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Comprensin SharePoint
LO QUE aprender EN ESTE CAPTULO:

las diferencias entre las versiones del producto SharePoint

escenarios comunes de uso para SharePoint

Un resumen de las principales caractersticas y conceptos SharePoint

El objetivo de este libro es proporcionar al cliente con experiencia en el uso las

herramientas y las caractersticas de SharePoint en una forma que le permite
crear y desarrollar potentes soluciones empresariales sin cdigo dentro de
SharePoint. Una parte importante de la comprensin sobre la mejor forma de
administrar y utilizar SharePoint de un usuario final, trabajador de la
informacin, programador o perspectiva, pro es la primera en comprender las
principales funciones del producto y la manera en que pueden satisfacer sus
nicos de la organizacin y necesidades especficas de su empresa. En este
sentido, este captulo se presentan las caractersticas interesantes y de las
capacidades de Microsoft Las Tecnologas de SharePoint. Con ella, puedes
aprender a poner la plataforma al servicio de su organizacin para crear
soluciones empresariales escalables. En este captulo, se obtiene una visin
general de cmo se utiliza SharePoint y ganar una comprensin de las
diferentes combinaciones de licencias y configuracin disponibles dentro de su
entorno.

COMPRENSIN PORTALES
Antes de iniciar la creacin de las tareas tcnicas relacionadas con la gestin y
trabajar con contenido de SharePoint, es importante conocer el objetivo de
escenarios de uso comn de la tecnologa. Del poder que se asocia con las
soluciones de SharePoint est directamente relacionada con la capacidad de

las organizaciones para adaptar las soluciones a sus necesidades. SharePoint

ofrece muchas cosas, en muchos formatos diferentes. A pesar de que Microsoft
proporciona un alto nivel de sentido, es realmente a la organizacin interna
para crear una estructura de la solucin que se ajuste a sus necesidades
especficas.
A un nivel alto, SharePoint es una solucin que ofrece las caractersticas y
capacidades para ayudar a las organizaciones realizar las siguientes tareas:

Compartir

Organizar

Descubrir

Construir

Administrar

SharePoint permite a las organizaciones a construir soluciones concretas que

gua a los usuarios sus comportamientos deseados. Creando soluciones para
proporcionar opciones alternativas para compartir y colaborar en los datos, las
organizaciones pueden mejorar la satisfaccin del usuario y aumentar la
productividad. En esta edad de la consumerizacin de las TI, los usuarios
esperan de forma rpida, sencilla y eficiente uso de la tecnologa en un
autoservicio de moda para resolver las necesidades que se plantean. Cuando
se implementa dentro de una organizacin, SharePoint ofrece una plataforma
que satisface esta necesidad. Pero, como toda buena tecnologa, sin una
comprensin de lo que puede hacer y cmo utilizar mejor las caractersticas,
las cosas a menudo no son utilizados en toda su potencialidad. Mediante la
lectura de este libro, usted tendr una comprensin de las funciones bsicas
disponibles y se preparan con muchas herramientas para empezar a crear
potentes y eficaces soluciones de negocios.

Ya que SharePoint es uno de los principales portales de tecnologa de la

industria, comenzamos con una revisin de tecnologas de portal, seguida de
algunas razones por las que las organizaciones comunes de este tipo de
soluciones. Con el marco establecido, continuaremos con una discusin de las
diferentes versiones de SharePoint y cmo se diferencian de los dems. A
continuacin, se proporciona una descripcin de alto nivel de algunos de los
principales componentes de SharePoint. Este resumen le dar una muestra de
lo que est por venir en el resto del libro.

Qu es tecnologa Portal?

Un portal corporativo es un portal a travs del cual los miembros pueden

acceder a informacin de la empresa y, si est configurado correctamente,
debe ser el primer lugar un empleado va a tener acceso a nada de importancia.
Portales difieren de los sitios web en que se han hecho a la medida
especficamente para cada organizacin. En muchos casos, un portal puede en
realidad consistir de numerosos sitios web, con la informacin almacenada
directamente en esos lugares o en otros sistemas, como los recursos
compartidos de archivos, aplicaciones de negocio, o Internet. Esto permite que
el portal de la ubicacin central los usuarios pueden visitar para encontrar
informacin independientemente de su lugar de almacenamiento. Porque
tomar decisiones informadas sobre las decisiones de la empresa es un factor
clave para convertirse en un xito y el resto, es importante que la informacin
de un portal seguro, hasta la fecha, y que sea fcilmente accesible. Porque una
empresa de mercado puede abarcar el mundo, tambin debe tener la
informacin que refleje las necesidades de los empleados de varias regiones
especficas.

Como ejemplo, considere un nuevo empleado que acaba de unirse a una

organizacin. Adems de aprender sus nuevas responsabilidades en el trabajo,
el empleado debe ponerse al da en los diversos procesos de la empresa y
polticas. Un buen portal debe proveer a toda la empresa y obtener informacin
sobre la poltica que el empleado necesita para su revisin, as como enlaces a
todos los sistemas de informacin y sitios web y que las necesidades de los
empleados para hacer su trabajo. Informacin debe ser almacenada en fcil de
explorar lugares, basados en el asunto o tema. En situaciones en las que la
ubicacin de un documento o informacin no es obvia, el empleado debe ser
capaz de escribir las palabras en un cuadro de bsqueda y recibir sugerencias.
El empleado debe tambin ser capaz de compartir la informacin con otros. En
muchos sentidos, un buen portal debe actuar como una tabla de contenido de
toda la informacin y pginas web relacionadas con el tema o una
organizacin.

En resumen, tecnologa portal proporciona los medios para que los usuarios
compartan y consuman informacin desde una ubicacin central. Aunque esto
puede significar que todos los datos vivan dentro de una sola aplicacin de
portal, adems, es muy probable que los datos se distribuyen a lo largo de
muchos sistemas y soluciones; las tecnologas de portal son simplemente una
forma de simplificar el acceso a los datos.

Por qu las organizaciones invierten en tecnologas de

Portal?

La siguiente lista proporciona slo algunas de las razones por las que muchas
empresas optan por invertir en tecnologas de portal:

Los usuarios se han acostumbrado a trabajar con la tecnologa y, en

muchos casos, esperar a tener acceso a simple, de fcil acceso y fcil de
utilizar herramientas para encontrar y hacer su trabajo. Porque sus vidas
personales incluyen muchas de estas tecnologas, la expectativa de que su
trabajo se utilizan las mismas tecnologas es muy alta.

