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Auditora de un sistema

integrado de gestin
Cristina Gatell Snchez y Jos Manuel Pardo lvarez

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Ttulo: Auditora de un sistema integrado de gestin. PDF


Autores: Cristina Gatell Snchez y Jos Manuel Pardo lvarez

AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin), 2014


Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproduccin total o parcial en cualquier soporte,
sin la previa autorizacin escrita de AENOR.
ISBN: 978-84-8143-856-7
Impreso en Espaa - Printed in Spain
Edita: AENOR
Maqueta y diseo de cubierta: AENOR

Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por los autores en esta obra.

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Cristina Gatell Snchez:


A mi familia,
que siempre me ha apoyado.
Jos Manuel Pardo lvarez:
A mis queridos padres,
in memriam.

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ndice

Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1. Consideraciones de partida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1. El sistema integrado de gestin a auditar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.2. Condiciones mnimas de integracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3. Clasificacin de requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.4. Qu debe ser y qu no debe ser un proceso de auditora . . . . . . . . . . . . . 17
2. Auditoras integradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1. Conceptos bsicos relacionados con la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2. Particularidades de una auditora integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3. Etapas de una auditora integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21
21
22
24

3. Metodologa de una auditora integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


3.1. Inicio de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.2. Planificacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.3. Preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.3.1. Herramientas para la preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . 37
3.3.2. Posibles evidencias de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.3.3. Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3.3.4. Lista de chequeo de un proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3.3.5. Lista de chequeo para la auditora del sistema integrado de gestin . 45
3.4. Ejecucin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4.1. Reunin inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4.2. Bsqueda de hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.4.3. La persecucin del hallazgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
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3.4.4. El comportamiento del auditor y del auditado . . . . . . . . . . . . . . . . 63

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Auditora de un sistema integrado de gestin

3.5. Elaboracin del informe integrado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


3.5.1. Contenido del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.2. Pautas de estilo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.3. Documentacin de los hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4. Conclusiones o resumen de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.5. Particularidades de un informe integrado . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6. Reunin final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.7. El plan de acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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67
68
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77
77
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Resumen y conclusiones finales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83


Anexo A. Redaccin de hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Referencias bibliogrficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Sobre los autores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

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Introduccin

Debido a la situacin econmica actual y a la necesidad de ser cada da ms competitivas, las organizaciones se someten con mayor frecuencia a directrices ms rigurosas, a la par que restrictivas, con los objetivos de racionalizacin de costes,
optimizacin de los procesos, reduccin de recursos y aprovechamiento de sinergias
internas latentes.
Este contexto ha motivado un cambio en la tendencia de los departamentos soporte
de las organizaciones y, por ende, de los sistemas de gestin. En las organizaciones
se tiende a integrar los sistemas existentes o a la implantacin inicial de un sistema
integrado de gestin. Una vez implantado el sistema integrado de gestin es necesario
auditarlo mediante el proceso de auditora integrada.
Una auditora integrada optimiza los procesos de auditora interna y externa, reportando mltiples beneficios para las organizaciones, tales como:
Simplificacin de la documentacin asociada al proceso de auditora (planificacin de la auditora, documentos de apoyo e informes).
Reduccin del tiempo dedicado a auditoras. Al unificar en uno todos los sistemas que pudieran existir, se chequean de una sola vez todos los elementos
comunes a las perspectivas integradas (calidad, medio ambiente, seguridad y
salud laboral, eficiencia energtica...).
Unificacin de los certificados. Al centralizar en un mismo periodo de tiempo
la auditora del sistema integrado de gestin los certificados tienen la misma
fecha de emisin y se renuevan al tiempo, lo que a su vez conlleva reduccin de
costes, tiempos y mejora de la predisposicin del personal hacia las auditoras.
Visin estratgica global. El concepto de sistema integrado de gestin incorporado dentro de la estrategia de la organizacin supone una mayor visibilidad

