CODELCO DIVISIN EL SALVADOR PROYECTO

REPARACION LINEA LLANTA 2

CONTRATO N FM46000038

PROCEDIMIENTO
GESTIN DOCUMENTAL Y CONTROL DE
REGISTROS

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CODIGO:
PR-SGC-DS-001
Rev. B

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PROCEDIMIENTO
GESTIN DOCUMENTAL Y CONTROL DE
REGISTROS

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Rev. B

Tabla de Contenidos

2.

DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................................3

3.

OBJETIVO................................................................................................................... 3

4.

ALCANCE Y RESPONSABILIDAD..............................................................................3

5.

DEFINICIONES............................................................................................................ 3

6.

DESARROLLO............................................................................................................. 4

6.1

CODIFICACIN....................................................................................................... 4

6.2

CONTROL DOCUMENTA........................................................................................4

6.3

NIVELES DE DOCUMENTOS..................................................................................7

6.4

REGISTROS DE CALIDAD......................................................................................7

7.

REGISTROS................................................................................................................ 8

8.

INDICADORES............................................................................................................ 8

9.

REFERENCIAS............................................................................................................ 8

10.

MODIFICACIONES..................................................................................................9

11.

DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS........................................................9

12.

ANEXOS.................................................................................................................. 9

N Revisin
B

N Pgina
-

Fecha
21-07-2015

Nombre y Firma
-

Elaborado por:
Jefe de Calidad
Claudia Rodrguez D.

Revisado por:
Jefe Oficina Tcnica
Sebastin Araya P.

Aprobado por:
Administrador de Contrato
Ronald Sarabia M.

Firma:

Firma:

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2.

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DIAGRAMA DE FLUJO

No tiene.

3. OBJETIVO
Estandarizar el sistema de control documental y de los registros de la organizacin de obra, para
asegurar una adecuada gestin sobre las fases de elaboracin, actualizacin, revisin, aprobacin,
distribucin de los documentos y de un adecuado control de todos los registros que se generen en
el contrato relacionados con el plan de calidad de la Obra Reparacin Lnea Llanta 2, Divisin El
Salvador y de un adecuado control de todos los registros que se generen en el contrato.

4. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD
Este Procedimiento se aplica, a los tipos de documentos procedimientos escritos, instructivos,
formularios, guas, documentos externos controlados y documentacin interna relevante para la
gestin de calidad de la Obra Reparacin Lnea Llanta 2, Divisin El Salvador.
La Responsabilidad de hacer cumplir este procedimiento es del Jefe o Encargado de Calidad de la
Obra.

5. DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO DE GESTIN GENERAL: La finalidad de estos procedimientos es

establecer las directrices generales de gestin que establecen el mtodo de actuacin de B.
Bosch en trminos del sistema de gestin documental aplicado a la obra.

PROCEDIMIENTO DE GESTIN OPERATIVOS: La finalidad de estos procedimientos es

describir el desarrollo de las actividades asociadas a los procesos de construccin, que es
necesarios de especificar y describir en detalle para la realizacin del producto o servicio en
las distintas etapas de su trazabilidad.( Procedimientos de Terreno )

DEPARTAMENTO DE CALIDAD: Equipo formado por el jefe de calidad con el personal a su

cargo para gestionar el sistema de gestin de calidad de la obra.

JEFE DE CALIDAD: Persona designada por el administrador de la obra para desempear la

funcin de coordinar y liderar las tareas relacionadas con el sistema de gestin de calidad

COPIA CONTROLADA: Es la copia de un documento cuya ubicacin es registrada y que es

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actualizada cada vez que este es modificado.

COPIA NO CONTROLADA: Es la copia de un documento que no es actualizada cuando el

documento es modificado y por eso puede estar obsoleta, se utiliza slo para consulta
referencial.

GESTIN DOCUMENTAL: Es una carpeta que almacena todos los documentos oficiales
actualizados y organizados en archivos en duro (papel) en archivos magnticos, que
forman la documentacin del sistema de gestin de calidad.