La adopcin de la web y de tecnologas relacionadas con la web,

tecnologas de portal una eleccin obvia. Portal porque las tecnologas estn
basadas en la web, los responsables de tomar decisiones pueden acceder a
informacin importante a travs de la Internet, con independencia de dnde se
encuentren.

Tecnologas de portales permiten que los trabajadores de la informacin

para manejar tareas del da a da desde un solo punto de partida, mientras que
antes las cosas estaban repartidos en varios sitios y aplicaciones.

Con importantes iniciativas normativas, como la Ley Sarbanes-Oxley , las

organizaciones estn utilizando tecnologas de portal para asegurarse de que
una pista de auditora se mantiene en documentos importantes y que siguen
siendo compatibles con los procesos de negocio.

El recurso compartido de archivos de criterio utilizado anteriormente

para almacenar la mayor parte de la informacin depende en gran medida de
las costumbres y los hbitos de la persona que crea. Tecnologas de Portal
almacenar y compartir informacin sobre la base de la estructura de la
organizacin, lo que hace que sean fciles de utilizar para cada uno en la
organizacin. Esta estructura se traduce en productividad aumenta porque los
trabajadores pueden ms fcilmente localizar y recuperar informacin.

Tecnologas de portales estn diseados para adaptarse a una

organizacin, que ofrece un modelo que crecer a medida que crece la
empresa.

A pesar de que una empresa puede ser tentado por el ltimo y mejor
sistema de gestin de la informacin, la mayora de las organizaciones tienen
sistemas heredados y las fuentes de datos como los recursos compartidos de
archivos, bases de datos o aplicaciones empresariales. Puede masajear
tecnologas de portal para que se integran con estos sistemas, lo que facilita
minera de datos o la migracin.

QU ES SHAREPOINT?
SharePoint es una de las principales tecnologas de portal. Muchas
organizaciones implementan SharePoint para satisfacer las necesidades que se

ha indicado en la seccin anterior. Parte de la familia Microsoft Office,

SharePoint ofrece un escalable y ampliable, personalizable y solucin de portal
para organizaciones de cualquier tamao. SharePoint consta de las
herramientas y las tecnologas que admiten la colaboracin y el intercambio de
informacin dentro de los equipos, a travs de la empresa, y en la web. El
paquete total es un plat de formulario en el que puede construir aplicaciones
comerciales para ayudar a una mejor almacenar, compartir y administrar
informacin digital dentro de su organizacin. Debido a que se puede crear con
o sin cdigo, el paquete faculta a el usuario de empresa medio para crear,
implementar y administrar sitios web equipo, sin tener que depender de
recursos especializados, tales como los administradores de sistemas y
desarrolladores. Uso de listas, bibliotecas y elementos Web, puede transformar
equipo sitios web a aplicaciones de negocio basadas especficamente en torno
de la organizacin de los procesos de negocio ms eficientes.
SharePoint es disponible para las organizaciones en dos formas principales:

Implementacin de SharePoint On-Premise : Con una implementacin en las

instalaciones de la organizacin crea, configura y gestiona su propio entorno de
SharePoint. Esto se puede hacer uso de muchos enfoques diferentes, que
incluyen mantener su propio centro de datos o hosting dedicado en un centro
de datos externo asociado con un proveedor de servicios de hosting. El
componente principal de este tipo de entorno es que usted tiene el control
total del medio ambiente y pueden implementar soluciones personalizadas sin
moderacin.

Office SharePoint Suscripcin 365 : Oficina compartida 365 es un multi-tenant

hosting experiencia donde se ha suscrito a SharePoint services que se alojan y
mantenida por Microsoft en sus centros de datos. Se le da una serie de
directrices en todo espacio de almacenamiento y las opciones de desarrollo,
que deben seguir las personas dentro de su entorno. Los beneficios de este
acuerdo le permiten aprovechar, de forma rpida y sencilla las caractersticas
de SharePoint sin tener que contratar a la sobrecarga adicional de la gestin y
el mantenimiento un entorno dedicado.

Muchos diferentes necesidades de la organizacin de la eleccin entre las dos

opciones anteriores. Para determinar mejor cual es la mejor opcin para su
organizacin, es necesario determinar la corriente, as como las necesidades
futuras de la organizacin. Teniendo en cuenta estas necesidades, usted ser
capaz de determinar qu tipo de entorno que se necesita para el soporte y
mantenimiento. Una vez que usted sabe lo que usted necesita, usted puede
centrarse en la mejor manera de hacerlo. Algunas de las preguntas que se
deben considerar en esta etapa son los siguientes:

Qu nivel de control y separacin es necesaria para los datos de mi

entorno?


Qu tipos de acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los datos dentro de
mi organizacin?

Tenemos los recursos internos necesarios para apoyar el medio

ambiente?

Qu tipos de personalizaciones y cdigo personalizado tendr que ser

apoyada en nuestro entorno?

Estos, junto con otros factores, le ayudar a determinar cul es el mejor

enfoque para su organizacin. En muchos casos se trata de una distincin clara
en cuanto a qu camino tomar. En otros casos, un enfoque hbrido es a menudo
una opcin conveniente, lo que permite a los usuarios tener lo mejor de ambas
configuraciones.

Una vez que determine el tipo de implementacin que es lo mejor para usted,
usted tiene que determinar a qu nivel de licencias tendr que tener. Cada una
de las diferentes opciones de implementacin tienen diferentes opciones para
la obtencin de licencias, con lo que una eleccin de las diferentes
caractersticas que necesitar adquirir para su organizacin. Aunque este libro
se supone que se utiliza SharePoint Enterprise las funciones dentro de un
despliegue en las instalaciones, la siguiente seccin proporciona descripciones
y detalles de las diferentes opciones disponibles para usted.

LA COMPARACIN ENTRE LAS DIFERENTES VERSIONES

SHAREPOINT

Para SharePoint en las instalaciones de, usted tiene dos opciones para la
instalacin:

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013

Para Office 365, tambin se dispone de varias opciones, como se explica al

final de esta seccin.

