Greta Michelle Anaya 3-B

EL PROCESO DE
COMPRAS
INTRODUCCIN
Las compras comprenden
un proceso complejo que
va

ms

all

de

la

negociacin y del trmite

burocrtico.

Con

una

buena gestin de compras

la

empresa

consigue

ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios

empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son
decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la solicitud
de ofertas y presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir el producto
ms idneo en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las
necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines
de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestin.
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.

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Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la
empresa que suministrar el producto.
Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican
algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La
empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para
tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.
2.1.1. TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos materiales
para transformar o artculos para la venta.

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La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la

decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos
anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a
precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dar un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para
cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin
estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.
2.2. PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS

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Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las

necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar
en:

Guas telefnicas, pginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan
son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los

vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se

encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que
concentran las fbricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de

conocer los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa
ms puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que
establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos
kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central.

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Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos

de una marca extranjera a precios razonables.

2.3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su departamento
de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno
denominado boletn de compras; en l se detalla las caractersticas del
material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su
clasificacin antes de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario
solicitar presupuesto o informacin de los materiales. El proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se

encuentren bajo mnimos.

Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que

se compra por primera vez.

Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo

proveedor.

Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

La Evaluacin de Proveedores

Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas

apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera,
deber efectuarse una evaluacin continuada para asegurarse de que el
proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.

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El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios

que van a ser tenidos en cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:

1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento

por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir,
hasta qu punto ha suministrado exactamente lo que se le haba solicitado. Para
evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los
controles de recepcin y las posibles incidencias que el producto suministrado
haya podido generar en el proceso de produccin.

2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento

por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es
importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima
puede hacer parar el proceso productivo.

3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del

proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de
reaccin ante un pedido urgente que no estaba previsto.

4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el

proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el
cumplimiento de plazos en la facturacin.

5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin

entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as
como la comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores.

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No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga una
mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a
los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos
los criterios tienen la misma importancia para cada empresa.
Una posible ponderacin sera la siguiente:

Calidad suministros

50%

Fiabilidad suministros

20%

Flexibilidad proveedor

20%

Flexibilidad informacin

5%

Competitividad

5%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los
criterios: puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como
los casos en que se pone una puntuacin u otra.
En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de
puntuacin de 0 a 5 habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una
posible escala de valoracin sera la siguiente:

Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de

especificaciones en el perodo evaluado.

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Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan

el 20% de las cantidades suministradas.

Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los proveedores:

trimestral, semestral, anual, as como las acciones a tomar en funcin del
resultado obtenido, ya que la evaluacin tiene como fin conseguir que la empresa
trabaje con los mejores suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el
siguiente:

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Proveedores con puntuacin 0. Inmediatamente dejan de ser

proveedores homologados y, por tanto, no podrn suministrar ms productos a
la empresa. Si desean volver a suministrar productos, debern pasar de nuevo
el proceso de homologacin.

Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor que en un

plazo de un mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado
de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes
el proveedor no puede demostrar que est realizando acciones para alcanzar
un nivel satisfactorio, ser deshomologado y no podr suministrar ms
productos.

Proveedores con puntuacin 3 4. Se notifican al proveedor los

incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos,
anuncindole que en la prxima evaluacin deber mejorar sus resultados.
Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:

1.

Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen

peor calidad.

2.

Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de

sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios.
La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de
evaluacin, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los
criterios. Es conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que ha
tenido el proveedor en los ltimos perodos de evaluacin.

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A continuacin se recoge un ejemplo de ficha de evaluacin de

proveedores.

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