Civil Works
DIRECTOR: Silvia Juliana Tijo Lpez
KEY WORDS: Administration, Materials, material Resources

The present work is a basic guide for the administration of the materials of construction framed inside
the development of a project of civil work, understanding that this process originated from the
planning and obtaining of the materials up to his utilization.
Its importance is validated in its approach for the control of the flow of the materials inside the work,
from the moment of his acquisition to his correct utilization inside the constructive process, offering a
procedure that allows to determine and to analyze the critical points and usual failings in his path in
order to know the units in existence of the material and to avoid bad managings and with it building
failures.

11

INTRODUCCION

Toda obra de construccin es un proyecto sin importar su magnitud y como todo

proyecto requiere ser administrada eficientemente con el fin de culminarla con
xito.

Se considera que un proyecto es exitoso si se ejecuta en las fechas planeadas,

dentro del presupuesto calculado inicialmente, con las ganancias estimadas,
obteniendo la satisfaccin plena del cliente. La prctica ha demostrado que la
base para asegurar estos lineamientos radica en la buena administracin del
proyecto desde su concepcin inicial hasta su construccin y posterior finalizacin.

Se entiende por Administracin: la ciencia social, tcnica y arte que se ocupa de

la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con
el fin de obtener el mximo beneficio posible. (LEFCOVICH, 2004).

De lo anterior y teniendo en cuenta que los materiales constituyen uno de los

recursos ms significativos en los procesos constructivos , nace la necesidad de
contar con una gua que nos permita controlar el flujo correcto de materiales
dentro de la obra desde el proceso de adquisicin hasta su correcta utilizacin y
aprovechamiento.

12

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer de forma sencilla un planteamiento metodolgico aplicado a proyectos

de obras civiles a partir de los aspectos bsicos de los distintos procesos que
hacen parte de la administracin de los materiales.

OBJETIVOS ESPECFICO

1. Determinar los aspectos bsicos relacionados con el proceso de administracin

de materiales en la ejecucin de obras.

2. Proponer un procedimiento para las diferentes fases en la administracin de

materiales.

3. Presentar un anlisis de la informacin basado en el uso de herramientas tales

como software especializado, rendimientos predeterminados y registros fsicos de
la informacin.

4. Identificar los puntos crticos que presentan variaciones entre el presupuesto de

materiales proyectado vs el ejecutado.

5. Proponer una lista de chequeo que sirva de soporte para la administracin de

los materiales.

13

1. ANTECEDENTES, ESTADO DEL ARTE Y ALCANCE

Los estudios relacionados con el tema de administracin de los materiales en la

industria de la construccin son muy limitados, los anlisis existentes se han
enfocado hacia otros sectores econmicos.

En la construccin esta labor ha

girado en torno a la implementacin de software de control e inventarios

peridicos netamente.

Estas falencias en la documentacin y considerando la importancia que tienen los

materiales dentro del proceso, conllev al desarrollo de esta gua bsica.

La actividad de construir podra resumirse como el proceso consistente en la

utilizacin del trabajo humano y la maquinaria

para transformacin de los

materiales en obras de ingeniera y de arquitectura. La ejecucin exitosa de un

proyecto de construccin requiere que todos los recursos sean administrados de
manera efectiva, pero especialmente los materiales ya que constituyen la mayor
parte, tanto en cantidad como en costo, de los recursos que se utilizan.

La administracin de los materiales bsicamente se desarrolla alrededor de las

siguientes fases: la planeacin, gestin, consecucin, recepcin, almacenamiento,
uso, pago y control. Esta diversidad de procesos y de clase de materiales hace
que la administracin de los mismos sea un proceso complejo, por lo que es
importante comprenderla.

Los materiales de construccin constituyen uno de los recursos ms importantes y

por ende el motor de cualquier proyecto, es de vital importancia controlar este tipo
de recursos con el fin de llevar a buen trmino un proyecto.

14

Dentro de las falencias ms generalizadas relacionadas con el manejo de los

materiales de construccin que limitan los procesos, causan retrasos y a su vez
generan sobrecostos podemos mencionar: Procedimiento inadecuado para la
compra de materiales, Inadecuado sistema de control de costos, Poco
conocimiento del personal sobre la administracin de los materiales, Poco control
a la hora de entrega de materiales, Desperdicio de materiales , Prdidas por Robo
de materiales, Mala manipulacin y Almacenaje de materiales.

El alcance del presente escrito es proporcionar una gua bsica para el desarrollo
de las diferentes fases en la administracin (anlisis de la informacin,
planeacin, cotizacin, compras, almacenamiento, uso y control) de los materiales
de construccin en general, mencionando los aspectos bsicos para cada fase,
adems de brindar una lnea base a partir del anlisis de los puntos crticos
(falencias en los anlisis de precios unitarios, especificaciones tcnicas
deficientes, falencias metodolgicas, en el proceso de compras y almacenamiento
y en el manejo de los materiales) relevantes respecto al control de materiales que
evidencian las fallas recurrentes en el proceso de administracin de los materiales
y sus posibles acciones que conlleven a eliminar o reducir las causas de los
sobrecostos por este concepto.

15

2. PLANTEAMIENTO METODOLOGICO

La metodologa usada para la realizacin de la presente monografa se desarroll

en torno a una revisin bibliogrfica teniendo en cuenta que en materia de estudio
las fuentes de informacin son muy pocas. Se document el proceso del flujo de
los materiales de construccin en sus diferentes etapas a partir de lecciones
aprendidas usando la metodologa causa efecto, por medio de un ejemplo se
propuso el uso de formatos, el anlisis de dichos formatos y de los informes
generados por un software de control de costos (SAO), finalmente se propuso una
lista de chequeo con los principales aspectos a considerar en el procedimiento de
la administracin de los materiales.

16

3. ASPECTOS BSICOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE LA

ADMINISTRACIN DE MATERIALES EN LA EJECUCIN DE OBRAS DE
CONSTRUCCIN

3.1 GENERALIDADES

El presente trabajo constituye un esfuerzo por tratar de establecer los

lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales dentro de una
obra de construccin.

El objetivo que se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema

de administracin de los mismos; estudiar los problemas que se tienen cuando el
flujo de materiales no es eficiente, as como las ventajas y beneficios cuando es
bien aplicado dicho sistema.
Para una mejor comprensin del contenido a continuacin se realiza una breve
descripcin de algunos conceptos bsicos antes de abordar el objeto de la
presente monografa.

MATERIALES DE CONSTRUCCIN
Los materiales de construccin son la materia prima utilizada en las diferentes
etapas de construccin de un proyecto de ingeniera civil y/o arquitectura. Se
pueden clasificar en los siguientes grupos:

Materiales ptreos tales

como arena, triturado, piedra bolo, piedra

rajn.

Materiales metlicos: acero, aluminio, cobre y zinc

Cemento

17

Materiales sintticos como los geotextiles, pinturas, resinas acrlicas,

asfaltos, polmeros, pvc

Orgnicos como madera.

Materiales de acabados tales como cermicas, enchapes y pisos.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Los procesos administrativos son aquellos que nos permiten planificar, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de un trabajo con el fin
de alcanzar las metas dentro del desarrollo de un proyecto o empresa de manera
eficiente y eficaz.