Microsoft Windows SharePoint Services

Microsoft Windows SharePoint Services le ofrece la base funciones de
colaboracin que se incluyen dentro de SharePoint. Estas caractersticas son la
base necesaria para construir colaboracin estndar y soluciones de
comunicacin dentro de su organizacin. Las principales caractersticas de
SharePoint Foundation en torno gestin y colaboracin de documentos. La
siguiente lista describe las principales caractersticas de la plataforma que han
sido responsables de su amplia adopcin en las empresas:


Eficaz de documentos y colaboracin en tareas: Team sitios web ofrecen
acceso a la informacin en una ubicacin central, as como las siguientes
funciones:

Los sitios para que los equipos puedan compartir los documentos y la
informacin, coordinar horarios y tareas, y participar en el foro de discusin.
Los miembros del equipo pueden usar estos sitios para compartir informacin
con independencia de su proximidad fsica o de sus lmites. Ya que SharePoint
utiliza muchas de las mismas funciones que los usuarios estn acostumbrados
a en la Oficina, como la cinta de opciones, es fcil para que los usuarios
puedan navegar a travs de los sitios.

Las bibliotecas ofrecen una mejor creacin de documentos y la gestin

de recursos compartidos de archivos soluciones estndar. Puede configurar
bibliotecas para garantizar que un documento est desprotegido antes de su
edicin, va una revisin del documento historia, o permitir a los usuarios
colaborar en su examen y aprobacin.

Seguridad basada en funciones de garantizar que la informacin

confidencial es segura y que slo estn disponibles para seleccionar los
individuos.

Tareas avanzadas de listas de seguimiento y sistemas de alerta que los

usuarios informacin actualizada sobre las tareas actuales y futuras.

Plantillas para crear wikis y blogs permiten compartir informacin a

travs de la organizacin de forma rpida y sencilla.

Disminucin de la ejecucin y los recursos de implementacin: Porque

SharePoint Foundation est disponible para los clientes Windows Server como
una descarga gratuita, los plazos de ejecucin y los costes son muy reducidos,
lo que se traduce en las siguientes ventajas:

Implementar sitios de colaboracin en equipo es fcil, por lo que las

organizaciones pueden liberar recursos altamente especializados y centrarse
en aspectos ms importantes y complejas tareas.

Los usuarios pueden crear de inmediato y aplicar aspecto profesional de

temas del sitio directamente desde su navegador.

Porque SharePoint Foundation ofrece una perfecta integracin con

Microsoft Office system, los empleados pueden utilizar las aplicaciones
comunes, tales como Microsoft Word, para crear y gestionar documentos, sin la
necesidad de costosas formacin o cambios en el proceso.

Un mejor control de su empresa datos importantes de su negocio : SharePoint Foundation

ofrece las siguientes funciones de gestin de datos y de informacin y
seguridad:


Explorador mejorado y basado en la lnea de comandos controles
administrativos le permiten llevar a cabo aprovisionamiento de sitio,
gestin de contenido, el apoyo y respaldo. Posteriormente, una
empresa puede llegar a ser ms eficientes y reducir costos.

Con avanzadas funciones administrativas, puede establecer los

parmetros bajo los cuales las unidades de negocio pueden suministro
a los sitios y permitir el acceso, garantizar que todas las unidades se
inscriben en una poltica de seguridad aceptable.

El tema de la Papelera de reciclaje y recuperacin de versiones de

documentos proporcionan un entorno de almacenamiento seguro.

Abrazar la web de colaboracin : Gracias a la ampliacin y personalizacin de

SharePoint Foundation, puede:

Crear sitios web en colaboracin con las bibliotecas de

documentos que actan como repositorios centrales para crear,
gestionar y compartir documentos con su equipo.

Crear, conectar y personalizar un conjunto de aplicaciones

empresariales especficas para ampliar las necesidades de la
organizacin.
En resumen, SharePoint Foundation representa el contenido bsico de
almacenamiento y funciones de colaboracin de SharePoint. Es el lugar ideal
para que los equipos edicin y pequeas organizaciones que buscan mejorar su
capacidad de trabajar con otros en una segura y fcil de usar, espacio de
trabajo de colaboracin.

EJEMPLO DE USO MICROSOFT WINDOWS SHAREPOINT SERVICES

La organizacin ficticia Rossco Tech Consulting ofrece servicios

profesionales y asesoramiento tecnolgico a empresas startup. La
siguiente situacin hipottica describe Rossco la experiencia con
SharePoint,
comenzando
con
SharePoint
Foundation
y
posteriormente ampli en SharePoint Server.
Debido a que gran parte de la empresa Rossco gira en torno al
proceso de documentacin, un repositorio central con el que
gestionar la informacin de los proyectos es imprescindible. Rossco
porque estaba usando Windows Server, SharePoint Foundation se
convirti en lo que es evidente y ms eficaz en funcin de los costos
base sobre la que construir soluciones para gestionar sus proyectos.

Planificacin

Para identificar las mejoras necesarias para aumentar la eficiencia,

la empresa solicit a jefes de equipo de los problemas que
encontraban al colaborar dentro de sus respectivos equipos. De
estos resultados, la empresa identific los problemas ms comunes
y compartidos cada equipo cre una jerarqua del sitio que mejor
representa la cultura corporativa de la organizacin y de sus
procesos de negocio. Debido a que la organizacin se compona
nicamente de tres divisiones (Finanzas, Marketing y Operaciones),
se opt por una nica coleccin de sitios: el sitio principal para la
organizacin en su conjunto y tres subsitios, uno para cada divisin.
Debido a que cada divisin seguido procesos similares para la
mayora de los proyectos, la empresa podra utilizar SharePoint
sistema de plantillas para crear un nico "proyecto" plantilla de sitio
que todos los equipos pueden utilizar para crear un proyecto de
colaboracin. Los sitios creados a partir de esta plantilla, a
continuacin, tienen las siguientes caractersticas:

Una biblioteca de documentos para crear, almacenar

organizar todos los documentos relacionados con el proyecto

Una lista de contactos para almacenar y organizar contactos

importantes relacionadas con el proyecto

Una lista de tareas para coordinar tareas de gran importancia

para los miembros del equipo participan en el proyecto

Un problema de lista de seguimiento para resaltar cualquier

posible proyecto se refiere

La plantilla se ha creado y, a continuacin, se guardan en una

cntrica galera de plantillas de sitio, en la que cada divisin podra
utilizar para generar un nuevo sitio para cada proyecto.
Pasar del Plan a la prctica
Despus de definir la estructura de la organizacin a travs del
equipo los sitios de la intranet, ya era hora de Rossco Tech
Consulting para poner su esfuerzo en el trabajo y la planificacin en
mundo real. Ya que los equipos comenzaron a comprender las
herramientas de las que ahora se dispone de las siguientes
prcticas, comenz a conducir de forma ms eficiente las
operaciones dentro de la organizacin:

Los proyectos fueron rpidamente definido por otros sitios

creados mediante el proyecto plantilla de sitio.

