ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

YENI RUBIANO
YISNEY ARIAS
WILDER JARAMILLO RIOS

TUTORA
LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

YENI RUBIANO
YISNEY ARIAS
WILDER JARAMILLO RIOS

Trabajo presentado para cumplir con

Objetivos de la 3a Unidad:
GESTIN DOCUMENTAL ll

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015

CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCIN..............................................................................................5
OBJETIVOS.6
OBJETIVO GENERAL...6
OBJETIVOS ESPECFICOS.6
1. Qu son las agrupaciones documentales?.....................................................7
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin 7
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos......7
4. Qu se refleja con la Clasificacin?................................................................8
5. Qu implica la clasificacin?..........................................................................8
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno
de ellos?................................................................................................................9
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin
en la Clasificacin?.............................................................................................10
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?............................10
9. Qu son unidades documentales?...............................................................11
10. Defina unidad documental simple y unidad documental compleja y d dos
ejemplos de cada una...12
11. Defina tipos documentales y d 3 ejemplos..12
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases?..............13
13. Teniendo en cuenta los procesos de la gestin documental, cada integrante
debe visitar un archivo de una entidad pblica e indagar paso a paso cules son
las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografas o imgenes libres de derechos de autor14
14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico).29
15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu
importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que se

llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas

fotografas)...........................................................31
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin hasta su conservacin definitiva o
eliminacin..34
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una
de estas fases o etapas36
CONCLUSIONES..39
REFERENCIAS.....40

INTRODUCCIN

La administracin documental tiene sentido al aparecer masas documentales que

se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o
instituciones. Dentro de la gestin documental que stas hacen, la edad de los
documentos est demarcada por la cantidad de uso o por el progresivo
decrecimiento del valor para la tramitacin.
Para el desarrollo de esta temtica es necesario conocer dentro de la administracin
de documentos el ciclo de vida documental, que ser a partir de entonces cuando
se detecta que los documentos al igual que todo ser viviente, tienen un momento de
creacin (Nacimiento), trmite y vigencia (Vida productiva), plazo precaucional
(Tercera edad) y destino final, que en el caso de los documentos se presenta de dos
formas: Destruccin (Muerte) o conservacin (Recuerdos).

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Reconocer la importancia de los procesos de la gestin documental en las

entidades.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar las etapas del ciclo vital de los documentos de archivo

Conocer algunas polticas de conservacin documental

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

QUE SON AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
Son el conjunto de documentos generados por una entidad o empresa, a medida
que van desempeando sus actividades o funciones van originando los fondos,
secciones, subsecciones, series y subseries documentales de acuerdo a la
estructura del organigrama interno.
FONDOS: Es el conjunto de documentos en diferentes soportes generados por una
entidad.
SECCION: Es la unidad administrativa que produce los documentos.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo.
SUBSERIE: Unidades documentales que forman parte de una serie.

2. DEFINA
CLASIFICACIN,
DESCRIPCIN.

ORDENACIN

ARCHIVSTICA

CLASIFICACION: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar la

documentacin de acuerdo a la estructura orgnico funcional de la entidad
productora.
ORDENACION ARCHIVISTICA: Es una operacin archivstica que se realiza
dentro del proceso de organizacin y consiste en establecer secuencias dentro
de las categoras y grupos, de acuerdo con las series cronolgicas o alfabticas.
DESCRIPCION ARCHIVISTICA: Es la representacin precisa y detallada de una
unidad documental, obtenida mediante la clasificacin y ordenacin de la
informacin para mayor identificacin y localizacin de estas.

3. ESTABLEZCA
LA
DIFERENCIA
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

ENTRE

ORDENACIN

La diferencia radica en que la ORGANIZACIN es el conjunto de procesos que

se aplican a la estructura de un fondo documental de una entidad, lo cual hace
diferencia con la ORDENACION ya que este es uno de los procesos que van
dentro de la organizacin de una unidad administrativa al interior de una entidad.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones
documentales que resulten correspondan a las subdivisiones que conforman
la entidad.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL
SECCIONES DOCUMENTALES
SUBSECCIONES DOCUMENTALES

ESTRUCTURA ORGNICA
ENTIDAD
DEPENDENCIAS MAYOR JERARQUA
GRUPOS DE TRABAJO

5. Qu implica la clasificacin?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo
de su gestin.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste

cada uno de ellos?

