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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD INTERNA

DEL MINISTERIO DE FINANZAS
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-03.09

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
SEGURIDAD INTERNA DEL
MINISTERIO DE FINANZAS

ELABORADO
COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Cargo: Servidor Pblico 6, 5, 4
Nombre: Carmen Fernndez P. , Consuelo
Castro G. y Paulo Surez N.
COORDINACION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD
Cargo: Coordinador
Nombre: Irma Mosquera

REVISADO
COORDINACION DE RECURSOS
HUMANOS
Cargo: Coordinador
Nombre: Jeannett Muoz A.
COORDINACION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE
SEGURIDAD
Cargo: Coordinador
Nombre: Irma Mosquera

APROBADO
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA:
Nombre: Mara
Eugenia Vlez
Velsquez
Cargo: Subsecretaria

Fecha: 07-07-2009

Fecha: 16-07-2009

Fecha:

Firma:

Firma:

Firma:

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DEL MINISTERIO DE FINANZAS
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-03.09
CONTENIDO:
1. Objeto
El objeto del presente documento dentro del mbito institucional, es ofrecer a los
responsables de la Seguridad Interna del Ministerio de Finanzas los lineamientos que
permitan cumplir a cabalidad con sus funciones.
2. Alcance

El alcance de este Manual esta orientado, al Personal de Seguridad contratado por el

Ministerio de Finanzas.
3. Definiciones
Acceso: Manera o forma de entrada a una propiedad ya sea para vehculos o peatones.
Control: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para
alcanzar.
Guardia Seguridad: Persona encargada de la custodia, proteccin de los bienes y
personas
Horario: Tiempo concertado para determinadas actividades.
Identificacin: Reconocimiento de la identidad de alguien.
Jornada: Duracin del trabajo diario de los obreros y empleados.
Mobiliario: Conjunto de muebles de una casa o edificio.
Monitoreo: observar el curso de uno o varios parmetros para detectar posibles anomalas
Primeros Auxilios: Son todas aquellas medidas o actuaciones que realiza el auxiliador, en
el mismo lugar donde ha ocurrido el accidente y con material prcticamente improvisado,
hasta la llegada de personal especializado.
Prohibiciones: Veto, impedimento del uso o ejecucin de algo:
Recepcin: Accin y resultado de recibir,
Resguardo: Defensa, proteccin.
Restricciones: Reduccin, limitacin de algo.
Seguridad: Mecanismo que previene algn riesgo o asegura el buen funcionamiento de
alguna cosa precaviendo que falle.
Velar: Custodiar, cuidar con esmero.
Vigilancia: Servicio organizado y preparado para vigilar:

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4. Marco Legal
Decreto Ejecutivo 3410, Libro III De la Organizacin y Administracin del Ministerio de
Economa y Finanzas , publicado en el R.O.No. 5 de22 de enero de 2003, Ley de Vigilancia
y Seguridad Privada y su Reglamento

5.

Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Coordinacin de Recursos

Humanos Desarrollo Institucional con la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad.

6.

Procedimiento

Seguridad Interna del Ministerio de Finanzas

El Personal de Seguridad contratado mantendr el
servicio de vigilancia, control y resguardo del edificio
Servicio de Vigilancia
del Ministerio de Finanzas, ubicado en la Av. 10 de
Agosto 1661 y Jorge Washington, de sus
funcionarios y servidores, durante las 24 horas del
da, los 365 das del ao de acuerdo al horario
establecido.
EI Edificio del Ministerio de Finanzas, cuenta con
una
puerta de acceso vehicular y una puerta
de salida vehicular y una de ingreso y salida
peatonal ubicada en la Av. 10 de Agosto. La misma
Horario, Forma de Acceso y Salida que se abrir al pblico a partir de las 8H00 hasta
del Edificio
las 16h30 p.m. en horario de lunes a viernes. Los
sbados, domingos y das feriados las puertas
permanecern cerradas.
El acceso al interior del Edificio los das sbados,
domingos,
das
feriados
o
en
horarios
extraordinarios slo ser permitido previa solicitud a
la Subsecretaria/o Administrativa, al menos con 1
da de anticipacin, para su conocimiento y

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aprobacin. Dicha comunicacin incluir nombre del
funcionario o servidor, cargo, unidad administrativa,
actividad a realizar y tiempo que permanecer
dentro del edificio. En caso de personas ajenas a la
Institucin (personal de limpieza, construcciones)
debern incluir nmero de cdula de ciudadana y la
solicitud del responsable de la Unidad de Recursos
Materiales, para su ingreso; el mismo que deber
enviar al Personal de Seguridad del Ministerio para
que permitan autorizar el ingreso del personal.

