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PROCEDIMIENTOS
DISEO FLUJOGRAMAS
MODULO DE EGRESOS
MODULO DE PAC
MODULO DE CUN
MODULO DE INGRESOS
MODULO DE CONTABILIDAD
DIRECTIVOS
Dr. FEDERICO RENJIFO VELEZ
Dr. EZEQUIEL LENIS RAMIREZ
001
0.01
BOGOT D.C.
2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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TABLA DE CONTENIDO
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INTRODUCCION
SIMBOLOGIA E ICONOS
10
ABREVIATURAS Y SIGLAS
12
DEFINICIONES
13
CAPITULO I
14
1.
15
2.
19
3.
22
4.
26
5.
30
6.
34
7.
39
8.
44
9.
49
10.
53
11.
57
12.
60
13.
64
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14.
68
15.
72
16.
76
17.
81
18.
84
19.
88
20.
91
21.
95
22.
99
23.
102
24.
105
25.
108
112
116
28.
121
29.
126
131
Reintegros
135
26.
27.
30.
31.
CAPITULO II
32.
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139
140
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143
34.
146
35.
151
36.
155
37.
157
38.
161
39.
163
40.
167
41.
169
CAPITULO III
171
42.
172
43.
175
44.
178
45.
182
184
185
46.
186
47.
188
48.
192
49.
195
50.
198
a) A La Creacin de la Cuenta
200
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51.
202
203
d) A Solicitud de la DTN
204
205
a) Cierre Diario
207
b) Cierre Mensual
208
d) Cierre Anual
209
CAPITULO IV
210
52.
Inicio de Vigencia
211
53.
216
54.
Proceso de Causacin
221
55.
226
56.
231
57
239
58
245
59
250
60
257
61
Devoluciones
262
62
270
63
274
276
64
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280
66
286
67
291
68
295
69
301
70
Rectificaciones a la Imputacin
305
71
310
72
316
CAPITULO V
73.
322
324
74.
327
75.
331
76.
333
77.
336
342
78.
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INTRODUCCIN
La estrategia de desarrollar e implantar preliminarmente el Sistema Integrado de Informacin
Financiera en las entidades de la Administracin Central Nacional obedeci fundamentalmente
a la necesidad imprescindible del Gobierno Central de disponer de informacin homognea y
oportuna para la toma de decisiones. As como poder introducir un cambio en la gestin o lo
que actualmente se denomina una reingenieria de procesos, para que se pueda medir el
rendimiento de la gestin Financiera en funcin del cumplimiento de metas y objetivos.
El sistema permite delimitar principalmente la asignacin de funciones y niveles de
responsabilidad de los usuarios mediante la determinacin de perfiles y roles especficos que
deben cumplir, de acuerdo a cada una de las transacciones que puedan realizar.
Ello implica una reforma sustancial al interior de cada organismo porque cambian las funciones
y responsabilidades de los servidores pblicos, en especial de las reas financieras, que de ser
simplemente los ejecutores de las operaciones se convertirn en unidades de apoyo
administrativo.
La funcin de ejecutar radicar exclusivamente en los responsables de los programas, quienes
debern planificar sus acciones y necesidades en funcin del cumplimiento de metas y objetivos
definidos, y realizar las operaciones conducentes a su logro.
El sistema, genera registros simultneos a partir de una nica carga de datos y produce
mltiples combinaciones de informacin presupuestal, de tesorera, contable, econmica, de
gestin, de inversin, etc. En distintos formatos, a nivel de consultas en pantallas o en listados
impresos.
Considerando as el alcance del sistema, la presente GUA PROCEDIMENTAL pretende como
su nombre lo indica, servir de herramienta a las entidades para un adecuado proceso de la
gestin financiera a travs del SIIF Nacin y a su vez de Gua para que puedan desarrollar sus
procedimientos internos considerando las actividades inherentes al SIIF Nacin, as como asistir
a los funcionarios del rea financiera responsables de la operatividad en el Sistema para su
correcta ejecucin describiendo detalladamente el objetivo, la base legal, las actividades, las
entradas y salidas de los procedimientos que lo conforman.
La Guia Procedimental se ha estructurado en cinco captulos, segn los mdulos integrantes
del Sistema (Egresos, PAC, CUN, Ingresos y Contabilidad) y en cada uno de los cuales se
describe los procedimientos asociados a cada uno de dichos mdulos, y dos anexos, el primero
de los cuales corresponde a la compilacin de las normas que fundamentan los procedimientos,
as como otras normas y las cuales se han organizado por temas y segn el nivel jerrquico de
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SIMBOLOGIA E ICONOS
Para la documentacin de los procedimientos se utilizaron los siguientes smbolos:
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
OPERACIN
TERMINAL
CONECTOR
DECISION
NOTA ACLARATORIA
FLECHA
Adicionalmente como ayuda didctica visual, asociados a los smbolos se emplearon los
siguientes Iconos:
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ICONOS
DESCRIPCION
Firma aprobacin
Procesos
Paquete de Documentos
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DESCRIPCION
1. CDP
2. C x C
3. C x P
4. CSF
5. SSF
6. CENIT
7. CUN
8. DIP
9. OAT
10. PAC
11. CGN
12. CGR
13. CONFIS
14. CONPES
15. DIAN
Unidad
Administrativa
Especial
de Impuestos y Aduanas Nacionales
16. DGPN
17. DGCP
18. DTN
19. ICFES
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Direccin
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CRITERIOS DE XITO: Son aquellas cosas esenciales que deben funcionar bien para
cumplir el objetivo de un procedimiento, y se miden fundamentalmente en funcin del
tiempo y la calidad.
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CAPITULO I
PROCEDIMIENTOS MODULO DE EGRESOS
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CRITERIOS DE XITO
- Comunicacin oportuna de la DGPN a la oficina de sistemas de los datos correspondientes
al Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia
fiscal.
- Carga oportuna en el sistema de la informacin complementaria (Tablas y relaciones) por
parte de la oficina de sistemas.
- Registro adecuado y a tiempo de la informacin adicional de la Ley de Presupuesto General
de la Nacin.
- Cierre oportuno de las marcas.
RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.
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Descripcin
Inicio
Congreso
Gobierno Nacional
DTN
Carga de Clasificacin
Proceso: Carga de Clasificacin.
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DGPN
DGPN
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1. Conceptos OAT
2. Mximo
Nivel
de
Desagragacin de Rubros
3. Moneda
4. Calendario Pas
5. Tasa de Cambio
6. Relacin Transaccin Operacin
7. Relacin Tipo beneficiario
y Tipo Documto de identidad
8. Relacin Tipo de norma y
expeditores
9. Relacin Transaccin Documento
10. Usos
11. Tipo Modificaciones Pptales
12. Operaciones Efectivas
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2. LIBERACION DE
RESTRICCION.
RUBROS
RECURSOS
CON
OBJETIVO
Permitir a la DGPN desmarcar o liberar los rubros y recursos que tengan restriccin, previa
expedicin por parte de los rganos competentes del respectivo concepto o autorizacin, a fin
de que las unidades ejecutoras puedan realizar la ejecucin presupuestal correspondiente
sobre los rubros que presenten dicha condicin.
BASE LEGAL
- Artculos 71 inciso 3 y 72 del Decreto 111 de 1996.
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin del Presupuesto para la respectiva
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Acto administrativo expedido por el rea administrativa designando ordenadores del gasto y
envo al rea financiera.
- Solicitud de autorizacin al CONFIS o de concepto previo al DNP o de distribucin previo
concepto a la DGPN o al DNP, de acuerdo a las necesidades de afectar los rubros con algn
tipo de restriccin.
SALIDA
- Autorizacin o previo concepto emitido por la autoridad o por el rgano competente,
mediante el cual se autorice afectar el rubro presupuestal que se encuentra con algn tipo de
restriccin.
- Desmarcar los rubros con restriccin, previa comunicacin sobre la autorizacin CONFIS, el
concepto previo del DNP, o la distribucin previo concepto DGPN o DNP.
CRITERIOS DE XITO
- Certeza sobre el tipo de restriccin existente sobre el rubro presupuestal para la adecuada
eleccin del procedimiento a seguir, segn el caso.
- Trmite oportuno de la correspondiente solicitud de autorizacin para liberar los rubros con
restriccin ante las autoridades competentes, segn el caso.
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Descripcin
Inicio
NO
Requiere
Distribucin Previo
Concepto?
Requiere
autorizacin
CONFIS?
SI
NO
Requiere Previo
Concepto?
NO
SI
SI
CONFIS
DNP
DGPN
Entidad/ Area
Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Inversin
El error
detectado corresponde al
Presupuesto de Funcionamiento,
Servicio de la Deuda
o Inversin?
Entidad
DNP
Entidad/Area Responsable
DGPN
Quin
detect el error de
transcripcin y/o
aritmtico?
Entidad/Area Responsable
DGPN o Entidad
Funcionamiento
Servicio Deuda
DGPN
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4. ASIGNACION
Y
APROPIACIONES.
AJUSTES
INTERNOS
LAS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores, sin alterar los montos apropiados en el Anexo del Decreto de
Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal o de los que posteriormente se
adicionen mediante la Ley o el Decreto correspondiente, segn el caso, efectuar asignaciones
internas de la totalidad o de una parte de las apropiaciones, a nivel de sus dependencias,
seccionales o regionales, segn sus necesidades o estructura institucional, con el fin de
facilitar el manejo operativo y de gestin que garantice la ejecucin de los recursos apropiados.
BASE LEGAL
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin del Presupuesto para la respectiva
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Consulta de la Ley de Presupuesto General de la Nacin o de la informacin registrada en el
SIIF sobre las apropiaciones aprobadas para la respectiva vigencia fiscal.
- Registro de Cdigos de asignacin interna, previa definicin de los mismos y de conformidad
con el acto administrativo interno expedido para tal fin.
- Expedicin del Acto administrativo interno sobre asignacin o ajustes internos a las
apropiaciones, de conformidad con los requerimientos presentados por las dependencias,
seccionales o regionales.
SALIDA
- Registro de las asignaciones internas o de los ajustes a dichas asignaciones, conforme a lo
establecido en el acto administrativo interno expedido para tal fin.
- Oficio con el cual se remite la copia del acto administrativo a las respectivas dependencias,
seccionales o regionales.
CRITERIOS DE XITO
- Disponibilidad presupuestal de las partidas que prevn asignarse internamente.
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Descripcin
Inicio
Las Apropiaciones
registradas en el sistema,
corresponden a las aprobadas
en la Ley de Presupuesto de
la respectiva vigencia
fiscal?
NO
SI.
Se requiere
asignacin
interna?
NO
SI.
Se presentan
Modificaciones?
NO
SI.
Tipo de
modificacion?
Adicin
Reduccin
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Enva con oficio copia del acto administrativo al (las) rea(s) involucrada (s).
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SALIDA
- Registro de los cdigos de asignacin interna y ajustes, de ser necesarios, por parte del rea
financiera de la respectiva entidad.
- Registro del desglose de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por Pagar por parte
del rea financiera de la entidad.
CRITERIOS DE XITO
- Verificacin minuciosa de los compromisos y obligaciones a ser constituidas como Reservas
Presupuestales y Cuentas por Pagar, as como de los respectivos documentos soporte.
- Envo oportuno, por parte de las entidades a la DGPN, de la relacin detallada sobre las
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar constituidas a ser cargadas en el SIIF.
- Carga oportuna en el SIIF de las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar por parte de
los tcnicos de la DGPN.
- Informacin debidamente organizada y consistente de las Reservas Presupuestales y
Cuentas por Pagar, para el adecuado y oportuno registro de su desglose.
RESPONSABLE: Ordenador del gasto, Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o
Pagador de la entidad, segn el caso.
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Descripcin
In icio
E n tida d / A re a F in a n ciera
E ntid a d / A re a Fin a n c ie ra
E n tida d / J e fe d e P re su p u e sto
o q u ien te n g a la c o m p e te n cia /
y T e so re ro o P a g a d o r
E n tida d /O rd e n a d o r d e l G a sto
E n tida d /A re a Fin a n c ie ra
D G P N /O fic in a d e Siste m a s
R e m ite la R e la c i n d e la s R e se rv a s P re s u p u e sta le s y C u e n ta s p o r P a g a r d e b id a m e n te
c o n stitu d as
R e q u ie re
A s ig n a ci n
In te rna ?
NO
S I.
E ntid a d /A re a F in a n cie ra
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Entidad/Pagadura
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
DGPN
Entidad
Area Administrativa
Con
base
en
la
Resolucin expedida por
la DGPN, las entidades
reglamentan internamente
el manejo de sus Cajas
Menores, de considerarlo
necesario por aspectos
de control.
Entidad
Area Financiera
Entidad
Area Financiera
Entidad
Area Financiera
Entidad
Area Financiera
Expide CDP* por el valor de cada una de las Cajas Menores constituidas.
Ver procedimiento "Expedicin Certificado de Disponibilidad Preupuestal ".
Expide Resolucin de constitucin de la(s) Caja (s) Menor (es) y entrega al rea
administrativa para que la remita al rea financiera.
Registra para el primer desembolso una Orden de Pago OAT por el valor de cada caja
menor, seleccionando el concepto OAT para caja menor. segn el nivel de agrupacin
PAC que corresponda, y diligenciando los datos del beneficiario.
Transaccin: Trmite de Pago OAT.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Manejo del
dinero de la Caja
Menor?
Cuenta Corriente
DTN
Efectivo
Entidad/ Pagador
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Se requiere
Reembolso o
Legalizacin?
Legalizacin
Reembolso
Los gastos de
la Caja Menor son
iguales o mayores
al 70 %?
NO
SI
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es) /
Area Financiera
En algn rubro
se ha agotado mas
del 70 %?
NO
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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NO
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
SI.
Hay reintegro?
Entidad/Pagador
Entidad/Pagador
SI
Requiere
hacer legalizacin
documental?
Entidad
Area Financiera
Entidad
Area Financiera
Registra obligacin
Transaccin: Obligacin
Confirma deducciones y cancela OAT de Caja Menor
contra el saldo OAT inicial.
NO
Entidad
Area Financiera
Entidad/Pagador
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
DGPN
Entidad/
Area Responsable
Entidad/
Area Responsable
Entidad/
Area Responsable
El rubro tiene
marca?
NO.
SI.
Verifica que el rubro a distribuir no tenga ejecucin presupuestal.
Transaccin: Consulta Situacin Vigencia.
DGPN.
Inversin.
Entidad/
Area Responsable
Qu
Presupuesto de
gastos se va a
afectar?
Funcionamiento.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad/Area Responsable
DNP
DGPN
SI.
El Acto
Administrativo es
consistente?
DGPN
DGPN
NO.
Entidad/
Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad/Area Financiera
NO
Entidad/Area
Financiera
Requiere
Asignacin
Interna?
SI
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
-
Certeza sobre el desembolso de los recursos por parte del prestamista, conforme al contrato
de crdito o al de donacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
In ic io
D G C P/ o En tid a d
C o n S itu a c i n
d e Fo n d o s
D G C P/ o En tid a d
D TN
D TN
Ab re c u e n ta e in fo rm a a la D TN m e d ia n te o ficio .
R e g is tra a p e rtu ra d e la c u e n ta .
Tra n sa c ci n : M a n te n im ie n to C u e n ta s D TN .
D G C P/ o En tid a d
D G C P/ o En tid a d
Sin S itu a ci n
d e Fo n d o s
D TN
Ba n c o d e la R e p b lica
Tipo d e
co n d ic i n d e l
R e c urs o ?
In fo rm a a l p re stam is ta o d on a n te e l n u m e ro d e la cu e n ta e n do n d e e fe c tu a r
lo s d e s e m b o ls o s
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Prestamista / Donante
Banco de la Repblica
DTN
DGCP/ Entidad
DGCP/ Entidad
DGCP
Informa a las Entidades los valores autorizados para efectuar gestin de pago.
DGCP/ Entidad
Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago,
para la Unidad Ejecutora respectiva.
Transaccin: Contrato Previo Desembolso.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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NO
La solicitud debe
ser modificada?
SI.
DGCP/ Entidad
Confirmacin
Prestamista / Donante
DGCP/ Entidad
Trmite dado a
la solicitud?
Rechazo
Entidad
DGCP/ Entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago,
para la Unidad Ejecutora respectiva.
Transaccin: Contrato Previo Desembolso.
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Fin
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CRITERIOS DE XITO
- Oportunidad en el trmite de perfeccionamiento del contrato de crdito de destinacin
especfica por parte de la DGCP, o del de donacin por parte de la entidad, e igualmente en
el registro de dicho contrato.
- Desembolso gil por parte del prestamista o del donante, de conformidad con el contrato de
crdito o de donacin.
- Presentacin oportuna de las solicitudes de giro o de autorizacin del desembolso del crdito
o de la donacin por parte de las entidades, dependiendo de que se trate de recursos con o
sin situacin de fondos.