REGISTRO: Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse. Los
registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

6. DESARROLLO

6.1 CODIFICACIN
Los documentos que componen el Sistema de Calidad de la Obra. Sern identificados o codificados
para facilitar su control y gestin, en primera instancia de acuerdo al Procedimiento de Trabajo
Procedimiento de Codificacin de Documentos para Proyectos (SGP-GI-GD-PRO-001 Rev.2); de
igual manera cada documento ser codificado de forma interna, la que ser de la siguiente manera
dependiendo del tipo de documento:
a) PLANES: PL-DSAL-00X, donde:
PL: Plan
DSAL: Divisin El Salvador
00X: N Correlativo
b) PROCEDIMIENTOS DE GESTIN: PR-SGC-DSAL-00X, donde:
PR: Procedimiento
SGC: Sistema Gestin Calidad
DSAL: Divisin El Salvador
00X: N Correlativo
c) PROCEDIMIENTOS DE TERRENO: PR-DO-00X-DSAL, donde:
PR: Procedimiento
DO: De Obra
00X: N Correlativo
DSAL: Divisin El Salvador
d) INSTRUCTIVOS DE GESTIN: IN-SGC-DSAL-00X, donde:
IN: Instructivo
SGC: Sistema Gestin Calidad
00X: N Correlativo
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e) INSTRUCTIVOS DE TERRENO: IN-DO-00X-DSAL, donde:
IN: Instructivo
DO: De Obra
00X: N Correlativo
DSAL: Divisin El Salvador
f)

PROTOCOLOS DE TERRENO: PROT-DO-DSAL-00X, donde:

PROT: Protocolo
DO: De Obra
DSAL: Divisin El Salvador
00X: N por Tipo de Protocolo

6.2 CONTROL DOCUMENTAL

El responsable de velar por la efectividad de la implantacin del control documental y control de los
Registros del Sistema de Gestin de Calidad, es el Jefe o Encargado de Calidad y su departamento
de calidad, ellos deben asegurar que se cumplir para cada documento las etapas siguientes.
6.2.1 Elaborar Documentos:
Los especialistas de las distintas reas, Construccin, Oficina Tcnica, Prevencin de Riesgos y
Medio Ambiente son quienes deben elaborar los documentos en conjunto con los Supervisores y
colaboradores de acuerdo a este procedimiento.
El texto de los documentos debe ser claro y conciso para facilitar su comprensin y utilizacin.
6.2.1.1 Procedimientos:
Describen detalladamente la forma de llevar a cabo una actividad general o proceso y documentan
los requisitos del Sistema de Calidad para actividades concretas, describiendo, si proceden,
aspectos de su aplicacin y su verificacin, tomando en consideracin las recomendaciones del
cliente.
El formato para procedimientos General ser de acuerdo a este procedimiento.
El formato para procedimientos operativos se definir de acuerdo a las necesidades de la obra en
acuerdo con el cliente.
6.2.1.2 Instrucciones:
Para elaborar las Instrucciones no existe una estructura obligada en su contenido, pero deben
contar como mnimo con un Objetivo, un Desarrollo (que establezca la secuencia de Actividades y
Responsables) Materiales y Equipos, Condiciones Especiales, Puntos de Control, Puntos de
Inspeccin y un Recuadro, en el cual se indiquen las Modificaciones efectuadas al documento, se
usarn en el caso particular, en donde no exista un procedimiento que especifique la forma de
ejecutar las actividades de un proceso, y slo hay in Instructivo, debe tener especificado el control
sobre los registros propios de ese proceso.