Circulacin de Personas por el

Edificio

Accidentes de Salud dentro del

Edificio

Entrada de Mobiliario y Equipos

El responsable de Seguridad y los vigilantes sern

encargados de verificar que no permanezcan o
circulen por el edificio, personas no autorizadas,
est prohibido el ingreso de personas ajenas a la
Institucin para pedir colectas, ventas ambulantes y
otros, a los funcionarios y servidores del Ministerio
de Finanzas, en cualquier momento, se les
requerir la tarjeta electrnica de aproximacin que
les identifique como visitantes.
Los accidentes de salud ocurridos dentro del
Edificio del Ministerio de Finanzas, podrn ser
tratados con primeros auxilios por el personal
mdico del Ministerio, en los horarios establecidos,
el Servicio Mdico est ubicado en el sexto piso
(terraza), dependiendo del estado del paciente se
llamar al 911 o ser trasladado a un hospital o
clnica particular.
Los funcionarios, servidores o visitantes que
tengan la necesidad de ingresar temporalmente
mobiliario o equipos para la realizacin de
actividades laborales en horario de oficina en el
Ministerio, debern comunicar al responsable de
Seguridad, quien registrar en el libro de
anotaciones, nombre del propietario del equipo,
marca, serie, cdigo, etc., previamente a su
ingreso, a esos equipos se les identificar mediante
stickers de color ...... con la frase "PROPIEDAD

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PARTICULAR"

Restricciones Generales

- Parquearse impidiendo la salida de otros vehculos.

- Estacionarse en reas que no estn destinadas
para parqueos.
- Estacionarse ocupando dos (2) parqueos.
- Ocupar los parqueos previamente reservados.
- Conducir vehculos a alta velocidad.
- Dejar vehculos estacionados de un da para otro.
- Tocar msica estridente dentro de la institucin.
- Usar armas blancas o armas de fuego.
- Asumir actitudes groseras u hostiles o negarse a
Identificarse con su tarjeta cuando se lo requiera.
- Ingresar bebidas alcohlicas u otras sustancias
prohibidas.
- Entrar con animales a la institucin.

Control e Ingreso del Personal del MF

El personal a nombramiento y contrato de servicios
ocasionales que labora en el Ministerio de Finanzas,
deber
portar
visiblemente
la
tarjeta
de
Identificacin
identificacin, emitida por la Unidad de Recursos
Humanos, desde el momento que ingresa y durante
su jornada laboral. Los estudiantes que realicen
prcticas o pasantas debern portar el uniforme del
colegio correspondiente y la tarjeta de identificacin
expedida por la Unidad de Recursos Humanos.
El personal a nombramiento y de contrato de
servicios ocasionales que labora en el Ministerio de
Finanzas, los estudiantes que realicen prcticas o
pasantas ingresarn a las instalaciones del
Ingreso
Ministerio por la puerta principal o posterior del
edificio, desde las 7h00, y ser requisito
indispensable exhibir la tarjeta de identificacin al
Personal de Seguridad, quienes tienen la facultad de
exigirlo. Mensualmente, la Unidad de Recursos
Humanos, reportar la nmina del personal que ha
sido desvinculado, sea que haya laborado mediante
contrato de trabajo o nombramiento. Para el ingreso