Esto permiti a los equipos de una central para el medio ambiente

en la que se va a crear, almacenar y compartir informacin sobre un
proyecto concreto con la totalidad de la organizacin en cuestin de
segundos.

Las citas y los plazos se crearon y de la que se hace un

seguimiento de un nico calendario compartido en el sitio del
proyecto que todos los integrantes de un equipo puede ver
fcilmente.

Informacin de contacto se ha aadido a una ubicacin central

de modo que los miembros del equipo pueden contactar fcilmente
con una de la otra y otros interlocutores clave o los interesados en el
proyecto.

Los documentos de los proyectos importantes se trasladaron al

repositorio de documentos de sus respectivos lugares de ejecucin
del proyecto en donde los cambios se hizo ms fcil a la va y la
seguridad se convirtieron ms manejable.

Los usuarios comenzaron a crear alertas de correo electrnico

en la tarea y listas de temas, lo que asegura que las tareas y las
cuestiones se abordan de manera oportuna.

En cada divisin comenz a definir su papel en los proyectos

importantes, ejecutivos dieron cuenta de que tenan ya una vista de
pjaro de las operaciones dentro de la organizacin, lo cual fue
recibida con gran entusiasmo.

SharePoint Server
SharePoint Server se extiende en lo que hay disponible en Fundacin
mediante la inclusin de nuevos conjuntos de caractersticas que
proporcionan una coleccin ms avanzadas, las funciones que puede utilizar
en su organizacin de las soluciones. Algunas de estas funciones adicionales
se describen en la lista siguiente:

Bsqueda avanzada : Si bien es cierto que la bsqueda se incluye en la

instalacin base de SharePoint, las funciones de bsqueda y funciones
disponibles en las versiones de servidor ofrecen una gran flexibilidad.
Permiten personalizar pginas de resultados de bsqueda que se puede
configurar con elementos Web bsqueda personalizada. Tambin puede
utilizar estos elementos Web bsqueda en otras pginas dentro de la
organizacin, lo que permite crear bsquedas personalizadas experiencias a

los usuarios segn sus necesidades de negocio. Estas caractersticas se

exponen con ms detalle en el Captulo 17, "Cmo trabajar con bsqueda."

Gestin de contenido Web : SharePoint Server admite creacin de contenido

web y publicaciones en Internet. Publicacin dispone de un flujo de trabajo
de aprobacin de contenido y los diseos de pgina de tipos de contenido,
que permiten crear y publicar contenido web sin necesidad de escribir
ningn cdigo complejo. Estas caractersticas son a menudo muy
ampliamente utilizado de cara al pblico para creacin de sitios de
SharePoint o para uso de la intranet entornos creados dentro de SharePoint.
Estas caractersticas le permiten crear una solucin que utiliza algunas de
las siguientes caractersticas (que se examinan con ms detalle en el
Captulo 15, "Getting Started with Web Content Management" ):

Fcil creacin de contenido

Sitio multilinge Soporte

Publicacin Cross-Site

Catalog-Enabled listas y bibliotecas

Navegacin administrado

Friendly URLs

Servicios de la empresa : Estos servicios proporcionan medios para crear

fcil y rpidamente soluciones personalizadas mediante herramientas que
se encuentran disponibles en la Oficina familia de productos, e incluyen los
siguientes:

InfoPath
Forms
Services
"Administracin de formularios".

(consulte

el

Captulo

12,

Servicios de Excel, Visio, y PerformancePoint Services (consulte

el Captulo 10, "el trabajo de inteligencia de negocio".

Servicios de acceso (consulte el Captulo 13, "Cmo trabajar

con Servicios de Acceso")

Servicios de conectividad empresarial : Aunque SharePoint puede ser su

aplicacin central, su organizacin puede tener aplicaciones empresariales
anteriores. Servicios de conectividad empresarial (BCS) le permite
conectarse a estas fuentes externas de datos y mostrar los datos de la
empresa a travs de la Web, perfiles de usuario, o listas de SharePoint.
Aunque BCS no contiene la informacin de estos sistemas, que acta como
puente virtual entre el sistema alternativo y el usuario. Trabajando con BCS
generalmente requiere algo de cdigo personalizado, por lo que este tema
en particular no se examina en detalle en este libro.

Las redes sociales y la informtica: las redes sociales estn en todas partes y
se ha convertido en un conjunto de caractersticas de muchas soluciones.
Caractersticas como calificaciones y proporcionar un marcado enfoque

menos estructurado a la clasificacin de contenido, pero realmente ayudar a

impulsar la adopcin por parte de los usuarios y la pertinencia del contenido
dentro del sistema. Muchas empresas los usuarios se han acostumbrado a
estas caractersticas en muchos de los portales de internet que utilizan
fuera de el mundo de los negocios. Por ejemplo, es posible que haya
comprado este libro de visita en una tienda en lnea. Desde este sitio web
de distribuidores, puede haber revisado las calificaciones que otros lectores
izquierda a describir el contenido del libro. Posteriormente, tambin puede
optar por su propia experiencia personal en un esfuerzo por proveer
retroalimentacin para otros posibles compradores. Este concepto tambin
funciona muy bien en el mundo de los negocios. Como los usuarios de
contenido y proporcionar comentarios o notas relacionadas con temas
concretos, se ayuda a otros usuarios a entender la importancia del
contenido y posteriormente reduce en gran medida el tiempo necesario
para encontrar el contenido adecuado. Puede obtener ms informacin
acerca de estas caractersticas especficas en el Captulo 11, "Cmo trabajar
con funciones sociales".

