UNIDAD III

Este captulo presenta los puntos bsicos de la planeacin.

En las siguientes pginas usted aprender la diferencia entre:
@La planeacin formal e informal
@Por qu planean los administradores
@Los diversos tipos de planes que utilizan los administradores
@Los factores de contingencia que influyen en los tipos de planes que usan los administradores en
diferentes situaciones.
@y el importante papel que tienen los objetivos en la planeacin.

DEFINICIN DE LA PLANEACIN
La planeacin abarca la definicin de los objetivos o metas de la organizacin, el
establecimiento de una estrategia global para alcanzar esas metas, y el desarrollo de una
amplia jerarqua de planes para integrar y coordinar las actividades. Requiere tomar
decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de accin, de este modo los planes
constituyen un mtodo racional para el cumplimiento de los objetivos preseleccionados.
Se preocupa, entonces, con fines (lo que se debe hacer) as como con los medios (cmo se debe
hacer).

DISEO DEL ENTORNO DE LA EMPRESA

Al disear un entorno para el desempeo eficaz de individuos que trabajan en grupo, la tarea ms
importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propsitos y objetivos del
grupo y los mtodos para alcanzarlos
Para que el esfuerzo grupal sea eficaz las personas deben saber lo que se espera de ellas

La planeacin tiende un puente entre el punto donde se est y aquel otro donde se desea ir. Cabe
sealar que la planeacin y el control son inseparables, son los hermanos siameses de la
administracin, todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendr
manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir (resultado de la tarea de control) sin
antes saber a dnde quiere ir (parte de la tarea de planificacin).
As los planes proporcionan las normas de control

PLANEACIN INFORMAL
*Todos los administradores se ocupan de la planeacin, pero podra ser que se ocuparan slo de la
variedad informal.
*En la planeacin informal no se escribe nada, y se comparten poco o nada de los objetivos con
otras personas de la organizacin.
*Esto describe la planeacin en muchas empresas pequeas; el dueo-administrador tiene una
visin de a dnde quiere ir y cmo llegar hasta all.
*La planeacin es general y carece de continuidad. Desde luego, existe planeacin informal en
algunas organizaciones grandes, y algunas organizaciones pequeas tienen planes formales muy
avanzados.
PLANEACIN FORMAL
*Cuando usamos el trmino planeacin en este curso, estamos implicando la planeacin formal,
*Se formulan objetivos especficos que abarcan determinado nmero de aos.
*Se formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a disposicin de los integrantes de la
organizacin.
*Por ltimo, existen programas de accin especfica para alcanzar estos objetivos; esto es, la
administracin define con claridad la ruta que desea tomar desde donde se encuentra hasta donde
quiere llegar.
PROPSITO DE LA PLANEACIN
Por qu deben ocuparse los administradores de la planeacin?

La Planeacin da direccin

Reduce el impacto del cambio.

Minimiza el desperdicio y la redundancia.

Y fija los estndares para facilitar el control.

LA PLANEACIN DA DIRECCIN

*La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a
los que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dnde va la organizacin y con qu deben
contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos
con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un "zigzagueo" y as
evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
REDUCE EL IMPACTO DEL CAMBIO.

*Al obligar a los administradores a ver hacia adelante, a anticipar cambios, a tomar en cuenta el
impacto de tales cambios, y a desarrollar respuestas apropiadas, la planeacin reduce la
incertidumbre. Tambin aclara las consecuencias de las acciones que podran tomar los
administradores en respuesta al cambio.
MINIMIZA EL DESPERDICIO Y LA REDUNDANCIA.

*La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicio de actividades. La coordinacin

antes del hecho probablemente descubra desperdicio y redundancia. Adems, cuando los medios y
los fines estn claros, las ineficiencias son obvias.
FIJA LOS ESTNDARES PARA FACILITAR EL CONTROL.