COSTOS
Costo es el sacrificio, o esfuerzo econmico que se debe realizar para lograr un
objetivo (JIMNEZ, 1995)

Los objetivos son aquellos de tipo operativos, como por ejemplo: pagar los
sueldos al personal de produccin, comprar materiales, fabricar un producto,
venderlo, prestar un servicio, obtener fondos para financiarnos, administrar la
empresa, etc. Si no se logra el objetivo deseado, decimos que tenemos una
prdida

CONSTRUCCIN
Montaje, fabricacin, instalacin, remodelacin, demolicin o eliminacin de
cualquier estructura, instalacin o construccin adicional incluyendo todas las
actividades relacionadas con desmonte del terreno, remocin de tierras,
dinamizacin y paisajismo.

18

PRODUCTIVIDAD
Medicin de eficiencia con que los recursos son administrados para completar un
producto especifico, dentro de un plazo establecido con un estndar de calidad
alto (Serpell 1999).

Para aumentar la productividad es importante disminuir los desperdicios de

materiales.

PERDIDAS
Perdidas es todo lo que es distinto de los recursos mnimos absolutos de los
materiales

PLANIFICACIN
A continuacin se realizara un enfoque en las cinco etapas de planificacin de
acuerdo al modelo propuesto por Laufer & Tucker (1987)
Preparacin del proceso de planificacin. Antes de iniciar la construccin
se deben definir los procedimientos a seguir con respecto al proceso de
compra, manipulacin de materiales y de control de cada uno de esos
procesos, as como de los responsables de cada uno de ellos.
Recoleccin de la informacin. Es necesario crear las herramientas idneas
que facilite la recoleccin de informacin, formatos, informes, software
especializado.
Elaboracin de planes. Se refiere a la planificacin con base en los datos
recolectados para tomar acciones correctivas o de mejora segn
corresponda.
Difusin de la informacin, los resultados obtenidos, as como los planes y
decisiones tomadas deben ser dadas a conocer a las personas
involucradas en los procesos.

19

 Evaluacin del proceso de planificacin. Al trmino del proyecto se debe

evaluar el proceso de planificacin, para tomar acciones de mejora para
futuros proyectos.

3.2 FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESPERDICIO DE MATERIALES.

Los materiales de construccin constituyen uno de los recursos ms importantes y
por ende el motor de cualquier proyecto, es de vital importancia controlar este
recurso con el fin de llevar a buen trmino un proyecto.

Dentro de las falencias ms generalizadas relacionadas con el manejo de los

materiales de construccin y que conllevan a sobrecostos en cualquier obra se
tiene:
Falta de procedimiento adecuado para la compra de materiales.
Falta de un adecuado sistema de control de costos.
Poco conocimiento del personal sobre la administracin de los materiales.
Poco control a la hora de entrega de materiales
Desperdicio de materiales
Robo de materiales
Mala manipulacin y almacenaje de materiales.
Falta de diseos adecuados o incompletos.

4. LOS PROCESOS EN LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES

Cuando se trata de materiales en una obra es preciso considerar los diferentes

procesos para lograr una buena administracin del recurso; la suma de estos
procesos conlleva a la optimizacin mxima de los recursos destinados para
20

materiales, bien sea obteniendo mejores precios o disminuyendo las prdidas de

dinero causadas por el desperdicio de materiales.

A continuacin se realiza un planteamiento de los diferentes procesos

involucrados con la administracin de los materiales en un proyecto de
construccin:

4.1 EL ANLISIS DE LA INFORMACIN

El primer aspecto a tener en cuenta para iniciar un proyecto de construccin son

los planos definitivos completos con detalles constructivos; as como las
especificaciones tcnicas completas que nos permitan saber las caractersticas de
los materiales y la cantidad que vamos a necesitar para llevar a cabo el proyecto.
Una de las causas de las prdidas relacionadas con los materiales es la carencia
o deficiencia de planos y especificaciones tcnicas, es por ello que antes de iniciar
cualquier proyecto se debe contar con la totalidad de planos, especificaciones
tcnicas, presupuesto detallado de obra con sus respectivos anlisis de precios
unitarios, la programacin de obra detallada, ajustada a los rendimientos
verdaderos, es decir, todo el contexto en particular en el cual se desarrollar el
proyecto y que permitir realizar una planeacin de compras. Es por ello que se
considera que la primera fase inicia con el anlisis de la informacin, siendo sta
la base del proceso de planeacin, cotizacin y compra.

4.2 LA PLANEACIN

Esta Segunda etapa corresponde a la fase de proyeccin para la adquisicin de

los recursos materiales e inicia con la identificacin y cuantificacin de cada uno
de ellos de acuerdo a las necesidades planteadas por el proyecto, incluyendo los
desperdicios.

21

Es muy importante distribuir los recursos del presupuesto de obra en las

actividades del programa para lo cual se puede hacer uso de las tecnologas
actuales o de una sencilla hoja electrnica que integre los recursos
presupuestados con el tiempo programado; paralelo a esta programacin debe
hacerse un cronograma de suministro de materiales, a fin de saber a ciencia cierta
las fechas en la que se requieren los materiales en el sitio para su utilizacin.
Estas dos programaciones sern la base para el control del recurso en mencin,
por lo cual se hace importante que sean comunicados a las partes interesadas
como la gerencia, coordinacin de obra y el departamento de compras, pues es
importante tener en cuenta el rol que cumple la comunicacin en aras de una
administracin eficiente.

Una vez se ha definido la forma para el control de los recursos, se procede a la

planeacin de la distribucin y disposicin de los recursos en el sitio, lo cual se
relaciona directamente con las condiciones topogrficas (transporte para llegar a
los sitios de recepcin de material), climatolgicas del sitio, forma de ejecucin de
las actividades y la disponibilidad de almacenamiento.

4.3 LA COTIZACIN.
Con base en la programacin de compras realizada, es posible llevar a cabo el
proceso de cotizaciones, el cual consiste en la solicitud y el anlisis de
cotizaciones. Una manera de realizar el proceso de cotizaciones es:

1. Solicitar

cotizaciones

Diferentes

proveedores,

basados

en

el

conocimiento del mercado.

2. Analizar las cotizaciones recibidas, a travs de la elaboracin de un cuadro
comparativo, a fin de elegir la mejor opcin comercial con base en las
condiciones de compra tales como precio, tiempo de entrega, crdito,
garantas.

22

3. Determinar la propuesta ideal, y con base en ella negociar con los

proveedores las condiciones ms favorables. (Ver cuadro 1.1)

Este mtodo es utilizado por distintos software de control de costos y

presupuestos tales como SAO, pero tambin se puede hacer con la ayuda de una
tabla o formato elaborado para tal efecto.

Del cuadro 4.1 puede observarse que para disminuir costos es necesario comprar
a los diferentes proveedores de la siguiente manera:
Proveedor 1: cemento
Proveedor 2: acero, ladrillo y puntillas.
Proveedor 3: antisol y alambre negro.
Otra opcin sera negociar con los proveedores con base en la cotizacin ptima,
la cual se obtendra de la seleccin de los menores costos de todos los tems en
todas las cotizaciones.