Gestin de registros : SharePoint Server proporciona un excelente soporte

para la gestin de contenido a lo largo de su ciclo de vida completo. Esto
incluye caractersticas tales como la auditora de acceso al contenido,
revisin y eliminacin de contenido caducado, y la creacin de mltiples
etapas polticas de retencin y planes de archivos. Dependiendo del tipo de
organizacin en la que trabaja dentro de, la gestin de registros puede ser
algo que ha existido durante aos, o puede ser un concepto nuevo.
Cualquiera que sea su situacin, el Captulo 16, "Gestin de registros", le
lleva a travs de la eficacia en el uso y configuracin de SharePoint Server
como un sistema de gestin de expedientes.

SharePoint Server normalmente viene con diferentes opciones de licencia,

cada uno lo que permite que diferentes caractersticas para ser utilizados
en diferentes formas. Debido a que la administracin de licencias y los
conjuntos de funciones puede ser actualizado a menudo, es importante que
revise las opciones disponibles accediendo a la web de Microsoft.
SharePoint tiene un aditivo licencia de acceso de cliente (CAL) estructura
que permite continuamente y agregar fcilmente caractersticas
adicionales como sea necesario para su entorno.

OTRO EJEMPLO DE USO SHAREPOINT SERVER

Esta
seccin
presenta
nuevamente
la
empresa
ficticia, Rossco Tech Consulting, para mostrar cmo Microsoft
SharePoint Server puede ser utilizado en forma efectiva por
una organizacin que ha superado la capacidad de SharePoint
Foundation y requiere de ms caractersticas y funciones

avanzadas. Rossco Tech

Consulting
ha
ampliado
sus
operaciones a sup- port un importante fabricante de software.
Esto significa proporcionar inglesa, francesa y alemana los
clientes hispanohablantes en Internet un portal de soporte
donde pueden acceder a informacin de ltimo minuto sobre
el fabricante de diversas ofertas de software.
Planificacin
En la realizacin de un anlisis de necesidades, los siguientes
factores fueron los principales contribuyentes en Rossco la
decisin de usar Microsoft SharePoint Server como la
plataforma sobre la que construir su portal de atencin al
cliente:
El portal debe adaptarse a mltiples productos de una
central de Internet que daba lugar. Cada producto tiene su
propio material de apoyo.
El portal debe servir de contenido en varios idiomas,
aunque el contenido original se crear en ingls y luego
traducido.
Por razones legales , documentacin de apoyo debe ser
publicado a travs de un riguroso proceso de aprobacin, en
la que participaban varias personas en la organizacin.
El portal debe tener pronta publicacin de informacin
actualizada sobre los nuevos productos.
Existe documentacin adicional ms all de lo que se
almacena en los sitios de SharePoint. Este contenido debe ser
indexada y accesible a travs de la interfaz de bsqueda
SharePoint.
Existen requisitos especficos para la notificacin de los
cuadros del tablero sobre los progresos realizados en relacin
con necesidades especficas, as como la agregacin de la
informacin de mltiples fuentes en una sola pgina.

Pasar del Plan a la prctica

Con la planificacin de las necesidades en mente, Rossco a
planificar e implementar una solucin de Microsoft SharePoint
Server. La siguiente lista describe la experiencia de la
compaa.
Sitios orientados a Internet en SharePoint Server : Debido a que los
usuarios tendrn acceso a una parte importante del portal

mediante la Internet, Rossco cre la primera coleccin de

sitios con una especial caracterstica de publicacin disponible
slo en SharePoint Server. Esto hace que sea posible publicar
contenido a travs de un proceso automatizado y programado
desde un punto de vista interno y a una ubicacin segura
externos annimos sitio expuesto a Internet. No son
necesarios conocimientos tcnicos para publicar esta contienda, as Rossco pueden potenciar a los usuarios de negocio
directamente con la creacin y publicacin de contenido web,
que reduce considerablemente la duracin de las
actualizaciones de la pgina web.
Diseo multilinge: Debido a que el portal sea necesario para
el mantenimiento tres idiomas, la empresa utiliz variaciones,
una caracterstica que ayuda a crear una jerarqua de sitios
para cada idioma. Esta caracterstica simplifica la gestin de
contenidos en varios idiomas mediante la creacin de un sitio
de origen y un sitio para cada idioma.
Creacin de Contenido : Despus de crear los principales portales

web, los equipos de producto creado intuitivamente listas con

nombres y de las bibliotecas (introducidos ms adelante en
este captulo) y se ha agregado documentos e informacin
importantes. Haciendo uso de caractersticas integradas,
como tipos de contenido y columnas de sitio y opiniones, se
han creado y present los datos ms eficientemente. Para
asegurarse de que el portal estaba en consonancia con la
marca de una empresa , el portal fue personalizado. Utilizando
las pginas principales caracterstica y, adems, crear hojas
de estilo personalizadas, diseos de pgina, y los tipos de
contenido para remodelar el aspecto y la sensacin del portal.
Esto transform el sitio original con su aspecto genrico
SharePoint en una manera fcil de usar interfaz de respaldo.
Con diseos de pgina, fueron capaces de potenciar
principales usuarios sin conocimientos de programacin para
crear y publicar contenido web de marca tales como boletines
y actualizaciones del producto.
Automatizar las operaciones : Aprovechando las ventajas de
SharePoint caractersticas de flujo, Rossco cre un estricto
contenido proceso de autorizacin que enva los documentos
de aprobacin de aprobacin antes de que finalmente su
publicacin para el portal orientado a Internet.
Agregacin de Contenido : Mediante el uso de elementos Web,
como el elemento web Consulta de Contenido, Rossco podra
reunir los ms buscados e informacin importante en sus
subsitios y embudo esta informacin a la cara a Internet portal

donde los usuarios tenan acceso fcil y rpido a la

informacin de soporte para varios productos de un vistazo.

