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ELABORACIN Y CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTNDARES
Versin: 00
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
2 de 19
1.1
Disminuir
2.
3.
4.
4.1
4.2
ALC ANC E
RESPON SABIL ID ADES
DEFINIC ION ES
Anex o
Copi a c ontrol ada
4.3
4.4
4.5
4.6
Documento vigente: Es el documento que ya fue elaborado y aprobado para su uso y que
se encuentra dentro de su periodo de vigencia.
4.7
5.
PROCEDIMIENTO
5.1
Generalidades:
b.
Los POE deben ser elaborados en papel tamao A4, con letra tipo arial y con un
tamao de 11 (once) puntos.
NOTA: El tamao de letra vara solamente para el encabezado y pie de pgina; ver en
este POE el literal a. del punto 5.2.1 y literal a. del punto 5.2.3, respectivamente.
Adems no se debe usar papel reciclado para la elaboracin de estos documentos.
Los captulos del POE se alinean a lado izquierdo con letras maysculas y en negrilla.
b.
Los ttulos y subttulos del POE se alinean a lado izquierdo y se escribe la primera letra
en mayscula, seguida de letras minsculas.
c.
d.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
3 de 19
Primero, puntos ()
Segundo, guiones (-)
Tercero, flechas hacia la derecha (
Cuarto, vistos ( ).
Para separar los prrafos y/o despus de cada punto aparte, dar un espacio de
interlineado sencillo.
b.
Para iniciar un nuevo captulo, es decir luego de terminar el captulo anterior, dar un
espacio de 1,5 lneas.
c.
Sangras:
Para los captulos, ttulos y subttulos, la sangra entre el margen izquierdo hasta el
nombre del captulo es de 1.25 cm. Ver Figura 1.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
4 de 19
Para el resto de prrafos que continan con vietas (ver Figura 3), las sangras se
colocan de la siguiente manera:
- Vietas puntos (); la sangra entre el margen izquierdo y la vieta es de 2 cm y
entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas guiones (-); la sangra entre el margen izquierdo y la vieta es de 2.5 cm
y entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas flechas hacia la derecha ( ); la sangra entre el margen izquierdo y la
vieta es de 3 cm y entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas vistos ( ); la sangra entre el margen y la vieta es de 3.5 cm y entre la
vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
5.1.4 Redaccin:
a.
La redaccin de los POE debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se
facilite su comprensin y no permita falsas interpretaciones.
b.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
5 de 19
c.
Las frases de cualquier prrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y
complemento. En la redaccin del texto se deben usar frases cortas para facilitar el
entendimiento.
d.
Usar el verbo en infinitivo o en forma pasiva, precedido de la palabra debe; esto con
la finalidad de expresar obligatoriedad; ejemplos: Debe ser, debe llevarse.
NOTA: El verbo en futuro indicativo tambin indica obligatoriedad; ejemplos: Se har,
se medir.
e.
f.
g.
h.
En el caso de que se requiera incluir tablas, grficos, figuras u otros mecanismos para
brindar una mayor explicacin y comprensin del procedimiento se recomienda citarlos
dentro del texto y colocarlos cerca del prrafo que lo menciona. El nombre del grfico,
tabla o figura debe colocarse en la parte inferior del mismo, con letra tipo arial y con
tamao de 10 puntos. En el caso de ser necesario se puede colocar una pequea
explicacin.
i.
j.
Para la versin del POE se utiliza dos nmeros ordinales iniciando desde 00 y
avanzando consecutivamente con cada modificacin o revisin.
k.
Si se requiere incluir notas dentro del texto, ya sea, para ampliar informacin, dar
explicacin o ejemplos, restringir usos o aplicaciones; se hacen inmediatamente
despus del prrafo al cual hacen alusin, precedidas de la palabra NOTA o
NOTAS en mayscula o minscula.
En el caso de que sea una sola nota, no se la numera.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
6 de 19
5.2.1 Encabezado
a.