23

Cuadro 1.1 Ejemplo de anlisis de cotizaciones

ANALISIS DE COTIZACIONES
CONSTRUCTORA: ALSE LTDA
OBRA: TORRES DE BARCELONA
DIRECCION: CALLE 106 IMPAR PROVENZA

TELEFONO 6582534

FECHA: JULIO 15 DE 2010

PROVEEDOR 1
MATERIAL
CEMENTO

UNIDAD

CANTIDAD

BLT

3000

ACERO FIGURADO 60000 PSI

KG

LADRILLO H-10

UND

ANTISOL

TAMBOR

PUNTILLAS

LB

ALAMBRE NEGRO

KG

VR UNITARIO

VR TOTAL

PROVEEDOR 2

PROVEEDOR 3

VR UNITARIO

VR TOTAL

VR UNITARIO

VR TOTAL

COTIZACIN MAS
BAJA

COTIZACIN PTIMA

$17.200,00

$51.600.000,00

$17.500,00

$52.500.000,00

$17.300,00

$51.900.000,00

$51.600.000,00

$51.600.000,00

11520

$1.480,00

$17.049.600,00

$1.450,00

$16.704.000,00

$1.500,00

$17.280.000,00

$17.049.600,00

$16.704.000,00

6000

$600,00

$ 3.600.000,00

$540,00

$3.240.000,00

$550,00

$3.300.000,00

$ 3.600.000,00

3.240.000,00

$576.000,00

$1.152.000,00

$580.000,00

$1.160.000,00

$575.000,00

$1.150.000,00

$1.152.000,00

$1.150.000,00

100

$2.000,00

$200.000,00

$1.950,00

$195.000,00

$1.958,00

$195.800,00

$200.000,00

$195.000,00

750

$1.950,00

$1.462.500,00

$1.940,00

$ 1.455.000,00

$1.930,00

$1.447.500,00

$1.462.500,00

$1.447.500,00

$75.273.300,00

$75.064.100,00

$74.336.500,00

TOTAL

$75.064.100,00

$75.254.000,00

OBSERVACIONES SE RECOMIENDA COMPRAR CON BASE A LA COTIZACION OPTIMA

24

4.4 LA COMPRA

Las compras se realizan buscando el punto de equilibrio entre el costo del

pedido, el inventario y la tasa de consumo.

El punto de partida en esta fase es la solicitud de material que realiza el rea de

produccin al rea administrativa, y tiene como base el cronograma de suministro
de materiales mencionado anteriormente; el rea administrativa (compras) se
encarga de verificar la cantidad de material solicitado vs los pedidos anteriormente
hechos del mismo tipo y el presupuesto de control establecido en la fase de
planeacin a fin de no sobrepasar el rubro proyectado para cada captulo o
actividad. Una vez realizada la anterior verificacin, se procede a la Investigacin
de Materiales, que comprende la inteligencia de mercado o recopilacin,
clasificacin y anlisis de los diferentes tipos de material, la demanda, el precio, el
anlisis de los productos ofrecidos por los diferentes proveedores de acuerdo a
las requisiciones fijadas por el programa de produccin, la capacidad financiera de
los mismos, las condiciones de pago, las garantas ofrecidas.

Una vez seleccionado el proveedor, el rea de compras emitir una orden de

compra debidamente soportada; las rdenes de compra, son documentos
elaborados en formatos preimpresos u hojas electrnicas usualmente apoyados
de un software especializado en control de costos para facilitar el control, es decir,
que el material que llega a la obra sea el que se pidi y sin variaciones en el
precio pactado con el proveedor. Este documento contiene los datos generales
de la obra, fecha, nombre del proveedor, detalle del material solicitado (unidad,
cantidad, valor); en ocasiones, cuando la obra se desarrolla en diferentes frentes
de trabajo, esta orden de compra puede especificar la parte de la obra para la que
ser destinado el material, para efectos de verificacin de las cantidades
acumuladas para su utilizacin en cada parte con las proyectadas. Obsrvese en

25

el cuadro 1.2 una orden de compra tipo y en el cuadro 1.3 una orden de compra
generada con el uso del software control de costos SAO.

Cuadro 1.2 Ejemplo orden de compra

DIRECCION: CALLE 106 IMPAR PROVENZA

FECHA: JULIO 15 DE 2010

MATERIAL
CEMENTO
ACERO FIGURADO 60000 PSI
LADRILLO H-10
ANTISOL
PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO

UND
CANTIDAD
BULTO
3000
KG
11520
UND
6000
TAMBOR
2
LB
100
KG
750

VALOR
$
17.200,00
$
1.450,00
$
540,00
$ 575.000,00
$
1.950,00
$
1.930,00

VALOR TOTAL
$
51.600.000,00
$
16.704.000,00
$
3.240.000,00
$
1.150.000,00
$
195.000,00
$
1.447.500,00

TOTAL

74.336.500,00

OBSERVACIONES LOS PRECIOS INCLUYE IVA

ELABORO INGENIERA HELENA SERRANO

APROBO: INGENIERO FABIO ALBERTO ALMEYDA

26

Cuadro 1.3 Orden de compra software de control de costos SAO.

En ocasiones, las cantidades de material sobrepasan las planeadas, cuando esto

se presente, quien realiza la solicitud debe justificar este incremento de material
con la proyeccin de mayores cantidades de obra o con la rectificacin de las
cantidades de obra en caso de que las cuantificadas inicialmente presenten
inconsistencias. Otro caso que puede presentarse, es el de solicitar un material
que no se encuentre listado dentro de la lista de insumos base, para lo que
tambin debe haber una justificacin de soporte.

Una vez la orden de compra sea aprobada y procesada, el tiempo de respuesta

depender directamente de la eficiencia del proveedor y en cierta forma de la
calidad de la comunicacin entre el solicitante y el proveedor, de la claridad de la
orden de compra y la accesibilidad y tipo de material solicitado, su disponibilidad,
el historial de pagos de la empresa constructora, los plazos de entrega acordados,
entre otros.

Es aqu donde radica la importancia del cronograma de solicitud de materiales,

puesto que es de vital importancia conocer cundo se debe hacer la solicitud de
un material, tomando como base la fecha en la cual se inicia la utilizacin del
material, el tiempo de consecucin del mismo por parte del proveedor y sus
diferentes factores influyentes y la capacidad mxima de almacenaje dentro de la
obra.
27

4.5 EL ALMACENAMIENTO

Dependiendo del tipo de material se requerir para su almacenamiento un recinto

cerrado o un espacio abierto con caractersticas determinadas. Es importante
tener en cuenta que los materiales que reaccionan al contacto con la atmosfera
deben ser almacenados en espacios cerrados; cuando los materiales ocupan gran
espacio o son entregados a granel pueden almacenarse en espacios abiertos,
generalmente cerca a los frentes de trabajo, y la asignacin se realiza a ellos
mismos, y bajo vigilancia se evita que se les d un uso diferente al planeado.

La fase de compra

se encuentra en relacin estrecha con la fase de

almacenamiento, ya que la adquisicin de los recursos depende directamente de

las condiciones de almacenamiento existentes.

Es importante que el acceso al almacn este limitado solo al personal de sta

rea,

quien

deber

estar

afianzado

con

una

compaa

aseguradora.

Generalmente las prdidas que se producen en esta etapa obedecen a deterioros,

roturas, hurtos o desorganizacin. Estas prdidas pueden minimizarse aplicando
procedimientos eficientes tales como el etiquetado de cantidad y ubicacin de
cada artculo en el almacn, divisin del almacn en subsecciones y ubicacin de
los artculos dependiendo de sus caractersticas (frecuencia de uso, costo,
tamao, entre otros). Otra prctica recomendada es la realizacin de recuentos
peridicos a fin de efectuar un control administrativo que permita tomar decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
En esta fase se destaca la importancia de mantener registro de todos los
movimientos de material que se realicen a fin de facilitar la localizacin inmediata
de los artculos. A estos movimientos se les denomina: Entradas y salidas de
Almacn y se expondrn a continuacin.

