ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MARCELA LILIANA MORALES MEJIA

MARTHA LUCIA RUIZ SUREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
ARMENIA
GESTION DOCUMENTAL II
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MARCELA LILIANA MORALES MEJIA

MARTHA LUCIA RUIZ SUREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA

Docente
Luz Marina Arias Gonzlez
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
ARMENIA
GESTION DOCUMENTAL II
2015

INTRODUCCIN

A continuacin el desarrollo del siguiente trabajo tiene un enfoque investigativo

donde se presenta las diferentes etapas del documento desde su inicio, proceso
y eliminacin, hasta su acervo histrico.
All analizando sus valores primarios,
y secundarios, conociendo su caracterizacin, la importancia en cada una de sus
etapas. Tambin se incluye unidades de informacin, unidades documentales,
los proceso de gestin, la diferencia entre organizacin y ordenacin, los
diferentes conceptos relacionados entre s, El objetivo de este trabajo es
aumentar conocimiento y especialmente nutrirnos como profesionales en las
diferentes unidades de informacin, a su vez
aplicar las herramientas
en
nuestra profesin. Disfrutemos de la elaboracin de este trabajo.

Objetivo General
Conocer el ciclo y vida de los documentos en los sistemas de archivo
Objetivos especficos

Identificar el ciclo de los documentos

Aplicar los valores que registran los documentos

Conocer la unidad de correspondencia

Aprender cmo se enlaza la unidad de correspondencia, con el ciclo de

los documentos y su apropiacin en las unidades de archivo.

1.

Qu son las agrupaciones documentales? Se define como el conjunto

de documentos generados por una unidad sea administrativa, originando
fondos, secciones, subsecciones, series y subseries documentales. Dentro
de las agrupaciones se encuentra el fondo documental, la seccin
documental, subseccin documental.

Fondo documental: totalidad de documentacin producida y recibida

por una institucin.
Seccin documental: es una subdivisin del fondo identificada con la
produccin documental de una unidad de la institucin que produce el
fondo.
Subseccin Documental: es una subdivisin de la seccin documental.
Sea oficina o divisin.
Serie documental: continuidad de actividades en funcin; cada seccin y
subseccin est conformada por documentos agrupados en series.

FONDO
DOCUMENTAL
SECCION
DOCUMENTAL

Contratos
Contrato de trabajo
Por servicios prestados
Termino fijo
Trmino indefinido

SUBSECCION
DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

UNIDAD DOCUMENTAL

SIMPL
E

COMPLEJ
A

2.

Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

Ordenacin:
proceso
mediante la unin y
relacin de las
unidades
documentales de una
serie, tambin los
tipos documentales al

Descripcin: Proceso de
anlisis de los documentos
de archivo, para facilitar su
localizacin y consulta.

Archivstica: un proceso donde se

desarrollan la actividades de ordenar,
clasificar y conservar de manera
adecuada los documentos en un lugar
con el fin de localizarlos de manera
rpida y fcil, protegerlos del deterioro y

Clasificacion: forma
como se encuentran
ubicadas las unidades
archivsticas en el
archivo

3.

Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

Ordenacin: la ordenacin archivista se encuentra dentro de la organizacin,

consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas o pueden ser
alfabticas, dentro de las categoras
Organizacin: producto resultante de la clasificacin y ordenacin.
Organizaci
on

Clasificacio
n
Descripcio
n

Ordenacion

4.

Qu se refleja con la Clasificacin?

Las agrupaciones documentales y su diferencia; determinando la agrupacin ms

grande en este caso el fondo y finaliza con las series y subseries tipos de
documentos que conforman las ms pequeas. Tambin hace referencia a la
estructura documental.

5. Qu implica la clasificacin?
Se define como una labor o tarea intelectual de normas tcnicas
administrativas cuya finalidad
que asignar por grupos documentales
relacionados en forma jerrquica estableciendo por los criterios orgnicos o
funcionales.