2)
Departamento emisor:
Documentacin
Pgina:
7 de 19
Cdigo: DO-POE-0001
Departamento emisor, indica el nombre del departamento que emite el POE. Ver
Figura 4, numeral 4; donde se muestra en la parte inferior central del encabezado,
centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
El cdigo es empleado para identificar y asociar un documento con un proceso o
dependencia. Ver Figura 4, numeral 5; donde se muestra en la parte inferior central
del encabezado, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
Cada pgina debe ser numerada, haciendo referencia al total de pginas del
documento, por ejemplo: pgina 1 de 3, pgina 2 de 3, pgina 3 de 3. Ver Figura 4,
numeral 6; donde se muestra en la parte inferior derecha del encabezado, centrado,
en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR
ELABORACIN Y CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTNDARES
Versin: 00
3
Vigente desde:
Vigente hasta:
Departamento emisor:
Documentacin 4
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:6
1 de 19
b.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
2 de 19
c.
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
XX:
-:
Guin de separacin
Pgina:
8 de 19
Guin de separacin
0000: Nmero del documento con cuatro dgitos en orden consecutivo que inicia
de 0001 a 9999
Ejemplo:
PR-POE-0001
Donde:
PR:
Produccin
REA
Bodegas
Control de Calidad
Compras e Importaciones
Comercial
Contabilidad
Documentacin
Gerencia
Gerencia de Planta
Investigacin y Desarrollo
Mantenimiento
Mdico
Produccin
Recursos Humanos
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
9 de 19
CDIGO
(YYY)
TIPO DE DOCUMENTO
POE: Procedimiento Operativo Estndar
Tabla 2. Cdigo de documento
2)
Versin: 00
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
10 de 19
Cambio
aaaa-mm-dd
Nueva
versin
00
9. Distribucin de copias: Este captulo contiene una tabla (ver Tabla 4), la misma
que contiene 3 secciones, que se detallan a continuacin:
era
da
era
2 seccin
seccin
TIPO DE
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
QUE RECIBE 4
DOCUMENTO
FECHA DE
RECEPCIN
FIRMA DE
RESP.
6
QUE
RECIBE
seccin
DOCUMENTO OBSOLETO 3
FECHA DE
7
DEVOLUCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO
FIRMA DE
RECEPCIN 8
DOCUMENTO
OBSOLETO
Original
Copia
Copia
Tabla 4. Distribucin de copias
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
11 de 19
1.1)
por
el
departamento
de
Fila 1
Fila 2
Fila 3
Tabla 5. Ejemplo POE ORIGINAL
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
12 de 19
2)
2.1)
2.1.1) Fila 1: POE original, se invalida espacios con una lnea horizontal en
cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 1)
2.1.2) Fila 2: Primera copia, entregada al Departamento de Produccin; en
esta fila s se registra la informacin correspondiente, ya que la copia
es para Produccin. (Ver Tabla 6, fila 2)
2.1.3) Fila 3: Segunda copia, se invalida espacios con una lnea horizontal en
cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 3)
Fila 1
Fila 2
Fila 3
Tabla 6. Ejemplo POE COPIA
10. Anexos: Incluir informacin adicional que sirve de apoyo para la comprensin
del POE. Se puede incluir grficos, tablas, etc.
b.
Pueden existir dos tipos de POE, uno para procesos y otro para equipos; a
continuacin se indica el formato a seguir para cada uno de ellos:
Formato del cuerpo del POE para procesos:
- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Responsabilidades
- 4. Definiciones
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
13 de 19
- 5. Desarrollo
- 6. Bibliografa
- 7. Documentos relacionados
- 8. Historial de cambios
- 9. Distribucin de copias
- 10. Anexos
Formato del cuerpo del POE para equipos:
- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Responsabilidades
- 4. Definiciones
- 5. Desarrollo
5.1 Especificaciones del equipo: Describir el equipo y sus componentes, si los
tuviere, indicando marca, modelo, nmero de serie, ao de fabricacin, voltaje
de funcionamiento, condiciones especiales de funcionamiento (cuando aplique)
y un resumen de la funcin del equipo y/o de sus componentes.
5.2 Equipo de proteccin personal: Enlistar los implementos de proteccin
personal necesarios para realizar la operacin del equipo de una forma segura.
