UNIDAD IV

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1._ Cual es la diferencia de un proyecto en contraposicin de un programa?

En general, se puede dividir todo el trabajo de una organizacin en dos grandes rubros:
proyectos (grandes y pequeos) y soporte (operacin continua). La administracin puede
considerarse por separado o como parte del soporte. En un nivel alto,

Los proyectos se dan cuando existen actividades nuevas, incluyendo mejoras

nuevas. Tienen un inicio y fin, objetivos especficos, entregables y son nicos.
Los programas agrupan proyectos relacionados, que pueden ser ejecutados de
manera secuencial o paralela.

Esto es algo complicado porque los trminos y los roles pueden significar cosas
diferentes en su organizacin.
Proyectos:
Los proyectos, por definicin, tienen una fecha de inicio y final. Existe un punto en el
tiempo en el que el trabajo era inexistente (antes del proyecto), uno cuando el trabajo
existi (el proyecto) y otro cuando el proyecto dej de existir (despus del proyecto). Este
es el aspecto clave para determinar si una pieza de trabajo en realidad es un proyecto o
no. Sin embargo, otras caractersticas del proyecto incluyen la definicin del alcance, el
presupuesto finito, resultados especficos (entregables) y unicidad (que aun cuando hayan
existido proyectos similares anteriormente, estos son diferentes entre s).
Programas:
Tpicamente, un programa se define como una organizacin tipo paraguas sobre un
conjunto de proyectos. Tomemos como ejemplo la puesta al hombre en la luna. El
programa espacial para llegar a la luna se conform de varias docenas (quizs cientos) de
proyectos que se encargaron de todo el trabajo especfico para llevar un hombre a la luna
en un periodo de 7 aos. Ningn trabajo es entregado a nivel de programa. Todo el
trabajo es realizado a travs de los proyectos subyacentes. El programa est ah para
ayudar a la direccin del esfuerzo, ayudar a iniciar nuevos proyectos, asegurar que los
proyectos estn progresando de acuerdo al plan, etc. Quizs por ello, toda la accin (y en
consecuencia la literatura) contina centrndose en la direccin de proyectos, y no de
programas.
Conclusin:
En resumen, usted encontrar mucha informacin en los proyectos, pero no ser as en los
programas y portafolios. Tpicamente ambos han sido pensados como las estructuras de
paraguas para coordinar varios proyectos de menor nivel. El trabajo verdadero es
realizado en el nivel de proyecto y administrado por un gerente de proyecto calificado
con el apropiado nivel de autoridad y responsabilidad.

2._ Cual es la razn del creciente inters por la administracin de proyectos?

Las partes interesadas de un proyecto, segn el International Project Management
Association (IPMA), son las personas o grupos interesados en el rendimiento y/o xito
del proyecto, o que se ven limitados por el proyecto.
El director del proyecto debe identificar todas las partes interesadas, cules son sus
intereses y ordenarlas segn su importancia para el proyecto. Para ayudar a administrar
las partes interesadas, los jefes de proyecto pueden desarrollar redes internas y externas,
tanto formales como informales, entre los asociados al proyecto (por ejemplo, empresas,
organismos, administradores, expertos, empleados y lderes de opinin). Todas las partes
interesadas pueden influir en el proyecto, ya sea directa o indirectamente. Los intereses
de las partes interesadas, la experiencia en la gestin de proyectos de la organizacin, las
normas, tendencias y el poder, influyen en la manera en que el proyecto est concebido y
desarrollado. Los jefes de proyecto deben llevar a cabo un mantenimiento actualizado de
la informacin relacionada con las partes interesadas y las personas que representan a
dichas partes.
El IPMA propone los siguientes pasos para una adecuada gestin de las partes
interesadas.
1. Identificar y priorizar los intereses de las partes interesadas.
2. Analizar sus intereses y necesidades.
3. Comunicar a las partes interesadas cules de sus requerimientos se cumplen o no
en el proyecto.
4. Desarrollar una estrategia para hacer frente a la gestin de las partes interesadas.
5. Incluir los intereses y las expectativas de las partes interesadas en cuanto a los
requisitos, objetivos, mbito de aplicacin, los resultados, calendario y costes de
planificacin del proyecto.
6. Ordenar, en funcin del riesgo, las amenazas y oportunidades que las distintas
partes interesadas representan para el proyecto.
7. Identificar el proceso de decisin a seguir entre el equipo de proyecto y las partes
interesadas.
8. Asegurar la satisfaccin de las partes interesadas en cada fase del proyecto.
9. Llevar a cabo el plan de gestin de las partes interesadas.
10. Ejecutar, comunicar y gestionar los cambios relacionados con la planificacin de
las partes interesadas.
11. Documentar la experiencia adquirida para su aplicacin a futuros proyectos.
Para medir el nivel de adquisicin de esta competencia tcnica por parte de un director de
proyectos, ste debe someterse a la evaluacin segn el Sistema Universal de
Certificacin IPMA.

3._ La administracin de proyectos es til en organizaciones publicas o privadas

lucrativas o no lucrativas?
La administracin de proyectos es usada en una gran diversidad de campos, como, por
ejemplo, en bancos, desarrollo de sistemas, lanzamientos de productos, proyectos
especiales, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, y en
muchos otros mbitos e industrias. Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir
nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de
productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin,
esto hace que los mtodos de administracin convencionales sean inadecuados. Por esta
razn, la administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin, control y seguimiento a las empresas.
Asimismo, la administracin de un portafolio de proyectos sirve para aprovechar de
mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad.
Toda organizacin tiene proyectos:
Las organizaciones estn divididas en muchas reas y necesitan administrar trabajos
similares. Por ejemplo, una empresa podra dividirse en 5 diferentes departamentos:
marketing y ventas, sistemas, operaciones, finanzas y contabilidad. Cada uno de estos
departamentos tiene distintas actividades e iniciativas que se llevan a cabo
simultneamente y que en conjunto hacen que la compaa pueda alcanzar sus objetivos
de corto, mediano y largo plazo. La administracin de proyectos ensea que para alcanzar
el objetivo deseado el proyecto debe seguir un proceso especfico, el cual se conoce como
el ciclo de vida del proyecto.
Factibilidad:
En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuenta para el proyecto,
se establecen presupuestos totales y se hace una organizacin preliminar. Se aplican
estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no y al trmino de
esta etapa hay una decisin formal de continuar o no con el proyecto.
Diseo:
Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organizacin y a la
administracin, pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarizacin y el
financiamiento que le otorgan al proyecto.
Produccin:
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creacin del proyecto. Esta
etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las anteriores, ya que la fase de
factibilidad y la de diseo son de carcter evolutivo, mientras que la de produccin
es de alto grado mecanicista.