Instructivo

para el uso de la Historia

Clnica digital
en el CAPS
Sistema Integral
de Gestin Mdica
Asistencial
Fortalecimiento de las capacidades
tcnicas y operativas del sistema pblico
de salud del Partido de General Pueyrredon
Financiado por el Banco Interamericano
de Desarrollo 1855 OC AR
www.mardelplata.gob.ar/bidsalud

SALUD
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El siguiente instructivo fue desarrollado en conjunto con personal

administrativo de los CAPS, Informtica del CEMA, Departamento
Administracin de Personal y equipo tcnico SIGMA.
Les detallamos a continuacin, los pasos que deben darse antes de proceder
con el ingreso de informacin en el CAPS:
Prever los usuarios y contraseas de los agentes que utilizarn el sistema
ya sea para acceder a la red municipal como para el Sistema de Historias
Clnicas (his 1 ).
Chequear la agenda del profesional y cotejarla con la Jefatura a su cargo,
de manera que se encuentre lista para ser utilizada.
Imprimir por lo menos con un da de anticipacin los turnos programados para
prevenir inconvenientes que puedan surgir en el sistema al da siguiente.
Los pacientes pueden atenderse en el CAPS a travs de:
Demanda espontnea para su atencin sin turno programado.
Turno programado que se obtiene llamando gratuitamente al 147 Centro de
Atencin al Vecino para una especialidad determinada.
Un turno programado por el profesional del mismo CAPS.
En todos los casos debe anunciarse en ventanilla y ser el personal
administrativo quien verifique en el sistema, utilizando el nmero de DNI, si los
datos de ese paciente estn cargados y si posee turno programado.
Si los datos del paciente no figuran en el sistema 2 , se deber verificar que esa
3
persona corresponde al rea programtica del CAPS . En caso de ser as, se
ingresar al sistema como paciente nuevo.

1. HIS: (Health Information Systems) - Sistema de informacin Hospitalaria.

2. Un paciente inexistente en el sistema no significa que sea un paciente que nunca haya concurrido a
ese CAPS, sino que no fue cargado an.
3. Puede consultarse el rea programtica del CAPS en www.mardelplata.gob.ar/saludybienestar

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Luego del registro inicial se proceder a consultar la agenda del profesional, se

le asignar un turno por orden de llegada y se buscar la HC tradicional del
paciente como documentacin respaldatoria histrica en papel (si existiese),
para entregrsela al profesional posteriormente en la consulta.
Si el paciente ya est ingresado en el sistema y viene con turno programado
(es recomendable verificar el da anterior y tener a mano las Historias Clnicas
en papel para agilizar la tarea al da siguiente), se seleccionar el estado de
arribo. No se atender por orden de llegada sino por turno programado. En el
caso de que el turno programado provenga del Centro de Atencin al Vecino
se proceder de la misma manera.
Si la agenda del profesional debe actualizarse o no existe, se deber informar a
la Jefatura correspondiente de esa especialidad, quien ser la responsable de
realizar las actualizaciones pertinentes en el sistema.
Si la persona atendida ya tena historia clnica en papel, se deber indicar all la
fecha desde la cual ha sido cargado al HIS.
Asimismo en la Historia Clnica digital se recomienda ingresar en el campo
HC- carpeta el nmero habitual que tiene esa HC para poder ubicarla en el
archivo de manera tradicional.
Una vez atendido el paciente, si el profesional solicita un nuevo encuentro se le
deber indicar que retire el turno en Administracin, acompaado con una
orden mdica firmada por el profesional.
Pacientes derivados a otros CAPS para interconsultas
El CAPS al cual fue enviado el paciente, deber ser quien trmite los turnos, en
caso de ser necesarios para interconsultas al CEMA, HIGA o HIEMI.
Una vez terminados los estudios el paciente volver a su CAPS de origen para
que lo vea el profesional que solicit la interconsulta oportunamente.

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Flujograma del manejo de la Historia Clnica digital

Paciente ingresa
al CAPS

Turno es
programado?

