SISTEMAS DE INFORMACION EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS

NUBIA SOFIA MAGO RIVEROS

ESTUDIANTE-APRENDIENTE

FABIO ERNESTO GARCIA RAMIREZ

MAGISTER EN SOFTWARE LIBRE
TUTOR

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CENTRO DE EDUCACIN VIRTUAL
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
CUCUTA
AGOSTO DE 2015

SISTEMAS DE INFORMACION EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS

El Ministerio de Educacin Nacional inici desde el ao 2002 la tarea de

mejorar y fortalecer los sistemas de informacin del sector educativo en todos sus
niveles, con el propsito de tener estadsticas claras, confiables y oportunas que
permitan conocer el estado de la educacin y facilite la toma de decisiones. Tener
sistemas de informacin slidos y confiables contribuye a la transformacin y
modernizacin del sector, y son una estrategia dentro de la poltica de Eficiencia
trazada en la Revolucin Educativa actual del Gobierno.
El Sistema de Informacin del sector educativo se ha concebido en dos
niveles: nacional y territorial.
Nivel nacional: Comprende la informacin estadstica de cobertura, calidad e
inversin, tanto en educacin bsica y media como superior, y con el sistema de
apoyo a la gestin interna del Ministerio.
Nivel territorial: Comprende el desarrollo del sistema de informacin de
apoyo a los procesos operativos, de planeacin y misionales de las secretaras de
educacin y de las instituciones educativas.

Actualmente en la Institucin Educativa Buena Esperanza, ubicada en la zona

rural de la ciudad de Ccuta, existen algunos sistemas de Informacin que son
utilizados para agilizar los procesos administrativos internos y externos, mejorar
los procesos educativos y brindar un servicio de calidad, el mapa de procesos de
la institucin se ofrece una visin general del sistema Integrado de gestin. En l
se representan los procesos estratgicos, misionales y de apoyo que integran el
SGC as como la interrelacin que se generan entre ellos en busca de satisfacer
las necesidades de los estudiantes, egresados y sociedad en general.

Figura1: Mapa de procesos colegio Buena Esperanza

Teniendo en cuenta el mapa de procesos de la institucin y coincidiendo con

PARRA (s.f.), los principales procesos que se llevan a cabo son:
PROCESOS ESTRATEGICOS:
Son

aquellos

procesos

que

estn

vinculados

al

mbito

de

las

responsabilidades de la direccin. Se refieren fundamentalmente a los procesos

de planeacin y a otros que se consideran ligados a factores clave o estratgicos.
Gestin directiva: Esta bajo la supervisin del rector de la Institucin, se
caracteriza por realizar un direccionamiento estratgico y la autoevaluacin
institucional.
Gestin de calidad: Es la encargada de llevar los controles de todos los
procesos de la institucin y de realizar las auditoras internas para garantizar la
calidad en la prestacin del servicio y por ende la satisfaccin del cliente.

PROCESOS MISIONALES:
Son aquellos procesos ligados directamente a la realizacin del producto y/o
prestacin del servicio. Son los procesos del negocio o misionales. Admisiones y
Matriculas, Gestin Desarrollo y Evaluacin Curricular, Convivencia, Orientacin
Escolar,

Nutricin

Escolar

Transporte

Escolar

como

misionales

complementarios.
Matrcula: Llevan todos los registros de admisin y matrcula, es un proceso
muy empleado por la comunidad educativa.
Gestin Acadmica: Encargada de el desarrollo del currculo, del plan de
estudios y del trabajo de aula; las estrategias de articulacin de grados, niveles y
reas, las metodologas para la enseanza, los proyectos transversales y la
investigacin.

Gestin comunitaria: Orienta los procesos formativos de desarrollo personal

y comunitario, acompaando significativamente la madurez integral de los agentes
educativos, posibilitando la participacin y la corresponsabilidad comunitaria.

PROCESOS DE APOYO:
Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos misionales, se suelen
referir a procesos relacionados con recursos y mediciones. Gestin Humana,
Mantenimiento, Sistemas, Compras y Biblioteca y Archivo.
Gestin administrativa y financiera: Encargada del presupuesto y la
contabilidad, la contratacin del personal externo de la institucin y la
administracin de recursos, bienes y servicios.
Gestin del Talento Humano: Bsicamente son los encargados de la
seguridad y salud de los trabajadores.

SISTEMAS DE INFORMACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA BUENA

ESPERANZA
Estos sistemas de informacin surgen como necesidad del Estado de disponer
de estadsticas confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial de la
educacin en todos sus niveles, y de esta manera tomar decisiones ms
acertadas para mejorar la calidad de la misma, en aquellos que participa la
institucin son: SIMAT, EVI, SINEB, SINCE, SIGCE, a continuacin se presentan
sus caractersticas y principales funciones:
SIMAT: Sistema integrado de matrcula SIMAT

Es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrcula

en todas sus etapas, as como tener una fuente de informacin confiable y
disponible para la toma de decisiones.

Es un sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes de instituciones

oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, el registro y la actualizacin
de los datos existentes del estudiante, la consulta del alumno por Institucin y el
traslado a otra Institucin, entre otros.

Mediante la automatizacin del proceso de matrcula, a travs del SIMAT, se

logra sistematizar, consolidar y analizar la informacin. De esta manera, se
mejoran los procesos de inscripcin, asignacin de cupos y matrcula, y por ende
el servicio a la comunidad.
EVI: Sistema de Informacin de Evaluacin Institucional y Tarifas de
Establecimientos Educativos Privados de Preescolar, Bsica y Media

En este sistema se gestiona el proceso de evaluacin institucional de la

calidad del servicio prestado por establecimientos educativos de preescolar,
bsica y media, as como el reporte de informacin financiera y la fijacin de
tarifas.