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR): Identifica los creadores de los

documentos, que pueden ser:
Institucionales (Fondos Documentales) que estn referidos a la totalidad de los
documentos producidos por una entidad.
Administrativos (Secciones y Subsecciones Documentales) donde la procedencia
est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o
secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura
orgnica.
ORDEN ORIGINAL: Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos
administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para
el desarrollo de un trmite. Se relaciona con las Unidades Documentales en las que
se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto, que por
funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los
que fue creada.
FUNCIONES: En la clasificacin, las funciones determinan las series que
corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos encomendados a cada dependencia.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?

Funciones Comunes: Son aquellas funciones administrativas genricas que sirven

de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (Personal,
presupuesto, asuntos jurdicos, etc.).
Funciones Especficas: Desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn
de ser, hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las
reas tcnicas.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES: En este paso se identifican las
Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin, Subseccin, a partir de la
informacin contenida en los actos administrativos de creacin y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse
los siguientes fondos documentales:

10

ESTRUCTURA ORGNICA: Identificar las Subsecciones y Secciones

Documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una
de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos
se subdividen.
Ejemplo: Manuales de funciones, organigramas, reglamentos internos, manual de
procedimientos, entre otros.
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: Se identifican con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los
objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece
trmites y procedimientos administrativos que se reflejen en la produccin
documental necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa.

9. Qu son unidades documentales?

UNIDADES DOCUMENTALES
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental.
Puede ser simple o compleja.
La unidad documental es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en
las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin
embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad
documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las dems y
un contenido informativo homogneo.
Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o
investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio
o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razn social, seguido
de la dependencia que lo origina, ttulo, fecha, autor o responsable, texto y firma.

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10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y

de dos ejemplos de cada una.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (documento)
Se refiere a la unidad documental archivstica ms pequea que existe, esta
unidad no puede ser dividida en ms parte de lo que ya es. No todas las unidades
documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los
expedientes estn formados por unidades documentales simples.
Ejemplo:
una fotografa
un informe, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA
Cuando est integrada por diferentes tipos documentales de diversa ndole y que
responden a una secuencia dentro del trmite respectivo formando un
expediente.
Ejemplo:
Hojas de vida.
procesos jurdicos.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
Ejemplos:
Comprobante de pago
Tramites de licencias
Memorando
Libro de caja.

12

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?

CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que

atraviesan los documentos
desde su produccin o
recepcin, hasta su
disposicin final.

Fases
Archivos
de
gestin

Archivos
centrales

Comprende toda la documentacin

que es sometida a continua
utilizacin y consulta
administrativapor las oficinas
productoras u otras que la
soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.

En el que se agrupan documentos

que por disposicin de la tabla de
retencin documtal son transferidos
por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y es
objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.

Archivos
histricos

son aquellos a los que se

transfieren desde el archivo
central los documentos de
archivo de conservacin
permanente, dad que cobran
especial valor para la
investigacin, la ciencia y la
cultura. Son documentos de
conservacin permanente.

13

13. Teniendo en cuenta los procesos de la gestin documental, cada

integrante debe visitar un archivo de una entidad pblica e indagar
paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno
de estos procesos e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de
derechos de autor.

Participacin: Yisney Arias

Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Direccin: Carrera 8 No 6C-38 Bogot D.C.

PLANEACIN
En el marco del Sistema nico de Gestin, es requisito que en la revisin de
los procesos, de sus caracterizaciones y procedimientos se realice una
evaluacin detallada de las actividades que generan documentos, a fin
establecer su pertinencia y si estos generan valor agregado, al igual que se
evale la oportunidad de automatizarlos. Se debe prestar especial atencin
a que las dinmicas de optimizacin de procesos. No generen ausencia de
evidencias documentales.

PRODUCCIN
Diseo de la documentacin requerida para el proceso: se deben identificar
los documentos requeridos para esta teniendo en cuenta las actividades que
desarrollan las dependencias y el diseo de los procesos.

14

 GESTIN Y TRMITE
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad
existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos
establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.
Identificacin del trmite
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Se controla este proceso de respuesta a comunicados a travs de un
programa llamado SIED (Sistema Integrado Electrnico Documental),
donde cada documento es ingresado a este sistema para su consulta.

ORGANIZACIN
La organizacin de archivos u organizacin documental inicia en las
diferentes oficinas que hacen parte de cada una de las dependencias del
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, cuya actividad se ejerce sobre cada

15

uno de los documentos que se producen como resultado de la ejecucin de

las funciones misionales de cada dependencia que se encuentran
mencionadas dentro de la estructura orgnica del Ministerio. Esta
organizacin se realiza con la conformacin de cada uno de los expedientes
que hacen parte de las diferentes series documentales plasmadas en la tabla
de retencin documental de la misma.
La documentacin de apoyo que se conserva en los Archivos de Gestin
deben ser organizados sin proceso de foliacin, conservados en carpetas de
yute y relacionados en el Formato nico de Inventario Documental,
contribuyendo con esto a la disminucin del uso de AZ, recuperacin en el
menor tiempo posible de la informacin y control de la informacin.