Los archivos verifican aquellos documentos administrativos que tramitan las

oficinas los cuales identifican las funciones que se asignan y se encuentra
consignada en manuales de funciones y procedimientos.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?
Estos se basan en procesos destinados a la organizacin de archivos
pendientes a controlar, recuperar y conservacin de la informacin.

Se definen as:

Procesos de estos son destinados a la conservacin de los documentos segn

su valor documental.

Procesos de clasificacin de los documentos este procesos nos permite

identificar y agrupar sistemticamente los documentos semejantes con
caractersticas comunes teniendo como base una estructura orgnico funcional
de las instituciones y los tramites que se realizan en cada dependencia en el
ejercicio de sus funciones.
Estos manejan una serie de documentos llamados tipos documentales los
cuales indican que responden a una secuencia dentro de un trmite.
Estas actividades administrativas consisten en el establecimiento de categoras
y se clasifican as:
Clasificacin de fondos en el interior del depsito de archivo.
Clasificacin de secciones o subsecciones en el interior del fondo
Clasificacin de series en el interior de una seccin o subseccin.

Agrupaciones
Fondo Documental
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales

Estructura Organica
Entidad
Dependencia
Grupos de trabajo

7 Qu determinan las funciones comunes y especficas de

en la Clasificacin?
Las funciones determinan las series que corresponden a
documental ya que estas son el resultado de actuaciones
normas de procedimiento en el cumplimiento de los objetivos
cada dependencia.
Los documentos clasificados debidamente
funcionamiento de la entidad que los produce.

reflejan

una organizacin
cada agrupacin
para regular las
encomendados a

los

objetivos

8 Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Identificacin de productores
Identificacin de fondos documentales
Identificacin de productores: este proceso consiste en identificar el creador de
los documentos y la aplicacin de los principios de procedencia de los documentos
tanto de instituciones (fondos documentales) como administrativos (secciones y
subsecciones documentales). Las cuales dar un resultado de identificacin las
agrupaciones Documentales.
Identificacin de Fondos Documentales

Estos fondos documentales son necesarios para recopilar la informacin de datos

sobre el origen y evolucin del organismo productor.
Fecha de la creacin del documento
Fecha de supresin. si es el caso.
Disposiciones que han modificado la estructura en la entidad
Organismo que le han precedido en el desempeo de funciones anlogas
Organismos que heredan competencias.
Este fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es
conservada en la entidad productora.
Por otro lado cuando la documentacin es transferida a otra entidad adquiere la
categora.
De fondo ms de la entidad que lo recibe.

Documentacion
de las entidades
administrastivas
vigentes

Fondos
Abiertos

Documentacion de
entidades
desaparecidas

Fondos
Cerrados

Documentacion reunida
por una entidad en el
trascurso de la vida
institucional sin ningun
criterio archivistico de
organizacin
y
conservacin

Fondos
Acumulados

Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la informacin
concerniente al origen y evolucin de la entidad productora es pertinente a cada
fondo.
Es una accin administrativa para que su posterior tramite realice la funcin con
motivo de su creacin la unida documental puede ser simple o compuesta
dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin.
La unidad documental de actas de reunin de la EIB posee en un orden
consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado, en la
que la tipologa llamadas actas de reuniones en funcin de solucionar y realizar
labores administracin. Cada fondo documental debe clasificarse por separado,
dado que la informacin concerniente al origen y evolucin de la entidad
productora es pertinente a cada fondo.

9. Qu son unidades documentales?

Es una entidad productora, la cual trata de reunir, ordenar los documentos
pertenecientes a una entidad o varias de ellas, para formar unidades homogneas
que conformaran primeramente las series, acorde con la informacin que tenemos
de la estructura y el funcionamiento de la entidad que produjo los alimentos.
Es la unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin
documental. Esta puede ser simple cuando est constituida por un solo
documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.
La unidad documental simple:
Es la que est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y
un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunin, posee en un orden consecutivo y
cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado (varios das). En la
que contiene una sola tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn
registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores
administrativas.
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de
documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de
estas razones:

Por el productor, para su uso corriente

Durante el proceso de organizacin archivstica (porque se refiere al mismo

tema, actividad o asunto.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogneos, se origina en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarla categora diplomtica.
Ejemplos: El expediente personal.