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Auditora de un sistema integrado de gestin

del sistema, mayor compromiso con su cumplimiento y una mejora sustancial


del negocio. A todo esto no es ajeno el proceso de auditora integrada.
Mejora de la competitividad. En la situacin econmica actual resulta imprescindible ser eficientes en la gestin interna a travs del aprovechamiento de
recursos para poder ser ms competitivos.
En definitiva, la misin de una auditora integrada no es otra que la simplificacin
del proceso y la optimizacin de recursos y procesos existentes, as como dotar de eficiencia y empaque a la gestin de las organizaciones, incrementando su rendimiento.
En esta publicacin se abordan en detalle las distintas etapas de la metodologa de
una auditora, con el fin de disponer de unas directrices para poder realizar una auditora integrada. Se han tomado como referentes para la realizacin de una auditora
integrada las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001; si bien es cierto que
podra aplicarse a cualquier otro tipo de referencial.
El captulo 1 aborda materias generales relacionadas con un sistema integrado de
gestin, pero cuya comprensin es imprescindible para afrontar la auditora integrada
con garantas. Asimismo, se clasifican los requisitos de las normas en funcin de su
afinidad, clasificacin que servir de base en la planificacin, preparacin, ejecucin
de la auditora e inclusive en la redaccin del informe de auditora integrada.
Los conceptos bsicos relacionados con una auditora integrada, las peculiaridades
de la misma y las distintas actividades necesarias para llevar a cabo una auditora
integrada se tratan en el captulo 2.
En el captulo 3 se detalla cmo abordar cada una de las etapas de la auditora integrada, proporcionando directrices, mtodos de trabajo y ejemplos prcticos para
poder ejecutarla. Puesto que el xito de una auditora reside en la competencia del
auditor o equipo auditor que la desarrolle, se proponen una serie de herramientas de
trabajo y pautas de actuacin y comportamiento para que el auditor pueda ejecutar
la auditora integrada de manera eficaz.
Por ltimo, en el apartado de resumen y conclusiones se describen los factores ms
importantes a tener en cuenta para conseguir que la auditora sea un xito.
Como ya se ha comentado previamente, en esta publicacin se detalla una metodologa de realizacin de auditoras integradas aplicable a cualquier otro referencial;
asimismo, se proporcionan directrices precisas y ejemplos prcticos para poder auditar un sistema integrado de gestin aportando valor aadido al propio sistema y,
consecuentemente, a los procesos operativos de la organizacin auditada.
Gran parte del contenido de este libro se ha extrado de Factores que contribuyen al
de una auditora integrada, obra de los mismos autores y tambin publicado
por AENOR.

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Consideraciones
de partida

1.1. El sistema integrado de gestin a auditar


Un sistema de gestin es un conjunto de elementos interrelacionados que conforman una estructura mediante la cual una organizacin desarrolla su actividad. Si ese
sistema de gestin cumple con los requisitos de calidad, medio ambiente, seguridad
y salud en el trabajo o cualquier otro referente, y si es nico, diremos que tenemos
un sistema integrado de gestin.
Los elementos de un sistema de gestin tambin los de un sistema integrado son
los recursos, procesos, documentos, estructura organizativa, productos y servicios que
una organizacin considera necesario utilizar para desarrollar su negocio. Si ese sistema
integrado de gestin se configura segn los requisitos marcados por unas normas de
referencia (por ejemplo, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) habr de cumplir
necesariamente una serie de exigencias establecidas en esas normas. Por ejemplo, cuando una organizacin compra algn producto o servicio necesario para desarrollar su
negocio, lo hace habitualmente mediante un proceso que establece unas pautas lgicas
de actuacin para adquirir un adecuado producto o servicio a un precio conveniente.
Si esa organizacin decide cumplir con los requerimientos de ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001, puede mantener su proceso de compras; pero adicionalmente, si no lo
hace ya, deber evaluar, seleccionar y reevaluar a sus proveedores; deber describir claramente las especificaciones del producto o servicio que se desea comprar, y asegurarse de
que estas especificaciones son las adecuadas antes de transmitirlas al proveedor; deber
verificar que los productos o servicios adquiridos cumplen con las especificaciones
transmitidas al proveedor; y deber establecer algn tipo de control sobre posibles
aspectos ambientales o riegos asociados a los productos y servicios adquiridos.
Como podemos apreciar, las normas de referencia nos marcan frmulas de actuacin
cuyo objetivo es optimizar nuestro proceso de compras para minimizar posibles

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Auditora de un sistema integrado de gestin

incidencias derivadas de la incorporacin de inputs inadecuados en nuestros procesos productivos, los cuales podran generar problemas de calidad en el producto o
servicio final que entregamos a nuestros clientes, y/o incidencias medioambientales
y/o asociadas a la seguridad y salud de nuestros trabajadores.
El proceso de auditora pretende comprobar que todos los elementos del sistema
integrado de gestin cumplen con las disposiciones establecidas en las normas de
referencia, las disposiciones establecidas por la propia organizacin y, adems, que
se cumplen unas condiciones mnimas de integracin.