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6.2.2 Revisar y actualizar los documentos:

6.2.2.1 El responsable de la revisin y actualizacin del Plan de calidad, procedimientos,
instrucciones, formularios, transmittal ser el Jefe de Calidad del contrato N FM46000038
Cabe mencionar que en la tabla de modificaciones de los procedimientos se colocar la fecha de la
ltima modificacin.
6.2.2.2 Respecto de los procedimientos, instrucciones, formularios, etc., propios de esta obra, es el
encargado de calidad el responsable de revisar, actualizar, obtener la aprobacin y registrar las
modificaciones de los documentos de su rea cuando se requiera, para ello maneja una lista
maestra actualizada de los documentos de la gestin documental que indican el cdigo, revisin,
nombre y fecha de entrada en vigencia y ubicacin de copias controladas.
6.2.2.3 Documentos externos: Para aquellos que tienen impacto en la relacin con el cliente o la
calidad del producto o servicio, el Jefe de Calidad y su departamento es responsable de controlar y
asegurar por los medios adecuados la validez de estos documentos (Planos, reglamentacin,
normas tcnicas aplicables, protocolos etc.). Para ello mantiene un listado maestro de documentos
en obra, que actualiza mensualmente, con la identificacin y distribucin de los documentos, fechas
y revisiones vigentes.
6.2.3.4 Otros documentos internos: La Oficina de Calidad de la Obra, es quin coordina que las
modificaciones de los documentos de su rea sean formalizadas y registradas cuando se requiera.
Para ello maneja actualizada una lista maestra de los documentos pertinentes que indica cdigo (si
aplica), nombre, revisin o versin y fecha de entrada en vigencia.
Cabe mencionar que toda actualizacin de un documento, ste debe identificarse con un tringulo
en el prrafo modificado.
6.2.3

Aprobar los Documentos:

Los documentos ms relevantes de cada rea, antes de ser implantados y en cada modificacin
deben ser aprobados. Los encargados de ello son el Administrador, el Jefe Oficina Tcnica,
Sustentabilidad, segn corresponda. Para ello se genera una copia impresa del documento que se
firma y archiva en el rea que corresponda.
Para el caso particular de esta obra, se identificar con un timbre de Copia Controlada y se
mantendr un listado con la identificacin.
El Plan de Calidad, Procedimientos, Instrucciones, Formularios, Guas y otros documentos internos
del Sistema de Calidad en obra son aprobados por el Administrador, y en su ausencia de l ser el
Jefe Oficina Tcnica quien asuma esta responsabilidad.
6.2.4

Difundir e Implantar los Documentos:

Una vez aprobado el documento por parte del Cliente, el Jefe de Calidad de la Obra, es responsable
de su distribucin al rea respectiva, para su posterior difusin por parte del encargado del rea
duea del procedimiento, evidencia que debe quedar plasmada en el tem de toma de conocimiento
del procedimiento (Nombre, Rut, Cargo).

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6.2.5

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Distribuir los Documentos:

Todas las versiones impresas de los documentos No originales, se consideran copias no

controladas las cuales son usadas slo de consulta referencial, a excepcin de las Obras en
terreno, los cuales son identificadas con un timbre Copia controlada.
En caso de definir un documento la existencia de copias controladas el Jefe de Calidad de la Obra,
actualiza las copias controladas y de ser necesario destruye las obsoletas.
Las actualizaciones a los documentos se registran y se mantiene un historial de cada documento
en las distintas reas y son comunicadas a travs de los canales internos establecidos al Jefe de
Calidad, quin los verifica.
Se generar una matriz de distribucin donde se indicar a quien se le distribuy el documento,
paralelo a eso se le har firmar un acta de entrega del documento.
6.2.6

Mantencin de Matrices o Log:

Con dependencia de la Oficina de Calidad, el encargado de control de documentos se encargar de

actualizar las matrices documentales, SDI, Entrega de documentos, protocolos, NCR, etc.
6.2.7

Protocolos:

Los protocolos sern realizados por oficina tcnica y contarn con todos los controles indicados en
el plan de inspeccin y ensayos respectivo, el formato y contenido contar con el visto bueno del
jefe de calidad con el fin de cerciorarse que est toda la informacin tcnica.
Un vez completado el protocolo, el ltimo en revisar ser el Jefe de Calidad con el fin de controlar
los parmetros de los datos ingresados para luego entregrselos al encargado de control de
documentos para que los ingrese a la matriz de protocolos y luego al cliente.
6.3 NIVELES DE DOCUMENTOS
6.3.1 Plan de Calidad:
El Plan de Calidad es el documento que define la estructura de la organizacin, los alcances y
algunas responsabilidades generales sobre el sistema de gestin de calidad. Para cada tem del
modelo normativo se menciona, cuando existe, el procedimiento especfico que lo describe.
6.3.2 Procedimientos de Gestin Generales:
Son documentos que complementan el Plan de Calidad y definen la plataforma de gestin sobre la
cual opera el sistema de calidad aplicados a la obra. En ellos se establecen formalmente las
responsabilidades y las actividades de gestin, incluyendo entre ellas pautas y directrices para la
planificacin, desarrollo, control y anlisis de actividades generales que soportan el plan de calidad
de la obra.

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6.3.3 Procedimientos Operativos (Terreno Construccin):

Son documentos que complementan los procedimientos generales y describen actividades
concretas operativas en terreno.
Los procedimientos operativos relacionados con el producto o servicio deben contener:
Las etapas productivas para la realizacin del producto o servicio. Para su desarrollo pueden
utilizarse diagramas de proceso.
Una indicacin explcita de las actividades para las que es necesario contar con informacin
que describa las caractersticas del producto o servicio, el documento que la contiene, y
como se asegura la disponibilidad de esta informacin en los puestos de trabajo que
corresponda.
Consideran los aspectos de Prevencin de Riesgos, Proteccin ambiental y Aseguramiento
de la Calidad.
6.3.4 Instrucciones:
Son documentos que describen actividades o procesos ms delimitados y concretos que los
procedimientos.
6.3.5 Documentos Externos:
Son documentos relevantes para el sistema de gestin integrado generado fuera de la empresa
como estndares, normas, planos, manuales de operacin y/o mantencin de mquinas, etc.
6.3.6 Otros Documentos del Sistema (Documentacin Interna):
Son documentos relevantes para el sistema de calidad de la obra, tales como fichas de productos,
listas de precios, perfiles de cargo, requisitos de competencias, manuales de operacin, catlogos y
similares.
6.4 REGISTROS DE CALIDAD
Los registros del Sistema de Gestin de Calidad, son generados de acuerdo al tipo de actividad
establecida en los documentos (procedimientos e instrucciones). Deben contener informacin
suficiente para que sean correlacionables con las actividades, productos o servicios que hacen
referencia y en su emisin y almacenamiento debe asegurarse su legibilidad. Cada documento
establece en los anexos los registros que son generados en el desarrollo de la actividad (Ej.:
Protocolos).
6.4.1. Nombre y/o Cdigo:
Es la identificacin del registro; nombre del registro o archivo asociado en lo posible a un instructivo
o procedimiento y privilegiando la codificacin de estos ltimos documentos y segn lo definido en
este procedimiento en su captulo 6.1 Codificacin.
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6.4.2. Responsable de archivo: Es la persona encargada de su almacenamiento y conservacin.

6.4.3. Lugar de archivo: Lugar fsico de almacenamiento.
6.4.4. Plazo de retencin y disposicin: Por cunto tiempo se va a almacenar el registro y cul es
el destino posterior a la fecha de retencin (por ejemplo: 3 aos, 4 aos, etc. y luego se elimina o
guarda como archivo histrico).

7. REGISTROS
Nombre
y/o
Cdigo
Listado de
Documentos del
SGC de la Obra

Responsable de
Archivo

Criterio
de
Orden

Lugar
de
Archivo

Plazo de retencin y
disposicin

SGC de la Obra

Por rea y/o

funcin

Oficina SGC de
la Obra

2 aos, archivo
histrico

8. INDICADORES
Nmero de No Conformidades detectadas en Auditoras Internas y/o Externas relacionadas con
el incumplimiento de lo establecido en este procedimiento.
9. REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008, apartado 4.2.3 y 4.2.4

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10. MODIFICACIONES
Modificaciones
Se confecciona procedimiento

Fecha
03-01-2014

11. DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

Archivo Obra de Terreno

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Revisin
B

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12. ANEXOS
Anexo 1: Registro de Capacitacin Procedimiento
Nombre Relator
Fecha
Hora Inicio
Hora Trmino
Firma Relator

NOMBRE COMPLETO

RUT

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