- Oportunidad por parte de la DTN en el giro de los recursos o en la autorizacin de
desembolso del crdito o de la donacin a las entidades fuera de lnea.
RESPONSABLE: Direccin General de Crdito Pblico y Area Financiera o rea responsable
en la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
DGCP/ o DGPN
Tipo de
condicin del
Recurso?
Con Situacin
de Fondos
DGCP/ o Entidad
DTN
Banco de la Repblica
DTN
DTN
Sin Situacin
de Fondos.
Rechazada
Trmite dado
a la solicitud?
Aprobada
1
DTN
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DGCP/ o Entidad
Prestamista / o Donante
Entidad
DTN
Entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Adecuado diligenciamiento de la solicitud o del formato de solicitud especificando claramente
el objeto, el valor y, de considerarse necesario, el rubro, para el cual se requiere el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por los funcionarios
competentes para ello en la entidad.
- Existencia de saldo suficiente y disponible de apropiacin en el rubro o rubros
correspondientes con cargo a los cuales se ampararn los compromisos a adquirir por la
entidad, o se afectarn las modificaciones presupuestales previstas realizar.
- Coherencia del objeto del gasto del certificado con la definicin y clasificacin de los gastos
contenida en el Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin de la
respectiva vigencia fiscal.
- Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal por parte del rea financiera de la
entidad a partir del momento de recepcin de la solicitud.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Tipo de CDP?
PARA GASTO
Verifica que el objeto del gasto a realizar, sea coherente con la definicin y
clasificacin de los gastos aprobada en el Decreto de Liquidacin.
1
Los rubros afectados estn a nivel de Decreto.
Cuando el CDP es del tipo "Modificacin " la
asignacin interna de los "Datos Financieros" es
estrictamente "000".
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Jefe Presupuesto
Firma CDP.
CDP - GASTO
Jefe Presupuesto
o quien haga sus veces
S.I.I.F. D.G.P.N.
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11. MODIFICACIONES
AL
CERTIFICADO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
DE
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar ajustes a los certificados de disponibilidad
presupuestal legalmente expedidos, previa evaluacin por parte del Jefe de presupuesto o
quien haga sus veces de la viabilidad tcnica y legal sobre la modificacin requerida.
BASE LEGAL
- Artculo 71 del Decreto 111 de 1996.
- Artculo 19 del Decreto 568 de 1996.
- Artculo 2 Literal A1 de la Resolucin 036 de Mayo 7 de 1998 de la Direccin General del
Presupuesto Nacional.
ENTRADA
- Necesidad de efectuar modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal
debidamente expedido, a solicitud del ordenador del gasto o del rea responsable y envo de
la respectiva solicitud al rea financiera.
- Decisin adoptada por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, de efectuar las
modificaciones solicitadas sobre el certificado de disponibilidad presupuestal, previa
evaluacin sobre la factibilidad legal y tcnica para realizarla.
SALIDA
- Impresin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal modificado (texto, anulacin,
adicin, o reduccin del valor) debidamente firmado por el Jefe de presupuesto o quien haga
sus veces.
- Envo, del certificado de disponibilidad presupuestal modificado, al solicitante mediante
memorando segn procedimiento interno de la entidad.
CRITERIOS DE XITO
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal vigente y libre de compromisos, cuando se trate
de modificaciones correspondientes a reduccin o anulacin del certificado.
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Descripcin
Inicio
Tipo de
modificacin?
Reduccin
Anulacin
Modifica texto
Entidad/
Area Financiera
Adicin
Anula Certificado de Disponibilidad Presupuestal
en la operacin anulacin, previa verificacin de
su viabilidad.
Transaccin: CDP
Entidad/
Area Financiera
Entidad - Area
Financiera
Entidad - Area
Financiera
Jefe Presupuesto
o quien haga sus veces
Jefe Presupuesto
o quien haga sus veces
S.I.I.F. D.G.P.N.
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SALIDA
- Verificacin de los registros efectuados sobre los datos de los beneficiarios y de sus cuentas
bancarias, del Log de la carga, cuando se haya decidido hacer carga masiva de los datos
del beneficiario.
- Modificacin o actualizacin de la informacin registrada de los beneficiarios y/o de sus
respectivas cuentas bancarias, de ser necesario.
CRITERIOS DE XITO
- Informacin precisa y oportuna suministrada por el beneficiario sobre sus datos personales
(Documento de identificacin , nmero y datos de ubicacin ) y cuenta o cuentas bancarias.
- Registro o carga adecuada y oportuna de los datos del beneficiario y de sus cuentas
bancarias.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
En Forma
Individual
Entidad/ Area
Financiera
Modalidad
de Registro?
En forma
Masiva
Hay Embargo?
NO
SI.
Quedaron
registros por
cargar?
SI.
NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Se
requiere efectuar
mantenimento sobre
la informacin
registrada?
NO
SI.
Benefiiciario
Informacin
que requiere
mantenimiento?
Embargo
Cuenta
Registra el embargo o desembargo,
segun el caso
Transaccin: Beneficiario - Cuenta
Carpeta: Embargo
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Envo al rea financiera del compromiso y de los documentos soporte pertinentes para el
registro presupuestal correspondiente.
SALIDA
- Registro Presupuestal del compromiso, previa verificacin y cargue de los beneficiarios en el
SIIF.
- Impresin del registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por el Jefe de
presupuesto o quien haga sus veces y envo conjuntamente con los respectivos documentos
soporte al rea responsable.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia previa del certificado
correspondiente compromiso.
de
disponibilidad
presupuestal
que
ampare
el
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Valor del
compromiso?
Mayor al CDP
(Adicin)
Para los casos previstos en la ley 80 de 1993,
tales como: Reajuste de precios, Mayor valor
de obra, pago de intereses moratorios y
correccin monetaria derivados de la ejecucin
de contratos, entre otros, los que pueden
conllevar a la adicin del respectivo contrato.
Igual CDP
Menor al CDP
Se
comprometer
saldo del
CDP?
SI.
NO (Reduccin)
Area Responsable
Area Responsable
Trmita el Compromiso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Jefe Presupuesto
o quien haga sus veces
Jefe Presupuesto
o quien haga sus veces
S.I.I.F. D.G.P.N.
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ENTRADA
- Solicitud de modificacin debidamente justificada y firmada por el ordenador del gasto y
envo al rea financiera con los respectivos documentos soporte.
- Evaluacin previa de la solicitud por parte del jefe de presupuesto o quien haga sus veces
sobre la viabilidad tcnica y legal de la modificacin requerida.
- Trmite del compromiso correspondiente.
SALIDA
- Registro Presupuestal de la modificacin al compromiso.
- Reimpresin del formato de registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por
el jefe de presupuesto o quien haga sus veces y envo mediante memorando conjuntamente
con los documentos soporte respectivos al solicitante.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia previa del certificado de disponibilidad que ampare la correspondiente
modificacin al compromiso, cuando se trate de ajustes sobre el valor de ste.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Valor
Datos a
Modificar?
Modifica datos
Administrativos
Plan de Pagos
Reduccin
Tipo de
Modificacin?
Anulacin
Adicin
Entidad/Area
Financiera
Anula compromiso en la
operacin "Anulacin",
previa verificacin que no
est anulado u obligado.
Transaccin: Compromiso.
Reduce el compromiso en
la operacin reduccin,
previa verificacin que no
est anulado u obligado.
Transaccin: Compromiso.
NO
Existe Saldo
suficiente por
comprometer de
CDP?
SI
Adiciona compromiso en la
operacin "Adicin", hasta por el
saldo sin comprometer para
cada rubro presupuestal.
Transaccin : Compromiso
S.I.I.F. D.G.P.N.
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E n tid a d / A re a Fin a n c ie ra
E n tid a d / J e fe d e P re s u p u e s to
o q u ie n h a g a s u s v e c e s
E n tid a d / A re a Fin a n c ie ra
E n tid a d / A re a Fin a n c ie ra
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida, conforme a la evaluacin previa
realizada por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
- Presentacin de los documentos soporte respectivos de conformidad con las normas legales
que rigen sobre la materia.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
12/04/2002
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Inicio
Correccin
Propsito de la
modificacin?
Disminucin
de la reserva
Reduccin
Tipo de
modificacin?
Anulacin
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Tipo de
correccin?
Valor
Modificacin de texto
u otros datos
Plan de Pagos
La modificacin tambin puede hacerse por
la transaccin Compromiso, ingresando por
ao actual.
Reduccin
Tipo de
operacin
Anulacin
Adicin
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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ENTRADA
- Envo de la Informacin al rea financiera por parte del almacn o del responsable del
reconocimiento, sobre la recepcin de los bienes o prestacin del servicio a satisfaccin o
reconocimiento de las dems exigibilidades.
- Recepcin de la documentacin pertinente por parte del rea financiera.
SALIDA
- Impresin por parte del rea financiera del documento obligacin y orden de pago y envo
para firma del Ordenador del Gasto o de quien tenga delegada esta funcin en la entidad.
- Envo a la pagadura de la entidad del documento debidamente firmado por el Ordenador
del gasto.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia del compromiso con el debido registro presupuestal que respalde la obligacin.
- Certeza sobre la recepcin de los bienes o de la prestacin del servicio a satisfaccin.
- Consistencia entre el valor de la obligacin y el plan de pagos registrado en el compromiso.
- Presentacin de los respectivos documentos soporte con fecha igual o posterior a la del
compromiso.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o Contador de la Entidad.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 26/02/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad - Pagador
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
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ANTICIPO PACTADO
1 Copia del Contrato, firmado por las partes.
2 Certificado de aprobacin de plizas.
EXIGIBILIDAD
1 Acto Administrativo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Evaluacin previa por parte del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces sobre la
viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida realizar a las cuentas por pagar de la
vigencia como de las cuentas por pagar constituidas.
SALIDA
- Registro de la modificacin realizada a las cuentas por pagar de la vigencia actual o
anterior.
CRITERIOS DE XITO
- Viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida a las cuentas por pagar, previa
evaluacin del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
- Presentacin de los respectivos documentos soporte, conforme a lo dispuesto en las normas
legales que rigen sobre la materia.
- Modificacin debidamente autorizada por el Jefe del rgano.
RESPONSABLE: Jefe del rgano , el Pagador y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 26/02/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Tipo de
Modificacin?
Adicin, Reduccin
Ajuste
Ajuste
1. Cuando se trate de ajuste pueden modificarse una
o varias condiciones.
2. La operacin "Modificacin" desconfirma las
deducciones cuando stas ya han sido confirmadas.
Entidad/Area Financiera
Modifica la cuenta del Beneficiario por otra, registrada previamente y que se encuentre
en estado "Activa" .
Transaccin: Obligacin y Orden de Pago
Carpeta:Datos Administrativo.
Modifica los datos correspondientes a: tipo, nmero y fecha del documento de cobro.
Transaccin: Obligacin y Orden de Pago.
Carpeta: Datos Administrativos.
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Reduccin
Tipo de
modificacin?
Entidad/
Area Financiera
Anulacin
Adicin
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area Financiera
Tipo de
modificacin
realizada?
Entidad/Ordenador
del Gasto
Anulacin
Adicin, Reduccin
Ajuste
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
Archiva documentacin
soporte de la anulacin.
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Fin
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18. MODIFICACIN
DE
FECHAS
COMPROMISOS Y OBLIGACIONES.
DE
PAGOS
DE
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores intercambiar fechas de planes de pagos de compromisos o
fechas de giro de obligaciones que hacen parte del mismo nivel de agrupacin y vigencia PAC,
de dos meses de referencia, anticipando un grupo y postergando otro, sin necesidad de realizar
gestin adicional ante la Divisin de PAC de la Direccin del Tesoro Nacional.
BASE LEGAL
- Artculo 9 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Necesidad de modificar fechas de pagos en los compromisos y en las obligaciones.
- Verificacin de los planes de pago a modificar en los compromisos y en las obligaciones.
- Definicin de las fechas a anticipar y a aplazar, acordes con el calendario de pagos de la
Direccin del Tesoro Nacional.
- Seleccin de la funcionalidad u opciones de cambio a utilizar, con el fin de efectuar las
modificaciones de las fechas de Pagos de los compromisos y de las obligaciones.
SALIDA
- Cambio de las fechas de los planes de pago seleccionados por la fecha escogida como de
aplazamiento o anticipo, segn la instancia presupuestal seleccionada para el compromiso.
- Cambio de las fechas de giro y mxima de ordenacin en las obligaciones seleccionadas y
modificacin de las fechas de los planes de pago del compromiso vinculado a la obligacin ,
por la fecha dada como aplazamiento o anticipo, de acuerdo con la ubicacin de la instancia
obligacin.
- Disminucin del PAC en el mes origen para la instancia compromiso compromiso, segn lo
seleccionado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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CRITERIOS DE XITO
- Seleccin adecuada del nivel de agrupacin, de la vigencia Pac y de los meses (origen y
destino ) sobre los cuales se prev aplicar el intercambio.
- Consulta adecuada de los planes de pago y de las obligaciones respectivas.
- Definicin precisa de las fechas de anticipo y aplazamiento, previa verificacin de que
correspondan con el calendario de pagos de la DTN y con los meses origen y destino
seleccionados.
- Consistencia en la informacin presentada en las combinaciones de las dos instancias.
RESPONSABLE: Jefe rea Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Compromiso
Registro a
Modificar?
Entidad/ Area
Financiera
Anticipo
CxP
1
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
Actualizacin
Fecha
Funcionalidad
a urtilizarr?
Si la fecha se aplaza, el
sistema verifica, para aquellos
casos en que aplique, la
existencia dePAC y Cupo Pac
en el mes destino. Si no hay
Pac y Cupo PAC, el sistema
aplica "Aplazamiento de los
dos". Si la fecha se anticipa ,
debe existir PAc y Cupo PAC
disponible, para aplicar la
modificacin , excepto si se
cuenta con "Cupo PAC Plan
de Pagos".
Intercambio
Fechas de Pago
Entidad/
Area
Financiera
Intercambio
Fechas de Pago
Fraccionar el
Plan de Pagos
Agrupacin
Planes de Pago
Entidad/ Area
Financiera
Entidad/
Area
Financiera
Obligacin?
Funcionalidad
a utilizar?
Obligacin
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Entidad/ Area
Financiera
Entidad/Area Financiera
Entidad/ Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fin
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Disposiciones Generales expedidas por la DTN en relacin con el calendario de pagos, las
cuales son comunicadas a las entidades mediante circular externa de la DTN.
ENTRADA
- Verificacin del PAC aprobado y disponible para el mes a programar, as como de los valores
comprometidos, obligados y ordenados para pago en el mismo perodo, con el propsito de
proyectar los pagos a efectuar durante el correspondiente mes objeto de la programacin.
- Proyeccin de los cupos de giro requeridos para pagos no programados con PAC.
- Definicin de rangos de fecha de la propuesta de giros y el tipo de moneda en la que se va a
realizar los pagos.
- Proyeccin de los cupos de giro requeridos para el pago de las deducciones.
SALIDA
- Registro de la propuesta de programacin diaria de giros, considerando los valores de las
deducciones y de los pagos no programados, as como el calendario de pagos determinado
por la DTN para fecha fija y fecha variable.
- Verificacin de los cupos de giro autorizados por la DTN.
- Registro de la Reprogramacin diaria de Giros, en caso de ser necesario.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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CRITERIOS DE XITO
- Existencia de PAC disponible suficiente.
- Programacin adecuada de los giros a efectuar en el respectivo mes.
- Aprobacin oportuna y suficiente del cupo de giro mensual por parte de la DTN.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y el Pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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Descripcin
Inicio
Verifica PAC aprobado para la vigencia y para rezago ao anterior del mes
a programar y valores comprometidos, el cual incluye compromisos,
obligaciones y rdenes de pago no pagadas.
Transaccin: Programacin de Giros
Con el cierre mensual, los valores comprometidos, obligados y
ordenados para pago que no llegaron a la instancia siguiente, pasan
en estado "Comprometido" al mes siguiente y se refleja en la
programacin.
Proyecta Cupo de Giros para Pagos no programados con PAC, hasta por
el saldo disponible de ste y confirma la programacin.
Transaccin: Programacin de Giros
1. Cada programacin de giros reemplaza la informacin de la anterior,
en aquellas fechas en que se crucen.
2. Los Pagos No Programados, son necesarios para atender rdenes de
pago OAT que no tienen Cadena Presupuestal previa, para cancelar
obligaciones con fecha de giro anterior, para compromisos previstos
pero no registrados an.
Pagador
Pagador
DTN
Pagador
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Se requiere
hacer
reprogramacin
de giros?
NO
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Fin
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S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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Descripcin
Inicio
Efecta el registro del compromiso por el valor bruto de la nmina, una vez se
hayan definido los rubros desagregados a afectar, el plan de pagos y beneficiario
e imprime el correspondiente documento del registro y remite al rea responsable,
previa firma del jefe de presupuesto o quien haga sus veces y del ordenador del
gasto respectivo, en los casos as establecidos internamente por la entidad.