Acta: Documento redactado con unas caractersticas internas y externas

determinadas que lo validan, para consignar la realizacin de un acto o la
constancia de un hecho.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un
mismo asunto.

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los

documentos se puede
definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso
de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su
conservacin permanente.
Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su
creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor
primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor
secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).
La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por
una comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de
informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los
documentos no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las
entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo.

Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los
documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la
informacin que contiene.
Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que
todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como
objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se
puede utilizar como documento investigativo. Cada una de las etapas del ciclo vital
de los documentos tiene una relacin estrecha con su permanencia en cada uno
de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y
Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y por las
Tablas de Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser
de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan
ms de cincuenta aos.
Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde
a los archivos histricos.
Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de permanencia de los
documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes
trminos
Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un listado
de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un listado
de las series documentales correspondientes a fondos acumulados
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas..
Archivo de Gestin Documentacin activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Tcnico
Archivo Central Documentacin semiactiva Valores Primarios Archivo Histrico
Documentacin inactiva Valores Secundarios
-Histrico
-Cultural
-Investigativo
-Cientfico
El reglamento general de archivos define este concepto as: Etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la
oficia y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.

13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin
y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos,
cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pblica e indagar paso a
paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos
e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de derechos de autor.

EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL SENA - BUCARAMANGA

Planeacin: Establecer lineamientos para la recepcin, distribucin, trmite de
comunicacin oficiales y otros envos postales de SENA, de acuerdo con las
disposiciones de ley.
Produccin: al comenzar el ao se iniciara la radicacin consecutiva a partir de
00001, utilizando el aplicativo OnBase implementado por la entidad para el control
y tramite de las comunicaciones oficiales, tanto en soporte fsico como electrnico,
documentos normativos y contractuales con el objeto de dejar constancia de la
fecha, hora y numero de radicacin que garanticen la identificacin
del
documento.
Gestin y Trmite: todas las comunicaciones oficiales que reciba la entidad se
direccionaran siempre al funcionario o persona a cargo de la dependencia
destinataria, sin excepcin, aunque estn dirigidas a otro funcionario o a otra
persona de la misma dependencia.
Organizacin: En desarrollo del Proyecto de Oficina sin Papel, la entrega de las
comunicaciones en soporte fsico, a las dependencias destinatarias, solamente se
realizar cuando la dependencia, por funcin deba organizar los expedientes de
la serie documental, cuando estas se refieran a: Procesos disciplinarios o
Judiciales; fallos sentencias, tutelas, autos expedidos por la rama judicial o por la
Procuradura General de la Nacin; procesos de cobro coactivo, recursos contra
actos administrativos expedidos por el SENA; situaciones de tipo laboral de los
funcionarios; ofertas y cotizaciones con sus soportes, solicitudes de trmite de
aprobacin de plizas; comunicaciones cuyo anexo se encuentre en medio
magntico, este anillado o corresponda a publicaciones.
Expedientes nicos de Contratos y Convenios: en lo relacionado con la
organizacin y conservacin de la documentacin referida a Convenios y
Contratos se establece la conformacin de expedientes nicos tanto en la
Direccin General, como en las Regionales y Centros de Formacin Profesional.
Toda la documentacin relacionada con las etapas preparatoria y precontractual
debe ser entregada al momento de la radicacin del Contrato o Convenio al Grupo
de Administracin de Documentos.
Los jefes de las reas y los supervisores de contratos y convenios deben entregar
de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los
documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para
garantizar que toda la documentacin repose en los expedientes nicos de
contratos y convenios.

