Assurance Quality Methodology

Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica
Direccin de Regulacin, Planeacin,

Estandarizacin y Normalizacin
-DIRPEN-
Metodologa
Aseguramiento de la Calidad de la
Informacin Estadstica
Versin 2.0
2011
Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Documento metodolgico
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA
JORGE BUSTAMANTE R.
Director
CHRISTIAN JARAMILLO HERRERA
Subdirector
ALFREDO VARGAS ABAD

Secretario General
Directores tcnicos
EDUARDO EFRAIN FREIRE DELGADO

Metodologa y Produccin Estadstica
BERNARDO GUERRERO LOZANO
Direccin de Censos y Demografa
NELCY ARAQUE GARCIA
Director Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin
MIGUEL NGEL CRDENAS CONTRERAS
Geoestadstica
ANA VICTORIA VEGA ACEVEDO
Sntesis y Cuentas Nacionales
CAROLINA GUTIRREZ HERNANDEZ
Difusin, Mercadeo y Cultura Estadstica
Bogot, D.C. 2011

Director Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin

Nelcy Araque Garcia
Coordinacin Tcnica
Ana Zoraida Quintero Gmez.
Equipo Tcnico
Hernando Trilleros, Yuri L. Snchez Gracia, Mnica Patricia Pinzn, Diana Carolina
Torres, Juan Camilo Contreras, Diego Lpez Hernndez, Lus Alejandro Montenegro,
Guillermo Moreno, Jess Alberto Cantillo Vsquez.


CONTENIDO
PRESENTACIN .................................................................................................................. 8
INTRODUCCIN................................................................................................................... 9
1. ANTECEDENTES ........................................................................................................ 11
2. DISEO ....................................................................................................................... 14
2.1 OBJETIVOS ........................................................................................................... 14
2.1.1 Objetivo general ............................................................................................... 14
2.1.2 Objetivos especficos........................................................................................ 14
2.2 MARCO DE REFERENCIA .................................................................................... 14
2.2.1 Base conceptual............................................................................................... 14
2.2.2 Referentes Internacionales............................................................................... 17
2.3 DISEO DE INSTRUMENTOS .............................................................................. 21
2.3.1 Instrumentos de evaluacin .............................................................................. 21
2.3.2 Instrumentos de seguimiento............................................................................ 24
3. PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN...................................................... 26
3.1
EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................ 26
3.1.1 Equipo base: .................................................................................................... 26
3.1.2 Comisin de Expertos Independientes (CEI): ................................................... 26
3.2
ESQUEMA DE EVALUACIN PARA COLOMBIA ............................................... 27
3.3
ETAPAS DEL PROCESO..................................................................................... 28
3.3.1 Seleccin de operaciones estadsticas ............................................................. 29
3.3.2 Recoleccin...................................................................................................... 30
3.3.3 Evaluacin........................................................................................................ 32
3.3.4 Certificacin...................................................................................................... 46
3.3.5 Seguimiento integral ......................................................................................... 50
4. DOCUMENTACIN RELACIONADA............................................................................... 52
GLOSARIO.......................................................................................................................... 55
BIBLIOGRAFA.................................................................................................................... 59
ANEXOS
Anexo A. Formulario de caractersticas tcnicas para registros administrativos.
Anexo B. Formulario de caractersticas tcnicas para muestreos.
Anexo C. Formulario de caractersticas tcnicas para censos.
Anexo D. Matriz de calificacin para registros administrativos.
Anexo E. Matriz de calificacin para registros muestreos.
Anexo F. Matriz de calificacin para registros censos.
Anexo G. Registro de solicitud de documentos.
Anexo H. Registro de entrega de evidencias seguimiento.
Anexo I. Formato para la documentacin y control del seguimiento.

NDICE DE GRFICOS
Pg.
Grfico 1. Procesos de Certificacin de la Calidad de Operaciones Estadsticas. 2011 ....... 28
Grfico 2. Etapa de seleccin. 2011 .................................................................................... 30
Grfico 3. Etapa de la recoleccin. 2011.............................................................................. 32
Grfico 4. Etapa de evaluacin. 2011 .................................................................................. 46
Grfico 5. Etapa de certificacin. 2011 ................................................................................ 49
Grfico 6. Etapa de seguimiento integral. 2011.................................................................... 51

NDICE DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Esquema del modelo de evaluacin para Colombia. 2011..................................... 27
Tabla 2. Parmetros de priorizacin de operaciones estadsticas a evaluar. 2011 .............. 29
Tabla 3. Requisitos de calidad evaluados en el entorno de los registros administrativos,
muestreos y censos. 2011 ................................................................................................... 34
Tabla 4. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de los registros
administrativos. 2011 ........................................................................................................... 35
Tabla 5. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de muestreos. 2011 ... 37
Tabla 6. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de censos. 2011......... 39
Tabla 7. Requisitos de calidad evaluados en la base de datos de
registros
administrativos, muestreos y censos. 2011.......................................................................... 42

PRESENTACIN
El Departamento Administrativo Nacional de Estadstica (DANE), en funcin de su papel
como coordinador del Sistema Estadstico Nacional (SEN) y en el marco del proyecto de
Planificacin y Armonizacin Estadstica, trabaja para el fortalecimiento y consolidacin
del SEN, mediante la produccin de estadsticas estratgicas, la generacin, adaptacin,
adopcin y difusin de estndares; la consolidacin y armonizacin de la informacin
estadstica; la articulacin de instrumentos, actores, iniciativas y productos, para mejorar
la calidad de la informacin estadstica estratgica, su disponibilidad, oportunidad y
accesibilidad, como respuesta a la demanda cada vez mayor de informacin estadstica.
En este contexto y consciente de la necesidad y obligacin de brindar a los usuarios los
mejores productos, el DANE desarroll una gua estndar para la presentacin de
metodologas que contribuye a visualizar y a entender el proceso estadstico. Con este
instrumento elabor y pone a disposicin de los usuarios especializados y del pblico en
general, los documentos metodolgicos de sus operaciones e investigaciones
estadsticas, donde se presentan de manera estndar, completa y de fcil lectura, las
principales caractersticas tcnicas de los procesos y subprocesos de cada investigacin,
lo que permite su anlisis, control, replicabilidad y evaluacin estadstica.
Esta serie de documentos favorece la transparencia, confianza y credibilidad en la calidad
tcnica de la institucin para un mejor entendimiento, comprensin y aprovechamiento de
la infamacin estadstica producida en el contexto de los principios de coherencia,
comparabilidad, integridad y calidad de la informacin.

INTRODUCCIN
Las estadsticas oficiales, con resultados confiables y objetivos, desempean un papel
importante en el pas en la medida que contribuyen para que los sectores econmico,
social y ambiental mejoren la calidad de sus polticas y generen las condiciones para
hacer posible el seguimiento y la evaluacin de los planes y programas del Gobierno.
Para fomentar el desarrollo estadstico nacional es importante establecer la articulacin de
los actores involucrados en este proceso, entre los cuales se encuentran el Departamento
Administrativo Nacional de Estadstica DANE1, las entidades pblicas y privadas
responsables de la produccin de informacin estadstica oficial bsica2, as como los
usuarios de la misma.
El DANE, en su funcin de coordinador del Sistema Estadstico Nacional SEN orienta
sus esfuerzos para fortalecer la calidad de las estadsticas oficiales3 y la credibilidad del
productor de informacin estadstica; objetivos que se garantizan con la implementacin y
cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos por el SEN.
En ese sentido, el proceso de Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica
que presenta el DANE, es un mecanismo que evala el proceso de produccin estadstica
para determinar el grado de conformidad con los estndares de calidad definidos para el
SEN y realiza el seguimiento integral para el mejoramiento continuo; en la actualidad el
proceso de evaluacin se enfoca a operaciones estadsticas producidas mediante
registros administrativos, muestreos y censos, las estadsticas derivadas no estn
contempladas en la presente metodologa.
Este mecanismo se desarrolla mediante cinco etapas: seleccin, recoleccin, evaluacin,
certificacin y seguimiento; secuencia que est orientada a la medicin, evaluacin y
mejora de la calidad de la produccin estadstica.
De esta forma, el proceso de aseguramiento de la calidad se convierte en un proceso
permanente y cclico que de manera paralela hace el seguimiento integral a los planes de
1
El cual acta como productor de estadsticas estratgicas oficiales y como coordinador del Sistema
Estadstico Nacional SEN.
2
Los dems productores de estadsticas y de registros administrativos, lo conforman las 100 entidades
pblicas del orden nacional, que producen operaciones estadsticas del inventario priorizado de PENDES (no
incluye DANE).
3
La estadstica oficial es aquella incluida en el Plan Estratgico Nacional de Estadsticas PENDES,
producida por el DANE y dems instituciones de carcter gubernamental, en desarrollo de su misin
institucional, generada a travs de la aplicacin de metodologas, normas, estndares y procesos de carcter
estadstico (censos, encuestas, registros administrativos y estadstica derivada) y cientfico; cumple con los
requisitos de calidad del SEN, y es requerida para el diseo, formulacin, seguimiento y evaluacin de
polticas, planes, programas y para la toma de decisiones concernientes al desarrollo social, econmico,
medio ambiental, demogrfico y tecnolgico del pas.

mejoramiento de la informacin estadstica, garantizando as la aplicacin de estndares

internacionales en las operaciones estadsticas; razones por las cuales la adopcin de
este proceso contribuye a la credibilidad y transparencia de las estadsticas y de los
productores, proporcionando confianza a los usuarios.
El presente documento lo componen cuatro secciones, la primera se refiere a los
antecedentes del proyecto, en la segunda se exponen los elementos de diseo del
proceso de evaluacin y certificacin que incluye: los objetivos, el marco de referencia y el
diseo de los instrumentos utilizados durante el proceso. En la tercera parte se presentan
con detalle las etapas metodolgicas para la evaluacin, certificacin y ejecucin del
seguimiento integral sobre la calidad de las operaciones estadsticas y por ltimo, en la
cuarta seccin se relaciona la lista de la documentacin desarrollada para el proceso de
aseguramiento de la calidad, describiendo brevemente el objetivo y uso de cada uno de
los documentos nombrados.
10

1. ANTECEDENTES
El primer avance para mejorar la calidad de la informacin estadstica oficial, se evidencia
con el Decreto No. 2118 de 19924, por el cual se crea la Divisin de Calidad e
Interventora Estadstica, para establecer mtodos y procedimientos que permitan evaluar
y garantizar la calidad de la investigacin estadstica. Para esta poca el Sistema
Estadstico Nacional y Territorial -SENT-, buscaba modernizar y dinamizar
integralmente la actividad estadstica en el pas, ajustando los procesos de produccin
y difusin, as como el uso de la informacin con los atributos de calidad y nivel de
desagregacin que la hicieran til.
Finalizando la dcada de los aos noventa, los esfuerzos se enfocaron en la realizacin
del seminario internacional de calidad estadstica realizado en el DANE en Junio de 1994
con el apoyo de organismos internacionales, con el objetivo de conocer experiencias
sobre temas de calidad en estadstica oficial.
En el ao 2000 se inicia el proceso de diseo del Sistema de Gestin de la Calidad del
DANE - SGC. El cual se implementa a partir del ao 2002 con la auditora y certificacin
del ICONTEC, renovndose cada tres aos.
Con el SGC, el DANE enfoca el aseguramiento de la calidad por procesos y orienta la
produccin estadstica a satisfacer los requerimientos de los usuarios, con fundamento en
una cultura de la calidad, el autocontrol, la deteccin y prevencin de errores, el
mejoramiento continuo, el trabajo en equipo, la preservacin de la memoria institucional y
la sinergia con el Sistema de Control Interno. Con la implementacin del SGC el DANE ha
ido incorporando las operaciones estadsticas en el alcance del Sistema; igualmente vio la
necesidad de evaluar y guiar la produccin estadstica oficial a nivel de investigaciones,
en el marco del SEN.
De otra parte, el gobierno nacional en el Plan Nacional de Desarrollo para el periodo de
2002 2006, establece como objetivo prioritario, dentro del programa de Renovacin de
la Administracin Pblica, la creacin de un Estado gerencial, definiendo una serie de
actividades, entre las cuales se destaca la generacin de nueva informacin y la
adecuada coordinacin y regulacin de los sistemas de informacin, bajo un esquema
institucional apropiado con principios de relevancia, integridad, oportunidad y eficiencia,
calidad y accesibilidad al ciudadano.5
4
5
Derogado por el Decreto 1151 de 2000 y este a su vez por el Decreto 262 de 2004.
Plan Nacional de Desarrollo 2002 2006, Hacia un estado comunitario p.262
11

Para el 2005, dentro de las metas de Visin Colombia II Centenario: 2019, se afirma:
Consolidar un Estado eficiente y transparente y un modelo de intervencin econmica
ptimo, se establece como meta crear un sistema estadstico y un mapa nacional de
registros, el cual busca articular en forma coherente la produccin de informacin y
facilitar el acceso de los usuarios. En ese contexto, se espera alcanzar los estndares
adecuados de generacin de informacin confiable, oportuna y de uso colectivo.
As mismo, el primer objetivo trazado por Visin Colombia 20196 pretende: "Convertir el
Estado colombiano en un generador eficiente de informacin, destinada a promover el
desarrollo y bienestar de la poblacin, a incentivar la participacin ciudadana y a
consolidar la democracia", para esto se definieron las estrategias necesarias para adoptar
una poltica que enmarque el desarrollo de este objetivo. Por lo cual, en julio de 2006 se
cre el Plan Nacional de Informacin Bsica (PLANIB), que defini las metas, objetivos,
herramientas, estrategias, programas, metodologas y recursos, para mejorar la calidad y
confiabilidad de las estadsticas y superar la crisis de informacin bsica.
Dentro de las estrategias del PLANIB, se determin apoyar tcnicamente la evaluacin de
las bases de datos con el fin de mejorar las prcticas en el procesamiento,
almacenamiento, difusin y uso de la informacin, hasta obtener ptimos niveles de
calidad, cobertura y oportunidad, mediante la revisin y rediseo.
Consecuente con lo anterior, el 2 de noviembre de 2006, el Gobierno Nacional expidi el
Decreto 38517 por el cual se organiza el sistema de aseguramiento de la calidad,
almacenamiento y consulta de la informacin bsica colombiana, a travs del cual,
adems, se ordena crear un gran repositorio de informacin de carcter estadstico y
geogrfico que tenga importancia estratgica para la formulacin y seguimiento de
programas y polticas pblicas.
En el periodo 2006 2008, se desarroll el proceso de certificacin de 42 operaciones
estadsticas, con un esquema de evaluacin definido por CANDANE 8. En el ao 2009, el
proceso de certificacin es asignado a la Direccin de Regulacin y Planificacin
Estadstica DIRPEN, dependencia que hasta la fecha ha certificado 23 operaciones
estadsticas.
En los ltimos dos aos, el proyecto se ha actualizado en los aspectos normativos
(resolucin del proceso de certificacin y certificado de calidad), metodolgicos
(documentos de soporte del proceso) y operativos (formularios, manuales de
diligenciamiento y registro de evidencias documentales y de base de datos), teniendo en
cuenta las necesidades y requisitos presentes, articulndolo con otros proyectos de la
Direccin, referidos principalmente al fortalecimiento de la produccin de informacin
6
El proyecto propone un plan de accin a travs de cinco objetivos estratgicos.