Transaccin: Compromiso.
Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Efecta el registro de la Obligacin y orden de pago, previa definicin de: los datos
financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores
y fechas y deducciones, e imprime el correspondiente documento de la obligacin.
Transaccin: Obligacin y orden de pago.
Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligacin".
Entidad/ Pagador
DTN
Entidad/ Pagador
Entidad/ Pagador
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 95 de 371
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 96 de 371
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
2002 03 - 11
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Descripcin
Inicio
Efecta el registro del compromiso, una vez definidos los rubros desagregados
a afectar, el plan de pagos y beneficiario, e imprime el correspondiente documento
del registro y remite al rea responsable, previa firma del jefe de presupuesto o
quien haga sus veces y del ordenador del gasto respectivo..
Transaccin: Compromiso.
Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Efecta el registro de la Obligacin y orden de pago, previa definicin de: los datos
financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores
y fechas, e imprime el correspondiente documento de la obligacin.
Transaccin: Obligacin y orden de pago.
Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligacin".
Entidad/ Pagador
DTN/ CUN
Entidad/ Pagadura
Entidad/ Pagadura
Entidad/ Pagador
Expide y firma los cheques para los diferentes beneficiarios de los Aportes
Patronales y ordena su registro en el libro auxiliar de bancos.
Cuando la entidad ha pagado licencias que son de
responsabilidad de la EPS, debe descontar su valor
del pago. El valor no pagado se reintegra a la DTN
afectando la orden de pago de la nmina en la que
aplique.
Ver procedimiento "Reintegros" - Mdulo Egresos.
Entidad/ Pagadura
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Pagador
Verifica los saldos por liquidar de los conceptos OAT de la clase Deducciones.
Transaccin: Consulta situacin Cdigos OAT.
Transaccin: Reporte Movimientos OAT.
Pagador
Registra orden (es) de pago OAT indicando fecha lmite de pago, datos
del beneficiario y concepto (s) OAT de deducciones y valores para cada
concepto hasta por el saldo pendiente por liquidar.
Transaccin: Orden de pago OAT
Pagador
DTN
Pagador
Pagador
Pagador
Pagador
Pagador
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DE
PAGO
REVERSION
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores, previa confirmacin de las deducciones y de la seleccin de
las obligaciones de fecha fija y de fecha variable, autorizar a la DTN para que realice el pago a
travs de CUN en la cuenta del respectivo Beneficiario, y cuando se trate de obligaciones sin
situacin de fondos y valor lquido cero poder dar el estado de pagado y de ser necesario
reversar la respectiva orden de pago.
BASE LEGAL
-
ENTRADA
-
SALIDA
-
Confirmacin del trmite de pago con y sin situacin de fondos por parte del pertinente
pagador.
CRITERIOS DE XITO
- Revisin adecuada sobre la liquidacin de las deducciones a que haya lugar y su respectiva
confirmacin.
- Pagos de fecha variable acordes con el calendario de pagos de la DTN.
- DIPs de mltiples beneficiarios o de pagos en otras monedas debidamente diligenciados.
- Seleccin de las obligaciones para pago con situacin de fondos acorde con el cupo de giro
autorizado por la DTN.
- Existencia del respectivo desembolso de crdito para gastos financiados con recursos del
crdito externo (previo desembolso).
RESPONSABLE: Pagador de la entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Descripcin
Inicio
Pagadura
Estn liquidadas
correctamente las
deducciones?
Pagador
NO
SI.
Pagador
Con Situacin
de Fondos.
Tipo de
obligacin?
Pagador
Sin Situacin
de Fondos.
NO
Pagador
NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
Pagador
Pagador
Pagador
Pagador
La Obligacin
es valor lquido
cero?
Se requiere
reversar la Orden
de Pago?
Transaccin: OAT.
SI.
2002 03 - 11
Fija
Tipo de
Fecha?
Variable
Pagador
Pagador
Pagador
SI.
Pagador
La orden de
pago es valor
liquido cero?
NO
Se requiere
reversar la Orden
de Pago?
SI.
NO
DTN
SI.
Se requiere
bloquear la orden
de Pago?
DTN
Pagador
NO
Pagador
Pagador
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin
2002 03 - 11
Descripcin
inicio
DGCP
DGCP
DGCP
DGCP
Carga archivo DIP Deuda para cada obligacin, utilizando tasas de cambio
proyectadas.
Proceso: Carga DIP Deuda.
Almacena informacin del DIP en la obligacin.
Carpeta: Otras Monedas.
Tipo de Pago?
Orden de pago
Presupuestal
Orden de
Pago OAT
DGCP
DTN
Genera Orden de Pago OAT para cada lnea del DIP, referenciando la
vigencia presupuestal y el nmero de la obligacin.
Transaccin: OAT
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN (CUN)
DGCP
DGCP
DGCP
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Gobierno Nacional
DGPN
DNP
Corresponde
a Estados de
Excepcin?
SI
DGPN
Gobierno
Nacional
NO
Congreso de la Repblica
Gobierno Nacional
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
D GPN
C omunica a las entidades mediante oficio firmado por el D irector General del
Presupuesto N acional el correspondiente Acto Administrativo (Ley o Decreto
de Adicin )
D GPN
DGPN
DGPN
DTN
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SALIDA
- Elaboracin por parte de la DGPN del proyecto de decreto de reduccin o aplazamiento o
traslado y envo al Gobierno Nacional para su evaluacin y aprobacin.
- Expedicin por parte del Gobierno Nacional del Decreto de reduccin o aplazamiento, o
traslado de las apropiaciones presupuestales.
- Registro en el SIIF por parte de la DGPN de la reduccin o el aplazamiento total o parcial de
las apropiaciones o del traslado aprobadas segn el respectivo Decreto .
-
Verificacin por parte del rea financiera de la entidad del estado de las apropiaciones
presupuestales, de acuerdo con el Decreto de reduccin o aplazamiento o traslado expedido
por el Gobierno Nacional
CRITERIOS DE XITO
- Apropiacin presupuestal suficiente y disponible en los rubros objeto de la reduccin o del
aplazamiento o del traslado ( respecto de las partidas a contracreditar).
- Verificacin adecuada de la real disponibilidad de las apropiaciones en el presupuesto de
las entidades sujetas a la decisin de reduccin o aplazamiento o traslado prevista por el
Gobierno Nacional.
- Expedicin oportuna del Decreto de reduccin o aplazamiento o traslado por parte del
Gobierno Nacional.
- Registro a tiempo en el Sistema por parte de la DGPN de las modificaciones presupuestales
ordenadas por el Gobierno Nacional mediante el respectivo Decreto.
RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Gobierno Nacional
DNP
DGPN
DGPN
Fuera de Lnea.
En Lnea.
DGPN
Existe PAC
Disponible?
NO.
DGPN
DGPN/Divisin
PAC
Tipo de Entidad?
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Gobierno Nacional
DGPN
Mayor
o Igual
La
Diferencia entre el
PAC girado y la Ejecucin
presupuestal es igual
o mayor que la
modificacin
presupuestal?
Menor
DGPN
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad
En Lnea.
Tipo de Entidad?
Entidad/Oficina Planeacin
o Area Financiera
Entidad/Area Financiera
Fuera de Lnea.
DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Adicin
Tipo de
Modificacin?
Reduccin
Traslado
Entidad
(Segn Art. 34
Decreto 568/96)
Entidad/
Area responsable
DGPN
Gobierno Nacional
Entidad/ Jefe
del rgano
A quin
corresponde
efectuar la
gestin?
Gobierno
Nacional
NO.
DGPN
DGPN
El Acto
Administrativo es
aprobado por la
DGPN?
SI.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SI.
DGPN
Gobierno Nal
Corresponde
a Estados de
Excepcin?
NO
Congreso de la Repblica
Gobierno Nacional
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
COMPROMISO
DE
OBJETIVO
- Permitir, de una parte, a los rganos ejecutores registrar la correspondiente solicitud de
autorizacin de vigencias futuras y a su vez facilitar a la Direccin General del Presupuesto
Nacional , en su condicin de secretaria ejecutiva del CONFIS, registrar los cupos anuales
autorizados por el CONFIS para que las entidades puedan asumir obligaciones que
comprometan presupuestos de vigencias futuras.
BASE LEGAL
- Artculos 23 y 24 del Decreto 111 de 1996
- Artculos 3, 4, 6 y 7, del Decreto 568 de 1996.
- Resolucin N 011 del 6 de agosto de 1997 expedida por el CONFIS.
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto y del
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
ENTRADA
- Envo a la DGPN de la solicitud de autorizacin de vigencias futuras y anexos
correspondientes.
- Preparacin por parte de la DGPN del Documento sobre Solicitudes de Vigencias Futuras de
las entidades y presentacin al CONFIS, cuando los compromisos a adquirir no sern
financiados en parte con el Presupuesto de la vigencia actual.
SALIDA
- Envo del oficio firmado por el Director de la DGPN informando cupos autorizados de
vigencias futuras por parte del CONFIS.
- Registro por parte de la DGPN de los cupos autorizados de vigencias futuras, previa decisin
del CONFIS.
- Registro Presupuestal del Compromiso, segn Presupuesto (Actual y/o de vigencias futuras)
a afectar, previa verificacin de los cupos autorizados y de la adjudicacin o celebracin del
o de los respectivos contratos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Existencia del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, cuando el caso as
lo amerite.
- Oportuno concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del Presupuesto de Inversin.
- Adecuada justificacin econmica y financiera y debido diligenciamiento de los documentos
soporte correspondientes.
- Expedicin favorable y a tiempo del concepto tcnico econmico por parte del Ministerio
respectivo.
- Adjudicacin celebracin de los respectivos contratos conforme a lo dispuesto en
las normas que rigen sobre la materia y a la autorizacin conferida sobre Vigencias Futuras
por parte del CONFIS.
- Oportuno Registro Presupuestal del o de los compromisos, segn vigencias fiscales a afectar
RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional y Jefe Area Financiera de la
entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Enva a la DGPN el oficio de "Solicitud de Vigencias Futuras", previa firma del Jefe
del rgano, con la siguiente documentacin:
* Relacin acumulada de compromisos contractuales de la vigencia fiscal en curso
y con cargo a vigencias futuras.
* Relacin de los programas a afectar con el cupo solicitado de vigencias futuras.
* Justificacin econmica y financiera
* Concepto previo del DNP cuando se trate de inversin.
* Concepto tcnico - econmico del Ministerio respectivo.
DGPN
DGPN
NO
SI
Evala el documento y aprueba o rechaza las solicitudes de Vigencias
futuras de las entidades quedando consignada en el acta correspondiente
del CONFIS la decisin adoptada.
CONFIS
DGPN
DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Origen
del compromiso
contractual?
Licitacin Pblica
Entidad/Junta de Licitaciones
SI.
Entidad/Area Financiera
Contratacin Directa
El
Contrato
afecta el Presupuesto
de la vigencia
en curso?
NO
Entidad/Area Financiera
DGPN/Oficina de Sistemas
DGPN
Jefe de presupuesto o
quien haga sus veces
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Entidad/Area Financiera
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Asignacin de las apropiaciones de acuerdo con la solicitud de las dependencias,
seccionales o regionales, previa evaluacin de stas.
- Registro consistente de la respectiva informacin de las rdenes de pago OAT.
- Envo oportuno del archivo de orden bancaria por parte de la DTN al Banco de la Repblica.
- Oportunidad en el abono en cuenta del beneficiario final de las correspondientes rdenes de
pago OAT por parte del Banco de la Repblica.
- Registro consistente de la ejecucin presupuestal de cada unidad interna de conformidad
con las partidas asignadas.
- Consistencia de los respectivos reportes sobre el valor pagado con las provisiones de fondos
realizadas por el rgano ejecutor respectivo.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional y Jefe rea financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area Financiera
Nivel Central
Entidad/Area financiera
Nivel Central
Requiere
reversar orden de
pago?
NO
DTN
SI.
Fin
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Periodicidad: Diaria
Banco de la Repblica
Pagadura/Regional, Seccional
o Subunidad
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad
Ara Financiera/Regional
Seccional o subunidad
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad.
Ara Financiera/Unidad
Ejecutora.
Requiere
efectuarse
reintegro?
NO
FIN
SI
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
D TN / Entidad/Area Financiera
Entidad/ Pagadura
Entidad/Ara Financiera
Entidad/Ara Financiera
Entidad/Ara Financiera
R emite con oficio el archivo plano a la DGPN , dentro de los cinco das siguientes
a la finalizacin del mes .
Requiere
efectuarse
reintegro?
NO
FIN
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
DTN
DTN
DTN
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
31. REINTEGROS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar los ajustes presupuestales, contables y de tesorera a
que haya lugar, como resultado de la restitucin en las cuentas de la DTN de los recursos de la
Nacin no utilizados, previa constitucin de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por
Pagar, o como consecuencia del fenecimiento de dichas Reservas Presupuestakes y Cuentas
por Pagar por no haber sido ejecutadas dentro de los trminos previstos para ello en el Estatuto
Orgnico del Presupuesto y en las disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto y del
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva, o como consecuencia
de errores presentados en la liquidacin de las respectivas rdenes de pago.
BASE LEGAL
- Artculo 33 del Decreto 359 de 1995.
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin de la vigencia fiscal respectiva.
ENTRADA
- Reintegro de dineros por parte de la entidad o del beneficiario final en la respectiva cuenta
bancaria autorizada para ello por la DTN.
SALIDA
- Registro en las cuentas de la DTN de los movimientos de los extractos y su correspondiente
contabilizacin.
- Registro en el Presupuesto de gastos de las respectivas afectaciones con base en el valor
del reintegro que se efecte, si hay lugar a ello, previa verificacin de los respectivos
documentos soporte.
CRITERIOS DE XITO
- Informacin oportuna y exacta por parte del pagador de la entidad al beneficiario sobre el
valor a reintegrar y sobre la cuenta bancaria en donde realizar la consignacin del mismo.
- Exactitud en el registro de los datos del reintegro en la consignacin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
31. REINTEGROS
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/ Pagadura
Entidad/ Pagadura
Condicin del
Recurso?
Entidad/ Responsable/
Proveedor
DTN
DTN
Efecta el reintegro en la respectiva cuenta bancaria autorizada para ello por la DTN,
segn concepto, identificando la Unidad Ejecutora afectada con el reintegro.
Entidad/ Pagadura
El reintegro es
de provisin de
fondos?
NO
SI.
1. Se imputa contra OAT deudor cuando el reintegro legaliza una provisin o anticipo
realizado por orden de pago OAT.
2. Se imputa contra OAT acreedor cuando el reintegro constituye la causacin de un
concepto OAT.
3. Al finalizar el da, el sistema genera asiento contable automtico por el valor bruto del
reintegro por concepto de la provisin de fondos OAT, disminuyendo el valor de sta.
4. Cuando se afecta una orden de pago OAT, el nmero de sta debe ser referenciado
en el registro.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Afecta Presupuesto
Efecto del
Reintegro?
No Afecta Presupuesto
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS MODULO DEL PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE CAJA - PAC
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN/Comit PAC
Son
modificados por
el CONFIS los topes
anuales de
giro ?
NO
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. La sumatoria de la
distribucin mensual
debe ser igual a la
meta anual CONFIS
DTN.
2. Todos los niveles
de agrupacin PAC
deben
estar
mensualizados.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Inicio
Entidad/Area Financiera
Fuera de Lnea
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
Tipo de Entidad?
En Lnea
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
En Lnea.
Tipo de
Entidad?
Fuera de Lnea.
Define los casos especiales CSF y SSF, respetando la propuesta del rgano ejecutor o asignando
otros valores, conforme a las polticas de la DTN.
Transaccin: Definicin de Casos Especiales Con Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos.
NO
Requiere
desagrupar el
Presupuesto?
SI.
Desagrupa el Presupuesto.
Transaccin: Agrupacin Presupuesto.
Ver Procedimiento: "Definicin de Criterios para el Manejo del PAC.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SI.
Existe
suficiente saldo
PAC para
distribuir?
NO.
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fuera de Lnea
Tipo de
Entidad?
En Lnea
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
NO
Entidad/ Area
Financiera
Fin
SI.
NO
Est (n)
creda (s) la (s)
Asignacin (es)
Interna (s)
Funcional (es)?
2
Se
Requiere efectuar
modificaciones
al PAC?
SI.
NO
Se
Requiere
distribuir el PAC
asignado, a nivel de
Asignacin Interna
por Unidad
Ejecutora?
SI.
La transaccin slo se aplica para
rganos ejecutores en lnea que tengan
ms de una asignacin funcional en el
ao de la conexin.
