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Unidad 1
La teora de los sistemas define al sistema como un conjunto de partes
interrelacionadas e interdependientes arreglada de manera que forman un todo
unificado superior a la suma de sus partes.
Tipos de Sistemas
Elementos
-
Entorno
Limites
Entradas y salidas
Procesos de transformacin
Retroalimentacin
Macroentorno y Microentorno
Ambiente general o Macroentorno
- Constituido por factores econmicos, ecolgicos, culturales, legales, etc.
que ocurren en el mundo o en la sociedad en general, estas generan
fuerzas que afectan al sistema.
- Escapan del control de la organizacin
Entorno de tarea o Microentorno
- Es el ms prximo al sistema
- Es del cual se obtiene sus entradas y envan sus salidas
Elementos de la organizacin
Caractersticas de la Organizacin
-
DIBUJO DE SISTEMA
Entradas: son acciones, interacciones, energa, informacin, expectativas,
materias primas.
Proceso: variables mediadoras, tareas, relaciones interpersonales, etc.
Sistemas Administrativos
Subsistemas:
Influencia
Comunicacin
Informacin
Control
De Interrelacin
De Jerarquizacin: todos los sistemas forman parte de uno mayor
De Organizacin: referencia a la necesidad de que los sistemas deben
ser proyectados e implementados siguiendo una lnea de pensamiento
racional. Las etapas a cumplir son: conocer a priori el sistema, relevar
las condiciones en que funciona y funcionara el sistema y planificar los
cambios y el nuevo sistema en su conjunto, consensuar con la gente,
normatizar el sistema redactando instrucciones claras y precisas,
capacitar a la gente, comunicar a toda la organizacin los cambios y
resultados, una vez implementados controlar dicha implementacin.
Significatividad
Economa de la formalizacin: la formalizacin es un conjunto de normas
escritas, estructuradas como manuales que definen las funciones que
debe cumplir cada responsable (manual de la organizacin) o las normas
de procedimientos que se refieren a cmo y cundo cada integrante de
la organizacin debe realizar los procesos (manual de procedimiento)
Etapas
-
Investigacin y anlisis
Formulacin de hiptesis y diseo
Implementacin y control
4. Programacin de la implementacin
5. Pruebas Piloto
6. Lanzamiento y seguimiento
Diseo de Sistemas
1.2.
Recoleccion externa de datos: obtener informacin fuera de la
empresa. Fuentes de datos: bibliografa tcnica, carpetas de anlisis de
aplicaciones similares, la adquiscion de tecnologa disponible.
1.3.
Sistematizacion de la informacin: el analista ordena y
procesa la informacin recolectada.
2. Diseo
2.1.
Diagnostico: tiene que ver con manifestar problemas del sistema
actual y presentar propuesta y fundamentarla.
2.2.
Diseo global: una vez aprobada la propuesta elaborar
propuesta final.
2.3.
Diseo Detallado: elaborar todos los diseos necesarios para
implementar, incluyen: redaccin del manual de la organizacin,
redaccin del manual de procedimientos y la redaccin de formularios,
archivos y registros
3. Implementacion
3.1.
Planeamiento: programar la implementacin
3.2.
Desarrollo de tareas previas: cursos de capacitacin para
personal, etc.
3.3.
Lanzamiento: momento en el cual el sistema comienza a estar
en opresiones, puede ser: total, parcial, por sustiucion completa o en
paralelo. En esta etapa el analista es fundamental para asesorar.
3.4.
Seguimiento: se extiende desde el lanzamiento hasta que se
considere que el sistema funciona correctamente.
Las entradas son los soportes o procesos mediante los cuales se captan los
datos de la actividad de la organizacin y se ingresan al sistema.
Los archivos son los soportes donde se conservan los datos y que se guardan
para su utilizacin en el momento que se lo requiera.
El proceso es el encargado de acomodar los daos tanto como para producir
salidas como para actualizar los archivos. Es decir que incorporan, clasifican,
realizan operaciones matemticas, etc.
Salidas son soportes o medios legibles mediante los cuales el sistema provee
de informacin a quien lo necesita.
La lgica de diseo
Se parte de las salidas debiendo definirse que debe producir el sistema, las
entradas que necesita, cual va a ser el soporte fsico, la periodicidad de salidas
y la demora mxima aceptable. Se sustenta en el principio de utilidad que toda
salida se genera para algo.
Luego se prosigue con el diseo de los archivos, cual se habilitara y cuantos,
que datos, volumen y soporte de esos archivos.
Luego se definen las entradas que son variables en cada operacin y surge por
la diferencia entre lo que existe en los archivos y la generacin de las salidas.
Y por ultimo entra el proceso, es decir como voy a combinar los datos para
generar las salidas.
Herramientas de Analisis
-
Control
La accin de administrar esta compuesta por 4 etapas: planificar, organizar,
dirigir y controlar.