Departamento Administrativo Nacional de Estadstica DANE. Decreto Nmero 3851 de 2006. 02 de
Noviembre de 2006.
8
CANDANE Centro Andino de Altos Estudios: Proyecto que tiene por finalidad liderar el mejoramiento
continuo de la calidad de la informacin bsica y de la capacidad de las instituciones para generarla y
difundirla, en los mbitos nacional e internacional, en especial en el regional andino, mediante la ejecucin de
actividades acadmicas de alto nivel.
7
12

estadstica, lo cual ha permitido generar mejoras en el proceso de certificacin,

garantizando la eficiencia en los procesos de evaluacin y seguimiento.
13

2.DISEO
2.1 OBJETIVOS
2.1.1 Objetivo general
Asegurar la calidad del proceso estadstico dentro del marco de los principios
fundamentales de Naciones Unidas y de los criterios de calidad considerados por el
DANE como pertinentes para cumplir con los requisitos y necesidades de los usuarios y
generar credibilidad, confiabilidad y transparencia en la produccin de informacin
estadstica dentro del Sistema Estadstico Nacional SEN.
2.1.2 Objetivos especficos
Evaluar, la calidad de las operaciones estadsticas seleccionadas para establecer el

nivel de cumplimiento de los requisitos de calidad.
Certificar, las operaciones estadsticas estratgicas que cumplen con los criterios de
calidad.
Establecer los mecanismos de control y seguimiento peridico a las operaciones

estadsticas evaluadas.
2.2 MARCO DE REFERENCIA

2.2.1 Base conceptual
La historia del trmino de calidad ha sido muy dinmica desde comienzos del siglo XX,
pues el desarrollo social y econmico lo han ido adaptando a sus requerimientos, su
definicin esencial se enfoca hacia la satisfaccin de las necesidades y el sobrepaso de
las expectativas de los clientes y sus partes interesadas.
Con la evolucin del concepto de calidad y las filosofas relacionadas, surge la iniciativa
de promover el desarrollo de estndares internacionales, para facilitar el intercambio a
nivel mundial de bienes y servicios producidos por las organizaciones.
El concepto de calidad en las estadsticas oficiales ha venido trabajndose
simultneamente en distintos organismos como la Oficina de Estadsticas de la Comisin
Europea -Eurostat, la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico
14

OCDE y la Oficina de Estadsticas de la Organizacin de las Naciones Unidas, as como

en diferentes institutos nacionales de estadstica, con el objeto de incrementar la
credibilidad y el uso de las estadsticas oficiales.
En el caso de Eurostat, a partir de la revisin de la literatura existente sobre el concepto
de calidad y su aplicabilidad en el trabajo de los institutos nacionales de estadstica, se
determin que la orientacin hacia el usuario, los conocimientos sobre la metodologa
estadstica, los aspectos particulares y atributos de las estadsticas y la satisfaccin del
usuario son especialmente relevantes en el mbito de la calidad de las estadsticas
oficiales. En esta concepcin asumida por Eurostat se tiene en cuenta el enfoque de la
calidad establecido por la Organizacin Internacional de Estandarizacin (ISO) el cual
entiende la calidad como la totalidad de las funciones o caractersticas de un producto o
servicio que le confieren su aptitud para satisfacer necesidades implcitas o explcitas de
los usuarios; a partir de all, el organismo europeo consider que esta definicin es
apropiada tanto para los productos como para los servicios estadsticos.
Asimismo, la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico OCDE,
considera la calidad como la adecuacin para el uso en trminos de las necesidades de
los usuarios. Esta definicin es ms amplia, que la que anteriormente se equiparaba con
el concepto de exactitud ya que considera las perspectivas de uso, las prioridades y
necesidades de los distintos grupos de usuarios de las estadsticas oficiales. Por tal
razn, actualmente, se tienen en cuenta diferentes aspectos que hacen parte de la calidad
en la actividad estadstica, como la oportunidad, accesibilidad, interpretabilidad,
relevancia, coherencia, exactitud y comparabilidad; con lo cual, el concepto de calidad es
visto de manera multifactica.
Teniendo en cuenta lo anterior, dado el carcter multidimensional que ha venido tomando
el concepto de calidad en las estadsticas oficiales, es preciso mencionar cuales son los
aspectos que definen los atributos que son tenidos en cuenta en la evaluacin de la
calidad de las estadsticas oficiales.
Los atributos de calidad que se mencionan a continuacin corresponden a los
desarrollados por Eurostat9, y fueron adaptados y adoptados por el DANE para el proceso
de aseguramiento de la calidad estadstica:
Pertinencia y relevancia: hace referencia al grado de adecuacin de la informacin
estadstica a las necesidades reales de los clientes, es decir si los datos disponibles
resultan esclarecedores para los temas ms importantes para los usuarios.
Continuidad: hace referencia tanto a la adecuacin de los recursos como al soporte
normativo, que permiten garantizar la produccin de la operacin estadstica de manera
permanente.
GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS DATOS EN UN ORGANISMO ESTADSTICO. Segunda reunin de la

Conferencia Estadstica de las Amricas de la Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe.
Santiago de Chile, 18 al 20 de junio de 2003.
15

Exactitud: equivale al grado de correccin con el que la informacin estadstica describe

los fenmenos a medir. Tambin puede describirse en trminos de las principales fuentes
de error posibles de originar inexactitudes, entre otros la cobertura, el muestreo, la
ausencia de respuesta, o la respuesta.
Oportunidad y puntualidad: alude al retraso entre el punto de referencia o el fin del
perodo de referencia al que corresponde la informacin y la fecha en que la informacin
se encuentra disponible. La puntualidad de la informacin tendr consecuencias sobre su
relevancia.
Accesibilidad: es la facilidad con la que alguien puede obtener la informacin estadstica
producida, y abarca tanto la sencillez de los procedimientos para saber si la informacin
necesaria existe, como lo apropiado de la forma o el medio de acceso.
Interpretabilidad: se traduce en la disponibilidad de la informacin suplementaria y los
metadatos necesarios para interpretar y utilizar la informacin estadstica de manera
apropiada: los conceptos bsicos, las variables, las clasificaciones y la metodologa de
recopilacin empleados, y la evaluacin de la exactitud de la informacin estadstica.
Coherencia: de acuerdo a lo definido por la OCDE, la coherencia hace alusin a la
reconciliacin entre los datos generados por la operacin estadstica, es decir que no
exista contradiccin entre los conceptos utilizados, las metodologas adoptadas y las
series producidas por la operacin.
Comparabilidad: se entiende como una caracterstica deseable de la operacin
estadstica con respecto a su conciliacin o armonizacin con los resultados generados
por otras operaciones estadsticas. De igual forma, considera el uso de conceptos,
clasificaciones, nomenclaturas y metodologas estandarizadas.
Transparencia: se refiere al contexto informativo con que se proporcionan los datos al
usuario, conjuntamente a meta-datos (explicaciones, documentacin, informacin sobre la
calidad que puede limitar el uso de los datos). Adems los datos tendran que ser
complementados con grficos, planos, metodologas, etc.
Por otra parte, en la presente metodologa se ha tenido en cuenta el concepto de calidad
estadstica definido en la Direccin de Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y
Normalizacin -DIRPEN del DANE, la cual se establece como el conjunto de propiedades
que debe tener el proceso y el producto estadstico para satisfacer las necesidades de
informacin de los usuarios.
As mismo, la metodologa incluye el concepto de Integridad y consistencia, entendido
como el atributo de calidad de la Base de Datos, que hace referencia a la existencia de
validaciones programadas que permiten identificar cada ocurrencia como nica y evitar
duplicados de la llave primaria, garantizar la integridad referencial entre las variables y las
tablas de referencia, y que los datos sean coherentes y consistentes entre s, sobre el
entorno lgico de la operacin estadstica.
16

Finalmente, en el proceso de aseguramiento de la calidad estadstica, se entiende por

atributos de calidad aquellas caractersticas que una operacin debe tener para lograr el
nivel de calidad exigido por el SEN.
2.2.2 Referentes Internacionales

Durante los ltimos aos, diferentes organismos internacionales han venido trabajando en
el desarrollo de lineamientos que permitan mejorar la calidad en la produccin estadstica.
Por una parte, el esfuerzo se ha enfocado a la implementacin de marcos de calidad
sustentados en los principios fundamentales que rigen la actividad estadstica emitidos
por Naciones Unidas. De otro lado, se han desarrollado metodologas que buscan medir
el cumplimiento de requisitos definidos mediante esquemas de evaluacin de la calidad
estadstica que en algunas ocasiones concluyen en un proceso de certificacin.
En este sentido, esta metodologa tiene en cuenta los trabajos que en materia de calidad
de la informacin estadstica han desarrollado organismos internacionales como Naciones
Unidas, la Oficina de Estadstica de la Comunidad Europea Eurostat- , el Fondo
Monetario Internacional FMI-, la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo
Econmico OCDE- y la Agencia Estadstica de Canad Statistics Canad-; asimismo,
considera los ejercicios realizados por pases como Reino Unido, Sudfrica, Francia y
Holanda.
Comisin estadstica de las Naciones Unidas
La Comisin de Estadstica de Naciones Unidas en su octavo perodo de sesiones,
celebrado en Bangkok en noviembre de 1993, establece los diez principios fundamentales
que rigen las actividades estadsticas internacionales, relacionados con la pertinencia,
tica, produccin de la informacin con normas claras, conceptos y estndares,
confidencialidad, coordinacin y cooperacin, entre otros, cuyo cumplimiento contribuye a
mejorar la calidad de la informacin; son directrices generales para el fortalecimiento
institucional y la calidad de la produccin estadstica, razn por lo cual han sido referentes
para definir los marcos de calidad por parte de diferentes organismos internacionales.10
Oficina de Estadstica de la Comunidad Europea Eurostat
En el ao 2005, la Oficina de Estadstica de la Comunidad Europea (Eurostat) adopt el
Cdigo de Buenas Prcticas, el cual comprende 15 principios divididos en 3 secciones:
entorno institucional, proceso estadstico y produccin estadstica. Los principios son
medidos por indicadores que reflejan las buenas prcticas y proporcionan una base para
la evaluacin de la calidad de la produccin estadstica y el rendimiento del Sistema
Estadstico Europeo.
De otra parte, Eurostat, de acuerdo a cada uno de los 15 principios del Cdigo de Buenas
Prcticas, dise un cuestionario de autoevaluacin DESAP, desarrollado por un grupo
10
http://unstats.un.org/unsd/methods/statorg/FP-Spanish.htm
17

de trabajo para que los organismos estadsticos de los pases comunitarios revisen el
cumplimento de los principios e indicadores del Cdigo durante el primer ao de
implementacin11.
El cuestionario sigue la estructura del Cdigo de Buenas Prcticas. Se subdivide en 15
principios con sus respectivos indicadores. Cada principio se ha dividido en dos partes:
una primera parte contiene preguntas sobre la implementacin de los indicadores del
Cdigo y una segunda parte dedicada a las fortalezas y debilidades especficas y, en
especial, a una lista de acciones planificadas para mejorar la calidad. Este ejercicio ha
sido considerado como un aspecto fundamental dirigido a identificar las preocupaciones
relativas a la integridad del Sistema Estadstico Europeo y, a la vez, servir de base para
las siguientes etapas de la implementacin del Cdigo de Buenas Prcticas.
Para complementar las auto-evaluaciones con una evaluacin externa, todos los
organismos de estadstica de los pases miembros y Eurostat estn sujetos a una
revisin de pares. Conforme al Cdigo se evalan las reas relacionadas con el entorno
institucional y la difusin de estadsticas, abordando los siguientes principios: (1)
Independencia profesional, (2) Mandato de recogida de datos, (3) Adecuacin de los
recursos, (4) Compromiso de calidad, (5) Confidencialidad estadstica, (6) Imparcialidad
y objetividad y (15) Accesibilidad y claridad.
Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico OCDECon base en la labor realizada por otras organizaciones internacionales (como FMI,
Eurostat) y las oficinas nacionales de estadstica (por ejemplo, Estadsticas Canad), la
OCDE define el marco de calidad y el procedimiento de evaluacin para garantizar la
calidad de las estadsticas.
El proceso de evaluacin llevado a cabo por la OCDE analiza aspectos como la
coordinacin, marco jurdico e institucional del sistema estadstico del pas candidato. As
mismo, revisa el uso de clasificaciones en la produccin estadstica, estadsticas
econmicas y de hogares, revisando la comparabilidad de la produccin estadstica con
los pases miembros, capacidad para la transmisin de informacin y la conformidad con
los principios de las estadsticas oficiales de la ONU.
Una vez finalizado el proceso de revisin por parte de un equipo de pares de los pases
miembros, se procede a disear un informe sobre la revisin de la calidad para
posteriormente ser aprobado por el comit de estadsticas de la OCDE.
Fondo Monetario Internacional FMI
En 1993 el FMI establece el marco de evaluacin de la calidad de los datos (MECAD),
apoyado en los principios fundamentales de las estadsticas oficiales de la ONU, en la
evolucin de la iniciativa del FMI en torno a las Normas Especiales de Divulgacin de
11
http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/quality/documents/desap%20G0-LEG-20031010-EN.pdf.
European Self-Assesment Checklist for Survey Managers -DESAP
18