28

4.5.1 Las entradas de almacn. Al momento que el material llega a la obra se

procede a verificar sus especificaciones, precio, integridad y cantidad, de acuerdo
con la orden de compra y posteriormente a realizar la respectiva entrada de
almacn (Vase cuadro 1.4), que es un movimiento en el cual se carga el material
contablemente al inventario. Cuando el material que llega a la obra no cumple
con las especificaciones de la orden de compra, el responsable del almacn
informar al rea de compras y al rea de produccin quienes realizaran el
seguimiento del material faltante para su consecucin en el menor tiempo posible.
En la mayora de los casos dentro del precio de venta del material no se
encuentra incluido el descargue, por lo que se debe prever este aspecto y contar
con los recursos necesarios para el descargue y traslado al sitio de
almacenamiento.

Cuadro 1.4 Entrada de almacn tipo

ENTRADA DE ALMACN
PROVEEDOR:ALDIA
MATERIAL
CEMENTO
ACERO 60000
LADRILLO H-10
ANTISOL
PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO
TOTAL

UND
BULTO
KG
UN
TAMBOR
LIBRA
KG

ORDEN DE COMPRA N25

CANTIDAD
VALOR
700
17.200
7.500
1.450
6.000
540
2
575.000
100
1.950
500
1.930

VALOR TOTAL
12.040.000
10.875.000
3.240.000
1.150.000
195.000
965.000
28.465.000

FECHA: JULIO 25 DE 2010

ESTADO DE ORDEN DE COMPRA:

Una vez se haya recibido el material en la obra es fcil llevar el control del estado
de la orden de compra. Una forma de llevarlo es la siguiente (Cuadro 1.5):
Cuadro 1.5 Estado de orden de compra

29

ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR:ALDIA
FECHA: JULIO 25 DE 2010.
MATERIAL
UNIDAD
CEMENTO
BULTO
ACERO 60000
KG
LADRILLO H-10
UND
ANTISOL
TAMBOR
PUNTILLAS
LIBRA
ALAMBRE NEGRO
KG

ORDEN DE COMPRA N25

PEDIDO
3000
11520
6000
2
100
750

RECIBIDO
700
7500
6000
2
100
500

PENDIENTE
2100
4020
0
0
0
250

Si se tiene software de costos se genera un reporte del estado de rdenes de

compra de la siguiente manera (Cuadro 1.6):

Cuadro 1.6 Ejemplo reporte de estado orden de compra se software de control de costos
SAO

4.5.2 Salidas de almacn.

Esta etapa es muy importante en el proceso de

administracin de materiales, ya que es la directamente responsable de la ruta del

material hasta el lugar de utilizacin; aqu es donde se autoriza y se controla el
movimiento de material de la obra y a su vez se obtiene una base actualizada del
inventario de materiales (obsrvese un ejemplo de salida de almacn en cuadro
1.7). Se sugiere hacer una programacin peridica de salidas de almacn con
base en la programacin de obra para de esta manera controlar el material que se
le entregara a cada frente de trabajo, sirviendo esta informacin como base para
saber con anticipacin el consumo de material de cada actividad.

30

Cuadro 1.7 Autorizacin de salidas de almacn.

PROGRAMACION SEMANAL DE SALIDAS DE MATERIALES

OBRA: TORRES DE BARCELONA
FECHA JULIO 12 DE 2010
SEMANA DE JULIO 12 A 17 DE 2010
ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATAS
CANTIDAD: 9,0 M3
SOLICITA: MAESTRO OMAR MERCHAN
AUTORIZA: ING HELENA SERRANO
MATERIAL
UNIDAD
CANTIDAD
ARENA
M3
5,04
CEMENTO
BULTO
63,0
TRITURADO
M3
7,74
PUNTILLAS
LB
2,0
TABLA DE CARACOLI
UND
4

En base a la programacin de salidas de almacn, se requiere llevar el control del

material entregado a diario (ver cuadro 1.8), para tal efecto se sugiere llevar un
registro de dicha salida.
Cuadro 1.8 Salida de almacn tipo diligenciada.

SALIDAS DE MATERIALES
OBRA: TORRES DE BARCELONA
ENTREGADO A: MAESTRO OMAR MERCHAN
SEMANA DE JULIO 12 A 17 DE 2010
ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATAS
CANTIDAD: 9,0 M3
MATERIAL
UND
CANTIDAD MATERIAL ENTREGADO
APROVAD LUNES MARTES MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
A
ARENA
M3
5,04
0
1,68
0
1,68
1,68
CEMENTO
BUL
63,0
0
21,0
0
21,0
21,0
TRITURADO M3
7,74
0
2,58
0
2,58
2,58
PUNTILLAS
LB
2,0
1
0
0
1
0
TABLA DE UN
4
2
0
0
2
0
CARACOLI
Recibe

SABADO
0
0
0
0
0

EL KARDEX:

El kardex es muy importante

permitiendo as dejar

puesto que es el historial de cada material

la trazabilidad de cada material utilizado en obra.

Obsrvese cuadro 1.9.

31

Cuadro 1.9 Kardex de almacn tipo

KARDEX
OBRA: TORRES DE BARCELONA
FECHA
PROVEEDOR
JULIO 1 DE 2010. ALDIA
JULIO 2 DE 2010 X
JULIO 5 DE 2010 X
JULIO 5 DE 2010 X
JULIO 6 DE 2010 X
JULIO 6 DE 2010 G&M
JULIO 7 DE 2010 X
JULIO 8 DE 2010 X
JULIO 9 DE 2010 X
JULIO 10 DE X
2010

MATERIA: CEMENTO
ENTRADA
SALIDA
700
0
0
50
0
98
0
123
0
10
100
0
O
23
0
34
0
15
0
89

32

UNIDAD: BULTO
SALDO
700
650
552
429
419
519
496
462
447
358

CONTROL DE ANTICIPOS:

Esta verificacin es muy importante ya que en algunas negociaciones de material

se logran muy buenos descuentos con la realizacin de pagos anticipados,
igualmente algunas negociaciones y/o materiales exigen este tipo de pagos, es
por ello que es importante llevar un control muy riguroso de ello, as como tambin
del material que ha llegado a la obra por lotes y hacer su respectiva amortizacin.
Para llevar el control de anticipos se puede hacer como ya hemos visto
anteriormente con una tabla o formato y/o apoyndonos con un programa de
control de costos (obsrvese cuadros 1.10 y 1.11).

Cuadro 1.10 Control de anticipos tipo

CONTROL DE ANTICIPOS
OBRA: TORRES DE BARCELONA
PROVEEDOR: FERRETERIA ALDIA.
FECHA
ANTICIPO
JULIO 15/10
$20.000.000
JULIO 25/10
0
AGOSTO 1/10
0

CONCEPTO
COMPRA DE CEMENTO
REMICION 2345
REMICION 3401

AMORTIZACION
0
$10.000.000
$7.500.000

SALDO
$20.000000
$10.000000
$2.500.000

Cuadro 1.11 Ejemplo reporte de estado de anticipo de software de control de costos SAO

33

INVENTARIO:

El control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas y sin
buenos registros mantener los niveles de inventario bajo control sera muy difcil,
de aqu obtenemos la utilidad de las rdenes de compra en el seguimiento de
prdidas o retrasos.

Es necesario hacer inventario de materiales peridicamente, se recomienda

hacerlo cada mes o por tardar cada 2 meses dependiendo del tamao del
proyecto. De esta manera se pueden detectar robos

de materiales y tomar

correctivos a tiempo, para que situaciones no deseadas no se vuelvan a

presentar, tambin saber que material realmente tenemos, para poder programar
compras de los periodos siguientes y no llagar a comprar de ms, o en su defecto
detener la obra por falta de materiales.