1. El valor del cupo asignado debe ser un valor mayor o igual que cero.
2. La sumatoria de todos los cupos asignados para el mes, el nivel de
agrupacin y la vigencia PAC seleccionados, no puede ser mayor al valor
vigente del PAC para el rgano ejecutor con los mismos parmetros.
3. Cuando se seleccione la vigencia PAC actual o rezago ao siguiente,
por asignacin interna, no puede ser mayor al presupuesto agrupado para
la asignacin interna para la vigencia actual.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Se requiere
modificar los
cupos PAC de las
asignaciones
internas?
SI.
NO
Entidad/ Area Financiera
NO
Se
Requiere efectuar
modificaciones
al PAC?
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Existe cambio
de Asesor de
distribucin de
Funciones?
Si.
NO
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DE
OBJETIVO
Permitir a las entidades registrar en el sistema las solicitudes de modificacin requeridas sobre
el PAC que les ha sido aprobado, de acuerdo con sus necesidades reales, y a la DTN evaluar y
aprobar dichas solicitudes con base en la disponibilidad de recursos de la Nacin.
BASE LEGAL
- Artculos 73 inciso 5 y 74 incisos 2 y 4 del Decreto 111 de 1996.
- Artculos 28 y 31 de Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Evaluacin por parte de la entidad del PAC aprobado frente a sus necesidades reales.
- Registro en el sistema por parte de las entidades en lnea o envo del correspondiente
archivo plano por parte de las entidades fuera de lnea, segn el caso, de la solicitud de
modificacin requerida al PAC aprobado.
- Consulta o carga del archivo plano por parte de la DTN con las solicitudes de modificacin al
PAC aprobado, presentadas por las entidades.
SALIDA
- Aprobacin o rechazo de la solicitudes de modificacin al Pac aprobado, previa evaluacin
de las mismas segn parmetros definidos para ello por parte de la DTN.
- Comunicacin a la entidad de la decisin adoptada por la DTN sobre la modificacin
solicitada sobre el PAC aprobado.
- Registro por parte de las entidades fuera de lnea de la modificacin aprobada al PAC o
consulta en el sistema por parte de las entidades en lnea del ajuste realizado al PAC.
CRITERIOS DE XITO
- Presentacin oportuna de las de las solicitudes de modificacin por parte de las respectivas
entidades, segn mecanismos establecidos para ello y lineamientos dados por la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Requiere
efectuarse
modificaciones
al PAC?
NO
SI.
Fuera de Lnea
Tipo de Entidad?
En Lnea
NO
Maneja Cupos
de PAC?
Requiere
anticipar plan de
pagos?
SI.
SI.
Entidad/ Area
Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Consulta PAC.
Transaccin: PAC actualizado mensual, anual.
Transaccin: Reporte operativo modificacin al PAc CSF y SSF.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
D TN
D TN
Tipo de
Modificacin?
Adicin o
Anticipos
Reduccin o
Aplazamiento
DTN/ Centralizador
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN/ Centralizador
Fuera de Lnea
Tipo de
Entidad?
En Lnea
Consulta PAC
Transaccin: PAC actualizado mensual, anual.
Transaccin/ Reporte: Consulta solicitudes de
modificacin al Pac.
2
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
NO
Fin de ao?
SI
Ver Procedimientos:
"Distribucin del PAC Anual y Mensualizado"
y "Reintegros - Efectos sobre el PAC ".
Fin.
1. El proceso de cierre se realiza en horas de la noche.
2. Al cierre definitivo el sistema de manera automtica hace
lo siguiente:
a) Calcula el saldo inicial de las OAT's sin vinculos con
PAC para la nueva vigencia fiscal
b) Anula las rdenes de pago de Reservas Presupuestales
que fenecen al trmino de la vigencia fiscal respectiva.
c) Iguala PAC a giros y ajusta y traslada las diferencias
para el ao siguiente (Vigencia 1).
d) Crea los cupos PAC por asignacin interna para el
nuevo ao fiscal.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
En Lnea
Tipo de
entidad?
NO
DTN/Asesor Centralizador
DTN/Asesor Centralizador /
Entidad - Area Financiera
DTN/Asesor Centralizador /
Entidad - Area Financiera
Se requiere
reversar el
reintegro?
SI.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fuera de Lnea
2002 03 - 11
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CUENTA UNICA
NACIONAL - CUN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna en el sistema por parte de la DTN de las entidades financieras, segn lo
estipulado en el respectivo convenio.
- Mantenimiento permanente de la informacin concerniente a las entidades financieras
recaudadoras.
- Envo oportuno a la DTN de la informacin sobre recaudos de impuestos por parte de la
DIAN, de las entidades financieras y de las consignaciones realizadas en el Banco de la
Repblica.
- Adopcin a tiempo de las polticas de control por parte de la DIAN y de la DTN con base en
las diferencias encontradas de la comparacin de los datos estadsticos obtenidos de la
DIAN, de los bancos recaudadores y del Banco de la Repblica.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
DTN
DTN
DTN
DTN
DTN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Crea en el sistema las entidades financieras y define para cada una: cdigo de
compensacin, tipo, NIT, direccin, telfono, sucursal, cdigo de ruta y trnsito.
Transaccin: Mantenimiento de entidades Financieras
DTN
DTN
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
Crea o elimina cuentas DTN y define el tipo de ingreso, ente generador, cdigo
OAT, cuenta contable y asocia el cdigo de crdito pblico si se trata de
cuenta previo desembolso.
Transaccin: Mantenimiento de cuentas DTN
DTN
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
SI.
DTN
Los movimientos
crdito de extractos de
las cuentas Puente Tipo I
y II corresponden a
Reintegros?
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna del calendario de pagos por parte de la DTN.
- Propuesta de la programacin de giros por parte de las entidades ajustada a sus
necesidades reales y a las fechas pactadas en los correspondientes compromisos.
- Generacin y confirmacin a tiempo de las rdenes bancarias por parte de la DTN.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
45.
Responsable
Descripcin
ENTIDAD FUERA
LINEA.
DTN..
ENTIDAD EN LINEA.
Inicio
Com promiso.
T= Com promiso (egresos).
Obligacin.
T= Obligacin (Egresos).
Enva propuesta en
diskette, o fax.
Ver procedimiento.
"GIROS ENTIDADES FUERA DE LNEA".
Propuesta de giros.
T=Propuesta de giro (Egresos).
Consulta Cupo.
T= Autorizacin DTN (Egresos).
Pago CON
Situacin de
Fonfos?
NO
SI
SI
Fin.
Ver procedimiento.
COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN/ Entidad
DTN
Pago
CENIT?
NO
SI.
DTN
Se requiere
bloquear alguna
orden?
Ver procedimiento.
Bloqueo de rdenes pendientes de ejecutar
SI.
NO.
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Ver procedimiento.
COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
DTN.
BANREPUBLICA
Inicio
La Estructura
del archivo es
correcta?
SI.
NO
Tramita pago
Pago Exitoso?
SI.
NO
Fin.
SI.
La Estructura
del archivo es
correcta?
NO
Ubica en el directorio:
Nacha\archivo\ registrado.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Carga oportuna por parte de la DTN de los archivos planos con la informacin remitida por
las entidades fuera de lnea sobre beneficiarios y cuentas autorizadas para el giro de los
recursos de la Nacin.
- Asociacin oportuna y adecuada de las cuentas de giro de los rganos ejecutores con los
niveles de agrupacin PAC definidos por la DTN.
- Asignacin oportuna y suficiente de los cupos diarios de giro por parte de la DTN.
- Autorizacin oportuna de los giros por parte de la DTN y de la generacin de las rdenes de
pago OAT de las entidades fuera de lnea.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
Carga archivo plano con las cuentas autorizadas de las entidades fuera de lnea.
Proceso:Carga masiva Beneficiarios.
Ver Procedimiento: "Validacin Cuentas Beneficiario Final - Creacin Cuenta.
Si la entidad es aportante al ICFES debe
crersele como un beneficiario de dicha entidad.
DTN
DTN
DTN
DTN
DTN
NO
Se requiere
DIP?
SI.
DTN
DTN
Autoriza giro
Proceso: Autorizacin Giros
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
SI.
DTN
Se requiere
Bloquear las
rdenes
de Pago?
NO
Se desbloquea
las rdenes
de Pago?
SI.
DTN
DTN
NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Se requiere
Bloqueo?
NO
SI
Orden de Pago
TIpo de
Bloqueo?
Orden Bancaria
Entidad/ DTN
DTN
Reversa rden de pago respectiva.
Transaccin: Consulta y/o reversin
orden de pago.
Transaccin: OAT (Mdulo de Egresos).
DTN/Entidad
2
1. Ls rdenes de pago quedan en estado "Anuladas" y
se requiere en cada mdulo de origen volverlas a
generar.
2. Esta Transaccin slo permite a la DTN reversar
rdenes de pago OAT que esta unidad haya generado.
DTN
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Moneda
de pago Peso
Colombiano ?
SI.
NO
Otras Monedas
DTN
DTN
DTN
DTN
Tipo de Moneda?
Dlar
Si la moneda origen de la
deuda interna es diferente
al peso colombiano
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fin.
2002 03 - 11
ENTRADA
- Informacin suministrada por el beneficiario y registrada en SIIF por el rgano ejecutor sobre
los datos correspondientes a: tipo, nombre o razn social, tipo documento de
identidad, nmero, as como los de su cuenta bancaria relacionados con: tipo de cuenta
(corriente o de ahorros), nmero y entidad financiera.
- Carga en el SIIF, por parte de la DTN, del archivo plano con la informacin de los
beneficiarios y de las cuentas autorizadas a los rganos ejecutores fuera de lnea.
- Seleccin, por parte de la DTN, de las cuentas a revalidar de los beneficiarios.
- Autorizacin al estado registrado de las cuentas en estado Previo, por parte del perfil Beneficiario cuenta de la entidad y/o de la DTN.
SALIDA
- Generacin del archivo NACHA de prenotificaciones, por parte de la DTN.
- Envo del archivo NACHA de prenotificaciones al Banco de la Repblica para la
correspondiente Validacin de las cuentas (autorizadas y registradas) de los beneficiarios.
- Actualizacin de la Base de Datos respecto de las cuentas bancarias de los beneficiarios
(Estado : activa o invalidada por CUN).
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad/
Area Financiera
DTN
DGPN/Oficina de
Sistemas.
SI.
DTN
DTN
enva archivo de
prenotificacin al
Banco de la
Repblica?
NO
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
NO
Las
prenotificaciones
son consistentes?
SI.
DTN
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
SI.
DTN
La informacin
del beneficiario es
corrrecta ?
NO
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
SI.
La informacin
sobre la (s) cuenta(s)
del beneficiario es
correcta ?
Banco Relacionado
Banco Relacionado
NO
Fin.
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
DTN
DTN
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS MODULO DE INGRESOS
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Carga en el SIIF los datos bsicos del Anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto
General de la Nacin de cada Vigencia Fiscal y correspondientes a: Unidades Ejecutoras,
Rubros de Ingresos, Ley de Presupuesto, crea los rubros concepto y efecta la asociacin
entre Unidades Ejecutoras, asociacin entre Subunidades Ejecutoras, y asociacin de
Rubros Concepto de Ingresos por Unidad Ejecutora.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional valida, que en el nuevo ao
exista: el rubro concepto para CSF y SSF, el rubro para Propios, la subunidad ejecutora para
CSF y SSF, la unidad ejecutora para Propios y la asociacin unidad/ rubro y subunidad/ rubro
concepto, para aquellos casos en que el rubro concepto/ subunidad (CSF y SSF) la
unidad/rubro (recursos propios)a diciembre 31 del ao que termina quedan con saldo de cuenta
por cobrar de la vigencia actual y/o de la vigencia anterior .
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SI.
SI.
Existe en el ao
siguiente la subunidad
ejecutora o la unidad
que al 31 de diciembre
qued con saldo de
cuenta por
cobrar?
Existe igualmente
relacionado en el ao
siguiente el rubro concepto
asociado a la unidad ejecutora
o el rubro/unidad que al 31
diciembre qued con saldo
de cuenta por
cobrar?
DGPN/ Oficina de Sistemas
SI.
Existe en el ao
siguiente el rubro
concepto y/o el rubro
que al 31 de diciembre
qued con saldo de
cuenta por
cobrar?
NO.
NO.
NO.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
ENTRADA
-
Anlisis, por parte del grupo SIIF, del Log de inconsistencias generado por el sistema con el
cierre anual provisional o con el cierre mensual en perodo de transicin, a efectos de
conocer los rubros, rubro concepto unidad (es) ejecutora (s) que no figuran en la Ley de
Presupuesto para la nueva vigencia fiscal y que existan anteriormente.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Adecuado y oportuno anlisis, por parte del Grupo SIIF, del Log de inconsistencias
generado por el sistema sobre los datos que no figuran en la Ley de Presupuesto de la
nueva vigencia fiscal.
- Oportuna registro, por parte del grupo SIIF, de los datos y de las asociaciones que no
figuran en la Ley de Presupuesto General de la Nacin para el nuevo ao.
- Oportuno y adecuado registro de la ejecucin presupuestal de ingresos por parte de las
reas financieras de los rganos ejecutores.
- Oportuna carga del archivo plano con la informacin de la ejecucin presupuestal de
ingresos de los Establecimientos Pblicos Nacionales, por parte de los tcnicos de la DGPN.
- Oportunidad en los cierres: mensual en perodo de transicin y anual provisional y anual
definitivo de ingresos.
RESPONSABLES : Coordinador Grupo SIIF DGPN y Jefe rea Financiera.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
3
2
DGPN/ Grupo SIIF
Anterior
Entidad/
Area Financiera
Ao Fiscal
de la
Ejecucin?
Actual
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Rubro
Concepto
Existe el
rubro padre?
Entidad/Area Financiera
Existe la Unidad
Ejecutora padre?
NO
SI.
NO
SI.
Crea la subunidad
ejecutora dependiente de
la unidad padre.
Transaccin: Cdigos de
asignacin interna (mdulo
de egresos).
DGPN
Subunidad
Ejecutora
Asociacin
Rubro Concepto/
Subunidad ejecutora
Entidad/
Area Financiera
Qu tipo de
informacin falta
en el nuevo
ao?
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Actualiza la ejecucin presupuestal y el registro contable del ingreso recaudado, bien sea, en efectivo,
o en papeles, o por compensacin, y disminuye la cuenta por cobrar. Segn el caso utiliza:
Transaccin: Recaudo en efectivo.
Transaccin: Recaudo en Papeles.
Transaccin: Recaudo por Compensacin.
Entidad/
Area Financiera
Reconoce, presupuestal y contablemente, las cuentas por pagar por mayores valores registrados
en el ingreso.
Transaccin: Acreedores varios.
Ver Procedimiento: "Acreedores Varios".
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Registra presupuestalmente un recaudo en efectivo reconociendo una cuenta por cobrar a un Banco.
Transaccin: Imputacin de Soporte sin Recaudo.
Ver Procedimiento: "Imputacin de soporte sin recaudo".
Tipo de cierre
a realizar en
ingresos?
Anual Definitivo
4
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Mensual
en perodo
de transicin
4
El sistema automticamente hace lo siguiente:
1. Sustituye la imagen de los saldos presupuestales del mes de diciembre del ao fiscal ao anterior.
2. Ajusta en el nuevo ao el saldo inicial del pendiente de cobro ao anterior, el causado neto ao anterior y el pendiente
de cobro ao anterior, al valor del pendiente de cobro ao anterior, para los rubros/concepto/ subunidad ejecutora y
para los rubros/unidad con saldos pendientes de cobro del ao fiscal ao anterior y que existan en el ao actual,
3. Genera log de inconsistencias para los que no exista el rubro/concepto o el rubro, la subunidad o la unidad o la
relacin entre ambos.y contina con el proceso de cierre para los dems rubros/concepto.
4. Coloca marca ao anterior cerrado y culmina el perodo de transicin.
Analiza datos del log de inconsistencias generado por el cierre anual definitivo
Rubro Concepto
Tipo
de Informacin que
falta en el nuevo
ao?
Subunidad Ejecutora
Asociacin
Rubro Concepto
Unidad Ejecutora
Existe el rubro
padre?
SI.
SI.
Existe la unidad
ejecutora padre?
NO
NO
Entidad/Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin.
Numeral 5.6 de la Resolucin 040 del 15 de marzo de 1999 expedida por la Contadura
General de la Nacin.
ENTRADA
-
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Envo oportuno de los documentos soporte al rea Financiera por parte del rea responsable
correspondiente, para el adecuado registro de los datos de la causacin.
- Seleccin correcta de la vigencia y del rubro concepto a imputar la causacin.
- Registro correcto del valor a causar.
- Seleccin adecuada del tipo de moneda y registro correcto del valor de la misma, cuando
haya lugar a ello.
RESPONSABLE: Jefe rea Financiera o del Responsable en la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El rubro concepto
est definido en otras
monedas diferentes al
Peso?
SI.
NO
SI.