Datos (NEDD) y al Sistema General de Divulgacin de Datos (SGDD), el cual tiene un

enfoque de evaluacin cualitativa de las principales estadsticas derivadas en el mbito
econmico, definiendo las caractersticas de gestin de los sistemas, procesos y
productos estadsticos relacionados con la calidad de los datos estructurado en un
conjunto de prerrequisitos y cinco dimensiones de la calidad de los datos: garantas de
integridad, rigor metodolgico, exactitud y fiabilidad, utilidad de las estadsticas para el
usuario y acceso a la informacin12.
Para el proceso de evaluacin se tiene establecido un equipo de expertos que viaja al
pas, invitado por las autoridades nacionales, y se mantiene un dilogo con los
funcionarios durante dos semanas. El Informe de la observancia de cdigos y normas
resultante de esta labor consta de tres partes: una evaluacin resumida del FMI, la
respuesta de las autoridades y evaluaciones detalladas de los conjuntos de datos
basadas en los elementos e indicadores del MECAD.
Agencia Estadstica de Canad Statistics Canad
El marco de calidad de Statistics Canad, propone una amplia variedad de mecanismos y
procesos que actan en diferentes niveles de la produccin estadstica. Las directrices de
calidad proporcionan un conjunto de buenas prcticas para todos los "pasos" de un
programa estadstico y est dirigido a los miembros del equipo encargado de la
elaboracin y aplicacin de programas estadsticos.
Statistics Canada define la calidad en trminos de seis dimensiones (relevancia, exactitud,
oportunidad, accesibilidad, interpretabilidad y coherencia de la informacin estadstica),
otros organismos de estadstica y organizaciones han definido marcos similares. Aunque
estas definiciones pueden variar ligeramente, todos reconocen que no hay una sola
medida de calidad de los datos.
Reino Unido
El Reino Unido, public un cdigo de buenas prcticas en el ao 2009 para las
estadsticas oficiales con el objetivo de promover la aplicacin de los mejores principios,
mtodos y prcticas de los productores estadsticos oficiales e incrementar la confianza
en el Sistema Estadstico del Reino Unido. As mismo, establece una autoridad estadstica
encargada de liderar los procesos de evaluacin, en los que se examinan
sistemticamente la evidencia de los productores, usuarios y otros interesados respecto al
Cdigo. Los resultados de esta evaluacin se documentan en un informe que sirve para
analizar las fortalezas y debilidades de las actividades estadsticas que se evalan
cubriendo aspectos que llevan la labor de produccin estadstica, publicacin y difusin13.
El proceso de evaluacin tiene una duracin aproximada de 3 meses, donde se analizan
las opiniones de los usuarios de datos, proveedores y productores y todas las partes
interesadas en la temtica. Igualmente se le solicita al responsable de la estadstica una
breve descripcin del proceso de produccin estadstica y se realiza la aplicacin de un
12
13
Marco para Evaluar la Calidad (MECAD) de las Cuentas Nacionales, MECAD* Julio de 2003 - FMI
Code of Practice for Official Statistics, UK Statistics Authority, January 2009.
19

formulario que permite evidenciar el cumplimiento de los criterios del cdigo, revisando
aspectos como:
Documentacin contextual sobre el producto

Cumplimiento de las polticas de la organizacin
Publicaciones y documentacin
Documentacin de la plataforma
Una vez finalizado el proceso de evaluacin se presentan los resultados a la Comisin de

Evaluacin junto con las observaciones presentadas por escrito por el organismo
productor o el organismo de estadstica nacional para ser aprobado por el Consejo de la
Autoridad Estadstica en pleno.
Sudfrica
La oficina de estadstica de Sudfrica, desarroll un marco de calidad estadstica con
base en las experiencias de organismos internacionales y lo llamo: African Statistical
Quality Assessment Framework (SASQAF)14; para alinear el uso y produccin de
estadsticas, en particular las recogidas en las distintas instituciones y organizaciones del
gobierno nacional, provincial y local, y otros rganos del Estado. Para evaluar y certificar
las estadsticas elaboradas por el gobierno, departamentos y otros rganos del estado y,
en algunas circunstancias, las instituciones no gubernamentales.
En el marco de Sistema Estadstico Nacional de Sudfrica, el SASQAF establece una
distincin entre estadsticas "oficiales" y las estadsticas "nacionales". Las estadsticas
nacionales se refieren a las estadsticas utilizadas en el dominio pblico, pero que la
Secretaria General no ha certificado como oficial.
La certificacin de las estadsticas elaboradas por los rganos del Estado implica un
procedimiento estndar de evaluacin a cargo de un equipo de evaluacin de calidad de
los datos, establecida por el Secretario General del Organismo Estadstico de Sudfrica.
Para la evaluacin, el rgano de Estado y de estadsticas, examinan el cumplimiento de
los siguientes criterios en general:
La agencia de la produccin debe ser un miembro del NSS (Sistema Estadstico
Nacional).
Las estadsticas satisfacen las necesidades del usuario ms all de las especficas
e internas a la agencia encargada de la produccin.
Las estadsticas producidas deben ser parte de una serie sostenible, no una
coleccin de una sola vez.
Una vez finalizada la evaluacin de los datos, el equipo de evaluacin designado debe
presentar un informe sobre la calidad de las estadsticas y las clasifica as:
14
South African Statistical Quality Assessment Framework (SASQAF), Second edition, Statistics South Africa,
2010.
20

Estadsticas de calidad
Estadsticas aceptables
Estadsticas cuestionables
Estadsticas pobres (deficientes)
Si las estadsticas que se evalan no clasifican como estadsticas de calidad, se indican

las reas de mejora que podran dar lugar a lograrlo. Una vez que las estadsticas se
clasifican como estadsticas de calidad, de acuerdo con los criterios de calidad
establecidos en SASQAF, el Secretario General formalizar la designacin de los datos
como las estadsticas oficiales, que estn sujetas a exmenes peridicos determinados
por el Secretario General en consulta con el jefe de la produccin agencia o
departamento.
Francia, Holanda y Suecia
En algunos pases europeos han elaborado sus propios sistemas de evaluacin, a partir
de la adaptacin de los principios del Cdigo de Buenas Prcticas de Eurostat. Por
ejemplo, en Francia y Holanda se realiza una evaluacin del entorno institucional,
proceso y produccin estadstica; en Francia la evaluacin la realiza un comit de
calidad, mientras que en Holanda se realiza una autoevaluacin y posteriormente sta es
revisada por un comit evaluador. Asimismo para el caso de Francia, se expide un sello
de calidad basado en el cumplimiento de requisitos de calidad.
Igualmente, Suecia ha desarrollado una estructura de evaluacin que se fundamenta en
el cumplimiento de tres criterios: 1. Leyes, ordenanzas y reglamentos que rigen las
estadsticas oficiales; 2. Contacto con los usuarios; y, 3. Planificacin ejecucin y
seguimiento.
2.3 DISEO DE INSTRUMENTOS

2.3.1 Instrumentos de evaluacin
2.3.1.1. Formulario de caractersticas tcnicas
Este instrumento tiene como objetivo acopiar la informacin sobre las principales
caractersticas de la operacin estadstica, las cuales son necesarias para realizar la
evaluacin de la calidad del proceso estadstico.
Para cumplir este propsito se cuenta con tres versiones del formulario de caractersticas
tcnicas sobre el proceso de la operacin estadstica, versiones que se diferencian de
acuerdo al tipo de operacin estadstica a evaluar. Estas son:
- Formulario de caractersticas tcnicas para registros administrativos
- Formulario de caractersticas tcnicas para muestreos
- Formulario de caractersticas tcnicas para censos
21

La estructura de los formularios presenta preguntas cerradas y abiertas; en las cerradas

se obliga al responsable de la operacin estadstica a sealar una o algunas de las
opciones desplegadas para responder cada pregunta. Por su parte en las preguntas
abiertas se considera importante que el encuestado explique de manera precisa la
respuesta a lo que se indaga. La aplicacin del cuestionario, por tratarse de un proyecto
de evaluacin y certificacin, requiere la observacin directa a cargo de los expertos, en la
cual se busca comprender procesos, identificar problemas y encontrar evidencias.
A continuacin se presenta la estructura del Formulario de caractersticas tcnicas.
Mdulo I. Identificacin
Recopila informacin pertinente a la entidad responsable de la operacin estadstica:
Nombre de la entidad, direccin, ciudad, telfono entre otros. De igual forma, cataloga la
operacin en una determinada rea temtica y toma los datos de contacto de la persona
responsable de la operacin.
Mdulo II. Informacin general de la operacin estadstica
Identifica las caractersticas bsicas de la operacin: nombre, objetivo, universo de
estudio, unidad de observacin, variables de la investigacin, etc.; asimismo, busca
conocer el nivel de desagregacin y cobertura geogrfica, y sus principales usos.
Mdulo III. Entorno de la operacin estadstica
Se compone de dos secciones:
a)
Marco normativo: identifica la fundamentacin legal para la produccin de la

operacin estadstica.
En este aspecto se tiene en cuenta que la falta de una normatividad para la
realizacin de la operacin estadstica no necesariamente invalida la operacin,
toda vez que en muchos casos la determinacin de realizarla est implcita en la
misin de la organizacin, sea sta un Instituto Nacional de Estadstica o una
organizacin de carcter particular. Aunque no en todos los casos, la normatividad
sirve adems para inferir la posibilidad de mantener activa la operacin estadstica
en el largo plazo.
b)
Compromiso de calidad: identifica los controles (Auditoras internas,

Autoevaluacin, Indicadores de calidad, etc.), que ejecuta la entidad con el fin de
mejorar la calidad en la produccin estadstica.
c)
Recursos: en esta seccin se evalan los recursos humanos, tecnolgicos,

financieros y fsicos en la produccin de una operacin estadstica con el fin de
establecer la continuidad de la misma.
Mdulo IV. Proceso estadstico

Este mdulo tiene como objetivo revisar el cumplimiento de las etapas del proceso
estadstico (planeacin, diseo, ejecucin, anlisis y difusin), establecidas en la lista de
22

verificacin (Check List), para conocer la calidad en el desarrollo de las actividades y

procesos, y se compone de cinco secciones:
a)
Planeacin: identifica los principales usuarios de la informacin estadstica e indaga

por la satisfaccin de las necesidades de informacin; adems pregunta sobre las
actividades que han sido desarrolladas para la planeacin de la operacin y las
clasificaciones que utiliza la misma.
b) Diseo: indaga si la operacin estadstica tiene una ficha tcnica y si dispone de una
documentacin metodolgica actualizada.
c) Ejecucin: recopila la informacin sobre los aspectos metodolgicos, sobre los
procesos de recoleccin, captura, procesamiento y procedimientos de imputacin de
la operacin estadstica, si aplica.
d) Anlisis: identifica si se realiza el anlisis de los resultados y evala la
comparabilidad de la operacin con otras.
e) Difusin y acceso: indaga si se realiza la difusin de la operacin estadstica, y los
resultados obtenidos, cules son los medios y la periodicidad para realizarla y la
forma para acceder a los dichos resultados.
Mdulo V. Base de datos
Este mdulo tiene como objetivo acopiar la informacin del entorno tecnolgico y de base
de datos que maneja la operacin estadstica, haciendo nfasis en la integridad y
consistencia. Este mdulo se compone de dos secciones:
f)
Generalidades del sistema: indaga sobre el desarrollo e implementacin del

software utilizado en la gestin de la base de datos; identifica si se tienen los
manuales de usuario y del sistema. Asimismo, identifica las polticas de seguridad
para la recuperacin de la base de datos y el acceso seguro a los mismos.
g) Generalidades de la Base de Datos: identifica las bases de datos y los gestores
existentes para el manejo de la informacin de la operacin estadstica; de igual
forma, indaga sobre los tipos de validacin y los periodos disponibles del mismo.
Mdulo VI. Prcticas
Tiene el propsito de indagar y acopiar las buenas prcticas y experiencias exitosas; que
segn el concepto establecido y el criterio del responsable de la operacin estadstica, se
puedan reconocer en el desarrollo del proceso estadstico.
Mdulo VII. Observaciones
En este mdulo, el recolector documenta la informacin adicional que entrega el
responsable de la operacin estadstica, tambin se justifican o se complementan las
respuestas y se plasman los comentarios, observaciones y dems informacin que no se
registra en los mdulos anteriores.
Mdulo VIII. Resultado de la entrevista
El mdulo VIII es realizado por el recolector de la informacin y es inherente al control de
calidad establecido para cada formulario.
23

2.3.1.2. Matriz de calificacin

La matriz de calificacin es una herramienta para el desarrollo del anlisis y evaluacin de
la calidad de las operaciones estadsticas a partir de los requisitos de calidad establecidos
en la presente metodologa.
La matriz de calificacin y los requisitos de calidad se disearon teniendo en cuenta el tipo
de operacin estadstica: muestras, censos y registros administrativos con fines
estadsticos.
Los requisitos de calidad15 son las condiciones de calidad establecidas para evaluar el
nivel de calidad de las operaciones estadsticas. Su estructura depende del tipo de
operacin estadstica y estn definidos en tres mdulos temticos: entorno, proceso
estadstico y base de datos. Cada requisito de calidad se encuentra fundamentado en
referentes nacionales e internacionales, segn el caso, entre estos se encuentran los
principios fundamentales de las estadsticas oficiales de Naciones Unidas, el cdigo de
buenas prcticas de las estadsticas europeas de Eurostat, documentos con directrices de
la Conferencia Estadstica de las Amricas CEA- CEPAL, la lista de verificacin de las
etapas de la investigacin estadstica (DANE-DIRPEN); del mismo modo se relacionan
referentes para la evaluacin de la base de datos: ISO/IEC 27001:2005, ISO 20252:2006,
ISO/IEC9075, los objetivos de control para la informacin y la tecnologa relacionada
COBIT (siglas en ingls), entre otros.
2.3.2 Instrumentos de seguimiento
A partir de los compromisos acordados en el plan de mejoramiento, se inician las labores
de seguimiento para las cuales se hace uso de dos formatos.
Formato para la documentacin y control del seguimiento.
El Formato para la documentacin y control del seguimiento es la hoja de trabajo que se

utiliza durante el proceso de seguimiento. En este formato el equipo tcnico controla el
cumplimiento de las acciones de mejora acordadas en el plan de mejoramiento.
Los principales campos de este formato son:
Hallazgo documentado por la Comisin de Expertos Independientes - CEI: se
refiere a la transcripcin exacta de la inconformidad y/o hallazgo documentado en
el informe de evaluacin realizada por la comisin de expertos independientes.
15
Los formatos de requisitos de calidad para evaluar muestras, censos y registros, se encuentran como
documentos de trabajo. Estos documentos relacionan el requisito y la explicacin de este, presenta la
asociacin de las preguntas del Formulario de caractersticas tcnicas, el referente en el que se encuentra
fundamentado y el peso asignado a cada uno para la calificacin.
24

Resultados esperados: registra cuales son los resultados esperados luego de

implementar las acciones de mejoramiento planteadas para el hallazgo.
Descripcin de la actividad (Cmo?): registra las acciones de mejoras
establecidas para el mejoramiento del hallazgo documentado. No existe lmite para
las acciones de mejora, ni una cuanta ideal. Se registran tantas acciones como
sea necesario para mejorar la inconformidad dada en el hallazgo.
Responsable (Quin?): en el desarrollo del proceso estadstico puede haber ms
de un responsable teniendo en cuenta cada una las reas tcnicas, por tal motivo,
es necesario registrar el nombre del responsable de implementar cada una de las
acciones de mejora.
Fecha (Cundo?): en este campo se limita el tiempo para la implementacin de
las acciones dirigidas al mejoramiento, por tal motivo es necesario establecer las
fechas de inicio y de terminacin de la implementacin de la actividad de mejora
registrada.
Cumpli? SI / NO: este es un campo exclusivo para el diligenciamiento de los
expertos evaluadores, y se diligencia luego de haber realizado la verificacin y el
anlisis de las evidencias de las mejoras realizadas. Es de resaltar que el
levantamiento de las evidencias es documentado por medio del Formato Lista de
Chequeo para la Verificacin de Acciones.
Registro de Evidencias
El registro de evidencias tiene como objetivo controlar el soporte documental y dems

evidencias suministradas por el productor de la operacin estadstica durante el proceso
de seguimiento. La informacin principal registrada en este formato es:
Evidencia SI/NO: se registra si existe evidencia sobre la accin de mejoramiento.
Descripcin de la evidencia: en este campo se hace referencia a la descripcin y
nombre de la evidencia entregada. Cabe anotar que este campo ser diligenciado
siempre y cuando exista la confirmacin de la implementacin de la accin de
mejora.
Fecha de entrega de evidencia: en este campo se diligencia la fecha en la cual la
evidencia fue recibida para su respectivo anlisis.
Observaciones: en este campo se incorporan todos los comentarios adicionales
sobre la solicitud de evidencias.
25