Si se tiene un software de control de costos la tarea se facilita, ya que el software

reporta a la fecha que material se tiene, su costo, que material ha entrado en el
periodo, que material ha salido en el periodo; de esta forma solo se tiene que
comparar lo que se debe tener en el almacn con lo que realmente hay y de este
modo saber si falta material o todo se encuentra en regla (ver cuadro 1.12).

Cuadro 1.12 Ejemplo reporte de inventario de software de control de costos SAO

34

Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro
de un proyecto de construccin. En algunas ocasiones el ciclo podra ser ms
complejo debido a que se hace necesario incorporar otros procesos lo cual
dependera de la envergadura del proyecto. A continuacin se muestra de manera
objetiva el correcto flujo que debe manejarse en la administracin de los
materiales (figura 1):

35

Figura 1. Esquema flujo de materiales en una construccin

Anlisis de Informacin
Especificaciones tcnicas,
presupuesto y programacin.

Planeacin
Programacin compras y
Requisiciones

C
O

Cotizacin

Anlisis de cotizaciones,
Escogencia proveedor.

T
R
O

Compras

ORDEN DE COMPRA
COMPRA

Almacn
Entrada s de almacn , Salidas
de almacn , Autorizacin
salidas de almacn , Kardex ,
alma cenamiento.

uso
Manipulacin de

materiales

36

4.6 USO Y CONTROL

El punto de partida de esta fase corresponde a la salida de almacn, la cual se

mencion anteriormente y bajo la cual se asigna un responsable para las
diferentes fracciones y tipos de material, esta fraccin es cargada al tem de la
obra correspondiente, de esta forma se mantiene actualizado el inventario y a su
vez se puede conocer qu cantidad de material se ha usado para cada rea del
proyecto. Una vez el material es asignado, corresponde al proceso de control la
verificacin de su uso, a fin de ejecutar con las cantidades presupuestadas, bajo
los rendimientos usados para el presupuesto proyectado y que corresponden a las
condiciones estipuladas para cada actividad de acuerdo a lecciones aprendidas.

El Control es una de las fases ms importantes dentro del proceso, consiste en el

establecimiento de sistemas que permitan comparar lo ejecutado con lo planeado,
detectar errores, desviaciones, las causas y las alternativas de solucin a fin de
continuar el buen desarrollo del proyecto. La fase de control de los materiales no
es una fase independiente, sino que integra a todas las fases anteriormente
descritas y constituye una herramienta en la toma de decisiones en pro de la
prevencin y correccin de sobreprecios, desperdicios, calidad deficiente, robos,
prdidas, entre otros. En la siguiente seccin se expondrn algunos puntos
relevantes en el proceso de control de los recursos materiales.

Despus de haber analizado todas las fases que componen el proceso de

administracin de materiales es posible sintetizar las ventajas de una buena
gestin as:

1. Al realizar el seguimiento del flujo de los materiales desde su planeacin se

minimiza el riesgo de robo, extravo o uso inadecuado.

37

2. Evita retrasos en la programacin de obra, ya que el abastecimiento de los

materiales necesarios para ejecutar la produccin en el tiempo programado se
convierte en una actividad coordinada entre el rea de produccin, compras y
almacn.
3. Se evitan trastornos administrativos al mantener el control de la informacin de
las compras realizadas y el control de inventarios.
4. Se mitiga el riesgo de sobrecostos por administracin de materiales en la obra.
5. Proporciona un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operacin de la organizacin.
6. Mejora la posicin competitiva de la organizacin ya que al controlar los costos
a su vez protege los mrgenes de utilidad.

38

5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COSTOS DE LOS MATERIALES

Una de las fases ms importantes y decisorias en el proceso de administracin de

los recursos materiales como se expuso en el capitulo anterior es la que refiere a
la supervisin y control. A travs del tiempo se han implementado innumerables
recursos y herramientas con el fin de supervisar y controlar el proceso; sin
embargo se resalta que estos elementos constituyen simplemente un soporte para
el proceso pues la esencia corresponde al anlisis de los resultados.

A continuacin se presentan algunos puntos importantes a analizar dentro de la

fase de supervisin y control enmarcados en un ejemplo particular de obra civil:

Ejemplo: Construccin de un edificio en estructura tradicional, al cual se

denominar TORRES DE BARCELONA con destinacin de uso para vivienda.
Se realizar un control de costos de un presupuesto inicial elaborado bien sea
por medio de una simple hoja de clculo o con ayuda de un software
especializado, con base en el anlisis de precios unitarios (a.p.u).

El proceso recomendado para el control de costos es el siguiente:

Elaboracin presupuesto con base a anlisis de precios unitarios.
Elaboracin de presupuesto de obra, es el mismo presupuesto anterior en
el cual no se tiene en cuenta los costos indirectos.
Se genera un presupuesto de control de obra; este presupuesto se obtiene
al eliminar costos de formaleta, herramienta, equipos y trasportes de los
apu dejando solamente mano de obra y materiales y agregando al
presupuesto

tem

nuevos

como

herramienta,

transporte, esto con el fin de facilitar el control.

39

formaleta,

equipos,

 Se genera un listado de materiales y recursos necesarios para la

realizacin del proyecto, si se tiene un software de control de costos l lo
generar.
Se utiliza como herramienta de control el pago de la mano de obra; es
decir con base en las actas de pago de los contratistas se sabe cunto es
el avance de cada actividad y de acuerdo a esto se analizara cada apu
ejecutado comparndolo con el apu presupuestado.

Cuadro 2.1 Ejemplo de a.p.u para la elaboracin de presupuesto (SAO)

Cdigo
1040114
00052
00079
00138
01107
66081
70082
70083

Nombre
Concreto ciclpeo
cimentacin
arena
bolo
cemento gris
triturado 3/4"
M
O
ciclpeo
cimentacin
herramienta
mezcladora

Und

C.Unitaria

Precio

Subtotal

para
m3
m3
m3
kg
m3

,34000000
,4000000
215,000000
,6000000

$ 55.000,00
$ 60.500,00
$ 420,00
$ 84.700,00

$ 18.700,0
$ 24.200,0
$ 90.300,0
$ 50.820,0

m3
gl
dia

1,000000
2,000000
,15000000

$ 212.400,00
$ 1.000,00
$ 80.000,00

$ 212.400,0
$ 2.000,0
$ 12.000,0

para

TOTAL

$ 410.420,0

Cuadro 2.2 Ejemplo de a.p.u de presupuesto de control

Cdigo
1040114
00052
00079
00138
01107
66081
70082
70083

Nombre
Und
Concreto ciclpeo para
cimentacin
m3
arena
m3
bolo
m3
cemento gris
kg
triturado 3/4"
m3
M O ciclpeo para
cimentacin
m3
herramienta
gl
mezcladora
da

C. Unitaria

Precio

Subtotal

,34000000
,4000000
215,000000
,6000000

$ 55.000,00
$ 60.500,00
$ 420,00
$ 84.700,00

$ 18.700,0
$ 24.200,0
$ 90.300,0
$ 50.820,0

1,000000
,000000
,000000
TOTAL

$ 212.400,00
$ 1.000,00
$ 80.000,00

$ 212.400,0
$ 0,0
$ 0,0
$ 396.420,0

40

Cuadro 2.3 Ejemplo de a.p.u de presupuesto de control

Obra:0002
Nombre: BARCELONA CONTROL
Cuadro comparativo de A.P.U.S
ANALISIS
PTO INICIAL
Cdigo