A partir de esta informacin, las secretaras hacen seguimiento al proceso,

generan resoluciones de clasificacin y tarifas para cada establecimiento
educativo y organizan las visitas de evaluacin externa.

La informacin del sistema no slo se usa en el monitoreo de la calidad

educativa del sector privado (complementario a las pruebas SABER), sino que
alimenta a la herramienta "Buscando Colegio", diseada para dar a las familias
informacin de calidad y tarifas de los establecimientos educativos, adems de
servir como directorio del sector.

SINEB: Sistema de Informacin Nacional de Educacin Bsica y Media

Este sistema recoge los datos que deben reportar los establecimientos
educativos oficiales y no oficiales a los municipios y/o departamentos . Estos
reportes incluyen la informacin de los establecimientos educativos, la situacin
acadmica de los estudiantes al finalizar el ao anterior, los resultados de calidad
y los datos de los docentes de establecimientos privados, entre otros

El SINEB proporciona los datos necesarios para determinar la cobertura, la

calidad y la eficiencia del servicio, brinda a la Nacin, los departamentos, los

distritos y los municipios la informacin requerida para la planeacin del servicio

educativo y para la evaluacin de sus resultados.

Entre otros objetivos, con el SINEB es posible estimar los costos y determinar
las fuentes de financiamiento del servicio pblico educativo. Adems, sirve de
base para distribuir entre las entidades territoriales los recursos de la participacin
para educacin del Sistema General de Participaciones, de acuerdo con la
poblacin atendida y la poblacin por atender.

SINCE: Sistema Nacional de Informacin de la Contratacin Educativa

Es una estrategia usada en el Proyecto de Ampliacin de Cobertura para la
Poblacin Vulnerable que lidera el Ministerio de Educacin Nacional para facilitar
el acceso a la educacin formal de nios, nias y jvenes de poblaciones
afectadas por el conflicto armado, indgenas, con discapacidades y de reas
rurales dispersas, de igual forma se atiende a estas poblaciones que han
permanecido excluidas del sistema educativo.

El SINCE permite tener informacin oportuna sobre los avances en la

ejecucin del Proyecto de Ampliacin de Cobertura para la Poblacin Vulnerable y
una gestin eficaz del mismo. Este sistema consigna datos sobre las solicitudes
realizadas, la ejecucin de los convenios interadministrativos, la conformacin del
banco de oferentes de las entidades territoriales y la ejecucin de los contratos de
prestacin de servicios educativos.
SIGCE: Sistema de Gestin de la Calidad Educativa

Es una herramienta de apoyo a la gestin educativa, que le permite a todas las

instituciones hacer el registro de varios de los componentes de los procesos de
evaluacin, el Plan de Mejoramiento Institucional, lo que hace que la informacin
que hasta el momento no ha sido sistematizada se organice y sea una fuente
permanente de consulta en una relacin directa con el Ministerio de Educacin y la
Secretara de Educacin.
Uno de los principales objetivos de la implementacin del SIGCE es
modernizar las instituciones educativas y poner en marcha estrategias que
beneficien su funcionamiento con informacin organizada internamente y de esta
forma ofrecer un servicio de calidad a toda la comunidad educativa.

DIAGRAMAS DE CASO UML DE LA ISTITUCION EDUCATIVA BUENA

ESPERANZA

PROCESO MISIONAL:
EJEMPLO DEL PROCESO DE MATRICULA
Figura 2: Proceso de matrcula Colegio Buena Esperanza

El padre de familia solicita el cupo en la secretara de la institucin, la

secretaria quien es la encargada de dicho proceso verifica los documentos del
estudiante, si cumple con los requisitos establecidos, se diligencia la ficha de
matrcula en el sistema, se determina la condicin del estudiante verificando el
puntaje del sisbn para completar el SIMAT, una vez se realiza este proceso se
finaliza el proceso de matrcula; en caso de que el estudiante con cumpla con los
requisitos establecidos por la institucin para efectos de matrcula no podr ser
matriculado.
PROCESO DE APOYO:
EJEMPLO DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA INSTITUCIN
Figura 3: Proceso de compras Colegio Buena Esperanza

En la Institucin el lder del Comit de compras es el seor rector, para tal

fin debe realizar dos actividades diferente pero relacionadas la una con la otra,
inicia elaborando el presupuesto anual, para lo cual debe convocar a reunin al
consejo directivo para su aprobacin, lo segundo que debe hacer es gestionar con
entidades oficiales o privadas recursos con los cuales cubrir todas las necesidades
que no puedan ser subsanadas con el presupuesto del ao, una vez se obtengan
los recursos necesarios, se realizan las compras necesarias que deben estar
sujetas al diagnstico de las necesidades Institucionales, previamente priorizadas
y cotizadas, la asignacin de proveedores va sujeta a un previo estudio. Una vez
se realicen ambas actividades, la primera debe ser antes de la segunda se pueden
realizan las compras.
PROCESO ESTRATGICO:
EJEMPLO DEL PROCESO
DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL DEL
COLEGIOBUENA ESPRANZA

Figura 4: Proceso de Autoevaluacin Colegio Buena Esperanza

Para realizar la autoevaluacin institucional la comunidad educativa debe

realizar una autoevaluacin de los procesos realizados, en al formato se hace
priorizacin de os factores crticos, de acuerdo a estos factores se elabora el
documento de plan de mejoramiento institucional que ser ejecutado y
posteriormente sujeto a seguimiento de los procesos por mejorar, una vez se
tenga el documento quien lo aprueba es el rector de la institucin.
BIBLIOGRAFIA

Gobierno de Colombia. Ministerio de Educacin Nacional. (2015). Sistemas de

Informacin de las Instituciones Educativas. Recuperado el 16 de agosto del
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2015

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