PRODUCTOS DEL CAMPO SAN GEGORIO SAS NIT

SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

GUIA PARA EL REGISTRO DE LOS AUSENTISMO LABORAL POR MOTIVOS REALCIONADOS CON
LA SALUD DE LOS TRABAJADORES Cdigo # ________

Fecha de Edicin: Mayo de 2015

Revisin # 1

ltima revisin: Junio de 2015

RESPONSABILIDADES ANTE EL PROCEDIMIENTO

RESPONSABILIDAD
Preparacin
Revisin
Aprobacin
Actualizacin
Implementacin

CARGO DEL RESPONSABLE

Asesor
Asistente Recursos Humanos
Gerente General
Asesor, Asistente Recursos Humanos
Ver lista de responsables

NOMBRE
Stella Uzeta Snchez
Catalina Sarmiento
Martha Ligia Albornoz

LISTA DE DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

COPIA
Maestra
1
2

REA / SECCIN
Archivo electrnico Salud Ocupacional
Gerencia General
Analista de Recursos Humanos

RESPONSABLE
Catalina Sarmiento
Martha Ligia Albornoz
Catalina Sarmiento

LISTA DE REVISIN
FECHA
Mayo 2015
Junio 17/2015

RAZN DE LA REVISIN
Edicin
Revisin y cambios: con el fin de facilitar el acceso a la informacin
e indicadores por parte de la analista de recursos humanos se
redistribuye el formato de registro y se crea nueva gua de
diligenciamiento.

N DE
REVISIN
0
1

DEFINICION DE TERMINOS
Incapacidad: Tiempo en el que un trabajador est inhabilitado fsica o mentalmente para desempear en
forma temporal su profesin u oficio habitual.
Certificado de Incapacidad: Documento de carcter legal, en el que profesional autorizado, medico u
odontlogo, registra el periodo y motivo que inhabilita a un trabajador para ejercer su oficio habitual

DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO REGISTRO AUSENTISMO LABORAL POR CAUSAS DE

SALUD
RESPONSABLE
El analista de Recursos Humanos, tiene a su cargo recibir los certificados de incapacidad de los
trabajadores, y registrar los datos en el formato establecido.
El asesor, persona asignada por la gerencia, revisara datos aqu consignados, verificando se realice
conforme a los criterios establecidos y asegura la validez de las frmulas para clculo de indicadores.

CRITERIOS DEL REGISTRO:

El registro de incapacidades se realizara cada vez que la empresa reciba un certificado en fsico y
original.
Harn parte de estos registros las incapacidades de certificados emitidos en forma directa o por
transcripcin nicamente por la EPS a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
El formato de registro se diligenciara con los mismos datos que aparecen en el certificado. Es importante
transcribir datos exactos, esto como los datos anteriores, tienen implicaciones de procedimiento legal y
estadstico para anlisis de morbilidad
El registro debe realizarse en medio magntico, sobre formato diseado para este fin en hoja Excel,
Cdigo: SGSST-FAus-001
Las hojas de este formato contienen formulas y estn relacionadas con la hoja de clculos de
indicadores, tenga en cuenta esto para no afectar estos datos, pues inciden en el clculo de los
indicadores.
La informacin debe ser protegida, evitando que personas no autorizadas accedan a esta.
Registro independiente de eventos por origen
Tenga en cuenta que el formato cuenta con dos hojas, una para los eventos de ausentismo por causas
laborales, (Enfermedad profesional y Accidente de trabajo) y otra para aquellas de origen general, como
son la enfermedad general y licencias por motivos de salud.
Distribucin vertical de los eventos por meses calendario
El formato cuenta con grupos de filas formuladas para sub totalizar y sealizadas que separan cada mes
calendario, distribuidos desde arriba hacia abajo en orden lgico.

Cuando el periodo de la incapacidad incluye das de dos o ms meses calendario, se registraran los
das correspondientes a cada mes en la fila asignada para cada uno de los meses en que se ocasionan.
Es un ejemplo para distribuir los das segn mes calendario en el que se causa, el siguiente: una
incapacidad que inicia el 28 de enero y finaliza el 3 de febrero, debe ser registrada como cuatro (4) das
en la casilla y fila del mes de Enero y tres (3) das en la fila y casilla del mes de febrero.
La distribucin de los das, debe estar acompaada del registro en la casilla de No. eventos nuevos,
con un cero (0) para asegurar que no se trata de das por un evento diferente y evitar falsos eventos que
alteran los indicadores.
La misma distribucin de los das por mes calendario en el que se ocasionan, se ha de tener en cuenta
para das por eventos nuevos como por prorrogas.