Ejemplos: Guantes, gafas, botas de caucho, mascarilla/respirador etc.
5.3 Precauciones y recomendaciones: Incluir las precauciones y
recomendaciones de seguridad. Explicar cmo debe proceder el operador en
el caso de existir una emergencia en la planta; ejemplo: Accionar el switch de
parada de emergencia del equipo, abrir o cerrar vlvulas, desenchufar el
equipo, etc.
5.4 Descripcin de las partes del equipo: En lo posible hacer la descripcin
del equipo con fotografas para indicar sus partes.
5.5 Chequeo previo: Detallar el proceso de revisin de las condiciones de
operacin que garanticen un trabajo seguro, antes de operar un equipo. Deben
tomarse en cuenta algunos puntos; tales como: guardas de seguridad, niveles
de aceite, energa elctrica, conexiones a tierra, etc.
5.6 Operacin del equipo: Este punto se puede dividir en 3 partes:
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
14 de 19
El pie de pgina debe ir solamente en la primera hoja del POE y debe contener 3
secciones que se detallan a continuacin: (Ver Figura 6)
Elaborado por: Es la seccin que indica quin elabora el documento, el cargo que
ocupa en la empresa, la fecha en la que lo elabora y la firma de responsabilidad.
Ver Figura 6, numeral 1, casillero ubicado en la parte izquierda del pie de pgina,
con letra tipo arial y con un tamao de 8 puntos.
Revisado por: Es la seccin que indica quin revis el documento, esta persona
debe contar con la competencia en el tema y conocer las prcticas vigentes para
cada proceso u operacin; adems que las mismas se encuentren conformes a las
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
15 de 19
Revisado por:
Cargo:
Firma:
Aprobado por:
Cargo:
Firma:
Fecha:
Fecha:
5.3
5.3.1
Despus de que el responsable que genera el documento, recibe dicho documento con la
firma de aprobado, debe sacar las copias necesarias para ser distribuido de acuerdo al
alcance del documento. En las copias debe colocarse un sello de color verde que dice:
COPIA CONTROLADA Prohibida su reproduccin (Ver Figura 7).
COPIA
CONTROLADA
Prohibida su reproduccin
Figura 7. Sello verde de COPIA CONTROLADA
5.3.2
5.3.3
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
16 de 19
5.3.5
5.3.6
5.4
Documentos obsoletos
5.4.1
OBSOLETO
Prohibido su uso
Figura 8. Sello rojo de OBSOLETO
5.4.2
Las copias de los documentos obsoletos son destruidas fsicamente por la persona
responsable de documentacin en el momento que recibe estas copias.
5.4.3
Versin: 00
6.
BIBLIOGRAFA
6.1
No aplica
7.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
7.1
No aplica
8.
HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha
Cambio
2012-12-10
9.
Cdigo: DO-POE-0001
00
DISTRIBUCIN DE COPIAS
TIPO DE
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
QUE RECIBE
DOCUMENTO
Original
Documentacin
Copia
Bodegas
Copia
Copia
Control de
Calidad
Compras e
Importaciones
Comercial
Copia
Contabilidad
Copia
Gerencia
Copia
Copia
Gerencia de
Planta
Investigacin y
Desarrollo
Mantenimiento
Copia
Mdico
Copia
Nueva
versin
Documento nuevo
Copia
Pgina:
17 de 19
FECHA DE
RECEPCIN
FIRMA DE RESP.
QUE RECIBE
DOCUMENTO OBSOLETO
FECHA DE
DEVOLUCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO
FIRMA DE
RECEPCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO
Copia
Produccin
Copia
Recursos
Humanos
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
10.
ANEXOS
10.1
SMBOLO
SIGNIFICADO
Pgina:
18 de 19
INSTRUCCIONES
INICIO / FIN
ACTIVIDAD
DECISIN
DOCUMENTO
COPIAS
Departamento emisor:
Documentacin
Cdigo: DO-POE-0001
Pgina:
19 de 19
BASE DE DATOS
PROCEDIMIENTO
RELACIONADO
ARCHIVO