1.2. Condiciones mnimas de integracin


Un sistema integrado de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en
el trabajo debera cumplir con los siguientes requisitos mnimos:
Mismo alcance para todos los referentes (calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral). La definicin del alcance ser comn y abarcar las mismas
actividades y centros de trabajo, tanto para calidad, como para medio ambiente
y seguridad y salud de los trabajadores.
Existencia de un nico coordinador del sistema integrado de gestin.
Integracin mnima de una serie de requisitos compartidos por las tres normas
(vase la tabla 1.1).
Tabla 1.1. Requisitos mnimos para constituir un sistema integrado de gestin
ISO 9001

ISO 14001

OHSAS 18001

5.1 / 5.3 /
5.4.1 / 5.5.1

4.2

4.2

5.5.1 / 5.5.2

4.4.1

4.4.1

5.6.1 / 8.5.1

4.6

4.6

4.2.3 / 4.2.4

5%

Poltica integrada
Funciones, responsabilidades y autoridad
Revisin por la direccin
Control de los documentos

8.3 / 8.5.2 /
8.5.3 / 8.4

4.5.3

4.5.3

No conformidades, acciones correctivas y


preventivas

8.2.2 / 8.2.3

4.5.5

4.5.5

Auditora interna

4.2.2

4.2.2

Competencia, formacin y toma de


conciencia

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4.4.4 / 4.4.5 / 4.4.4 / 4.4.5 /


4.5.4
4.5.4

Requisitos integrados

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1. Consideraciones de partida

11

Las disposiciones que se establezcan para dar respuesta a los requisitos integrados deben cumplir con las exigencias determinadas por cada una de las normas de referencia.
La integracin de estos requisitos (y del resto que se decida integrar) se debe realizar
a nivel operativo, es decir, de desarrollo real de acciones concretas; no bastar con
la integracin documental. Por tanto, durante la auditora se habr de comprobar la
integracin documental de los requisitos y su traduccin a nivel operativo, es decir,
el desarrollo de prcticas o procesos unificados.

1.3. Clasificacin de requisitos


Las normas de aplicacin estn constituidas por una serie de requisitos para cuyo
cumplimiento se articula un conjunto de elementos (procesos, recursos, documentacin) que conforman el sistema integrado de gestin. Para estructurar adecuadamente los elementos que componen este sistema integrado de gestin es necesario
previamente agrupar los distintos requisitos de las normas bajo una denominacin
genrica, puesto que las normas no utilizan siempre una calificacin homognea de
los requisitos, aunque s similar.
La agrupacin se ha realizado en funcin del grado de coincidencia entre los distintos
requisitos, que grficamente se podra representar mediante el siguiente diagrama de
Venn (vase la figura 1.1).

Calidad
Requisito
especfico

Requisito
homlogo

Requisito
comn

Medio
ambiente
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Seguridad
y salud

Figura 1.1. Tipos de requisitos en funcin de su grado de coincidencia

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Sobre los autores

Cristina Gatell Snchez es Licenciada en Ciencias Ambientales y Tcnico Superior


de Prevencin de Riesgos Laborales. Su experiencia profesional se ha focalizado
fundamentalmente en consultora, implementando y realizando auditoras de sistemas integrados de gestin de calidad, medio ambiente y OHSAS. Tras casi 5 aos
en AENOR como docente y auditora tricalificada, actualmente es Responsable de
Sistemas de Gestin en una empresa lder en el sector del mantenimiento industrial.
Jos Manuel Pardo lvarez es Ingeniero Agrnomo, Mster en Gestin de Calidad
Total y Tcnico Superior en Prevencin de Riesgos Laborales. Es consultor, formador
y auditor en proyectos de fomento y mejora de la gestin empresarial en distintos
mbitos (calidad, medio ambiente, SST, etc.). Actualmente desempea su profesin
como freelance desde Promogestin, iniciativa empresarial propia, participando como
profesor en distintas escuelas de negocios, adems de ser colaborador habitual de
AENOR.

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103

Final del fragmento del libro

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