SI

El origen del
turno es por
Call center?

NO

Demanda espontnea

NO

Existe
el paciente en
sistema?

SI

Confirm arribo
en administracin

SI

El estado del paciente

hasta que se confirma el
arribo es pendiente

Turno programado por

la administracin del CAPS
con orden mdica

NO
Bsqueda en
el sistema del paciente
por nombre o DNI

Confirm arribo

Alta en
el sistema
HIS

SI
Agenda del turno
demanda espontnea
por orden de llegada
Administracin ingresa
el turno programado
por orden mdica en la
agenda del profesional

Listado de
turnos
SI

Mdico atiende
al paciente

Consulta de pacientes
a ser atendidos

Solicita
interconsulta CEMA?
NO

Paciente sin
reprogramacin

NO

Recita al paciente
nuevamente al CAPS

SI

El mdico le indica
al paciente que pida un turno
programado en la administracin
con una orden firmada

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Plan de contingencias 4 para el uso del HIS 5.

Definicin. Un plan de contingencias es un instrumento de gestin y una
herramienta que ayuda a que los procesos crticos de una organizacin continen funcionando ante una posible falla en los sistemas de comunicacin.
Este plan contiene las medidas tcnicas, humanas y organizativas necesarias
para garantizar la continuidad de un proceso.
Asegura la continuidad de los sistemas de informacin frente a los eventos
crticos que puedan surgir.
Objetivo. Garantizar la continuidad del registro de la consulta en un soporte
alternativo en los Centros de Atencin Primaria que componen el Sistema
Municipal de Salud.
Aclaramos que dicho Plan NO reemplaza al proceso normal de funcionamiento
establecido, por lo cual se deber establecer al momento de su aplicacin,
durante el perodo crtico, un lapso de recuperacin en el cual los procesos
deban ser reanudados de sin afectar la atencin del paciente.
Puntos crticos
Los puntos crticos pueden surgir en cualquier momento y pueden estar dados
por cualquier imponderable ya sea humano, tcnico o de equipamiento. Es
decir durante la operacin del sistema puede fallar:
La interconexin por falta de conexin de Internet o cada inesperada del
sistema de intercomunicacin actual.
No hay acceso al sistema por problemas con el usuario.
Problemas con la operacin del software
Problemas de electricidad.
Fallas en los equipos informticos.
Robos de equipos informticos.
Falta de insumos para poder imprimir turnos.
(Ver recomendacin sugerida)

4. Fuente: Plan de CONTINGENCIA Gestin del turno de Call Center Salud en el CAPS
SIGMA julio 2014
5. H.I.S.: (Health Information Systems) - Sistema de Informacin Hospitalaria

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Escenarios y planes de accin

Los escenarios probables para la implementacin del Plan de Contingencias
pueden deberse a mltiples causas. En base a los puntos crticos detectados,
los escenarios y planes de accin pueden ser:
1. Problema con la conexin de Internet o cada inesperada del sistema de
intercomunicacin actual.
La causa ms probable puede ser
Por problemas externos al CAPS. Cada del sistema por mantenimiento del
proveedor en el servicio, corte del servicio por falta de pago o renovacin de
contrato o robo de lneas telefnicas o antenas de comunicacin.
Solucin. El personal administrativo deber contactarse con el Soporte
Informtico del Centro de Cmputos de la Secretara de Salud (499-7900
interno 1101/2/3/4) para dar ingreso a la solicitud el reclamo. Asimismo se le
deber informar de la situacin al coordinador del CAPS. Dentro de las
posibilidades, la solucin se har remotamente por sistema, telefnicamente o
se arreglar un da para combinar la visita en el lugar. Solicitar a Soporte
Tcnico informe el tiempo probable de recuperacin del servicio.
Por problemas internos. Desenchufado o cortado el patchcord (cable que
conecta la placa de red del equipo al cableado de red del CAPS), que en el
switch o patchera est desconectado algn cable de red, switch apagado o
placa de red fuera de servicio.
Solucin. Comunicarse con el soporte informtico del centro de cmputos de
la Secretara de Salud (499-7900 int.1101/2/3/4) para dar ingreso as a la
solicitud el reclamo. Si el problema no pudo solucionarse telefnicamente se
deber acordar un da para que el tcnico haga la visita al CAPS. Solicitar a
Soporte tcnico informe el tiempo probable de espera.
Recomendacin. Registrar en papel la consulta del paciente. Para ello se
deber buscar de manera tradicional la Historia Clnica o abrir una nueva. Se
prev que en prximas actualizaciones del sistema HIS puedan incorporarse las
consultas que no pudieron cargarse el da que surgi el problema, al da
siguiente. Asimismo se deber registrar de manera tradicional la consulta en la
Planilla 2, que ser girada a fin de mes al rea de Epidemiologa de la
Secretara de Salud.