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Anterior
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
2
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Al grabar con xito el sistema genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por
transaccin y por subunidad ejecutora.
2. Genera Log de auditora.
3. ActualizaPara el ao fiscal de la conexin los saldos presupuestales a nivel de: a) Subunidad/
Rubro Concepto, b) Unidad Rubro y c) Rubro, as: 1) Para Ao Vigencia Actual: el "Causado
ao actual"; el "Causado neto ao actual" y el "Pendiente de cobro ao actual" y b) Para Ao
Anterior: "Rectificaciones ao anterior"; "Causado neto ao anterior" y "Pendiente de cobro ao
anterior".
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos, deja la traza contable para
que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables
automticos de las subunidades ejecutoras en lnea con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingres
por el ao fiscal de la conexin ao anterior automticamente realiza el registro contable con
fecha del ltimo da habil del ao fiscal ao anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la
conexin ao actual, realiza automticamente el registro contable con la fecha real del sistema.
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados
para cada Estado.
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer el saldo de los derechos por cobrar a nivel del
mes consultado o del acumulado a un mes determinado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos a afectar con la disminucin parcial o total
autorizada.
- Registro del valor (es) a disminuir del respectivo rubro (s) concepto de ingresos.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro de la
disminucin total o parcial autorizada sobre el valor de la misma, cuando el rubro concepto
de ingresos est definido en otras monedas diferentes al peso.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y por
subunidad ejecutora
- Log de Auditoria generado por el sistema.
- Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/rubro concepto, unidad
rubro concepto y rubro.
-
Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de
salida y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de
la conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha
del ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao
actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si
es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil
del ao fiscal ao anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando
se requiera anular total o parcialmente la causacin de las Cuentas
por Cobrar del ao actual, b) Anterior cuando se deba anular total
o parcialmente una cuenta por cobrar causada en vigencias
anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para
seleccionar la subunidad que est asociada con la subunidad de la
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin:
Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde
a un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y
se inicia con cada vigencia fiscal.
7. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el
objeto de la causacin.
8. Valor Resumen (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a
la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de
rubro concepto.
9. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o
igual a la fecha de Movimiento. Si ingresos est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de conexin - ao fiscal
ao anterior, la fecha debe ser menor o igual al ltimo da hbil del
ao fiscal de la conexin.
10. Causal de Anulacin: Es un dato para seleccionar y es de
carcter obligatorio.
10. Signo Positivo y Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. Cuando se elige signo positivo el sistema de manera
automtica actualiza presupuestalmente el saldo "Anulacin de
Causacin" sumando el valor de la operacin y cuando se
selecciona signo negativo resta dicho valor del saldo "Anulacin de
Causacin".
11. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar
y son excluyentes.
El
rubro concepto
est definido en otras
monedas diferentes
al Peso?
SI.
NO
El sistema automticamente asume Pesos en el campo
"Moneda" y no exige diligenciar el campo "Valor Moneda".
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Anterior
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
2
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
FIN.
b) Saldos Unidad Rubro: Actualiza a nivel de Unidad Ejecutora y Rubro
Concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos
Anulados ao actual o ao anterior"; "Causado neto ao actual ao anterior"
y "Pendiente de cobro ao actual Ao anterior", segn el ao fiscal y ao
vigencia seleccionados
c) Saldo Rubro: Actualiza a nivel de rubro de ingresos, los saldos
presupuestales en los campos: "Derechos Anulados ao actual ao anterior";
"Causado neto ao actual ao anterior" y "Pendiente de cobro ao actual
ao anterior "., segn el ao fiscal y ao vigencia seleccionados.
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la
traza contable, para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el
sistema genere los registros contables automticos de las subunidades
ejecutoras en lnea con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior automticamente
realiza el registro contable con
2 fecha del ltimo3 da habil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, realiza
automticamente el registro contable con la fecha real del sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados.
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer , a nivel del mes consultado o del acumulado, el
saldo del debido cobrar una vez registrada la respectiva anulacin
de la causacin.
ENTRADA
-
Consignacin en la respectiva cuenta bancaria, del monto del ingreso recaudado (CSF
SSF) por parte de la entidad generadora del ingreso, del valor a reintegrar por parte del
tercero.
- Envo del extracto Bancario a la DTN a la entidad, por parte de la respectiva entidad
bancaria.
-
Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y
contabilizacin de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y
Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situacin de Fondos , registro de los
movimientos crdito de los extractos bancarios por parte del rea Financiera de la entidad,
cuando se trate de recursos Sin Situacin de Fondos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en dinero en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte,
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la
gestin, del concepto OAT del tipo Acreedor Vario .
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la respectiva
OAT tipo Acreedor Vario.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificacin de
una cuenta por pagar.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Consignacin oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del
ingreso del valor a reintegrar por parte del tercero.
-
Envo Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la
DTN a la entidad.
- Registro oportuno de los datos generales y especficos de las respectivas cuentas bancarias
por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Contabilizacin o registro preciso de los movimientos crdito de los respectivos extractos
bancarios, por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Responsable
Descripcin
Inicio
Tercero/ Entidad
Generadora del Ingreso
Entidad Bancaria
CSF
Situacin de
Fondos de los
recursos?
SSF
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida
y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del
ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la
fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es ao anterior,
la fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se
requiera clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la
vigencia actual , b) Anterior cuando se deban clasificar v alores
recaudados correspondientes a cuentas por cobrar de vigencias
anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para
seleccionar la subunidad que est asociada con la subunidad de la
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin
entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a
un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se
inicia con cada vigencia fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo:
cuando la causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y
recaudo: cuando no se ha registrado la causacin y por lo tanto se debe
registrar las dos operaciones simultneamente.
8. Fecha del documento : Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal
ao actual, debe ser menor o igual al ltimo da hbil del ao fiscal de la
conexin.
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. La eleccin de uno u otro signo tiene los siguientes
efectos: a) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de Imputacin
seleccionado es "Recaudo", el sistema automticamente suma el valor a
los saldos de recaudo en efectivo; b) Si se elige signo negativo y el
Tipo de Imputacin es "Recaudo", el sistema resta el valor de los saldos
de recaudo en efectivo; c) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de
Imputacin es "Causacin/Recaudo", el sistema automticamente suma
el valor a los "Saldos causados" y a los "saldos de recaudo en efectivo",
y d) Si se elige signo negativo y el Tipo de Imputacin seleccionado es
"Causacin/ Recaudo", el sistema automticamente resta el valor de los
"saldos causados" y de los "saldos de recaudo en efectivo".
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la
sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro
concepto.
12. Forma de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Diaria en
el cual e sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el ao,
el mes y el da del recaudo, b) Mensual: en el cual el sistema
habilita el campo "ao/ mes cobro" para registrar el ao y el mes del
recaudo.
13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el nmero de la
cuenta bancaria a la que ingreso el recaudo, para lo cual el sistema
despliega las respectivas cuentas bancarias asociadas a la condicin de
los recursos, as: a) Si se trata CSF el sistema despliega todas las
cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas por la
DTN" y que estn asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de
SSF despliega las cuentas que en CUN t engan la marca "No
administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora est asociada a la
cuenta.
14. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el ao
en que fue grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN o de la
entidad.
14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto
de la causacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Rubro Concepto
(Ingreso)
Tipo de
Clasificacin a
realizar ?
OAT
(Acreedor Vario)
Reintegro
FIN.
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Financiera
NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
5
El valor es siempre equivalente a pesos
colombianos y se puede registrar con
centavos.
El rubro concepto
est definido en otras
monedas diferentes
al Peso?
SI.
Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro
concepto de ingresos.
Transaccin: Imputacin de cobros en dinero.
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"
2002 03 - 11
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Ao Vigencia
Seleccionada?
Anterior
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Actual
1. Previo a grabar con xito el sistema valida que: a) Para la Unidad de Gestin, los datos de la transaccin
correspondientes a: Fecha de cobro (Fecha recaudo), ao carga extracto y cuenta bancaria, estn
registrados en la tabla "Valor por Descargar" de la Consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora;
b) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria de los valores por descargar del mes
del recaudo digitado, cuando la forma de imputacin es mensual y la transaccin se opera con signo positivo;
c) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor por descargar de la fecha seleccionada,
cuando la forma de imputacin es diaria y se opera con signo positivo. En caso de que se opere con signo
negativo, valida que el valor a imputar sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la fecha
seleccionada.
2. Al grabar con xito el sistema hace lo siguiente:
a) Genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por subunidad ejecutora;
b) Genera Log de auditora;
c). Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del rubro concepto y unidad ejecutora en el ao fiscal de la
conexin, segn el ao vigencia seleccionado.
d) Actualiza los saldos a nivel de:Subunidad Rubro Concepto, unidad /rubro y rubro: Para Ao Vigencia
Actual: actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo"; "Recaudo Total",
"Recaudo neto" y "Pendiente de cobro ao actual". En caso de que el Tipo de imputacin sea
"Causacin/ recaudo", el sistema adicionalmente actualiza los campos: "causado" y "Pendiente de cobro".
Para Ao Vigencia Anterior: Actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo
ao anterior"; "Recaudo Total ao anterior" y "Pendiente de cobro ao anterior". El sistema no permite
seleccionar imputacin "causacin/ recaudo " simultneamente, slo permite elegir "recaudo".
3. Estado de Imputacin Por Unidad Ejecutora: En esta consulta: a) actualiza los campos: "Unidad Ejecutora",
"Cuenta Bancaria", " Fecha Valor", "Valor recaudado", "Valor descargado", "Valor por descargar", segn
el signo (positivo negativo) de la transaccin; b) Cuando la forma de imputacin es mensual y la
transaccin se oper con signo positivo, el sistema automticamente suma el valor a imputar al campo "valor
descargado" y lo disminiuye del campo "valor por descargar" hasta el monto del "valor imputado en la
transaccin, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la ms antigua a la ms reciente. En
caso de que la transaccin se haya operado con signo negativo, el sistema automticamente resta el "valor
a Imputar" (Valor de la operacin) del campo " Valor descargado" y lo suma al campo "Valor por descargar"
hasta agotar el valor descargado, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la ms reciente a la
ms antigua; c) Cuando la forma de imputacin es diaria y la transaccin se oper con signo positivo
el sistema automticamente suma el "valor a Imputar" al campo " Valor descargado" y lo resta del campo
"Valor por descargar" mximo hasta su monto total, especficamente para la fecha seleccionada. En caso
de que la transaccin se haya operado con signo negativo el sistema automticamente resta el "valor a
Imputar" del campo "Valor descargado " mximo hasta el monto de dicho Valor y lo suma al campo
"Valor por Descargar" para la fecha seleccionada; d) Si se seleccion el cdigo OAT en el detalle, el sistema
automticamente hace lo siguiente: 1) Actualiza el Cdigo OAT y el ao fiscal actual, independientemente
6
7
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
FIN.
Consultas:
a) Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite
seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas,
para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado
(acumulado por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo
b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
d) Consulta OAT: Permite seleccionar para el ao fiiscal y la OAT
los movimientos y saldos para un rango de fecha dado.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una
cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los
movimientos de extracto y traslados que conforman el valor
recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
3. Valores Diarios Recaudados por Descargar: Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una
fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por da)
el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
- Envo del extracto Bancario a la DTN a la entidad, por parte de la respectiva entidad
bancaria.
- Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y
contabilizacin de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y
Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situacin de Fondos , registro de los
movimientos crdito de los extractos bancarios por parte del rea Financiera de la entidad,
cuando se trate de recursos Sin Situacin de Fondos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en dinero en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte,
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la
gestin, del concepto OAT del tipo Acreedor Vario .
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la respectiva
OAT tipo Acreedor Vario.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del valor de
la misma, cuando el rubro concepto de ingresos est definido en otras monedas diferentes al
peso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y
subunidad ejecutora.
- Log de Auditoria generado por el sistema.
- Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad
rubro concepto y rubro, cuando se trate de la clasificacin de un rubro concepto de ingreso.
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificacin de una
cuenta por pagar.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Consignacin oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del
ingreso del valor a reintegrar por parte del tercero.
-
Envo Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la
DTN a la entidad.
- Registro oportuno de los datos generales y especficos de las respectivas cuentas bancarias
por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Contabilizacin o registro preciso de los movimientos crdito de los respectivos extractos
bancarios, por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin.
- Clasificacin adecuada de los ingresos recaudados, previa verificacin de los valores
pendientes por clasificar segn la consulta Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora
RESPONSABLES: DTN y Jefe Area Financiera del Responsable en la Entidad.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 05/04/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN/ Entidad/
Area Financiera
Tercero/ Entidad
Generadora del Ingreso
Entidad Bancaria
CSF
DTN
Situacin de
Fondos de los
recursos?
DTN
SSF
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del sistema ao
actual.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando el ao del giro
de la orden de pago OAT correesponde al ao fiscal actual y b) Anterior, cuando el
ao del giro de la orden de pago OAT corresponde al ao fiscal anterior y el
sistema slo permite seleccionar dicha vigencia estando ingresos en periodo de
transicin.
5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de
Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Se debe seleccionar Recaudo exclusivamente.
8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema).
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual al valor registrado
en el detalle.
12. Forma de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Diaria en el cual el
sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el ao, el mes y el da del
recaudo, b) Mensual: en el cual el sistema habilita el campo "ao/ mes cobro" para
registrar el ao y el mes del reintegro.
Si la forma de imputacin es diaria y la transaccin se opera con signo positivo el
sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor
por descargar para la fecha seleccionada y si se opera con signo negativo valida que el
valor de la operacin sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la
fecha seleccionada.
Si la forma de imputacin es mensual y la transaccin se opera con signo positivo el
sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria
de los valores por descargar del mes del reintegro registrado y si se opera con signo
negativo valida que el valor de la operacin sea menor o igual que la sumatoria de los
valores descargados o clasificados para el mes seleccionado.
13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el nmero de la cuenta bancaria a
la que ingreso el reintegro, para lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas
bancarias asociadas a la condicin de los recursos, as: a) Si se trata CSF el sistema
despliega todas las cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas
por la DTN" y que estn asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de SSF
despliega las cuentas que en CUN tengan la marca "No administradas por la DTN"
y que la unidad ejecutora est asociada a la cuenta. Previo a seleccionar la cuenta
bancaria el usuario debe consultar el "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
14. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el ao en que fue
grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN (CSF) o de la entidad (SSF).
14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la
causacin.
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
Anterior
Ao Vigencia
Seleccionado?
Clase de OAT
Seleccionada?
Asociada a nivel
Asociada a nivel
de agrupacin Pac
de agrupacin Pac
Vigencia actual
Rezago ao anterior
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
Actual
Clase de OAT
seleccionada?
Asociada a nivel
Asociada a nivel
de agrupacin Pac
de agrupacin Pac
Vigencia actual
Rezago ao anterior
Selecciona la respectiva
OAT y graba el registro de
la transaccin
T: Imputacin de Cobros
en dinero.
Selecciona la respectiva
OAT y graba el registro de
la transaccin
T: Imputacin de Cobros
en dinero.
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
Selecciona la respectiva
OAT y graba el registro
de la transaccin
T: Imputacin de Cobros
en dinero.
4
DIAN/ DGCP/DTN
Entidad/ Area Financiera
4
Selecciona el nmero de la orden de pago OAT
Transaccin: Imputacin de cobros en dinero.
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consulta:
Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una
fecha o un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo
Reportes :
1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN Por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una
cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los
movimientos de extracto y traslados que conforman el valor
recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
2. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite
seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas,
para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo.
Pago realizado por el contribuyente a la Nacin con un ttulo valor en su poder, que est
autorizado para el pago de impuestos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en papeles en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte,
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos a imputar el recaudo en papeles.
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y
subunidad ejecutora.
- Log de Auditoria generado por el sistema.
- Actualizacin de la ejecucin presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora.
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, segn el tipo de papel seleccionado.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Contribuyente
DIAN
Campos de la Cabecera:
1. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
2. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se requiera
clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual,
b) Anterior cuando se deban clasificar valores recaudados correspondientes a cuentas
por cobrar de vigencias anteriores.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento es
igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al
ltimo da hbil del ao fiiscal ao anterior.
4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de
Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y Recaudo: cuando no se
ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente.
8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa al
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao actual, debe ser menor o igual al
ltimo da hbil del ao fiscal de la conexin.
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
causacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
12. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la
Imputacin en Papeles.
DIAN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DIAN
DIAN
SI.
Anterior
DIAN
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Actual
Anterior
DIAN
NO
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DIAN
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Devoluciones: Permite ver los movimientos que involucran las
devoluciones, tanto la constitucin del acreedor vario como el pago
de la devolucin cualquiera que sea la forma de pago (Efectivo,
papeles, compensacin, legalizacin, provisin de fondos) y el
estado de la devolucin (Pagada o Confirmada, Anulada o
Reportada con Incidencia).