TRANSFERENCIA
Las transferencias primarias deben obedecer al Cronograma de
Transferencias que se elabora en conjunto con las dependencias entre los
meses de noviembre y diciembre, del ao inmediatamente anterior
Las Transferencias Secundarias, obedecen a tos procesos de valoracin que
realizar el Ministerio a partir de enero y establecer el cronograma de
transferencias en concordancia con lo establecido en el Decreto 1515 de
2013, en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos
de valor histrico al Archivo General de la Nacin.
El Ministerio cuenta con un modelo de archivo descentralizado por grupos o
direcciones, para los Archivos de Gestin y un Archivo Central que custodia
las transferencias primarias.

16

PASAR

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
La disposicin final de documentos es el resultado de la valoracin
documental de acuerdo al ciclo de vida de los documentos y las funciones
de la entidad productora.
Eliminacin
La decisin sobre la eliminacin de los documentos es responsabilidad del
Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, Grupo de Trabajo Gestin
Documental de la entidad y del Coordinador de archivo de la misma.
La eliminacin de documentos se realizar mediante picado, y cuando dicha
actividad se realice por un tercero y fuera de las instalaciones del Ministerio,
se realizar en presencia de un funcionario de la Oficina de Control Interno
del Ministerio. Previamente a la eliminacin, se debe elaborar et inventarlo
de la documentacin a eliminar con la respectiva acta. El papel picado se
entregar al Programa de Gestin de Ambiental, con el fin de que se realice
la disposicin adecuada del mismo.
Una vez se haya realizado el proceso de valoracin documental y si as se
decide, se transferir al Archivo General de la Nacin los documentos de
valor histrico o de conservacin permanente o declarados como Bienes de
Inters Cultural -BIC, existentes en el Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico.

17

PRESERVACIN A LARGO PLAZO

De manera permanente, la administracin debe proveer el mobiliario
adecuado y mantener la infraestructura fsica para la conservacin y
preservacin a largo plazo de los archivos del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, acorde al formato en que se encuentren.

VALORACIN
La valoracin ser realizada por el Grupo de Gestin de Informacin o por
un tercero debidamente calificado para tal actividad.
Como herramienta metodolgica para la realizacin de la valoracin, se
define para el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, la Ficha de
Valoracin, la cual debe contener la siguiente informacin:

a. INFORMACIN BSICA
Denominacin de la serie
Oficina productora
Finalidad de la gestin
Legislacin

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Documentos que forman el expediente

Efectos legales de los datos que contiene la serie documental
Acceso a la informacin que contiene la serie documental
Fechas extremas de la serie documental
Volumen de la documentacin expresado en metros lineales
Sistema de ordenacin
Tipo de soporte
Presentacin
Ubicacin de la documentacin

b. VALORACIN
Criterios de evaluacin
Propuesta de disposicin final
Observaciones

Participacin: Yeni Rubiano

Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Direccin: Cr 30 # 40-34, Bogot D.C.

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 Planeacin: La estructura se da de acuerdo a las necesidades de los

usuarios como medio de apoyo a la gestin contractual y pos contractual
en el fondo de desarrollo local de suba.
Produccin: Apoya los temas relacionados al Plan de Desarrollo Local,
tambin hace seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias que la
ciudadana, tambin se articula a las instancias de participacin local y
distrital y todos estos documentos viven un nivel de produccin diario
debido a la cantidad de requerimientos que se presentan.
Gestin y trmite: Se inicia en el momento que se recepcin el documento
en que hace la solicitud o trmite el ciudadano, luego se verifica que la
informacin coincida con funciones de la entidad y se diligencia una planilla
de control y luego se hace entrega al rea para que realice su proceso de
acuerdo al tema, pero estos documentos no tienen disposicin final sino
hasta que sea resuelto al 100%.
Organizacin: Estos documentos son organizados en orden cronolgico
en carpetas identificadas segn el tipo de solicitud que se hace
(reclamaciones, derechos de peticin, quejas, etc.), en un archivo nico
que existe dentro de la entidad el cual se podra definir central pues all se
conservan las carpetas mientras es solucionado el requerimiento.
Transferencia: luego de ser resuelto los tramites en cajas x-200
debidamente rotuladas con el nombre de la entidad y un nmero
consecutivo de caja y las carpetas rotuladas una a una con la misma
informacin que se digita en base de datos con que se queda la entidad,
son enviadas cada seis meses que se hace cierre de semestre a una
bodega que tiene la alcalda mayor de Bogot para estas entidades y se
dejan all hasta que cumplan su tiempo de permanencia, son ubicadas por
entidades en general en caso de ser consultadas.
Disposicin de documentos: Este proceso lo realiza personal capacitado
que se encuentra en estas bodegas y son estos los que le aplican el
alistamiento y conservacin final a los documentos en caso de aplicarlo,
pero de la entidad tal cual se fueron generando los documentos.
Preservacin a largo plazo: Conoce solamente el proceso de
digitalizacin.
Valoracin: Los documentos que son solo de informacin, sobre niveles
de capacitacin y programacin de actividades para los ciudadanos no se
les aplican estos procesos solo se informa al personal correspondiente y
se utilizan para reutilizar o para hacer productos de aseo para la misma
entidad, pero los dems documentos son consultados por las TRD que
tienen en la entidad.