Controlar es comparar lo planificado con lo ejecutado, es un proceso continuo
que brinca informacin fundamental para tomar nuevas decisiones.
Tipos de Control
Control Interno
Es el conjunto de reglas y normas de procedimientos que regulan el
funcionamiento administrativo de una organizacin, con el propsito de
preservar el patrimonio de los posibles errores o acciones fraudulentas que
pudieran llegar a afectarlo, el nivel satisfactorio depende de que dicho conjunto
de reglas y normas se articules en un plan organico y coordinado
cuidadosamente programado y planeado.
Normas Generales
1.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Normas Particulares
Son las normas especificas de cada rea, dadas sus caractersticas propias que
hacen que merezcan un tratamiento especial. Se pueden clasificar la
estructura, control de fraudes o errores que atenten contra el patrimonio o
sobre la continuidad de sus operaciones.
-Normas para el mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas
- Cumplimiento de deposiciones y normas legales
-Medidas concretas que mejoren la eficiencia administrativa
Normas relativas al personal
Se refieren a las pautas de relacin y manejo del personal sobre todo a
aquellos afectados al manejo de bienes
-
Fsicos (lugar)
Recepcin de bienes
Registro detallado de bienes y deudas, cretidos
Identificacin de los bienes
Asignacin de bienes
Movimiento de bienes
Seguros
Numeracin
Custodia
Anulacin de formularios
Control de correlatividad
Diseo
Archivo
Oposicin de intereses
Registros contables
Controles por sistema
Estructura
La organizacin necesita un proceso de organizacin , el gerente debe tomar
decisiones necesarias para crear un marco de manera de lograr la coordinacin
de todas las actividades de la organizacin para alcanzar los objetivos
planificados. Esta organizacin implica un diseo organizacional a travez del
cual se busca determinar la estructura organizacional mas adecuada para la
estrategia, el personal, la tecnologa y las tcnicas de la organizacin.
Estructura: es la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la
organizacin en cuanto a relaciones entre gerentes y empleados, gerentes
entre si y empleados entre si. La estructura tiene que ser flexible, no existe un
nico tipo de estructura, cada organizacin la va a confeccionar segn sus
caractersticas propias.
Por funciones
Procesos
Productos
Area geogrfica
Tipo de cliente
Tiempo
Modelos Estructurales
1. Tradicionales
a. Lineales: piramidal, estructurada en diferentes niveles en la cual
se establece una lnea de mando o autoridad relacionando
superiores con subordinados, desde la cspide a la base de la
organizacin. Caracteristicas: autoridad lineal, se respeta unidad
de mando, tiene como ventaja la autoridad definida y que cada
uno sabe a quien responder.
b. Lineal Staff: se encuentran rganos de lnea y de staff, los de
lnea son los responsables por el alcance de los objetivos bsicos
de la organizacin y los de staff son rganos de apoyo de asesora
que colaboran con la lnea. Los Staff no tienen autoridad
jerarquica o lineal, solamente asesora. Caracteristicas: separacin
entre rganos de lnea y staff, hay jerarqua lineal y hay
especializacin (staff), tiene como ventaja la independencia.
c. Funcional: cada trabajador pasa a responde ante varios
supervisores o jefes. Caracteristicas: autoridad funcional
(autoridad fuera de su lnea de mando) y tiene como ventaja
mayor especializacin
d. Comites
2. Modernos
a. Organizacin por proyectos
b. Organizacin matricial.
Sistema de Abastecimiento
Gestion de abastecimiento compuesta por sumatoria de tareas o actividades
llamadas modulos. Esta gestin debe ser eficiente.
De
De
De
De
De
compra
pedido
mantener existencia
agotar existencias
calidad
El modelo de decisin del tamao econmico del lote y del punto de pedido
Los supuestos son:
1. Cada vez que se hace un pedido se pide la misma cantidad
2. Se conoce con certeza la demanda como el tiempo de espera en la
orden de compra
3. El costo de compra no resulta afectado por la cantidad que se pide
entonces es irrelevante
4. El costo de agotar existencias es tan alto que siempre se reponen antes
de su agotamiento
5. El costo de calidad se incluyen dentro del costo de pedir y mantener
existencias
Sistema Comercial
Tiene que ver con todo el conjunto de tareas que se realizan en una
organizacin para satisfacer el mercado.
Modulos del sistema comercial:
1. Planeamiento comercial: implica contar con base de datos de todos
los clientes de la empresa y potenciales.
2. Clientes nuevos: se refiere a dar de alta a clientes nuevos, solicitud de
crditos y de referencias comerciales.
3. Aprobacion comercial de la nota de pedido: cuando un cliente
concreta la venta va a confeccionar la nota de pedido.
4. Aprobacin crediticia de nota de pedido: se analiza la situacin
crediticia del cliente:
a. Cuenta corriente: estado de esa cuenta, se suman facturas ,
notas de debito y se lo deducen de las de crdito
b. Cheques diferidos
c. Documentos pendientes de cobro (pagares)