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza
contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea
con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente:
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior, automticamente
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual,
automticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Registro Presupuestal y contable por parte del rea financiera de la entidad generadora del
ingreso tanto de la cuentas por cobrar a un tercero o contribuyente como de la cuenta por
pagar a un tercero o contribuyente.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en papeles en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en el respectivo acto administrativo que autoriza el
cruce de cuenteas,
- Seleccin en la carpeta de datos Financieros - Cuenta por pagar del (los) rubro (s) concepto
de ingresos a imputar con el pago por compensacin de un acreedor vario constituido
previamente, cuando la OAT seleccionada corresponde .a una devolucin causada
pendiente de pago, seleccin del rubro concepto del concepto OAT en la carpeta de
Datos Financieros Cuentas por cobrar, cuando la OAT seleccionada no corresponde .a una
devolucin causada pendiente de pago.
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la OAT, segn
el caso, y seleccin de la causal de la devolucin.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y
subunidad ejecutora.
- Log de Auditoria generado por el sistema.
- Actualizacin de la ejecucin presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se haya seleccionado dicho
concepto en la carpeta Cuentas por cobrar.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin., previo registro
presupuestal y contable de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar a un tercero o
contribuyente y de la expedicin del correspondiente acto administrativo que autorice el
cruce de cuentas
- Clasificacin adecuada y oportuna del ingreso recaudado por compensacin.
-
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
Campos de la Cabecera:
1. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
2. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se requiera
clasificar un valor compensado de una cuenta por cobrar o de una cuenta por pagar
de la vigencia actual, b) Anterior cuando se deban clasificar valores compensados
de cuentas por cobrar o de cuentas por pagar de vigencias anteriores.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento es
igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al
ltimo da hbil del ao anterior.
4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de
Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y Recaudo: cuando no se
ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente para el rubro concepto asociado a la cuenta por cobrar.
8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa al
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao anteriorl, debe ser menor o igual
al ltimo da hbil del ao anterior.
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
causacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
12. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la
Imputacin de cobro por compensacin.
13. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito asociado a la
situacin de fondos (CSF SSF) y que tiene acumulado un valor del acreedor vario
que se pretende compensar con la cuenta por cobrar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
La C x P
la registr el ente
generador del ingreso
y est asociada al acreedor
vario constituido con base en una
devolucin de un recaudo
de un rubro concepto
de ingreso?
SI.
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
Carpeta
seleccionada para
el registro de los
datos?
Datos Financieros
Cuenta por Pagar
El sistema automticamente
habilita en el detalle la carpeta
"Datos Financieros C x C"
Datos Financieros
Cuenta por Cobrar
Rubro Concepto
NO
Tipo Concepto
Seleccionado ?
OAT
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
4
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo
y el nombre de la OAT.
Transaccin: Imputacin Cobros por Compensacin
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Anterior
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consultas:
FIN.
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Devoluciones: Permite ver los movimientos que involucran las
devoluciones, tanto la constitucin del acreedor vario como el pago
de la devolucin cualquiera que sea la forma de pago (Efectivo,
papeles, compensacin, legalizacin, provisin de fondos) y el
estado de la devolucin (Pagada o Confirmada, Anulada o
Reportada con Incidencia).
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza
contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en
lnea con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente:
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior, automticamente
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual,
automticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
3. De elegirse el concepto OATen la carpeta C x C el sistema no realiza registro
contable automtico y a cambio genera un mensaje en pantalla requiriendo que
el usuario efecte el respectivo registro contable manual. Ver Procedimiento:
"Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y
Asignaciones Internas Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
4. La matriz contable que lee la transaccin debe estar actualizada para el ao
fiscal, ao vigencia y el cdigo OAT seleccionado, en caso contrario el sistema
genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la
operacin contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Actualizacin del cdigo OAT y del saldo crdito de la OAT, sumando o restando segn el
signo con que se haya operado la transaccin.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin oportuna por parte del ente generador del ingreso de la solicitud de devolucin
presentada por el tercero o contribuyente.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin.
- Seleccin adecuada del concepto OAT de naturaleza crdito, de la causal de devolucin y
del tipo de acreedor.
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingreso.
- Registro preciso del valor a imputar de la devolucin aprobada
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad generadora del ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
60. CONSTITUCIN DEL (LOS) ACREEDOR (ES) VARI O (S) CUANDO PREVIAMENTE
SE HA CAUSADO Y RECAUDADO UN RUBRO CONCEPTO DE INGRESO .
Responsable
Descripcin
Inicio
Tercero (Persona
Natural o Jurdica)
SI.
Tercero (Persona
Natural o Jurdica)
S.I.I.F. D.G.P.N.
Hay lugar a
reclamacin
por parte del
tercero?
2002 03 - 11
NO
FIN.
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida
y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del
ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la
fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si se est en
periodo de transicin y el ao de conexin es igual a ao anterior, la
fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se
requiera registrar una cuenta por pagar de la vigencia actual ,
b) Anterior cuando se deben registrar cuentas por pagar de vigencias
anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para
seleccionar la subunidad que est asociada con la subunidad de la
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin
entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a
un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se
inicia con cada vigencia fiscal y no se puede repetir.
7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal
ao actual, debe ser menor o igual al ltimo da hbil del ao fiscal de la
conexin.
8. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
9. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. La eleccin de uno u otro signo tiene los siguientes
efectos: a) Cuando se elige signo positivo el sistema automticamente
suma el valor a los saldos causados y b) Si se elige signo negativo,
el sistema resta el valor de los saldos causados.
10. Valor Total : Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria
de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
11. Causal Devolucin: Es un dato para seleccionar obligatorio.
12. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito
que est asociado a la situacin de fondos (CSF SSF),
13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el
objeto de la devolucin.
El rubro concepto
est definido en otras
monedas diferentes
al peso ?
NO
SI.
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
DIAN/DGCP/
DTN/ o Entidad/
Area Financiera
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
Actual
2002 03 - 11
NOTA CONTABLE:
1. Deja la traza contable, para que al proceso de cierre contable
diario, genere los registros contables automticos con la fecha real
del sistema en cabeza de las subunidades ejecutoras en lnea.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace
lo siguiente: a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao
anterior realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil
del ao fiscal ao anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la
conexin ao actual, deja el registro contable con la fecha real
del sistema.
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad
Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal, por
fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es)
informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha
del Documento, Valor Total, signo y ao del
movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del:
rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la
transaccin y se registra la subunidad ejecutora
de la gestin, el N control origen, el N SIIF y con
la opcin de consulta el sistema muestra el 100%
de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro
Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a
nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y
a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual
y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha:
muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao
fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados.
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los
movimientostos que involucran las devoluciones
desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el
pago de la devolucin, cualquiera que sea la
forma de pago (efectivo, papeles, compensacin,
legalizacin provisin de fondos) y el estado de la
orden de pago de la devolucin (Pagada,
confirmada, anulada reportada con incidencia).
c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer, a nivel del mes consultado o del
acumulado, el saldo del debido cobrar una vez
reconocida la cuenta por pagar (Acreedor Vario).
61. DEVOLUCIONES
OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso, bien sea, registrar la orden de pago para que la
DTN efecte el pago y abone en la cuenta del beneficiario de la devolucin, cuando se trate de
rubros de ingresos Con Situacin de Fondos y la devolucin sea en efectivo, o bien, abonar en
la cuenta del beneficiario o pagar a travs de otro mecanismo: cheque o efectivo, cuando se
trate de rubros de ingresos Sin Situacin de Fondos, en papeles (en el caso exclusivo de la
DIAN y de la Direccin General de Crdito Pblico), previa constitucin del acreedor vario, y del
registro del beneficiario del pago en la tabla de beneficiarios asociados a la unidad ejecutora en
el mdulo de egresos, cuando el pago sea en efectivo.
BASE LEGAL
- Artculos 2, 3 y 4 de la Resolucin 2460 de 1993, y Resoluciones 1237 de 1994 y 0294 de
1998.
- Artculo 3 Numeral I Literal B 4.2 de la Resolucin 036 de 1998.
ENTRADA
- Envo de los documentos soporte de la constitucin del Acreedor Vario, por parte del rea
contable al rea responsable o a la pagadura de la entidad.
- Registro de los datos del Acreedor Vario en cada uno de los campos de la cabecera de la
transaccin, con base en los respectivos documentos soporte y segn el tipo de devolucin
a realizar.
- Seleccin del tipo de devolucin (efectivo, Papeles, en el caso exclusivo de la DIAN,
Legalizacin Provisin de Fondos).
- Seleccin de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto (CSF SSF) asociado (s) a la
devolucin y registro de la fecha lmite de pago y del valor a imputar, cuando la devolucin
sea en efectivo.
- Seleccin del rubro concepto asociado a la devolucin con su respectivo valor y del tipo de
papel y su valor, cuando la devolucin sea en papeles.
-
Seleccin de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto asociado (s) a la devolucin,
del cdigo OAT de naturaleza dbito y registro de la fecha lmite de pago y del valor a
imputar, cuando el tipo de devolucin sea igual a Legalizacin Provisin de Fondos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y
subunidad ejecutora.
- Generacin de orden de pago OAT en estado Pendiente de autorizacin para trmite de
pago Generada, segn se trate de CSF de SSF y corresponda al tipo de devolucin en
efectivo .
- Generacin de orden de pago OAT valor Liquido cero en estado Generada, segn
corresponda al tipo de devolucin igual a Legalizacin Provisin de Fondos.
- Actualizacin de la ejecucin presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora.
- Actualizacin del concepto OAT, segn el tipo de devolucin seleccionada.
- Actualizacin de las devoluciones por causal de devolucin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Envo oportuno de los documentos soporte de la devolucin al rea de pagadura por parte
del rea de contabilidad de la entidad.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la devolucin.
- Seleccin adecuada de la causal de devolucin y del tipo de devolucin
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingreso asociado a la devolucin, del cdigo
OAT de naturaleza dbito,.
- Registro preciso del valor a imputar de la devolucin aprobada
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera y Pagador de la Entidad Generadora del ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
61. DEVOLUCIONES
Responsable
Descripcin
Inicio
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida
y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del
sistema
4. Ao Vigencia: Es un dato de entrada y debe corresponder a la
vigencia actual
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para
seleccionar la subunidad que est asociada con la subunidad de la
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin
entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a
un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se
inicia con cada vigencia fiscal.
7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha del sistema (fecha Movimiento).
8. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
9. Causal de Devolucin: Es un dato para seleccionar. La causal debe
ser la misma que se eligi en la constitucin del Acreedor Vario.
10. Valor Devolucin: Es un dato de entrada expresado en pesos y debe
ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a
nivel de rubro concepto.
11. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito
asociado a la situacin de fondos (CSF SSF), que debe corresponder
al OAT elegido en la constitucin del "Acreedor Vario". Debe tenerse en
cuenta que el valor de la devolucin ms el saldo ordenado para pago de
la OAT debe ser menor o igual que el saldo pendiente por liquidar de la
OAT.
El tipo de
devolucin es
en efectivo?
NO
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Se
Requiere
reversar la
Devolucin en
efectivo?
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Pagadura
DIAN/ DGCP/
Entidad/ Area Pagadura
Se
Requiere
generar de nuevo
la Devolucin en
efectivo?
NO
Realiza el pago por el mdulo de CUN.
Transaccin: Confirmacin rdenes SSF.
FIN
Situacin
de Fondos de
la Orden de
pago?
SSF
S.I.I.F. D.G.P.N.
SI.
Actualizaciones:
NO
CSF
DIAN/ DGCP/
Entidad/ Area Pagadura
2002 03 - 11
FIN
El tipo de
devolucin es
en papeles?
NO
SI.
El sistema automticamente activa las
carpetas: "Datos Financieros" y "Ttulos".
El campo "Fecha Lmite de Pago" queda
Bloqueado.
Actualizaciones:
El sistema automticamente hace lo siguiente:
1) Genera un nmero consecutivo SIIF por subunidad ejecutora.
2) Da a la Devolucin el estado de "Confirmada".
3) Actualiza la ejecucin presupuestal del rubro concepto de
ingresos en el campo "Devolucin Pagada".
4) Actualiza el concepto OAT asociado al Acreedor Vario,
incrementando el dbito.
5) Actualiza las devoluciones pagadas por causal de Devolucin.
6) Deja la traza contable en el mdulo de ingesos para que al
cierre diario del mdulo de contabilidad el sistema genere los
respectivos registros contables automticos.
DIAN
NO
Se
Requiere
reversar la
Devolucin en
Papeles?
SI.
FIN
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Pagadura
NO
Se
Requiere
generar de nuevo
la Devolucin en
Papeles?
SI.
8
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Pagadura
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
FIN
!. La DTN por el mdulo de CUN hace con la Orden de Pago OAT lo siguiente:
a) Por medio de la transaccin: "Confirmacin/ Desconfirmacin para trmite de Pago - OAT", autoriza
o bloquea la orden de pago, cambiando el estado de "Pendiente de autorizacin para trmite de pago"
a "Generada" o a "Bloqueada". Si la orden de pago se encuentra en estado "Bloqueada la entidad
puede anularla; b) A travs de la transaccin "Generacin de Orden Bancaria", incluye la orden de pago
en una Orden Bancaria y cambia el estado de la orden de pago a "Seleccoionada por Cun"; c) Mediante
la transaccin "Confirmacin de Orden Bancaria", paga la orden de pago y cambia el estado de la
misma a "Pagada".
2. Con el pago el sistema automticamente hace lo siguiente:
a) Actualiza en el mdulo de ingresos la ejecucin presupuestal del rubro concepto de ingresos en
el campo "Devolucin Pagada"; b) Actualiza el concepto OAT incrementando el dbito y disminuyendo el
ordenado para pago; c) Actualiza las devoluciones por causal de devolucin; d) Cambia el estado de la
Devolucin de "Pendiente" a "Pagada" y e) Deja la traza contable en el mdulo de ingresos para que al
cierre diario del mdulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automticos.
SI.
La orden de
pago fue devuelta
por el Banco?
NO
FIN
Con la carga, por parte de la DTN, del archivo plano con las
rdenes de pago rechazadas por el Banco, el sistema
automticamente procede con las rdenes de pago OAT
generadas en el mdulo de ingresos a hacer lo siguiente:
1. Cambia el estado de la orden de pago de "Pagada" a
"Reportada con Incidencia".
2. Cambia el estado de la Devolucin de "Confirmada" a
"Pendiente".
3. Deja la traza contable para que al proceso del cierre diario
del mdulo de contabilidad genere los respectivos registros
contables automticos.
4. Disminuye el dbito e incrementa el ordenado para pago en
el cdigo OAT acreedor vario, por el valor de la orden de pago
5. Actualiza la ejecucin presupuestal del rubro /concepto de
ingresos disminuyendo el valor de las devoluciones pagadas.
6. Actualiza las devoluciones pagadas por causal de
devolucin, disminuyendo el valor pagado.
Se
Requiere
generar de nuevo NO
la orden de pago?
SI.
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
5
Tipo de Devolucin =
(Legalizacin Provisin
de Fondos)
SI.
Se
Requiere
reversar la
Legalizacin
Provisin de
Fondos?
NO
6
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Pagadura
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
6
7
Ver Procedimientos: "Proceso de Pago - Visin General"
y "Proceso de Pago Con Situacin de Fondos"
(Mdulo de Cun).
NO
Se
Requiere
generar de nuevo la
Devolucin Tipo
legalizacin
Provisin de
Fondos?
SI.
FIN
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal,
por fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es) informacin bsica de las operaciones
grabadas, tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo
y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a
la transaccin y se registra la subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N
SIIF y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel
de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados.
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran las devoluciones
desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el pago de la devolucin, cualquiera que sea
la forma de pago (efectivo, papeles, compensacin,legalizacin provisin de fondos) y el estado
de la orden de pago de la devolucin (Pagada, confirmada, anulada reportada con incidencia).
c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer, a nivel del mes consultado o
del acumulado, el monto de las devoluciones pagadas.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Seleccin del nmero de la (s) obligacin (es) asociada (s) a la solicitud de desembolso sin
situacin de fondos.
SALIDA
- Generacin de la solicitud de desembolso en estado Inicial y actualizacin del contrato de
previo desembolso en los campos referentes a Total autorizado y Orden de pago SSF.
- Nmero consecutivo de solicitud por entidad generadora.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna en el mdulo de egresos del contrato de previo desembolso Sin situacin
de Fondos, por parte de la DGCP.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Fuera de Lnea
Tipo de
Entidad ?
En Lnea
FIN.
Anterior
SI.
Ao Fiscal de
la conexin?
Egresos est
en periodo de
transicin ?
Actual
El sistema despliega
obligaciones de vigencia 1
creadas en el ao fiscal actual
y obligaciones de vigencia 1
creadas en el ao anterior.
El sistema despliega
nicamente las obligaciones
de vigencia 1 creadas en el
ao fiscal anterior.