No podrn existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas

productoras, ni a cargo de los supervisores. Toda la documentacin que soporte
la contratacin debe reposar en las reas designadas para la conformacin de los
expedientes nicos de contratacin.
Transferencia: Al cumplir los tiempos establecidos en la Tabla de Retencin
Documental, los responsables de cada rea garantizaran que los archivos
centrales cuenten con el personal calificado que adelante las actividades que
requieran su adecuada organizacin y levantamiento de inventarios; con los
depsitos apropiados para recibir las transferencias documentales de los archivos
de gestin; y que promueva la aplicacin de las tcnicas de conservacin
establecidas
en la Tabla de Retencin Documental ( microfilmacin o
digitalizacin ) o los procedimientos para la eliminacin cuando han cumplido el
tiempo de retencin.
Disposicin de documentos: promueve la aplicacin de las tcnicas de
conservacin establecidas en la Tabla de Retencin Documental (microfilmacin o
digitalizacin) o los procedimientos para la eliminacin cuando han cumplido el
tiempo de retencin.
Preservacin a largo plazo:
Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la proteccin fsica
del conjunto de documentos contra los agentes que los deterioran, as como el
remedio de los documentos daados. Limpieza del documento, retiro de
materiales abrasivos, primero auxilios.
Conservacin
1. Funcin fundamental de los archivos que consiste en asegurar el
almacenamiento y la proteccin de los documentos.
2. Utilizacin de productos qumicos y fsicos para asegurar el mantenimiento de
los documentos.
Valoracin: proceso que se encuentra establecido en las TRD, donde nos indica
tiempos de conservacin de los documentos en sus diferentes fases.
En el Centro de Informacin documental, se desarrollan los siguientes procesos
del Programa de Gestin Documental:
Recepcin
Distribucin
Organizacin

Conservacin y
Consulta de documentos.

EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA UNIAGUSTINIANA

Produccin: surge
de la actividad
administrativa, donde se materializan los diferentes actos de la administracin
en este caso privada; tambin por la correspondencia que llega a la entidad.
En esta etapa se genera y valoracin en cumplimiento legal, funcional y tcnico.
Anlisis de procesos y registro.

Gestin y trmite:
registro y vinculacin de
metadatos, as mismo disponibilidad, recuperacin, control y seguimientos de
los documentos.

Organizacin: se clasifica, ordena y describe los documentos

para ingresarlos en el sistema de gestin documental. ordenarlo y describirlo
adecuadamente.

Trasferencia y
disposicin de los documentos:
en esta etapa se selecciona los documentos
del archivo, para su conservacin ya sea temporal, permanente a su
eliminacin, esto se realiza mediante las tablas de valoracin.

Valoracion:
en este proceso
se
determinan valores primarios y secundarios para establecer
los documentos para establecer permanencia en las diferentes fases del
archivo, como determinar su conservacion temporal o definitiva.

Preservacion a largo plazo: se busca integracion y conservacion; que haya

seguridad en la informacion, se establecen requisitos para preservar y
conservar los documentos a largo plazo.

Esta organizacin de archivos se tiene para la administracion y gestion de la

Universidad Uniagustiniana en la ciudad de Bogota; para los ciudadanos, para
la ciencia, e investigacion, Estudiantes, gestion institucional, el desarrollo
socioeconomico del Estado, la comunidad y como fomento de cultura e
identidad. Av. Ciudad de Cali No. 11-95.

EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL SIM

Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).
El ciclo de la gestin el Ingreso del trmite los procesos que se desarrollan
son:

SIM
Los documentos se clasifican en esta empresa de la siguiente manera
Se producen los documentos para el funcionamiento del parque automotor de
Bogot, se realizan diferentes trmites los cuales rigen la ley 3576 -2009 de la
Secretaria de Movilidad
Entre ellos se encuentran los siguientes trmites:

Traspaso de Automotores
Expedicin de licencias de conduccin.
Cambios de Color del automotor
Cancelacin de licencias de conduccin
Certificados de tradicin
Expedicin de tarjetas de operacin
Y dems tramites (etc.)