Para juntas hojas el formato tiene en comn la siguiente informacin:

1. FECHA DE RECIBO CERTIFICADO: Corresponde a la fecha en la cual el trabajador entrego o hizo
llegar fsicamente el certificado de incapacidad, a la empresa.
a
b
c

Da: Anote nmero arbigo del da en que se recibe el certificado de incapacidad

Mes: Anote con nmero arbigo el mes en que se recibe el certificado de incapacidad. No utilice
letras. Enero = 01, Febrero = 02, Marzo = 03... Octubre =10, Noviembre =11, Diciembre = 12
Ao: Consigne el nmero completo; por ej. 2014; 2015

2. APELLIDOS Y NOMBRES DEL TRABAJADOR: Registre en orden, primer apellido, segundo apellido,
primer nombre, segundo nombre.
3. N DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Escriba el nmero de identificacin valido: Cedula de Ciudadana,
Cedula de Extranjera, Tarjeta de identidad
4. AREA: El nombre del rea a la cual pertenece el trabajador lesionado. Se define por su ocupacin y
por los trminos del contrato.
a
b

ADMINISTRATIVA = Se clasificara en esta rea, todo evento de ausencia ocurrido a un

trabajador que ejerce funciones de control y/o apoyo a la produccin.
OPERATIVA = Se clasificara en esta rea, todo evento de ausencia ocurrido a un trabajador que
ejerce funciones ligadas directamente con la produccin, entendido desde la recepcin de
materias hasta la entrega del producto final, as como las que dan soporte directo al proceso.

5. CARGO: Registre el nombre que identifica las funciones y tareas que realiza el trabajador.

El registro de eventos y das, en hojas separadas para aquellos de origen laboral de los de origen
general, guardan diferencias, a tener en cuenta, ya que forman parte de la formula en la hoja de
indicadores. Para el caso de eventos de origen comn, se tiene:

6. N DIAS DE INCAPACIDAD SEGN ORIGEN: Anote exactamente el nmero de das que encuentra
registrado en el certificado de incapacidad. De no estar explicito, calcule el nmero de das, contando

desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalizacin incluidos. No olvide distribuir, si es del caso, el
nmero de das en las filas del mes que se causen o causaran los mismos.
-LM = LICENCIA DE MATERNIDAD: Registre el nmero de das que aparece en el certificado de
maternidad expedido por la EPS. Tenga en cuenta que este certificado se expide a la progenitora del
recin nacido, a la madre adoptante del menor de 18 aos o al padre adoptante cuando ste carezca de
cnyuge o compaera permanente. No olvide distribuir el nmero de das, por filas, segn al mes
calendario que correspondan. Deber entonces copiar los datos de la trabajadora tantas veces sea
necesario,
-LP= LICENCIA DE PATERNIDAD: Ocho das de licencia la EPS cubre por un trabajador que
demuestre el nacimiento de su hijo con la conyugue o compaera permanente. Deber presentar en un
lapso no mayor de 30 das, el registro civil de su hijo recin nacido. Los das sern registrados en la fila
correspondiente al mes calendario en el que se causan.
9. EC= ENFERMEDAD COMUN: El certificado de incapacidad, seala la clase de evento por el cual se
genera la incapacidad. A esta categora pertenece toda enfermedad fsica o mental o lesin por
accidente, que no se haya ocasionado por causa o con ocasin al ambiente laboral. El formato destina
diez columnas para registrar los datos de los eventos clasificados en esta categora, as:
-

EVENTOS NUEVOS: para incapacidades de primera vez, en el mes y por el diagnostico,

registre de la siguiente manera:
o En la Columna encabezada con No., anote el nmero uno (1), cuando se trata de
un evento nuevo, y el cero (0) cuando se trata de una prrroga. Esta columna aporta
en el subtotal y total el nmero real de eventos por enfermedad general ocurridos en
el periodo.
o Digite el nmero de das de incapacidad en la casilla de la columna encabezada
como No. DIAS. Solo recuerde distribuir el nmero de das en las filas que
corresponda por mes calendario. En este caso, en la columna de evento nuevo se
anota el cero (0). .
NUMERO DE DIAS POR PRORROGA: Cuando se trata de una incapacidad que prolonga
otra iniciada anteriormente, por igual diagnstico, o diagnostico relacionado, en un trmino
no mayor a treinta das, anote en esta columna el nmero de das. Si los das son de meses
calendario diferentes, distribuya la cantidad correspondiente en las filas de cada mes que el
formato le permite identificar..
TOTAL DIAS POR EC= El formato contiene la formula que totaliza el nmero de das por
incapacidad del mes, incluye los de eventos nuevos y prorrogas.
PERIODO DE LA INCAPACIDAD: Permite registro por casillas independientes para el da,
mes y ano, de inicio y final de la incapacidad por enfermedad comn o general. Indica la
duracin de la incapacidad en das y ubica el tiempo
o Fecha inicial: Use nmeros arbigos para anotar da, mes y ao. Registre los
mismos que aparecen en el certificado. Indica el primer da de la incapacidad.
o Fecha final: Use nmeros arbigos para anotar da, mes y ao. Registre los mismos
que aparecen en el certificado. Indica el ltimo da de la incapacidad.