3.PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN
3.1 EQUIPO DE TRABAJO

Para el desarrollo del proceso de Aseguramiento de la Calidad de la informacin
Estadstica se cuenta con un equipo base y una Comisin del Expertos Independientes
CEI. A continuacin se relaciona la estructura del equipo de trabajo:
3.1.1 Equipo base:
Temticos: encargados de ejecutar las actividades de diseo metodolgico, logstica,
apoyo en la evaluacin de la calidad de las operaciones estadsticas, en la formulacin de
planes de mejoramiento y del seguimiento integral.
Ingenieros de Sistemas: encargados de la documentacin y evaluacin de la base de
datos, formulacin de planes de mejoramiento para las bases de datos y de la ejecucin
del respectivo seguimiento.
3.1.2 Comisin de Expertos Independientes (CEI):
Esta comisin es conformada por un mnimo de tres expertos, discriminados as:
Experto evaluador temtico: encargado de la revisin de la coherencia, comparabilidad
y oportunidad de los resultados, puntualidad de las operaciones estadsticas, la
documentacin temtica, de los conceptos utilizados, estudio de las principales variables,
coberturas temtica y geogrfica, construccin de indicadores, validaciones temticas,
cuadros de salida y medios de difusin, entre otros.
Experto evaluador del proceso de produccin estadstica: encargado de la revisin
general de la operacin estadstica, la estructura funcional, el instrumento de recoleccin,
los mecanismos de toma de informacin, controles en campo, procesamiento, anlisis y
difusin.
Experto evaluador estadstico: encargado de la revisin del diseo muestral (en caso
de muestreos), revisin del diseo estadstico (en el caso de registros administrativos),
anlisis de las tcnicas del procesamiento de la informacin recolectada, validaciones,
imputaciones, controles de consistencia, coeficientes de variacin, entre otros.
26

3.2 ESQUEMA DE EVALUACIN PARA COLOMBIA

El proceso de aseguramiento de la calidad de la informacin estadstica contempla la
evaluacin de la calidad estadstica de las operaciones seleccionadas, as como la
certificacin de aquellas que cuenten con el nivel de calidad establecido en el marco del
Sistema Estadstico Nacional SEN.
La evaluacin de la calidad estadstica se realiza a partir de los atributos de calidad
establecidos a nivel internacional, que han sido adaptados y/o adoptados por el DANE.
Para estos atributos se definieron los requisitos de calidad que sirven de criterios de
medicin de la calidad estadstica. Los requisitos son evaluados a travs de la matriz de
calificacin, separndolos en tres componentes: componente temtico, componente de
diseo y proceso estadstico y componente de base de datos.
A partir de la calificacin obtenida en el proceso de evaluacin de una operacin
estadstica, se contemplan tres tipos de certificaciones; el primero corresponde a un nivel
de excelencia con vigencia de tres aos; el segundo a un nivel bueno de calidad con una
vigencia de 2 aos y un tercer tipo que corresponde a un nivel de calidad aceptable con
una vigencia de un ao. Es de resaltar que aquellas operaciones estadsticas que no
cuenten con un concepto favorable de certificacin por parte de la Comisin de Expertos
Independientes CEI, no son certificadas. En la tabla 1 se presenta el esquema de
evaluacin y certificacin para Colombia.
Tabla 1. Esquema de la evaluacin y certificacin para Colombia. 2011

Qu evala
Cmo evala
Grados de calidad
La evaluacin de la calidad
estadstica se divide en tres
componentes:
Responsables:
Comisin
de
Expertos
de
Independientes - CEI, acompaada por el grupo base
(temticos e ingenieros de sistemas).
A Excelente:
Vigencia de 3 aos
Entorno de la operacin
estadstica
Proceso estadstico
Base de datos
Instrumento: matriz de calificacin.

Aspectos evaluados: se evala la calidad estadstica a
partir de los atributos de calidad, por medio de la
calificacin de los requisitos establecidos para cada
atributo.
Fuente: DANE DIRPEN. Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica. 2011.
27
B Bueno:
Vigencia de 2 aos
C Aceptable:
Vigencia de 1 ao.
No se Certifica

3.3 ETAPAS DEL PROCESO

Este aparte tiene como objetivo explicar las etapas del proceso de evaluacin y
certificacin de la calidad estadstica detalladas en los siguientes pasos:
1. Seleccin de las operaciones estadsticas
2. Recoleccin
3. Evaluacin
4. Certificacin
5. Seguimiento Integral
En el siguiente grfico se presenta la dinmica de estos procesos:
Grfico 1. Proceso de Certificacin de la Calidad de Operaciones Estadsticas. 2011
Recoleccin
Seleccin de OE
Sensibilizacin
Revisin de la
oferta (PENDES)
Cumplimiento de los
requisitos de calidad
Obtencin de
informacin
Importancia para
Cuentas Nacionales
y OCDE
Recertificacin**
Evaluacin
Formulario de
caractersticas
tcnicas de OE
Evidencias y
soportes
documentales
Revisin de temas
econmicos y
sociales de impacto
Calif icacin
calidad
Inf orme expertos

concepto previo
Formulacin del Plan

de Mejoramiento
Aprobacin Comit interno DANE

Seguimiento integral
Certificacin
Verificacin y
evaluacin de:
Implementacin de
estndares
Implementacin del
plan de
mejoramiento
Buenas
Practicas
PAD
Metodologas
Conceptos
Nomenclaturas y
Clasificaciones
Actividades para
el fortalecimiento
Certificacin
O.E y BD*
Revisin concepto
previo de
certificacin
Decisin de
certificacin: comit
interno DANE
28

3.3.1 Seleccin de operaciones estadsticas

Esta etapa tiene como objetivo seleccionar las operaciones estadsticas que van a ser
vinculadas al proceso de aseguramiento de la calidad. Se realiza a partir del inventario de
oferta del Plan Estratgico Nacional de Estadsticas PENDES16, y posteriormente, para
elegir el nmero de operaciones estadsticas a evaluar en el ao, se prioriza de acuerdo al
cumplimiento de los siguientes parmetros.
Tabla 2. Parmetros de priorizacin de operaciones estadsticas a evaluar. 2011
Parmetro
Referentes
mandatos
internacionales
Criterio relacionado
Cuentas
Nacionales
o
Tema de impacto
socioeconmico
Normatividad
Poltica sectorial
Plan Nacional de
DesarrolloVisin Colombia
2019
Esta operacin estadstica sirve de insumo para el seguimiento a la

ejecucin de las Cumbres de Naciones Unidas ratificadas por Colombia
Esta operacin estadstica sirve de insumo para el clculo de los
indicadores ODM
Esta operacin estadstica sirve de insumo para el proceso de
vinculacin a la OCDE
La produccin de esta operacin estadstica se sustenta en el marco
de requerimientos internacionales realizados por agencias de Naciones
Unidas y/o Agencias de estadsticas internacionales
Esta operacin estadstica sirve para la produccin del Sistema de
Cuentas Nacionales
Esta operacin estadstica proporciona informacin relevante para la
medicin de temas de impacto socioeconmicos.
Existe normatividad que obliga a la produccin de esta operacin
estadstica. (Leyes, decretos, resoluciones, CONPES)
Esta operacin estadstica da cuenta de las metas y estrategias
establecidas en los planes sectoriales a los que pertenece
La informacin suministrada por esta operacin estadstica aporta en el
cumplimiento de la funcin misional de la entidad rectora en produccin
estadstica en el tema al que pertenece
La planeacin de la operacin estadstica est incluida en la ficha
Banco de Programas y proyectos de inversin nacional BPIN
Esta operacin estadstica proporciona informacin que permite
alimentar los indicadores estratgicos que facilitan el seguimiento al Plan
Nacional de Desarrollo
Esta operacin estadstica proporciona informacin que da cuenta del
cumplimiento de las metas establecidas en el documento prospectivo
Visin Colombia II Centenario: 2019.
Peso %
20%
30%
10%
10%
30%
Adems de estos parmetros, para la seleccin de las operaciones estadsticas a vincular

al proceso de aseguramiento de la calidad, se tiene en cuenta la proporcin entre los
registros administrativos, muestreos y censos con relacin al inventario de oferta de
16
El PENDES, se define como un instrumento tcnico permanente que identifica la produccin estadstica
estratgica y los requerimientos de datos ms urgentes, necesarios para que la sociedad en general pueda
realizar el seguimiento y evaluacin de las polticas, planes y programas orientados al desarrollo del pas; y a
travs del cual se estiman los costos financieros necesarios para el desarrollo de las actividades estadsticas
estratgicas para el pas, facilitando el uso eficiente de los recursos disponibles.
29

PENDES. Posteriormente, se seleccionan las operaciones estadsticas a asegurar, previa

presentacin para aprobacin ante el comit interno DANE17, a partir de lo cual se
obtiene el inventario definitivo de las operaciones estadsticas a asegurar. En el grfico 2,
se presentan los insumos, actividades y productos de la etapa de seleccin de las
operaciones estadsticas.
Grfico 2. Etapa de seleccin. 2011
INSUMOS
Inventario
de OE
priorizado
PENDES
Seleccin de OE
Revisin de la oferta
(PENDES)
Importancia para
Cuentas Nacionales y
OCDE
PRODUCTOS
NO
Aprobacin
Comit interno
DANE
SI
OE
seleccionada
para asegurar
Revisin de temas
econmicos y sociales de
impacto
3.3.2 Recoleccin
El objetivo de la recoleccin es acopiar la informacin18 y la documentacin temtica,
tcnica, operativa y de la base de datos, propia de las operaciones estadsticas
seleccionadas, con el fin de obtener una caracterizacin tcnica de la operacin
estadstica a ser evaluada. Esta etapa es desarrollada mediante dos actividades:
sensibilizacin y aplicacin de instrumentos.
Sensibilizacin
La recoleccin inicia con la sensibilizacin a los productores responsables de las
operaciones estadsticas a evaluar. Esta actividad tiene como fin, dar a conocer el alcance
y los beneficios del proyecto de aseguramiento de la calidad, generar un inters
participativo y motivar a los diferentes involucrados en la produccin estadstica, para que
se vinculen al proceso.
17
El comit Interno DANE est conformado por el director del DANE, el subdirector y asesores.
Informacin sobre el estado actual de la operacin estadstica, recolectada mediante el formulario de
caractersticas tcnicas para el proyecto de Certificacin de la Calidad de la Informacin Oficial Bsica.
18
30

La sensibilizacin es realizada por el equipo tcnico del proyecto de aseguramiento de la

calidad de la informacin estadstica y cuenta con la participacin de los responsables de
la operacin estadstica y de los ingenieros de sistemas involucrados en el manejo de la
base de datos de dicha operacin. Durante la sensibilizacin se realizan las siguientes
actividades:
a) Se enva una notificacin a la mxima autoridad de la entidad productora de la
operacin estadstica seleccionada, exponiendo el proceso que se planea ejecutar
para el aseguramiento de calidad de la produccin estadstica. En esta
comunicacin se solicita una reunin con los altos directivos, el jefe de rea, el
responsable temtico y el responsable de la base de datos de la operacin
estadstica.
b) Se programa la primera reunin con los altos directivos y dems involucrados con
el fin de presentar la metodologa y establecer los compromisos de las partes para
el desarrollo del proceso de evaluacin. En esta reunin se busca motivar a los
responsables de la produccin estadstica, para que adopten una cultura de
calidad y se destacan los beneficios que obtiene una operacin estadstica al ser
evaluada y certificada.
c) Se programa una reunin tcnica con los responsables de la operacin
estadstica en donde se exponen de manera detallada los instrumentos a aplicar,
la documentacin que la entidad productora suministra y la dinmica de
evaluacin del rea temtica y de base de datos. As mismo, en esta reunin se
establece un cronograma de actividades y el plan de trabajo.
Para el caso de operaciones estadsticas con etapas o proceso tercerizados, los
responsables de la operacin se encargarn de invitar a esta reunin a los diferentes
involucrados en dichos procesos.
Aplicacin de instrumentos
Esta actividad se realiza mediante una entrevista directa con los responsables de las
operaciones estadsticas a evaluar, en donde se lleva a cabo la aplicacin del Formulario
de caractersticas tcnicas de la operacin estadstica, el cual se aplica segn el tipo de
operacin (ver anexos A, B y C), y se acopian los soportes documentales. Durante el
acopio de la informacin se diligencia el registro de solicitud de documentos19 el cual
contiene el listado de la documentacin digital o impresa, que es requerida para la
evaluacin de la operacin estadstica.
Para el caso de operaciones estadsticas con etapas tercerizadas se realiza la entrevista,
se aplican las preguntas pertinentes del Formulario de caractersticas tcnicas, y se
solicitan las evidencias necesarias, a la entidad encargada de dicho proceso. Es de
resaltar que los responsables de la produccin de la operacin estadstica realizan un
acompaamiento durante esta entrevista.
19
El formato de solicitud de documentos hace parte de los documentos de trabajo del proyecto de
aseguramiento de la calidad estadstica.
31

