Centro de Excelencia de Software Libre

de Castilla-La Mancha

Caso de xito
Implantacin de un Sistema
Integral de Gestin Empresarial
(ERP) para un Distribuidor de
Repuestos

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Ms artculos tecnolgicos y casos de xito en:
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1. DESCRIPCIN Y SITUACIN DE PARTIDA DE LA EMPRESA

Sifam Espaa, S.L. es una empresa dedicada a la importacin, distribucin y
comercializacin de recambios y accesorios para el sector de la motocicleta. Est integrada dentro
de un grupo europeo de recambios y accesorios. Es distribuidor oficial de las marcas Kyoto, V-Max,
S-Line marcas propias del grupo e incluso distribuye tambin a marcas de primer nivel europeo.
Adems cuenta con almacenes de distribucin tanto en Espaa como en Francia, dando una gran
calidad de servicio en un amplio abanico de productos.
La problemtica en la que se encontraba Sifam Espaa, S.L es que tena que dar una
respuesta gil y precisa a sus clientes ya que la gran mayora de ellos son talleres, con la
consecuente urgencia de recibir el material desde que se ha realizado el pedido. Adems, esta
empresa dispone de almacenes logsticos alejados fsicamente unos de otros, incluso en distintos
pases (Espaa y Francia), lo que dificulta una distribucin rpida y eficiente de sus productos si
existe desorganizacin en la recepcin, tramitacin y automatizacin de los pedidos.
La tramitacin de los pedidos de los clientes de esta empresa es diversa, desde la tradicional
por telfono, fax y email, a la recepcin de pedidos va internet a travs de su pgina web.
A su vez, Sifam Espaa, se apoya en un Operador Logstico que es el encargado de distribuir
fsicamente la mercanca, para lo cual, debe recibir los pedidos perfectamente organizados por
marca, producto y cliente, ya que finalmente ser el propio operador logstico el encargado de
emitir la factura al cliente final que acompaara con el producto distribuido.
Posteriormente, todas las transacciones de almacn y facturacin por parte del Operador
Logstico deben quedar reflejadas en el sistema informtico de Sifam, de forma que la empresa
tenga un control total sobre las mismas y sigan su curso en el departamento contable y financiero
de la misma.
Todo ello, debido al gran nmero de transacciones que se producen, debe quedar
automatizado, de manera que el flujo de informacin entre Sifam y el Operador Logstico sea lo
ms transparente y gil posible, ya que cualquier error de comunicacin imposibilitara la
distribucin de la mercanca y consecuentemente se dejara de dar servicio al cliente final.
Necesitaban una solucin que les permitiese alcanzar la mxima automatizacin posible
para evitar errores, y una coordinacin perfecta entre la recepcin y tramitacin para disminuir el
tiempo de respuesta lo mximo posible. Adems, la comunicacin e interconexin entre almacenes
debe ser mxima y tiene que estar totalmente informatizada, dado que comparten el stock
disponible.

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2. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN IMPLANTADA

La herramienta que necesitaban, capaz de gestionar de una manera automtica los pedidos y
posteriormente su tramitacin hasta llegar al cliente final, era una solucin de tipo ERP.
Necesitaban un proceso integral que englobase desde la solicitud inicial del producto por
parte del cliente, hasta su recepcin final, contemplando todos los procesos intermedios, y todo ello,
perfectamente integrado y coordinado. Puesto que adems requeran ciertas adaptaciones para
adaptarse a las necesidades concretas de la empresa (comunicacin bidireccional con el operador
logstico), se opt por una herramienta de tipo ERP desarrollada en software libre que permitiese su
adaptacin y configuracin a las necesidades de la empresa, siendo sta una caracterstica
diferenciadora y finalmente determinante para elegir la solucin aportada por infOdasis ERP.
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) son sistemas integrales de
gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en
una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras,
logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, inventarios y control de almacenes,
pedidos, nminas, etc. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa.
El ERP infOdasis (desarrollado 100% con
Software Libre) cubra la totalidad de las
necesidades de la empresa, adaptndose a aquellos
procesos necesarios que la gestin requera en este
caso en particular, como han sido las
comunicaciones de datos entre los pedidos
recepcionados a travs de la pgina web de la
empresa y la gestin propia del ERP, as como las
transacciones entre la empresa y el Operador
Logstico encargado de la distribucin fsica de la
mercanca.
A travs de esta solucin, la empresa
gestiona todos sus departamentos, desde
facturacin a contabilidad, pasando por el
seguimiento comercial de los pedidos de los
clientes y proveedores, as como el almacn.
Con la solucin aportada, se ha mejorado
sustancialmente la comunicacin de la empresa
con sus clientes y la respuesta que la empresa est
dando a la demanda de sus productos, ya que la
automatizacin de procesos ha permitido mejorar
el servicio que el operador logstico proporciona,
agilizando los pedidos y su distribucin al cliente
final.

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La implantacin de infOdasis en todos los departamentos de la empresa ha sido satisfactoria

y est funcionando a pleno rendimiento, facilitando las gestiones de mantenimiento de clientes y
proveedores, facturacin, registro de entrada de pedidos, contabilidad, tesorera y gestin de cobros
y pagos. Asimismo, mediante este ERP se han podido exportar los pedidos realizados por los
propios clientes va Web, o los pedidos realizados por los propios empleados, para poder enviarlos
al Operador Logstico, facilitando de esta manera la comunicacin de la empresa con el Operador
Logstico para la tramitacin final de los pedidos a los clientes, consiguiendo rapidez y fiabilidad en
el proceso y evitando errores.
La sistematizacin de todo el flujo de informacin en un nico entorno ha permitido obtener
la informacin de manera precisa, fiable, e interactiva para poder tomar mejor las decisiones,
mejorando la productividad y consiguiendo aumentar la cuenta de resultados de la empresa.
Este ERP adoptado por la empresa, les ha permitido obtener toda la informacin necesaria
para mantener la empresa bajo control, posibilitando una gestin de facturacin precisa y adecuada,
adems del mantenimiento de almacn, de comisiones a comerciales, y de una excelente gestin
contable.
En cuanto al coste soportado por la implantacin de este ERP, al tratarse de software libre,
no ha habido coste inicial de la Aplicacin. No obstante, s se ha producido un coste al tener que
desarrollar adaptaciones a requerimiento del cliente, donde se ha incluido el tiempo de anlisis,
desarrollo e implementacin de la solucin, as como la formacin inicial a los usuarios.
Posteriormente, se ha proporcionado al cliente un contrato de mantenimiento mensual, en el
que se incluye soporte remoto online, atencin telefnica, nuevas actualizaciones y formacin de
usuario.

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El presente artculo ha sido elaborado por Infodasa

S.A Asesores informticos. Infodasa, como empresa
desarrolladora de infOdasis cuenta con una larga
trayectoria en consultora informtica desde el ao
1988. Es una compaa de capital ntegramente
espaol, que desde su fundacin, viene ofreciendo soluciones globales a sus clientes en el campo de
las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Dispone de distintos certificados y
acreditaciones entre otras, la Certificacin ISO 27001 de la Seguridad de la Informacin y la
Acreditacin de Confianza para Empresas de Software Libre.

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