Entidad/
Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
2002 03 - 11
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
SI.
Entidad/Area Financiera
Requiere ser
modificada la solicitud
de desembolso
SSF?
NO
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
SI.
NO
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
R equiere
ser modificada
nuevamente la solicitud
de desembolso
SSF?
2002 03 - 11
ENTRADA
- Consulta de la solicitud de desembolso sin situacin de fondos en estado inicial, por parte de
la Direccin General de Crdito Pblico, cuando se trate de recursos del crdito externo, de
la Direccin General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.
SALIDA
- Confirmacin o rechazo de la solicitud de desembolso sin situacin de fondos, segn la
decisin adoptada por la DGCP por la DGPN, segn el caso.
- Modificacin del estado de la solicitud de desembolso de Inicial a Confirmada o
Rechazada, segn la decisin adoptada.
- Consulta de la solicitud de desembolso por parte del rea financiera de la entidad y registro
de nuevo de la misma, en caso que haya sido rechazada.
CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin oportuna de la solicitud de desembolso Sin Situacin de Fondos, por parte de la
Direccin General de Crdito Pblico cuando se trate de recursos del crdito externo, de la
Direccin General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.
- Consulta a tiempo por parte del rea financiera de la entidad de la decisin dado sobre la
solicitud de desembolso sin situacin de fondos requerida.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DGCP/ DGPN
DGCP/ DGPN
1. La solicitud de desembolso debe ser registrada por la DGPN cuando se trate de recursos
de donaciones SSF y en el caso de los recursos del Crdito Externo SSF, su registro
le corresponde realizarlo a la DGCP, cuando se trate de entidades Fuera de Lnea.
2.El sistema despliega todos los datos grabados en la Solicitud de desembolso SSF, y no
permite modificarlos
3. El sistema activa los campos: "Confirmar" y "Rechazar" para seleccionar uno de ellos.
4. El campo unidad - subunidad de gestin corresponde a la entidad que registr la solicitud
de Desembolso SSF.
NO
DGCP/ DGPN
Es confirmada
la solicitud de
desembolso
SSF?
SI.
DGCP/ DGPN
SI.
Entidad/ Area
Financiera
Se modifica el
estado de la solicitud
de confirmada a
rechazada?
NO
DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Entidad/Area Financiera
FIN .
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
65.
Responsable
Descripcin
Inicio
DGCP/ DGPN
Tipo de recurso
de la solicitud de
Desembolso
SSF?
Donaciones
DGPN
DGCP
DGCP/ DGPN
Fuera de Lnea
DGCP/ DGPN
Tipo de Entidad
que hace la Solicitud
de Desembolso
SSF?
DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
En Linea
Marca el campo "Solicitudes Entidades En Lnea"
Transaccin: Desembolso SSF.
2002 03 - 11
NO
DGCP/ DGPN
Los recursos de
previo desembolso
SSF ingresan a cuentas
Bancarias del
pas ?
La transaccin actualiza el
cdigo OAT con un movimiento
dbito.
SI.
Anterior
SI.
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Egresos
se encuentra en
perodo de
transicin ?
Actual
NO
Ingresos contina
en perodo de
transicin ?
NO
SI.
Actual
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Anterior
El sistema automticamente despliega todas las solicitudes en
estado "confirmadas", grabadas con ao fiscal ao anterior y las
grabadas con ao fiscal ao actual.
DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Entidad/Area Financiera
Graba la Transaccin.
Transaccin: Desembolso SSF.
DGCP/ DGPN
Entidad/Area Financiera
Entidad/Area Financiera
SI.
El sistema automticamente hace lo siguiente:
1. Asigna un nmero consecutivo para cada desembolso y cambia
el estado de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a
"Desembolsada".
2. Actualiza los saldos presupuestales de ingresos en los campos:
Causado, Recaudado y Causado Neto, a nivel de subunidad / rubro
.concepto, unidad/rubro y rubro.
3. Actualiza la OAT con un movimiento dbito en la subunidad
ejecutora que tiene asociada la obligacin.
4. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestin con
fecha del ltimo da hbil del ao anterior, en caso que ingresos se
encuentre en perodo de transicin, es decir ao fiscal ao anterior,
de lo contrario la afecta con la fecha del sistema.
5.NOTA: A partir de este momento la entidad por el mdulo de
egresos puede generar la orden de pago y culminar el proceso de
pago SSF.
DGCP/ DGPN/
Entidad/ Area Financiera
El
Desembolso a
realizar es para
una entidad
en lnea?
NO
1. El sistema automticamente hace lo siguiente:
1. Actualiza el contrato de previo desembolso en el campo de la cabecera
"Total Pagos", convertido a la moneda del contrato y en el detalle actualiza
el campo "Pagos SSF".
2. Asigna un nmero consecutivo para cada desembolso y cambia el estado
de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a "Desembolsada".
3. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestin con fecha
del ltimo da hbil del ao anterior, en caso que ingresos se encuentre en
perodo de transicin, es decir ao fiscal ao anterior, de lo contrario la
afecta con la fecha del sistema.
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Tipo de Recurso
a desembolsar?
Donaciones
Los recursos
ingresan a cuentas
bancarias de la
entidad?
NO
Realiza el pago de la Orden de
Pago de valor Liquido Cero por el
mdulo de CUN.
Transaccin: Confirmacin
rdenes con valor Liquido Cero.
Ver Procedimiento: "Proceso de
Pago" (mdulo de CUN).
SI.
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad
Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal, por
fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es)
informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha
del Documento, Valor Total, signo y ao del
movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del:
rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la
transaccin y se registra la subunidad ejecutora
de la gestin, el N control origen, el N SIIF y con
la opcin de consulta el sistema muestra el 100%
de la informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro
Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a
nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y
a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual
y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha:
muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao
fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada
operacin grabada y los saldos
presupuestales acumulados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de los datos del recaudo de ingresos sin situacin de fondos, en
cada uno de los campos de la cabecera de la transaccin Registro control recaudo SSF,
con base en los respectivos documentos soporte y segn se trate de fondos o recursos
dados o no en administracin.
- Seleccin adecuada del documento de identificacin, del nmero y del nombre del fondo
administrador de los recursos, cuando haya lugar a ello.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
Tercero
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Los Recursos
estn dados en
administracin ?
SI.
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
NO
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
SI.
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Anterior
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
DTN
Cuando la DTN al momento de cargar los
movimientos del extracto, no puede identificar
el ente generador del ingreso, deja el recaudo
por clasificar en cabeza de la DTN, hasta que
logre identificar la entidad generadora del
ingreso con base en los documentos soporte.
DTN
Otros rganos
Generadores del Ingreso
SI.
Los valores
por descargar le
pertenecen a la entidad
que realiza la
verificacin?
Qu entidad hace
la verificacin?
NO
DTN
NO
SI.
DTN
Entidad/
Generadora
del ingreso
Los valores
por descargar le
pertenecen a la
DTN?
Entidad Generadora
del Ingreso
DTN
DTN/Entidad Generadora
del Ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
DTN
DTN
DTN
DTN
Campos de la Transaccin:
1. Ao: Es un dato de salida y siempre es igual al ao
fiscal actual independientemente de que ingresos est o
no en perodo de transiccin.
2. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada y
corresponde al ao fiscal en que la DTN (CSF) la
entidad (SSF) carga el moviminto del extracto. Dicha
Fecha debe coincidir con la fecha contenida en la
consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
3. Fecha de Consignacin: Es un dato de entrada que
corresponde a la fecha de consignacin del recaudo:
ao/mes/da, y que debe coincidir con los datos de la
consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
4. Unidad Ejecutora Origen: es un dato para seleccionar
la unidadejecutora que tiene un recaudo por clasificar de
una cuenta puente tipo II, pero que requiere trasladar a
otra entidad.
5. Unidad Ejecutora Destino: Es un dato para seleccionar
la unidad ejecutora a la cual se desean trasladar los
recursos. El sistema valida por el mdulo de CUN que la
entidad receptora est asociada a la cuenta bancaria.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las Cuentas
DTN" - Mdulo de CUN.
6. Entidad Financiera y Cuenta Bancaria: Es un dato para
seleccionar una entidad financiera y el nmero de la
cuenta bancaria, para lo cual el sistema despliega
solamente las cuentas que tienen saldos por descargar
en la tabla "Valor por Descargar" y en la Consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora" en cabeza
de la unidad ejecutora origen para el ao carga extracto y
la fecha de Consignacin (recaudo) registrada.
Consulta:
Fin
Reporte :
por
1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN
Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una
unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de
fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto
y traslados que conforman el valor recaudado por
cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado
de Imputacin por Unidad Ejecutora".
2. Valores Diarios Recaudados por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para cada unidad
ejecutora, para una varias cuentas, para una fecha
para un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da) el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Tercero/ Entidad
Generadora del Ingreso
Consigna en la respectiva cuenta bancaria el monto del ingreso recaudado (CSF SSF)
el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.
IMPUTACION SOPORTE SIN RECAUDO:
Corresponde al registro que
puede hacerse
presupuestalmente del valor recaudo, as como de la
cuenta por cobrar a la respectiva entidad financiera,
cuando el abono efectuado por un contribuyente o
tercero en una de las cuentas administradas por la DTN
CSF o en una cuenta Bancaria SSF no aparece
registrado en el correspondiente extracto Bancario.
DIAN/DGCP/DTN
Entidad/Area Financiera
Registra los datos de la "Imputacin de Soporte Sin Recaudo" en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte (consignacin).
Transaccin: Imputacin de Soporte Sin Recaudo.
1
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento
es igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual
al ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se requiera
clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual ,
b) Anterior cuando se deban clasificar v alores recaudados correspondientes a
cuentas por cobrar de vigencias anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo
de Ingresos).
6. Nmero control Origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: Cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y recaudo: cuando no
se ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente.
8. Fecha documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa
al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao actual, debe ser menor o igual
al ltimo da hbil del ao fiscal de la conexin.
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
10. Signo Positivo o Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria
de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto o de las OATs,
seleccionadas, segn el caso.
12. Concepto OAT Origen: Es un dato para seleccionar la OAT de naturaleza
dbito, cuando la entidad tiene la evidencia de un recaudo en Bancos con base en
la copia de la respectiva consignacin, pero la entidad financiera no ha efectuado
el abono en la Cuenta Bancaria de la DTN. Con esta transaccin se reconoce un
recaudo en efectivo de un rubro concepto de ingreso y se genera una cuenta por
cobrar a la entidad financiera.
13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto del
recaudo sin soporte.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Rubro Concepto
(Ingreso)
Tipo de
Clasificacin a
realizar ?
OAT
(Acreedor Vario)
NO
El rubro
concepto est definido
en otras monedas
diferentes
al peso?
SI.
Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro
concepto de ingresos.
Transaccin: Imputacin de Soporte Sin Recaudo.
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"
2
El diligenciamiento de este campo es obligatorio e informativo,
dado que el sistema no valida la tasa de cambio ni de conversin
a pesos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Actual
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/
Entidad/ Area Financiera
NO
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
3
4
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
FIN.
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza
contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea
con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente:
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior, automticamente
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior
y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, automticamente
realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
3. De elegirse en el detalle de la transaccin una OAT, el sistema no efecta
registro contable automtico sino que genera un mensaje en pantalla solicitando
al usuario realizar el registro contable manual. Ver Procedimiento:
"Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y
Asignaciones Internas Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
4. La matriz contable que lee la transaccin debe estar actualizada para el ao
fiscal, ao vigencia y el cdigo OAT seleccionado, en caso contrario el sistema
genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la
operacin contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
Consultas:
a) Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite
seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas,
para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado Neto
(acumulado por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo
b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una
cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los
movimientos de extracto y traslados que conforman el valor
recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
3. Valores Diarios Recaudados por Descargar; Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una
fechao rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por da), el
valor calsificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.
4. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite
seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas,
para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el v alor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
69. CARGA
DE
INFORMACION
DE
LOS
ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS NACIONALES (FUERA
DE LINEA)
OBJETIVO
Permitir a La Direccin General del Presupuesto Nacional cargar en el SIIF el archivo plano con
la informacin de la ejecucin presupuestal mensual de ingresos de los Establecimientos
Pblicos Nacionales e imprimir los respectivos reportes.
BASE LEGAL
- Artculo 12 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Recepcin en la DGPN del archivo plano (+ - ) con la informacin de la ejecucin mensual
de ingresos, remitido por los Establecimientos Pblicos Nacionales.
- Carga del archivo plano (+ -) en el SIIF por parte de los profesionales de la DGPN.
SALIDA
- Grabacin en el SIIF de las operaciones de ingresos contenidas en el archivo plano remitido
por los Establecimientos Pblicos Nacionales, Rechazo del sistema de dicho archivo plano
y generacin del correspondiente log de inconsistencias.
- Actualizacin de las tablas de saldos presupuestales a nivel de unidad/rubro y rubro,
causacin/recuado y detalle causacin/recaudo, cuando el SIIF acepta la carga del archivo
plano (+ - ) remitido por los Establecimientos Pblicos Nacionales.
- Devolucin del archivo plano al respectivo Estapblico, por parte de la DGPN para que se
efecten los correspondientes ajustes.
- Generacin de los respectivos reportes.
CRITERIOS DE XITO
- Generacin del archivo plano por parte del respectivo Estapblico, conforme al instructivo de
la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Entidad/
Area Financiera
DGPN/ Profesionales
NO
DGPN/Profesionales
Carga Existosa?
DGPN/Profesionales
Entidad/
Area Financiera
SI.
DGPN/Profesionales
La transaccin no contabiliza.
DGPN/Profesionales
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar
por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de operacin(es), la
informacin bsica de las operaciones grabadas, tales como: N control de
origen, N SIIF, fecha delDocumento, Valor Total, signo y ao del Movimiento
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto, texto u otro
dato, se ingresa a la transaccin y se registra la subunidad ejecutora de la
gestin, el N control origen, el N SIIF y con la opcin de consulta el
sistema muestra el 100% de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos:
Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel
de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de
cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto
y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao fiscal y ao
vigencia seleccionado, el detalle de cada operacin grabada y los saldos
presupuestales acumulados para cada Estado.
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran
las devoluciones desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el pago de la
devolucin, cualquiera que sea la forma de pago (efectivo, papeles,
compensacin, legalizacin provisin de fondos) y el estado de la orden de
pago de la devolucin (Pagada, confirmada, anulada reportada con
incidencia).
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de I ngresos: Permite
conocer los saldos de cada uno de los estados a nivel del mes consultado o
del acumulado a un mes determinado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin minuciosa por parte de los rganos y de la DGPN de las imputaciones
presupuestales efectuadas de los ingresos.
- Ajuste preciso de las inconsistencias detectadas en la imputacin de los ingresos mediante
la adecuada seleccin o registro de los datos en la transaccin Rectificaciones a la
Imputacin.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
La rectificacin a la imputacin
de cobros en dinero slo es
posible efectuarla cuando
corresponde a un ingreso.
Campos de la Cabecera:
1. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
2. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se requiera
rectificar la imputacin de un ingreso, la cual se efectu en la vigencia actual,
b) Anterior cuando se debe corregir o efectuar ajustes sobre la imputacin de algun
ingreso, la cual se realiz en la vigencia anterior o anteriores.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento es
igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al
ltimo da hbil del ao fiiscal ao anterior.
4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de
Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Valor Rectificacin: Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
rectificacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa al
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao anterior, debe ser menor o igual
al ltimo da hbil del ao fiscal de la conexin.
9. Situacin de Fondos (CSF, SSF Propios): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
10. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la
Rectificacin a la Imputacin de los ingresos.
11. Causal Devolucin: Es un dato para seleccionar la causal de la Devolucin, la cual
debe ser nica para todos los rubros del detalle. Este campo se habilita nicamente
cuando se elige en el detalle en "Tipo Imputacin" la opcin "Devolucin Legalizacin".
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo y el nombre
del rubro concepto
Transaccin: Rectificaciones a la Imputacin.
SI.
Anterior
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Actual
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
Ao Vigencia
Seleccionada?
Anterior
5
6
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Devoluciones: Permite ver los movimientos que involucran las
devoluciones, tanto la constitucin del acreedor vario como el pago
de la devolucin cualquiera que sea la forma de pago (Efectivo,
papeles, compensacin, legalizacin, provisin de fondos) y el
estado de la devolucin (Pagada o Confirmada, Anulada o
Reportada con Incidencia).
NOTA CONTABLE:
Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos el sistema
genera un mensaje en pantalla informando al usuario que debe realizar los
respectivos registros contables manuales. Ver Procedimiento: "Registro de
Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y Asignaciones Internas
Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Carga de Rubros
Proceso: Carga de Rubros.
