Unidad 1.

Elementos bsicos de Access 2013 (I)

Microsoft Access 2013 es la aplicacin de bases de datos de Microsoft Office

2013, dirigida a usuarios domsticos y pequeas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz grfica muy intuitiva que permite
que cualquier usuario (sin ser experto informtico) pueda aprender a manejarla
rpidamente como pretendemos ensearte con este curso.
Despus de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2013 frente a
versiones anteriores, veremos cules son los elementos bsicos de Access
2013 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se
llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda,
por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de
datos en el siguiente tema.
1.1. Novedades de Access 2013
La versin 2013 de Access no supone un cambio radical como supuso el
cambio de Access 2002 a Access2007, se han introducido novedades pero que
no afectan a los usuarios bsicos.

Se ha variado ligeramente el aspecto esttico y sobre todo se ha

incorporado un modo de pantalla especialmente diseado para los
dispositivos tctiles.

La cantidad y calidad de las plantillas puestas a disposicin de los

usuarios ha aumentado notablemente.

Otra mejora importante de Microsoft Access 2013 es el almacenamiento

en la nube de Office 365. Al poder subir las bases de datos de Access a
la nube de Microsoft, el trabajo en equipo sale favorecido y da ms
flexibilidad al usuario para acceder desde cualquier punto a sus datos.

Como mayor novedad presentada por Microsoft tenemos las

aplicaciones. Desaparecen las pginas de acceso a datos y son
sustituidas por las aplicaciones. Una aplicacin web de Access es un
nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, y que se puede usar
y compartir con otras personas como aplicacin de SharePoint en un
explorador web.

Otra novedad menos visible pero no menos importante de Access 2013

es la mejora en el uso de SQL que permite a usuarios avanzados y

desarrolladores de bases de datos crear informes y anlisis de una

manera mucho ms eficiente.
1.2. Conceptos bsicos sobre Bases de Datos
Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos sobre bases de datos o
quieres conocer los objetos que maneja Access 2013, consltalo aqu

1.3. Arrancar y cerrar Access 2013

Veamos las formas bsicas de iniciar Access 2013.
- Desde el botn Inicio de Windows 8 , situado normalmente en la esquina
inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio
, iremos a una
pantalla con un nuevo men. Para poder encontrar la aplicacin de Excel
deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo
esquina inferior izquierda.

, situado en la

Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella
aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro
equipo. Si no nos aparece el icono de Access en pantalla, deberemos dejar el
puntero del ratn en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocar que se
desplace el listado de aplicaciones. Tambin podemos utilizar la barra de
desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para
desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el icono
acompaado del texto Access 2013, slo deberemos pulsar en l para
abrir un Access.

- Desde el botn Inicio

de Windows 7, situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.

Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los

programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza la carpeta Microsoft Office 2013, haz clic en ella, luego pulsa
sobre Access 2013, y se iniciar el programa.

- Desde el icono de Access 2013 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la
forma que te explicamos aqu.
Para cerrar Access 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:
- Hacer clic en el botn cerrar
- Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
1.4. La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta:, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos ms adelante.

La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando
plantillas o crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono
que ves remarcado en la imagen (Base de datos del escritorio en blanco).
Tambin nos permite Iniciar sesin para obtener el mximo rendimiento
de Office Es una novedad de Office 2013 y s adelante.
A la izquierda aparecen listadas las ltimas bases de datos abiertas
(Recientes). Haciendo clic sobre una de ellas se abrir directamente.
O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrir la siguiente ventana
sobre la que volveremos en el siguiente tema:

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2013 (II)

1.5. El entorno de trabajo

Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de
trabajo:

Veamos su componentes principales, as conoceremos los nombres de los

diferentes elementos y ser ms fcil seguir el resto del curso. La pantalla
que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
ms adelante.
1.6. Las barras
La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual y en su extremo derecho estn los
botones para acceder a la ayuda
, maximizar/restaurar

, minimizar
y cerrar

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de

Access como Guardar

, Deshacer

o Rehacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que se quiera
como veremos en un tema ms adelante pero si utilizas un dispositivo tctil te
interesa consultar este avanzado

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que
contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos.
En la imagen anterior se ve la pestaa INICIO.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un
determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para
ms sea, el grupo. De tal forma que INICIO > Portapapeles > Pegar sera
la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al
grupo Portapapeles de la pestaa INICIO. Es importante que te familiarices
con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las
reconocers porque tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para
simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern
tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un

submen. En tal caso, aparecern nuevos caracteres para estas nuevas
opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si en un momento dado necesitas disponer de ms espacio de trabajo, puedes
contraer la cinta de opciones haciendo clic sobre el botn situado en la parte
derecha de la cinta
. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en
que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa, pero no se fijarn, para volver
fijarlas tendrs que pulsar el botn
situado en la parte derecha de la cinta.
La pestaa ARCHIVO
La pestaa ARCHIVO
es especial, no es realmente una pestaa sino
un botn que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office.
En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que
permiten gestionar los archivos includos en la base de datos. La ventana de
la vista Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina
el color granate, color distintivo del programma Access de la suite Office 2013,
todos los programas includos en la suite tienen esa vista Backstage pero
cambiando el color predominante segn el programa, por ejemplo en Word el
color es el azul.
La ficha ARCHIVO reemplaza al botn Microsoft Office y al
men Archivo usados en versiones anteriores de Microsoft Office.