Nombre

1060204

Mampostera
10

00052

Und

ANALISIS PTO
EJECUCION

Cantidad

C. Unitaria

Precio

Subtotal

Cantidad

C. Unitaria

Precio

Subtotal

hm2

2352,9000

1243,79000

arena

m3

40,000

,0170

55000,0

$ 935,02

55,83000

,04488700

30091,77

$ 1.350,73

00138

cemento gris

kg

15293,85

6,500

420,000

$ 2.730,0

11150,000

8,96453581

389,990

$ 3.496,08

00441

ladrillo h-10

un

35293,50

15,0

1000,00

$ 15.000,

22313,000

17,93952355

565,410

$ 10.143,19

02560

,000

,000000

,000

$ 0,00

2,000

,00160799

4500,00

$ 7,24

60472

Puntilla acero 2"

lb
mo. mampostera
H10
m2

2352,900

1,00

19125

$ 19.125,

1243,79000

1,000000

7021,94

$ 7.021,94

70051

andamio tubular

da

,000000

,000

$ 0,00

,000

,000000

,000

$ 0,00

70082

herramienta

gl

,000000

,000

$ 0,00

,000

,000000

,000

TOTAL

$ 37.790,02

41

TOTAL

$ 0,00
$ 22.019,17

5.1 ANLISIS DE UNITARIOS DE OBRA (A.P.U)

Refiere al Anlisis de la informacin recopilada por formatos o software

especializado realizada con base en la comparacin de los costos de materiales
usados en obra con los costos de los materiales presupuestados para cada
actividad tal y como se muestra en el cuadro 2.4

Cuadro 2.4 valor de tem terico vs real

Consumo terico de materiales

Obra : torres de Barcelona
Material
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
puntilla
M o zapatas
Total valor terico

Consumo real de materiales

Obra : torres de Barcelona
Material
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
puntilla
M o zapatas
Total valor terico

und
bulto
M3
M3
un
Lib
M3

tem :concreto zapatas

Cantidad 20 m3
Cantidad
Valor und
Valor total
140
$ 17.200
$2.408.000
11,2
$35.000
$392.000
17,2
$52.000
$894.400
20
$8.000
$160.000
10
$1.950
$19.500
20
$83.200
$1.664.000
$5.518.400

und
bulto
M3
M3
un
Lib
M3

tem :concreto zapatas

Cantidad 20 m3
Cantidad
Valor und
Valor total
145
$ 17.200
$2.494.000
11,3
$35.000
$395.500
17,25
$52.000
$897.000
15
$8.000
$120.000
9
$1.950
$17.550
20
$83.200
$1.664.000
$5.588.050

Como puede observarse en los cuadros anteriores es posible efectuar un anlisis

del costo por unitario comparando el unitario terico o presupuestado vs el unitario
ejecutado. (ver cuadro 2.5.)

42

Cuadro 2.5 comparativo a.p.u presupuestado vs a.p.u ejecutado

Anlisis de unitarios
Obra: torres de Barcelona
Material
und
Valor
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
Puntilla
M o zapatas
Total

bul
M3
M3
un
lib
M3

$ 17.200
$35.000
$52.000
$8.000
$1.950
$83.200

tem :concreto zapatas

Unidad : m3
Cantidad
Valor
Cantidad
presupuestada
presupuesto
ejecutado
7
$120.400
7,25
0,56
$19.600
0,565
0,86
$44.720
0,8625
1
$8.000
0,75
0,5
$875
0,45
1
$83.200
1
$276.795

Valor ejecutado
$124.700
$19.775
$44.850
$6.000
$877,5
$83.200
$279.402,5

El anterior corresponde a un ejemplo de una actividad en la cual se control el

material y no hubo mayor porcentaje de desperdicio.

Tambin se puede dar el caso en el que en una actividad no se controle el

material con sus respectivas consecuencias, tal y como se observa en los cuadros
2.6 y 2.7.

Cabe anotar que las herramientas informticas solo nos brindan la informacin,
pero el anlisis de los resultados compete al analista, quin hace uso de estos
elementos, procesa, examina la informacin y plantea alternativas de solucin.

43

Cuadro 2.6. Valor de tem terico vs real de actividad poco controlada

Consumo terico de materiales

Obra : torres de Barcelona
Material
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
Puntilla
M o zapatas
Total valor terico

Consumo real d e materiales

Obra : torres de Barcelona
Material
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
Puntilla
M o zapatas
Total valor terico

tem :concreto vigas cimentacin

Cantidad 10 m3
und
Cantidad
Valor und
Valor total
bulto
70
$ 17.200
$1.204.000
M3
5,6
$35.000
$196.000
M3
8,6
$52.000
$447.200
un
10
$8.000
$80.000
Lib
10
$1.950
$19.500
M3
10
$83.200
$832.000
$2.778.700

un d
bulto
M3
M3
un
Lib
M3

tem :concreto zapatas

Cantidad 20 m3
Cantidad
Valor u nd
Valor total
90
$ 17.200
$1.548.000
6,5
$35.000
$227.500
9
$52.000
$468.000
15
$8.000
$120.000
9
$1.950
$17.550
10
$83.200
$832.000
$3.210.050

Cuadro 2.7. Comparativo a.p.u presupuestado vs a.p.u ejecutado de una actividad poco
controlada
Anlisis de unitarios
Obra: torres de Barcelona
tem :concreto vigas cimentacin
Material
und
Valor
Cantidad
Valor
presupuestada
presupuesto
Cemento
bul
$ 17.200
7
$120.400
Arena
M3
$35.000
0,56
$19.600
Triturado
M3
$52.000
0,86
$44.720
Tabla
un
$8.000
1
$8.000
Puntilla
lib
$1.950
1
$1.950
M o zapatas
M3
$83.200
1
$83.200
Total
$277.870

Unidad : m3
Cantidad
ejecutado
9
0,65
0,9
1,5
0,9
1

Valor ejecutado
$154.800
$22.750
$46.800
$12.000
$1.755
$83.200
$321.305

Con base en la informacin recopilada en el anlisis unitario anterior podemos

constatar que hubo desperdicios de material, lo que se traduce en un aumento del
15.63% en el costo del unitario presupuestado, el paso a seguir corresponde a

44

encontrar las causas y tomar decisiones que permitan eliminar o disminuir al

mnimo estos sobrecostos. (Ver cuadro 2.8)

Cuadro 2.8. Ejemplo de anlisis de costos por tem

ANLISIS DE SOBRECOSTOS DE UNITARIOS

OBRA TORRES DE BARCELONA
ITEM

concreto zapatas
concreto
vigas
cimentacin

UND

M3
M3

CANTIDAD
EJECUTADA

20
10

VALOR
UNITARIO
PRESUPUESTO

$276.795
$277.870

VALOR
UNITARIO
EJECUTADO

SOBRECO STO

%
SOBRECO STO

$279.402,
$321.305

$2.607
$43.435

0.94%
15,63%

ANALISIS DE
CAUSA

N.A
No se ha hecho
control de los
materiales
entregados para
esta activ idad.

Acciones correctivas
Hacer seguimiento a la autorizacin de entrega de materiales para no despachar ms material del que debe
entregarse para cada actividad, se autoriza la entrega de mayor cantidad solo con un desperdicio del 3%; si
se excede este limite el material debe ser autorizado por la direccin de obra, justificando cada caso uno a
uno. Si no se justifica el desperdicio ese material ser descontado al contratista por no hacer buen uso del
material entregado por la empresa.