*Por ltimo, la planeacin establece objetivos o estndares que facilitan el control. Si no estamos
seguros de lo que tratamos de alcanzar, cmo podremos determinar si lo hemos alcanzado?
*En la planeacin desarrollamos los objetivos.
*En la funcin de control comparamos el desempeo actual contra los objetivos, identificamos
cualesquier desviacin significativa, y tomamos la accin correctiva necesaria. Sin planeacin no
puede existir control.
Tipos de planes
CATEGORIZADO POR:

TIPOS:

Alcance

Estratgico
Operacional

Marco de tiempo

A corto plazo
A largo plazo

Especificacin

Especfico
Direccional

PLANES, PLAN ESTRATGICO

LOS PLANES:

son acciones o medios/instrumentos que el administrador utiliza para alcanzar las

metas, se deben delinear las acciones alternativas que puedan conducir al logro de cada meta, los
recursos necesarios para llegar a ellos y los obstculos que puedan surgir.
PLAN ESTRATGICO:

es un conjunto de procedimientos. Implica tomar decisiones acerca de las

metas y estrategias a largo plazo de la organizacin. Los planes estratgicos tienen una fuerte
orientacin externa y abarca a proporciones importantes de la organizacin, los ejecutivos
superiores son responsables del desarrollo y de la ejecucin del plan estratgico, aunque por lo
general no formulan o ejecutan todo el plan.
META, ESTRATEGIA Y METAS ESTRATGICAS
LAS METAS: son

los propsitos o fines que el administrador desea alcanzar, que deben ser
especficas, y realistas.
ESTRATEGIA: patrn

de acciones y de distribucin de recursos diseados para alcanzar las metas

de la organizacin.
LAS METAS ESTRATGICAS: son

los fines principales o resultados finales que se relacionan con la

supervivencia, el valor y el crecimiento a largo plazo de la organizacin.
PLANEACIN TCTICA Y PLANEACIN OPERATIVA
PLANEACIN TCTICA:

conjunto de procedimientos para traducir metas y planes estratgicos

amplios en metas y planes especficos que sean relevantes para una parte identificada de la
organizacin como el rea funcional de comercializacin o de recursos humanos.
PLANEACIN OPERATIVA:

identifica procedimientos y procesos especficos necesarios en los

niveles ms bajos de la organizacin. En general los administradores de nivel inferior desarrollan
planes para periodos cortos y se centran en las tareas de rutina tales como los horarios de entrega y
los requerimientos de recursos humanos.
Los planes tcticos se centran en las principales acciones que una unidad debe llevar a cabo
para cumplir su parte del plan estratgico.
Planes a corto plazo.- planes que cubren menos de un ao.
Planes a largo plazo.- planes que se extienden ms all de los cinco aos.
Planes especficos.- planes que estn definidos con claridad y no dejan lugar a una libre
interpretacin
Planes direccionales.- planes flexibles que sealan directrices generales

PLANES ESPECFICOS EN CONTRASTE CON LOS PLANES DIRECCIONALES

Parece intuitivamente correcto que siempre sean preferibles los planes especficos a los planes
direccionales o realizados a grosso modo.
LOS PLANES DIRECCIONALES

Los planes direccionales identifican las directrices generales.

Proporcionan el enfoque, pero no encierran a la, administracin en objetivos especficos o cursos

determinados de accin.
Ejemplo, En lugar de que un administrador siga un plan especfico para reducir los costos en 4% y
aumentar los ingresos en un 6% durante los siguientes seis meses, un plan direccional podra
enfocarse a mejorar las utilidades corporativas del 5 a 10% durante los siguientes seis meses.

LOS PLANES ESPECFICOS

Los planes especficos tienen objetivos definidos con claridad.

No hay ambigedad, no hay problemas con malos entendidos.
Por ejemplo, un administrador que busca incrementar las ventas de su empresa en 20% en un
periodo determinado de 12 meses, podra establecer procedimientos especficos, asignar
presupuestos y programar las actividades para alcanzar tal objetivo.
Todo esto representa planes especficos.
Resumen
Cuando existe una gran incertidumbre que demanda que la administracin mantenga la
flexibilidad suficiente para responder a cambios inesperados,
Qu tipo de plan es preferible usar?
Es preferible emplear planes direccionales.
Es obvia la flexibilidad inherente en los planes direccionales?
Si, se debe valorar esta ventaja contra la prdida de claridad proporcionada por los planes
especficos.

FACTORES DE CONTINGENCIA EN LA PLANEACIN

*En algunos casos, los planes a largo plazo tienen sentido, en otros no.
*En forma similar, en algunas situaciones, los planes direccionales son ms efectivos que los
especficos.
CULES SON ESTAS SITUACIONES?