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Para este tipo de inconvenientes se recomienda tener impresos por lo menos

con un da de anticipacin los turnos programados para prevenir
inconvenientes que puedan surgir en el sistema.
2. No hay acceso al sistema por problemas con el usuario.
La causa puede ser:
Acceso al dominio de la red municipa. Que no se haya creado el usuario, que
la clave haya expirado a los 45 das y no se haya actualizado.
Solucin. La persona afectada deber comunicarse con el rea de soporte
informtico de la Municipalidad 499-6565 al rea de Soporte Informtico de
salud 499-7900, interno 1101/2/3/4
Acceso al sistema SIGMA. Que no tenga permisos de accesos suficientes.
Solucin. La persona afectada deber comunicarse con el rea de soporte del
sistema SIGMA 499-7900, interno 1101/2/3/4
Para este tipo de inconvenientes se recomienda tener impresos por lo menos
con un da de anticipacin los turnos programados para prevenir
inconvenientes que puedan surgir con posterioridad.
3. Problemas con la operacin del software SIGMA
Solucin. El personal afectado deber comunicarse con el rea de soporte del
sistema SIGMA 499-7900 int 1101/2/3/4.
En este caso se recomienda tener impreso por lo menos con un da de
anticipacin, los turnos programados para prevenir inconvenientes que puedan
surgir en das posteriores.

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4. Problemas de electricidad.6
Las causas pueden ser:
Problemas externos al CAPS. Corte programado de energa en la zona o
problemas en la red (cada de postes y robo de cables, entre otros).
Solucin. El personal de Administracin deber comunicar el problema al
coordinador del CAPS quien se comunicar con la Secretara de Salud, 499
6603, para que realice el reclamo correspondiente a la empresa distribuidora
de energa, poner en funcionamiento el grupo electrgeno o UPS. Se deber
informar el perodo por el cual estar interrumpido el servicio.
Problemas internos. Problemas en el tablero elctrico, trmica, disyuntor o
toma elctrica que no funciona o presenta mal funcionamiento.
Solucin. El coordinador del CAPS deber comunicarse con la Secretara de
Salud, 499 6603, poner en funcionamiento el grupo electrgeno o UPS.
Recomendacin. Registrar en papel la consulta del paciente. Para ello se
deber buscar de manera tradicional la Historia Clnica o abrir una nueva.
Se prev que en prximas actualizaciones del sistema HIS puedan incorporarse
al da siguiente las consultas que no pudieron cargarse cuando surgi el
problema. Asimismo se deber registrar de manera tradicional la consulta en
la Planilla 2, que ser girada a fin de mes al rea de Epidemiologa de la
Secretara de Salud.
Para este tipo de inconvenientes se recomienda tener impresos por lo menos
con un da de anticipacin los turnos programados para prevenir
inconvenientes que puedan surgir al da siguiente.
5. Fallas en los equipos informticos.
Las causas pueden ser:
Software. Problemas en el sistema operativo del equipo.
Solucin. El personal de Administracin o el coordinador deber comunicarse
con el rea de Soporte Informtico de Salud, 499-7900 int 1101/02/03/04, que
deber informar el tiempo estimado para la resolucin del problema.