Estos se clasifican segn el trmite verificacin de la placa del automotor

Documentos que tramitan:

FUN (Formulario nico ) diligenciado con el tramite a realizar

Cedula del propietario
Tarjeta de operacin del automotor
Formulario de Pago de impuestos

 Este proceso tambin registra anomalas de documentos o falsedad en

estos
Verifica que la informacin suministrada en el sistema corresponda a los
datos que se puede identificar fsicamente del vehculo y de los documentos
aportados por el propietario del automotor.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico).
SENA - BUCARAMANGA

ARCHIVO CENTRAL
En la fase de Archivo Central, se desarrollan los siguientes procesos del Programa
de Gestin Documental:
Organizacin
Consulta
Conservacin y
Disposicin final de documentos.

ARCHIVO HISTRICO
Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservacin permanente.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin
Documental:
Organizacin
Consulta
Conservacin y
Disposicin final de documentos

Nombre: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA , Bucaramanga

Esta oficina se encuentra en el rea de Gestin de Documental, establecida
como:
Ventanilla nica, dando cumplimiento al Acuerdo 060.
Proceso de Radicacin correspondencia recibida
Proceso de Radicacin de correspondencia producida
Radicacin otros envos recibidos
Radicacin otros envos producidos
Radicacin documentos electrnicos
Numeracin de Actos Administrativos y Contractuales

Utilizacin de las formas electrnicas (correos electrnicos, aplicativos para la

Gestin Documental, Gobierno en Lnea).
Manejo de los formatos establecidos por la entidad y de acuerdo al Sistema de
Gestin de Calidad.

SIM
CICLO VITAL
Esta etapa sucesiva es en la cual los documentos desde su produccion o
recepcin en los archivos de gestion y administrativos disponen de la coservacion
temporal hasta la eliminacion de un documentos
En esta etapa mustran las diferentes fase del documento y su conservacion o
disposicion final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Estos son importantes para la cultura porque los documentos que los
conforman son imprescindibles en la toma de decisiones en antecedentes
pasada su vigencia.
Los documentos electrnicos del archivo: nos permiten tener un registro ms
detallado est debidamente y en buenas condiciones el documento fara
poder disponer de su consulta de una manera ms rpida.
Se utilizan estos formatos para el desarrollo de los procesos que se le
practican a un documento
Archivo fsico
Archivo en el cual se indexan todos los documentos

Registros
documental

Manejo de tablas de retencin

Clasificacion:

Clasificacion
Clasificacion de
de todos
todos
los
los documentos
documentos que
que
produce cada area en
la universidad:
rectora,
rectora, vicerrectora
vicerrectora
acadmica
decanaturas,
decanaturas,
secretaria
secretaria acadmica,
acadmica,
tesorera,
tesorera, sala
sala de
de
profesores,
biblioteca,
biblioteca, rea
rea
espiritual.

Ordenar por fecha y

area
area o
o dependencia.
dependencia.

Tomar cada
documento y realizar
una
una indizacion
indizacion para
para
determinar una
descripcion
y
asignar
descripcion y asignar
la
la siguiente
siguiente
informacion;
informacion;
codigo/serie

codigo/oficina
codigo/oficina
productor, codigo/
subserie,
unidad
documental
documental
nombre /asunto se
determina
determina con
con un
un
codigo,
codigo, No
No de
de folios,
folios,
fechas
extremas,
fechas extremas,
No de carpeta, No
de
de caja.
caja.

Procesos de gestin:

15.
Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu
importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).

La unidad de correspondencia queda ubicada en el rea de informacin su

alta relevancia unifica la correspondencia de todas las reas de la universidad,
los procesos son: recibir todo tipo de documento, clasificarlo por rea, y
luego distribuirlo en horas de la tarde del mismo da a cada dependencia estas
son rectora,
decanaturas,
secretaria acadmica, tesorera,
sala de
profesores, biblioteca, rea espiritual, vicerrectora acadmica;
llevando un
registro de entrega y como soporte recibiendo la firma del funcionario a quien
se le entrega los documentos de la correspondencia en el rea respectiva.
Unidad
de
Unidad de
corresponden
corresponden
cia
en
cia en
Informacion
Informacion

recopila
todos los
documento
s que
llegan
diariament
e.