Elegir un establecimiento entre Fundacin y el servidor

Muchas organizaciones tienen que luchar con la comprensin de los productos
de SharePoint es la ms adecuada para sus necesidades. Las secciones
siguientes se identifican algunas diferencias entre las ediciones y las
situaciones de uso para cada uno de ellos. A pesar de que este libro ha sido
escrito especficamente para revisar las caractersticas y la funcionalidad desde
la perspectiva de SharePoint Server, la siguiente lista muestra algunas
comparaciones entre Microsoft Windows SharePoint Services y SharePoint
Server:

SharePoint Foundation contiene el ncleo gestin y colaboracin de documentos plat de

caractersticas. Con fundamento, la informacin de los usuarios

promedio puede construir aplicaciones empresariales basadas en

web sin la necesidad de recursos tcnicos o cdigo. Porque la
Foundation est disponible de forma gratuita con el Windows
Server system, que se ha convertido en una herramienta de
colaboracin muy popular para los equipos. Esto es debido en
gran parte a las plantillas de sitio y los mdulos, que permiten a
los usuarios agregar documentos, imgenes, e informacin a
travs de un sencillo formulario en lugar de mediante cdigo. Los
usuarios pueden crear un sitio nuevo basado en una plantilla
existente en pocos segundos. Microsoft Windows SharePoint
Services est estrechamente integrado con las aplicaciones de
Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint, Access , y
Outlook, para que los usuarios puedan crear y compartir
contenido con un familiar, un ambiente cmodo.
SharePoint Server incluye las caractersticas ms avanzadas que se pueden implementar en el
medio ambiente. Puede acelerar la aprobacin de la gestin de

procesos de negocio, gestin de contenidos, inteligencia

empresarial
y
a
travs
de
la
intranet,
extranet
e
Internet. SharePoint
Server proporciona
las
herramientas
necesarias para crear, publicar y gestionar contenido basado en
web desde un entorno coherente. SharePoint Server tambin
ofrece las herramientas para agregar automticamente el
contenido de los sitios SharePoint team, de contenido de mltiples
fuentes en una ubicacin central, lo que hace que sea an ms
fcil gestin de la informacin.
Es comn que muchas organizaciones que han tanto a corto y largo
plazo para su entorno de SharePoint. En muchos casos, es conveniente
comenzar con un entorno SharePoint Foundation y centrarse sobre todo
en la colaboracin. Una vez sus necesidades han madurado , se puede
actualizar a una de las opciones del servidor SharePoint. La cosa

principal que desea tratar de evitar, sin embargo, es tratar de colocar

una clavija cuadrada en un agujero redondo en el intento de crear
soluciones que requieren funciones de servidor de la Fundacin entorno.

Optiones para oficina 365

Las opciones de licencias a travs de Office SharePoint Online 365 se
basan en factores tales como el nmero de usuarios que desea agregar,
la cantidad de datos que necesita almacenar y las caractersticas que
necesita para estar disponibles. Adems de las funciones descritas
anteriormente para Microsoft Windows SharePoint Services y SharePoint
Server, Office 365 incluye opciones para albergar su direccin de correo
electrnico en Exchange y de Office Professional est disponible para
los usuarios.
Diferentes opciones de precios disponibles de los trabajadores menos
quiosco, las organizaciones que se ocupan de la educacin , y a los
organismos gubernamentales.
NOTA: El mejor consejo que te podemos dar sobre las licencias
disponible es la de consultar a la Oficina 365 sitio web
(www.microsoft.com/en-us/office365/ comparar planes.aspx) para
comparar los planes. Los planes estn diseados para ser flexibles y
que se sabe que cambiar con el tiempo. La premisa principal, sin
embargo, es que puede suministrar una solucin de SharePoint para
una pequea o gran empresa a variaciones en los costos, en funcin de
necesidades.

DESCRIPCIN DE COMPONENTES SHAREPOINT

Independientemente de una premisa entorno SharePoint Server,
SharePoint en las instalaciones de Fundacin entorno, o una Oficina
365 aplicacin, varios componentes puede servir como una base para
todas las cosas dentro de SharePoint y son esenciales para el uso
eficaz del sistema. Estos documentos sern muy importantes los
conceptos de master a medida que avances a travs de este libro.
Aunque cada uno de estos elementos se aborda en detalle en captulos
posteriores, las secciones siguientes ofrecen una breve descripcin.
Este resumen sirve como una forma de familiarizarse con algunos
conceptos bsicos antes de comenzar a trabajar con el resto de los
captulos.

La cinta de opciones

La cinta es una herramienta dentro de SharePoint para hacer gestin y

actividades de navegacin mucho ms fcil que el men tradicional
sistema de que estaba disponible en versiones anteriores de la
herramienta. El objetivo de la cinta es el de proporcionar una experiencia
de usuario ms sencilla al interactuar con el sitio. Iconos pequeos en
lugar de texto para dar una indicacin visual rpida del ajuste que puede
estar buscando. Adems, a medida que se seleccionan varios objetos en
una pgina, la cinta de opciones se ajusta a la misma para mostrar las
fichas que pueden ser de inters para usted, basado en su seleccin. La
figura 1-1 muestra un ejemplo de la cinta. En la imagen, ya que una
parte de web es seleccionado en la pgina, la cinta de opciones muestra
las opciones que se refieren a la gestin de los medios parte de web.

LA FIGURA 1-1

Lista de aplicaciones
La lista es una aplicacin que se utiliza en Productos y Tecnologas de
SharePoint. Una lista es una ubicacin de almacenamiento para un
grupo de elementos. Los elementos pueden ser definidos como
cualquier objeto que se est realizando un seguimiento informacin.
Para crear un elemento, hay que rellenar un formulario que describe el

tema, y los datos de este formulario se almacena en una lista. Por

ejemplo, usted puede tener una lista de SharePoint en la va rdenes de
venta. Cada pedido de cliente se agregar a la lista a travs de la
cumplimentacin del formulario. La forma proporciona un entorno
controlado en el que se puede recopilar informacin de una manera
estructurada para asegurarse de que toda la informacin realiza un
seguimiento de los clientes es el mismo. Cada pedido de cliente es
considerado un elemento. Una lista puede tener muchos elementos; sin
embargo, un elemento puede pertenecer slo a una lista nica.
Aunque han avanzado y dinmico, las listas de SharePoint son fciles de
crear, lo que requiere absolutamente ningn cdigo especial, las
habilidades de desarrollo, o herramientas. En el pasado, esas listas se
tom el tiempo necesario para crear y requera el uso de una aplicacin
y la contratacin de un desarrollador o tener un usuario con
conocimientos tcnicos. Mediante SharePoint, los usuarios ms
familiarizados con la informacin de rastreo y de compartir las
necesidades de la organizacin puede crear las herramientas que
necesitan.
Puede utilizar listas para almacenar prcticamente cualquier tipo de
informacin. Los ms utilizados son tipos de lista contactos, tareas,
anuncios y calendarios. Puede crear otras listas para cualquier escenario
de uso de va y compartir informacin relacionada con un tema nico. El
Captulo 2, "Trabajo con lista de aplicaciones", y el Captulo 4,
"Administracin y personalizacin de las listas y bibliotecas", examinar la
lista comn plantillas y cmo se puede extender a satisfacer sus
objetivos del equipo y los objetivos.

