ESTRUCTURADELANOMINA

Conocer la estructura de una nmina, es una consulta muy repetitiva por partes de
estudiantes que apenas se inician en estos temas, as que trataremos de esbozar de
unaformamuygeneral,laspartesquecomponenunanmina.
Lanminaestconformadaportrespartesasaber.Eldevengado,lasdeduccionesy
lasapropiaciones.
EL DEVENGADO: es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o
en la quincena. Este valor est compuesto porelsalariobsico,horasextras,recargos
diurnosynocturnos,dominicales,festivos,comisiones,auxiliodetransporte,etc.
LAS DEDUCCIONES: son los valores que se le descuenta de la nmina al trabajador.
Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensin que el corresponden al
empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional
cuando fuere el caso, la retencin en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro
descuentoautorizadoporelempleado.
Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo
del empleado valores que no estn autorizados por el mismo trabajar, por ley o
autoridad judicial competente. Es comn que algunas empresas, cuando untrabajador
le resulta un faltante, selodescuentaaltrabajadorporladerechadesueldo,algoque
laleydeformaenfticaprohbesinosetienelaautorizacindelempleado.
Elresultadoderestarlasdeduccionesaltotaldevengado,esloqueconocemoscomo
elnetoapagar,queesloqueefectivamenterecibeeltrabajador.
LAS APROPIACIONES: son los valores que la empresa deba pagar, como es lasalud
y pensin en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes
parafiscales (Sena, Cajas de compensacin y el Instituto de bienestar familiar), las
prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantas, intereses sobre cesantas,
dotacin,vacaciones).
Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al
finalizarelmes,lasapropiacionessepaganenlosprimerosdasdelsiguientemesoun
ao despus dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar)
para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos
valores.
Toda nmina est conformada por estas tres partes, pero no en todas las nminas se
deben pagar todos los conceptos mencionados aqu,puestoquealgunosdependende
los monto del ingreso delempeladocomoeselcasodelfondodesolidaridadpensional
y la retencin en la fuente, o los crditos por libranza que no todos los empleados lo

tienen.


APROPIACIONESDENOMINA
En una entrega anterior se trat sobre las Deducciones de nmina, sta vezsetratar
el tema de las apropiaciones de nmina, conelobjetivohaceclaridadsobreloqueson
cadaunodeestosconceptos.
Yasehabadichoquelanminasedivideentrespartesimportantes:Devengado,
DeduccionesyApropiaciones.
En esta oportunidad se profundizar un poco sobre el concepto de apropiaciones. Las
apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad
estn acargodelaempresa.Eslaempresalaquedebeapropiarypagarlosdiferentes
valoresporesteconcepto.
Lasapropiacionesdenminaestnconformadasporlossiguientesconceptos,queson
determinadosenlaLiquidacindelanmina:
Seguridadsocial.
Salud: La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario basedeaportespara
el sistema de seguridad social.Elempleadoaportaun4%ylaempresaaportael8.5%,
porcentaje ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y posteriormente
consignaralarespectivaentidaddesaludalaqueesteafiliadoeltrabajador.
Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin, un 16% del
salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor
quemensualmentelaempresadebeapropiaryconsignarenelfondodepensionesque
elempleadohayadeterminado.
Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos
profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades
que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El
aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado
por una tabla progresiva segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su
trabajo.
Aportesparafiscales.
Cajasdecompensacinfamiliar:Mensualmentelaempresadebepagarporsubsidio
familiarun4%delsalariobasedecotizacinporsteconcepto.
InstitutoColombianodebienestarfamiliar:Mensualmentelaempresadebeaportarun
3%delsalariobasedeltrabajador,condestinoalI.C.B.F.
Servicionacionaldeaprendizaje:Mensualmentelaempresadebeaportarel2%dela
nminabaseparalosaportes,condestinoalSENA.

Prestacionessociales.
Primadeservicios:Porsteconceptolaempresadebeapropiarmensualmenteun
8.33%delsalariobaseparaelclculodelasprestacionessociales.