Para efectos de la evaluacin de la base de datos, se solicita una muestra de la base. El

tamao de la muestra vara de acuerdo al tipo de la operacin estadstica y de la cantidad
de variables contenidas. Para algunos registros administrativos que estn basados en
actualizacin de sus datos y no en el movimiento histrico de los mismos, se obtiene la
totalidad de la base de datos disponible. Cuando la dinmica del registro administrativo
obedece a movimientos o ingreso permanente de nuevos registros sobre la base de
datos, se tiene en cuenta la cantidad de movimientos o eventos del registro en periodos
crticos o de relevancia, dependiendo del objeto del registro administrativo, por lo anterior
hay que analizar estos aspectos por cada operacin estadstica a evaluar, para tener un
criterio tcnico sobre el tamao de la muestra para realizar la evaluacin. En el grfico 3,
se presentan los insumos, actividades y productos de la etapa de recoleccin.
Grfico 3. Etapa de la recoleccin. 2011
INSUMOS
OE
seleccionadas
para asegurar
Recoleccin
Sensibilizacin
Aplicacin de
Instrumentos
PRODUCTOS
Formulario de caractersticas
tcnicas diligenciado.
Documentacin de soporte
acopiada
Muestra de la base de datos
Formulario de
caractersticas
tcnicas de OE
Evidencias
documentales y
soportes
Metodologas, manuales,
instructivos, modelos entidad
relacin , reglas de validacin
y diccionario de datos.
Nota: si la muestra de la base de datos no es entregada, no se podr continuar con la

evaluacin.
3.3.3 Evaluacin
En la etapa de evaluacin se analiza la informacin recolectada y la documentacin
acopiada de las operaciones estadsticas, con el propsito de establecer el grado de
cumplimiento de los requisitos de calidad. En esta etapa, el equipo base hace entrega del
Formulario de Caractersticas Tcnicas diligenciado y de la documentacin soporte de la
operacin estadstica a la Comisin de Expertos Independientes CEI. Esta comisin es
la encargada de realizar la evaluacin, anlisis, calificacin y evaluacin de la calidad
estadstica en los componentes temticos, de diseo y proceso estadstico. Por otra parte,
32

los ingenieros de sistemas del equipo base, son los responsables de la evaluacin de la
calidad de la base de datos de la operacin estadstica, de acuerdo a los criterios de
calidad establecidos. Con base en lo anterior, se establece el plan de trabajo a seguir en
la etapa de evaluacin de las operaciones estadsticas. Las actividades que se
desarrollan son:
1. El equipo base entrega a la CEI, las evidencias, documentacin y el Formulario de
Caractersticas Tcnicas de la operacin estadstica a evaluar diligenciado.
2. La CEI realiza la revisin y anlisis de las evidencias suministradas por la entidad
productora de la OE a evaluar y del formulario diligenciado.
3. La CEI, con el acompaamiento del equipo base, estructura los hallazgos y realiza
la calificacin preliminar de la calidad de las operaciones estadsticas. La
precalificacin se realiza de acuerdo a los requisitos de calidad20, los cuales estn
diseados segn el tipo de operacin a evaluar (registros administrativos,
muestreos y censos). Para ello se utiliza el instrumento denominado matriz de
calificacin21, que al igual que a los requisitos de calidad, se ajusta de acuerdo al
tipo de operacin estadstica a evaluar.
4. Con el apoyo del equipo base, la CEI entrevista a los responsables de las
operaciones estadsticas a evaluar, y hacen una revisin en campo del proceso
estadstico.
5. La CEI realiza la calificacin definitiva de las operaciones estadsticas evaluadas.
6. La CEI formula el plan de mejoramiento para las operaciones estadsticas
evaluadas.
7. La CEI socializa los hallazgos y recomendaciones a los responsables de la
operacin estadstica y realiza los ajustes finales sobre los documentos resultantes
de la evaluacin.
8. La CEI emite el concepto de certificacin y hace la entrega definitiva de la matriz
de calificacin, el informe final de evaluacin, concepto previo de certificacin y el
plan de mejoramiento de la operacin estadstica.
La evaluacin de la calidad de las operaciones estadsticas se divide en los siguientes
componentes:
Componente temtico: evala los requisitos de calidad del entorno y de la

pertinencia de la operacin estadstica, el cual incluye elementos que identifican el
marco normativo, los recursos y el compromiso de calidad de la entidad productora
de la informacin estadstica.
20
La descripcin de los requisitos de calidad se encuentra en la Gua de evaluacin y calificacin, la cual

hace parte de los documentos de trabajo
21
Las matrices de calificacin para cada tipo de operacin estadstica hacen parte de los documentos de
trabajo.
33

En el marco normativo se analiza el respaldo legal que soporta una operacin

estadstica. Esta base legal aporta continuidad a la informacin generada. En la
parte de los recursos se evala la disponibilidad de recursos financieros, humanos y
tecnolgicos de los que dispone la entidad responsable de la operacin estadstica,
de modo que garanticen su continuidad y mantengan de esta forma el flujo de
informacin que justifica su realizacin. Por ltimo, compromiso de calidad, se
realiza la inspeccin de las acciones que ejecuta la entidad responsable para
mantener la calidad de la informacin a travs de controles en las diferentes etapas
del proceso (planeacin, diseo, ejecucin, anlisis y difusin). En la tabla 3 se
presentan los requisitos evaluados en este componente para los registros
administrativos, muestreos y censos.
Tabla 3. Requisitos de calidad evaluados en el entorno de los registros

administrativos, muestreos y censos. 2011
Nombre de
requisito
Requisitos de calidad
Atributo de
calidad a evaluar
Marco Normativo
La operacin estadstica se encuentra fundamentada sobre

una base legal.
Continuidad
Compromiso de
calidad
Se realiza seguimiento a la calidad del proceso estadstico

Pertinencia y relevancia;
mediante controles y se ejecutan acciones que le permitan
Continuidad
mejorar su calidad.
Recursos
Los recursos humanos, financieros, fsicos e informticos

que dispone la entidad, son suficientes y adecuados para la
produccin de estadsticas.
Continuidad
Componente de proceso estadstico: evala el diseo, produccin, anlisis y

difusin de los resultados en relacin con la documentacin de la operacin
estadstica, as como el acceso a los microdatos. Esta evaluacin permite establecer
el grado de conformidad, confianza y transparencia en las estadsticas producidas,
debido a que se realiza la inspeccin de los requisitos de la calidad estadstica
establecidos.
Especficamente para muestreos probabilsticos y no probabilsticos, la evaluacin
tiene en cuenta el diseo metodolgico con respecto a la completitud del marco
muestral. Un marco muestral eficiente debe evitar problemas de subcobertura y
sobrecobertura, no tener duplicidades, incluir informacin pertinente de identificacin
y ubicacin de cada una de las unidades e incluir informacin auxiliar disponible
para cada uno de los elementos en la poblacin que permita mejorar las
estimaciones que sern obtenidas. De igual forma, en esta parte se evala la
relacin que el marco muestral tiene con la poblacin objetivo definida en el estudio;
la revisin del clculo de los tamaos de muestra; as como, la afijacin o
34

distribucin de la misma en cada uno de los estratos si el diseo es estratificado; la

pertinencia del diseo muestral utilizado; la metodologa del clculo de factores de
expansin; la produccin de medidas de calidad y precisin de las estimaciones.
En las tablas 4, 5 y 6 se presentan los requisitos evaluados en este componente,
para cada tipo de operacin estadstica.
Tabla 4. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de los registros
administrativos. 2011
Nombre de
requisito
Atributo de
calidad a evaluar
Necesidades de
usuarios
(planeacin)
Cuenta con procedimientos para detectar las necesidades

de informacin de los usuarios institucionales.
Pertinencia y
relevancia
Necesidades del sector

(planeacin)
La operacin estadstica est acorde con las necesidades

de informacin del sector.
Pertinencia y
relevancia
Hace uso de conceptos estandarizados teniendo en

cuenta referentes nacionales y/o internacionales.
Coherencia;
Comparabilidad
Conceptos
estandarizados
(Diseo)
Nomenclaturas y
clasificaciones
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Hace uso de nomenclaturas, clasificaciones y/o

codificaciones actualizadas y estandarizadas nacional y/o
internacionalmente.
Se disea, documenta y actualiza todo el proceso de la
operacin estadstica (diseo, produccin, anlisis y
difusin) y la documentacin se encuentra disponible para
los usuarios.
El grupo tcnico responsable de la operacin estadstica
utiliza una nica versin de los diferentes documentos
metodolgicos.
Coherencia;
Comparabilidad
Relevancia y
pertinencia;
Transparencia;
Accesibilidad
Exactitud;
Coherencia
Pertinencia de la fuente
(Diseo)
La fuente de informacin es adecuada frente a las

particularidades de la temtica de la operacin estadstica
Pertinencia y
relevancia;
Exactitud
Utilidad para polticas

pblicas
(Diseo)
La operacin estadstica actualmente permite el diseo

de polticas pblicas o anlisis del sector evaluado.
Pertinencia y
relevancia
Diseo de instrumentos
(Diseo)
El diseo de las preguntas del formulario de recoleccin

es coherente frente al fenmeno de estudio y guarda una
adecuada estructura y secuencia.
Documentacin
(Diseo)
Desgaste en la fuente
(Diseo)
La operacin estadstica cuenta con protocolos para

incluir y/o eliminar preguntas y/o mdulos del formulario.
Se disean mecanismos o procesos para minimizar el
desgaste a las fuentes de informacin.
Problemas de
recoleccin
(Ejecucin)
Se conocen los problemas que la operacin estadstica

presenta en el proceso de recoleccin y se cuenta con
planes que orienten a los responsables para su solucin.
Completitud
(ejecucin)
Control flujo de la
informacin
Se garantiza que la informacin recolectada es correcta y

completa.
Se cuenta con mecanismos efectivos para controlar la
prdida de informacin en las diferentes etapas del
35
Pertinencia y
Relevancia;
Coherencia;
Exactitud
Transparencia;
Coherencia
Exactitud
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Exactitud

Nombre de
requisito
(Ejecucin)
Captura
(Ejecucin)
Informacin al usuario
(Ejecucin)
Problemas de
procesamiento
(Ejecucin)
Atributo de
calidad a evaluar
proceso estadstico (recoleccin, crtica y procesamiento)
El sistema de captura permite validar la consistencia de
los datos recolectados.
Se informa a las fuentes y a los usuarios de la
informacin, los objetivos de la operacin estadstica y los
principios de confidencialidad.
Exactitud
Exactitud;
Transparencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia
Coherencia;
Exactitud
Se identifican los problemas que presenta la operacin

estadstica en el procesamiento de la informacin y se
cuenta con planes que orienten a los responsables para
su solucin.
Critica de la informacin Se evalan y validan los datos, se conoce el origen de los

(Ejecucin)
errores y se corrigen los que son detectados.
Problemas de anlisis
(Anlisis)
Informacin coherente
(Anlisis)
Informacin comparable
(Anlisis)
Documentacin de
errores
(Difusin y acceso)
Se identifican los principales problemas (si los hay) que

presenta el proceso de anlisis de los resultados de la
operacin estadstica.
Las estadsticas producidas
operaciones similares.
son
coherentes
con
Las series de la operacin estadsticas son comparables.

Los errores en los datos publicados, cuentan con
procedimientos para ser divulgados y documentados.
Difusin clara
(Difusin y acceso)
Las estadsticas se difunden de manera clara, permitiendo

su fcil compresin por parte de los usuarios.
Difusin oportuna
(Difusin y acceso)
Las estadsticas producidas se difunden de manera

oportuna.
Problemas de difusin
(Difusin y acceso)
Se identifican las deficiencias que la operacin estadstica

tiene en la difusin de la informacin y se cuenta con
Difusin de series
histricas
(Difusin y acceso)
Acceso Micro datos
(Difusin y acceso)
Difusin Ficha tcnica
(Difusin y acceso)
Medios de difusin
(difusin y acceso)
La operacin estadstica difunde series histricas de

resultados y las diferencias que se puedan presentar en
su publicacin estn documentadas y se pueden explicar.
Se permite el acceso a los usuarios de los microdatos con
fines investigativos y acadmicos.
El metadato y la ficha tcnica de la operacin estadstica
es accesible a todos los usuarios y estn publicadas.
Los resultados de la operacin estadstica se divulgan por
diferentes canales de difusin.
Comparabilidad
Interpretabilidad;
Accesibilidad;
Transparencia
Pertinencia y
relevancia,
Interpretabilidad
Accesibilidad;
Oportunidad y
puntualidad
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia;
Accesibilidad
Accesibilidad,
coherencia y
pertinencia
36
Accesibilidad
Accesibilidad
Accesibilidad

Tabla 5. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de muestreos.

2011
Nombre de
requisito
Necesidades de
usuarios
(planeacin)
(planeacin)
Conceptos
estandarizados
(Diseo)
Nomenclaturas y
clasificaciones
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
(Diseo)
pblicas
(Diseo)
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Actualizacin del marco
(Diseo)
Actualizacin del marco
(Diseo)
Tamao de muestra
(Diseo)
Diseo muestral
(Diseo)
Algoritmos
(Diseo)
Criterios de
estratificacin
(Diseo)
Medicin del Error
(Diseo)
Medicin del Error
(Diseo)
37
Hace uso de conceptos estandarizados teniendo en
cuenta referentes nacionales y/o internacionales.
internacionalmente.
operacin estadstica (diseo, produccin, anlisis y
los usuarios.
metodolgicos.
La operacin estadstica actualmente permite el diseo
de polticas pblicas o anlisis del sector evaluado.
El diseo de las preguntas del formulario de recoleccin
es coherente frente al fenmeno de estudio y guardan una
La operacin estadstica cuenta con protocolos para
incluir o eliminar preguntas del formulario.
El marco muestral est actualizado y es el adecuado para
el estudio.
El marco muestral no presenta problemas
de
subcobertura, sobrecobertura, duplicidades ni registros
errneos.
El tamao de la muestra es el adecuado para las
estimaciones que se realizan y al diseo muestral
planteado
La estrategia de muestreo es eficiente frente a la dinmica
del estudio.
Los algoritmos de seleccin de la muestra, estn acordes
con la documentacin presentada.
Los criterios de estratificacin son adecuados
Las frmulas utilizadas para realizar las estimaciones son
acordes con el diseo muestral y los algoritmos de
seleccin, y estn documentadas
Se calculan los coeficientes de variacin o tasas de error
para cada una de las estimaciones realizadas y se
documenta la metodologa del clculo de la varianza
Atributo de
calidad a evaluar
Pertinencia y
relevancia
Pertinencia y
relevancia
Coherencia;
Comparabilidad
Coherencia;
Comparabilidad
Relevancia y
pertinencia;
Transparencia;
Accesibilidad
Exactitud;
Coherencia
Pertinencia y
relevancia;
Exactitud
Pertinencia y
relevancia
Pertinencia y
Relevancia;
Coherencia;
Exactitud
Transparencia;
Coherencia
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud

Nombre de
requisito
Atributo de
calidad a evaluar
Se documenta adecuadamente la rotacin de la muestra

en periodos consecutivos
Exactitud
Se hacen ajustes por no respuesta y se documentan.
Exactitud
estimada
Mantenimiento de
muestra
(diseo)
Control de Sesgo
(Diseo)
Control de Sesgo
(Diseo)
Desgaste a las fuentes
(Diseo)
Si se realiza reemplazo de las unidades mustrales

cuando hay prdida de muestra,
este reemplazo
garantiza que no se genere sesgo en las estimaciones.
Problemas de
recoleccin
(Ejecucin)

Completitud
(ejecucin)
Control flujo de la
informacin
(Ejecucin)
Captura
(Ejecucin)

completa.
prdida de informacin en las diferentes etapas del
proceso estadstico (recoleccin, crtica y procesamiento)
El sistema de captura permite validar adecuadamente la
consistencia de los datos recolectados.
Se informa a las fuentes y los usuarios de la informacin,
los objetivos de la operacin estadstica y los principios de
confidencialidad.
(Ejecucin)
Problemas de
procesamiento
(Ejecucin)

cuenta con planes que orienten a los responsables para
su solucin.