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de los funcionarios en horarios o jornadas no
laborables y/o das festivos, deber presentar una
autorizacin
suscrita
por
la
Subsecretaria
Administrativa la cual reposar como registro en la
Guardia de acceso de la Entidad.
El Personal de Seguridad, una vez concluida l
jornada laboral diaria, revisar cada una de la
oficinas y dependencias que conforman el Ministeri
de Finanzas y registrar los nombres de lo
funcionarios que, con autorizacin de autorida
Salida
competente, contine sus labores diarias. El persona
que labore horas nocturnas fuera de la jornad
laboral, para salir del Edificio, deber registrar s
nombre, hora de salida, oficina o dependencia qu
corresponda y la firma en una planilla o libro d
anotaciones, custodiada por el Personal d
Seguridad.
El personal a nombramiento y de contrato de
servicios ocasionales que labora en el Ministerio de
Finanzas y que le ha sido asignado un parqueadero
Ingreso y salida de vehculos de en el patio de la institucin por la Unidad de
propiedad
de
funcionarios
y Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
Transportes; y, autorizado por la Subsecretaria
servidores
Administrativa, podrn ingresarn a partir de las
7h00 y la salida ser a las 16H30, como requisito
indispensable debern exhibir
el sticker en el
parabrisas del vehculo, el responsable de
Seguridad verificar con la lista de parqueaderos
asignados permitiendo el ingreso. La ubicacin del
vehculo debe ser listo para salir.
Control del Ingreso y salida de visitantes:
La Unidad de Recursos Humanos designar, de
entre el personal del Ministerio de Finanzas, uno o
Recepcin
ms servidores para que cumplan su trabajo en el
puesto de recepcin ubicado en la puerta principal,
las cuales debern tener conocimiento real de la
ubicacin de las Subsecretaras y Unidades

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Administrativas, de los servicios que prestan cada
una de ellas y de la distribucin de la red telefnica
del Ministerio. El trabajo de las recepcionistas ser
respaldado por la presencia y colaboracin, durante
las ocho horas laborables, de dos miembros del
Personal de Seguridad.
Las recepcionistas dispondrn de: Listado completo
del personal que labora en el Ministerio, bajo
cualquier modalidad, identificando su sitio de trabajo
y la extensin telefnica asignada que ser
proporcionada por la Unidad de Recursos Humanos,
cada vez que se produzca ingreso o salida de
personal, este listado deber ser actualizado;
Tarjetas de ingreso para los visitantes, identificando
el piso del edificio al que van a concurrir sern
proporcionadas por la Unidad de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad; Registro de
Ejecucin trabajo de recepcin
Control Diario de Visitas, previamente impreso; y,
sistema de comunicacin telefnica interno, que
permitir avalizar el ingreso de personas a las
diferentes dependencias.
Para el ingreso de un visitante el personal de
recepcin deber confirmar con la asistente del
Subsecretario o con el servidor, si la persona que le
busca en recepcin puede pasar a su oficina, previa
aceptacin podr pasar el visitante caso contrario no
ingresar.
Entrada y salida de los usuarios de Las personas que requieran ingresar a las diferentes
oficinas del Ministerio de Finanzas entregarn a la
las dependencias del Ministerio
recepcionista que labora en planta baja, su cdula
de identidad, licencia de conducir o libreta militar,
cualquiera de estos documentos en original, el
personal de recepcin registrar en la hoja de
registro los siguientes datos. Nombres y apellidos
del visitante, fecha y hora, nmero de cdula de
ciudadana, licencia de conducir o cdula militar,
segn sea el caso, el nombre del funcionario que le