Es importante que el proceso no solo quede en el anlisis sino que tal y como se
indica en el cuadro anterior se planteen alternativas de solucin en aras de mitigar
o eliminar las causas de los sobrecostos y constituir una base para el
fortalecimiento de proyectos futuros a travs de la implementacin de lecciones
aprendidas.

5.2 ANLISIS DE RDENES DE COMPRAS

Otro punto importante es hacer un comparativo de las rdenes de compra

aprobadas con el material que est presupuestado. El material presupuestado se
obtiene del presupuesto elaborado ya sea de forma manual o con la ayuda de
cualquier software de control de costos. Con base en la comparacin se analiza si
la planificacin de compra de materiales se est haciendo de manera correcta,
evitando as comprar ms material del necesario, o comprar una cantidad
insuficiente teniendo que negociar la compra de pequeas cantidades faltantes

45

con lo que esto significa: pagar acarreos, precios mayores (ya que al comprar
pequeas cantidades no se obtienen los mismos descuentos que al comprar
grandes volmenes), retrasos en obra y sobrecostos por mano de obra inactiva.
Ver cuadro 2.9.

Cuadro 2.9 Ejemplo de anlisis de ordenes de compra

Anlisis de orden es de compras
Obra torres de Barcelona
Material
Und
Cantidad
Cantidad
diferencia
presupuesto
comprada
Cemento
Bulto
8.976
9.000
24
Arena
M3
500
550
50
Triturado
M3
800
830
30
Ladrillo H-10
Und
15.000
14890
-110
Acero de 60000 psi
Kg
12.890
10.000
-2.890
Alambre negro
Kg
700
1.000
300
Observaciones
Se observa que hay una mala planificacin en la compra de ladrillo, y acero de 6000 psi causando
sobrecostos por el pago de acarreos de este material, adems se ha comprado un 42% ms de alambre
lo que puede conducirnos a un margen de desperdicio.

5.3 ANLISIS DE MATERIAL COMPRADO VS MATERIAL GASTADO.

Tomando la informacin de material gastado de los cuadros 5.1 y 5.3, se realiza

la

comparacin con la cantidad de material comprado y de este modo

encontramos las prdidas de material que se ha presentado en el almacn de la

obra ya sea por robos o por deterioro de materiales ocasionados por malos
hbitos de almacenamiento, manipulacin de los materiales o mala planificacin
de compras en productos de poca vida til tales como cemento, yeso u otras
causas. Ver cuadro 5.10. Es importante dejar registro de estas causas y con base
en el anlisis realizado tomar los correctivos necesarios para eliminar las causas
que ocasionan perdidas de materiales y por ende de dinero, permitiendo optimizar
los recursos con los que se cuente para la ejecucin de un proyecto de
construccin.

46

Cuadro 2.10. Ejemplo de anlisis de material comprobado vs material gastado

Material

Cemento

Arena
Triturado
Tabla
puntilla
Ladrillo h-10
Acero 6000 psi
Alambre negro

ANALISIS DE MATERIAL COMPRADO VS MATERIAL GASTADO.

Obra: torres de Barcelona
Und
Cantidad
Cantidad
Diferencia
Causa
comprada
gastada x
tem
Bulto
9.000
8.970
30
Se rompieron unas bolsas de
cemento durante el traslado y otras
se
endurecieron
por
malas
condiciones de almacenamiento
M3
550
545
5
Desperdicio de material
M3
830
828
2
Se gasto arreglando la va por lluvias
Un
100
100
0
Lib
100
70
30
Se extraviaron en el almacn
Un
14.890
14.600
290
Desperdicio de materiales
Kg
10.000
9.980
20
Kg

1.000

750

47

250

Se pidi ms alambre del que se

necesitaba

6. VARIACIN ENTRE LOS MATERIALES PRESUPUESTADOS Y LOS

GASTADOS EN LA EJECUCIN DE OBRA
El hombre desde sus inicios ha utilizado la planeacin y el control de obra de
forma consciente o inconscientemente y ha utilizado diferentes herramientas para
auxiliarse en el amplio campo de la construccin, por lo cual se ha visto en la
necesidad de ir perfeccionando sus diferentes tcnicas y mtodos.

El control de obra constituye un procedimiento fundamental porque nos permite

evaluar

lo presupuestado con los resultados obtenidos, para ello se hace la

comparacin del resultado obtenido con el presupuesto inicial; y se halla la

diferencia, a esto se le llama desviacin.

El presupuesto y el control se complementan y mientras el presupuesto es quien

define nuestros objetivos el control es la herramienta que nos ayuda a cumplir con
esos objetivos por tal razn este control tiene que ser peridico y con una
metodologa muy bien definida.

Lo principal en un control es la informacin y el nivel de rendimientos deseado,

para as encontrar la desviacin, en nuestro caso el desperdicio de material , y
plantear soluciones para eliminar o disminuir al mnimo esos desperdicios y sus
causas; como vemos el control no se queda solamente en sealar sino tambin
plantea soluciones y acciones de mejora y correctivas.

El control consiste en analizar los resultados obtenidos con lo programado

inicialmente y analizar las causas. Un control de materiales debe tener como
mnimo lo siguiente:

o Todo lo que este presupuestado tiene que ser objeto de control.

48

o Toda desviacin entre lo presupuestado y lo ejecutado se debe analizar ya que

esta desviacin puede ser causada por un presupuesto mal elaborado, por una
mala ejecucin de obra, mala manipulacin de los materiales, robos

o la

combinacin de varias de ellas.

o Toda desviacin tiene que tener un responsable.
o Para todas las variaciones se deben plantear medidas correctivas.

Los puntos crticos a revisar en el caso de los materiales son los siguientes:

Los anlisis de precios unitarios deben estar bien elaborados, con los
rendimientos reales, lo cual nos permite hacer un control real y ms detallado
de cada actividad presupuestada y ejecutada.

Debe haber una metodologa definida para el control de materiales.

Revisar que los planos y especificaciones tcnicas estn completos, que sean
los definitivos y que tengan un muy buen nivel de precisin.

Revisar el procedimiento de compras, debe existir una programacin de

compras, la cual debe estar amarrada a la programacin de obra, tiene que
haber un responsable por la programacin, por los pedidos, y por la compra
como tal. El procedimiento de compras es importante ya que al existir un
control sobre este se puede garantizar que los materiales estn a tiempo en la
obra, que se compre el material necesario es decir que no se compre de ms,
y en el caso de materiales perecederos que no estn almacenados hasta que
se deterioren.

Revisar las condiciones de almacenamiento, ya que al no poseer un lugar

adecuado de almacenamiento nos predisponemos a las prdidas de material
ya sea por robo o por que el material se deteriora.
49

Revisar las entradas de almacn, que correspondan al material que lleg a la

obra, sustentado con la orden de compra, las remisiones y facturas que enve
el proveedor.

Revisar la programacin de salida de almacn, ya que es poco recomendable

autorizar la entrega de materiales para la obra al momento que se va utilizar,
por tal motivo lo mejor es programar la autorizacin de salida de materiales
peridicamente, puede ser semanal, cabe mencionar que la programacin de
salida de material se debe hacer por separado para cada actividad y tiene que
corresponder con la programacin de obra a ejecutar.

Revisar las salidas de almacn; el material entregado en obra no puede ser

mayor al autorizado, adems no se puede entregar material que no est
autorizado por el ingeniero residente, director de obra o la persona encargada
de este procedimiento.