20

Participacin: Wilder Jaramillo

Entidad: ECOPETROL S.A.
Direccin: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali

Ecopetrol S.A. es la empresa ms grande del pas y la principal compaa

petrolera en Colombia. Por su tamao, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de
las 35 petroleras ms grandes del mundo y es una de las cuatro principales
de Latinoamrica.

CIUDAD O MUNICIPIO: Santiago de Cali

TELFONO:(57) (2) 8886140
WEB: www.ecopetrol.com.co

FUNCIN PRINCIPAL DEL ARCHIVO:

Conservar y custodiar la documentacin
generada por la Empresa prestadora de
servicios especializados del sector de
hidrocarburos, distribucin de energa y
servicios tcnicos para la industria.

21

RECEPCIN Y TRMITE DEL DOCUMENTO:

Unidad de Correspondencia
La recepcin de la documentacin tanto interna como externa se realiza
exclusivamente en el CGC (Centro de Gestin de Correspondencia) cuyo horario
de atencin se establece de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. en jornada continua de lunes a
viernes.
Cada oficio que llegue en sobre cerrado con destino a la entidad, ser considerado
como documentacin oficial e institucional y por lo tanto debe ser abierto y radicado
oportunamente, al igual que la copia del usuario que remite.
Se debe proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten
seales sospechosas, entre otras: correspondencia sin datos del remitente o para
devoluciones de correo, sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel
metlico que sobresalgan, sobres o empaques con manchas de aceites o
decoloraciones, y as cualquier correspondencia que a vista se vea no apta para
radicar.

Correspondencia Externa

Obedece a toda correspondencia relacionada con la gestin y funciones de la

entidad, producida por otras entidades o personas naturales, para dar trmite
oportuno a estas solicitudes se deja constancia de la fecha de recepcin por medio
del radicado del documento.

Radicacin De Correspondencia Externa

Toda la documentacin a radicar que llegue a nombre de la entidad, se ingresa a
software con los siguientes datos:
Identificacin del remitente
Entidad persona natural o jurdica
Fecha del documento
Identificacin de la dependencia y destinatario de la unidad
Canal por el cual se recibi (fax, correo o personal)

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Numero de radicacin de origen

Referencias y/o asuntos
Numero de folios
Numero de anexos
Fecha de radicacin del documento

Correspondencia Interna

Recepcin por Ventanilla

El funcionario puede ir personalmente a dejar la correspondencia en caso fortuito o
urgente para la ejecucin de un trmite. La oficina de correspondencia realiza una
verificacin de cada oficio que llegue para ser radicado, este debe cumplir con los
siguientes requisitos:
El oficio debe tener original y dos copias
Imagen corporativa
El documento no debe presentar enmendaduras o tachados
El documento se elabora con las normas vigentes establecidas por la entidad
Despus de validar el contenido y diseo del oficio se prosigue con la radicacin
La oficina de correspondencia se encuentra con la facultad de devolver al
funcionario productor, la correspondencia que no se encuentre dentro de los
parmetros establecidos en el momento que estos sern detectados y se informara
inmediatamente para que realice los correcciones que tenga lugar.

23

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL:
Todas las dependencias contaran con dos tipos de carpetas: una azul y una roja,
las cuales se rotaran y se cambiaran tengan o no documentos, los horarios de los
recorridos son: 7:30 A.M., 10:30 A.M., 1:30 PM y 4:30 P.M.
La entrega se debe realizar con una planilla de control de entrega de
comunicaciones con el fin de que al momento que sea entregada la correspondencia
esta sea firmada como acuse de recibo. Adicionalmente al momento de la entrega
se recibe de las reas la correspondencia que debe ser enviada a otras entidades.