A continuacin identificaremos varios de los factores de contingencia que afectan a la

planeacin.
Nivel en la organizacin.
Ciclo de vida de la organizacin
Duracin de los compromisos futuros.
Nivel en la organizacin (FIGURA 7.2)

NIVEL EN LA ORGANIZACIN

La figura 7-2 ilustra la relacin general entre el nivel administrativo en una organizacin y el tipo
de planeacin que se realiza. En su mayor parte, la planeacin operacional domina las actividades
de planeacin de los administradores de nivel inferior. Conforme los administradores ascienden en
la jerarqua, su papel en la planeacin se orienta ms a la estrategia. El esfuerzo de planeacin
realizado por los ejecutivos superiores en grandes organizaciones, es en esencia estratgico. En
una empresa pequea, desde luego, el dueo-gerente necesita efectuar ambas cosas.

Ciclo de vida de la organizacin (FIGURA 7.3)

CICLO DE VIDA DE LA ORGANIZACIN

Las organizaciones pasan por un ciclo de vida. Comienzan con la etapa formativa, luego crecen,
maduran, y con el tiempo, declinan. La planeacin no es homognea a travs de estas etapas.
Como muestra la figura 7-3 en la pgina 201, se deben ajustar la longitud y especificacin de
planes en cada etapa.
*Si todas las cosas fueran iguales, es indudable que la administracin se beneficiara ms al
desarrollar y utilizar planes especficos. Esto no slo proporcionara la direccin ms clara, sino
tambin establecera la medicin contra normas ms detalladas con las que se podra comparar el
desempeo real. Sin embargo, todas las cosas no son iguales.
*Cuando una organizacin es madura, la previsin es mayor. Es en esta etapa en el ciclo de vida,
por tanto, donde son ms apropiados los planes especficos. Los administradores deben confiar

con mayor intensidad en planes direccionales durante la infancia de una organizacin. Es justo en
esta etapa cuando se desea gran flexibilidad. Los objetivos son tentativos, es ms incierta la
disponibilidad de recursos, y est ms en duda la identificacin de clientes.
*En esta etapa, los planes direccionales permiten a los administradores realizar cambios segn
sean necesarios. Durante la etapa de crecimiento los planes se vuelven ms especficos, a medida
que los objetivos se definen con mayor precisin, se comprometen ms recursos, y se desarrolla
ms la lealtad de los clientes. Asimismo este patrn se invierte en la parte descendente del ciclo.
De la madurez a la declinacin los planes necesitan pasar de lo especfico a lo direccional,
conforme se reconsideren de nuevo los objetivos, se reasignen los recursos, y se hagan otros
ajustes.

DURACIN DE LOS COMPROMISOS FUTUROS

*El ltimo factor de contingencia se refiere de nuevo al marco de tiempo de los planes. Mientras
ms afecten los planes actuales a los compromisos futuros, ms largo es el marco de tiempo para
el que deben planear los administradores. Este concepto de compromisos significa que los planes
deben extenderse lo suficiente hacia adelante, para que puedan llevarse a buen trmino aquellos
compromisos que se realizan hoy. La planeacin para un periodo demasiado largo o corto es
ineficiente.

LOS PLANES SE CLASIFICA EN:

1. Propsito o misin
2. Objetivos o metas
3. Estratgicos
4. Polticas
5. Procedimientos
6. Reglas
7. Programas
8. Presupuestos
PROPSITO O MISIN.- se identifica

las tareas bsicas de una empresa.

Toda empresa, sea del tipo que sea, tiene o al menos debera tener, si desea que su existencia sea
significativa un propsito o una misin
Ejemplo:
el propsito de una empresa industrial es la produccin y distribucin de bienes y
servicios.
El propsito de una universidad es la enseanza, la investigacin y la prestacin de
servicios a la comunidad.

(trminos que usamos indistintamente) son los fines que persigue alcanzar
toda organizacin por medio de una actividad de una u otra ndole.
OBJETIVOS O METAS.-

Representa no solo el punto terminal de la planeacin sino tambin el fin que se persigue mediante
la organizacin, direccin y control.
POLTICAS.- son

enunciado o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la

toma de decisiones.
Ejemplo:
Reuniones semanales.
Descuentos por pronto pago.
PROCEDIMIENTOS.- son

planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de

actividades futuras.
Son secuencias cronolgicas de actividades requeridas, son guas de accin no de pensamiento
se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Ejemplo:
Fabrica: procedimiento para manejar los pedidos puede requerir de:

