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L
ineamientos para su Formulacin
DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la
estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro
de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad,
y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo
sus relaciones y responsabilidades.
c.
Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la
institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y
buscando generar valor en los procesos.
e.
Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios
polticos, econmicos y tecnolgicos.
f.
Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Atribuciones especficas.
NDICE
2.
INTRODUCCIN
3.
GENERALIDADES
4.
TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y
FUNCIONES GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y
caractersticas permanente que ha recibido por mandato constitucional.
5.
TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y
ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y
funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en
captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a
efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio
del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su
competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.
Precisiones tcnicas:
6.
7.
TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS,
TRANSITORIAS Y FINALES
Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se
encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus
pautas, as como el origen de su patrimonio.
8.
ORGANIGRAMA GENERAL
9.
GLOSARIO DE TRMINOS
1.
2.
Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto,
por administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3.
4.
5.
6.
el ROF vigente.
3. Identificar las dificultades y deficiencias de la organizacin actual y
promover los cambios que sean necesarios en el ROF
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF
DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que
describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base
a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de
Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la
amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que
le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de
la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las
siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada
dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus
funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as
como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando
informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los
procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus
funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como
aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en
cada unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin
Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel
equivalente.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen
un instrumento que puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.
PLANEAMIENTO
2.
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
3.
ESTUDIO Y ANLISIS
REVISIN Y APROBACIN
PRESENTACIN E IMPRESIN
DIFUSIN
ACTUALIZACIN
2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de
tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y mtodos.
Logotipo de la organizacin.
B) NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la
mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas
o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como
sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir
los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas
adicionales.
E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos
mesoadministrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
H) CONCEPTO (S)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento,
las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario
la consulta del manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito,
en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que
tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada
dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable
de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una
misma operacin.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se
pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas
o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del
equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
4. Fuentes De Informacin
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los
documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin
por rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es conveniente
que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona
que suministra la informacin.
Tambin es recomendable que conforme se recaben datos sobre algn aspecto,
se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el
diseo posterior del proyecto.
b) REAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regula
la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades,
Objetivos
Funciones
Procedimientos
Instrumentos jurdico-administrativos
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
E) ANLISIS DE LA INFORMACIN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los
elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito
de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista
su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para
obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa.
Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
Conocer
Describir
Descomponer
Examinar criticamente
Qu trabajo se hace?
Para qu se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu se hace?
Cundo se hace?
Anlisis de sistemas
Anlisis de costo-beneficio
Anlisis de estructuras
rbol de decisiones
Auditora administrativa
Autoevaluacin
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Benchmarking
Desarrollo organizacional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin
Cuantitivas.
Correlacin
Modelos de inventario
Muestreo
Nmeros
Nmeros ndices
Programacin dinmica
Programacin lineal
Simulacin
Al rgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el
titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y
analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo
de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva.
c) A OTROS NIVELES JERRQUICOS
La exposicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambin
puede basarse en el documento sntesis, pero tratando siempre de hacerlo en
la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin. Asimismo, servir
para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento
fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades.
I) REPRODUCCIN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado
Cartula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su
identificacin a travs de los siguientes elementos:
Logotipo oficial.
Entorno
En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
a) MECANISMOS DE INFORMACIN
Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los
flujos adecuados par que la informacin administrativa, tanto de
implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar
con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada,
utilizando servicios del grupo tcnico responsable de la elaboracin del
manual.
Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del
manual, operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento
de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su
aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado
para ese propsito.
CONCEPTOS CONTENIDOS EN LA LEY DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL
Al desarrollar el curso de Curso Texto nico De Procedimientos
Administrativos TUPA, es necesario hacer una referencia exacta del marco
legal para poder ubicarnos efectivamente.
Poder ubicar, aspectos que se considera importantes como de cada cuanto
tiempo se debe elaborar un TUPA y para qu? y por qu? se elabora un
TUPA, y qu sucede si el TUPA no es aprobado oportunamente, le permitirn
al participante, contar con elementos de juicio necesarios para el
desempeo de sus funciones.
EVALUACIN PREVIA.