CONSULTA DOCUMENTAL:
La consulta de documentos de los archivos en su fase de gestin se hace en la
oficina responsable de su custodia. Por su parte, la consulta en su fase de Archivo
Central se hace directamente en las instalaciones del depsito del archivo central,
para lo cual los usuarios cuentan con el apoyo del inventario documental y del
respectivo personal de la dependencia de archivo. Los funcionarios responsables
de los archivos tomaran las medidas de precaucin necesarias, tales como:
supervisin, acompaamiento o consulta in situ, para evitar la mutilacin,
sustraccin o adulteracin de los documentos.

24

Prstamo
Realizar una solicitud verbal o por correo elctrico al responsable de la dependencia
de archivo, posteriormente se lleva a cabo la bsqueda en la base de datos y as
ubicar el documento solicitado.
Quien solicite el prstamo del expediente debe firmar la ficha de prstamo. Cuando
sea devuelto el documento, el funcionario de archivo debe verificar folio por folio el
estado de cada uno de los documentos.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL:
Involucra todas las actividades tcnicas aplicadas a los documentos para la
conformacin e identificacin de expedientes de archivo. La organizacin
archivstica involucra las actividades de: clasificacin, ordenacin, depuracin,
foliacin, rotulacin e inventario.

Clasificacin documental
Los documentos se relacionan en un formato, se procede a verificar que
corresponda a lo all descrito y luego por medio del inventario se ubica la ltima
carpeta para agruparlo segn su asunto.

25

Ordenacin documental
Este proceso consiste en ubicar los tipos documentales que conforman un
expediente en orden cronolgico o en el orden como se desarrollan los trmites,
verificando que el documento ms antiguo se encuentre ubicado al inicio de la
carpeta y el ms reciente al final de la misma.

Depuracin
Se retira del expediente las duplicidades o copias, se retiran hojas en blanco,
folletos, peridicos, revistas, plegables, siempre y cuando no hagan parte integral
del expediente. Se retira de igual forma ganchos y material abrasivo que est
presente en el documento, alinear a la parte superior a tamao oficio. Cuando hay
documentos menores a media carta, se pegan en una hoja blanca.

Foliacin
Se deben foliar cada una de las hojas que se encuentran en las carpetas en el
vrtice superior derecho de la hoja y en sentido de la lectura del documento
utilizando lapicero de tinta negra. Si se presentan errores de foliacin se har una
lnea horizontal sobre el nmero incorrecto. Cada expediente estar conformado por
mximo 200 folios.

26

ALMACENAMIENTO:
Se almacenan los documentos ordenados y foliados en las carpetas dispuestas para
tal fin (CARPETAS DOS TAPAS DE YUTE)

Se utilizan cajas X200 y sern identificadas con un cdigo de barras que ayuda a
su identificacin en el inventario. Cada caja debe contener 6 carpetas.

27

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Transferencias primarias
Obedecen a las que se realizan por parte de las dependencias y corresponden a los
expedientes que ya han cumplido su tiempo de retencin en archivo de gestin de
acuerdo a La TRD y deben ser trasferidos al archivo central. Para poder realizar las
trasferencias primarias se deben tener en cuenta lo siguiente:
Contar con las tablas de retencin documental donde se reflejan todas las
series y subseries documentales de las diferentes dependencias.
Inventario documental de cada una de las carpetas expedientes que se van
a trasferir al archivo central.
Verificar el cronograma de trasferencias establecidos por la Gestora Tcnica
de Gestin Documental
Utilizar para el embalaje cajas X200 que cumplan con las especificaciones
tcnicas sugeridas por el archivo general de la nacin
Acompaar toda trasferencia de un oficio remisorio y el inventario documental
Puntear de manera conjunta entre la dependencia que trasfiere y el archivo
central, el inventario en el 100% de las carpetas y expedientes a trasferir
El lder del proceso aprobar con su firma la realizacin de la trasferencia.

Trasferencias secundarias
Son las del archivo central al histrico y corresponden a los expedientes que ya han
cumplido su tiempo de retencin en el archivo central de acuerdo a las TRD. Se
tienen en cuenta los pasos que su tuvieron en las trasferencias primarias.

28

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,
Archivo Central e Histrico).