(Ejecucin)
(Anlisis)
(Anlisis)
(Anlisis)
Documentacin de
errores
(Difusin y acceso)
Publicacin tasas de
error
(Difusin y acceso)
Difusin clara
(Difusin y acceso)
38

operacin estadstica
son
coherentes
con
Exactitud
Exactitud
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Exactitud
Exactitud
Exactitud;
Transparencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia
Coherencia;
Exactitud
Las series de la operacin estadstica son comparables.
Comparabilidad

Interpretabilidad;
Accesibilidad;
Transparencia
Se publican medidas de precisin de las estimaciones

realizadas
Transparencia

Pertinencia y
relevancia,
Interpretabilidad;

Nombre de
requisito
Difusin oportuna
(Difusin y acceso)

oportuna.
(Difusin y acceso)

Difusin de series
histricas
(Difusin y acceso)
Acceso Microdatos
(Difusin y acceso)
Difusin Ficha tcnica
(Difusin y acceso)
Medios de difusin
(difusin y acceso)

resultados y las diferencias que se puedan presentar en
su publicacin estn documentadas y se pueden explicar.
Se permite el acceso a los micros datos a los usuarios
con fines investigativos y acadmicos.
El metadato y la ficha tcnica de la operacin estadstica
es accesible a todos los usuarios y estn publicadas
Atributo de
calidad a evaluar
Accesibilidad
Oportunidad y
puntualidad
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia;
Accesibilidad
Accesibilidad,
coherencia y
pertinencia
Accesibilidad
Accesibilidad
Accesibilidad
Tabla 6. Requisitos de calidad evaluados en el proceso estadstico de censos. 2011
Nombre de
requisito
Necesidades de
usuarios
(planeacin)
(planeacin)
Conceptos
estandarizados
(Diseo)
Nomenclaturas y
clasificaciones
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Documentacin
(Diseo)
Hace uso de conceptos estandarizados teniendo en cuenta
referentes nacionales y/o internacionales.
internacionalmente.
operacin estadstica (diseo, produccin,
anlisis y
los usuarios.
metodolgicos.
Atributo de
calidad a
evaluar
Pertinencia y
relevancia
Pertinencia y
relevancia
Coherencia;
Comparabilidad
Coherencia;
Comparabilidad
Relevancia y
pertinencia;
Transparencia;
Accesibilidad
Exactitud;
Coherencia
(Diseo)

Pertinencia y
relevancia;
Exactitud

pblicas
(Diseo)
La operacin estadstica actualmente permite el diseo de

polticas pblicas o anlisis del sector evaluado.
Pertinencia y
relevancia
39

Atributo de
calidad a
evaluar
Nombre de
requisito
(Diseo)
El diseo de las preguntas del formulario de recoleccin es

coherente frente al fenmeno de estudio y guarda una
Documentacin
(Diseo)
Marco Censal
(Diseo)
Desgaste a las fuentes
(Diseo)
La operacin estadstica cuenta con protocolos para incluir

o eliminar preguntas del formulario.
Se disea un marco censal adecuado para la operacin
estadstica.
Problemas de
recoleccin
(Ejecucin)

Completitud
(ejecucin)
Cobertura
(Ejecucin)
Control flujo de la
informacin
(Ejecucin)
Captura
(Ejecucin)

completa.
Se realiza una evaluacin adecuada sobre la cobertura del
censo
prdida de informacin en las diferentes etapas del proceso
estadstico (recoleccin, crtica y procesamiento)
El sistema de captura permite validar la consistencia de los
datos recolectados.
Se informa a las fuentes y a los usuarios de la informacin,
los objetivos de la operacin estadstica y los principios de
confidencialidad.
(Ejecucin)
Problemas de
procesamiento
(Ejecucin)

cuenta con planes que orienten a los responsables para su
solucin.

(Ejecucin)
(Anlisis)
(Anlisis)
(Anlisis)
Documentacin de
errores
(Difusin y acceso)
Difusin clara
(Difusin y acceso)
40

operacin estadstica
son
coherentes
con
Las series de la operacin estadsticas son comparables.

Pertinencia y
Relevancia;
Coherencia;
Exactitud
Transparencia;
Coherencia
Exactitud
Exactitud
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Exactitud
Exactitud
Exactitud
Exactitud;
Transparencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
Coherencia
Exactitud;
Coherencia
Relevancia y
pertinencia;
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia
Coherencia;
Exactitud
Comparabilidad
Interpretabilidad;
Accesibilidad;
Transparencia
Pertinencia y
relevancia,
Interpretabilidad;
Accesibilidad

Nombre de
requisito
Difusin oportuna
(Difusin y acceso)

oportuna.
(Difusin y acceso)

Atributo de
calidad a
evaluar
Oportunidad y
puntualidad
Exactitud;
Oportunidad y
puntualidad
coherencia;
Accesibilidad
Accesibilidad,
coherencia y
pertinencia
Difusin de series
histricas
resultados y las diferencias que se puedan presentar en su
(Difusin y acceso)
publicacin estn documentadas y se pueden explicar.
Acceso Microdatos
Se permite el acceso a los usuarios de los micro datos con
Accesibilidad
(Difusin y acceso)
fines investigativos y acadmicos.
Difusin Ficha tcnica El metadato y la ficha tcnica de la operacin estadstica es
Accesibilidad
(Difusin y acceso)
accesible a todos los usuarios y estn publicadas.
Medios de difusin
Accesibilidad
(difusin y acceso)
Componente de base de datos: la evaluacin de este componente se enfoca en el

entorno tecnolgico y el entorno de la base de datos, a partir de la documentacin
del diseo de registro de los archivos de eventos, las variables de inters estadstico
y las reglas de validacin. Con base en esta informacin se aplica el procedimiento
de validacin de la integridad de los datos sobre las reglas de consistencia
aplicadas, para generar los indicadores de calidad de acuerdo a los resultados
obtenidos. La evaluacin de la base de datos busca:
Especificar las reglas de validacin que aplican a las variables, para asegurar el
nivel de calidad requerido en la evaluacin de la base de datos.
Realizar la traduccin informtica de las reglas de validacin al lenguaje de
consulta de la base de datos.
Evidenciar posibles inconsistencias de la base de datos mediante la aplicacin de
las validaciones de las reglas del negocio y/o reglas de integridad o de la
estructura del dato.
Presentar los indicadores de calidad de los datos que se consideran en la
evaluacin de las bases de datos y el mtodo de obtencin de sus medidas.
Percibir el grado de madurez del sistema de informacin que maneja la operacin
estadstica evaluada.22
Presentar un informe de hallazgos y recomendaciones.
En la tabla 7 se presentan los requisitos evaluados en este componente para los registros
administrativos, muestreos y censos.
22
Basada en la metodologa The Control Objectives for Information and related Technology (COBIT), COBIT
4.1. IT Governance Institute, Dimensiones conceptuales (Procesos de TI, Criterios de Informacin y Recursos
de TI).
41

Tabla 7. Requisitos de calidad evaluados en la base de datos de

administrativos, muestreos y censos. 2011
registros
Nombre de requisito
Atributo de
calidad a
evaluar
Seguridad
(Entorno Tecnolgico)
Garantiza la seguridad de los datos, por medio de

controles y perfiles de acceso, segn el tipo de usuario.
Accesibilidad
Cuenta con herramientas tecnolgicas para algunas o

Infraestructura tecnolgica
todas las etapas del proceso: recoleccin, procesamiento,
anlisis y difusin.
Realiza uso de las herramientas tecnolgicas para
Infraestructura tecnolgica
algunas o todas las etapas del proceso: recoleccin,
procesamiento, anlisis y difusin.
Recuperabilidad
Documentacin de la BD
(Entorno de Base de
Datos)
(Entorno de Base de
Datos)
(Entorno de Base de
Datos)
Relevancia y
pertinencia;
Coherencia;
Exactitud
Relevancia y
pertinencia;
Coherencia;
Exactitud
Cuenta con procedimientos definidos para realizar

respaldo y recuperacin de la informacin producida.
Integridad
Cuenta con un modelo entidad relacin o modelo de datos

actualizado.
Coherencia;
Transparencia
Cuenta con un diccionario de datos actualizado.
Coherencia;
Transparencia
Cuenta con reglas de validacin de integridad y

consistencia de datos, documentadas y actualizadas.
Transparencia
Sobre el sistema de informacin y/o herramienta

informtica que maneja la operacin estadstica se aplican
Exactitud;
reglas de validacin de integridad y consistencia de datos,
Integridad y
uso de estndares nacionales y/o internacionales de
consistencia
nomenclaturas, clasificaciones y categora de datos.
Indicador de calidad a nivel de campo.
Integridad y consistencia informtica que maneja la operacin estadstica se aplican
Exactitud;
de la base de datos
Integridad y
(Entorno de Base de
consistencia
Datos).
Indicador de calidad a nivel de variable.
Integridad y consistencia informtica que maneja la operacin estadstica se aplican
Exactitud;
de la base de datos
Integridad y
(Entorno de Base de
consistencia
Datos).
Indicador de calidad a nivel de registro.
Integridad y consistencia
de la base de datos
(Entorno de Base de
Datos).
Nota: con el fin de profundizar en las actividades tcnicas realizadas en la etapa de

evaluacin y calificacin se cuenta con la Gua de evaluacin y calificacin y la Gua
para la documentacin y evaluacin de Base de Datos23
23
La Gua de evaluacin y calificacin y Gua para la documentacin y evaluacin de Base de Datos hace
parte de los documentos de trabajo
42

Base de datos solicitada a la Entidad Productora de Estadstica:
Para censos y encuestas

Para determinar los periodos a ser evaluados de la base de datos de los censos y
encuestas, se tendr en cuenta lo siguiente:
Si la base de datos de la operacin estadstica tuvo cambios en algn
periodo, debe existir la documentacin tcnica que los soporte, incluidas
posibles matrices de correlacin para la homologacin de las series.
Si existen los soportes documentales de la implementacin tcnica de dichos
cambios y homologacin o empalme de la serie, se realiza la evaluacin a la
totalidad de la base de datos.
Si no existen los soportes documentales de controles de cambio y/o cambios
metodolgicos,
se evalan las series que estn estandarizadas,
homologadas y/o empalmadas.
Registros administrativos
Los registros pueden ser:
a. Registros fijos: corresponde a los registros administrativos que estn basados en
actualizacin de sus datos y no en el movimiento histrico de los mismos y en
general son de registro nico por entidad o persona.
Para este tipo de registros se evala toda la base de datos existente.
b. Registros transaccionales o de movimiento: son registros sobre los cuales se
recoge informacin de forma constante, diaria y donde el flujo transaccional de
datos es alto, se tendr en cuenta lo siguiente:
Se evalan periodos homologados: son aquellos periodos que aunque han
sufrido cambios en la estructura de la base de datos, estn documentados,
actualizados y completos.
Con los responsables de la operacin estadstica se deben concertar los
bloques de informacin que se van a evaluar, esto porque existen bases de
datos robustas con ms de cinco millones de registros (5.000.000).
43

Condiciones para que las bases de datos sean incorporadas en la ICD.
Luego del proceso de evaluacin de la base de datos y si es el caso de

certificacin, las condiciones mnimas para su incorporacin a la Infraestructura
Colombiana de Datos (ICD) son las siguientes:
1. Identificar si la base de datos de la operacin estadstica cumple con la
calificacin de calidad para ser publicada en la ICD.
2. En el caso de que se tenga que implementar un plan de mejoramiento
sobre la base de datos de la operacin estadstica, se realizar el
seguimiento y acompaamiento hasta lograr que se cumpla con la
totalidad de las recomendaciones referentes a la integridad y consistencia
de la base de datos.
3. El responsable temtico de la operacin estadstica, deber indicar el
manejo de los campos vacos, en blanco o nulos que sern incorporados
en la ICD y/o acordar con la entidad productora el manejo adecuado de
los mismos de tal manera que se reporten cdigos que reflejen la
situacin real que ocurre con el campo (No aplica, No responde, No
disponible entre otros).
4. Despus de que el plan de mejoramiento se haya concluido, se proceder
a realizar una nueva evaluacin de la base de datos para verificar que
ya no existan los errores encontrados en las evaluaciones anteriores.
Si la base de datos ya no presenta los errores inicialmente encontrados, se
proceder a desarrollar las actividades necesarias para la integracin de la
operacin estadstica a la infraestructura colombiana de datos (ICD).
Productos obtenidos de la evaluacin

Informe
de evaluacin y concepto previo de certificacin
El informe de evaluacin de la calidad estadstica presentado por la Comisin de Expertos

Independientes CEI, tiene como objetivo exponer los resultados del proceso de
evaluacin. En ste, la CEI registra las principales caractersticas tcnicas de la operacin
evaluada, el alcance tcnico de la evaluacin realizada, los hallazgos positivos y
negativos evidenciados, las recomendaciones para el mejoramiento del proceso
estadstico y por ltimo, emiten el concepto previo de certificacin el cual puede ser
favorable o no, segn las fortalezas y/o debilidades que se evidenciaron en el proceso de
evaluacin de la operacin estadstica.
As mismo, si el concepto previo de certificacin emitido por la CEI no es favorable para la
certificacin de la operacin estadstica evaluada, dicha operacin no continua a la
44

siguiente etapa del proceso de aseguramiento de la calidad. Sin embargo, la CEI formula
un plan de mejoramiento y el DANE procede a realizar un acompaamiento a la entidad
productora de la operacin con el fin de que sta lleve a cabo la implementacin de dicho
plan.
Plan
de mejoramiento
El plan de mejoramiento es uno de los resultados de la etapa de evaluacin y se formula

para todas las operaciones estadsticas evaluadas. Este documento contiene las
recomendaciones realizadas por la CEI y las actividades a ser implementadas por los
responsables de las operaciones estadsticas, con el fin de fortalecer el proceso de
produccin de las mismas.
La formulacin del plan de mejoramiento inicia con la socializacin y validacin con los
responsables de la operacin estadstica, los hallazgos y recomendaciones,24 emitidos por
los expertos evaluadores. En esta socializacin se busca definir conjuntamente los
lineamientos sobre las actividades, acuerdos y compromisos que conllevan al
mejoramiento de la informacin estadstica producida y establecer el alcance de la
implementacin de las acciones de mejora.
Las acciones de mejora se enfocan al fortalecimiento de las debilidades evidenciadas por
la CEI de la operacin estadstica evaluada. As mismo, estas acciones estn
encaminadas al mejoramiento del proceso estadstico en cada una de sus etapas:
Planeacin y diseo: las recomendaciones estn orientadas en aspectos de

cobertura temtica y geogrfica, diseo de instrumentos y herramientas de
recoleccin y procesamiento, actividades para identificar las necesidades de los
principales usuarios, periodicidades, adopcin de estndares25 nacionales e
internacionales, documentacin del diseo estadstico, manuales, guas,
protocolos, entre otros.
Ejecucin: las recomendaciones se dirigen hacia el proceso logstico de la

recoleccin de los datos, validacin, procesamiento y controles de calidad del
proceso. En esta etapa son fundamentales las guas, manuales y dems
documentacin metodolgica del proceso de la operacin estadstica.
Anlisis: fortalecimiento de la pertinencia del anlisis de la informacin,

realizado por la entidad teniendo en cuenta el contexto temtico y las
necesidades de los principales usuarios.
24
Estas recomendaciones son emitidas por los expertos evaluadores y pueden ser generadas a partir de las
falencias encontradas en la produccin estadstica, corresponder a sugerencias dadas a partir de la
experticia y conocimientos de los evaluadores.
25
Nomenclaturas y clasificaciones, metodologas, buenas prcticas, documentacin de metainformacin,
conceptos, entre otros.
45