L bibliotecas Aplicaciones
Las bibliotecas son mucho como listas con una diferencia importante: su
contenido. Mientras que las listas almacenan informacin sobre temas
tales como citas, contactos, o los anuncios, las bibliotecas guardar
documentos. Usted puede pensar de las bibliotecas como lugares que
ayuda a los usuarios a encontrar los archivos de forma ms rpida y
ms fcil que nunca gracias a la utilizacin de propiedades especiales o
palabras clave, tales como el estado, el propietario, o la fecha de
vencimiento. Una vez que se agrega una serie de propiedades a los
documentos, puede crear vistas especiales o informes para filtrar,
clasificar y organizar los documentos basados en esas propiedades.
A travs de SharePoint de tecnologas especficas, tales como tipos de
contenido, bibliotecas de documentos ahora puede gestionar varios
tipos de archivos y plantillas de una sola biblioteca, lo que permite crear

rpidamente y tipos de documentos comunes como los de Microsoft

Office Word o Excel desde el navegador. El Captulo 3, "Cmo trabajar
con aplicaciones de biblioteca", y el Captulo 4, "Administracin y
personalizacin de las listas y bibliotecas", explica cmo se puede
utilizar bibliotecas de documentos dentro de sus sitios de SharePoint y
personalizar para satisfacer las necesidades de su equipo.

Web Piezas
Cuando se crea una lista o biblioteca, SharePoint genera automticamente el
correspondiente parte de web que posteriormente se puede agregar a una
pgina de elementos web. Se puede pensar de los elementos Web de miniaplicaciones o mdulos que muestran informacin de una pgina o realizar
una funcin especial. Elementos Web puede realizar cualquier nmero de
funciones, permitiendo a un usuario para aadir texto personalizado y las
imgenes a una pgina web sin necesidad de utilizar Lenguaje de marcado de
hipertexto (HTML), un cdigo para mostrar un informe financiero basado en la
informacin almacenada en una aplicacin independiente.
Aunque muchos elementos Web empresarial comn con SharePoint, el modelo
es extensible, y puede crear elementos Web personalizados para adaptarse a
las necesidades especficas de su organizacin. Almacenar elementos Web en
una galera de elementos web y colocarlos en una pgina web con tan slo
arrastrarlas y soltarlas en un marcado adecuado zona de elementos web o rea
de contenido. Los usuarios pueden volver, mover, y personalizar elementos
Web en varias pginas. Por ejemplo, se puede colocar un pequeo mdulo en
la pgina para mostrar el tiempo y cada divisin de la empresa decidir si y
donde para que se muestre en su sitio. El Captulo 7, "el hecho de trabajar con
elementos Web," examina los distintos tipos de elementos Web que estn
disponibles en SharePoint y se analizan escenarios de uso comn para cada
categora principal.

Con la ltima versin de SharePoint, SharePoint Mercado se convertir en un

lugar comn para comprar elementos Web personalizados que se pueden
utilizar dentro de su entorno. Usted puede pensar en esto como un proceso
similar a ir al mercado en su dispositivo mvil y descarga de aplicaciones. Las
aplicaciones disponibles en el mercado provienen de diferentes fuentes,
incluyendo Microsoft y los socios de Microsoft, y que estar disponible en una
amplia gama de costos.

Workows
UN workflow automatiza un proceso empresarial al dividirlo en un conjunto de
pasos que los usuarios deben tomar para completar una determinada

actividad, como aprobar el contenido o colocacin de un documento a partir de

un lugar a otro. Automatizacin elimina las tareas manuales y reduce la
posibilidad de errores de entrada de datos o prdida de documentos en el
sistema.

Flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o complejos como las necesidades de
su organizacin. Ellos pueden ser muy rgido y definido claramente o que
ofrecen un mayor nivel de flexibilidad y la toma de decisiones. Aprender ms
acerca de las diversas alternativas de participar y crear flujos de trabajo en el
Captulo 5, "Trabajo con flujos".

Tipos de contenido
Un tipo de contenido representa un grupo de elementos informativos de la
organizacin que comparten valores comunes. Le permiten administrar varios
tipos de informacin desde una nica ubicacin. Puede asociar tipos de
contenido con una biblioteca de documentos, por ejemplo, para administrar
varios tipos de archivo, como Word, PowerPoint y Excel. Tipos de contenido
tambin pueden administrar varias tem- placas del mismo tipo de documento,
como una presentacin de ventas o la orden de venta. Como se asocia un tipo
de contenido con una lista o biblioteca de documentos, aparece en la lista o
biblioteca de nuevo documento del men desplegable, como se muestra en la
Figura 1-2.

FIGURA 1-2
Tipos de contenido hacen un amplio uso de propiedades globales conocidas
como columnas de sitio, lo que significa que puede asociar metadatos
(informacin descriptiva) con su tema ms fcil de encontrar. Las columnas son
las propiedades que ayudan a definir un tema; se utilizan de forma similar a la
manera en que se puede utilizar un campo de un formulario. Por ejemplo, para
una lista de tareas, el valor del campo para describir cuando un elemento es
debido es una columna, se utiliza como un campo se utiliza para identificar
quin es responsable de completar una tarea. Utilizar tipos de contenido de las

columnas de sitio porque ellos tambin puede estar asociada a varias listas o
bibliotecas a travs de una serie de sitios.

Un uso ms avanzado de tipos de contenido incluye plantillas conocido como

diseos de pgina, que se utiliza para publicar slo ciertos tipos de contenido
de su sitio web. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido artculo del
boletn informativo para que las pginas web refleje su contenido, en este caso,
una columna para el ttulo y otro para la fecha, y una tercera de cuerpo de
texto principal. Puede crear diseos de pgina mediante el navegador o
mediante SharePoint Designer; despus de la creacin, que se encuentran
disponibles en el men Acciones del sitio en la opcin Crear pginas como
plantillas de pgina. Tipos de contenido se presenta y analiza en el Captulo 6,
"Trabajo con tipos de contenido."