Participacin: Yisney Arias

Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Direccin: Carrera 8 No 6C-38 Bogot D.C.
LA CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Est basada en el Cuadro de Clasificacin Documental y la Tabla de
Retencin Documental (TRD), herramientas disponibles para consulta de los
funcionarios en la intranet del Ministerio. Por lo que es una obligacin de las
dependencias velar por la clasificacin de los documentos que conforman los
archivos de gestin, mediante la identificacin de los tipos documentales, la
agrupacin de los documentos en expedientes, subseries y series,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y dems requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General
de la Nacin (Acuerdo 05 de 2013, Archivo General de la Nacin).
ARCHIVO DE GESTIN: En esta instancia se rene la
documentacin en trmite con su momento de planificacin y
tramitacin, en busca de solucin de los asuntos iniciados, adems la
documentacin est sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por los mismos grupos o dependencia del Ministerio u
otras que las soliciten. En esta fase se desarrollan los siguientes
procesos del Programa de Gestin Documental:
Planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin y
transferencia.
ARCHIVO CENTRAL: Aqu se agrupan documentos transferidos por
los distintos grupos y dependencias del Ministerio y que es el lugar
conocido como Archivo o Deposito Principal, una vez finalizado su
trmite pero que siguen siendo objeto de consulta por los mismos
grupos o dependencias u otras que las soliciten. En esta fase se
desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin
Documental:

29

Organizacin,
documentos.

Consulta,

Conservacin,

Disposicin

final

de

ARCHIVO HISTORICO: Es lugar ubicado en el Archivo General de la

Nacin donde se transfiere desde el Archivo o Deposito Principal, la
documentacin que por decisin del Comit de Desarrollo
Administrativo del Ministerio, se debe conservar permanentemente
dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestin Documental:
Organizacin, consulta, conservacin, disposicin final de
documentos.

Participacin: Yeni Rubiano

Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Direccin: Cr 30 # 40-34, Bogot D.C.

En esta entidad solo se cuenta con archivo de gestin, puesto que por espacios
y estructura de la entidad el archivo central e histrico no se encuentra interno
sino en bodegas especiales de la alcalda local de suba ubicadas en Fontibn.
Los procesos de gestin documental que se aplican en esta entidad son:
planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin, transferencia.

Participacin: Wilder Jaramillo

Entidad: ECOPETROL S.A.
Direccin: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali

ARCHIVO DE GESTIN
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa para las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o
trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
La administracin de los archivos de gestin comprende las actividades de:

30

Recoleccin / recibo de documentos

Apertura y conformacin de expedientes segn TRD
Reorganizacin y actualizacin de expedientes
Ordenacin cronolgica
Rotulacin
Foliacin
Uso de Testigos Documentales
Inventario documental
Archivo
Transferencias primarias
Consulta y prstamo de documentos

ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

La administracin de los archivos comprende las siguientes actividades:

Recepcin de transferencias primarias
Traslado de documentos
Verificacin de los inventarios de traslado y/o transferencia, entregados en
formato electrnico por el responsable de la actividad.
Actualizacin de la base de datos de archivo central
Codificacin y ubicacin de cajas
La Coordinacin de Gestin Documental es el rea que autoriza la ejecucin de
transferencias documentales o la movilizacin a otros sitios, de archivos
transferidos.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar
algunas fotografas).

Participacin: Yisney Arias

Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Direccin: Carrera 8 No 6C-38 Bogot D.C.

31

La unidad de correspondencia del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

tiene como objetivo Recibir, radicar y distribuir las comunicaciones oficiales de los
clientes internos y externos garantizando una distribucin eficaz y eficiente,
acorde con los procesos y/o dependencias del MHCP, teniendo en cuenta los
canales de recepcin tanto fsicos como los que proveen los medios tecnolgicos
Desde la recepcin de la comunicacin oficial en la ventanilla nica de radicacin,
o de la comunicacin oficial enviada por las diferentes dependencias y/o procesos
del MHCP, o las recibidas a travs de los medios de Tecnologa dispuestos por
la Entidad, hasta la distribucin y entrega de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas a su destinatario final.

Elaborar, firmar y registrar la comunicacin en el sistema de Gestin

Documental
Clasificar manualmente las comunicaciones de acuerdo al proceso o
dependencia competente
Distribuir comunicaciones oficiales recibidas

Participacin: Yeni Rubiano

Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Direccin: Cr 30 # 40-34, Bogot D.C.
Esta unidad de correspondencia tiene gran importancia ya que es el primer filtro
que tiene la entidad tanto para hacer el envo de informacin libre y confidencial
a otras entidades o personas y as mismo tiene la obligacin dentro de sus
funciones de recibir las comunicaciones que ingresen y direccionarlas a su debido
remitente de forma rpida y segura de acuerdo a los parmetros y normas
establecidas dentro del rea de correspondencia interna y externa.
Los procesos que desempea la correspondencia son: gestin y trmite,
organizacin, transferencia.