Difusin: las recomendaciones se formulan teniendo en cuenta los medios y

condiciones de acceso a los datos y metadatos, la disponibilidad de la
informacin, la puntualidad y claridad para los usuarios de la informacin
difundida.
En el caso de las operaciones estadsticas con procesos tercerizados, la formulacin del

plan de mejoramiento se realiza con el productor responsable de dichas operaciones y
ste, ser el encargado de ejecutar el control de la implementacin de las acciones de
mejora que le correspondan a la entidad responsable del proceso tercerizado. En el
grfico 4, se presentan los insumos, actividades y productos de la etapa de evaluacin.
Grfico 4. Etapa de evaluacin. 2011
INSUMOS
Evaluacin
Formulario nico
diligenciado.
Documentacin de soporte
acopiada
Muestra de la base de datos
Metodologas, manuales,
instructivos, modelos entidad
relacin , reglas de validacin
y diccionario de datos.
PRODUCTOS
Cumplimiento de los
requisitos de calidad
Medicin
de calidad:
Calificacin
Informe:
Anlisis de
expertos
Matriz de calificacin
diligenciada
Informe de evaluacin
expertos:
concepto
previo de certificacin
Plan de mejoramiento
formalizado.
Formulacin del Plan

de Mejoramiento
3.3.4 Certificacin
Esta etapa tiene como objetivo certificar las operaciones estadsticas que obtengan el
concepto favorable para la certificacin emitido por la CEI, a partir de la evaluacin de
calidad realizada. Los productos generados en la etapa de evaluacin, dados por el
informe de evaluacin, la medicin del nivel de cumplimiento de los requisitos de calidad
en la matriz de calificacin y los planes de mejoramiento, son presentados ante el comit
certificador del DANE para la aprobacin del concepto previo de certificacin. Este comit
se encarga de:
46

Aclarar dudas con entrevistas personales a los miembros de la CEI, si se requiere

complementar la informacin.
Emitir el concepto de aprobacin de la evaluacin por parte de la comisin de
expertos para cada operacin estadstica.
Tomar la decisin final de certificar la calidad de la operacin estadstica evaluada,
quien en su criterio adoptar o no el concepto de certificacin y el grado propuesto
por la CEI.
Una vez, el comit interno aprueba el concepto de certificacin por parte de la CEI, el
equipo base gestiona ante la direccin del DANE el trmite del registro de calidad y la
elaboracin de los certificados para las operaciones estadsticas evaluadas.
Tipos de certificacin
Dentro del proceso se contemplan tres tipos de certificacin los cuales se presentan en la
siguiente tabla.
Tipo de
certificacin
Vigencia de
certificacin
A Excelente
Tres aos
B Bueno
Dos aos
C - Aceptable
Un ao
Certificacin tipo A
Esta es la categora ms alta de certificacin y se otorga cuando una operacin
estadstica ha sido evaluada y obtiene como resultado un puntaje de cumplimiento de los
requisitos de calidad entre 91 y 100 puntos (siendo 100 el puntaje mximo). La vigencia
de esta certificacin es de tres aos a partir de la expedicin del certificado y reconoce
que la operacin estadstica tiene una calidad estadstica excelente.
Esta certificacin implica que la operacin estadstica obtiene el sello de estadstica
oficial; y, asimismo, que se har un acompaamiento inmediato del DANE para preparar
la base de datos de la operacin para ser incorporada a la Infraestructura Colombiana de
Datos ICD.
De igual manera, la certificacin tipo A contiene una serie de obligaciones que consisten
en mantener las condiciones metodolgicas y de calidad bajo las cuales se produce la
operacin estadstica, informar oportunamente al DANE sobre los cambios presentados
en el proceso estadstico, y, en el corto y mediano plazo (no ms de tres aos),
implementar las acciones de mejoramiento a que haya lugar, segn el plan de
mejoramiento establecido.
47

Certificacin tipo B
Esta certificacin es otorgada cuando una operacin estadstica ha sido evaluada y
obtiene como resultado un puntaje de cumplimiento de los requisitos de calidad entre 81
y 90 puntos. Este tipo de certificacin reconoce que la operacin tiene una calidad
estadstica buena y su vigencia es de dos aos.
El tipo B de certificacin implica que la operacin estadstica obtiene el sello de
estadstica oficial, sujeto a la implementacin de mejoras de impacto medio; y, asimismo,
que se realizar un acompaamiento del DANE en la definicin de reglas de validacin de
la base de datos de la operacin estadstica, con el fin de prepararla para ser incorporada
a la ICD en un plazo no superior a tres meses.
Las obligaciones que conlleva recibir este tipo de certificacin corresponden a mejorar las
condiciones metodolgicas y de calidad bajo las cuales se produce la operacin
estadstica, a travs de la implementacin del plan de mejoramiento en un plazo no mayor
a dos aos, e informar oportunamente al DANE sobre los cambios presentados en el
proceso estadstico.
Certificacin tipo C
Esta es la categora ms baja de certificacin y se otorga cuando una operacin
estadstica ha sido evaluada y obtiene como resultado un puntaje de cumplimiento de los
requisitos de calidad entre 71 y 80 puntos. La vigencia de esta certificacin es de un ao
a partir de la expedicin del certificado y reconoce que la operacin estadstica tiene una
calidad estadstica aceptable.
Con la certificacin tipo C la operacin estadstica obtiene el sello de estadstica oficial,
sujeto a la implementacin, en un plazo inferior a un ao, de mejoras de alto impacto;
asimismo, se realizar un acompaamiento del DANE para el fortalecimiento de la base
de datos a travs de la documentacin e implementacin de nuevas reglas de validacin
sobre las variables de alto impacto, y ,posteriormente, se evala y validan las mejoras
de la base de datos para proceder a la preparacin de sta, para ser incorporada a la ICD
en un plazo no superior a seis meses.
Este tipo de certificacin implica una serie de obligaciones que consisten en mejorar las
condiciones metodolgicas y de calidad bajo las cuales se produce la operacin
estadstica, a travs de la implementacin del plan de mejoramiento en un plazo no
superior a un ao (las acciones de mejoramiento son de alto impacto y por lo tanto su
realizacin es de pronto cumplimiento), e informar oportunamente al DANE sobre los
cambios presentados en el proceso estadstico.
El certificado est sustentado por el registro de calidad del DANE, el cual documenta los
siguientes acuerdos, ratificados adems en la resolucin 691 proferida por el DANE el 24
de mayo de 2011:
48

La base de datos certificada, ser incorporada a la Infraestructura Colombiana de

Datos ICD.
Dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de expedicin de la

certificacin y de acuerdo con la periodicidad de difusin de la operacin
estadstica, la entidad productora, debe acordar con el DANE las variables a
integrar y difundir en la Infraestructura Colombiana de Datos - ICD; as como la
periodicidad y el mecanismo de acceso a la base de datos con su respectivo
diccionario de datos, modelo entidad relacin y reglas de validacin lgicas o de
consistencia para las variables que lo requieran.
La entidad productora reportar oportunamente al DANE, los cambios efectuados

a la base de datos con respecto a su estructura y contenido; as como los
concernientes al proceso estadstico de la operacin en mencin. Igualmente
deber cumplir con la implementacin de las recomendaciones de la Comisin de
Expertos Independientes CEI, en los plazos establecidos en el plan de
mejoramiento.
Por ltimo, es importante resaltar que una vez vencida la certificacin otorgada, la entidad
productora deber iniciar una nueva evaluacin de la calidad estadstica de la operacin,
atendiendo las actualizaciones metodolgicas que se hayan realizado en dicho momento.
La renovacin de esta certificacin se har previa comunicacin de la parte interesada
con seis (6) meses de antelacin a la fecha de vencimiento. En el grfico 5, se presentan
los insumos, actividades y productos de la etapa de certificacin.
Grfico 5. Etapa de certificacin. 2011
INSUMOS
PRODUCTOS
Informe de evaluacin
expertos: concepto previo
de certificacin
Plan de mejoramiento
formalizado.
Co mi t de certificaci n
Certificacin
Certificacin
Registro de certificado
Compromisos
Revisin y validacin
del concepto previo de
certificacin expertos.
Aprobacin del
concepto de
certificacin
LA BASE DE DATOS
SE INTEGRA EN
LA ICD
49

3.3.5 Seguimiento integral

El seguimiento en las operaciones estadsticas certificadas se realiza con el fin de verificar
y evaluar el cumplimiento de los estndares del Sistema Estadstico Nacional - SEN y de
las acciones establecidas en el plan de mejoramiento, propuestas por la CEI. Esta etapa
se desarrolla en dos fases:
La primera es la verificacin, la cual inicia con la recoleccin de evidencias que sustentan
la calidad de la implementacin de los estndares y de las acciones de mejora
consignadas dentro del plan de mejoramiento, teniendo en cuenta las fechas
establecidas. Para realizar este proceso se utiliza el formato de Registro de entrega de
evidencias - seguimiento26 (Anexo H), en donde se lleva el control de la documentacin
fsica y digital de los soportes entregados por parte de los responsables de la operacin
estadstica.
La segunda fase consiste en la evaluacin del mejoramiento de la calidad de las
operaciones estadsticas, la cual se realiza a partir de los resultados y evidencias
obtenidas durante la verificacin. En esta fase, se determina si los estndares del SEN
fueron adoptados correctamente y si las metas y productos esperados en el plan de
mejoramiento fueron alcanzados. La documentacin de la evaluacin del mejoramiento,
se realiza por medio del Formato para la documentacin y control del seguimiento27
(Anexo I), el cual permite registrar el nivel del cumplimiento de las acciones de mejora
formalizadas en el plan.
Por ltimo, se elabora un informe en donde se registra el proceso realizado durante el
seguimiento, el nivel de cumplimiento por parte de los responsables de la operacin
estadstica en la implementacin del plan de mejoramiento, la evaluacin del impacto de
la implementacin de las acciones de mejora en la calidad de la operacin estadstica y
las nuevas recomendaciones que permitan continuar con el mejoramiento de la calidad.
26
27
El Registro de entrega de evidencias - seguimiento hace parte de los documentos de trabajo.

El Formato para la documentacin y control del seguimiento hace parte de los documentos de trabajo.
50

Grfico 6. Etapa de seguimiento integral. 2011
INSUMOS
Seguimiento
integral
PRODUCTOS
Verificacin y
evaluacin de:
Certificacin
Registro del
certificado de calidad
Compromisos
Implementacin
de estndares
Implementacin
del plan de
mejoramiento
Buenas Prcticas
PAD
Metodologas
Conceptos
Nomenclaturas y
Clasificaciones
OE certificadas con
mejoramiento
continuo en la
calidad estadstica
Actividades para
el fortalecimiento
estadstico
51

4. DOCUMENTACIN RELACIONADA
A continuacin se relacionan los documentos de trabajo que soportan el desarrollo del
proceso de aseguramiento y se describe brevemente su objetivo y utilidad.
1.
Autores y evaluacin de la Calidad: el documento presenta los postulados,

conceptos, filosofas y aportes de los autores ms representativos en el tema de
calidad. Da a conocer la evolucin de la calidad, los trminos asociados
2.
Formulario registros: es el instrumento diseado para recolectar informacin, de

operaciones estadsticas realizadas mediante registros administrativos con fines
estadsticos.
3.
Formulario muestras: es el instrumento diseado para recolectar informacin,

de operaciones estadsticas realizadas mediante muestreo.
4.
Formulario censos: es el instrumento diseado para recolectar informacin, de

operaciones estadsticas realizadas mediante censo.
5.
Manual de diligenciamiento registros: proporciona las instrucciones para el

correcto diligenciamiento del formulario de registros.
6.
Manual de diligenciamiento muestras: proporciona las instrucciones para el

correcto diligenciamiento del formulario de muestras.
7.
Manual de diligenciamiento censos: proporciona las instrucciones para el

correcto diligenciamiento del formulario de censos.
8.
Gua de evaluacin y calificacin: presenta de manera precisa las instrucciones

y actividades a desarrollar para la correcta evaluacin de una operacin
estadstica, en este caso la metodologa de evaluacin es igual para las
operaciones realizadas mediante muestreo y registros administrativos con fines
estadsticos. El manual de evaluacin est dirigido al experto evaluador, que
basado en la documentacin de la operacin estadstica y la recoleccin de
informacin realizada mediante el Formulario de caractersticas tcnicas, realiza
una verificacin del estado de la calidad, apoyado en el instrumento diseado
para tal fin: la matriz de calificacin, la cual orienta y gua sobre los aspectos
que son evaluados, definidos como requisitos de calidad y el procedimiento a
seguir.
9.
Requisitos de calidad registros: son las condiciones de calidad establecidas

para evaluar el nivel de calidad del proceso estadstico de las operaciones
realizadas mediante registros administrativos con fines estadsticos.
10.
Requisitos de calidad muestras: son las condiciones de calidad establecidas

para evaluar el nivel de calidad del proceso estadstico de las operaciones
realizadas mediante muestreo.
52