Ejemplo: Procedimiento Vs. Polticas

REGLAS.- se expresan

acciones u omisiones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada

persona.
Son por lo general el tipo de planes ms simples
A las reglas tambin se las conoce como normas.
Ejemplo:

 No fumar: es una regla que no permite ninguna desviacin respecto a la accin

estipulada
PROGRAMAS.- son

un conjunto de metas, polticas procedimientos, reglas asignaciones de tareas,

pasos a seguir , recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de
accin dado.
Ejemplo:
El programa de una lnea area para la adquisicin de una flota de aviones por un
valor de $ 400 millones de dlares.
PRESUPUESTOS.- es

la formulacin de resultados esperados expresados en trminos numricos.

Podra llamarse un programa en cifras.

Los presupuestos pueden expresarse en trminos de:

Horas hombres

Horas maquinas

Inversin de capital

De efectivo

El presupuesto es el instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas, un presupuesto

obliga por adelantado a una empresa a realizar una recopilacin numrica de sus expectativas de
flujo de efectivo; ingresos; egresos, desembolsos de capital ( con un semana o 5 aos de
anticipacin

EL PROCESO BSICO DE LA PLANEACIN

PASO # 1
Anlisis situacional._ la planeacin se inicia con el anlisis situacional, con sus limitaciones de
tiempo y de recursos, los planeadores deben recopilar, interpretar y resumir toda la informacin
necesaria.

En un anlisis a fondo se estudian los acontecimientos pasados, las condiciones actuales y se

intenta predecir las tendencias futuras.
PASO # 2
Metas y Planes alternativos._ con base en el anlisis situacional el proceso de planeacin debe
generar Metas alternativas que puedan seguir en el futuro y planes alternativos que puedan
utilizarse con ese fin. Esto debe alentar a los administradores y empleados a sumir una perspectiva
ms amplia acerca de sus trabajos.
PASO # 3
Evaluacin de las metas y planes._ quienes toman decisiones deben evaluar las ventajas,
desventajas y efectos potenciales de cada meta y plan alternativo. Es decir que deben
jerarquizarlos e incluso eliminar alguno para modificarlos con ms calma. Al mismo tiempo el
administrador debe considerar las implicaciones de los planes alternativos diseados para cubrir
metas de alta calidad.
PASO # 4
Seleccin de metas y planes._ en esta etapa el responsable de la planeacin se encuentra ahora en
posicin de seleccionar los planes y metas ms adecuadas y factibles. En el proceso de evaluacin
se debe identificar las prioridades entre las metas y los planes y dejar la eleccin final a quin
toma las decisiones.
PASO # 5
Implementacin._ una vez que los administradores han seleccionado las metas y planes, debe
implementar los planes que se disearan para lograr las metas.
Los mejores planes son intiles a menos que se lleven a la prctica correctamente, contar con los
recursos necesarios para realizarlos y tener la motivacin para hacerlo.
si los administradores y empleados participan en los pasos anteriores del proceso de planeacin,
probablemente la fase de ejecucin ser ms fcil, eficaz y eficiente.
PASO # 6
Monitoreo y control._ como la planeacin constituye un proceso constante y repetitivo, los
administradores deben monitorear el desempeo real de sus unidades de trabajo de acuerdo con las
metas y los planes de la unidad, deben de desarrollar sistemas de control que les permitan tomar
medidas correctivas cuando los planes se ejecuten de forma incorrecta o cuando la situacin se
modifique.