Participacin: Wilder Jaramillo

Entidad: ECOPETROL S.A.
Direccin: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali

32

La unidad de correspondencia de Ecopetrol S.A., se conoce con el nombre de

Centro de Gestin de Correspondencia (CGC) y es la responsable de prestar, en
forma centralizada, los servicios de recepcin, radicacin y control de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

En cumplimiento de lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001, los Centros de

Gestin de Correspondencia, prestarn el servicio en las regionales y/o puntos de
operacin que Ecopetrol requiera, a travs de una ventanilla abierta a los grupos de
inters, bajo la administracin del Centro de Servicios Compartidos.

33

El proceso de correspondencia debe velar por la transparencia en la gestin

administrativa de Ecopetrol S.A y el Centro de Gestin de Correspondencia debe
conformar y administrar el archivo de todas las evidencias y planillas de registro,
control y distribucin de las comunicaciones, as como el Consecutivo de
Comunicaciones Oficiales (Fsico y/o digital), de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retencin.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento
que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

Participacin: Yisney Arias

Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Direccin: Carrera 8 No 6C-38 Bogot D.C.

Tipo de documento: DERECHO DE PETICIN

Produccin
La dependencia deber elaborar las comunicaciones (Internas y Enviadas)
acorde con el formato establecido por la entidad ya sea digital o anlogo, las
cuales en todo momento debern quedar reflejadas en el Sistema de Gestin
Documental, as como la secuencia de actividades ejecutadas por la persona
asignada.
Gestin y trmite
Se direcciona el documento a la persona encargada de dar la respuesta, todo
lo realizan en el sistema de SIED para que las personas tengan acceso a el.
Organizacin
Se aplican tablas de retencin y se establece la serie a la que pertenece.
Se ordenan en orden cronolgico, respetando el principio de orden natural.

34

Foliar
Se realiza la descripcin del documento por medio de un inventario ya
diseado

Transferencia
En el archivo de gestin dura 2 aos
En el archivo central dura 3 aos
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histrico.

Disposicin de documentos
Se digitaliza y/o microfilma toda la documentacin
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histrico
Se elimina la documentacin restante
Preservacin a largo plazo
Se digitaliza y/o microfilma toda la documentacin
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histrico.

Valoracin
Se diligencia la Ficha de Valoracin, determinando su disposicin final que
seria se microfilman y/o digitalizan todos, la seleccin del 5% de los
documentos para ser transferidos al archivo histrico y el resto se eliminan.

Participacin: Yeni Rubiano

Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Direccin: Cr 30 # 40-34, Bogot D.C.

Tipo de documento: DERECHO DE PETICIN

El documento es entregado a la entidad y se radica por medio de
correspondencia.
La persona encargada lo registra en el libro de control con los datos
especficos que solicita.

35

 Es direccionado y entregado al remitente interno encargado del proceso

sobre el cual este notificado el documento.
El funcionario estudia el documento y genera los dems documentos que se
requieran para armar el paquete de trmite completo.
El funcionario enva copia electrnica a las oficinas que se encuentren
involucradas para continuar con el trmite y gestin del requerimiento.
No se estipula un tiempo exacto de cada solicitud como puede ser de
semanas a veces abarca meses.
Se solicita al ciudadano algunos documentos para conclusin del derecho de
peticin que requiere y culminar todo el paquete de informacin para evaluar
y aprobar de ser el caso el tema.
Despus de generar alguna respuesta se imprimen las respuestas
electrnicas enviadas por las dems oficinas y el ente rector y se anexan a
la carpeta.
Se le enva citacin al ciudadano donde se le informa el resultado y se le
solicita firmar para su conocimiento y evitar reclamaciones futuras los
documentos donde es enterado del caso.
Se cierra la carpeta con el oficio denominado cierre de sesin y se entrega a
archivo de forma definitiva.
Debe permanecer en el archivo de la entidad cuatro aos y luego se enva
para archivo central e histrico donde debe ser conservado y digitalizado all
por quince aos luego se puede eliminar.

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.

Participacin: Yeni Rubiano

Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Direccin: Cr 30 # 40-34, Bogot D.C.

El derecho de peticin en estas etapas: Planeacin, produccin, gestin y trmite,

organizacin y transferencia tiene un valor primario administrativo.
Valor secundario histrico es determinado por la tabla de retencin y valoracin.

