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MANUAL DE USUARIO

MDULO: ASIENTOS
Abril 2012

Objetivo
El sistema est orientado a aquellas empresas que se encargan de llevar adelante
diversos cursos y que necesitan conciliar los pagos efectuados por sus alumnos, a
travs de Entidades Financieras, contra los pagos administrativos realizados por la
organizacin.
Lleva adelante el control de la facturacin a los inquilinos, teniendo en cuenta las
siguientes operaciones:
Facturacin de alquileres.
Facturacin de expensas.

Caractersticas del Sistema


Integrado con el Sistema Contable y de Gestin Fcil Account, del cual toma
algunas tablas para obtener determinados datos.
Velocidad de carga de datos optimizada.
Manejo de niveles de seguridad.
Base de datos SQL 2000/2005
Windows 9x (98, 98Se, Me).
Windows NT (NT 4.0, 2000, XP).

IMPORTANTE:
El usuario debe tener instalada la versin 4.0 del Microsoft .NET
Framework.
1. Login
Antes de ingresar al mdulo, se deber crear una carpeta llamada Asientos en la
ruta C:\FacilAccount y dentro de la misma pegar los archivos que muestra la
imagen:

Dentro de la carpeta denominada Archivosarte se debern crear las siguientes


subcarpetas:
Archivos El Curso: aqu se guardan los archivos correspondientes a
Pagos Cerrados, Gastos Cerrados y Pagos Administracin. Estos
provienen del sistema El Curso.com y tendrn extensin xml. Se tendr
en cuenta que para el caso de Pagos Administracin, el sistema deber
trabajar bajo la modalidad de eliminacin de registros e incorporacin de
la informacin nueva, para los dems se verificar que el dato no est
repetido.
Entidades Financieras: esta carpeta contendr 4 subcarpetas, las cuales
correspondern a cada una de las entidades financieras con las que
trabaja la fundacin (Pago Fcil, Pago Mis Cuentas, Rapipago y Visa).
Dentro de cada carpeta se debern guardar para luego procesar, los
archivos de cada una de las mismas. En el caso de las tres primeras,
tendrn formato .txt, en cambio los archivos pertenecientes a Visa sern
del tipo .csv. Los archivos contienen la informacin: Fecha + DNI +
Importe.
Para poder entrar al sistema y poder utilizarlo es necesario revisar el correcto
seteo del archivo Asientos.exe.config. Abrindolo con el Bloc de Notas
podremos verificar que estamos accediendo a la base de datos y al servidor
correcto.

Una vez verificada la configuracin para poder ingresar al mdulo, el sistema nos
presentar la siguiente pantalla:

Seleccionando el Ejercicio, Usuario y Password y presionando


entraremos al mdulo, el cual nos desplegar la pantalla que mostramos a
continuacin:

2. Asientos
2.1

Ingresar Archivo

Al ingresar al Men mencionado, el sistema nos mostrar la siguiente


pantalla:

2.1.1

Entidades Financieras
Desplegando la flecha, debemos seleccionar el tipo de archivo que
queramos ingresar (Pago Fcil, Pago Mis Cuentas, Rapipago y Visa).

Elegimos la entidad y luego presionamos el botn


para ir a buscar el archivo a la carpeta
C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Entidades Financieras\Visa.

Lo seleccionamos y presionando el botn


procesar el archivo marcado.

, el sistema

En caso de que todos los datos estn correctos, el sistema mostrar el


siguiente mensaje:

Aclaracin: En caso de que se procese dos veces el mismo


archivo, este no se duplicar.
Este proceso importar toda la informacin a una Tabla
FAV_COBRO_ENTFIN, donde el campo EST_PROCESADO lo llenar
con NULL y donde las Entidades financieras sern las descriptas
anteriormente:

Rapipago (RAPI)
PagoFacil (PFAC)
Pagomiscuentas (PAMC)
Visa (VISA)

Observaciones: En negritas se describe el cdigo de Forma de


Pago.
Luego esta informacin se utilizar en el proceso de Conciliacin a
los efectos de comprar los pagos de las Entidades Financieras con
los Pagos de Administracin efectuados.

2.1.2

Gastos
En esta solapa presionamos directamente el botn
para ir a buscar el archivo a la carpeta
C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botn


sistema procesar el archivo marcado.

, el

En caso de que todos los datos estn correctos, el sistema mostrar el


siguiente mensaje:

Aclaracin: En caso de que se procese dos veces el mismo


archivo, este no se duplicar.
Este proceso importar toda la informacin a una Tabla
FAV_GASTOS_ELCURSO para luego generar los asientos
correspondientes en el Mdulo Contable.
Para este caso, a la hora de hacer la validacin de los datos, el
sistema verificar que el dato no est repetido.

2.1.3

Pagos Administracin
En esta solapa presionamos directamente el botn
para ir a buscar el archivo a la carpeta
C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botn


, el sistema procesar el archivo
marcado.

En caso de que todos los datos estn correctos, el sistema mostrar el


siguiente mensaje:

Aclaracin: En caso de que se procese dos veces el mismo


archivo, este no se duplicar.
Este proceso importar toda la informacin a una Tabla
FAV_PAGOS_ADM_ELCURSO para luego conciliar los datos contra la

tabla del punto 2.1.1.


Para este caso, a la hora de hacer la validacin de los datos, el
sistema trabajar bajo la modalidad de eliminacin de registros e
incorporacin de la informacin nueva.

2.1.4

Pagos Cerrados
En esta solapa presionamos directamente el botn
para ir a buscar el archivo a la carpeta
C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botn


sistema procesar el archivo marcado.