Clasifica
por
Clasifica por
area
los
area los
documentos
documentos

Por fecha,
hora, area
clasifica los
documento
s recibidos.

Distribucion
Distribucion
en cada
cada
en
dependencia
dependencia

mediante un
formato
entrega y
recibe la firma
de quien toma
la
correspondenc
ia

La unidad de correspondencia es aquella que tiene como proceso de

gestiona centralizar documentos basados en estndares y polticas
claras para su recepcin radicacin distribucin y trmite.

Una de las base de la unidad de correspondencia es Normalizar se

debe ter una plan de accin y manejo para da control a esta como
un manual de correspondencia.

Otra de las estrategias de una unidad documental es prestar servicios de consulta.

En la unidad documental de SIM se radica la documentacin
Selecciona y clasifica segn la dependencia
Se distribuye a cada seccin

Se verifican tiempo de entrega se recpciona por dependencia se ingresa en

cada se se organiza para cada dependencia

Al ejecutar los procedimientos de eliminacion parcial de o completa de los

tiempos utilizados o establecidos en TRD o TVD cuando se cumple co
estas disposiciones finales de los documentos ya que esto evita una
acumulacion inecesaria.
Se establecen procedimientos edoneos que permiten llevar un control
riguroso de todo el ciclo de vida del documento.
16.Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que
se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
SENA - BUCARAMANGA

a. Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas

desde su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
Las historias laborales son expediente que conservan documentos de valor
primario por ser de la parte fundamental de la dependencia Gestin Humana.
Oficina de Gestin Humana
Historias laborales
Las historias laborales se deben conservar y se deben archivar con los respectivos
tipos documentales requeridos.

Documentos que cada historia laboral debe tener:

Acta de nombramiento o contrato de trabajo.
Notificacin del nombramiento o contrato.
Fotocopia del documento de identidad.
Formato nico de hija de vida.

Soportes de estudio.
Fotocopia pasado judicial.
Certificado de antecedentes disciplinarios.
Exmen mdico, historia clnica.
Afiliacin a pensin, cesantas, ARP, salud, caja de compensacin.
Acto administrativo de retiro o desvinculacin y las razones del mismo.

Los documentos se organizan en carpetas individuales y se ordenan

alfabticamente o por nombre o apellido.

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Las historias laborales son expediente que conservan documentos de valor
primario por ser de la parte fundamental de la dependencia Gestin
Humana.

FOTOS

SIM
Los procesos realizados por la empresa se utilizan en los servicios que se
presta al usuario en la entrada de correspondencia que se recibe a diario
debe ser mesurada en contenido pero clara en las materias que tratan

En esta correspondencia puede existir frmulas. legales que pueden

referirse a un trato especial que se le debe otorgar al usuario
La correspondencia all depositada tiene un carcter oficial reglamentada
por la entidad competente as :
Comunicados oficiales.
Oficios judiciales
Circulares
Memorandos
Certificados

 Decretos
Resoluciones
Notariales
De poder
Actas
Declaraciones juramentadas

La unidad de correspondencia se realiza cuando se realizan los diferentes

procesos como lo son recoger la correspondencia asegurar la entrega de la
documentacin interna y externa generada por las entidades o el centro de
produccin de sim y distribuirla en las diferentes secciones, dependencias o
entes tambin se debe realizar mensajera que la gerencia del centro de
produccin de tramites le recomiende.

La unidad de correspondencia se pone en funcionamiento cuando se

realizan los diferentes procesos como lo son:

Recoger la correspondencia asegurar la entrega de la documentacin

interna y externa generada por las entidades o el centro de
produccin de sim.

Distribuirla en las diferentes secciones, dependencias o entes

tambin se debe realizar mensajera que la gerencia del centro de
produccin de trmites le recomiende.

Tambin da apoyo a la verificacin del soporte documental que se

encuentre bien diligenciado.