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Participacin: Yisney Arias

Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Direccin: Carrera 8 No 6C-38 Bogot D.C.
Valor primario: Se identifica el derecho de peticin como uno de ellos porque tiene
ejecucin permanente e indispensable para la solucin del trmite y relaciona varias
funciones de otras oficinas.
Valor secundario: Se aplica porque son documentos que no es muy frecuente que
suceda pero hay casos en los que tienen que ser solicitados en prstamo debido a
alguna reclamacin o investigacin sobre la respuesta que se haya estipulado y
estimado para dicho proceso.

Participacin: Wilder Jaramillo

Entidad: ECOPETROL S.A.
Direccin: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali

Tipo de documento: RECIBO DE CAJA

37

NOMBRE DE LA ENTIDAD
TIPO DE DOCUMENTO

DEFINICIN DEL DOCUMENTO

RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. Este es un Documento de archivo
porque es producido por el Departamento de Tesorera de la empresa.
PLANEACIN

Informacin

Soporte
Recorrido

La informacin que contiene cumple con los

requisitos establecidos en el Cdigo del
Comercio
para
los
comprobantes
de
contabilidad.
Papel
Dependencias que le competen

ELABORACIN: Es la fase de la edicin

Normalizacin

La
normatividad
tcnica
NTC
4436
Informacin y documentacin Papel para
documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad

TRAMITACIN: Funciones archivsticas

En la primera etapa, contemplamos el momento de gestin, la cual comprende
tres fases: planeacin, elaboracin y tramitacin.
PRIMERA EDAD:
MOMENTO DE GESTIN
Tambin llamada Pre-archivado

En la fase de planeacin, en mi entidad productora la informacin de este

documento cumple con los requisitos establecidos en el cdigo de comercio
para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el papel y es
tomado directamente por la oficina que ejerce control sobre este documento que
es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeacin.
En la fase de elaboracin se lleva a cabo mediante la normalizacin y , por la
condicin de ser documento de archivo se rige la normatividad archivstica
jurdica que se contempla en el cdigo de comercio para los recibos de caja con
sus respectivos campos (fecha, origen, descripcin, cuanta de la operacin,
numeracin consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo
se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones
etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivstica, las
tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, no presentar modificacin
de color, as se previene su deterioro.
En la fase de tramitacin, este formato lo genera directamente el paquete
contable, el departamento de tesorera con las respectivas consignaciones.

Valor

Vigencia
SEGUNDA EDAD:
MOMENTO INTERMEDIO
O CENTRAL
Plazo precaucional
Valor
Memoria Institucional
Historia
Ciencia
Cultura
Investigacin

Primario: CONTABLE
Porque hace parte de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas y registros
de los movimientos econmicos de la entidad
La vigencia es establecida por el Cdigo de
Comercio, artculo 60: Los libros y papeles a
que se refiere este captulo debern ser
conservados por 10 aos.
No se requiere, el documento es digitalizado
despus de 10 aos y el papel es destruido
mediante un acta de eliminacin.
Secundario (Histrico)
Como
se
explic
anteriormente
fue
digitalizado mediante proceso de seleccin
(Muestras).

En las muestras de las rdenes de pago se

pueden evidenciar la variedad de formatos
utilizados, modelos de formas de pago
realizados y el comportamiento de la moneda
a travs de la historia de la entidad
productora.
Secundario: HISTRICO
Porque son fuentes primarias de informacin,
Valor
tiles para la reconstruccin de la memoria
de la institucin.
DOCUMENTO SELECCIONADO POR WILDER JARAMILLO

TERCERA EDAD:
MOMENTO PERMANENTE
HISTRICO

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CONCLUSIONES
La memoria institucional radica su importancia en la conservacin de la informacin,
ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida.
Debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidos
por las organizaciones, se hace necesario establecer programas de depuracin que
eviten el almacenamiento de informacin irrelevante.
Un programa de evaluacin a partir del anlisis y el planeamiento, organiza y valora
los documentos desde la fase misma de produccin u origen, siguiendo con el
trmite, vigencia y plazo precaucional, buscando dar un manejo eficiente al flujo de
informacin, hasta llegar a la determinacin del tiempo de conservacin, mediante
la definicin de sus valores.

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REFERENCIAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN COLOMBIA. Acuerdo 027 de 2006 [en lnea],

31 de octubre de 2006 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_027_DE_2006.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN COLOMBIA. Cartilla de clasificacin

documental [en lnea], 2001 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/142343/mod_resource/content/1/CARTILLA
%20DE%20CLASIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN COLOMBIA. Cartilla de ordenacin [en lnea],

2003 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

GONZLEZ DE ROS, Beatriz. Organizacin de archivos. Primera edicin.

Colombia. Grupo Editorial Norma, 1995

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