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atender y especificar que tipo de documento deja.
Una vez concluida la gestin en las dependencias
de la institucin el visitante devolver la tarjeta
contra entrega de su documento de identificacin y a
su vez proceder a abandonar las instalaciones del
Portafolio. El Personal de Seguridad revisar todo
paquete, maleta, maletn o cartera que las personas
lleven al entrar o salir del Ministerio.
Algunos bienes que son asignados por la Institucin
a los funcionarios y empleados se tornan de uso
Control de bienes
personal como computadores, celulares, debe estar
bajo la directa custodia del servidor, por el carcter
personal que tienen. Todo bien o equipo que se
autorice para salir de las instalaciones, debe estar
precedido de una autorizacin escrita firmada por la
persona delegada para tal fin, indicando sus
especificaciones, la persona autorizada a su retiro y
nmeros de identificacin claros, que no se presten
a confusin.
El Personal de Seguridad controlar la entrada de
funcionarios, servidores, y visitantes mediante la
verificacin de la tarjeta de identificacin
correspondiente, en cada una de las puertas de
Control de oficinas y dependencias ingreso del Ministerio de Finanzas. Todos los
funcionarios y empleados, por conocidos o antiguos
que sean, debern portar su tarjeta de identificacin
en un lugar visible. El ltimo funcionario o servidor
que abandone las oficinas luego de cumplir con sus
actividades tiene como obligacin apagar las luces y
cerrar la puerta con llave el momento de su salida.
Obligaciones para el personal de
.El Personal de Seguridad deber estar
seguridad
debidamente uniformado y disponer de protecciones
generales y contra inclemencia del tiempo,
armamento y radios para comunicacin por cada
puesto
de
trabajo.
. Suministrar informacin a los usuarios y visitantes
que ingresen al Edificio respecto de la ubicacin de
las
diferentes
dependencias.

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Prohibiciones

Cambio personal

Control vehculos del MF

. Controlar el ingreso y salida de bienes por escrito

en
los
libros
para
tal
fin.
. Atender al pblico con amabilidad y cortesa,
evitando
discusiones
con
el
mismo.
. Cumplir estrictamente con el horario asignado y NO
abandonar su sitio de trabajo por ningn motivo,
mientras no le reciba el compaero del siguiente
turno
o
lo
releven
para
el
descanso.
. Velar porque se conserve el orden y colaborar con
la
presentacin
del
sitio
de
trabajo
. Informar al responsable de la supervisin de turno,
de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad o Subsecretara Administrativa, cualquier
anomala que se presente durante su turno.
No llevar al sitio de trabajo, familiares o amigos, ni
elementos de distraccin como televisores, juegos,
etc.
. No cambiar el turno sin previo "visto bueno" del jefe
del Personal de Seguridad y no se aceptan cambios
de turno cuando se disfruta de compensatorio por
festivo.
. No recibir ni entregar el puesto de trabajo en
estado de embriaguez, ni ingerir alcohol durante el
turno, ni REALIZAR ACTIVIDADES DIFERENTES a
las propias del desarrollo de sus funciones.
Si se determina que una o ms personas que
prestan el servicio no cumplen a satisfaccin con el
mismo, el Ministerio previo informe fundamentado
solicitar el cambio del personal.
El responsable de la Unidad de Transportes
conjuntamente con el Personal de Seguridad los
das viernes, sbado, domingo y das feriados
verificarn que los vehculos se encuentren en el
patio del Ministerio de Finanzas, en caso de que el
vehculo tenga que salir los das viernes, sbado,
domingo y das feriados presentarn el salvo
conducto al personal de seguridad, los mismos que
elaborarn un informe de novedades que entregarn

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Monitoreo de cmaras de
seguridad

Amenaza de bomba

Informe de novedades

Colaboracin con Seguridad de la

Mxima Autoridad

7.

a la Unidad de Transportes. Adems revisarn

kilometraje y estado del vehculo
El Personal de Seguridad realizarn el monitoreo de
las cmaras de seguridad ubicadas en sectores
estratgicos de la institucin.
En caso de amenaza de bomba el Personal de
Seguridad comunicar inmediatamente del particular
a la Polica Nacional y se proceder a la evacuacin
del personal de acuerdo a las normas de seguridad.
Los Supervisores tanto diurno como nocturno,
diariamente
remitirn
a
la
Subsecretaria
Administrativa un informe de las novedades
ocurridas durante el da y la noche
El Personal de Seguridad contratado, prestar
colaboracin al Personal de Seguridad de Polica
Nacional que presta los servicios a la Mxima
Autoridad, cuando lo requieran.

Anexos

Se adjunta Matriz de Valor Agregado, en la que se levant en un primer momento el mapeo

de todas las actividades que realiza el Personal de Seguridad contratado por el Ministerio de
Finanzas.