PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN DE

OPERACIONES.
PLANEACION Y PROGRAMACIN DE OPERACIONES.

1.

Cdigo: OPO-PR-01
Fecha: 21-Abril-2015
Versin: 06
Pg. 1 de 4

OBJETIVO.

Establecer la metodologa adecuada para la planeacin, ejecucin, seguimiento y

control de los despachos y entregas de productos y subproductos originados de los
diferentes puntos de origen hacia los clientes y/o puertos.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica desde la solicitud de servicio hasta
producto o mercanca en cliente destino o destinatario.
3. DEFINICIONES.

la entrega del

Cliente: es quien solicita el servicio de transporte de forma directa.

Carga Lquida: Todo producto transportado que se encuentra en estado
lquido
Carga Seca:
Todo producto transportado que se encuentra en estado slido.
Orden de Cargue: Documento mediante el cual se plasma, toda la informacin del
vehculo y del conductor como: Nombre, Cdula, celular, EPS, ARL, NIT de la
empresa, nombre del aportante (segn aplique), placa, capacidad, fecha de cargue,
origen y destino.
Reporte de Trfico: Informacin de la ubicacin de los vehculos en tiempo
real.
4. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
Director de Operaciones: Es responsable de
Planear, gestionar y controlar la ejecucin del servicio del transporte
solicitados por el cliente.
Realizar negociacin de fletes con los proveedores.
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OPERACIONES.
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Gestionar y aprobar frente al cliente las notas crditos generadas por el

mismo.
Establecer acuerdos comerciales con proveedores y clientes.
Administradores de Operaciones de Carga y Coordinador Oficina Bogot:
Es responsable de:

Crear a los conductores y vehculos en el sistema.

Recepcionar solicitudes del cliente y dar respuesta a estas.
Programar vehculos segn solicitud del cliente.
Verificar que el proveedor cumpla con los estndares mnimos en cuanto a
conductor y vehculo para prestar el servicio.
Elaborar las remesas y manifiestos de carga y entregarlos a los conductores.
Realizar anticipos de viajes en el sistema.
Realizar la gestin de retorno de cumplidos y facturas de los proveedores de
servicio de transporte.
Cumplir en el sistema los manifiestos de viajes realizados por los
transportadores contratados.
Recuperar anticipos de viajes no realizados o anulados.

5. PROCEDIMIENTO.

tem
1.

Actividad
Recibir
programacin
de despacho por
parte de los
Clientes

Descripcin

Responsable

Registro

Recibir del cliente la solicitud Administrador Correo electrnico

de
servicios,
donde
se de Operaciones
o solicitud en
especifique
la
siguiente
de Carga
sistema.
informacin:
Origen
Destino
Director de

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OPERACIONES.
PLANEACION Y PROGRAMACIN DE OPERACIONES.

Producto
Cantidad
Condiciones especiales

2.

3.

Crear solicitud
de servicio

Revisar listado
de vehculos
disponibles para
atender el
servicio

Negociar Flete.

4.

5.

Verificar
estndares
mnimos para el
servicio

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Fecha: 21-Abril-2015
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Operaciones
Gerente

Registrar en el sistema la Administrador Solicitudes de

solicitud de transporte con la de Operaciones transporte
informacin suministrada por
de Carga y/o
el cliente para atender el Coordinador de
servicio.
Oficina Bogot
Administrador
Se revisa en el reporte de
de Operaciones Informe de Trafico
trfico, que vehculos estn
de Carga y/o
Bases de datos
disponibles o prximos a
Coordinador de
estarlo.
oficina Bogot

Se contacta telefnicamente
a los proveedores (empresa
transportadora y/o propietario
Administrador
independiente), cotiza flete y
de Operaciones
establece margen de utilidad,
de carga
para proceder a realizar el
servicio de transporte, previa
Coordinador
aprobacin del cliente
Oficina Bogot

Tabla de fletes
Sistema

Se verifica en el sistema o
fsicamente,
antes
de
Administrador
despachar un vehculo, que
de Operaciones
cumple
con
las
de carga
especificaciones pactadas en
la solicitud de servicio y que
Coordinador
el conductor cumpla tambin
Oficina Bogot
con todos los requisitos de ley
y de exigencia por parte del
cliente.

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Sistema

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OPERACIONES.
PLANEACION Y PROGRAMACIN DE OPERACIONES.

6.

Despachar y
elaborar
Documentos de
Viaje
Revisar y
reportar
manualmente a
ministerio

7.

8.