Para el registro de los eventos y das de incapacidad relacionados con origen laboral se destin otra
hoja, lo cual facilita el registro y medicin del ausentismo segn origen. Tenga en cuenta las siguientes
indicaciones, y no olvide que los datos estn ligados a la hoja de indicadores, ya formulada:

1o. ENFERMEDAD PROFESIONAL = EP: Cuatro columnas estn destinadas para el registro de
incapacidades que estn sealadas as en el certificado de incapacidad.
-

EVENTOS NUEVOS: Incapacidad por primera vez.

o No., es el encabezado de la columna a la izquierda para registrar el nmero uno
(1) por cada evento de enfermedad profesional que se notifica a travs del certificado
de incapacidad.
o No. DIAS, para registrar el nmero de das de la incapacidad. Tal como en la hoja
de registro de los eventos de origen general, la anotacin de los das tiene en cuenta
el mes calendario.

NUMERO DE DIAS POR PRORROGA: Utilice las casillas de esta columna para anotar el
nmero de das de una incapacidad que se ha prolongado, no se trata de un evento por
primera vez, su origen fue registrado tiempo atrs. Si los das corresponden a meses
calendario diferentes, no olvide registrarlos en el que correspondan.

NUMERO TOTAL DE DIAS POR EP: Es la suma de das de ausencia ocurrida por
enfermedad profesional en cada mes. La casilla est formulada.

2 ACCIDENTE DE TRABAJO = AT: Solo si el certificado de incapacidad seala esta categora, anote el
nmero de das de incapacidad en la casilla de AT. Son diez columnas para registrar los datos que
corresponden a este evento.
-

PERIODO DE LA INCAPACIDAD: indica la duracin de la incapacidad por accidente de

trabajo en das y ubica el tiempo
o Fecha inicial: Use nmeros arbigos para anotar da, mes y ao. Registre los
mismos que aparecen en el certificado. Indica el primer da de la incapacidad.
o Fecha final: Use nmeros arbigos para anotar da, mes y ao. Registre los mismos
que aparecen en el certificado. Indica el ltimo da de la incapacidad.

EVENTOS NUEVOS: El evento ocurre por primera vez, es decir es un episodio nuevo.
o No.: El certificado suele sealar Si el certificado no lo registra, escoja esta casilla,
sealndola con el nmero 1, cuando antes de 30 das el trabajador no ha sido
incapacitado por el mismo diagnostico o uno relacionado o derivado.
o No. DIAS: El certificado registra el nmero total de das de incapacidad, de lo
contrario, calcule contando el primer da o de inicio e incluyendo el ultimo o final. No
olvide distribuir los das segn correspondan al mes calendario.

No. DE DIAS X PRORROGA: Si se trata de una incapacidad emitida con igual diagnstico,
relacionado o derivado del evento por accidente de trabajo con un certificado anterior, sin
que hayan transcurrido ms de 30 das, anote aqu el nmero de das de la incapacidad.
Tenga en cuenta que no todas las veces, el periodo de la incapacidad ocurre en el mismo
mes calendario, entonces, anote en la fila de cada mes el nmero de das que le
corresponde a cada uno.

3. DIAGNOSTICO POR ACCIDENTE DE TRABAJO: Constituye el motivo de la incapacidad.

-

CODIGO CIE 10: Numero internacional, asignado al diagnstico, registre el mismo que
aparece en el certificado.

DESCRIPCION: Algunas veces, aparece en el certificado descrito el nombre de la patologa

que dio lugar a la incapacidad.

4. DESCRIPCION DEL EVENTO: Para el caso de accidentes de trabajo, haga un resumen de los
sucedido, incluya que ocurri, cuando, hora, elementos involucrados en el accidente, parte del cuerpo
lesionada y tipo de lesin.
5. CLASIFICACION POR SISTEMAS / PATOLOGIA: Esta columna ser diligenciada por quien realice la
revisin y anlisis de los eventos. Ser utilizada para organizar la informacin, para las estadsticas,
anlisis, investigacin, y otras en la intervencin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo.