Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad
ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe
contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA.
OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si
el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est
ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas
administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades
de la alcalda de Florencia, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de
las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las
actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.
ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como
el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras
internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la
alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.
B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.

C. CRITERIOS DE AUDITORA.

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

E. RECURSOS NECESARIOS.
RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de
calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles
TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software: internet,
aplicativos, office
INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo
de los auditores en la oficina de control interno.
F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.
Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la
Procuradura Regional Choco
ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el
concepto de gastos generales, del nivel central.
B. PROCESOS A SER AUDITADOS.
Procesos estratgicos:
o Planeacin estratgico
o Desarrollo de plan estratgico
o Desarrollo de planes operativos
Procesos misionales
o Proceso preventivo
o Proceso del intervencin
o Proceso disciplinario
Procesos de apoyo conexos
o Proceso relatora
o Proceso centro de atencin al publico
o Proceso registro de sanciones e inhabilidades SIRI
o Tramite de acciones jurdicas
Procesos de apoyo
o Proceso estratgico

o Proceso de contratacin
o Proceso financiero
o Proceso de gestin humana
o Proceso de seleccin y carrera
o Proceso administrativo
o Proceso de IEMP
o Proceso de tecnologa informtica
Procesos de evaluacin y control
o MECI
o Sistema de Gestin de Calidad
C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora.
i. Precisar los detalles de la auditora tales como:
o Determinacin del tipo de auditoria
o Determinacin de equipo y medios de almacenamiento electrnico a utilizar
o Consideracin y definicin de fecha, inicio y terminacin, actividades in situ,
preparacin y entrega de informe.
o Asignacin de tarea al equipo auditor
o Determinacin de recursos necesarios.
Definir:
o Objetivos
o Alcance
o Antecedentes
b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de
Control Interno
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.
D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS
ACTIVIDADES DE AUDITORA.
Cronograma
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la
Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:
Preparacin del Plan de Auditora
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora
E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.
Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:
Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar

 Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de

contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto
F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado,
en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando
en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas,
conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por
equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos
de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la
organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede
llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una
auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una
imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.