Vacaciones:Cadameslaempresadebeapropiarun4.17%delvalordelsalariodel
trabajadorporconceptodevacaciones.
Cesantas:Porsteconceptoesnecesarioapropiarmensualmenteel8.33%delsalario
deltrabajador.
Intereses sobre las cesantas: Los intereses sobre cesantas corresponden al 12%
anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o
provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas
provisionado,segnseaelperiododelaliquidacin.
Unavezsehayandeterminadolosvaloresquesedebenapropiaroprovisionar,se
procedealaContabilizacindelanmina.
Losconceptosaqucontemplados,sepuedencalculartantomensualmentecomo
quincenalmente,segnseaelperiododeliquidacinquecadaempresahaya
adoptado.
Ladeterminacindelabasesobrelacualsedebencalcularlosdiferentesconceptos,
seruntemaquesetratarconmayordetenimientoenprximasentregas.
Aqu se ha expuesto de una forma muy generallosdiferentesconceptosquesedeben
apropiar. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad
cada uno de los conceptos tratados aqu: Nmina, Prestaciones sociales, Aportes
parafiscales,Salario,Contratodetrabajo,SeguridadsocialyAuxiliodetransporte.
DEDUCCIONESDENOMINA
Es comn recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las
deducciones de Nmina, por lo en ste documento se tratar de dejar claro en que
consisten las deducciones de nmina y cuales son. Posteriormente se tratar el tema
delasApropiacionesdenmina.
SepuededecirquelaNminasedivideentressecciones:Devengado,Deduccionesy
Apropiaciones.
Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado
recibe una remuneracin, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de
transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma
lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un
empleadocomoremuneracinporsutrabajo.
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en unaquincenaoen
un mes, se procede a restarlosconceptosqueporobligacinelempleadodebepagar,
yaseaalaempresaoaterceros.

EstosconceptossecalculanenlarespectivaLiquidacindelanmina.
Entrelosprincipalesconceptosquepuedenestaracargodeuntrabajador,yquepor
consiguientesedebedescontar(deducir)deltotaldevengado,tenemos:


Salud: El trabajador debeestarafiliadoalsistemadesalud.Lacotizacinporsaludque
corresponde al 12.5% de la base del aporte,sehaceenconjuntoconlaempresa.sta
ltima aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor
que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte
de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte,
tanto el valor que le corresponde aella,comoelvalorquelecorrespondealempleado.
Es por eso que se le deduce de la nmina al empleado este valor, puesto que el
empleado nopuedecobrarlatotalidaddelanmina,yluegoiralotrodaaconsignarlo
que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del
aporte(12.5%).
Pensin: El trabajador tambin debe estar afiliado al sistema de pensiones. La
cotizacin por pensin est a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total
del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante
25% (4%). Como el trabajador debeaportarun4%porconceptodepensin,estevalor
se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o
quincena). El tratamiento de esta deduccin esigualaltratamientodeladeduccinpor
salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le
correspondealtrabajador.
Fondodesolidaridadpensional:Todotrabajadorquedevengueunsueldoqueseaigual
o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1%alFondodesolidaridadpensional.
Al igual que los conceptos anteriores, ste concepto se resta (deduce) del total
devengadodeltrabajador.
Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al
sindicato al que estn afiliados, y siempre que medie autorizacin del empleado, se
pueden descontar o deducir de la nmina del empleado. (Vea: Aspectos generales
sobrelossindicatos).
Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las
cooperativas legalmente constituidas, pueden tambin ser deducidas de la nmina del
empleado.
Embargos judiciales:Losembargosordenadosporautoridadjudicialcompetentecontra
los empleados, deben ser descontados de la nmina por laempresayconsignarlosen
lacuentaqueeljuezhayaordenado.
Cuotas de crditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a
una entidad financiera, para la amortizacin de un crdito que le haya sido otorgado,
puedentambinserdescontadasdelanminadelempleado.
Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar tambin de la nmina, el

valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa,
como puede ser un crditoquestalehayaotorgado,ocomocompensacinporalgn
perjuicioodetrimentoeconmicoqueelempleadolehayacausadoalaempresa.
Retencinenlafuente:Sihubierelugar,laempresadebercalcularyreteneral
empleadoelvalorcorrespondienteaRetencinenlafuenteporingresoslaborales.
Este