En la parte izquierda tenemos un men, al seleccionar una opcin del men, en

la parte derecha nos aparecen ms opciones o directamente se ejecuta la
accin del men.
Por ejemplo si seleccionas la opcin Informacin (la que ves en la imagen
anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con
contrasea.
Si seleccionas la opcin Imprimir la ventana aparece as con otras opciones:

Mientras que si pulsas sobre Guardar, el documento se guardar y se vuelve

al entorno de trabajo anterior.
Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa
en la flecha Atrs
ventana.

que hay en la esquina superior izquierda de la

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin
segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada
(BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista
a Hoja de datos, Presentacin y Diseo con los cuatro botones que
aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un
pequeo cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que
no es necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo la forma de
los botones que ms utilices.
1.7. La ayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas
opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy
recomendable. Para acceder a ella podemos:
Hacer clic en el botn de Ayuda

de la barra de ttulo.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:

Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto
a buscar en el cuadro de bsqueda que se encuentra en la parte superior.

Por defecto se conectar a Internet para buscar la ayuda en lnea que

contiene ms informacin y ms actualizada. Pero si queremos utilizar los
temas de ayuda cargados en nuestro equipo y as no utilizar Internet podemos
indicarlo seleccionando la opcin Access Ayuda de su equipo del men
desplegable como muestra la siguiente imagen:

1.8. Iniciar sesin

Esta es una de las novedades de Office 2013. Mediante esta opcin podemos
conectarnos a Internet para subir nuestros archivos y acceder a ellos desde
cualquier ubicacin. Volveremos sobre el tema ms adelante.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (I)

2.1. Crear una base de datos

De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la

rellenaremos. Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y luego elegir la opcin Nuevo de la vista
Backstage.


Se mostrarn en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas
bases de datos. La primera opcin permite Personalizar una aplicacin
web, la segunda crear unaBase de datos del escritorio en blanco las
dems son plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en
blanco.
Elijas la opcin que elijas, se abrir un cuadro de dilogo para que puedas
completar la operacin con los datos que Access que pida. En nuestro caso
aparecer esta pantalla.

En este caso slo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos.
Debajo aparece el nombre y ruta de la carpeta donde se crear la base de
datos, si queremos cambiar esa ubicacin, solo tenemos que hacer clic sobre la
carpeta que aparece a la derecha del nombre.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas

desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos
guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir
el nombre que quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior.
Solo faltar pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007 y 2010, por lo que no presentan problemas de compatibilidad excepto
algunas caractersticas avanzadas que comentaremos ms adelante.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente
aparecer una mensaje como este:

Nos advierte que, por defecto, estn deshabilitadas las Macros de VBA, que en
ocasiones pueden contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos
crando nosotros podemos pulsar en Habilitar contenido. Tambin podemos
cerrar la advetencia si no vamos a utilizar Macros VBA, pero nos volver a
aparecer la prxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso
tambin lo puedes encontar en la pantalla del Backstage:

Una vez eliminada esta advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a

rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
dems objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin,
desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro
de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y

de qu forma.

Si quieres ver cmo funciona el Panel de navegacin te recomendamos que

visites este avanzado

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (II)

2.2. Cerrar la base de datos

Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access
abierto debemos elegir en la pestaa Archivo, la opcin Cerrar de la vista
Backstage.
Otra forma de cerrar la base de datos es cerrando Access, obviamente la base
tambin se cerrar.
2.3. Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas al abrir Access:
Como vimos en el tema anterior, nada ms abrir Access aparece la vista
Backstage con la lista de bases de datos Recientes, las ltimas abiertas. Si la
base de datos est en la lista solo tendremos que hacer clic sobre ella, y si no
hacer clic sobre la opcin Abrir otros archivos que nos llevar a la
opcin Abrir de la pestaa Archivo que te explicamos a continuacin.
Desde la opcin Abrir de la pestaa Archivo:

Desde la opcin Abrir podemos abrir una de las bases de datos Recientes.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes de la
primera pantalla de Access como en esta pantalla, se abrir con el nombre y
ubicacin que tena la ltima vez que se abri. Esto quiere decir que no es
"inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra
carpeta, la lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base se
mostrar un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si
ocurre esto, debers buscar manualmente el archivo en su actual carpeta
contenedora.
Tambin podemos abrir una base de datos que tengamos almacenada
en SkyDrive:

Si la base de datos no est en Skydrive ni en la lista de recientes la podemos

buscar manualmente seleccionando Equipo:

Pulsando el botn Examinar se abre el cuadro de dilogo Abrir de Windows

para que selecciones el archivo que quieres abrir:

Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic

sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botn Abrir.
Desde las teclas rpidas CTRL+A.
Pulsando Ctrl+A se abre directamente la opcin Abrir de la pestaa Archivo.