Reportar
programacin
de vehculo

Cdigo: OPO-PR-01
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Despachar documentalmente
Administrador
el vehculo en el sistema de
de Operaciones
informacin de la compaa.
de Carga
Remesa
Orden de Carga
Coordinador
Manifiesto
Oficina Bogot
Hoja de Ruta
Administrador
de Operaciones
de Carga
Revisar en el software de
despacho si fue generado el
Coordinador
cdigo del Ministerio de
Oficina Bogot
Transporte para un manifiesto
especfico, en caso negativo,
Coordinador
generarlo manualmente, si al
Oficina
final el software no gener el
Barranquilla
cdigo, enviar reporte a
soporte con el error.
Coordinador
oficina
Cartagena
Se enva al cliente propietario
Director de
de la carga, orden de carga,
Operaciones
correo electrnico o web Administrador
service de acuerdo al cliente. de Operaciones
La
informacin
mnima
de Carga
contenida
en
el
correo Coordinador
electrnico de contemplar:
Oficina Bogot
Nmero de Placa de
Vehculo
Nmero de Placa de
Remolque
Capacidad de carga del
Vehculo
Nombre de Conductor
Cedula de Conductor
Nombre de EPS afiliado
Nombre de ARL afiliado
Origen
Destino

Remesa
Orden
de
Carga
Manifiesto
Hoja
de
Ruta
Cdigo ministerio
Correo a soporte
software de
despacho.

Correo
electrnico.
Sistema
informacin de
cliente

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9.

Despacho del
vehculo

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Cliente
Producto

El conductor se dirige a la
planta extractora de origen
para iniciar el procedimiento
de cargue.

cliente

N.A

Se
enva
al
cliente
el
seguimiento de la ubicacin
del vehculo.
Realizar reporte
10.
de trfico.

Realizar
seguimiento al
11.
descargue del
vehculo.

12.

Cumplir viaje.

Si
se
presenta
alguna
Correo electrnico
anomala
durante
el
Informe de Trfico
transporte,
Cargue
o
descargue se
debe tomar
planes
de
contingencia
especificados en el plan de
emergencia de la compaa.
Si se presentan demoras en
el descargue ya sea en
puertos y/o planta de cliente,
el
conductor
informa
al
Director de
controlador de trfico la
Operaciones.
anomala y ste a su vez
Reporte de trafico
informa a los administradores Controlador de
de operaciones carga y
trfico
Director de operaciones para
que tomen las acciones
pertinentes.
Los documentos de prueba de Administrador
Informe General
entrega
de
los
viajes de Operaciones
de Remesa y
efectuados,
los
de Carga
Manifiesto
transportadores los envan a
las oficinas de OLC, estos
Coordinador
son:
Oficina Bogot
Manifiesto
Hoja de Ruta

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Remisin de Cargue
Remisin de Descargue

Con
la
informacin
establecida en las remisiones
de cargue y descargue, se
registra
en
el
sistema
teniendo en cuenta cada
manifiesto
al
que
corresponda,
verificando
fletes y tarifas.
Recuperacin de Se realiza la gestin con
anticipos
proveedores a los cuales se
Administrador
entregaron anticipos y que no
de Operaciones
realizaron el servicio para que
13.
de Carga
devuelvan el dinero. Esta
Correo electrnico
gestin se realiza a travs de
Coordinador
llamadas telefnicas, correos
Oficina Bogot
electrnicos
o
visitas
personalizadas.

Los proveedores que tengan calificacin del 50% o menos sern excluidos del listado de
proveedores y se tomarn las acciones correctivas del caso.
6. OTRAS CONSIDERACIONES.
N.A.
7. REGISTROS
Registros generados por SILOGTRANS.
Orden de cargue
Remesa
Manifiesto

8. ANEXO
FlujoGrama
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CONTROL DE CAMBIOS.
Descripcin del cambio

Fecha

Versin

02-Oct-2012

01

Creacin del documento

02-Ene-2013

02

Se cambia el sistema Gestrans.net por

SILOGTRANS.

01-Feb-2013

03

Se elimin el recibo de la orden de servicio, en su

lugar se recibe correo electrnico de solicitud de
servicio por parte de C.I. BIOCOSTA SA.

16-04-2013

04

Se crea el cargo de controlador de trfico y el

formato reporte de trfico

05

13-Junio-2014

Se cambia nombre de administradores de carga, se

agrega el cargo de coordinador de oficina en
Las versiones vigentes y aprobadas de este documento se encuentran publicadas en ISOTOOLS.
Bogot se
y consideran
se cambiacopias
metodologa
y redaccin.
Los documentos impresos sin autorizacin
no controladas.
Se incluyen responsabilidades de Director de
06
21-Abril-2015
Operaciones, creacin de rutas en el sistema.

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