El control ejercido sobre esta correspondencia debe ser ptimo para

su buen desarrollo de la gestin.

Verificar y Entrega de tramites aprobados y rechazados al rea

competente

a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas

desde su produccin hasta su conservacin definitiva o
eliminacin)
SIM
El manejo de la correspondencia en la entidad juega un papel muy
importante se basa en el buen uso adecuado de la informacin manejada.

Pasos para tramitar una licencia de conduccin

Requisitos para el trmite solicitado

La solicitud es personal el interesado debe estar inscrito en el Registro nico

Nacional de trnsito (RUNT) y presentar su documento de identidad.
Estar a paz y salvo con multas e infracciones a las normas de transito
Examen fsico mental y de coordinacin motriz para conducir expedido por un
centro de reconocimiento de conductores (CRC), Incorporado en la pgina del
RUNT
Pago de derechos del trmite
Certificado de aptitud en conduccin expedido por el centro de enseanza
Automovilstica
Tener 16 aos cumplidos para servicio particular y 18 aos cumplidos para servicio
pblico.

pago del tramite

diligenciamiento del formulario
curso de conduccin
exmenes
fotografa

La solicitud llega la centro de servicio se recepcina la documentacin se

procede a realizar la verificacin de los datos del automotor para su
aprobacin el usuario debe registrar su huella en el biomtrico del ndice
derecho
Se realizan exmenes pertinente se tramita en base de datos
Se procede a tomar la fotografa
Y se da la expedicin de la licencia

a) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Fase activa: esta se da cuando un usuario solicita un trmite de traspaso
o se expide un certificado de tradicin satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente
Fase semiactiva: representada en el cambio de documentos en intervalos
determinados para su consulta por lo menos cuando se hacen cambios de
tarjeta de operacin de un automotor o renovacin de la misma.
Fase inactiva: en esta indica cual ser el destino de la documentacin
cuando se realiza una cancelacin de licencia o matricula del automotor
-Muestreo

-Baja documentacin
-Trasferencia y
-Traslado al archivo histrico
Esta etapa es cuando el documento deja de ser utilizado por la
dependencia o institucin y adquiere un uso de fuente de informacin

b)

Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases
o
etapas.

Valores
primarios

Valores
secundarios

Recepcion del
documento
Produccion del
documento

Tramitacion del
documento
Consulta del
documento
Disposicion final y
expurgo

Distribucion
CONCLUSINES

En este trabajo podemos concluir que los archivos son una parte fundamental de
una institucin y su importancia debe ser un referente, para que los procesos
documentales se lleven a cabo de una manera tcnica y legal con personal
capacitado para estas actividades.
Es importante reconocer las diferentes normas y leyes que giran en torno a la
gestin documental para con ello tener un apoyo legal y tcnico de nuestras
funciones archivsticas.

BIBLIOGRAFIA

http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental

ACUERDO 027 DE 2006. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin

de Colombia Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_027_DE_2006.pdf

ARCHIVO
GENERAL
DE
LA
(http://www.archivogeneral.gov.co/leyes)

NACIN.

Leyes.

Internet:

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de 2001). Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 005. (15 de marzo de

2013). Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas y se
dictan otras disposiciones.
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_05_DE_2013.pdf

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 02. (14 de marzo de

2014). Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin,
conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Grupo de Conservacin y

Restauracin. Instructivo de limpieza y desinfeccin de reas y de
documentos.http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Instructivo_Limpieza_Documenta
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COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 2609 DE 2012. Por el cual
se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin
Documental para todas las Entidades del Estado". Bogot D.C, 14 de diciembre de
2012.
[Consultado:
30
de
agosto
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2015]
Disponible
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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

MUNDO ARCHIVISTICO. [Consultado: 30 de agosto de 2015] Disponible en:

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=161

sar.ua.es/es/.../documentos/...oficina/manual-de-archivos-de-oficina.p
www.usc.edu.co/index.php/unidad-de-correspondencia
www.uniremington.edu.co/.../instructivo-general-comunicaciones-ofici