valorserdeclaradoyconsignadoenlarespectivadeclaracinmensualderetencin
enlafuente.
Unavezrealizadastodaslasdeducciones,seobtieneelvalornetoapagaralempleado
por conceptodenmina.Eseeselvalorquelaempresaledebeconsignaralempleado
alfinalizarelmesolaquincena.
Unavezhechoelclculodelosdiferentesconceptos,seprocedeentoncesala
respectivaContabilizacindelanmina.
Comentarios.
Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un
empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial
competente.
No sobra aclarar que los conceptos aqu expuestos no son todos los que pueden
existir, slo son los ms comunes. Adems, no todos son obligatorios, algunos
empleados pueden que les apliquen unosyotrosno.Losnicosquesondeobligatorio
cumplimientoparatodoslosempleadossonlosrelacionadosconlaSeguridadsocial.
Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que
se aplicansobreunadeterminadabase.Determinarconexactitudcualeslabasesobre
la que se deben calcular los aportesaseguridadsocial,seruntemaquesetrataren
unaprximaentrega.
Aqu se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados
con las deducciones de nmina. En los siguientesdocumentossepuedenconocercon
mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aqu: Nmina, Prestaciones
sociales, Aportes parafiscales,Salario,Contratodetrabajo,Seguridadsocial,Auxiliode
transporte.
LIQUIDACIONDENOMINA
Mensualmenteoquincenalmentesegnseaelperiododepagoacorado,laempresa
debeprocederaliquidarsurespectivanminaparadeterminarlosdiferentesconceptos
queadeudaaltrabajadoryquedebedescontarleodeducirle.
Acontinuacinseexponeunejemplosencillodelaliquidacindeunanmina.Para
hacerelejerciciomsgilycomprensible,elejemplosetrabajaraconunsolo
empleado,elcualtengaderechoalAuxiliodetransporte,ahorasextrasya
comisiones.
Supuesto:Salariobsico.700.000Comisiones.100.000Horasextras.50.000Auxilio
detransporte.63.600(2011)Totaldevengado913.600


Liquidacin.Deduccionesdenmina.(Conceptosacargodelempleado)Salud(4%).
850.000*0.04=34.000Pensin(4%).850.000*0.04=34.000
Nota.ParaefectosdelaseguridadsocialnosetieneencuentaelAuxiliodetransporte.
Seguridadsocialacargodelempleador.Salud(8.5%).850.000*0.085=72.250
Pensin(12%).850.000*0.12=102.000A.R.P.(Segnlatabla).850.000*.00522=
4.437
Prestacionessociales.Primadeservicios.913.600*0.0833=75.829Cesantas.
913.600*0.0833=75.829Interesessobrelascesantas.75.037*0.12=9.099
Vacaciones.700.000*.0417=29.190
Nota:
1.Elartculo192delC.S.Tcontemplaqueparaelclculodelasvacacionesnose
tieneencuentaelvalordelashorasextras.2.ParaelclculodelasPrestaciones
socialesdentrodelabasesedebeincluirel
Auxiliodetransporte,exceptoparalasvacaciones.Solosedebetomarelsalario
bsico,puestoqueenvacacionesnotendrnihorasextras,comisionesnitrabajo
suplementario.3.Segnlasentenciadeseptiembre16de1958,delaCortesuprema
dejusticia,labaseparaelclculodelaprimadeserviciosdebeserelsalariopromedio,
loquesignificaquesedebenincluirtantolascomisionescomoeltrabajosuplementario
ylashorasextras.4.Paraelclculodelascesantassedebetomarelsalario
promedio,loquesupone
lainclusindelascomisiones,horasextrasytrabajosuplementario.5.Parael
clculodelasvacaciones,porcostumbreseprovisionalel4.17%loque
correspondeexactamentea15dasdesalario,perosedebetenerencuentaqueala
horadepagarlavacacionessedebepagaraproximadamente18dasdesalario,toda
vezquelanormahablade15dashbilesdedescanso,loqueporlogeneralsignifican
18dascalendario.Recordemosquelosdomingosyfestivosnosondashbiles.El
sbadoesdahbilsolosienlaempresaselaboraeseda,delocontrariotampocoes
dahbil.
Aportesparafiscales.Cajasdecompensacinfamiliar(4%).850.000*0.04=34.000.
I.C.B.F.(3%).850.000*0.03=25.500.Sena.(2%).850.000*0.02=17.000.
Nota.ParaelclculodelosAportesparafiscalessetomaelvalortotaldelanmina.
Mensualdelaempresa,excluyendoelAuxiliodetransportequenoesfactorsalarial.
Netoapagaralempleado.Totaldevengado913.600()


Salud34.000Pensin34.000Netopagado845.600