LA ORGANIZACIN

DEFINICION.
Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos,
mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del grupo social.
TIPOS DE ORGANIZACIN
1.- Organizaciones Segn Sus Fines.- Es decir, segn el principal motivo que tienen para realizar sus actividades.
Estas se dividen en:
A.- Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el
nico) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.
B.- Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o funcin en la
sociedad
sin
pretender
una
ganancia
o
utilidad
por
ello.
El ejrcito, la Iglesia, los servicios pblicos, las entidades filantrpicas, las organizaciones no gubernamentales
(ONG), etc.
2.- Organizaciones Segn su Formalidad.- Segn tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la
toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen en:
A.- Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y
definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir
de manera explcita dnde y cmo se separan personas y actividades y cmo se reunen de nuevo.
Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o ms de los siguientes tipos de organizacin:
a)Organizacin Lineal: Constituye la forma estructural ms simple y antigua, pues tiene su origen en la
organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica de los tiempos medievales. El nombre
organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad entre superior y
subordinados.
b) Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de
la especializacin de las funciones. Muchas organizaciones de la antigedad utilizaban el principio funcional para la
diferenciacin de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del
staff .
c)Organizacin Lnea-Staff: El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la combinacin de los tipos de
organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus
desventajas. En la organizacin linea-staff coexisten rganos de lnea (rganos de ejecucin) y de asesora (rganos
de apoyo y de consultora) manteniendo relaciones entre s. Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad
lineal y por el principio escalar, mientras los rganos de staff prestan asesora y servicios especializados [1].
B.- Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la
comunicacin, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una
organizacin.
3.- Organizaciones Segn su Grado de Centralizacin.- Es decir, segn la medida en que la autoridad se delega.
Se dividen en:
A.- Organizaciones Centralizadas: En una organizacin centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior
y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.Estn centralizadas muchas
dependencias gubernamentales, como los ejrcitos, el servicio postal, etc.

B.-Organizaciones Descentralizadas: En una organizacin descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se

delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralizacin es caracterstica de organizaciones que
funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen
descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
TIPOS DE AUTORIDAD
1.-Autoridad de lnea.- Se denomina autoridad de lnea la que detecta un mando para dirigir el trabajo de un
subordinado. Es la relacin directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organizacin hasta el
escaln ms bajo, y se le denomina "cadena de mando".
2.-Autoridad de personal.- Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya sea por la
especializacin de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones especficas de
autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. Un ejemplo podra ser: El responsable de un supermercado
no puede manejar en forma directa y eficiente la administracin y las compras, para lo cual crea el departamento de
compras, con un responsable directo y con autoridad sobre los trabajadores de ese departamento.
3.- Autoridad funcional.- Es la autoridad que tendra en administrador del supermercado sobre todos los
empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de lnea y la de personal. Es una forma de autoridad muy
limitada, porque su uso rompe la denominada "cadena de mando".
EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO-RIT
Es el documento normativo administrativo interno, que contiene un conjunto de normas, que permite a la
administracin regular la relacin laboral Colaborador- Empleador, dichas normas se sujetan a la legislacin laboral
vigente, requiriendo ser aprobado por el ministerio de trabajo para su implementacin legal. El Reglamento Interno
de Trabajo, como instrumento de decisin en los asuntos labores interno de una empresa, requiere ser actualizado
y/o modificado, cada vez que promulguen disposiciones labores que exijan su modificacin.

EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES- ROF

El Reglamento de Organizacin y Funciones es el documento tcnico normativo de gestin institucional de
establece:
La estructura orgnica de la entidad.
Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas.
Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y entidades cuando corresponda.

EL MANUAL DE ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS -MAP

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas
las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
LOS ORGANIGRAMAS
1) Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma ms simple, nicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un
estado ms complejo, pueden aadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los
comits, e incluso las relaciones de comunicacin. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales
organigramas pueden verse nicamente puestos claves o segmentos de la organizacin.
DEFINICION.-Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de una de
sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la
componen.
OBJETIVO.-Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de
una organizacin.
UTILIDAD
o Brindan una imagen formal de la organizacin.
o Son una fuente de consulta oficial.
o Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua.
o Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional.
CRITERIOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA
1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y
composicin para facilitar su interpretacin.
4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse
complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior
derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin.
Presentacin bsica de un organigrama.

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerrquico superior lo conforma la Gerencia General, y sta tiene
cuatro subordinados, a saber: Produccin, Mercadeo, Finanzas y Personal.
1. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser
puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no
especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del
comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de
anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas
especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones .

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal
de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado
por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava
con el instrumento escrito de su aprobacin .

2. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel

jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel
de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel
de departamento u oficina .

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin :

3. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una

organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas
generales e integrales son equivalentes .

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a
la organizacin en forma general.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas
existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las
personas que ocupan las plazas .

4. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:
o

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms
generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su
empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo

izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones
entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
nmero de unidades en la base .

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos .

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el
centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso,

indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un
mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras [3].

Departamentalizacin
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al
departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones de la empresa.
Clasificarlas.
Agruparlas segn un orden jerrquico.
Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos.
Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las
necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son:
1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su
funcin principal.

2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la

departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios: En este caso la departamentalizacin se realiza en base a las zonas geogrficas
en las que se encuentra presente la empresa

4. Por clientes : Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin
consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar

eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para
controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.