Hacer un comparativo por actividad o tem entre consumo terico con lo

gastado en obra; esto es muy sencillo si se tiene un software de control de
costos, pero si no se tiene esta herramienta se puede hacer de la siguiente
manera:
 Con las actas de pago de mano de obra canceladas a los contratistas
se obtiene la cantidad e obra ejecutada.
 Hacer un cuadro de cantidad de obra ejecutada con el cual se calcula
el consumo terico, con los rendimientos del presupuesto, cabe recordar
que estos rendimientos ya estn revisados y avalados es decir son muy
aproximados a la realidad.
 Hacer un cuadro de cantidad de obra ejecutada con el cual se calcula el
consumo real de materiales, este se saca de totalizar las salidas de
50

almacn para cada actividad; de all la importancia de hacer las salidas

especificando actividad en la cual se consume el material.
 Comparar los dos cuadros y hallar la variacin.
 Si hay variacin identificar la causa
 Identificar el responsable.
 Dar una propuesta de mejora que permita eliminar las variaciones.

Comparar la cantidad de material comprado con la cantidad de material

consumido en obra; esto es importante para identificar si hay robos, si el
material se est deteriorando, y analizar las causas responsables y dar una
solucin al problema.

Hacer un informe peridico en el cual se evidencie el estado de la obra el de

los materiales, consumidos y en inventario.

Hacer una lista de chequeo que nos colabore y nos permita dejar una
trazabilidad del proceso de control de materiales.

A continuacin se propone un modelo de lista de chequeo.

51

Cuadro 3.1. Lista de chequeo propuesta como soporte de la administracin de los materiales
de construccin
Lista de chequeo de control de materiales
fecha
Actividad.
si
No
Planos completos y definitivos
Especificaciones tcnicas definitivas y
completas
Programacin de obra definitiva
Revisin de apu
Programacin de compras
rdenes de compra
Entradas de almacn
Facturas.
Remisiones.
Revisin rdenes de compra
Revisin de entradas de almacn
Autorizacin semanal de salidas de almacn
por item
Salidas de almacn por item
Revisin de obra ejecutada
Consumo terico material
Consumo real de material
Comparativo entre material programado y
material comprado
Comparativo entre material gastado y
material comprado
Informe peridico
Anlisis de causas
Acciones correctivas
Reviso.
obra

52

Observacin

CONCLUSIONES

Las principales fallas en el proceso administrativo de los materiales obedecen

principalmente a:

Falta de planificacin del proyecto

Deficiente planificacin a raz de una informacin tcnica incompleta planos

detallados incompletos, programacin de obra y presupuesto incompleto y/o
poco confiable. Especificaciones tcnicas y planos deficientes o incompletos
no permiten saber el alcance real de la obra y los materiales a utilizar, ni hacer
una buena programacin de compras y mejorar las condiciones de negociacin
con los proveedores. Un presupuesto mal elaborado no permite un control real
del material que se va a utilizar en obra. Una programacin mal elaborada nos
lleva a una mala planificacin de compra de materiales lo cual repercute en
costos que van en detrimento de los intereses del proyecto de construccin, ya
sea por deterioro de materiales o por parlisis de obra cuando no se hacen los
pedidos a tiempo.

Malos procedimientos de compras (requisicin, cotizacin, anlisis, seleccin y

aprobacin de proveedores y aprobacin de la compra). No tener una
adecuada metodologa de seleccin de proveedores repercute en la
disminucin de la capacidad de negociacin y por ende en la consecucin de
los precios de materiales ms favorables para la obra. No llevar control de
rdenes de compra lo implica que no se lleva el control de los precios
negociados as como tambin del material que se compra, y si hay anticipos
complica el control de los anticipos.

53

Malas condiciones de almacenamiento de acuerdo a las especificaciones de

almacenamiento de los diferentes tipos de material.

Inadecuado Control de movimientos de almacn. (control de entradas de

almacn, aprobacin de salidas de almacn, control de salidas de almacn,
manejo del kardex). El no tener una programacin peridica de autorizacin de
salidas de almacn hace que no se lleve el control de la cantidad de material
entregado para cada actividad lo que conlleva a mayores desperdicios y robos
de material.

Malas tcnicas de almacenamiento, esto se refiere a que el sitio de bodegaje

no presta las condiciones requeridas para el material causando deterioro y
desorden del mismo.

Falta de control en la manipulacin de los materiales.

La documentacin sobre el proceso de administracin de materiales es muy

generalizada y est poco enfocada a la industria de la construccin y obras
civiles.

En la mayora de las empresas pequeas en Colombia no se cuenta con una

herramienta bsica como la presentada en la monografa, por tal razn el
ejercicio de la administracin de materiales toma un carcter artesanal y no se
le da la importancia que requiere, es decir se lleva una metodologa de prueba
y error.

La presente monografa constituye una herramienta bsica para guiar al

profesional de la construccin en el proceso de administracin de los
materiales.

54

Es necesario implementar un sistema de control de costos apoyado en el uso

de herramientas informticas como hojas de clculo, formatos fsicos y/o
software de control de costos.

55

RECOMENDACIONES

La presente monografa constituye una gua bsica, a partir de la cual es

posible implementar muchos mas aspectos relevantes para cada fase del
proceso de administracin de materiales dependiendo de la singularidad del
proyecto.

Se recomienda que en todo proyecto realizado se haga una identificacin de

las falencias presentadas en relacin a la comparacin de una situacin ideal
vs la situacin real (ejecutada) en cuanto al manejo de los materiales, a fin de
constituir lecciones aprendidas que sean soporte tanto en el desarrollo del
mismo proyecto as como para otros proyectos.

Es recomendable apoyarse en un software de control de costos a fin de

facilitar el proceso de control de los materiales.

Se recomienda adoptar una metodologa para el proceso de administracin de

materiales, a fin de garantizar el control de materiales y mitigar los sobrecostos
por este concepto.

Antes de iniciar un proyecto de construccin se debe dedicar tiempo y recursos

suficientes a la planificacin. ya que de ella depende el xito de cualquier
proyecto.

Es recomendable previo a la iniciacin de cualquier proyecto contar con la

totalidad de estudios y diseos, que estos sean completos y con alto grado de
detalles, ya que a mayor informacin mayor planificacin y esto repercute en
una mayor rentabilidad del proyecto; los materiales como parte esencial de un

56

proceso constructivo no son la excepcin

podemos decir que a mayor

planeacin se optimizan los recursos y el porcentaje de perdidas disminuye.

Se recomienda para cualquier proyecto de obra civil establecer, un

procedimiento completo que regule la administracin de materiales, el cual
vaya desde el momento de requisicin de material hasta la salida de ste del
almacn

Se recomienda realizar auditorias peridicas de manejo de materiales, las

cuales incluyan tanto la ejecucin de un inventario, como el seguimiento de
todos los procesos de la administracin de los materiales con el fin de tomar
acciones correctivas si lo amerita y acciones de mejora que permitan optimizar
los recursos destinados a materiales.

57

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

GOMEZ Lara, Gustavo. Factores de Costos en Construccin. 1992.

LEFCOVICH, Mauricio El Kaizen aplicado a la industria de la construccin

www.gestiopolis.com 2004

JIMNEZ, Carlos, Costos para Empresarios, Ediciones Macchi, 1.995

LPEZ Cano Jos Luis, Mtodos e hiptesis cientficas, Mxico, 1984

HERNNDEZ Sampieri, Roberto, Carlos Fernndez Collado, Pilar Baptista Lucio,

Metodologa de la investigacin, Mc Graw Hill, Colombia, 1996

PALACIOS J. Metodologa para evaluar el desempeo en costos y tiempo de

proyectos de construccin. Universidad de los Andes. 1996

58