DGPN
DGPN
DGPN/
Oficina de Sistemas
El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional, del proceso de cierre anual definitivo y del
proceso de cierre mensual (cuando ingresos est en perodo de transicin), valida que: el rubro concepto,
la subunidad ejecutora y la asociacin del rubro concepto a la subunidad ejecutora, cuando quedan con
saldo de cuenta por cobrar al 31 de diciembre del ao que se cierra, existan en el nuevo ao.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
SI.
SI.
Existe en el ao
siguiente la subunidad
ejecutora que al
31 de diciembre qued
con saldo de cuenta
por cobrar?
Existe igualmente
relacionado en el ao
siguiente el rubro concepto
asociado a la subunidad
ejecutora que al 31 de
diciembre qued con saldo de
cuenta por cobrar?
DGPN/
Oficina de sistemas
Existe en el ao
siguiente el rubro
concepto que al
31 de diciembre qued
con saldo de cuenta
por cobrar?
NO.
NO.
NO.
SI.
DGPN/
Oficina de sistemas
DGPN
2
1. El sistema al cierrre provisional anual actualiza los saldos de las
cuentas por cobrar de vigencias anteriores, en las tres tablas descritas
anteriomente, para los rubros concepto y subunidades que encuentre
adecuadamente relacionados en el nuevo ao, y para aquellos que no
encuentra las asociaciones correspondientes no actualiza dichos saldos.
2. Estando ingresos en perodo de transicin el usuario, entrando por el
ao fiscal - ao anterior, puede efectuar operaciones que afecten la
ejecucin presupuestal del mes de diciembre del ao anterior; dichas
operaciones quedan grabadas en el sistema con la fecha del ltimo da
hbil del ao anterior. Por tanto, los saldos definitivos de las cuentas por
cobrar a cierre del ao fiscal pueden variar respecto de las actualizadas
con el cierre provisional.
3.Con el cierre anual definitivo del ao fiscal - ao anterior o con los
cierres mensuales en el nuevo ao, (si se dan antes del cierre definitivo
anual) el sistema valida si los saldos de las C x C de vigencias anteriores
actualizadas con el cierre provisional son diferentes respecto de las
vigentes al momento del cierre mensual o anual definitivo, en tal caso
sus tituye en el nuevo ao los saldos iniciales de C x C de vigencias
anteriores y recalcula los saldos vigentes de C x C de vigencias anteriores.
En caso que las tres tablas no hubieran sido actualizadas con el cierre
provisional las actualiza con los saldos de C x C vigentes a Diciembre 31
del ao anterior.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin.
2
Imprime y evala el reporte "relacin rubros concepto de ingresos
y subunidades ejecutoras de dos vigencias".
Consulta: reportes.
DGPN
Rubro Concepto.
NO.
Qu tipo de
informacin falta
en el nuevo ao?
Subunidad
Ejecutora
Asociacin
Rubro concepto/
Subunidad ejecutora
Existe el rubro
padre?
Existe la Unidad
ejecutora?
SI.
NO.
SI.
DGPN
DGPN
DGPN/
Oficina de sistemas
Ingresos
contina en
perodo de
transicin?
SI.
NO.
DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DGPN/Oficina de sistemas
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
11
Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transaccin los datos de la Causacin.
Transaccin: Carga Resmenes de Causacin.
Ver Procedimiento: " Proceso de Causacin".
Es incobrable
SI.
la Cuenta por
NO
Cobrar ?
Tipo de
Recaudo ?
En Efectivo
En
Papeles
Por
Compensacin
FIN.
La
entidad Financiera
report el recaudo a la
entidad o a la DTN
mediante el respectio
extracto ?
SI.
3
Situacin
de Fondos ?
NO
Tipo de Papeles:
1. TIDIS: A la fecha de su
redencin se utilizan slo
para pagar impuestos.
2. Otros Ttulos que han
sido autorizados para el
pago de Impuestos son:
los Bonos de Paz, los
bonos de Financiamiento
Presupuestal, etc.
CSF
SSF
DTN
DTN
Entidad Financiera
Contabiliza los movimientos de los extractos
bancarios de las cuentas Puente Tipo I y
Tipo II y cuentas Tributarias
Transaccin: Contabilizacin de Movimientos
de cuentas DTN - Mdulo de CUN.
DTN
DIAN/ DGCP/ Entidad
Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema, con base en los cuales efecta los
respectivos anlisis y procede a la correspondiente clasificacin del recaudo.
Transaccin: Consultas
Registra o selecciona los datos de la "Imputacin de Cobros en Dinero", en cada uno de los campos
de la transaccin, con base en los respectivos Documentos soporte (Consignacin del tercero)
Transaccin: Imputacin de cobros en dinero.
13
Tipo de
clasificacin a
realizar?
Rubro Concepto
(Ingreso)
OAT
(Acreedor Vario)
14
FIN.
El recaudo tiene
como fuente origen
una emisin de
Ttulos ?
NO
Se
requiere Devolver
los recursos
recaudados ?
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
FIN.
SI.
Entidad/ Area
Financiera - Presupuesto
Tercero
SI.
Ente Generador
del Ingreso y
Administrador
FIN.
Cuenta
por Cobrar
Entidad Fciera
Reintegro de
Provisin de Fondos
2002 03 - 11
7
6
C x C VS C x P
asociada c/u a un
rubro de Ingreso de
la misma entidad
Qu cuentas
se desean
compensar?
Confirmacin Deducciones.
Transaccin: Confirmacin Deducciones
Propuesta de giros.
Transaccin: Propuesta de Giro
Confirmacin de Obligaciones
Transaccin: Confirmacin Orden de Pago
NO
La orden de
pago es de Valor
Lquido Cero?
SI.
Confirma las rdenes de Pago Presupuestales Valor Lquido
Cero
P: Confirmacin rdenes de pago Valor Lquido Cero - CUN.
Entidad/Area Financiera
DTN
DTN
en otra entidad
Programacin de giros.
Transaccin: Programacin de giro.
C X C Vs
C X P registrada
FIN.
NO
Entidad/ Area
Financiera
DTN
DTN
Se compensar la
cuenta por pagar de las
deducciones con una cuenta
por cobrar registrada en
otra entidad?
SI.
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
5
DTN/ Entidad Area Financiera
Cobro al
momento de
su redencin
A qu
destina el tercero
el titulo valor que le fue
entregado?
Es procedente
hacer la devolucin?
NO
Pago de
Impuestos
8
Informa al tercero o contribuyente sobre el rechazo
de la solicitud de Devolucin, exponiendo los motivos
de la decisin adoptada por la entidad.
15
FIN.
12
NO
En Efectivo
Tipo de Devolucin ?
Tipo Devolucin
= Legalizacin
Provisin de Fondos
a Fondos Rotatorios
En Papeles
DIAN
Se requiere
reversar la orden de
pago OAT?
NO
SI.
Tercero o contribuyente
16
10
SI.
SI.
12
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
2002 03 - 11
FIN.
Entidad/Area Financiera
10
Entidad/Area Financiera
SI.
Se requiere
reversar la orden de
pago OAT?
NO
DTN
Entidad/Area Financiera
DTN
13
Transmite la autorizacin al Banco Agente.
Transaccin: Confirmacin de rdenes Bancarias - CUN
DTN
SI.
Banco de la Repblica
La orden de pago
OAT es reportada
con incidencia?
NO
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
La fecha de
pago de la orden de
pago OAT es del ao anterior
y la del reporte con
incidencia es del
ao actual ?
NO
SI.
DTN
Egresos
Mdulo en el que
se gener la orden de
pago OAT?
Ingresos
Carga o registra los movimientos crdito de los extractos
bancarios de cada una de las cuentas bancarias.
Transaccin: Mantenimiento de Movimiento de extractos.
Ver Procedimiento: "Manaejoy Control de las Cuentas DTN" Mdulo de CUN.
DTN
El sistema automticamente
actualiza: a) el cdigo OAT, as:
incrementa el movimiento dbito de
la OAT , incrementa el ordenado
para pago de la OAT y deja la traza
contable para que al cierre diario de
contabilidad genere los registros
contables automticos, b) La
ejecucin presupuestal del rubro
concepto de ingresos disminuyendo
la Devolucin Pagada
El sistema automticamente
actualiza el cdigo OAT, as:
incrementa el movimiento dbito de
la OAT , incrementa el ordenado
para pago de la OAT y deja la traza
contable para que al cierre diario de
contabilidad genere los registros
contables automticos.
DTN
DTN
SI.
DTN/ Entidad Area Financiera
DTN/Entidad
Area Financiera
Mdulo
en que se gener
la orden de pago
OAT?
Ingresos
FIN.
DTN/Entidad
Area Financiera
SI.
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
Egresos
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
14
7
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
SI.
12
NO
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
11
Proceso de Pago de Devoluciones Tipo legalizacin Provisin
de Fondos "Fondos Rotatorios DIAN"
DIAN
DTN
DTN
DTN
DIAN/Administracin Regional
DIAN/Area Financiera
15
16
DIAN/Area Financiera
DIAN/Area Financiera
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CAPITULO V
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CONTABILIDAD
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
CGN
CGN
CGN
CGN
CGN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
74. CARGA
SALDOS
CONTABLES
HOMOLOGADOS ( 1 VEZ).
INICIALES
OBJETIVO
Permitir a la Contadura General de la Nacin o a las Unidades Ejecutoras, segn se defina,
incluir los saldos contables iniciales que se tengan al 1 de enero del ao de inicio del sistema,
previa homologacin con el nuevo Plan General de Contabilidad Pblica, en caso de que se
presenten cambios sobre el mismo.
BASE LEGAL
- Plan General de Contabilidad Pblica.
- Circulares e Instructivos expedidos por la Contadura General de la Nacin, sobre la materia.
ENTRADA
- Creacin y mantenimiento del Catlogo General de Cuentas por parte de la Contadura
General de la Nacin.
- Preparacin del archivo plano con los saldos contables iniciales homologados, por parte de
las Unidades Ejecutoras, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contadura
General de la Nacin.
- Envo del archivo plano con la informacin sobre los saldos contables iniciales homologados,
por parte de las Unidades Ejecutoras a la Contadura General de la Nacin, cuando esta
ltima determine que el cargue de la informacin lo realizar directamente.
SALIDA
- Validacin interna por parte de la CGN respecto de la consistencia de la informacin remitida
por las Unidades Ejecutoras en el archivo plano sobre los saldos contables iniciales
homologados, cuando sea la Contadura General de la Nacin la responsable de efectuar la
carga de dichos datos en el sistema.
- Comunicacin a las entidades respectivas sobre las inconsistencias encontradas en el
archivo plano que remitieran con la informacin de los saldos contables iniciales
homologados.
- Lectura del archivo plano o registro manual de las subcuentas contables con los saldos
iniciales al 1 de enero de la respectiva vigencia fiscal por parte de las Unidades Ejecutoras,
cuando sean las responsables de la carga de esta informacin en el sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
CGN
1
Unidad Ejecutora/
Area Contable
Prepara archivo plano con saldos contables iniciales homologados, de acuerdo con las instrucciones
impartidas por la CGN en las respectivas circulares e instructivos que expida sobre el tema.
Responsable de la
carga de los saldos
contables iniciales
homologados?
Unidad Ejecutora
Mtodo de
registro utilizado?
Carga Manual
CGN
Archivo Plano
Enva a la CGN el archivo plano de saldos
contables iniciales homologados, de acuerdo
con las fechas establecidas para ello.
Unidad Ejecutora/
Area Contable
Unidad Ejecutora/
Area Contable
CGN
NO
Informacin
Consistente?
SI.
SI.
U Ejecutora
A. Contable
Informacin
Consistente?
NO
CGN
1. El sistema genera automticamente el primer lote contable con el asiento de
apertura.
2. El registro del asiento de apertura se hace por una sola vez al inicio de las
operaciones en SIIF y luego cada ao el sistema lo genera automticamente.
2
CGN
U Ejecutora
A. Contable
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CGN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
75. MANTENIMIENTO
CONTABLE.
CODIGOS
DE
CONSOLIDACION
OBJETIVO
Permitir a la DGPN mantener actualizada en el SIIF la tabla de cdigos de consolidacin,
previo envo de la informacin por parte de la CGN de los nuevos cdigos de identificacin
creados, con el propsito que los rganos ejecutores puedan oportunamente seleccionar los
beneficiarios y garantizar de esta manera la generacin del reporte de operaciones
recprocas.
BASE LEGAL
-
ENTRADA
- Asignacin de los cdigos de identificacin de entidades pblicas por parte de la CGN.
- Comunicacin a la DGPN sobre los nuevos cdigos de identificacin por parte de la CGN.
SALIDA
- Registro por parte de la DGPN de los nuevos cdigos de identificacin reportados por la
CGN.
CRITERIOS DE XITO
- Asignacin oportuna de los cdigos de identificacin por parte de la CGN.
- Comunicacin oportuna al administrador del sistema por parte de la CGN de los nuevos
cdigos de identificacin para las entidades pblicas.
- Registro oportuno por parte del administrador del sistema de los nuevos cdigos de
identificacin para las entidades pblicas creados por la CGN.
RESPONSABLE: Contadura General de la Nacin y Administrador del Sistema.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao):
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
CGN
CGN
Administrador del
Sistema
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
ENTRADA
- Preparacin de los respectivos documentos con base en los cuales se realizarn los
asientos contables manuales.
- Generacin por parte de la entidad fuera de lnea del respectivo archivo plano con la
informacin contable a registrar en SIIF y envo a la CGN.
SALIDA
- Creacin del lote contable y registro de los asientos contables manuales requeridos por parte
de las entidades en lnea.
- Carga por parte de la CGN del archivo plano con la informacin contable remitida por las
entidades fuera de lnea.
- Comunicacin de la CGN a las entidades fuera de lnea respecto de las inconsistencias
que llegue a encontrar en la informacin contenida en el archivo plano.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin de los lotes contables y registro de los asientos contables manuales que con
certeza requiera la entidad.
- Generacin oportuna del archivo plano y conforme a las instrucciones impartidas por la CGN.
- Envo oportuno del archivo plano a la CGN por parte de las entidades fuera de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
Prepara los documentos fuente que le permitan realizar los respectivos asientos
manuales, tales como: entrada salida de almacn, informacin sobre depreciaciones,
amortizaciones, ajustes por inflacin, pago de nmina, cancelacin de anticipos.
En lnea
Tipo de entidad ?
Fuera de lnea
C
Crea lote contable y registra los asientos
contables que se requieran.
Transaccin: Captura de comprobantes en lnea.
1. El lote contable generado puede ser
consultado.
2. Al finalizar el da el sistema toma como
definitiva la informacin almacenada en el
lote contable manual, permitiendo durante
el transcurso del da subsanar los errores
u omisiones que se hayan presentado.
CGN
SI.
CGN
Carga exitosa?
CGN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
CRITERIOS DE XITO
- Eleccin apropiada de las OAT de provisin de fondos para la constitucin de la (s) Caja (s)
Menor (es) por parte de las entidades.
- Seleccin adecuada de la OAT de provisin de fondos para Unidades Internas Fuera de
Lnea y rganos Ejecutores Fuera de Lnea, teniendo en cuenta el nivel de agrupacin PAC
respecto de la vigencia y el tipo de gasto.
- Envo oportuno de la programacin de giros por parte de las entidades Fuera de Lnea a la
DTN.
RESPONSABLE: DTN y Pagador de la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Descripcin
Inicio
O AT - UIFL y O EFL
Entidad/
Area Financiera
DTN
Tipo de
Provisin de
Fondos?
Entidad/
Area Financiera
DTN
Entidad/ Pagador
Entidad
Quin efecta
la provisin?
DTN
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Entidad/ DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Entidad
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
selecciona la orden de pago OAT en orden
bancaria, confirma orden bancaria, genera
archivo y remite al Banco de la Republica.
Transaccin: Generacin de Orden Bancaria.
Transaccin: Confirmacin de orden Bancaria.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Banco de la Repblica
Entidad/ DTN
DTN
DTN
3
Realiza trmites respectivos para la legalizacin de la
caja menor, verificando si debe reintegrar dineros a
la DTN.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Confirma traslado de fondos de las cuentas
corrientes de la DTN a las cuentas corrientes
autorizadas de la entidad.
Transaccin: Confirmacin Orden Bancaria.
DTN
Hay reintegro ?
Al finalizar el da el s istema genera
automticamente del mdulo de CUN el
lote contable de pagos OAT.
Transaccin: Confirmacin orden bancaria.
SI.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Entidad/ Pagador
NO
DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Entidad/
Ara Financiera
Entidad/ Pagador
Entidad/
Ara Financiera
Entidad/ Pagador
Entidad/ Pagador
SI.
Registra obligacin.
Transaccin: Obligacin.
Confirma deducciones y cancela OAT de caja menor
contra el saldo OAT inicial.
DGPN
Requiere hacer
NO
legalizacin
documental ?
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
DTN
DTN
Entidad/ Pagador
DTN
DTN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Inicio
Ver Procedim iento: "Preparacin de la inform acin contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN.
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fin.
2002 03 - 11