, el

En caso de que todos los datos estn correctos, el sistema mostrar el


siguiente mensaje:

Aclaracin: En caso de que se procese dos veces el mismo


archivo, este no se duplicar.
Este proceso importar toda la informacin a una Tabla
FAV_PAGOS_CERRADOS_ELCURSO para luego generar los asientos
correspondientes en el Mdulo Contable.
Para este caso, a la hora de hacer la validacin de los datos, el
sistema verificar que el dato no est repetido.

2.2

Conciliacin

Al ingresar al Men mencionado, el sistema nos mostrar la siguiente


pantalla:

La informacin presentada en pantalla ser la obtenida de la TABLA


PAGOS
(ESTADO ADMINISTRACION) y TABLA ENTIDADES
FINANCIERAS. El sistema va a machear por FECHA + DNI +
IMPORTE + AULA.
El objetivo de esta pantalla es ayudar a detectar las diferencias que

vienen entre los pagos de las entidades financieras y lo informado por el


curso.
El sistema limpiar todas aquellas filas en las cuales la columna
Diferencia sea igual a 0. Eso querr decir que el curso ya est pago.
Presionando
es posible exportar la grilla a una
archivo del tipo csv para luego levantarlo desde Excel y as poder
cotejar correctamente los datos.
En caso de tener el Office 2007, este proceso se hace desde la Solapa
Datos, Opcin Obtener Datos Externos, Desde Texto, como se
muestra a continuacin:

Aqu presionamos Importar y se nos irn abriendo las siguientes

pantallas:

Presionamos Siguiente

Presionamos Siguiente

Presionamos Finalizar

Presionamos Aceptar y listo.

Al presionar el botn

el sistema va a comparar los

datos de las tablas PAGOS


(ESTADO ADMINISTRACION) y
ENTIDADES FINANCIERAS y para la informacin que encuentre en
ambas, segn filtros de AULA, INSTRUCTOR, TIPO PAGO,
DIFERENCIA
y
FORMA DE
PAGO,
en
la
tabla
de
FAV_COBRO_ENTFIN (COBRO DE ENTIDADES FINANCIERAS), va
a actualizar el campo de EST_PROCESADO en 'P'. Los registros que
se hayan cambiado a 'P' ya no volveran a aparecer en la Conciliacin.

2.3

Ingresar Asientos desde Pagos Cerrados

Al ingresar al Men mencionado, el sistema nos mostrar la siguiente


pantalla:

Aqu se mostrarn aquellas liquidaciones que ya estn habilitadas para


generar los asientos contables sea aquellas que estn cerradas en el
sistema WEB.
Al presionar el botn
de cada uno de los comprobantes.

se generarn los asientos contables

Se genera un asiento por aula por fecha.


Datos del Asiento Cabecera: el nmero de comprobante es el
nmero de aula y la fecha es la fecha del aula.
Datos de los tems de los Asientos: Vendr del sistema WEB los
datos de las cuentas contables de las formas de pago y el importe, en
el campo de observaciones ira el tipo de Aula y el instructor.
Datos de las Unidades de Negocio de los tems: Vendr en el
sistema WEB como unidad de negocio la ZONA y como Centro de
Costo el tipo de AULA, adems se prev que venga un % en el cual el
sistema asignara l % del importe del pago a ese unidad de negocio y
el saldo ira al unidad de negocio PAIS.
Nota: Este proceso al generar el asiento, asignar a ese movimiento el
nmero de asiento con el fin que quede relacionada la Tabla de Pagos
con el Asiento Contable.
Reglas y Restricciones del Negocio:
No generar un asiento de un cobro que ya se gener.
No generar asientos desbalanceados.
No tomar cuentas contables que no sean imputables.
La fecha del comprobante debe pertenecer estar dentro del rango del
ejercicio habilitado.
Debe existir el cdigo de comprobante importado en el asiento.
Las unidades de negocio y los centros de costos deben estar
relacionados a las cuentas.

2.4

Ingresar Asientos desde Gastos

Al ingresar al Men mencionado, el sistema nos mostrar la siguiente


pantalla:

Aqu se mostrarn aquellas liquidaciones que ya estn habilitadas para


generar los asientos contables sea aquellas que estn cerradas en el
sistema WEB.
Al presionar el botn
de cada uno de los comprobantes.

se generarn los asientos contables

Se genera un asiento por aula por fecha.


Datos del Asiento Cabecera: el nmero de comprobante es el
nmero de aula y la fecha es la fecha del aula.
Datos de los tems de los Asientos: Vendr del sistema WEB los
datos de las cuentas contables de las formas de pago y el importe, en
el campo de observaciones ira el tipo de Aula y el instructor.
Datos de las Unidades de Negocio de los tems: Vendr en el
sistema WEB como unidad de negocio la ZONA y como Centro de
Costo el tipo de AULA, adems se prev que venga un % en el cual el
sistema asignara l % del importe del pago a ese unidad de negocio y

el saldo ira al unidad de negocio PAIS.


Nota: Este proceso al generar el asiento, asignar a ese movimiento el
nmero de asiento con el fin que quede relacionada la Tabla de Pagos
con el Asiento Contable.
Reglas y Restricciones del Negocio:
No generar un asiento de un cobro que ya se gener.
No generar asientos desbalanceados.
No tomar cuentas contables que no sean imputables.
La fecha del comprobante debe pertenecer estar dentro del rango del
ejercicio habilitado.
Debe existir el cdigo de comprobante importado en el asiento.
Las unidades de negocio y los centros de costos deben estar
relacionados a las cuentas.