11.
Requisitos de calidad censos: son las condiciones de calidad establecidas para

evaluar el nivel de calidad del proceso estadstico de las operaciones realizadas
mediante censos.
12.
Matriz de calificacin registros: es el instrumento diseado para evaluar las

operaciones estadsticas realizadas registros administrativos con fines
estadsticos, de acuerdo a los requisitos de calidad establecidos. Las
instrucciones sobre su diligenciamiento, se encuentran de forma precisa en el
manual de evaluacin y calificacin.
13.
Matriz de calificacin muestras: es el instrumento diseado para evaluar las

operaciones estadsticas realizadas mediante muestreo, de acuerdo a los
requisitos de calidad establecidos. Las instrucciones sobre su diligenciamiento,
se encuentran de forma precisa en el manual de evaluacin y calificacin.
14.
Matriz de calificacin censo: es el instrumento diseado para evaluar las

operaciones estadsticas realizadas mediante censo, de acuerdo a los
requisitos de calidad establecidos. Las instrucciones sobre su diligenciamiento,
se encuentran de forma precisa en el manual de evaluacin y calificacin.
15.
Gua para la documentacin y evaluacin de la base de datos: el alcance de

esta gua es describir las actividades que se desarrollan para la recoleccin,
documentacin y evaluacin de la base de datos de la Operacin Estadstica.
La calidad de las bases de datos se observa desde dos perspectivas: el entorno
de los sistemas de informacin o soporte tecnolgico que maneja la operacin
estadstica y la calidad de los datos. Los criterios de calidad asociados al
entorno de los sistemas de informacin son: seguridad, desempeo,
disponibilidad y recuperabilidad de la base de datos. Los criterios de calidad
asociados a la calidad de los datos son: la documentacin de la base de datos y
la integridad y consistencia del dato.
16.
Registro de solicitud de documentos: es una matriz en excel en la cual se

relaciona la documentacin entregada por los responsables de la operacin
estadstica a evaluar. Este documento permite evidenciar los faltantes de
informacin.
17.
Formato de control al operativo: es una matriz en excel para documentar el

proceso de crtica al formulario de recoleccin de informacin (despus de su
aplicacin) y hacer seguimiento al proceso de recoleccin para lograr mayor
control.
18.
Gua para formulacin del plan de mejoramiento: este documento est dirigido a
la CEI, con el fin de proporcionarles elementos para la formulacin del plan de
mejoramiento el cual consolida recomendaciones para que el productor de la
operacin estadstica lleve a cabo su implementacin.
53

19.
Registro de entrega de evidencias-seguimiento: es un formato diseado para el

proceso de verificacin. En este formato se relaciona la entrega de
documentacin que soporta las acciones implementadas.
20.
Formato para la documentacin y control del seguimiento: es un formato

diseado para el proceso de verificacin. Despus de formulado el plan de
mejoramiento, se registra en este formato el cumplimiento de las actividades.
21.
Gua para la elaboracin del informe de evaluacin: proporciona al evaluador

las instrucciones para presentar el informe final de evaluacin.
54

GLOSARIO
Aseguramiento de la calidad. Conjunto de acciones sistemticas que conducen a que el
proceso de produccin de una operacin estadstica cumpla con determinados requisitos
de calidad, adaptados y/o adoptados de estndares nacionales e internacionales, los
cuales son verificados y validados por el DANE, para mantener o elevar la calidad de las
estadsticas, garantizando as una mejora continua que permita a las entidades
productoras de estadsticas generar confianza en los usuarios 28.
Base de datos. Es un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o
estructurada. Un archivo por s mismo no constituye una base de datos, sino ms bien la
forma en que est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Otro
concepto de Bases de Datos; coleccin de datos organizada para dar servicio a muchas
aplicaciones al mismo tiempo al combinar los datos de manera que aparezcan estar en
una sola ubicacin.
La funcin bsica de una base de datos es permitir el
almacenamiento y la recuperacin de la informacin necesaria para la toma de
decisiones.
Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.
Nota 1. El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de adjetivos tales como pobre,
buena o excelente.
Nota 2. "Inherente", en contraposicin a "asignado", significa que existe en algo,
especialmente como una caracterstica permanente29.
Censo. Procedimiento estadstico mediante el cual se investiga la totalidad del universo

de estudio30.
Certificacin. A partir del resultado de la evaluacin realizada por la comisin de

expertos independientes, en la que se revisa el cumplimiento de requisitos de calidad, en
relacin con el entorno, proceso estadstico y base de datos de la operacin estadstica, el
28
Algunas definiciones no tienen notas a pie de pgina ya que fueron generadas por el grupo tcnico de
aseguramiento de la calidad de la informacin estadstica.
29
Norma Internacional ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
Traduccin certificada. Ginebra, Suiza.
30
Definicin utilizada por el DANE, basada en la definicin dada por la Comisin Econmica para Europa de
las Naciones Unidas (UNECE), """"Terminology on Statistical Metadata"""", Conference of European
Statisticians Statistical Standards and Studies, No. 53, Geneva, 2000, censo: Una encuesta realizada en el
conjunto de la observacin de objetos pertenecientes a una determinada poblacin o universo.
55

comit de certificacin del DANE, emite un concepto de certificacin de acuerdo con el

nivel de cumplimiento de dichos los criterios.
Certificacin de calidad estadstica. Validacin realizada por el DANE, mediante la cual
se respalda que el proceso de produccin de una operacin estadstica cumple con los
requisitos de calidad establecidos.
Encuesta. Es el mtodo estadstico por el cual se investiga y analiza un fenmeno,
mediante la seleccin de una muestra, para luego inferir sobre el total de la poblacin.
Esta puede ser de dos tipos:
Por muestreo probabilstico: mtodo estadstico especfico de seleccin de

muestra, que cumple las siguientes condiciones: - Se puede definir el conjunto de
muestras posibles que se deriven del proceso de seleccin propuesto. -A cada
muestra posible le corresponde una probabilidad de seleccin conocida. -El
proceso de seleccin garantiza que todo elemento del universo tiene una
probabilidad positiva, diferente de cero, de ser incluida en una muestra. -El
proceso de seleccin propuesto consiste en un mecanismo aleatorio que cada
muestra recibe exactamente la probabilidad de ser seleccionada.
Por muestreo no probabilstico: mtodo estadstico especfico de seleccin de

muestra donde las unidades de la muestra tienen una probabilidad desconocida de
ser seleccionadas y donde algunas unidades de la poblacin objetivo pueden no
tener ninguna probabilidad de ser seleccionadas en la muestra31.
Estadstica Estratgica. Es aquella incluida en el Plan Estratgico Nacional de

Estadsticas PENDES, producida por el DANE y dems instituciones de carcter
gubernamental, en desarrollo de su misin institucional, generada a travs de la
aplicacin de metodologas, normas, estndares y procesos de carcter estadstico
(censos, encuestas, registros administrativos y estadstica derivada) y cientfico; requerida
para el diseo, formulacin, seguimiento y evaluacin de polticas, planes, programas y
para la toma de decisiones concernientes al desarrollo social, econmico, medio
ambiental, demogrfico y tecnolgico del pas.
Eurostat. Oficina de estadstica de la comunidad europea
Evidencias. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son
pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables32.
Evaluacin. Se analiza la informacin recolectada y la documentacin acopiada de las
operaciones estadsticas, con el propsito de establecer el grado de cumplimiento de los
31
Fuente: DANE. Sistema Estadstico Nacional SEN. Estandarizacin de Conceptos. Ao 2010.

http://190.25.231.249/aplicativos/sen.
32
Norma Internacional ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
Traduccin certificada. Ginebra, Suiza.
56

requisitos de calidad, y de formular un plan de mejoramiento de la calidad estadstica de

las estas operaciones.
Experto. Persona designada para aportar conocimientos especficos o pericia respecto a
la experiencia demostrada.
Gestor de bases de datos. Es un sistema de gestin de bases de datos (en ingls

database management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muy especfico,
dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la
utilizan. Los ms conocidos comercialmente son: Oracle, Sybase, SQLServer, Informix y
Mysql.
Hallazgos. Resultados de la evaluacin de la auditoria recopilada frente a los criterios de

la auditoria33.
Herramientas informticas para anlisis estadstico. Es un software especfico para la
explotacin de la informacin estadstica, generalmente est basado en anlisis
predictivo. Aunque hay muchas herramientas en el mercado con estas caractersticas las
ms comunes son: IBM SPSS Statistics, SAS, EViews, GAUSS y LIMDEP.
Mejora continua. El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican

oportunidades para la mejora. Es un proceso continuo a travs del uso de los hallazgos
de la auditora, las conclusiones de la auditora, el anlisis de los datos, la revisin por la
direccin u otros medios, y generalmente conduce a la accin correctiva y preventiva34.
Operacin estadstica. Conjunto de actividades que partiendo de una recogida de datos
individuales conduce a la presentacin de resultados agregados en forma de tablas o de
ndices. Los datos individuales pueden recogerse: - Directamente de las unidades
informantes mediante un cuestionario o juego de cuestionarios que se procesan
conjuntamente; - Mediante la observacin de los hechos sobre un determinado fenmeno,
y - a travs de un determinado registro o archivo creado con fines distintos a los
estadsticos35.
PENDES. Plan Estratgico Nacional de Estadsticas.
Registros administrativos con fines estadsticos. El concepto de registro
administrativo que utiliza el DANE, fue adaptado a partir de definiciones propuestas por la
Comisin Estadstica de la Amricas (CEPAL), el cual se refiere a todo registro resultante
33
IBID.
IBID
35
Fuente: DANE. Sistema Estadstico Nacional SEN. Estandarizacin de Conceptos. Ao 2010.
http://190.25.231.249/aplicativos/sen.
34
57

de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la

administracin de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimiento de
obligaciones legales de la sociedad; y la del Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e
Informtica de Mxico (INEGI), el cual se entiende como una serie de datos sobre un
hecho, evento, suceso o accin sujeto a regulacin o control que recaba una oficina del
sector pblico como parte de su funcin. La definicin adaptada de registro administrativo
es la siguiente:
Serie de datos sobre una accin sujeta a regulacin o control obtenidas por una entidad
pblica o privada como parte de su funcin y que resulta de necesidades fiscales,
tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administracin de los programas
de gobierno o para fiscalizar el cumplimiento de obligaciones legales de la sociedad
(CEA-II, CEPAL 2003, INEGI 2004).
Reglas de validacin. son aquellas que prueban la integridad y consistencia de los
datos. Los modelos de datos, cuando existen, ayudan a localizar dichas reglas. Las reglas
de validacin se pueden utilizar para evaluar la calidad de los datos y/o, para filtrarlos y/o,
para corregirlos.
Clasificacin de las reglas de validacin.
Reglas de Identidad
Reglas de Integridad Referencial
Reglas de Cardinalidad
Reglas de Herencia
Reglas de Relaciones Dependientes
Reglas de Dominio
Reglas de Atributos Dependientes
Requisitos de calidad. Conjunto de propiedades establecidas por organismos
internacionales que han sido adaptadas y/o adoptadas por el DANE para evaluar el nivel
de calidad del proceso de produccin de una operacin estadstica.
Seguimiento. Se realiza un acompaamiento y se verifica y evala la implementacin de
las acciones sugeridas en el plan de mejoramiento.
58

BIBLIOGRAFA
DIVISIN ESTADSTICA DE LAS NACIONES UNIDAS
Fundamentales de las Estadsticas Oficiales. En:
http://unstats.un.org/unsd/methods/statorg/FP-Spanish.htm
UNSD.
Principios
EUROSTAT. Development of a Self Assessment Programme DESAP.2007

EUROSTAT. Handbook on data quality assessment methods and Tools. European
Commission, Wiesbaden, 2007.
FONDO MONETARIO INTERNACIONAL FMI. Marco para Evaluar la Calidad de las
Cuentas Nacionales MECAD. Julio de 2003.
INE DE CHILE. Dimensiones de la Calidad segn OECD y EUROSTAT. No. 4.
Noviembre de 2007.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN
ICONTEC. Una introduccin bsica a la planificacin y realizacin de auditoras de
sistemas de gestin en las organizaciones. Traduccin al espaol realizada por
ICONTEC, autorizada por Standards Australia. Bogota D.C., Colombia, 2003.
ISO. Norma Internacional ISO 19011: Directrices para la auditoria de los sistemas de
gestin de la calidad y/o ambiental. Ginebra, Suiza: Derechos reservados de la ISO,
2002.
ISO. Norma Internacional ISO 20252: Mercado, opinin e investigacin social
Vocabulario y requisitos de servicio. Ginebra, Suiza: Derechos reservados de la ISO,
2006.
NACIONES UNIDAS, CEPAL. Registros administrativos, calidad de los datos y
credibilidad pblica: presentacin y debate de los temas sustantivos de la segunda
reunin de la Conferencia estadstica de las Amricas de la CEPAL. Impreso en
Naciones Unidas, Santiago de Chile, 2003.
Norma Internacional ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario. Traduccin certificada. Ginebra, Suiza.
Organisation for Economic Cooperation and Development OECD. Quality framework
and guidelines for OECD statistical activities. Versin 1. 2003
REINO UNIDO Code of Practice for Official Statistics, UK Statistics Authority, January
2009.
59

STATISTICS CANADA. Statistics Canadas Quality Assurance Framework. Ontario:

Minister of Industry, 2002.
60

Assurance Quality Methodology

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Departamento Administrativo

Direccin de Regulacin, Planeacin,

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA

ALFREDO VARGAS ABAD

EDUARDO EFRAIN FREIRE DELGADO

Bogot, D.C. 2011

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Director Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

mejoramiento de la informacin estadstica, garantizando as la aplicacin de estndares

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

El proyecto propone un plan de accin a travs de cinco objetivos estratgicos.

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

estadstica, lo cual ha permitido generar mejoras en el proceso de certificacin,

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

2.1.2 Objetivos especficos

Evaluar, la calidad de las operaciones estadsticas seleccionadas para establecer el

Establecer los mecanismos de control y seguimiento peridico a las operaciones

2.2 MARCO DE REFERENCIA

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

OCDE y la Oficina de Estadsticas de la Organizacin de las Naciones Unidas, as como

GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS DATOS EN UN ORGANISMO ESTADSTICO. Segunda reunin de la

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Exactitud: equivale al grado de correccin con el que la informacin estadstica describe

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Finalmente, en el proceso de aseguramiento de la calidad estadstica, se entiende por

2.2.2 Referentes Internacionales

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Datos (NEDD) y al Sistema General de Divulgacin de Datos (SGDD), el cual tiene un

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Documentacin contextual sobre el producto

Una vez finalizado el proceso de evaluacin se presentan los resultados a la Comisin de

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Si las estadsticas que se evalan no clasifican como estadsticas de calidad, se indican

2.3 DISEO DE INSTRUMENTOS

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

La estructura de los formularios presenta preguntas cerradas y abiertas; en las cerradas

Marco normativo: identifica la fundamentacin legal para la produccin de la

Compromiso de calidad: identifica los controles (Auditoras internas,

Recursos: en esta seccin se evalan los recursos humanos, tecnolgicos,

Mdulo IV. Proceso estadstico

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

verificacin (Check List), para conocer la calidad en el desarrollo de las actividades y

Planeacin: identifica los principales usuarios de la informacin estadstica e indaga

Generalidades del sistema: indaga sobre el desarrollo e implementacin del

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

2.3.1.2. Matriz de calificacin

Formato para la documentacin y control del seguimiento.

El Formato para la documentacin y control del seguimiento es la hoja de trabajo que se

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

Resultados esperados: registra cuales son los resultados esperados luego de

El registro de evidencias tiene como objetivo controlar el soporte documental y dems

Aseguramiento de la Calidad de la Informacin Estadstica

3.PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN

3.1 EQUIPO DE TRABAJO