EL AMBIENTE EXTERNO
Todas las organizaciones operan en un macroambiente, el cual se define por los elementos ms
generales del ambiente externo que pueden influir potencialmente en las decisiones estratgicas. Si
bien un equipo de altos ejecutivos puede tener fuerzas e ideas internas nicas acerca de sus metas,
todava debe considerar factores externos antes de tomar accin alguna.
Leyes y regulacin
Las polticas del gobierno de Estados Unidos imponen limitaciones estratgicas y
proporcionan oportunidades. El gobierno puede influir en las oportunidades de los negocios a
travs de leyes fiscales, polticas econmicas y reglamentos para el comercio internacional
Tecnologa
En la actualidad una empresa no puede tener xito si no incorpora a su estrategia las
asombrosas tecnologas que existen y las que continan evolucionando. Los adelantos
tecnolgicos crean productos nuevos, avanzadas tcnicas de produccin y mejores maneras de
administrar y de comunicarse. Adems, a medida que evoluciona la tecnologa, se desarrollan
nuevas industrias, mercados y nichos competitivos.
Demografa
Es la medida de diversas caractersticas de los pueblos que comprenden a los grupos u otras
unidades sociales, los grupos de trabajo, las organizaciones, los pases, los mercados o las
sociedades, pueden describirse estadsticamente al referirse a la edad, genero, tamao familiar,
ingreso, educacin, ocupacin y otros datos de sus miembros.
Las empresas deben considerar los aspectos demogrficos de la fuerza laboral cuando
formulan sus estrategias de recursos humanos. El crecimiento de la poblacin influye en el tamao
y en la composicin de la fuerza laboral.
AMBIENTE COMPETITIVO
A todas las organizaciones afectan los componentes generales del macroambiente que acaban
de ser analizados. Cada organizacin funciona en un ambiente ms cercano e inmediato de
competencia. El ambiente competitivo comprende a las organizaciones especficas con las cuales
interacta la organizacin.
Competidores

De los diversos elementos que interactan en el ambiente competitivo, en primer lugar los
competidores dentro de la industria deben enfrentarse entre s. Cuando las organizaciones
compiten por los mismos clientes e intentan ganarse una participacin en el mercado a costa de los
dems, todos deben reaccionar y anticipar las acciones de sus competidores.
La primera pregunta a considerar es; quin es la competencia? A veces las respuestas son obvias.
Coca Cola y Pepsi Co son competidores, igual que los tres fabricantes de automviles: General
Motor, Ford y Daimler Chrysler. Pero en ocasiones las organizaciones se centran demasiado en los
rivales tradicionales y pierden de vista a los que recin surgen.

ELEMENTOS DE LA DECLARACIN DE LA MISIN

La misin de una compaa difiere de la visin en que abarca tanto el propsito de la compaa
como la base de competencia, beneficio, la gestin de los grupos de inters y la ventaja
competitiva.
mientras la declaracin de la visin es amplia, la declaracin de la misin es ms especfica y
centrada en los medios a travs de los cuales la empresa competir.
Esto incluye proveer productos de marca que estarn hechos a la medida de los consumidores a fin
de crear vnculos con los clientes a largo plazo.
Visin
WELLPOINT redefinir nuestra industria: a travs de una generacin de productos
amigos del consumidor que devuelve a los individuos el control de su futuro

Misin
La compaa WELLPOINT proporcionan seguridad en la salud al ofrecer una
seleccin de servicios de salud con sello de calidad y de servicios financieros
relacionados diseados para satisfacer las cambiantes expectativas de los individuos,
familias y sus patrocinadores a travs de una relacin de larga vida.

Las declaraciones de la misin eficaces incorpora el concepto de gestin de los grupos de inters,
sugiriendo que las organizaciones deben responder a mltiples agentes relacionados con ellas para
sobrevivir y prosperar.
Los clientes, empleados, proveedores y propietarios son los grupos de inters primarios para
la empresa, pero otros pueden tambin desempear un papel importante en una determina
corporacin.

Las declaraciones de misin tienen adems su mximo impacto cuando reflejan las
prioridades estratgicas y el posicionamiento competitivo del conjunto de la organizacin que es
perdurable en el tiempo. Las declaraciones de misin pueden tambin variar de extensin y
especificad.

LA REALIZACIN DE UN ANLISIS DAFO

Una tcnica o herramienta estratgica usada habitualmente es el anlisis DAFO (debilidadesamenazas-fortalezas-oportunidades), que se desarrolla en tres fases:
Paso 1: Anlisis del entorno interno de la organizacin, identificando sus fortalezas y
debilidades.
Paso 2: Anlisis del entorno externo de la organizacin, identificando sus oportunidades y
amenazas.
Paso 3: Relacionar fortalezas con oportunidades, debilidades con amenazas, fortalezas con
amenazas y debilidades con oportunidades.
Cuando el anlisis se ha completado, la empresa puede desarrollar estrategias para los ajustes o
relaciones que parecen ser de mayor importancia para la organizacin. La mayora de las
organizaciones concede una alta prioridad a las estrategias que conectan fortalezas con
oportunidades y, en un segundo nivel, a las estrategias que relacionan debilidades con amenazas.
La cuestin clave es explotar oportunidades en reas de fortale organizativa y defenderse contra
amenazas en reas debilidad organizativa.