6. El Ente de Obras y Servicios Urbanos se encuentra desarrollando un sistema de reclamos a travs

de la pgina web, el cual no es aplicable en este caso por falta de energa elctrica para operar el
equipo.

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Hardware. Algn desperfecto tcnico en gabinete, monitor o impresora.

Solucin. El personal de Administracin o coordinador deber comunicarse
con el rea de Soporte Informtico de Salud, 499-7900 internos 1101/02/03/04.
Se deber combinar un da para la visita al CAPS y en el caso que la reparacin
necesite reemplazar algn componente y no pueda hacerse en el lugar, deber
retirarse el equipo para su reparacin. El soporte tcnico deber reemplazar
con un equipo auxiliar preparado para tales circunstancias. Solicitar a Soporte
tcnico informe el tiempo probable de la reparacin del equipo.
Para este tipo de imprevistos se recomienda tener impresos por lo menos con
un da de anticipacin, los turnos programados para prevenir inconvenientes
que puedan surgir en el sistema al da siguiente.
6. Robos de equipos informticos.
Los siniestros debern informarse va coordinador del CAPS a la Divisin
Control y Gestin 499-6607/34/35.
Adems deber realizarse la denuncia correspondiente para luego continuar
con los pasos administrativos municipales.
Si el equipo cuenta con seguro tcnico, robo o accidente debern comunicarse
con la Secretara de salud para verificar vigencia del seguro, los datos de
contacto para realizar la denuncia en la compaa son: Nacin Seguros - Javier
Heded (0223) 476 1663 / 476 4780.
Se deber informar por escrito, adjuntando la copia de la denuncia policial a la
Secretara de salud por mesa de entrada.
El soporte tcnico deber reemplazar inmediatamente la PC de escritorio
auxiliar (lista y configurada para utilizar en red) que cuente con seguro tcnico,
robo o accidente, previo haber tomado las medidas de seguridad necesarias.
Las consultas de los pacientes, en el momento de los inconvenientes se
debern registrar en papel, para ello se recurrir a la manera tradicional de
Historia Clnica o se abrir una nueva. Se prev que en prximas
actualizaciones del sistema his puedan incorporarse al da siguiente las
consultas que no pudieron cargarse el da que surgi el problema. Asimismo se
deber registrar de manera tradicional la consulta en la Planilla 2, la cual ser
girada a fin de mes al rea de Epidemiologa de la Secretara de Salud.
Para este tipo de inconvenientes se recomienda tener impreso por lo menos
con un da de anticipacin, los turnos programados para prevenir
inconveniente al da siguiente que puedan surgir en el sistema.

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7. Falta de insumos para poder imprimir turnos. 7

Las causas pueden ser:
No se previ con anticipacin stock en el CAPS.
Solucin. El coordinador gestionar el insumo que dej de funcionar
solicitndolo a la Secretara de Salud (499-6619) o gestionndolo por caja
chica.
Se previ con anticipacin, se realiz el pedido y no hay en stock en la
Secretara de Salud.
Solucin. El coordinador volver a realizar el reclamo, verificar donde se
encuentra el trmite del pedido de compra, optar por conseguir el insumo por
caja chica hasta que venga el repuesto solicitado.
Dejo de funcionar el insumo.
Solucin. Reemplazarlo a la brevedad.
No hay repuesto del insumo en el mercado.
Solucin. El coordinador analizar la posibilidad de optar por el reemplazo con
otra impresora dado que el insumo ya esta discontinuado en el mercado. En el
caso de que decida solicitar el reemplazo deber hacerlo a la Direccin de
Atencin Primaria. Se recomienda solicitar a prstamo una impresora o se
informe al CAPS en que tiempo va a estar reemplazado el equipo.
Para este tipo de imprevistos se recomienda tener impreso por lo menos con
un da de anticipacin, los turnos programados para prevenir inconvenientes
que puedan surgir al da siguiente.

7. Para las impresoras que se encuentran en garanta estn desaconsejadas las recargas y los insumos
alternativos.