Los sitios, espacios de trabajo, y colecciones de sitios

Tanto los trminos sitios y colecciones de sitios consulte sitios de SharePoint.
Estos sitios web, que puede crear utilizando plantillas de SharePoint, tambin
son llamados sitios de colaboracin en equipo, almacenar y compartir
informacin con los elementos Web, listas y bibliotecas en sus distintos
componentes. La lista siguiente explica cmo difieren:

Ses: Estos compartir informacin en forma de elementos de lista y documentos dentro de

un equipo o una organizacin. Los sitios vienen en una variedad de plantillas, y cada
plantilla contiene un conjunto nico de listas, bibliotecas y pginas. La plantilla que
seleccione depende en gran medida de la plantilla ms se adapte a sus necesidades.

Site colecciones: Estos son un grupo de sitios que forman parte de una jerarqua con
un nico sitio web de nivel superior con una coleccin de subsitios, y otro nivel de
subsitios debajo de ella. La figura 1-3 muestra una representacin grfica de una
coleccin de sitios.

En el primer ejercicio de este libro, puede crear una nueva coleccin de sitios
basados en la plantilla de Portal de Colaboracin, que se darn a conocer en
todos los futuros ejercicios, como la Intranet de la empresa. Si no tiene la
capacidad de crear una nueva coleccin de sitios dentro de su entorno de
SharePoint, puede solicitar al administrador del sistema para completar esta
tarea con ustedes y especificar que su cuenta es un sitio publi- cuenta de
administrador. Idealmente, usted debe tener una nica coleccin de sitios para
realizar los ejercicios de este libro; esto le dar la mayor flexibilidad y una
completa experiencia de aprendizaje. Si, por alguna razn, usted no es capaz
de obtener su propia coleccin de sitios, se puede seguir para realizar los
ejercicios, pero puede que sea necesario completar algunos pasos adicionales
en algunos casos.

PRUBELO: Creacin de una coleccin de sitios

Al aprender una aplicacin como SharePoint, es una buena idea para crear un
espacio donde se pueden realizar ejercicios sin que ello afecte a los ambientes
o los usuarios. Selecciona la plantilla de Portal Publicacin ya que coincide con
los requisitos de la mayora de las organizaciones para un sitio de la intranet.
Desde este sitio, puede crear muchos de los elementos de contenido, como
listas, bibliotecas y flujos de trabajo que son necesarios para los siguientes
cuatro captulos.

Para crear una nueva coleccin de sitios, debe visitar el sitio de la

Administracin Central de su entorno SharePoint. Si usted no est seguro de
qu es lo que la direccin de este sitio es, debe ponerse en contacto con el
administrador del sistema o con la persona que ha instalado SharePoint.
Tambin puede acceder al sitio de Administracin Central de registro
directamente en el servidor y seleccionando SharePoint 2013 Administracin
Central de Microsoft SharePoint 2013 Productos opcin en el men de
programas.
1.
Inicie sesin en el sitio de Administracin Central de SharePoint para la
comunidad de servidores.
2.
Seleccione Crear colecciones de sitios de la aplicacin grupo de gestin
de enlaces.
3.
El primer elemento de la lista de cosas a identificar es la aplicacin web
en la que se va a crear el sitio. Asegrese de que la aplicacin web que
seleccione es la aplicacin correcta. Si no es as, puede hacer clic en la flecha
hacia abajo a la derecha de la aplicacin web seleccionada y, a continuacin,
haga clic en Cambiar aplicacin Web.
NOTA: Normalmente, para crear ms sitios de SharePoint en la aplicacin web
que est alojada en el puerto 80, de modo que los usuarios finales no tienen
que ver un nmero de puerto en la direccin de sus sitios. Por ejemplo, una

direccin web de http://servername es mucho ms bonito que

http://servername:32124. Si no est seguro de qu aplicacin para seleccionar,
pregunte al administrador del sistema, o la persona que ha instalado
SharePoint.

4. Para crear una coleccin de sitios, debe proporcionar un ttulo, una

descripcin y una direccin URL para el sitio. Nombre del sitio Intranet de la
empresa, y, a continuacin, escriba la siguiente descripcin:

Portal Colaborativo para practicar ejercicios en el libro Inicio SharePoint 2013.

5.
Opciones de URL, seleccione el " /sites/" ruta de acceso administrada en
el men desplegable y, a continuacin, escriba intranet en el campo en blanco
a la derecha de la lista desplegable.
NOTA: Si no hay otros sitios existen en la aplicacin web, tambin puede crear
su propia intranet sitio de portal en la raz del sitio web (por ejemplo,
http://servername). Slo una coleccin de sitios puede existir en la raz de un
sitio web.

6.
Tiene una variedad de opciones para la plantilla de sitio. Como se ha
descrito anteriormente, cada plantilla tiene una mezcla nica de listas,
bibliotecas y pginas. La plantilla ptima para una intranet corporativa es la
publicacin plantilla de Portal, y se debe usar la plantilla para este sitio.
7.
Escriba su propio nombre como el principal administrador de la coleccin
de sitios.

NOTA: Si usted est teniendo otro usuario crear esta coleccin de sitios en su
nombre, usted debe solicitar que su nombre sea inscrito en el Administrador
secundario de la coleccin de sitios fuera de ella.

8.
Haga clic en ACEPTAR. El proceso para crear el sitio lleva unos pocos
minutos. Una vez terminado, ser redirigido a una pgina que le aconseja que
el proceso se ha completado correctamente, y una URL es- para que pueda
seleccionar a visitar su sitio web. Comenzando en el captulo siguiente, puede
utilizar esta coleccin de sitios para comenzar a explorar las diferentes
funciones disponibles dentro de SharePoint.

Cmo funciona

En esta prueba, se tiene acceso a Administracin Central para crear una nueva
coleccin de sitios. Cuando se selecciona la plantilla, que ha elegido lo que el
diseo predeterminado del sitio, y que las bibliotecas se incluiran. Desde el
primer ejemplo fue un sitio de la Intranet, se ha utilizado la plantilla de Portal
Editorial.